Borse di Studio On-line. Responsabili del Progetto: Cons. Andrea Luca Lepore e Cons. Nicola Occhipinti

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1 Borse di Studio On-line Responsabili del Progetto: Cons. Andrea Luca Lepore e Cons. Nicola Occhipinti Referente per successivi contatti con l Amministrazione: Cons. Nicola Occhipinti

2 Descrizione sintetica del progetto. Il progetto consente ai candidati italiani alle borse di studio offerte da Paesi stranieri di presentare on line la propria domanda, mediante una application form elettronica, inserendo direttamente i propri profili ed autocertificando i propri curricula studiorum e progetti di ricerca. Early warning informatici avvisano i candidati di eventuali omissioni o errori, così che la candidatura definitiva è necessariamente perfetta. La domanda confluisce quindi in un archivio digitale al quale le Rappresentanze dei Paesi offerenti hanno accesso privilegiato e dal quale possono scaricare i profili dei candidati. L innovativa architettura interattiva del sistema consente inoltre di informare in tempo reale i candidati della ricezione della loro domanda, della convocazione delle Commissioni giudicatrici e degli esisti della selezione, spostando sul canale digitale comunicazioni in precedenza inviate per via postale e telefonica.

3 Settore interessato Il progetto ha migliorato l intero processo di gestione delle borse di studio relativo sia a quelle offerte da Paesi stranieri a studenti italiani, sia a quelle proposte dal Governo italiano a studenti e ricercatori stranieri.

4 Situazione antecedente alla realizzazione del progetto. In precedenza l Ufficio riceveva le domande di circa candidati costituite dai relativi corposi dossier documentali cartacei, che venivano poi trasferiti su un database ad opera del personale. Tale gestione delle candidature generava un ingente volume di , telefonate e corrispondenza postale sia con i candidati che con le Rappresentanze dei Paesi offerenti le borse, sia in fase di raccolta delle candidature sia durante l iter della selezione. Analogamente, per le borse offerte dall Italia a cittadini stranieri, presso le nostre Rappresentanze all estero, la gestione delle candidature, affidata al solo supporto cartaceo, implicava un iter procedurale lento e senza possibilità alcuna per il candidato di poter ricevere riscontri puntuali nelle varie fasi di gestione della domanda. Si rivelava per giunta impossibile impostare un analisi del flusso delle domande che, da sola, consentirebbe di ripensare la dotazione finanziaria e il numero delle mensilità accordate a ciascun Paese in ragione del volume delle candidature inoltrate e di promuovere inoltre un canale di scambio privilegiato con i centri di ricerca e gli atenei maggiormente richiesti dagli studenti e dai ricercatori.

5 Principali iniziative in cui si è concretizzato il progetto/1 1. Individuazione delle criticità mediante raccordo con il personale coinvolto e costituzione di un tavolo di lavoro finalizzato al problem solving. Stima della tempistica, analisi degli stakeholders interni ed esterni, e previsione dei tempi di realizzazione del progetto. Le Ambasciate straniere in Italia sono state coinvolte sin dal principio, sollecitandone commenti per migliorare l architettura complessiva della nuova scheda di candidatura on line e richiedendo l invio dei nuovi bandi di borse di studio da pubblicare sul portale del MAE. 2. Incontro con i tecnici informatici per illustrare le linee guida del progetto. Verifica di tenuta dei server, delle protezioni anti hacker ed anti spam, e test di verifica dell accessibilità del sito. Realizzazione del nuovo portale per borse di studio e messa in rete del nuovo link che consente la candidatura on line.

6 Principali iniziative in cui si è concretizzato il progetto/2 3. Diffusione dell iniziativa presso il pubblico degli utenti, studenti e ricercatori, attraverso le edizioni on line dei maggiori quotidiani nazionali e la pubblicazione del link sui portali delle università italiane. 4. Raccolta delle candidature. Help desk elettronico e telefonico per quanti hanno riscontrato delle difficoltà nel presentare la propria candidatura. Selezione delle candidature e comunicazione ai vincitori. 5. Estensione del sistema alle borse di studio offerte dal Ministero degli AA. EE. a studenti stranieri. Coinvolgimento della rete diplomatico-consolare italiana e realizzazione di un application form in sei lingue (italiano, inglese, francese, tedesco, spagnolo e portoghese). 6. Raccolta ed elaborazione di dati statistici ai fini di una migliore pianificazione dell offerta di borse di studio e monitoraggio di eventuali aree di criticità residue.

7 Miglioramenti apportati dal progetto al servizio La realizzazione del progetto Borse di Studio On-line ha consentito di: ridurre i carichi di lavoro grazie all introduzione della candidatura on line; accertare la corretta compilazione delle domande grazie al sistema degli early warnings; abbattere il numero di borse di studio che restavano in giacenza; azzerare le spese per il corriere incaricato del recapito della documentazione; raccogliere statistiche aggiornate ed attendibili; ridurre gli adempimenti da compiere per i destinatari finali; migliorare complessivamente l immagine dell Amministrazione di fronte agli utenti italiani e stranieri.

8 Ostacoli più significativi riscontrati nell attuazione del progetto Non sono stati riscontrati ostacoli particolarmente significativi. L individuazione preventiva delle aree di criticità e il costante raccordo con il personale, sia del Ministero che delle Rappresentanze straniere in Italia, ha consentito di confezionare un sistema informatico perfettamente rispondente alle esigenze di tutti gli utenti, esterni ed interni.

9 Modalità di coinvolgimento del personale/1 In fase di ideazione, ai funzionari dell Ufficio VI D.G.P.C.C. è stato chiesto di contribuire all individuazione delle aree di criticità, alla progettazione delle voci della nuova domanda interattiva di candidatura alle borse di studio e quindi di informare le Rappresentanze diplomatiche dei Paesi offerenti, illustrando loro le caratteristiche innovative e la qualità del progetto. I dati sono stati approfonditi e discussi durante una serie di incontri con i funzionari responsabili. Analogamente, le Rappresentanze diplomatiche hanno fornito il consenso all introduzione del nuovo sistema interattivo e hanno contribuito ad arricchire le voci che compongono il modello di candidatura on line bidirezionale. Inoltre, con le Rappresentanze diplomatiche si è convenuto di applicare la vigente normativa in materia di autocertificazione al fine di sollevare i candidati dall onere di presentare voluminose certificazioni e documentazione in originale. In fase di attuazione, i responsabili del settore informatico hanno quindi provveduto a recepire le direttive loro fornite ed a disegnare un sistema interattivo mediante il quale superare e risolvere le difficoltà generate dalla precedente modalità operativa.

10 Modalità di coinvolgimento del personale/2 Il coinvolgimento ed il coordinamento del personale sono stati assicurati mediante il confronto quotidiano tra tutti i componenti del gruppo di lavoro, la verifica reciproca dell efficacia delle iniziative intraprese e dei risultati ottenuti. Un briefing settimanale con il gruppo di lavoro ha consentito un costante presidio dell intervento e un ravvicinato monitoraggio dei risultati raggiunti e delle criticità riscontrate. Un mini-gruppo ha assicurato, mediante riunioni periodiche, il raccordo tra il Personale coinvolto nel progetto e i vertici della struttura. Proposte e riscontri significativi e dal Personale in Sede e dalle Rappresentanze coinvolte sono scaturiti dai test di simulazione del funzionamento del programma informatico, che hanno consentito un efficace caratura del sistema sulla base delle esigenze rappresentate. Inoltre, un help desk informatico è stato approntato al fine di offrire riscontri e risposte tempestivi alle proposte eventualmente pervenute dalle Sedi.

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