Orazio Web. Data Stampa S.r.l. ORAZIO WEB. 1 di 20

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1 Data Stampa S.r.l. ORAZIO WEB 1 di 20

2 INDICE 1 Gestione Rassegna Stampa Home ACCESSO AREA RISERVATA Area Riservata RASSEGNA Gestione Visualizzazione Articoli Leggere un articolo Creare e Visualizzare un PDF Creare e Visualizzare un Indice Spedizione PDF ARCHIVIO RICERCA APPROVAZIONE Modifiche informazioni Articoli Inserire un nuovo documento RIORDINO... 2 di 20

3 1 Gestione Rassegna Stampa Orazio Web ha come scopo quello di rendere veloce e flessibile il lavoro dell ufficio stampa,consentendo di gestire i flussi di informazioni provenienti dai mass media della carta stampata. L applicativo è costituito da due aree: Home: Per accedere all'applicativo. Area Riservata: Per accedere a tutte quelle informazioni che necessitano di autenticazione. Nella configurazione tipica questa area è composta dalla seguenti maschere: Rassegna: consente di visualizzare la rassegna giornaliera; Archivio selezionando una data, consente la visualizzazione delle rassegne precedenti; Ricerca: consente di effettuare la ricerca per parole chiave o altri parametri; Approvazione: consente di modificare tutte le informazioni legate agli articoli e di renderli visibili o meno agli utenti Riordino consente di modificare la posizione degli articoli all'interno della rassegna. Il presente documento fornisce una descrizione dell applicativo mettendo in luce, tutte le funzionalità a disposizione dell utente finale. 2 Home L Home è la pagina che l applicativo visualizza in apertura. La sezione Home consente di inserire nome utente e password. 3 di 20

4 2.1 Accesso Area Riservata Per accedere alla sezione dell applicativo è necessario eseguire le seguenti operazioni: 1. Inserire Username; 2. Inserire Password; 3. Cliccare sul tasto 4. I menù con le varie funzionalità vengono visualizzati a seconda delle credenziali dell'utente che effettua la Login. La figura seguente mostra la pagina che l applicativo visualizza nel caso di accesso dell'amministratore. 4 di 20

5 3 Area Riservata L area riservata, a cui si accede con le modalità descritte in precedenza, contiene le seguenti maschere: 3.1 Rassegna La maschera Rassegna permette di visualizzare la rassegna giornaliera. Per le rassegne precedenti vedi Archivio La visualizzazione è effettuata tramite una tabella che contiene i seguenti campi: Sezione: riporta la sezione a cui appartiene l articolo; Data: riporta la data di pubblicazione dell articolo; Testata: riporta il nome della Testata da cui l articolo è tratto; Titolo: riporta il titolo dell articolo che compone la rassegna; Autore: riporta il nome ed il cognome della persona che ha scritto l'articolo; Pag.: riporta la pagina della Testata in cui è collocato l articolo. 5 di 20

6 Seleziona il tipo di raggruppamento Gestione Articoli Gli articoli presenti nella rassegna giornaliera sono elencati in ordine di importanza della Sezione. La maschera Rassegna consente di visualizzare gli articoli in ordine di: Data : cliccando sulla voce data documento nell intestazione della tabella l applicativo ordina gli articoli per data crescente. Testata: cliccando sulla voce testata nell intestazione della tabella l applicativo ordina gli articoli in ordine alfabetico per testata. Titolo: cliccando sulla voce titolo nell intestazione della tabella l applicativo ordina gli articoli in ordine alfabetico per titolo. Autore: cliccando sulla voce Autore nell intestazione della tabella l applicativo ordina gli articoli in ordine alfabetico per autore Pag.: cliccando sulla voce pag. nell intestazione della tabella l applicativo ordina gli articoli in ordine numerico crescente per pagina. Tutto ciò avviene all'interno del raggruppamento principale di Sezione, per cui i vari campi saranno posizionati in ordine alfabetico all'interno dell'ordine di sezione. Per modificare la modalità di visualizzazione standard basta cliccare su "raggruppa per" e selezionare "non raggruppare": a questo punto gli articoli appariranno in ordine alfabetico senza nessun'altra priorità. Se si vuole organizzare la rassegna per priorità di Testata o di Data, basta cliccare su "raggruppa per" e scegliere tra le opzioni Testata o Data A seguire le.maschere che illustrano quanto sopra descritto. 6 di 20

7 Modalità di visualizzazione NON RAGGRUPPARE Modalità di visualizzazione RAGGRUPPA PER TESTATA Modalità di visualizzazione RAGGRUPPA PER DATA ARTICOLO 7 di 20

8 Il software prevede la possibilità di comprimere la sezione (o il campo selezionato per il raggruppamento es. Data, Testata) cliccando sul pulsante evidenziato in rosso nella maschera che segue Cliccando sul nome della Sezione vengono selezionati tutti gli articoli appartenenti alla sezione.(quanto specificato funziona per qualsiasi tipo di raggruppamento.) Leggere un articolo Per visualizzare un articolo è sufficiente cliccare sul titolo dell'articolo stesso. Oltre all'immagine vengono visualizzate le informazioni inerenti l'articolo: Sezione, Testata, Data Articolo, Titolo, Autore, Pagina. Cliccando sul pulsante OCR è possibile visualizzare l'articolo in formato testo. 8 di 20

