Linee guida del Dipartimento Proprietà Immobiliari per le case di riunione e le altre proprietà della Chiesa

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1 Linee guida del Dipartimento Proprietà Immobiliari per le case di riunione e le altre proprietà della Chiesa

2 Linee guida del Dipartimento Proprietà Immobiliari per le case di riunione e le altre proprietà della Chiesa Pubblicato dalla Chiesa di Gesù Cristo dei Santi degli Ultimi Giorni Salt Lake City, Utah, USA

3 2000, 2011 by Intellectual Reserve, Inc. Tutti i diritti riservati Printed in the United States of America Testo inglese approvato: 11/09 Approvato per la traduzione: 11/09 Traduzione di Facilities Management Guidelines for Meetinghouses and Other Church Property Italian

4 Sommario Introduzione....1 Quadro generale....1 Principi guida....1 Organizzazione....1 Uffici amministrativi di area....1 Pianificazione di nuove strutture....1 Costruzione di nuove strutture...1 Gestione e manutenzione delle strutture esistenti...1 Responsabilità del palo e del rione....1 Utilizzo delle case di riunione...2 Aerobica e altri programmi di ginnastica....2 Quadri e illustrazioni....2 Evitare i conflitti di interesse....2 Cappella....2 Prodotti per la pulizia...2 Computer....2 Fotocopiatrici....2 Serate danzanti...2 Decorazioni...3 Esposizione degli orari delle riunioni domenicali...3 Apparecchiature per le comunicazioni in caso di emergenza...3 Risparmio energetico e delle risorse Costi...3 Aiuole sui terreni delle case di riunione....3 Fonte battesimale...3 Scuola in casa....3 Monumenti Alloggio o campo notturno...3 Aree di parcheggio....3 Pianoforti e organi Ricevimenti e attività sociali....4 Attrezzatura satellitare e video...4 Area di servizio (cucina)...4 Utilizzo condiviso delle proprietà...4 Rimozione della neve...4 Attività sportive...4 Proprietà della chiesa non utilizzate...4 Cura delle case di riunione....4 Partecipazione dei fedeli....4 Gruppo gestione immobili....5 Ispezioni delle case di riunione...5 Ripostiglio...5 Manutenzione ordinaria e riparazioni...5 Piano annuale per gli immobili...5 Case di riunione vetuste....5 Protezione delle case di riunione....6 Procedure d emergenza....6 Prevenzione incendi....6 Chiavi della casa di riunione...6 Denaro...6 Rapporto di danni e lesioni....6 Procedure per la sicurezza e la chiusura degli edifici....6 Costruzione di case di riunione....7 Valutazione della necessità di una nuova casa di riunione....7 Opzioni per ottenere ulteriore spazio....7 Utilizzo massimo degli edifici mediante la condivisione....7 Master plan per le future case di riunione....7 Acquisizione di proprietà immobiliari destinate a case di riunione....7 Acquisto di proprietà immobiliari....7 Donazione di proprietà immobiliari....7 Costruzione di una casa di riunione...7 Progetti standard approvati....7 Sviluppo progetto....7 III

5 Sommario Progetto di costruzione....8 Consegna della casa di riunione...8 Dedicazione....8 Affitto di edifici....8 Affitto di spazio come casa di riunione....8 Affitto di spazio temporaneo...8 Gestione delle proprietà per le attività ricreative...9 Campi per le attività ricreative...9 Nuovi campi per le attività ricreative....9 Gestione e manutenzione....9 Vendita o affitto di campi già esistenti per le attività ricreative....9 Amministrazione Esenzione fiscale Finanze...10 Erogazione acqua potabile Attrezzature e veicoli...10 Custodi...10 Dichiarazione di responsabilità Pali senza campi per le attività ricreative....9 Finanziamento dei campi per le attività ricreative già esistenti...9 IV

6 Introduzione I termini palo e rione si riferiscono anche ai distretti e rami. Il termine struttura (o strutture ) si riferisce alle case di riunione, ai parcheggi e ai terreni. Quadro generale Dio ci ha dato mezzi meravigliosi per insegnare la verità. Abbiamo case di riunione sparse in tutti continenti. Usiamole per nutrire il nostro popolo con la buona parola di Dio [Giacobbe 6:7] (Gordon B. Hinckley, La Stella, luglio 1997, 77). Le informazioni di questo manuale sono in aggiunta a quanto già presentato nel Manuale 1: presidenti di palo e vescovi e nel Manuale 2: l amministrazione della Chiesa. Si prega di far riferimento a questi manuali per le informazioni sulla cura e sull utilizzo delle strutture della Chiesa. Principi guida Sebbene queste direttive contengano istruzioni specifiche, è possibile rispondere alla maggior parte delle domande sulle case di riunione applicando tre principi fondamentali. I dirigenti locali della Chiesa sono responsabili delle case di riunione: 1. Utilizzo. I membri della Chiesa usano le case di riunione per rendere il culto; apprendere i principi evangelici; celebrare sacre ordinanze; socializzare; prender parte o assistere a esibizioni musicali, serate danzanti, rappresentazioni teatrali e attività sportive; partecipare ad altre attività che permettano loro di diventare persone migliori. 2. Cura. I membri della Chiesa, i dirigenti e il personale del gruppo gestione immobili condividono la responsabilità di pulire, mantenere e riparare le case di riunione. 3. Protezione. Coloro che utilizzano le case di riunione della Chiesa devono salvaguardarle e prendersi cura della sicurezza degli altri. Organizzazione Uffici amministrativi di area Gli uffici amministrativi di area pianificano, costruiscono, gestiscono le case di riunione, ne curano la manutenzione e sono il contatto principale per tutto ciò che concerne le strutture della Chiesa. Il Dipartimento proprietà immobiliari per le case di riunione presso la sede centrale della Chiesa sviluppa procedimenti e strumenti per coadiuvare gli uffici amministrativi di area nel loro lavoro. Pianificazione di nuove strutture Il personale dell ufficio amministrativo di area gestisce i piani per le necessità connesse alle case di riunione di tutti i pali. Al presidente di palo è chiesto di aggiornare regolarmente le informazioni in merito al suo palo in questi piani. Per quanto riguarda gli spazi per le nuove case di riunione, la presidenza di palo si consulta con l ufficio amministrativo. Costruzione di nuove strutture L ufficio amministrativo di area assegna un project manager che sovrintende ai progetti di costruzione, dalla progettazione al completamento. Durante la progettazione, la presidenza di palo è incoraggiata a consultarsi con il facilities manager [questo titolo sostituisce supervisore delle proprietà immobiliari usato nel Manuale 1 (2010), 8.2.4, 8.3.2, 8.3.6, e nel Manuale 2 (2010), e ] in merito a questioni riguardanti il nuovo edificio. Il facilities manager, inoltre, aggiorna regolarmente i dirigenti locali del sacerdozio sul progresso dei lavori. (Vedere Costruzione di case di riunione a pagina 7). Gestione e manutenzione delle strutture esistenti Il presidente di palo e coloro che sono chiamati ad assisterlo sono responsabili dell utilizzo e della cura delle case di riunione esistenti. Un gruppo gestione immobili locale aiuta ogni palo a gestire ed effettuare la manutenzione delle case di riunione esistenti. La presidenza di palo si rivolge al gruppo gestione immobili per far eseguire riparazioni di grossa entità e interventi di manutenzione ordinaria all edificio. Il gruppo gestione immobili si assicura, inoltre, che le attrezzature e il materiale necessario siano a disposizione dei membri per le pulizie ordinarie. Responsabilità del palo e del rione Vedere Proprietà immobiliari, capitolo 8 del Manuale 1: presidenti di palo e vescovi (2010), per quanto attiene alle responsabilità del palo e del rione in merito alle proprietà immobiliari. 1

