MODALITA DI D I U TIL I IZ I ZO
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- Lorenzo Leo
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1 MODALITA DI UTILIZZO Il servizio è utilizzabile esclusivamente dai clienti che hanno pre-acquistato il credito SDI e previo inserimento delle proprie credenziali. L utilizzo del servizio è semplice e organizzato per step. 1
2 ACCETTAZIONE CONDIZIONI GENERALI DI UTILIZZO Dopo aver effettuato il login, in occasione del primo accesso al servizio FATTURAZIONE ELETTRONICA PA è necessario accettare on line le CONDIZIONI GENERALI DEL SERVIZIO. Nello stesso step è obbligatorio scegliere la modalità di Conservazione sostitutiva delle fatture trasmesse con il servizio del Supermercato dell informazione, tra le seguenti opzioni: - Opzione 1 - Nuovo servizio di conservazione sostitutiva: viene attivato un ambiente nel quale verranno conservate esclusivamente le fatture elettroniche emesse verso la PA. Successivamente, se il cliente vorrà estendere la conservazione ad altre tipologie di documenti, potrà richiedere una soluzione FULL, ma con un nuovo contratto. - Opzione 2 - Il cliente ha già una soluzione Zucchetti di Conservazione in outsourcing e vuole effettuare la conservazione delle fatture elettroniche PA nello stesso ambiente. La scelta conferisce incarico per Zucchetti per procedere in tal senso. - Opzione 3 Il cliente provvede a conservare le fatture elettroniche in autonomia, con una soluzione differente dalla 1) e 2). In questo caso, il file trasmesso al Sistema di Interscambio e pronto per la conservazione sarà a disposizione del cliente in un apposita sezione del servizio (GESTIONE FATTURE). IMPORTANTE Soltanto per la scelta dell opzione 1, dopo aver visualizzato l ordine direttamente nel servizio, sarà necessario stamparlo completo di nomina di Zucchetti per la responsabilità e inviarlo, timbrato e firmato, all'indirizzo mail sercli.serviziinformativi@zucchetti.it o via fax al numero Ricevuto il contratto, Zucchetti abiliterà il cliente all utilizzo del servizio. GESTIONE DI UNA NUOVA FATTURA Nel predisporre la fattura elettronica destinata alla PA sono richieste maggiori informazioni rispetto a quelle obbligatorie per la fattura normale. Per agevolare l individuazione di tali informazioni, esclusivamente per i clienti con SDICard,viene fornita una checklist con i dati previsti dalle specifiche tecniche del formato della fattura, dettate dal Sistema di Interscambio. DATA ENTRY ZUCCHETTI Per iniziare la gestione di un nuovo documento, selezionare dal menu del servizio Tipologie invio la modalità di imputazione Data entry Zucchetti, con la quale il cliente affida a Zucchetti l incarico per l imputazione dei singoli dati della fattura. 2
3 Con tale modalità il cliente fornisce a Zucchetti un file con tutti i dati e le informazioni che compongono la fattura: i dati della fattura, dovranno essere strutturati in modo tale da risultare chiari e intelligibili; possono essere inviati a Zucchetti files in formato TXT, XLS, DOC, PDF,ZIP. Gli operatori Zucchetti provvederanno a trascrivere esclusivamente i dati forniti dal cliente. Contestualmente all invio del file, viene addebitato sul conto del cliente il costo del servizio. DATA ENTRY CLIENTE La modalità Data entry Cliente, con la quale il cliente provvede direttamente all imputazione dei dati, sarà disponibile entro luglio. GENERAZIONE DEL FILE XML Dopo aver ricevuto i dati in una delle modalità sopra descritte, gli operatori Zucchetti provvedono a generare il file in formato xml della fattura. FIRMA ELETTRONICA DEL FILE XML Una volta generato il file xml, il cliente riceverà via mail apposita notifica con le indicazioni per procedere all apposizione della propria firma elettronica. Il file della fattura da firmare sarà presente nella sezione GESTIONE FATTURE. Il cliente: lo salva sul proprio pc utilizzando l apposita funzione disponibile in GESTIONE FATTURE ; lo firma digitalmente mediante il proprio dispositivo di firma elettronica; NOTA BENE: il servizio del Supermercato dell informazione non comprende la fornitura della firma; lo restituisce a Zucchetti, sempre utilizzando la funzione presente in GESTIONE FATTURE. Il cliente ha la possibilità di visualizzare la propria fattura elettronica tramite un foglio di stile presente in GESTIONE FATTURE. TRASMISSIONE AL SISTEMA DI INTERSCAMBIO Gli operatori Zucchetti provvedono alla trasmissione al Servizio Di Interscambio del file xml firmato elettronicamente dal cliente. 3