9 Nel momento in cui viene visualizzato il Testo, premendo CTRL+F da tastiera è possibile ricercare una parola all'interno dell'articolo. Cliccando sull'icona PDF si torna all'immagine Creare e Visualizzare un PDF L applicativo consente di creare un file PDF con indice, costituito dagli articoli della rassegna, e di gestirlo come un qualsiasi file. Può essere salvato sul proprio personal computer. La creazione di un PDF con gli articoli di maggiore interesse comporta le seguenti operazioni: 1. Selezionare gli articoli di cui si desidera creare il PDF utilizzando il tasto sinistro del mouse per evidenziarli; 2. Cliccare sul tasto Crea PDF. La figura seguente mostra il risultato dell operazione descritta. 9 di 20

10 Cliccando sull'icona salva è possibile salvare il file pdf in locale e utilizzarlo come un qualsiasi allegato di posta, per spedirlo tramite . L applicativo crea automaticamente un indice elencando gli articoli selezionati nello stesso ordine di apparizione che presentano all interno della rassegna stampa. Cliccando il titolo di un articolo all interno dell indice, si visualizza automaticamente il documento stesso. La funzione Scarica Rassegna consente la creazione automatica di un PDF che contiene tutta la rassegna giornaliera completa Creare e Visualizzare un Indice La funzione Crea indice consente di generare un indice della rassegna "linkato": ciò permette l'invio di un file molto leggero che fisicamente contiene solo l'elenco degli articoli presenti, ma che in realtà consente la visualizzazione dell'articolo cliccando sull'indice. 10 di 20

11 3.1.4 Spedizione PDF Per effettuare l invio del PDF è necessario: 1. Aver prima creato il PDF con gli articoli desiderati, tramite le modalità esposte in precedenza; 2. Salvare in locale il file PDF generato, e utilizzarlo come un qualsiasi allegato di posta. 3.2 Archivio Ha le stesse funzionalità della maschera Rassegna con la sola differenza di gestire le rassegne precedenti. 3.3 Ricerca La maschera Ricerca consente di effettuare ricerche all interno dell archivio, utilizzando come parametri di selezione: Inizia Ricerca da; (Cerca nella Data Articolo) Fino a; (Cerca nella Data Articolo) Sezione; Testata; Testo; (Con l'opzione solo titolo) Note. 11 di 20

12 Si osservi che i parametri di ricerca sono connessi logicamente in AND per cui se si inseriscono due valori, gli articoli estratti dall archivio soddisferanno contemporaneamente entrambi i criteri di selezione. All interno del campo Testo, è possibile inserire più parole distinte (separate da spazi). Togliendo la spunta "solo titolo" si effettua la ricerca tramite l'ocr. Gli articoli estratti dall archivio come risultato della ricerca conterranno tutti dati specificati nei rispettivi campi. Anche da questa maschera è possibile creare, visualizzare e spedire documenti in formato PDF (vedi paragrafi precedenti). 12 di 20

13 3.4 Approvazione Questa maschera consente di gestire la visualizzazione o meno dei documenti e la modifica delle informazioni degli stessi. 1. Tutti gli articoli immessi all interno di una rassegna giornaliera sono, al momento della spedizione, inseriti tra quelli non visti / non approvati. L amministratore può selezionare gli articoli ed approvarli. Gli stati degli articoli sono: 1) Non Visti (Articoli evidenziati in giallo); 2) Non Approvati (Articoli visti dall'amministratore, di colore grigio); 3) Approvati (messi da parte per lavorarli/riordinarli, di colore verde); 4) Rifiutati (rifiutati perché non ritenuti rilevanti, di colore rosso); 5) Pubblicati (resi visibili a tutti gli utenti, di colore nero). Raggruppa per approvazione: C'è la possibilità di raggruppare per approvazione e vedere lo stato degli articoli suddivisi in Non visti, Non approvati, Approvati, Rifiutati, Pubblicati. Gli articoli non visti sono quelli che non sono ancora stati visualizzati e sono contraddistinti dall'evidenziazione in giallo; per togliere l'evidenziazione basta cliccare sul pulsante alla sinistra della dicitura non visti. Naturalmente aprendo l'articolo, in automatico cambia lo stato e l'articolo viene spostato nel gruppo non approvati. 13 di 20

14 Per approvare gli articoli si può procedere nel seguente modo: Raggruppare la rassegna nella modalità di visualizzazione più consona per effettuare la selezione (di solito si raggruppa per sezione) Selezionare una serie di articoli con il tasto sinistro del mouse e cliccare sul tasto approva (o INS sulla tastiera) Così facendo gli articoli scelti verranno inseriti nella maschera di riordino pronti per essere riordinati e pubblicati. 14 di 20