7 Utilizzo delle case di riunione Le case di riunione sono dedicate al culto, all istruzione religiosa e ad altre attività della Chiesa. Altri impieghi delle case di riunione sono scoraggiati; tuttavia, durante le emergenze e le calamità, possono essere consentiti. (Vedere il Manuale 1: presidenti di palo e vescovi [2010], 8.4.4). In rare occasioni il presidente di palo può autorizzare gruppi di buona reputazione, non appartenenti alla Chiesa e senza fini di lucro, a utilizzare temporaneamente la casa di riunione o il suo terreno. L utilizzo deve essere in armonia con i sacri scopi dell edificio e, dove applicabile, con la condizione esentasse. Non deve essere in conflitto con le attività programmate della Chiesa, né i dirigenti della Chiesa devono cedere il controllo dell edificio. Le norme della Chiesa dovrebbero sempre essere rispettate sulle proprietà della Chiesa. I gruppi non a scopo di lucro a cui è permesso utilizzare le strutture della Chiesa devono firmare l Accordo di manleva prima dell evento. Una copia del modulo si trova a pagina 11 di questo manuale. L ufficio amministrativo di area può copiare e adattare l accordo secondo le necessità locali. Può anche essere richiesta una polizza assicurativa. Il presidente del palo può contattare l ufficio amministrativo di area se ha domande inerenti all assicurazione. Aerobica e altri programmi di ginnastica Vedere il Manuale 2 L amministrazione della Chiesa [2010], , ). Quadri e illustrazioni Vedere il Manuale 1 Presidenti di palo e vescovi (2010), 8.4.1; Manuale 2 L amministrazione della Chiesa (2010), Evitare i conflitti di interesse I membri delle presidenze di palo e dei vescovati e i rappresentanti di palo delle proprietà immobiliari non devono essere coinvolti in alcuna transazione commerciale in cui forniscano materiale, servizi, beni immobili, opere di costruzione o manutenzione ad alcuna proprietà della Chiesa entro i confini o sotto la giurisdizione del loro incarico ecclesiastico. Non devono sfruttare la loro posizione religiosa per influenzare le transazioni commerciali della Chiesa. Qualsiasi eccezione a questa procedura deve essere approvata per iscritto dall ufficio amministrativo di area o dal Dipartimento immobiliare per le case di riunione presso la sede centrale della Chiesa. Cappella Nelle case di riunione più grandi la cappella è una sala separata destinata ai servizi di culto. Pur dovendo mostrare rispetto in tutte le aree dell edificio, i fedeli dovrebbero essere particolarmente riverenti in cappella. Nelle case di riunione più piccole in cui la sala multiuso è anche adibita a cappella, i dirigenti locali della Chiesa devono enfatizzare e insegnare la riverenza durante i servizi di culto. Le attività ricreative non sono appropriate in cappella, salvo che non si tratti di un area multiuso. Quando si utilizza una sala multiuso per le attività ricreative, non è necessario designarne o isolarne una parte da ritenere più sacra delle altre. Prodotti per la pulizia Il gruppo gestione immobili fornisce tutti i prodotti, il materiale e le attrezzature necessari ai membri per svolgere il loro incarico di pulizia. In ogni casa di riunione il materiale è conservato in un ripostiglio accessibile ai fedeli. Ove possibile, i facilities manager forniscono istruzioni al responsabile delle proprietà immobiliari di palo e di rione sull utilizzo corretto dei prodotti, dei materiali e dell attrezzatura per la pulizia. (Vedere Partecipazione dei fedeli a pagina 4). Computer Vedere il Manuale 2 L amministrazione della Chiesa (2010), Fotocopiatrici Il gruppo gestione immobili è responsabile dell acquisto delle fotocopiatrici per gli uffici di palo e per le biblioteche della casa di riunione. Nelle aree internazionali l acquisto di fotocopiatrici è stabilito in base alle linee guida dell ufficio amministrativo, che si basano sulle necessità dell unità locale. Ove possibile, si raccomanda che le fotocopiatrici siano acquistate con un contratto di manutenzione. Quando sono necessari un intervento o una riparazione non inclusi nel contratto di manutenzione, il gruppo gestione immobili programma il lavoro e si occupa del pagamento. Materiali come carta e toner sono acquistati direttamente dalle unità locali che utilizzano la loro assegnazione di bilancio. Serate danzanti Le serate danzanti si possono tenere nella sala culturale o nella sala multiuso. Dopo una serata danzante, i 2

