Guadagnare soldi pagando le fatture

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1 BACK OFFICE - INFORMAZIONI PER LA GESTIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI FOCUS REM, ovvero: la PEC è un bisogno solo italiano? APPROFONDIMENTI CEC-PAC ESPERIENZE La fatturazione telematica nella Regione Lazio EVENTI OMAT Roma 2009 Guadagnare soldi pagando le fatture Kofax, azienda globale leader nell acquisizione delle informazioni, offre una soluzione in cinque passaggi, che consente alle aziende di passare dall elaborazione totalmente manuale delle fatture all elaborazione totalmente automatizzata, in base alle proprie esigenze. La soluzione Kofax per il Procure-to-Pay può essere implementata in soli 90 giorni e può generare un ROI del 100% in soli 3 mesi dall implementazione Kofax, Inc. ( Kofax ). Tutti i diritti riservati. Anno XVIII Terzo trimestre 2009

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3 Guadagnare soldi pagando le fatture Qualsiasi persona del reparto contabilità potrà confermarvi quanto sia complessa l elaborazione delle fatture. Problemi quali i tempi lunghi di ricezione e controllo delle fatture, gli errori causati dall immissione manuale dei dati e le difficoltà di accesso alle informazioni sulle fatture vi dicono qualcosa? Attraverso l automazione e lo spostamento dei processi al front office, clienti e fornitori possono ricevere informazioni accurate e aggiornate relative alle proprie transazioni, consentendo un aumento della redditività. Da un processo manuale a un processo completamente automatizzato Tutte queste attività relative alle transazioni sulle fatture possono essere rese molto più efficienti. Scoprite in che modo le soluzioni Kofax Procure-2-Pay possono aiutare la vostra organizzazione attraverso l automazione dei processi di fatturazione. La capacità di acquisire ed elaborare in modo rapido e accurato le fatture ricevute in diversi formati cartacei ed elettronici è fondamentale per ridurre i costi e migliorare le relazioni con clienti, dipendenti e fornitori. Con la nostra soluzione Kofax per Procure-to-Pay si può Si integra con i sistemi aziendali esistenti per l acquisizione delle fatture ricevute, rileva automaticamente dati mancanti o errati, invia notifiche al fornitore tramite , fax o messaggio di testo, fornisce ai fornitori un canale per l invio della fattura corretta e inserisce informazioni complete e convalidate nel sistema di contabilità: il tutto automaticamente. Kofax, azienda globale leader nell acquisizione delle informazioni, offre una soluzione in cinque passaggi, descritti di seguito, che consente alle aziende di passare dall elaborazione totalmente manuale delle fatture all elaborazione totalmente automatizzata, in base alle proprie esigenze: 1. Controllare il flusso di documenti cartacei tramite l acquisizione centralizzata e distribuita. 2. Ridurre il lavoro manuale tramite l estrazione dei dati automatica. 3. Ottimizzare la trasparenza dei processi tramite la conferma, la notifica e il rilevamento delle eccezioni automatica. 4. Migliorare l efficienza tramite le transazioni elettroniche. 5. Migliorare la qualità dei dati tramite la riduzione della gestione manuale. La soluzione Kofax per il Procure-to-Pay può essere implementata in soli 90 giorni e può generare un ROI del 100% in soli 3 mesi dall implementazione Kofax, Inc. ( Kofax ). Tutti i diritti riservati.

4 BACK OFFICE - INFORMAZIONI PER LA GESTIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI FOCUS REM, ovvero: la PEC è un bisogno solo italiano? APPROFONDIMENTI ESPERIENZE CEC-PAC La fatturazione telematica nella Regione Lazio EVENTI OMAT Roma 2009 Kofax, azienda globale leader nell acquisizione delle informazioni, offre una soluzione in cinque passaggi, che consente alle aziende di passare dall elaborazione totalmente manuale delle fatture all elaborazione totalmente automatizzata, in base alle proprie esigenze. La soluzione Kofax per il Procure-to-Pay può essere implementata in soli 90 giorni e può generare un ROI del 100% in soli 3 mesi dall implementazione. Editore ITER srl Guadagnare soldi pagando le fatture Direttore Responsabile Domenico Piazza Direttore Contenuti Vincenzo Gambetta A questo numero hanno collaborato: Stefano Allegrezza, Fabio Annovazzi, Stefano Foresti, Marco Migliarese, Paolo Minuzzo, Francesco Pucino, Franco Ruggieri, Ettore Sala, Roberto Salucci, Gaetano Silipigni, Sergio Resch, Antonio Toci Segretaria di Redazione Petra Invernizzi Redazione iged.it Via Rovetta, Milano TEL: FAX: Stampa Ingraph Srl Cabiate (CO) Anno XVIII Terzo trimestre 2009 Autorizzazione del Tribunale di Milano n. 157 del 7 marzo La tiratura di questo numero è di N copie. Pubblicità inferiore al 45%. Non si restituiscono testi e materiali illustrativi non espressamente richiesti. Riproduzione, anche parziale, vietata senza autorizzazione scritta dell Editore. L elaborazione dei testi, anche se curata con scrupolosa attenzione, non può comportare involontari errori o inesattezze. Ogni articolo responsabilità personale. Le opinioni e più in genere quanto espresso dai singoli autori non comporta alcuna responsabilità per l Editore. EDITORIALE OMAT ROMA, IL VENTENNALE! UN APPUNTAMENTO DA NON PERDERE Perché tanta enfasi? Perché si tratta della 35 edizione: la prima risale al 18 e 19 ottobre del 1990, ossia ben 20 anni or sono! OMAT è una manifestazione che nasce per indirizzare il Document Management (originariamente un settore di nicchia) e che si è poi evoluta affrontando a tutto tondo il settore della Gestione dei Contenuti Digitali che oggi permea tutte le attività. Per arrivare a tale traguardo, oltre a sapersi continuamente rinnovare, deve avere qualcosa che la distingue e la fa apprezzare. Uno di questi motivi lo si può ricercare nel suo modo di promuovere Mercato e Operatori senza cadere in una sequenza di spot auto celebrativi, ma stimolando l incontro di tutti gli attori generando occasioni di conoscenza reciproca, arricchimento e dibattito. nenti delle Istituzioni, Accademici, Esperti delle molteplici discipline coinvolte, Fornitori ed Esponenti di Organizzazioni fruitrici (o potenziali fruitrici) di applicazioni avanzate di Gestione dei Contenuti Digitali. Altro elemento di successo è l offerta (Convegni ed Area Espositiva) ricca, completa e puntualmente attuale ed aggiornata degli argomenti proposti all attenzione di Oratori e Partecipanti. Il suggerimento è, dunque, quello di segnarsi da subito in agenda i giorni ed il luogo della manifestazione (11 e 12 novembre, Crowne Plaza - Rome St. Peter s, Via Aurelia Antica 415, Roma) e di iscriversi ai convegni di proprio interesse sul sito Per ulteriori dettagli si veda l articolo a pagina 53 e si acceda al sito, costantemente aggiornato (www.omat360.it). Nell attesa di incontrarci ad OMAT Roma e brindare insieme per festeggiare questo non trascurabile traguardo, un sincero Buon Lavoro a tutti! L editore e la redazione 04