4 GESTIONE DELLE NOTIFICHE Nel flusso di comunicazione con il Sistema di Interscambio e da questo verso la PA destinataria, verranno generate diverse ricevute e notifiche relative agli esiti delle trasmissioni delle fatture. Il cliente verrà sempre messo al corrente del contenuto di tali notifiche. CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Le fatture elettroniche, e le relativee ricevute devono essere conservate in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze adottato ai sensi dell'articolo 21, comma 5, del decreto legislativo 7 marzo2005,n.82. Se il cliente si avvale del servizio di conservazione sostitutiva in outsourcing Zucchetti, di cui alle opzioni 1 e 2, fatture e ricevute vengono gestite in automatico con il servizio in outsourcing di Zucchetti. Se, invece, il cliente si avvale di un servizio di conservazione sostitutiva diverso, selezionato con l opzione 3, dovrà provvedere autonomamente a prelevare i file e ad inviarli al proprio servizio di conservazione. INFORMAZIONI SULLE FATTURE GESTITE E SUL PROCESSO DI GESTIONE E possibile verificare lo stato di avanzamento del processo di gestione di una fattura mediante la funzione GESTIONE FATTURE. Da qui, è anche possibile visualizzare le notifiche di risposta provenienti dal Sistema di Interscambio e -per i clienti che utilizzano un proprio sistema di conservazione- prelevare i file da mandare in conservazione. GESTIONE ANOMALIE Durante il processo di gestione della fattura potrebbero emergere problemi di diversa natura, sia prima sia dopo l invio al Sistema di Interscambio. 1) PROBLEMI RILEVATI DALL OPERATORE ZUCCHETTI PRIMA DELL INVIO AL SISTEMA DI INTERSCAMBIO Potrebbe accadere che gli operatori Zucchetti rilevino dati errati o mancanti durante la fase di generazione del file xml. In questi casi provvederanno a contattare il cliente chiedendogli di modificare direttamente i dati forniti tramite l utilizzo della funzione Invio Sostitutivo. N.B.: in questa fase la fattura non risulta ancora emessa. 2) PROBLEMI RILEVATI DAL SISTEMA DI INTERSCAMBIO - ESITO DI SCARTO Il Sistema di Interscambio potrebbee respingere la fattura xml perché non rispetta le specifiche imposte. In questi casi gli operatori Zucchetti provvederanno a contattare il cliente chiedendogli di modificare i dati forniti. Poiché il file xml è già stato trasmesso, sarà necessario ripetere l operazione di generazione dello 4
5 stesso nonché firmare elettronicamente il nuovo file generato. L operazione richiede, quindi, il pagamento di una nuova trasmissione. N.B.: in questa fase la fattura non risulta ancora emessa. 3) PROBLEMI RILEVATI DALLA PA DESTINATARIA Può accadere che il file xml della fattura risulti formalmente corretto (ovvero rispetti le specifiche tecniche imposte dalla normativa), superi i controlli del Sistema di Interscambio e venga da questo inoltrato alla PA destinataria, tuttavia quest ultima rileva dei problemi: la mancanza di informazioni ritenute indispensabili per la corretta gestione del processo di liquidazione, ovvero richieste dai contratti/bandi/regolamenti o altro; potrebbero anche essere rilevati discrepanze od errori relativi ai prezzi pattuiti, agli sconti o maggiorazioni, alle quantità o altro importo. In tutti questi casi la PA destinataria rifiuterà la fattura. Gli operatori Zucchetti, a fronte di tali situazioni, contatteranno il cliente segnalando la notifica di rifiuto. A questo punto dovrà essere il cliente a valutare come intervenire: in base al tipo di problema segnalato potrebbe essere sufficiente una integrazione del documento già emesso,con pagamento del corrispettivo di integrazione, oppure potrebbe rendersi necessaria l emissione di un nuovoo documento ( nota integrativa od altro), con pagamento dell intero corrispettivo. 4) ESITO DI MANCATA CONSEGNA E possibile che il Sistema di Interscambio segnali l impossibilità di recapitare la fattura alla PA destinataria. In tali casi il Sistema eseguirà nuovi ulteriori tentativi. In questa fase il soggetto emittente non deve fare nulla. Trascorsi 10 giorni senza che i tentativi di contattare la PA abbiano avuto alcun esito, il Sistema comunicherà una notifica di Impossibilità di recapito al soggetto trasmittente ( Zucchetti) che provvederà ad avvisare il cliente. N.B.: in questi casi la fattura risulta emessa a tutti gli effetti e il soggetto emittente/cliente dovrà a questo punto contattare la PA destinataria attraverso altri canali 5) NOTIFICA DI DECORRENZA TERMINI Se la trasmissione alla PA destinataria da parte del Sistema di Interscambio va a buon fine, la prima dovrebbe rispondere con una Notifica di Esito. Se, trascorsi 15 giorni dalla consegna, la PA non risponde, il Sistema di Interscambio notifica tale circostanza al soggetto emittente o al soggetto trasmittente (Zucchetti) che provvederà ad avvisare il cliente. N.B.: in questi casi la fattura risulta emessa a tutti gli effetti e il soggetto emittente dovrà a questo punto contattare la PA destinataria attraverso altri canali. TUTTI I DIRITTI RISERVATI - VIETATA LA RIPRODUZIONE ANCHE PARZIALE. L elaborazione dei testi, anche se curata con scrupolosa attenzione, nonn può comportare specifiche responsabilità per eventuali involontari errori o inesattezze. 5
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