8 Utilizzo delle case di riunione dirigenti dell organizzazione della Chiesa che hanno allestito l attività (come Giovani Uomini o Giovani Donne), si assicurano che l edificio sia adeguatamente pulito e chiuso. Le case di riunione o altre strutture della Chiesa non devono essere utilizzate per serate danzanti sponsorizzate da terzi, inclusi operatori commerciali. Decorazioni Vedere il Manuale 1 Presidenti di palo e vescovi (2010), Esposizione degli orari delle riunioni domenicali I dirigenti del sacerdozio possono esporre gli orari delle riunioni domenicali all ingresso principale di ogni casa di riunione dove possono essere facilmente visibili. L aspetto e la presentazione del programma devono essere coerenti con l immagine dignitosa di un edificio della Chiesa. Apparecchiature per le comunicazioni in caso di emergenza I rioni e i pali non dovrebbero acquistare o accettare in donazione telefoni satellitari o attrezzature radio amatoriali da usare in caso di emergenza o da installare in una cappella. I dirigenti sono invitati a individuare persone che siano già in possesso di attrezzature proprie e che possano aiutare i rioni e i pali in caso di necessità particolari di comunicazione. Risparmio energetico e delle risorse Vedere il Manuale 1 Presidenti di palo e vescovi (2010), Costi I fedeli non devono pagare alcun costo per l utilizzo delle case di riunioni in caso di ricevimenti di matrimonio, servizi funebri, attività di famiglia, raduni missionari, recital approvati o eventi simili. Aiuole sui terreni delle case di riunione Le unità locali possono scegliere di piantare e curare i fiori sui terreni delle case di riunione. Tutti i costi sono coperti dall assegnazione di bilancio dell unità locale. La piantumazione dei fiori nelle aiuole deve essere coordinata con il facilities manager per assicurare il corretto posizionamento, un adatta composizione, un aspetto confacente e una cura appropriata. Fonte battesimale Quando il fonte battesimale non è in uso, tutte le porte d accesso devono restare chiuse a chiave. Dopo ogni cerimonia battesimale, il fonte deve essere immediatamente svuotato e pulito. Un adulto responsabile deve essere presente durante il riempimento del fonte e rimanere sul posto sino a quando viene svuotato e chiuso. Scuola in casa Anche se la Chiesa incoraggia fortemente l istruzione, le case di riunione non devono essere usate per l istruzione scolastica o della prima infanzia, o per attività didattiche legate alla scuola. Il rispetto di questa direttiva garantirà sicurezza ed eviterà alla Chiesa responsabilità fiscali. Monumenti Statue, monumenti, targhe commemorative o altre opere d arte non vanno poste sulla proprietà della casa di riunione. Questa normativa può non applicarsi a quelle opere esposte da molti anni sulla proprietà di case di riunione già esistenti (vedere anche il Manuale 1 Presidenti di palo e vescovi [2010], 8.4.1, 8.4.9). Alloggio o campo notturno Vedere il Manuale 1 Presidenti di palo e vescovi (2010), Aree di parcheggio I parcheggi delle case di riunioni sono disponibili a tutti i membri della Chiesa e agli ospiti. È presente un certo numero di parcheggi riservati agli invalidi, secondo quanto previsto dalle leggi locali. Gli autocarri, i camper, le roulotte o altri veicoli simili non possono sostare nel parcheggio durante la notte. I parcheggi non possono essere utilizzati per soste prolungate, per lasciare in deposito veicoli privati o commerciali, o per esporre veicoli in vendita. Vedere il Manuale 1 Presidenti di palo e vescovi (2010), 8.4. Pianoforti e organi Gli strumenti musicali sono volutamente situati nei punti in cui possono essere maggiormente utilizzati. Il gruppo gestione immobili programma la manutenzione e l accordatura dei pianoforti e degli organi. Le piccole tastiere portatili, quando non in uso, dovrebbero essere tenute sotto chiave. (Vedere il Manuale 2: l amministrazione della Chiesa [2010], 14.7). 3