5 FRANCO RUGGIERI Articolo a pagina 6 STEFANO ALLEGREZZA Professore a contratto di Informatica e sistemi di elaborazione delle informazioni presso l Università degli Studi di Macerata Articolo a pagina 19 FOCUS 06 REM, ovvero: la PEC è un bisogno solo italiano? Molte sono le singole iniziative a livello dei singoli Paesi europei che la 16 Gli ultimi chiarimenti dell Agenzia delle entrate Una esauriente sintesi delle ultime risoluzioni dell Agenzia delle entrate in materia di Conservazione digitale (Sostitutiva) di APPROFONDIMENTI 19 I formati per la conservazione digitale: criteri operativi per la selezione dei formati In una strategia di conservazione (lungo periodo) digitale la scelta del formato è uno degli aspetti più importanti da considerare; in particolare sono da preferire formati che siano non proprietari, aperti, trasparenti e standard (possibilmente de jure) 27 CEC-PAC Le condizioni per un (possibile) successo 31 C è crisi? Allora rottamiamo il software! La prospettiva tracciata dal neo Presidente di Assinform per uscire indenni dall annus horribilis dell ICT 33 Caratteristiche e funzionalità dei sistemi di lettura ottica Valutare le funzionalità dei sistemi di lettura ottica è più complesso di quello che può sembrare. Vale la pena di fare 46 La Virtualizzazione dell infrastruttura di storage Il concetto di virtualizzazione dello storage come la possibilità di vedere più sottosistemi, di diverso fornitore e diversa tipologia, come un unico contenitore è concetto ormai superato. Oggi il concetto è ben più ampio ed include sia strumenti e tecnologie già presenti ed utilizzati all interno del Data Centre, sia altre tecnologie solo recentemente messe a disposizione degli Storage Administrator ESPERIENZE 48 La fatturazione telematica nella Regione Lazio Come il digitale non solo consente di tenere sotto controllo la spesa sparenza e integrazione automatica fra i Sistemi informativi delle Organizzazioni coinvolte EVENTI 53 OMAT ROMA 2009 Omat festeggia i propri vent anni con un edizione piena di novità: convegni, tavole rotonde, area espositiva per capire come mettere a frutto la mole di dati che ogni azienda crea e riceve ogni giorno, l appuntamento con i protagonisti della digitalizzazione è qui NOVITÀ 60 Dal 1 ottobre, l impresa nasce con un click Al via la sperimentazione della Comunicazione Unica; un unico modulo inviato via Internet alle Camere di Commercio consentirà di assolvere gli adempimenti relativi al Registro delle imprese, INPS, INAIL e Agenzia delle Entrate FABIO ANNOVAZZI Consulente specializzato nel miglioramento delle Operations Articolo a pagina 27 ETTORE SALA Dirige il settore sistemi informativi per il Controllo della spesa sanitaria di LAit - LAzio innovazione Tecnologica SpA Articolo a pagina Il nuovo servizio delle aste online Il tribunale fallimentare di Milano lancia un nuovo sistema per lo svolgimento delle aste 40 La giusta partenza per sostituire gli archivi cartacei Il punto di vista di Nuova CS STORAGE 42 Spazio ultima frontiera Viaggio attraverso le tecnologie per l ottimizzazione intelligente delle memorie digitali 63 Master dell Università di Macerata su Formazione, gestione e conservazione di archivi digitali in ambito pubblico e privato 64 Hitachi Data Systems immette sul mercato una nuova piattaforma NAS ricca di funzionalità DALLE AZIENDE 65 Avision a OMAT Roma 66 Serin Soft ed Explora 05

