1. MODALITA ACCETTAZIONE CONDIZIONI GENERALI DI UTILIZZO

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1 1. MODALITA DI UTILIZZO Il servizio FATTURAZIONE ELETTRONICA PA è utilizzabile esclusivamente dai clienti che: hanno un credito attivo sulla Sdì Card; dispongono di un proprio dispositivo di firma elettronica. Prima di utilizzare il servizio si consiglia di seguire le semplici indicazioni descritte di seguito. Successivamente all acquisto del servizio di fattura elettronica, ai clienti viene fornita una pratica checklist da seguire per la compilazione del documento. La guida è stata predisposta seguendo le regole tecniche stabilite dal Sistema Di Interscambio. ACCETTAZIONE CONDIZIONI GENERALI DI UTILIZZO Dopo aver effettuato il login, in occasione del primo accesso al servizio FATTURAZIONE ELETTRONICA PA è necessario accettare on line le CONDIZIONI GENERALI DEL SERVIZIO. Inoltre, poiché il servizio è comprensivo della Conservazione Sostitutiva, viene richiesta formale NOMINA di Zucchetti come responsabile della conservazione. L ordine visualizzato a video deve essere stampato, timbrato, firmato e inviato all indirizzo mail sercli.serviziinformativi@zucchetti.it o via fax al numero Ricevuto il contratto, Zucchetti abiliterà il cliente all utilizzo del servizio. Se il cliente non vuole usufruire del servizio di Conservazione sostitutiva Zucchetti e vuole provvedere in autonomia al processo selezionare la relativa opzione. 1

2 GESTIONE DI UNA NUOVA FATTURA DATA ENTRY ZUCCHETTI Con la modalità di imputazione Data entry Zucchetti, il cliente affida a Zucchetti l incarico per l imputazione dei singoli dati della fattura. Tali dati devono essere trasmessi a Zucchetti in modo da risultare chiari e intelligibili. Possono essere inviati a Zucchetti file in formato TXT, XLS, DOC, PDF, ZIP. Contestualmente all invio del file, viene addebitato sul conto del cliente il costo del servizio. Gli operatori Zucchetti provvederanno a trascrivere esclusivamente i dati forniti dal cliente. GENERAZIONE DEL FILE XML Dopo aver ricevuto i dati nella modalità sopra descritta, gli operatori Zucchetti provvedono a generare il file in formato xml. FIRMA ELETTRONICA DEL FILE XML Una volta generato il file xml, il cliente riceverà via mail apposita notifica con le indicazioni per procedere all apposizione della propria firma elettronica. Il file della fattura da firmare sarà presente nella sezione GESTIONE FATTURE. Il cliente: salva il file sul proprio pc utilizzando l apposita funzione disponibile in GESTIONE FATTURE ; lo firma digitalmente mediante il proprio dispositivo di firma elettronica; lo restituisce a Zucchetti, utilizzando la funzione presente in GESTIONE FATTURE. Il cliente ha la possibilità di visualizzare la propria fattura elettronica tramite un foglio di stile presente in GESTIONE FATTURE. Il servizio Sdì non comprende la fornitura della firma elettronica. 2

3 TRASMISSIONE AL SISTEMA DI INTERSCAMBIO Il file così firmato dal cliente viene preso in carico da Zucchetti e viene trasmesso al Sistema Di Interscambio. Nel flusso di comunicazione con il Sistema di Interscambio e da questo verso la PA destinataria, verranno generate diverse ricevute e notifiche relative agli esiti delle trasmissione delle fatture. Il cliente verrà sempre messo al corrente del contenuto di tali notifiche. Mediante la funzione GESTIONE FATTURE è possibile verificare lo stato di avanzamento del processo di gestione di una fattura, visualizzare le notifiche di risposta provenienti dal Sistema di Interscambio e - per i clienti che utilizzano un proprio sistema di conservazione - prelevare i file da mandare in conservazione. CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Zucchetti effettuerà la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche e delle relative ricevute in conformità alle disposizioni di legge. Il cliente che in fase di attivazione del servizio ha dichiarato di provvedere autonomamente alla conservazione dovrà prelevaree i file e ad inviarli al proprio servizio di conservazione. 3