9 Cura delle case di riunione Ricevimenti e attività sociali I ricevimenti e le piccole feste dei membri della Chiesa o delle loro famiglie possono essere tenute nelle case di riunione, a patto che non interrompano le regolari attività della Chiesa. Non possono aver luogo la domenica o il lunedì sera. I ricevimenti e le piccole feste possono essere tenuti nella sala culturale o in altre stanze, ma non nella cappella, a meno che questa non sia un area multiuso. La pulizia è responsabilità di chi organizza il ricevimento. Quando le case di riunione sono utilizzate per i ricevimenti e altre piccole feste dei membri della Chiesa o delle loro famiglie, gli utenti non hanno bisogno di firmare l Accordo di manleva. Attrezzatura satellitare e video L attrezzatura satellitare e video della Chiesa viene usata soltanto per scopi non commerciali e legati alla Chiesa, come autorizzato dalla presidenza del palo o dal vescovato. Quando non è in uso, tutta l attrezzatura va custodita sotto chiave. Non può essere portata fuori dell edificio per uso familiare o personale. Area di servizio (cucina) Vedere il Manuale 1 Presidenti di palo e vescovi (2010), Utilizzo condiviso delle proprietà I dirigenti locali non possono concedere il permesso all utilizzo delle proprietà o strutture della Chiesa per scopi che non siano connessi alla Chiesa. Le richieste per tali eventi devono essere presentate tramite il facilities manager all ufficio amministrativo di area. Se viene concesso il permesso, i termini e le condizioni saranno documentati per iscritto in un accordo. Esempi di utilizzo condiviso delle proprietà che richiedono l approvazione includono parcheggi, zone di accesso, cancelli, raccordi, zone di confine e diritti di transito. Rimozione della neve L equipaggiamento motorizzato di proprietà della Chiesa per la rimozione della neve viene fornito a ogni casa di riunione in cui sia necessario. I membri della Chiesa possono utilizzare queste attrezzature per pulire i marciapiedi della casa di riunione. I dirigenti devono permettere l utilizzo solo a fedeli maturi e responsabili, assicurandosi che applichino le dovute precauzioni per la sicurezza. Attività sportive Le attività sportive normalmente svolte all aperto non sono appropriate o approvate per essere svolte all interno di una casa di riunione. Proprietà della chiesa non utilizzate Le proprietà della chiesa non utilizzate non possono essere usate o occupate senza il permesso da parte di un membro della Presidenza dei Settanta o della presidenza di area. In alcune circostanze i fedeli locali possono usare temporaneamente le proprietà della Chiesa non utilizzate per coltivare degli orti. Cura delle case di riunione Le case di riunione della Chiesa devono essere curate in modo che dimostrino la sacralità della loro natura e del loro scopo. I dirigenti locali, i membri e il gruppo gestione immobili condividono la responsabilità di mantenere in ordine e puliti la casa di riunione e il suo terreno. Le istruzioni per i compiti a cura dei fedeli sono impartite dal facilities manager. Partecipazione dei fedeli Ai fedeli è chiesto di assumersi una maggiore responsabilità per la pulizia e la cura delle case di riunione della Chiesa. Lo scopo principale della loro partecipazione è di beneficiare e benedire tutti i fedeli, inclusi i giovani e i meno attivi, offrendo opportunità di servizio. Inoltre rafforza e accresce il rispetto per le case di culto del Signore. La partecipazione dei fedeli è organizzata e portata avanti sotto la direzione della presidenza di palo. Il responsabile delle proprietà immobiliari di palo e il responsabile dell edificio di rione sono chiamati per aiutare a insegnare e coordinare queste responsabilità. (Vedere il Manuale 1: presidenti di palo e vescovi [2010], 8.2). La necessità di pulizie approfondite e di altri lavori viene ridotta al minimo se coloro che utilizzano la struttura usano sempre saggezza, attenzione, cura, premura e rispetto e puliscono dove sporcano. Un responsabile dell edificio di rione è chiamato in ogni rione per assistere il vescovato con le necessità 4

10 Cura delle case di riunione relative all edificio. Il responsabile dell edificio di rione organizza e, dove possibile, supervisiona le pulizie settimanali. A tutti i membri dovrebbe essere data la possibilità di partecipare. Ciò viene eseguito con maggiore efficienza affidando degli incarichi piuttosto che confidando nei volontari. I giovani uomini e le giovani donne sono invitati a partecipare con le loro famiglie, con i loro quorum o le loro classi. Può presentarsi la necessità che alcuni compiti, come la rimozione della neve, debbano essere svolti di domenica. Ai giovani non dovrebbe essere affidata la responsabilità di chiudere l edificio di notte o di far funzionare attrezzature a motore, come gli spazzaneve o i tosaerba. Il facilities manager si incontra, secondo necessità, con la presidenza di palo e il responsabile delle proprietà immobiliari di palo per correlare i programmi di pulizia e offrire il supporto necessario. Gruppo gestione immobili Il facilities manager è il contatto principale per tutti i problemi e i lavori che riguardano l edificio. I dirigenti del sacerdozio lavorano a stretto contatto con il facilities manager per assicurare che gli edifici della Chiesa siano adeguatamente curati e che i problemi siano risolti. Seguono alcune responsabilità del facilities manager: Sviluppare e gestire il piano annuale per gli immobili. Svolgere il lavoro programmato, come manutenzione e pulizia a fondo. Svolgere il lavoro non programmato, come le riparazioni. Sostenere i dirigenti di palo e di rione mentre sviluppano e attuano il programma di partecipazione dei fedeli. Ispezioni delle case di riunione I dirigenti locali e i facilities manager hanno la responsabilità di assicurare che le case di riunione siano pulite, ordinate e ben tenute. Il facilities manager svolge una regolare ispezione di ogni casa di riunione e ne riporta i risultati tramite gli strumenti previsti dalla sede centrale della Chiesa. Anche il responsabile delle proprietà immobiliari di palo o la persona da lui incaricata esegue regolarmente un ispezione dell edificio della casa di riunione e riferisce i risultati ai dirigenti del sacerdozio locali e al facilities manager. Quest ispezione si concentra sulla pulizia e ha lo scopo di aiutare i dirigenti del sacerdozio nell amministrazione del programma di partecipazione dei fedeli. Ripostiglio In ogni casa di riunione è previsto un ripostiglio in cui custodire le attrezzature e i prodotti per la pulizia accessibili per l uso da parte dei fedeli. Il gruppo gestione immobili allestisce tale ripostiglio, lo rifornisce e lo mantiene in efficienza. (Vedere Prodotti per la pulizia a pagina 2). Manutenzione ordinaria e riparazioni I sistemi e gli impianti delle case di riunione richiedono una manutenzione ordinaria per ottenere la massima durata di ogni elemento e per prevenire guasti o rotture premature. Il facilities manager programma questi interventi e si adopera affinché le parti guaste o usurate vengano riparate o sostituite prontamente. I dirigenti locali avvisano il facilities manager quando notano la necessità di una riparazione. Il responsabile delle proprietà immobiliari di palo dà istruzioni ai responsabili dell edificio di rione su come risolvere i problemi che si presentano durante una riunione o quando il gruppo gestione immobili non è normalmente disponibile. Piano annuale per gli immobili I facilities manager propongono e programmano le sostituzioni o le migliorie con almeno un anno di anticipo in seno al piano annuale per gli immobili. Essi, inoltre, analizzano i costi operativi e stabiliscono il bilancio operativo. Quando sviluppa il piano annuale per gli immobili, il facilities manager si incontra con il presidente di palo o un suo delegato per riesaminare e controllare i problemi inerenti agli edifici e le migliorie necessarie. Le migliorie o le altre modifiche avvengono solo quando è necessario cambiare o aggiornare la funzione dell edificio esistente. La componentistica e gli arredi della casa di riunione sono sostituiti solo quando soddisfano i criteri per la sostituzione. Case di riunione vetuste Quando adeguatamente curate, le case di riunione più vetuste continuano a essere belle e confortevoli e offrono l immagine desiderata di dignità e riverenza senza dover subire ampie ristrutturazioni. Un usura ragionevole è accettabile quando gli edifici mostrano appropriata manutenzione, pulizia e cura. Gli edifici più vetusti sono esempi architettonici del loro tempo e non hanno bisogno di essere ristrutturati per apparire come le moderne case di riunione. Tuttavia, se circostanze eccezionali ne richiedono la modifica, i risultati devono essere in armonia con il carattere originale dell edificio. 5