6 REM, ovvero: la PEC è un bisogno solo italiano? Molte sono le singole iniziative a livello dei singoli Paesi europei che la REM unifica e rende interoperabili FRANCO RUGGIERI I miei 11 affezionati lettori lo sanno già: sono un fan della Posta Elettro- dire che è una baggianata solo italiana e che non è interoperabile mi si scatena un insieme di sensazioni: meraviglia ( ma che sta dicendo? ), derisione ( ma sa di che cosa sta parlando? ), pena ( è tanto facile documentarsi su Internet, si vede che, poverino, non ne è capace ), provo è: ma dove vive?. L esperienza di questi ultimi tre anni in ETSI, European Telecommunications Standards Institute 1, che è uno dei tre European Standardisation Body riconosciuti formalmente dalla Unione Europea, ha rafforzato le partes tres della Gallia descritta da Giulio Cesare e uno dei Technical Committee di cui si compone è lo Electronic Signatures and - Tre anni fa il suo Chairman Riccardo Genghini, notaio prestato all informatica ( non sono qui per lodare Cesare, ma credetemi: è un grande), lanciò un progetto che, partito quasi in sordina, iniziale era: dopo una fase di analisi dei bisogni e delle tendenze del mer- che consenta la realizzazione di una PEC evoluta e interoperabile a livello internazionale, ma le cose sono andate fornendo consulenza a un gestore per l ottenimento dell accreditamento 06 Figura 1 - Architettura generale CNIPA e redigendo le Linee Guida per la vigilanza del CNIPA sui Gestori di PEC, per cui la proposta di standardizzazione mi sembrò decisamente piscina affollatissima: invece dei soliti - cialist Task Force) 2 fummo in 8: due italiani, un francese, un britannico, Preparammo un questionario molto ampio e lo distribuimmo: era talmente dettagliato che c era il rischio che pochi se la sentissero di perdere un paio invece, ben 39 risposte da varie parti non era la sola a sentire questa neces- va (già allora) progettando un sistema risposta dal mercato, dopo aver pubblicato le risultanze della nostra analisi 3, partimmo con la redazione delle spe- cambiato leggermente i componenti: erano usciti il francese e l austriaco ed erano entrati un altro italiano e un rappresentante dell Unione Postale solo un fatto: il collega rappresentante per far vedere ai colleghi come è fatto un messaggio di PEC ne mandai uno

7 a tutti loro, compreso quello di Macau. Non ebbero problemi a leggerlo. il messaggio in quanto esso conteneva in allegato il messaggio originale con veicolo di virus. Usando un altro indi- Questo incidente, in compenso, ci Venne quindi pubblicato nell agosto cation) relativo a un sistema sì, in partes tres: - - Vediamo queste parti più in dettaglio. LE PARTI DELLA SPECIFICA REM Figura 2 - S&F usato sia dal REM-MD del mittente sia da quello del destinatario PART 1: ARCHITECTURE La parte 1 descrive, come dice il titolo possono tranquillamente dialogare mandato il protocollo di trasmissione con una prospettiva più ampia, in esaminato di seguito a proposito della - l altra e possono interagire tra loro in incluso in un nuovo messaggio to nella casella del destinatario stesso. stinatario un nuovo messaggio, saggio originale. Questo nuovo messaggio creato appositamente ne a quest ultimo, il tutto tramite il punto precedente come si compor- - sono due: - il REM-MD del destinatario si limita a trasferire al destinatario stesso il messaggio ricevuto dal 07

8 REM-MD del mittente (che, ricordo, contiene il messaggio originale in allegato); in pratica opera come in un rapporto S&F to S&F; - il REM-MD del destinatario conserva il messaggio ricevuto in un suo repository e crea un messaggio tario il quale, mediante la URL contenuta nel messaggio ricevuto, potrà scaricarsi (e mi viene da dire suo REM-MD il messaggio predisposto dal REM-MD del mittente. sentate le situazioni indicate nelle didascalie. In esse è ovviamente usata la terminologia del TS : un tipo particolare di messaggio (ad il messaggio creato da un REM-MD contenente in allegato il messaggio con cui esso testimonia di eventi spe- al destinatario (proprio come il Dati- Evidence accennerò parlando della - REM, perché sono cose che vanno assunte a piccole dosi. La Figura 2 in- la sequenza dei passaggi. Nella Figura 3 appare evidente come lo S&N operi correttamente anche nel caso in cui il destinatario sia esterno al mondo evidente come questo caso si possa applicare solo se anche il destinatario appartiene al mondo REM, nel senso che, se il MD del destinatario non opera nel mondo REM e gestisce un sistema S&N, il mittente non potrà averne notizia per cui egli non potrà distinguerlo dal caso in cui esso operi con modalità S&F. In ultimo la Figura 5, che sarà recepita nella nuova versione del TS pubblicata a 08 Figura 3 - S&N - Il REM-MD del mittente crea il messaggio di notifica Figura 4 - S&N - Il messaggio di notifica è creato dal REM-MD del destinatario un REM-MD, distinguendo tra quelli supporto. Due parole vanno spese su questi ultimi, in particolare su quelli di - ovviamente appartenere alla stessa linea operativa del REM-MD per poter avere la necessaria indipendenza e autorevolezza. Mi spiego meglio: o sono due aziende del tutto separate, linee di operazioni devono riportare a due linee gerarchiche totalmente marche temporali, non è sempre necessaria. Laddove il gestore sia da con- certamente bisogno che un ente terzo evento, perché basta la dichiarazione torità a ciò preposta o è sospeso, se

