GUIDA OPERATIVA SERVIZIO WEB WHISTLEACTA SEGNALAZIONE ILLECITI NELLA P.A. WHISTLEBLOWING ver. 3.0

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1 GUIDA OPERATIVA SERVIZIO WEB WHISTLEACTA SEGNALAZIONE ILLECITI NELLA P.A. WHISTLEBLOWING ver. 3.0 Sommario 1. NORMATIVA SERVIZIO DI SEGNALAZIONE WHISTLEACTA PROCEDURA DI SEGNALAZIONE WHISTLEACTA PIATTAFORMA WEB WHISTLEACTA OPERAZIONI DEL SEGNALANTE ACCESSO AL SERVIZIO INIZIO DELLA SEGNALAZIONE... 6 Scheda 5.1 Inizio segnalazione... 6 Scheda 5.2 Selezione ricevente... 7 Scheda 5.3 Compilazione... 8 Scheda 5.4 e 5.5 Informazioni identità... 9 Scheda 5.6 Conclusione segnalazione...11 Scheda 5.7 Codice da memorizzare...11 Scheda 5.8 Nuovo accesso del segnalante...12 Scheda Successivi accessi del segnalante...13 Pagina 1 di 13

2 1. NORMATIVA Il servizio per la "Segnalazione degli illeciti - whistleblowing" prevede l'utilizzo da parte dell'ente Pubblico dell'applicativo WHISTLEACTA realizzato in conformità delle Linee guida in materia di tutela del dipendente pubblico che segnala illeciti (c.d. whistleblower) emanate dall'anac - Autorità Nazionale Anticorruzione - con Determinazione n. 6 del 28 aprile La legge 6 novembre 2012, n. 190 (Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell'illegalità nella pubblica amministrazione) ha recepito l introduzione nell ordinamento nazionale di un adeguata tutela del dipendente pubblico che segnala condotte illecite dall interno dell ambiente di lavoro sulla stregua di quanto previsto in convenzioni internazionali (ONU, OCSE, Consiglio d Europa). Le segnalazioni effettuate dal dipendente pubblico devono essere, pertanto, tutelate con riservatezza dell identità ai sensi dell art. 54-bis del decreto legislativo 30 marzo 2001, n SERVIZIO DI SEGNALAZIONE WHISTLEACTA Spazio su server web dedicato all'ente Pubblico. Accesso via web. Configurazione e personalizzazione dell''applicativo web WHISTLEACTA per la gestione delle segnalazioni: frontend - Segnalante: soggetto che segnala l illecito - whistleblower. backend - Ricevente: Responsabile della prevenzione della corruzione - RPC - Custode: autorizza alla visualizzazione dei dati del segnalante può coincidere con RPC Gestione delle Aree riservate - contenuti, destinatari, contesti, mail, password, attività, statistiche, anomalie, utenti. Supporto all'interconnessione tra la parte organizzativa e la parte tecnologica del sistema di gestione delle segnalazioni. Supporto alla conservazione sostitutiva e archiviazione dei file elettronici, assistenza alle politiche di tutela della riservatezza, di accesso dei dati, di sicurezza. Supporto alle elaborazioni statistiche da utilizzare per aggiornare o integrare la mappa dei rischi del Piano di prevenzione della corruzione, il Codice di comportamento e/o il Codice etico. Supporto privacy per la tutela dei dati personali contenuti nelle informazioni e nei documenti oggetto della segnalazione. Aggiornamenti e manutenzione della piattaforma. Pagina 2 di 13