11 Protezione delle case di riunione Protezione delle case di riunione Non va tralasciato nulla affinché ogni casa di riunione sia sicura e protetta. Coloro che utilizzano le case di riunione della Chiesa devono essere istruiti sulle adeguate procedure di sicurezza, incluso il modo in cui tenerle al sicuro. Procedure d emergenza I dirigenti locali del sacerdozio devono fare dei piani per rispondere alle varie emergenze che possono verificarsi nella casa di riunione. Devono poi utilizzare questi piani per addestrare altre persone in merito alle procedure di emergenza e per farvi riferimento nei momenti di crisi. I dirigenti devono anche sapere come chiudere l acqua, l energia elettrica, il gas o il gasolio. Il facilities manager si occupa dell addestramento su queste procedure. Il facilities manager deve preparare una piantina per ogni edificio in cui è indicata la posizione dei telefoni, del pannello elettrico principale, delle valvole del gas (o gasolio) e dell acqua, degli estintori e della cassetta di primo soccorso. Prevenzione incendi Il rischio d incendi è ridotto se tutti coloro che utilizzano la casa di riunione prendono le giuste precauzioni. Il seguente elenco include alcuni suggerimenti sulle misure di prevenzione: Tenere tutti i materiali infiammabili incluso legno, prodotti di carta, prodotti chimici e simili lontano dallo scaldabagno, fuori dal locale caldaia, dagli spazi meccanici e dai tunnel di passaggio delle forniture. Non conservare nei ripostigli, negli armadi e in altre aree d immagazzinamento cumuli di materiale infiammabile. Evitare di utilizzare stufette. Non lasciare incustodite in cucina pentole utilizzate per riscaldare il cibo o per bollire l acqua. Inoltre, quando si usano le decorazioni, si devono seguire le norme e le normative locali antincendio. Il facilities manager può fornire queste informazioni. Chiavi della casa di riunione Il gruppo gestione immobili fornisce le chiavi della casa di riunione ai dirigenti di palo. I vescovati distribuiscono le chiavi ai dirigenti di rione secondo le direttive del palo. Ogni vescovato registra chi ha le chiavi e ne consegna una copia al responsabile delle proprietà immobiliari di palo. I fedeli, a seguito del rilascio dal loro incarico per cui era richiesto che avessero le chiavi dell edificio, sono tenuti a restituirle. Denaro Il denaro non deve mai essere lasciato incustodito o di notte nella casa di riunione. Rapporto di danni e lesioni I dirigenti di palo e rione devono tempestivamente riferire al facilities manager qualsiasi danno alla casa di riunione o lesione personale che ha luogo sulle proprietà della chiesa. Se si verificano lesioni personali gravi sulle proprietà della Chiesa, seguire le istruzioni per il rapporto sugli incidenti riportate nel Manuale 2 L amministrazione della Chiesa (2010), Procedure per la sicurezza e la chiusura degli edifici I dirigenti della Chiesa devono prendere in considerazione la messa in atto di un programma stabilito dal palo per l orario di chiusura delle case di riunione e le procedure di messa in sicurezza. Queste procedure devono essere seguite ogni sera subito dopo l orario di chiusura stabilito. I dirigenti del sacerdozio possono incaricare delle persone che, per ridurre il pericolo personale, si occupino in coppia di chiudere a chiave l edificio. La procedura di messa in sicurezza implica che nessuna persona non autorizzata rimanga nell edificio, che tutte le luci siano spente e che le porte e le finestre siano chiuse. Ai membri della Chiesa che hanno accesso alla casa di riunione fuori orario è richiesto di chiudere a chiave le porte esterne e tutte le finestre quando arrivano o quando vanno via. Le aule o altre stanze che non contengono materiali di valore non devono essere chiuse a chiave. I dirigenti del sacerdozio devono assicurarsi che i computer, le fotocopiatrici e le attrezzature audiovisive siano custodite in stanze o magazzini chiusi a chiave. Inoltre, i computer e il materiale elettronico devono essere contrassegnati come proprietà della Chiesa, e occorre tenere un elenco dei modelli e dei numeri di serie. 6