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10 non addirittura espulso, dalla cerchia degli operatori. Nel primo caso quello va contraria. Nel secondo caso un Gestore disconosciuto non verrebbe certamente risuscitato dal suo far uso di una Time Stamping Authority. Un ulteriore aspetto riguarda il mutuo riconoscimento tra i REM-MD. In Italia questo è stato risolto mediante la pubblicazione da parte del CNIPA del cosiddetto IGPEC (Indice dei Gestori di PEC) da cui i REM-MD sono in grado di capire se un messaggio di PEC, o presunto tale, sia effettivamente stato prodotto da un Gestore riconosciuto e avallato dal CNIPA. In ambito REM, perché due o più REM-MD si possano riconoscere a vicenda, è necessario che il loro insieme, denominato REM Policy Domain REM-PD, sia governato in modo da assicurare il rispetto delle regole della casa. Le modalità con cui questo governo avviene sono lasciate al singolo REM-PD, ma quello che conta è che almeno i REM-MD che operano in seno a tale REM-PD siano informati in MD riconosciuti buoni. È però necessario che tale riconoscimento sia possibile anche cross-domain. Nel caso della PEC, per esempio, la cosa funziona benissimo al suo interno. Peccato però che, essendo lo IGPEC accessibile solo ai gestori di PEC, se io invio un mio messaggio di PEC, diciamo, a Macau, tanto per citare una cosa che ho già fatto, il destinatario possa solo controllarne la validità tecnica, senza avere modo di sapere se il mio Gestore fosse o meno nell empireo degli eletti al momento in cui ha creato il messaggio di PEC. La cosa è ulteriormente complicata dal fatto che a Macau non sanno nemmeno chi sia il CNIPA, ma questo è un fatto non propriamente tecnico. Insomma: come risolvere la questione di due REM-PD che debbano scambiarsi messaggi di REM? La risposta può essere complicata: si può pensare di creare una Gerarchia in cui un Ente superiore controlli i vari REM-PD, ma è proprio necessario? Se poi si aggiunge un altro livello, cioè se più autorità di questo secondo livello debbono interagire, che facciamo? Si rischia 10 REM-MD Message Transfer Agent REM-MD Repository ETSI, anni fa, sviluppammo la bella copia del cosiddetto ignobile zippo- Presidente del CNIPA, che contiene questo meccanismo che chiamammo Trust-service Status List (TSL ) sono pubblicate nello ETSI TS La TSL è utilizzabile proprio REM MANAGEMENT DOMAIN Outsourceable Signature Creation Server Long Term Storage CORE ROLES REM-MD Message Store OPTIONAL ROLES REM-MD Evidence Verifier REM-MD Message Gateway SUPPORTING ROLES REQUIRED CONDITIONAL OR OPTIONAL External REM-MD Evidence Provider Message archive Certification Authority Time/ Stamping Authority per fornire le informazioni sullo stato di valutazione, presente e passata, di ogni singolo Service Provider. Non solo, ma essa si presta anche a essere utilizzata per consentire a un utente appartenente a un determinato dominio (sia esso una circoscrizione riconoscere se un Service Provider di un altro dominio è valutato favorevolmente nel suo dominio di appartenenza o se lo era in un determinato

11 momento passato, puntando alla TSL emessa dall autorità che governa quest altro REM-PD. Risparmio ulteriori dettagli. Ebbene: nella Parte 1 si indica nella TSL lo strumento che, utilizzato da chi governa un REM-PD, può consentire il riconoscimento non solo tecnico, ma anche funzionale, di un REM-MD appartenente a quello stesso dominio o anche ad altri REM-PD, purché riconosciuti dall Autorità che governa il dominio a cui appartiene l utente. PART 2: DATA REQUIREMENTS, FORMATS AND SIGNATURES FOR REM Questa parte è sicuramente la più tecnica delle tre parti originali, messaggio di REM, delle REM- utilizzare e i vari codici da impiegare. Brevemente: il formato del messaggio, di tipo MIME, è raf- di testo, dalla Part 2 versione 2. Si può subito notare che un REM- ce, proprio come nel caso della PEC, e che il messaggio, sempre come nel caso PEC, è strutturato per contenere in allegato la REM- MD Evidence e il messaggio originale. Sempre per carità cristiana risparmio agli 11 lettori i vari tec- ASN.1 e XML. Altro elemento REM-MD Evidence. I suoi vari tipi sono indicati nella Tabella B a fronte degli eventi a cui essi sono associati. Anche questa tabella è tratta, snellita, dalla Part 2. Le REM-MD Evidence si articolano a loro volta nei componenti elencati nella Tabella C seguente, la Part 2. È ovvio che per ogni tipo di Evidence sono utilizzati solo i componenti necessari. Non entro nei dettagli: ho già indicato da dove è possibile scaricare il documento da cui si possono ottenere tutte le informazioni. Voglio fare un eccezione parlando REM-MD Envelope Headers Body Tabella A MIME message headers profiled for a MULTIPART/SIGNED MIME message REM-MD Signature (signed data) Headers Body Headers Body MIME part headers profiled for a MULTIPART/MIXED message REM-MD Introduction MIME section 0.1 Original Message MIME Section 0.1 REM-MD Extensions MIME Section 0.N REM-MD Evidence MIME Section 0.N Headers Body Headers Body Headers Body Headers Body MIME part headers profiled for a MULTIPART/ALTERNATIVE MIME content PLAIN TEXT introduction HTML introduction Headers Body Headers Body MIME part headers profiled for text/plain A message created by the REM-MD, which is intended to be displayed automatically upon display of the REM-MD Message/REM Dispatch. Text may contain URLs MIME part headers profiled for text/html A message created by the REM-MD, which is intended to be displayed automatically upon display of the REM-MD Message/REM Dispatch. HTML may contain URLs MIME part headers profiled for an enveloped message/rfc822 message Optional full, self-contained RFC-822 message as submitted by the sender. (the Original Message). Only present in REM Dispatch MIME part headers profiled for application/xml Optional xml attachment to be used by possible extensions MIME part headers profiled for an application/octetstream, application/xml or application/pdf Optional REM-MD Evidence as required by the specific content-type MIME part headers profiled to S/MIME application/pkcs7-signature signature on the whole REM-MD Message/REM Dispatch S/MIME Signature generated by the Sender s REM-MD covering the whole structure 11 Tabella A