3 3. PROCEDURA DI SEGNALAZIONE WHISTLEACTA Il segnalante accede all'applicativo web in modalità anonima inserendo le informazioni sull illecito che intende denunciare e i dati che lo identificano previsti dalla Determinazione n. 6 del 28 aprile 2015 dell ANAC. Ad esito dell inoltro della segnalazione, il segnalante riceve dal sistema un KEY CODE - codice identificativo - che deve essere memorizzato e permette i successivi accessi. L applicativo è organizzato in modo da permettere il disaccoppiamento dei dati del segnalante. Il segnalante può: - accedere e inserire i propri dati identificativi che saranno visibili al solo Responsabile per la prevenzione della corruzione RPC dopo aver chiesto al Custode l autorizzazione alla visualizzazione. - accedere inizialmente in via anonima e successivamente integrare la segnalazione con i propri dati identificativi che risulteranno visibili al solo Responsabile per la prevenzione della corruzione - RPC. Le segnalazioni pervenute al sistema sono accessibili dal Responsabile della prevenzione della corruzione ed eventualmente da altro soggetto e/o gruppo di lavoro deputato a ricevere e gestire le segnalazioni individuati dall'amministrazione. I dati e i file ricevuti sono crittografati, protetti da una doppia chiave pubblica e privata accessibili in chiaro al solo Responsabile per la prevenzione della corruzione RPC dopo che ha ravvisato gli elementi di ammissibilità per non manifesta infondatezza. Il Responsabile della prevenzione della corruzione, anche tramite l'ulteriore soggetto incaricato e/o un componente del gruppo di lavoro di cui si avvale, si accerta dell identità del segnalante e in caso di verifica positiva, avvia il procedimento istruttorio. Eventuali richieste di chiarimenti al segnalante e di integrazione di informazioni e documenti avvengono attraverso l'applicativo tramite un meccanismo di scambio di messaggi interno ad esso. Il Responsabile della prevenzione della corruzione (anche tramite l'ulteriore soggetto deputato e/o un componente del gruppo di lavoro di cui si avvale) effettua l analisi della segnalazione. Nel caso si ravvisino elementi di non manifesta infondatezza del fatto, il Responsabile inoltra la segnalazione ai soggetti terzi competenti, anche per l adozione dei provvedimenti conseguenti, quali: il dirigente della struttura in cui si è verificato il fatto per l acquisizione di elementi istruttori, solo laddove non vi siano ipotesi di reato; l ufficio procedimenti disciplinari, per eventuali profili di responsabilità disciplinare; l Autorità giudiziaria, la Corte dei conti e l A.N.A.C., per i profili di rispettiva competenza; il Dipartimento della funzione pubblica. 4. PIATTAFORMA WEB WHISTLEACTA WhistleActa è il servizio web riservato alla segnalazione di condotte illecite di cui il dipendente pubblico sia venuto a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro. Le segnalazioni effettuate dal dipendente pubblico sono tutelate con riservatezza dell identità ai sensi dell art. 54-bis del decreto legislativo 30 marzo 2001, n Pagina 3 di 13

4 La tutela non si applica nei casi di responsabilità a titolo di calunnia o diffamazione ai sensi dell art del codice civile. Il segnalante è consapevole delle responsabilità e delle conseguenze civili e penali previste in caso di dichiarazioni mendaci e/o formazione o uso di atti falsi, anche ai sensi e per gli effetti dell'art. 76 del D.P.R. 445/2000. La segnalazione viene effettuata secondo le procedure previste dalla Determinazione n. 6 del 28 aprile 2015 di ANAC - Autorità Nazionale Anticorruzione - Linee guida in materia di tutela del dipendente pubblico che segnala illeciti (c.d. whistleblower). La segnalazione va inviata dal dipendente pubblico denunciante whistleblower - al Responsabile della prevenzione della corruzione - RPC - dell Ente di appartenenza. Le informazioni da fornire sono quelle previste dal Modulo per la segnalazione di condotte illecite elaborato dall'anac. Per beneficiare della tutela della riservatezza prevista dall art. 54-bis del dlgs. n. 165/2001, il segnalante dovrà rivelare la propria identità allegando alla segnalazione la copia di un documento di riconoscimento. Tutte le informazioni e i file spediti dal segnalante saranno crittografati e, quindi, accessibili in chiaro solo dal ricevente Responsabile della prevenzione della corruzione (RPC). La piattaforma web WHISTLEACTA può essere utilizzata da qualsiasi browser Chrome, Firefox, Internet Explorer, Edge l utilizzo di TorBrowser garantisce l anonimato del segnalante e delle operazioni eseguite nell accesso. Torbrowser Download: Pagina 4 di 13

