1. Le problematiche legate alla gestione di un evento congressuale

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2 C è sempre un motivo perché alcuni eventi funzionano ed altri no 1. Le problematiche legate alla gestione di un evento congressuale Pianificare un evento congressuale comporta la gestione di soggetti/persone e di servizi fra loro strettamente interconnessi. Un evento congressuale si sviluppa nel tempo secondo una sequenza di azioni collegate e/o interconnesse fra loro. Considerare soggetti e servizi che ruotano intorno ad un evento congressuale significa pensare a: Publishing Rilevamento presenze Reports Conference setup Inviti Cosa, Come, Dove, Quando, Chi, Perché, per Chi Registrazione Partecipanti Oratori Comunicazioni Gestione crediti Staff organizzativo Sistemi di alert Autorizzazioni Enti Spostamenti call for paper Sponsor Logistica Programma Fornitori Catering Espositori Questionari Simposi/workshop Eventi sociali Accompagnatori Spesso, l elevato numero di processi, interazioni e concatenazioni rende l attività di gestione congressuale molto laboriosa e costosa. Inoltre, il più delle volte, la componente software è frutto di interventi dettati da situazioni contingenti, distribuite nel tempo, fatte da soggetti diversi, senza delle linee guida definite, che ha come conseguenza una gestione dell evento molto poco integrata. 2

3 2. Le fasi operative Le principali componenti/fasi operative per la gestione di un evento congressuale prevedono: Conference setup La definizione della strategia legata all evento e la definizione dei dati di base di un evento (Cosa, Come, Dove, Quando, Chi, Perché, Per chi) Registrazioni e conferme Strumenti e procedure atte a consentire l iscrizione all evento e inviare/ricevere le conferme di registrazione. Comunicazione Ogni evento congressuale ingenera alti volumi di scambio dati/comunicazioni fra persone e sistemi applicativi. Gestire la fitta rete di intrecci comunicativi fra i diversi soggetti, è la parte più difficile, complessa e critica della gestione di un evento. Logistica e piani contingenti La gestione delle presenze, l accoglienza, i viaggi, gli spostamenti, in altri termini essere sicuri che tutto funzioni. Costi e fatturazioni La definizione di centri di costo per ogni sottoinsieme congressuale secondo un ottica di una grande organizzazione con necessità estese di frazionamenti dei costi (seminari, catering, spese di viaggio, ecc.) per le diverse aree aziendali e la gestione dei dati per i cicli attivi di fatturazione 3

4 3. La soluzione è l applicazione one-stop shop, 100% web based, per la gestione degli eventi congressuali. gestisce le tante e diverse interazioni congressuali in un unico ambiente così da rendere lineare e centralizzata l organizzazione dell evento. 4

5 garantisce la massima condivisione delle informazioni, l assoluto incremento di visibilità e una drastica riduzione dei tempi di risposta, di reazione e di problem solving, per tutti i soggetti coinvolti nella gestione degli eventi. è basata su due componenti: Lo standard package: la licenza della piattaforma applicativa di base, out of the box, inclusiva di un ampio numero di funzionalità sufficienti a soddisfare le esigenze di un gran numero di clienti La customer personalization: la componente di personalizzazione dello standard package che rappresenta lo sviluppo ad-hoc per quei clienti che chiedono adattamenti di GEC a specifiche esigenze secondo logiche di business integration anche di tipo complesso 4. Gli elementi del sistema La soluzione prevede: Modulo partecipanti Iscrizione all evento Gestione della tipologia dei partecipanti (relatore, partecipante, stampa ecc.) Gestione sistemi di alert per le scadenze Gestione completa di tutti gli aspetti relativi alla partecipazione: 1. Prenotazioni alberghiere 2. Spostamenti 3. Generazione ed invio lettere e programmi 4. Iscrizione ai simposi/workshop Generazione e archiviazione documenti Gestione delle autorizzazioni da parte di terzi 5

6 Gestione comunicazioni al partecipante: 1. Invito 2. Conferma 3. Comunicazioni generali (basato su template) Relatori Modulo programma Conference setup 1. Cosa 2. Come 3. Dove 4. Quando 5. Chi 6. Perché 7. Per chi Invio ai partecipanti Simposi/Workshop Allegati - Documentazione varia Modulo logistica Prenotazione viaggi Hotel Disponibilità stanze Prenotazione stanze Rooming list Allestimento proiezioni, sale e catering Stand Modulo gestione costi Modulo report Modulo ECM Modulo amministrazione del sistema: Definizione gruppi e utenti GEC guida l organizzatore nella definizione degli utenti e dei servizi, attraverso un wizard di gestione, secondo sequenze logiche di definizione dell evento. La soluzione prevede come modulo opzionale, definibile a progetto, il controllo accessi (accreditamento) basato su tecnologia RFId (Radio Frequency Identification) attraverso smart card contactless. 6

7 è una applicazione progettata con l obiettivo di essere: Aperta al maggior numero di standard e tecnologie esistenti Estensibile, consentendo di lavorare con i sistemi legacy esistenti e con quelli che si aggiungeranno in futuro. 5. Vantaggi e benefici Centralizzazione e uniformazione Efficacia Garantisce in tempi brevi, mediante un ridotto impiego di risorse umane, di tenere costantemente sotto controllo la situazione di un evento congressuale. Precisione Univocità dei dati. ECM (Educazione Continua in Medicina) è conforme ai requisiti minimi del sistema informativo per il monitoraggio della qualità per l accreditamento dei provider per l ECM richiesti dal ministero della sanità Costi Costi di licenza e di configurazione/personalizzazione contenuti. Easy to use La grafica lineare privilegia l immediatezza e tiene conto della funzione strumento di lavoro della soluzione. anywhere 7