12 Costruzione di case di riunione Costruzione di case di riunione Valutazione della necessità di una nuova casa di riunione I fattori che incidono sulla necessità di programmare una futura casa di riunione includono (1) le caratteristiche delle tipiche unità della Chiesa nella zona, (2) le modalità e il tasso di crescita del passato, (3) la crescita prevista, (4) la preventivata divisione di unità e (5) la grandezza, l ubicazione e l estensione dell edificio attualmente in uso. Opzioni per ottenere ulteriore spazio L ufficio amministrativo di area prende in considerazione diverse opzioni per stabilire qual è il modo più appropriato per soddisfare la necessità di avere ulteriore spazio per una casa di riunione. Queste opzioni includono (1) la modifica dei programmi dell unità locale, (2) la condivisione dello spazio con altre unità della Chiesa in case di riunione esistenti, (3) la riconfigurazione di spazio esistente nella casa di riunione, (4) l ampliamento di una casa di riunione esistente, (5) spazi presi in affitto, (6) acquisto di un edificio esistente o (7) costruzione di una nuova casa di riunione. I dirigenti locali della Chiesa non sono autorizzati a negoziare l acquisto o l affitto di proprietà o ad assumersi qualsiasi impegno che obblighi l esborso di fondi generali della Chiesa. Utilizzo massimo degli edifici mediante la condivisione Tutte le case di riunione che si trovano a una distanza ragionevole da un rione devono essere occupate sino al massimo della capacità stabilita prima che vengano presi in considerazione nuovi locali. Quando necessario, le presidenze di palo, in consultazione con un membro della Presidenza dei Settanta o della presidenza di area, possono concedere a un rione l utilizzo della casa di riunione di un palo adiacente. Se necessario, più pali possono utilizzare lo stesso centro di palo. Master plan per le future case di riunione L ufficio amministrativo di area tiene e aggiorna regolarmente un master plan per la necessità di future case di riunione e l acquisto di siti. A ogni presidenza di palo è chiesto di fornire periodicamente informazioni aggiornate per il master plan. In queste occasioni, la presidenza di palo raccomanda l acquisto di futuri siti e la costruzione di nuove case di riunione. Acquisizione di proprietà immobiliari destinate a case di riunione Acquisto di proprietà immobiliari Il personale della sede centrale della Chiesa o dell ufficio amministrativo di area, a seconda dei casi, gestisce tutte le trattative per l acquisto quando i piani approvati indicano la necessità di un nuovo sito per una casa di riunione. Donazione di proprietà immobiliari La Chiesa è selettiva nell accettare donazioni di proprietà immobiliari. Se qualcuno volesse donare degli immobili alla Chiesa perché siano utilizzati come casa di riunione, i dirigenti locali del sacerdozio devono rivolgersi all ufficio amministrativo di area. I dirigenti locali non accettano o rilasciano ricevute per le proprietà donate. Le donazioni di immobili o i lasciti devono essere fatti senza stipulare condizioni sul loro utilizzo o sulla loro destinazione. Costruzione di una casa di riunione Progetti standard approvati Il comitato della Chiesa per il bilancio e gli impegni di spesa approva i piani standard per le case di riunione. Una casa di riunione dovrebbe fornire un immagine dignitosa e riverente, offrendo ai membri della Chiesa strutture adeguate per partecipare ai programmi approvati della Chiesa. I piani, le specifiche e le procedure operative necessari a supportare i piani standard sono prodotti in base alle direttive e all approvazione del Vescovato Presiedente e del Dipartimento immobiliare per le case di riunione. Gli edifici che rientrano nel piano standard vengono costruiti senza inutili alterazioni. (Vedere il Manuale 1: presidenti di palo e vescovi [2010], ). Sviluppo progetto Una volta soddisfatti tutti i criteri per la costruzione di una nuova casa di riunione e una volta che una proposta di progetto di costruzione è stata approvata, inserita nel piano annuale, finanziata e programmata, il progetto per la casa di riunione passa alla fase di sviluppo del progetto. Al momento opportuno, in corso di realizzazione, il project manager, in consultazione con il facilities manager, incontra la presidenza di palo per riesaminare e scegliere tra gli stili disponibili nei piani standard. Si può anche valutare la possibilità di tenere una cerimonia del 7

13 Affitto di edifici primo colpo di piccone. Il facilities manager, durante tutto il processo di sviluppo, aggiorna periodicamente la presidenza di palo. Progetto di costruzione Quando la fase di sviluppo del progetto è completa, l ufficio amministrativo assegna il contratto edilizio. Con l aiuto del facilities manager, il project manager organizza una riunione con i dirigenti del palo e l imprenditore edile prima di dare il via alla costruzione. I presenti alla riunione riesaminano i loro rispettivi ruoli, scelgono i colori definitivi e i mobili, e rivedono le scadenze del progetto. Consegna della casa di riunione Quando il progetto è completato, il project manager consegna ufficialmente l edificio o l ampliamento al facilities manager. Il facilities manager programma e gestisce la pulizia a fondo dell edificio, svolge le procedure di manutenzione e si occupa di tutto quanto è necessario per prepararlo all uso. Il facilities manager tiene una riunione di orientamento con spiegazioni dettagliate per i dirigenti locali. Dà le istruzioni iniziali sui vari impianti dell edificio al rappresentante delle proprietà immobiliari di palo e al rappresentante dell edificio di rione. Riesamina i programmi per la pulizia e la partecipazione dei fedeli (vedere Partecipazione dei fedeli a pagina 4) e consegna le chiavi ai dirigenti locali. Dedicazione Il project manager invia il modulo Application for Meetinghouse Dedication (32020) [Richiesta per la dedicazione di casa di riunione] alla presidenza di palo prima del completamento del progetto di costruzione. (Vedere il Manuale 1: presidenti di palo e vescovi [2010], 8.4.3). Affitto di edifici Affitto di spazio come casa di riunione Per l affitto di nuove case di riunione, i dirigenti locali si consultano con il direttore della pianificazione di area per stabilirne i requisiti. Le spese di affitto vengono pagate dal bilancio operativo del gruppo gestione immobili. Per il rinnovo dell affitto delle case di riunione, i dirigenti locali si consultano con il facilities manager che ne agevolerà la richiesta. Per gli affitti che durano uno o più anni, si utilizza il modulo Richiesta per edificio in affitto. Il modulo Richiesta di affitto temporaneo viene utilizzato per gli affitti che durano meno di un anno. Un affitto temporaneo può essere necessario quando le case di riunione esistenti non possono ospitare i rioni durante la ristrutturazione. L ufficio amministrativo di area discute tutti i termini per i contratti di affitto. Affitto di spazio temporaneo Le strutture temporanee possono essere affittate a spese della Chiesa quando lo spazio disponibile nelle case di riunione non è sufficiente ad accogliere le attività di palo, come le conferenze di palo e regionali, le riunioni al caminetto, gli sport al coperto o le attività multiculturali. Prima di prendere in affitto delle strutture, devono essere prese in considerazione soluzioni alternative, inclusi sessioni multiple o l uso della tecnologia (come circuito chiuso, trasmissioni in Internet o satellitari). Se una struttura temporanea diventasse necessaria, i dirigenti locali si consultano con il facilities manager per preparare i documenti necessari. Una volta pronti, il facilities manager invia l accordo e il modulo di Richiesta di affitto temporaneo all ufficio amministrativo di area. Le richieste vanno inviate con largo anticipo. Quando si seguono queste procedure, le spese di affitto vengono pagate con i fondi generali della Chiesa. Le strutture affittate per attività sportive all aperto vengono pagate localmente. 8