12 brevemente del Componente M00. In esso è, tra l altro, riportato un identi- - - in qualsiasi momento esibire la prova di aver inviato esattamente quel deter la - - PART 3: INFORMATION SECURITY POLICY REQUIREMENTS FOR REM MANAGEMENT DOMAINS Event A.1 - S-REM-MD Acceptance A.2 - S-REM-MD Rejection B.1 - R-REM-MD Acceptance B.2 - R-REM-MD Rejection B.3 - Expiration of time to deliver to R-REM-MD C.1 - Message Delivery C.2 - Expiration of time to deliver message D.1 - Notification Delivery D.2 - Expiration of time to deliver notification E.1 (REM-MD Repository) - Download E.2 (REM-MD Repository) - Expiration of time for download E.4 (REM-MD Repository) - Download by a recipient's delegate F.1 (mailbox) - Retrieval F.2 (mailbox) - Expiration of time for Retrieval F.3 (mailbox) - Retrieval by a recipient's delegate E.3 - Rejection of download by recipient H.1 - Successful forwarding for Ordinary H.2 - Unsuccessful forwarding for Ordinary G.1 - Successful forwarding for Printing G.2 - Unsuccessful forwarding for Printing I.1 - message received from a regular system REM-MD Evidence SubmissionAcceptanceRejection RelayToREMMDAcceptanceRejection RelayToREMMDFailure DeliveryNonDeliveryToRecipient DownloadNonDownloadByRecipient RetrievalNonRetrievalByRecipient AcceptanceRejectionByRecipient RelayToNonREMSystem ReceivedFromNonREMSystem - PART 4: REM-MD CONFORMANCE PROFILES - - Tabella B

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14 Tabella C REM-MD Evidence quisiti, rispettando i quali si è certi di realizzare un vero REM-MD, cioè un service provider di REM realmente Basic e uno Advanced, il secondo dei quali aggiunge ai requisiti del Basic una serie di REM-MD Evidence e di mente ai rapporti del REM-MD con PART 5: REM-MD INTEROPERABILITY PROFILES ma poiché vi sono alcuni (pochi in verità) should, cioè requisiti dai quali parte, anch essa in fase di ultimazione, è quello di indicare quali requisiti tra 14 Core Components Component Class REM-MD Components Identity Related Components Messaging Components Id G00 G01 G02 G03 G04 G05 G06 R01 R02 R03 I00 I01 I02 I03 I04 I05 M00 M01 M02 M03 M04 Component REM-MD Evidence Identifier REM-MD Evidence Type REM Event Reason code REM-MD Evidence Version Event Time Transaction log information Evidence issuer Policy Identifier Evidence issuer Details Signature by issuing REM-MD Sender s details Recipient s details Recipient s delegate details Recipient referred to by the Evidence Sender Authentication details Recipient Authentication details REM-MD Message/REM Dispatch details Reply-to Notification Message Tag Message Submission Time Forwarded to external system Extended Enn Space for private or public extensions to be added in the future by a set of users or by standardization bodies tre parti, è opportuno realizzare se un REM-MD intende essere a priori inte- in questo caso non scendo in partico- NON È FINITA QUI Ovviamente mentre scrivevamo le parti citate in precedenza non ci limitavamo a guardare solo nel nostro orticello, ma davamo uno sguardo intorno, cercando di carpire suggerimenti e come in una madia con tante forme di pasta di pane messe lì a lievitare: queste forme, cioè le varie soluzioni di tipo REM realizzate o in via di realizzazione, prendevano corpo, appunto, era ormai necessario fare un ulteriore davanti, per citarne solo alcune: a avviandosi verso il lancio, al tedesco solo realtà nazionali: vale la pena di citare almeno una realtà sovranazionale, che ha la notevole caratteristica che, essendo costituita da notai di vari paesi europei ciascuno cumentali della spedizione di una , fornisce un intrinseca validità legale alle da loro trattate nei Va inoltre sottolineato che tutte que- - tecnici diciamo così proprietari, solo di assicurare il riconoscimento all interno del proprio paese, con la notevole eccezione di e il Bürgerportale tedesco, l utilizzo di più provider e quindi in tali casi non mo che, sempre nel periodo in cui stavamo lavorando, erano partite diverse iniziative riguardanti quello che solo alcune: dall Unione Europea, uno dei cui progetti (denominati Work Package WP ) e precisamente il WP8 si occupa proprio del trasferimento - da quanto si legge sul sito 7, è più -