5 5. OPERAZIONI DEL SEGNALANTE 5.1 Accesso al servizio Pagina d accesso al servizio 1. Accedere al web attraverso il browswer, si raccomanda Torbrowser 2. Inserire l indirizzo assegnato da Actainfo all Ente nella barra degli indirizzi (n. 1) 3. Il segnalante al primo accesso seleziona invia una segnalazione (n. 2) 4. Il segnalante che ha precedentemente denunciato un illecito ne può seguire l evoluzione o effettuare integrazioni inserendo il Codice - Code key che è stato attribuito alla sua segnalazione (n. 3). Pagina 5 di 13

6 5.2 Inizio della segnalazione L invio della segnalazione da parte del segnalante whistleblower - inizia con la selezione del ricevente: selezionare n. 1 della Scheda n Scheda 5.1 Inizio segnalazione Pagina 6 di 13

7 Scheda 5.2 Selezione ricevente I riceventi le segnalazioni, sulla base dell organizzazione dell ente possono essere più di uno. Se compare il solo Responsabile Selezionare passo successivo di cui al n. 2 della scheda per proseguire. Pagina 7 di 13

8 Scheda 5.3 Compilazione Inizia la compilazione con i campi obbligatori marcati in rosso n. 3 e 4. Il segnalante può inserire dei documenti in formato elettronico descrivendo (n. 5) e aggiungendo uno più file (n. 6). Inseriti eventuali file, si prosegue con il file passo successivo (n. 7). Pagina 8 di 13

9 Scheda 5.4 e 5.5 Informazioni identità Il segnalante, come previsto dalla Determinazione n. 6 del 28 aprile 2015 dell ANAC, può scegliere se fornire i propri dati identificativi selezionando SI oppure NO (n. 8). Se sceglie NO, non fornisce i propri dati e passa direttamente al passo conclusivo. In questo caso la segnalazione sarà considerata anonima e non beneficerà della tutela della sicurezza. L identità potrà essere fornita dal segnalante in un secondo momento spontaneamente o su richiesta del RPC. Se il segnalante ha selezionato SI, inserisce i propri dati identificativi. I campi obbligatori sono marcati in rosso (n. 9 e 10). I campi non marcati in rosso sono facoltativi (n. 11). Eseguito il caricamento dei dati identificativi si passa al passo conclusivo (n. 12) Pagina 9 di 13

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11 Scheda 5.6 Conclusione segnalazione Accettare i termini e le condizioni (n. 13) Inviare la segnalazione al RPC (n. 14) Inviata la segnalazione il segnalante dovrà annotare il codice KEY CODE per eseguire nuovi accessi ai fini dell integrazione della segnalazione e per seguire l evoluzione della denuncia. Scheda 5.7 Codice da memorizzare Memorizzare il codice KEY CODE per i successivi accessi Pagina 11 di 13

12 Scheda 5.8 Nuovo accesso del segnalante Dopo essere usciti dalla piattaforma, il segnalante (whistleblower) può successivamente accedere alla propria precedente segnalazione digitando il Codice memorizzato (N. 14 e n. 15) Pagina 12 di 13

13 Scheda Successivi accessi del segnalante Ai fini dell integrazione della segnalazione e per seguire l evoluzione della denuncia il segnalante accede nuovamente alla propria segnalazione inserendo il codice CODE KEY memorizzato dopo il primo invio (n. 15). Il segnalante vede i dati inseriti nella segnalazione originaria ed eventuali future integrazioni (n. 16), può aggiungere nuovi documenti (n. 17) scrivere nuovi messaggi (n. 18) e procedere all invio (n. 19). Pagina 13 di 13