14 Gestione delle proprietà per le attività ricreative Gestione delle proprietà per le attività ricreative Le proprietà della Chiesa per le attività ricreative sono dotate di uno spazio dedicato alle attività all aperto. Lo scopo principale delle proprietà ricreative è quello di aiutare i membri della Chiesa e gli ospiti a sentire lo Spirito mentre svolgono attività ricreative sane e sicure. La Chiesa possiede tre tipi di proprietà ricreative: 1. Padiglioni (solo Stati Uniti e Canada) 2. Campi sportivi multiuso (solo Stati Uniti e Canada) 3. Campi per le attività ricreative I pali possono richiedere di acquistare e sviluppare nuove proprietà ricreative quando è presente un bisogno effettivo. I presidenti di palo lavorano insieme al personale di area per la pianificazione per presentare la richiesta alla presidenza di area o ai membri della Presidenza dei Settanta assegnati all area. Le proprietà ricreative sono sviluppate secondo le caratteristiche e i piani standard stabiliti dalla Chiesa. L utilizzo delle strutture della Chiesa da parte delle organizzazioni della comunità, delle imprese commerciali e di altri utenti è limitato. (Vedere il Manuale 2: l amministrazione della Chiesa [2010], 21.2). Prima di inviare una richiesta per l acquisto o lo sviluppo di un padiglione, un campo sportivo multiuso o un campo ricreativo, le unità locali sono incoraggiate a utilizzare strutture pubbliche o private. Nel caso in cui vi siano strutture di proprietà della Chiesa a una distanza ragionevole, esse andrebbero sfruttate appieno prima di richiederne delle altre. I pali non dovrebbero riscuotere alcun pagamento dai membri della Chiesa per l utilizzo dei padiglioni o dei campi sportivi. Tuttavia, quote d iscrizione ai campi per le attività ricreative possono essere raccolte per coprire i costi di manutenzione, di riparazione e per le migliorie. Campi per le attività ricreative Nuovi campi per le attività ricreative Le richieste di fondi della Chiesa per acquistare o sviluppare un campo per le attività ricreative vengono inviate tramite il direttore degli affari temporali. I fondi generali della Chiesa vengono richiesti solo quando sono soddisfatti i criteri di idoneità e di sviluppo. Pali senza campi per le attività ricreative La presidenza di area o un membro della Presidenza dei Settanta può assegnare i pali che non hanno proprietà per attività ricreative ai campi di proprietà della Chiesa, in base alle necessità, alla vicinanza e all utilizzo di tale proprietà. Deve anche essere presa in considerazione la possibilità di utilizzare campi pubblici o privati. I pali a cui non è assegnato un campo per le attività ricreative possono organizzarsi con altri pali per utilizzare il loro campo a un costo ragionevole (vedere Finanze a pagina 9). Finanziamento dei campi per le attività ricreative già esistenti Un facilities manager è assegnato a ogni campo ed è direttamente responsabile di tutte le strutture del campo stesso. Il processo di finanziamento fa parte del piano annuale e include i fondi per le sostituzioni, le migliorie, gli interventi e la manutenzione. Gestione e manutenzione I campi sono sottoposti a ispezione almeno due volte l anno per stabilirne le necessità e identificare le problematiche della sicurezza. I campi e le aree boschive devono essere ispezionati anche dopo ogni evento climatico significativo, come forti venti, pioggia intensa o neve. Negli Stati Uniti e in Canada, le risorse per effettuare ispezioni e manutenzioni sono accessibili tramite richiesta ai Servizi risorse naturali della sede centrale della Chiesa. I campi per le attività ricreative presi in affitto vengono sottoposti ad ampliamenti e manutenzione minimi, a meno che non sia stato stipulato un contratto a lungo termine che può giustificare l investimento. Vendita o affitto di campi già esistenti per le attività ricreative Le presidenze di palo che desiderano vendere o dare in affitto i campi di proprietà devono rivolgersi all ufficio amministrativo di area. I campi per le attività ricreative di proprietà non devono essere acquistati, venduti o dati in affitto senza l approvazione della Chiesa. 9