15 Package (WP) 3 si occupa, guarda un po, di Interoperable delivery, esafe, secure and interoperable exchanges and acknowledgement of receipt. Mi ricorda qualcosa Il sito di progetto al momento della redazione di questo articolo non esiste ancora, ma vi è una comuni- 8. STORK (Secure IndenTity AcrOss BoRders linked) il cui scopo è demonstrate cross-border electronic delivery based on the existing domestic infrastructure. In particolare, il Work Package 6.4 deve sviluppare una ipotesi concettuale per uno schema interoperabile di e-delivery. Anche loro! E anche qui c è una folta partecipazione italiana: cito solo il Politecnico di Torino, il CNIPA, la Regione Lombardia 9. Mi fermo, ma la lista sarebbe più lunga. Insomma: una vera fungaia di iniziative. Il protocollo scelto da alcuni di questi gruppi di lavoro non è lo SMTP su cui si basano la PEC e la REM, come anche la maggior parte dei sistemi di che tutti usiamo ogni giorno, ma il SOAP su cui si basa anche il nostro SPC (Sistema Pubblico di Connettività). Ci siamo resi conto quindi che è necessario prendere contatti con queste altre realtà, molte delle quali, come detto, non esistevano quando due anni prima avevamo raccolto le esigenze del mercato. L obiettivo è di allargare l orizzonte dello STF 318 in tre direzioni: entrare come ETSI STF 318 formalmente e statutariamente in contatto anche con altre realtà, anche quelle basate su SOAP, in modo da trovare insieme un meccanismo che assicuri lo scambio di tra i vari mondi, SOAP e SMTP compresi, oggi del tutto isolati tra loro; fornire consulenza a chi vuole realizzare un sistema di tipo REM; costituire un ambiente di prova basato su un insieme di test case e supportato da un server centrale situato presso ETSI, tale da consentire ai vari sistemi di tipo REM propria capacità di interoperare. CONCLUSIONI Nei primi anni 80 il PC, ai suoi al- uno SWAP: Solution Without A Problem. Sicuramente la PEC, e la sua sorella evoluta REM, non sono uno SWAP, al contrario: da quanto abbiamo riscontrato in corpore vili esse rispecchiano un effettiva esigenza, quanto mai sentita dal mercato che in questo settore è realmente effervescente. Per conto nostro, da italiani intendo, la legge 2/2009, che ha recepito con qualche importante crisi N. 185/2008, ha posto le basi per la realizzazione di questa che mi auguro sia una vera accelerazione verso la digitalizzazione (sapete quanto mi sia indigesto il termine dematerializzazione ). Sicuramente tra qualche si farà solo per spedire oggetti e non per spedire carta, anzi: cartaccia. Però noi singoli utenti per primi dobbiamo evitare comportamenti illogici: non stampiamoci le ! Non ripeto un ritornello ambientalista di cui tutti siamo convinti, al punto che è diven- invece che è molto più facile ritrovare le se sono in formato digitale. Provare per credere con client di mail adatti e con strumenti di ricerca sul desktop. NOTE 1 ETSI produce standard utilizzati a livello globale per lo Information and Communications Technologies (ICT), che riguardano le bile, Converged, di broadcast e Internet ed è Europea come una Organizzazione Europea di standardizzazione (European Standards Organization ESO). ETSI è una organizzazione Ulteriori informazioni sono disponibili al sito: 2 Gli STF sono team di esperti di elevate competenza che lavorano insieme per un periodo ETSI. Gli STF operano sotto la guida tecnica di un Technical Body ETSI e con il supporto del Segretariato ETSI. Il compito deli STF è di accelerare il processo di standardizzazione in aree di importanza strategia e in risposta a urgenti necessità del mercato. Ulteriori informazioni sono disponibili all indirizzo: org/stfs/process/home.asp 3 Tutti i documenti prodotti da ETSI, possono essere scaricati gratuitamente dall indirizzo 4 Lo STF che ha redatto le parti in cui si articola il TS è lo STF 318 che ha avuto come Leader Juan Carlos CRUELLAS IBARZ, professore della Universitat Politècnica de Catalunya (Barcellona, Spagna). Gli altri redattori sono: Paloma LLANEZA dello studio legale LLaneza A+A (Spagna) Editor delle Parti 1 e 4, della Parte 2, Nick POPE of Thales (Regno Unito) Editor della Parte 3 versione 1, in rappresentanza di UNINFO (Italia) Editor della Parte 3 versione 2, Santino FOTI di Critical Path (Italia) Editor della Parte 5, Gregory SUN delle Poste di Macau (Macau Cina), Benjamin VOITURIER di Certipost (Belgio). - che, è comprensiva delle parti 4 e 5 che saranno ancora la versione precedente dell agosto 2008 composta solo delle prime tre parti. 5 Non posso esimermi dal sottolineare che la TSL, dopo alcuni anni di glaciazione, è stata scoperta, senza alcuna sollecitazione da parte di ETSI, dal Gruppo di Esperti incaricato dall Europa di trovare una soluzione alla non norme dei vari paesi. Ebbene: la conseguenza è che essa, con qualche adeguamento apportato principalmente per rimediare ai particolarismi nell applicare gli standard da parte di alcuni paesi, dovrà essere recepita in tutti i paesi europei entro il 2009,, siamo realisti: diciamo entro i primi del validation/wp-partners 8 9 Il sito è: Altre informazioni si possono ricavare dal sito information_society/activities/egovernment/ implementation/ict_psp/doc/eid_factsheet.pdf FRANCO RUGGIERI 15

