Ceri On-line. Responsabili del Progetto: Cons. d Amb. Giovanni Pedrazzoli. Segr. di Leg. Paolo Mari

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1 Ceri On-line Responsabili del Progetto: Cons. d Amb. Giovanni Pedrazzoli Segr. di Leg. Paolo Mari Referente per successivi contatti con l Amministrazione (nome ed ): Paolo Mari

2 Descrizione sintetica del progetto. Il Cerimoniale Diplomatico della Repubblica gestisce l accreditamento e la notifica di tutto il personale in servizio presso più di 200 Ambasciate, circa 800 Consolati e oltre 50 Organizzazioni internazionali presenti in Italia, per un totale superiore a persone registrate nella propria banca dati e carte di identità emesse all anno. Il nuovo software, sviluppato con il fondamentale sostegno tecnico del Servizio per l Informatica come ulteriore funzionalità del sito internet CeriOnline, permette alle Rappresentanze diplomatiche e consolari straniere e alle Organizzazioni internazionali in Italia di richiedere le speciali carte di identità per il proprio personale esclusivamente on-line, abbandonando la produzione di documentazione cartacea e tagliando i costi. Da parte del Ministero degli Affari Esteri si ottiene, inoltre, una migliore distribuzione delle risorse e un enorme riduzione del materiale cartaceo e della sua conseguente archiviazione.

3 Settore interessato Il progetto ha migliorato: L intera gestione della notifica e dell accreditamento del personale in servizio presso le Ambasciate e i Consolati stranieri e le Organizzazioni internazionali in Italia e il rilascio delle carte di identità da parte dell Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico della Repubblica. L attività complessiva dell Archivio Unico del Cerimoniale Diplomatico della Repubblica.

4 Situazione antecedente alla realizzazione del progetto. Per notificare un nuovo funzionario e richiedere la carta di identità a suo favore, la Missione straniera doveva compilare manualmente un modulo cartaceo in più copie, allegare fototessere e fotocopie del passaporto, imbustare il tutto e inviarlo per posta al Cerimoniale Diplomatico della Repubblica. Al Ministero degli Affari Esteri i dati contenuti nel formulario (quest ultimo transitato attraverso l Ufficio Accettazione e l Archivio Unico del Cerimoniale Diplomatico) venivano poi riversati manualmente dai dipendenti nella banca dati del Cerimoniale Diplomatico e veniva emessa la carta di identità incollandovi sopra la fototessera.

5 Principali iniziative in cui si è concretizzato il progetto Insieme al Servizio per l Informatica è stato realizzata una nuova, complessa funzionalità all interno del già esistente sito internet CeriOnline, attraverso la quale le Missioni straniere in Italia possono direttamente formulare on-line le richieste di carte di identità, allegando in formato digitale la fototessera, la scansione del passaporto e quella della Nota Verbale di richiesta. E stata inoltre creata un apposita interfaccia per gli operatori del Ministero, grazie alla quale le richieste inviate on-line possono essere processate in pochi istanti, stampando direttamente la fototessera sulla carta di identità da emettere e permettendo alle Missioni straniere di seguire in tempo reale l evasione della pratica. Infine, l intera applicazione è stata integrata con il protocollo on-line del Ministero, di modo che parte delle mansioni svolte dall Archivio Unico (attribuzione della posizione d archivio ) siano eseguite automaticamente dal software.

6 Miglioramenti apportati dal progetto al servizio/1 La realizzazione del progetto ha apportato numerosi miglioramenti al servizio: I tempi di rilascio di una carta di identità da parte del Cerimoniale Diplomatico sono scesi da giorni a 2-3 giorni. Gli errori fisiologici di trascrizione dei dati da parte degli operatori (che ammontavano a circa l 8-9 % delle carte emesse) sono sostanzialmente scomparsi, poiché l inserimento dei dati è ora rimesso alle stesse Missioni straniere, comportando anche un consistente risparmio economico. Gli standard di sicurezza sono stati elevati, poiché la foto ora viene stampata sulla carta di identità anziché incollata, rendendo impossibile sostituire l immagine. La documentazione cartacea inviata al Ministero è stata presso che totalmente eliminata e le pratiche vengono ora interamente gestite on-line.

7 Miglioramenti apportati dal progetto al servizio/2 La possibilità per le Missioni straniere di seguire in tempo reale l evoluzione delle richieste presentate trasmettendo all utenza l immagine di un Amministrazione trasparente ed efficiente. La mole di lavoro svolta dall Archivio del Cerimoniale Diplomatico nel settore delle carte di identità si è notevolmente ridotta, poiché la maggior parte del flusso cartaceo si è interrotto e l attribuzione della posizione di archivio viene operata dal software. La gestione on-line permette poi di archiviare i dati su supporti digitali (cd o dvd) anziché in fascicoli cartacei. L informatizzazione delle procedure consente di ottimizzare l impiego del personale dell Ufficio, poiché la stessa mole di lavoro può essere svolta da un numero ridotto di dipendenti, potendosi così adibire il restante personale a mansioni più qualificanti e di maggiore responsabilità.

8 Ostacoli più significativi riscontrati nell attuazione del progetto Cambio di mentalità e resistenza alle innovazioni tecnologiche soprattutto da parte del personale delle Missioni straniere. Valutazione e soluzione, nel corso della progettazione, di tutte le possibili varianti di problemi legati alle richieste on-line. Sperimentazione durata più del previsto per le resistenze di cui sopra e per la necessità di adattare il programma informatico ad alcune esigenze espresse dalle Missioni straniere.

9 Modalità di coinvolgimento del personale Il personale è stato consultato costantemente nella fase di realizzazione del software e coinvolto attivamente in quella di sperimentazione, anche attraverso riunioni periodiche, scambi di mail, formulari da riempire nel corso della sperimentazione, raccolta di suggerimenti e proposte, simulazione di casi concreti e presentazione delle innovazioni introdotte.

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