15 Gestione delle proprietà per le attività ricreative Amministrazione La presidenza di area o un membro della Presidenza dei Settanta nomina un presidente di palo agente per sovrintendere all amministrazione del campo. Il presidente di palo agente dovrebbe risiedere nella stessa area ecclesiastica in cui si trova la proprietà. Esenzione fiscale L esenzione fiscale per la proprietà di campi deve essere preservata. La proprietà non deve essere utilizzata per scopi commerciali o politici o per produrre redditi maggiori di quelli necessari per la sua gestione, manutenzione o riparazione. Se il governo locale in cui si trova la proprietà del campo per le attività ricreative non concedesse l esenzione fiscale, le tasse saranno pagate dalla sede centrale della Chiesa. Finanze Negli Stati Uniti e in Canada, il palo agente amministra le finanze del campo utilizzando un conto corrente della Chiesa separato e un conto di deposito locale istituito tramite i Servizi di tesoreria presso la sede centrale della Chiesa. Il palo agente non prende accordi direttamente con la banca per il conto corrente o di deposito. Il conto corrente viene utilizzato per provvedere al pagamento di quanto necessario per il programma del campo. Il conto di deposito viene usato per le quote di iscrizione e le imposte dovute. Nelle aree fuori degli Stati Uniti e del Canada, il presidente di palo agente contatta il personale di area per le finanze per ricevere istruzioni su come aprire i conti. Il revisore del palo agente si occupa delle revisioni utilizzando il modulo Recreation Camp Audit (PD ). Il presidente del palo agente riesamina tutto attentamente e approva tutte le entrate e le uscite. Se un campo per le attività ricreative genera delle entrate dalle risorse naturali, il presidente del palo agente coordina quest attività tramite i Servizi risorse naturali della Divisione servizi immobiliari presso la sede centrale della Chiesa (negli Stati Uniti e in Canada) o l ufficio di area (fuori degli Stati Uniti e del Canada). Tali entrate vengono depositate nei fondi generali della Chiesa. I membri della Chiesa possono contribuire a coprire i costi di manutenzione, riparazione o dei lavori di miglioria dei campi per le attività ricreative donando mano d opera, materiali o l uso di attrezzature. I dirigenti della Chiesa non devono organizzare eventi speciali per la raccolta di fondi per pagare spese relative alle migliorie del campo. Erogazione acqua potabile Su tutte le proprietà della Chiesa, i sistemi idrici di acqua potabile che derivano da pozzi o sorgenti private (che non siano del sistema idrico municipale o della comunità) sono costruiti, fatti funzionare e gestiti secondo le normative legali e i principi stabiliti dalla Chiesa. L acqua deve essere campionata ed esaminata secondo gli standard di qualità in conformità ai requisiti regolatori e alle migliori pratiche di gestione. Se la qualità dell acqua potabile non corrisponde a questi standard, occorre contattare i Servizi risorse naturali della Chiesa per ricevere ulteriori istruzioni. Attrezzature e veicoli Di solito, la sede centrale della Chiesa non fornisce né si occupa della manutenzione delle attrezzature o dei veicoli. Se necessarie, le attrezzature speciali vengono affittate a spese del palo, fornite dai membri del palo o acquistate tramite l assegnazione di bilancio dell unità locale o il contributo degli utenti. Custodi Nel passato alcuni pali hanno assunto dei custodi per i campi. Questa pratica è cessata. Se vi è necessità di custodi a tempo pieno, i presidenti di palo possono chiamare dei missionari di servizio della Chiesa per ricoprire tale posizione. I missionari di servizio della Chiesa sono messi a parte dai loro rispettivi vescovi. Per avere ulteriori informazioni sulla chiamata dei missionari di servizio della Chiesa, vedere il Manuale 1: presidenti di palo e vescovi (2010),

16 Accordo di manleva Utilizzatore della proprietà: Locazione o descrizione della proprietà: Proprietà da usare unicamente a scopo di: Date in cui sarà usata la proprietà: Orari in cui sarà usata la proprietà: Compagnia dell assicurazione di Responsabilità civile: Numero della polizza: Massimale unico per lesioni personali e danni alla proprietà: Considerato il permesso concesso dalla Corporation of the Presiding Bishop of The Church of Jesus Christ of Latter-day Saints o da un altro proprietario collegato ad essa (il Proprietario ) di servirsi della summenzionata proprietà, l Utilizzatore si assume e accetta, nei limiti più ampi consentiti dalla legge, tutti i rischi di lesioni personali e ad ospiti, invitati, e autorizzati, sia alla persona o alla proprietà, quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, qualsiasi lesione causata dalle condizioni della proprietà, dall uso della proprietà da parte dell Utilizzatore, o dovute a colpa lieve del Proprietario. L Utilizzatore userà la proprietà per gli usi summenzionati e non per altri scopi, salvo previa autorizzazione per iscritto del Proprietario per un uso diverso. L Utilizzatore riparerà sollecitamente qualsiasi danno alla proprietà o alle migliorie ivi situate apportate dal Proprietario causato dall uso o Data: dall ingresso nella proprietà a cura dell Utilizzatore o dai suoi ospiti, invitati o dalle persone da lui autorizzate. L Utilizzatore conviene inoltre, nei limiti più ampi consentiti dalla legge, d indennizzare, manlevare e difendere il Proprietario, le persone collegate ad esso, i membri, i mandatari, il personale di servizio, i dipendenti, i funzionari e i rappresentanti (gli Indennizzati ) da qualsiasi e tutte le pretese rivendicative per lesioni o danni, sia alla persona sia alla proprietà, compresi i danni o le lesioni causate per colpa lieve degli Indennizzati, che siano sorti o che si adduce siano sorti in seguito alle condizioni della proprietà o all uso della proprietà a cura dell Utilizzatore, degli ospiti, degli invitati o delle persone autorizzate dall Utilizzatore. Il Proprietario non concede alcuna dichiarazione o garanzia in merito all adeguatezza della proprietà per un qualsivoglia scopo particolare. L Utilizzatore accetta la proprietà così com è. Il sottoscritto riconosce e conviene che l Utilizzatore ha al momento in vigore l assicurazione di Responsabilità civile descritta sopra e che la manterrà in vigore, con il Proprietario designato come ulteriore assicurato, e che il sottoscritto ha la capacità legale per perfezionare l accordo e perciò vincolare l Utilizzatore. Il presente accordo è governato in accordo con le leggi dello Stato dello Utah, ad esclusione delle norme in materia di diritto internazionale privato. L invalidità o inapplicabilità di un qualsiasi articolo del presente accordo non si ripercuoterà sulla validità e l applicabilità di un altro articolo del detto accordo. In caso di causa per far valere il presente accordo, la parte vincente avrà diritto al rimborso di ragionevoli costi, comprese le spese legali. Utilizzatore della proprietà: Da: Titolo: 1998, 2009 IRI. Tutti i diritti riservati. Printed in the USA. 2/09. 2/09. Traduzione di Hold Harmless Agreement. Italian. PD