15 Ciò permetterà una lavorazione molto più veloce perché effettuata sulla parte della rassegna che interessa l'utente. In qualsiasi momento si possono approvare o rifiutare degli articoli, basta selezionare l'articolo o gli articoli e cliccare sui pulsanti APPROVA o RIFIUTA (la stessa funzionalità viene svolta dai tasti INS o CANC presenti sulla tastiera). Il software è stato studiato in modo da non consentire l'eliminazione degli articoli: gli stessi possono solamente essere resi visibili (Approvati e Pubblicati) o meno (Rifiutati). E possibile modificare lo stato di approvazione anche degli articoli di rassegne passate selezionando la data della rassegna che interessa e procedendo come descritto in precedenza Modifiche informazioni Articoli Dalla maschera di approvazione, per modificare le informazioni dell'articolo (Sezione, Titolo, Autore) è necessario cliccare con il tasto sinistro del mouse sul titolo e premere il pulsante modifica; i campi sopra descritti risulteranno editabili. Una volta apportate le modifiche premere Ok per confermarle.le variazioni vengono salvate automaticamente, anche senza premere il tasto OK, rimanendo nella modalità modifica e scorrendo gli articoli. 15 di 20

16 Inserimento note: Il campo note nasce per permettere una catalogazione dell'articolo secondo le esigenze del cliente.con possibilità di inserire delle note e associarle all'articolo. Premendo il pulsante si visualizzerà la maschera contenente le note. Selezionare la nota e premere pulsante Ok: all'articolo verrà associata la nota che ne consentirà una facile e veloce ricerca. 16 di 20

17 Rilevanza: E' possibile di utilizzare un campo aggiuntivo che consente di associare all'articolo un numero da 1 a 10. Come standard tutti gli articoli hanno rilevanza 0; per dare un nuovo valore basta cliccare sul numero in alto indicato nell'immagine dalla freccia e premere OK. Questo campo consente un ordinamento per importanza di articolo, può quindi essere utilizzato per ottenere una ricerca ordinata per priorità Inserire un nuovo documento. Dalla maschera di approvazione è possibile inserire nuovi documenti utilizzando il tasto Aggiungi Articolo. Nella maschera a seguire è necessario compilare i campi sotto descritti:. Rassegna: nome della rassegna alla quale associare l'articolo; Sezione: inserire la sezione di appartenenza del documento inserito; Testata: inserire nome della fonte di informazione; Titolo: inserire il titolo del documento; Autore: inserire l autore del documento; Pagina: inserire la pagina del documento; Data Documento: inserire la data a cui risale il documento; 17 di 20

18 Data Rassegna: inserire la data della rassegna in cui il nuovo documento deve essere inserito; File Pdf Da Importare: inserire il Percorso del file PDF da pubblicare sul server web, oppure cliccare su sfoglia. 1. Selezionare il tasto OK, se si desidera salvare il documento; 2. Selezionare il tasto Annulla, se si desidera annullare l operazione in corso. I pulsanti NUOVA RASSEGNA, NUOVA SEZIONE, NUOVA TESTATA consentono di aggiungere valori non presenti (Es. se la Testata dell'articolo da inserire non esiste, basta cliccare su nuova testata, digitare il nome della testata e questa viene aggiunta). Sposta Data: Il pulsante sposta data consente di selezionare più articoli e inserirli in un altro giorno (Es. Nel caso in cui la Rassegna sia stata già pubblicata e arrivino nuovi articoli si può decidere di selezionarli e spostarli alla data di domani). Copia Articoli: Consente di copiare gli articoli selezionati su un'altra rassegna. 18 di 20

19 3.5 Riordino L amministratore può decidere l ordine dei documenti contenuti all interno di ogni rassegna stampa selezionata. Nella maschera di riordino sono presenti solamente gli articoli APPROVATI, impostazione studiata per consentire un veloce spostamento degli articoli. L operazione è di semplice esecuzione: 1. Posizionarsi sulla maschera riordina" 2. Cliccare su riordino veloce 3. Cliccare sugli articoli nell'ordine che si intende dare alla rassegna. Ad ogni click, gli articoli verranno numerati ed evidenziati in verde (vedi maschera successiva). La posizione che assumeranno è quella evidenziata. Nel caso in cui l operatore abbia selezionato per sbaglio l'articolo, basterà "cliccarci " nuovamente sopra per deselezionarlo; il sistema in automatico sposterà di una posizione tutti gli articoli successivi, riordinando l intera rassegna. 19 di 20

20 Per fissare il riordino premere OK. ATTENZIONE: NON EFFETTUARE ALTRE OPERAZIONI MENTRE E' IN CORSO IL RIORDINO ALTRIMENTI ANDRA' PERSA TUTTA LA SELEZIONE EFFETTUATA (Es. Non cliccare sul titolo dell'articolo e non premere altri pulsanti al di fuori di OK). Una volta riordinata la rassegna, per pubblicarla e renderla visibile a tutti gli utenti, cliccare su Pubblica. Nel caso in cui si volesse aggiungere un articolo alla rassegna pubblicata, è necessario, andare su APPROVAZIONE selezionarlo, approvarlo e pubblicarlo. 20 di 20