16 Gli ultimi chiarimenti dell Agenzia delle entrate Una esauriente sintesi delle ultime risoluzioni dell Agenzia delle entrate in materia di Conservazione digitale (Sostitutiva) di documenti rilevanti ai fini tributari GAETANO SILIPIGNI Il caldo estivo non rallenta la produzione di documenti di prassi da parte mesi di luglio ed agosto, subito dopo gli importanti chiarimenti della risoluzione 158/E del 15 giugno, arrivano ben quattro risoluzioni sulle tematiche Illustriamo, nel presente contributo, i punti salienti di tali documenti seguen- 16 RISOLUZIONE 194/E DEL 30/07/09 - CONSERVAZIONE PER I SOSTITUTI D IMPOSTA La risoluzione affronta il tema della conservazione, su supporti informatici, delle copie delle dichiarazioni dei redditi da parte dei soggetti incaricati In particolare, un azienda operante in qualità di sostituto d imposta, dovendo conservare copia delle dichiarazioni dei redditi dei propri dipendenti, a ed avendo la necessità di reperire agevolmente la documentazione in caso su supporto informatico le copie delle dichiarazioni, nonostante siano prive Per fornire i dovuti chiarimenti, i tec- 298/E del 2007, indirizzata in modo particolare ai CAF, nella quale si precisava che, sebbene la sottoscrizione della dichiarazione da parte del contribuente (modello 730 o Unico) ovvero del sostituto d imposta (modello 770) sia un elemento essenziale, la copia conservata su supporto informatico dal soggetto incaricato della trasmissione può anche non riprodurre la Ciò detto, in considerazione del fatto che i sostituti d imposta possono pre- denti, viene indicato che le istruzioni fornite con la risoluzione 298/E siano Quindi, anche questi ultimi possono conservare su supporto informatico le copie delle dichiarazioni dei propri as- bligo di conservazione delle schede relative alle scelte per la destinazione dell 8 per mille e del 5 per mille, che dovranno essere conservate soltanto dai CAF, mentre i sostituti d imposta dovranno consegnarle all Ammini- dalità stabilite con provvedimento del di conservazione sostitutiva delle copie delle dichiarazioni dei redditi deve essere effettuato secondo le prescri- RISOLUZIONE 195/E DEL 30/07/09 - CONVIVENZA TRA CARTACEO E DIGITALE I quesiti affrontati nella risoluzione in oggetto attengono tutti alla conservazione sostitutiva di documenti analogici, la cui disciplina è rinvenibile riguardano, in particolare, la conservazione sostitutiva delle fatture ricevute da un unico fornitore e l acquisizione dell immagine dei documenti da conservare attraverso una procedura alternativa alla scansione dei documenti Sono queste tematiche già approfondite e chiarite dall Amministrazione di prassi, di conseguenza non può che essere ribadito per l ennesima volta che è possibile procedere alla conservazione sostitutiva delle fatture ricevute da un unico fornitore ed è possibile far convivere fatture carta- a condizione che vengano istituiti due registri sezionali o due sotto-sezionali dell unico registro, in cui annotare separatamente le due tipologie di do- dell acquisizione dell immagine dei punto l Agenzia delle entrate, nella recente risoluzione 158/E, ha chiarito che può essere utilizzata qualsiasi procedura alternativa alla scansione dei documenti cartacei, a condizione che l immagine acquisita rispecchi in maniera corretta e veritiera il contenuto

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18 RISOLUZIONE 196/E DEL 30/07/09 LIBERTÀ DI REVOCA Questa risoluzione affronta gli aspetti legati al rispetto della tempistica per l acquisizione dell immagine dei documenti cartacei ed alla possibilità che ha il contribuente di passare dalla conservazione cartacea a quella elettronica e viceversa. si ripetono, evidenziando che i relativi chiarimenti sono già stati forniti con la circolare 36/E del 2006, nella quale si chiariva che non esiste alcun vincolo temporale per l acquisizione dell immagine dei documenti analogici da conservare. L unico vincolo esistente nella normativa riguarda l obbligo di garantire la continuità delle modalità di conservazione per tipologia di documenti e per periodo d imposta. Pertanto, il contribuente è libero di adottare in qualsiasi momento la conservazione sostitutiva dei documenti e tornare alla gestione cartacea quando vuole, senza vincoli particolari e senza richiesta di revoca. 18 RISOLUZIONE 220/E DEL 13/08/09 - CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN SUBAPPALTO Nella risoluzione in oggetto una società erogante servizi di conservazione sostitutiva in full-outsourcing, vale a dire gestione totale dei documenti dall emissione alla conservazione, chiede se può subappaltare il servizio di conservazione sostitutiva ad un mato le disposizioni normative di riferimento ossia gli artt. 21 e 39 del D.P.R. 633/1972, il D.M. 23/01/2004 e la deliberazione CNIPA 11/2004, evidenziano che il responsabile della conservazione sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate. Quindi, chiariscono i tecnici, la so- servizio di conservazione sostitutiva dei documenti ad uno o più operatori persone giuridiche. Il ragionamento è pienamente condivisibile, ma sarebbe stata opportuna, visto che si parla anche di persone giuridiche, un ulteriore puntualizzazione, nel senso che l incarico può persona giuridica, ma quest ultima dovrà individuare al proprio interno una materiale delle operazioni. dell incarico ad un soggetto terzo non trasla su quest ultimo alcuna resta sempre e comunque in capo al contribuente. Altro argomento oggetto della risoluzione riguarda la possibilità di apporre Questa esigenza, dal punto di vista operativo, riguarda sostanzialmente le fatture cartacee che vengono trasformate in documenti elettronici per poi essere conservate, previa apposizione marca temporale, in maniera digitale. Anche in questo caso l Amministra- de positivamente alla richiesta della società, evidenziando che il processo di conservazione sostitutiva, come disposto dall art. 3, comma 2, del D.M. 23/01/2004, termina con la sottoscrizione elettronica e l apposizione della marca temporale sull insieme dei documenti o su un evidenza informatica degli stessi. sono essere apposte anche sull insieme dei documenti da conservare e non necessariamente sul singolo documento oggetto di conservazione. poter estendere le disposizioni della conservazione sostitutiva alle copie dei documenti analogici originali (ex art. 23 del D.Lgs. 82/ CAD), l Agenzia delle entrate risponde negativamente. La risposta è tanto ovvia quanto scontata, visto che l art. 23 del CAD non si occupa in alcun modo del procedimento di conservazione dei documenti. Tale procedimento resta guarda i documenti analogici originali, dalle disposizioni di carattere speciale del D.M. 23/01/2004. Pertanto, il contribuente per procedere correttamente alla conservazione dovrà continuare ad attenersi alle indicazioni operative fornite con la circolare 36/E del GAETANO SILIPIGNI Esperto Tributario