4 GESTIONE ANOMALIE Durante il processo di gestione della fattura potrebbero emergere problemi di diversa natura, sia prima sia dopo l invio al Sistema di Interscambio. 1) PROBLEMI RILEVATI DALL OPERATORE ZUCCHETTI PRIMA DELL INVIO AL SISTEMA DI INTERSCAMBIO Potrebbe accadere che gli operatori Zucchetti rilevino dati errati o mancanti durante la fase di generazione del file xml. In questi casi provvederanno a contattare il cliente chiedendogli di modificare direttamente i dati forniti tramite l utilizzo della funzione Invio Sostitutivo. N.B.: in questa fase la fattura non risulta ancora emessa. 2) PROBLEMI RILEVATI DAL SISTEMA DI INTERSCAMBIO - ESITO DI SCARTO Il Sistema di Interscambio potrebbee respingere la fattura xml perché non rispetta le specifiche imposte. In questi casi gli operatori Zucchetti provvederanno a contattare il cliente chiedendogli di modificare i dati forniti. Poiché il file xml è già stato trasmesso, sarà necessario ripetere l operazione di generazione dello stesso nonché firmare elettronicamente il nuovo file generato. L operazione richiede, quindi, il pagamento di una nuova trasmissione.n.b.: in questa fase la fattura non risulta ancora emessa. 3) PROBLEMI RILEVATI DALLA PA DESTINATARIA Può accadere che il file xml della fattura risulti formalmente corretto (ovvero rispetti le specifiche tecniche imposte dalla normativa), superi i controlli del Sistema di Interscambio e venga da questo inoltrato alla PA destinataria, tuttavia quest ultima rileva dei problemi: la mancanza di informazioni ritenute indispensabili per la corretta gestione del processo di liquidazione, ovvero richieste dai contratti/bandi/regolamenti o altro; potrebbero anche essere rilevati discrepanze od errori relativi ai prezzi pattuiti, agli sconti o maggiorazioni, alle quantità o altro importo. In tutti questi casi la PA destinataria rifiuterà la fattura. Gli operatori Zucchetti, a fronte di tali situazioni, contatteranno il cliente segnalando la notifica di rifiuto. A questo punto dovrà essere il cliente a valutare come intervenire: in base al tipo di problema segnalato potrebbe essere sufficiente una integrazione del documento già emesso,con pagamento del corrispettivo di integrazione, oppure potrebbe rendersi necessaria l emissione di un nuovo documento (nota integrativa od altro), con pagamento dell intero corrispettivo. 4) ESITO DI MANCATA CONSEGNA E possibile che il Sistema di Interscambio segnali l impossibilità di recapitare la fattura alla PA destinataria. In tali casi il Sistema eseguirà nuovi ulteriori tentativi. In questa fase il soggetto emittente non deve fare nulla. Trascorsi 10 giorni senza che i tentativi di contattare la PA abbiano avuto alcun esito, il Sistema comunicherà una notifica di Impossibilità di recapito al soggetto trasmittente (Zucchetti) che provvederà ad avvisare il cliente. 4

5 N.B.: in questi casi la fattura risulta emessa a tutti gli effetti e il soggetto emittente/cliente dovrà a questo punto contattare direttamente la PA destinataria. 5) NOTIFICA DI DECORRENZA TERMINI Se la trasmissione alla PA destinataria da parte del Sistema di Interscambio va a buon fine, la prima dovrebbe rispondere con una Notifica di Esito. Se, trascorsi 15 giorni dalla consegna, la PA non risponde, il Sistema di Interscambio notifica tale circostanza al soggetto emittente o al soggetto trasmittente (Zucchetti) che provvederà ad avvisare il cliente. N.B.: in questi casi la fattura risulta emessa a tutti gli effetti e il soggetto emittente dovrà a questo punto contattare la PA destinataria attraverso altri canali. TUTTI I DIRITTI RISERVATI - VIETATA LA RIPRODUZIONE ANCHE PARZIALE. L elaborazione dei testi, anche se curata con scrupolosa attenzione, nonn può comportare specifiche responsabilità per eventuali involontari errori o inesattezze. 5