19 APPROFONDIMENTI I formati per la conservazione digitale: criteri operativi per la selezione dei formati In una strategia di conservazione (lungo periodo) digitale la scelta del formato è uno degli aspetti più importanti da considerare; in particolare sono da preferire formati che siano non proprietari, aperti, trasparenti e standard (possibilmente de jure) STEFANO ALLEGREZZA IL PROBLEMA DELL OBSOLESCENZA DEI FORMATI La scelta del formato rappresenta uno degli aspetti più importanti da prendere in considerazione in qualunque strategia di conservazione digitale. L esperienza insegna infatti che molti dei formati che erano particolarmente in auge nel passato sono ormai pressoché scomparsi, e chi possiede anco- quei formati incontra sicuramente È tristemente noto il caso delle sonde Viking che furono lanciate su Marte rosso potessero esistere forme di vita 1. All epoca, gli scienziati erano asso- raccolti sarebbero stati disponibili per le future generazioni di scienziati sui nastri magnetici sui quali vennero memorizzati. Tuttavia, solamente pochi decenni dopo, quando gli scienziati tentarono di riutilizzare alcuni di quei ro che i nastri erano ormai talmente deteriorati da rendere quasi illeggibili i dati memorizzati; oltre a ciò, si resero conto che il problema più grande utilizzato solo una ventina di anni prima; fortunatamente riuscirono a recuperare delle vecchie stampe su carta contenenti quei preziosi dati, ma furono costretti a ridigitare tutto. Venendo ai nostri giorni, la situazione non si presenta molto diversa: enti pubblici ed aziende private possiedono archivi di documenti memorizzati secondo formati anch essi ormai obsoleti. Si pensi che non più di venti anni fa il programma di videoscrittura più utilizzato era WordStar; non più di quindici anni fa molte amministrazioni pubbliche utilizzavano il programma IBM Writing Assistant; altre creavano i loro documenti con Lotus Word Figura 1 - Senza il relativo formato qualsiasi file altro non è che una sequenza di bit priva di significato 19

20 Figura 2 - Classificazione dei requisiti dei formati Pro; si tratta di tre software di videoscrittura piuttosto comuni all epoca, ma oggi praticamente in disuso. Di conseguenza, a distanza di solamente un paio di decenni, i documenti creati con questi programmi risultano per lo più inaccessibili non tanto per il fatto che i supporti su cui sono stati memorizzati sono ormai deteriorati o illeggibili 2, quanto per il fatto che i moderni programmi di videoscrittura non riconoscono più questi formati obsoleti 3. Tutto ciò fa comprendere l importanza di stabilire dei criteri operativi per la scelta dei formati che siano compatibili con un processo di conservazione a lungo termine ed assicurino la loro leggibilità a distanza di venti, cinquanta o più anni. CHE COS È UN FORMATO ELETTRONICO È importante innanzitutto avere ben chiaro che cosa sia un formato elettro- l insieme di codici e regole che, a partire della sequenza di bit che costituisce un oggetto digitale, permettono video, a stampa o su altri dispositivi di con lo stesso contenuto e nella stessa forma che gli ha dato l autore del documento 4. In altre parole, qualsiasi contenuto digitale altro non è che una sequenza di bit 0 ed 1, che non noto il formato secondo il quale tale grazie al formato che le sequenze di la Figura 1 alle modalità secondo le quali tale sequenza di bit debba essere interpretata sono fornite da uno o più documenti tecnici, che nel loro complesso formato. I REQUISITI DEI FORMATI Uno studio molto approfondito sulle problematiche inerenti i formati elettronici è stato condotto presso il mentale dell Università degli Studi di Macerata. Nell ambito di questo che un formato deve possedere per essere considerato compatibile con un processo di conservazione digitale 5. Figura 2 applicabili a qualsiasi tipologia di for- esempio, i formati immagine, i formati I requisiti generali a loro volta sono stati suddivisi in requisiti di primo selezione dei formati sulla base delle caratteristiche di non proprietà, apertura, standardizzazione e caratteristiche non meno importanti dei formati, quali la robustezza, la sta- è certamente questa la sede adatta per una trattazione approfondita dei vari requisiti; si cercherà tuttavia di fornire alcuni criteri operativi che possano indirizzare verso la scelta dei formati corretti. I REQUISITI GENERALI DI PRIMO LIVELLO Uno dei principali requisiti generali è quello della non proprietà: per garan- conservazione nel tempo, è preferibile utilizzare formati che siano non proprietari, ovvero non legati all esistenza i diritti di proprietà intellettuale e che potrebbe in qualsiasi momento decide- inaccessibili, o imporre restrizioni sul loro utilizzo. Ad esempio, sono non proprietari i formati dei documenti prodotti con le suite d automazione - 20

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