La parola ARCHIVIO è uno spazio dentro il quale porre a proprio piacimento delle lettere che diano, come esse siano disposte, il risultato

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1 La parola ARCHIVIO è uno spazio dentro il quale porre a proprio piacimento delle lettere che diano, come esse siano disposte, il risultato desiderato. DG

2 Wynkyl Web Wynkyl Web è una società che, dopo anni di successi nel campo dell outsourcing logistico, si orienta verso un aspetto del Workflow aziendale che non concerne il core-business, ovvero il Document Management. L'esperienza maturata sul campo permette a Wynkyl Web di mantenere elevati standard di flessibilità, dinamicità ed orientamento alle esigenze archivistiche del Cliente. Wynkyl Web propone una sincera Partnership che attraverso le proprie capacità e competenza possa apportare significativi cambiamenti nella gestione delle attività che non hanno valore aggiunto ma che invece rappresentano degli ostacoli nel quotidiano svolgimento del proprio Lavoro, tramutandoli in carte vincenti per il proprio Business. Avvalendosi della più recente innovazione tecnologica, Wynkyl Web riesce ad offrire al Cliente un ampio ventaglio di servizi che, a seconda delle singole necessità, garantiranno una significativa implementazione della produttività del proprio business, riuscendo a valorizzare il patrimonio documentale del cliente con continua assistenza e supporto professionale. CHI SIAMO Spazio, Tempo, Risorse, BASTA CON GLI SPRECHI. Il nostro slogan, la nostra missione. affidando la tua archiviazione a Wynkyl web, queste tre parole assumeranno un nuovo significato. SPAZIO, RECUPERATO - TEMPO, RISPARMIATO - RISORSE, MEGLIO IMPIEGATE.

3 Studi sul Workflow documentale Tutti i procedimenti che circondano un documento sono stati calcolati in insiemi di attività legate alla vita dei documenti: la formazione del documento (una persona fisica che produce un atto), la sottoscrizione (qualcuno che lo approva) il trattamento, registrazione, invio e infine la conservazione; per un totale del 2% del Pil nazionale (non vengono considerate le attività amministrative rappresentate nel Documento). In tutto il mondo vengono stampate più di 100 miliardi di pagine in un anno, di cui, il 20% è cestinato subito (20 miliardi di fogli). La vita media del 30% delle pagine è di 30 minuti (30 miliardi di pagine). Il tutto, per un valore di 1 miliardo di euro. Wynkyl Web dopo aver individuato le problematiche esistenti e definito lo scenario complessivo del Sistema Archivio dell azienda, evidenzia alcune possibili aree di intervento, tenendo conto delle esigenze operative, della logica di archiviazione e delle necessità di consultazione del cliente, sviluppa e progetta la riorganizzazione del sistema di gestione dell archivio ottimizzando i flussi documentali e le procedure di archiviazione. Wynkyl Web, Vi porterà direttamente nel futuro rendendovi pronti alle nuove esigenze che il mercato richiederà.

4 I Nostri servizi A seconda delle tipologie di necessità Wynkyl Web propone diverse soluzioni: GESTIONE ARCHIVI - Custodia dell archivio cartaceo sia storico che corrente; - Re-engineering on-site della Gestione dell archivio; - Fornitura di software gestionali progettati ad-hoc per le singole realtà; - Consulenza logistica; - Fornitura di servizi integrati via web per la gestione dell archivio; - Archiviazione ottica dell'archivio; - Servizio di macero con emissioni di relative certificazioni; - Predisposizione all archiviazione sostitutiva e dematerializzazione documentale. GRAFICA E PRESTAMPA - Studio e realizzazione logotype; - Immagini coordinate aziendali (biglietti da visita, carta intestata; blocchi per appunti, moduli di fattura e D.D.T., buste, etc.); - Brochure, depliants, presentazioni aziendali, packagin, espositori; - Cartellonistica in genere, striscioni, nastri adesivi personalizzati; - Progettazione e realizzazione siti web (dinamici o statici). I SERVIZI Wynkyl Web Vi porterà direttamente nel futuro rendendovi pronti alle NUOVE esigenze che il mercato richiederà.

5 Gestione archivi La custodia dell archivio cartaceo si sviluppa in più fasi operative: RITIRO DELLA MERCE Wynkyl Web provvederà, attraverso proprio personale autorizzato, al ritiro e al trasporto degli stessi e presso il magazzino di Pero. Per il trasferimento e la conservazione della documentazione verranno utilizzati contenitori antipolvere, dalla Wynkyl Web appositamente progettati per preservare l integrità fisica del materiale cartaceo. Tali contenitori hanno la finalità di garantire la corretta conservazione della documentazione contenuta all interno, con l obiettivo di proteggere quest ultima dall azione della luce e di eventuali agenti patogeni quali ad esempio la polvere. ARRIVO DELLA MERCE IN MAGAZZINO All arrivo della merce in magazzino, le scatole vengono riposte in una zona di accettazione dove il personale autorizzato metterà in opera le procedure atte alla predisposizione del materiale per la lavorazione in ufficio. Vengono affisse su ogni scatola e su ogni faldone (o cartella) delle etichette riportanti un codice a barre che identificherà univocamente l unità archivistica.

6 ... INDICIZZAZIONE E STOCCAGGIO L archivio viene quindi catalogato all interno di un database associando all entità minima di archiviazione (ovvero la suddivisione interna dei faldoni o delle cartelline) un altro codice. Verrà applicato come pagina iniziale un foglio neutro con stampato un codice a barre che identificherà univocamente l articolo, garantendo cosi il massimo rispetto della privacy coprendo il contenuto del materiale in lavorazione. Attraverso l utilizzo di apparecchiature dedicate, verrà assegnato ad ogni articolo un faldone di residenza, e al faldone verrà data l appartenenza ad una scatola. Questa scatola verrà quindi riposta nella apposita scaffalatura registrandone le coordinate all interno del magazzino. I dati sin qui elaborati vengono salvati su un server dedicato su cui avviene un backup giornaliero. ACQUISIZIONE OTTICA E ARCHIVIAZIONE DIGITALE I documenti prima di essere stoccati all interno del magazzino vengono predisposti e preparati all acquisizione ottica tramite scanner professionali. Se richiesto verrà abbinato ad ogni articolo (entità minima di archiviazione) un immagine pdf che risiederà anch essa nel server di Wynkyl Web. Vi è quindi la possibilità di essere preparati all'archiviazione sostitutiva e alla dematerializzazione documentale.

7 ... SERVIZI WEB Attraverso l utilizzo del sito web, il cliente potrà accedere ai servizi che Wynkyl Web propone. Entrando nell area privata clienti, vi è la sezione dedicata alla ricerca dei documenti da noi lavorati e resi disponibili. Un motore di ricerca guiderà il cliente a recuperare le pratiche di cui ha bisogno. Mantenendo quindi il criterio di ricerca originario sarà semplicissimo reperire in tempo reale quel documento che altrimenti sarebbe costato ore di ricerca, magari in locali non accoglienti. Si potrà dunque scaricare il file in formato PDF per poterlo visionare inoltrare ad un collega. Si potrà richiedere la digitalizzazione dello stesso, che avverrà in tempo reale e il relativo inoltro da parte di Wynkyl Web via telematica oppure se si necessita dell originale c è la possibilità di farselo consegnare presso il proprio domicilio nell arco di 24 ore o in 4 ore se questo documento è di fondamentale importanza. Quindi, oltre a liberare quegli spazi che prima erano sede di un archivio, ora potranno essere riutilizzati per altri scopi, e il tempo perduto per il difficile recupero dei documenti potrà essere investito per altre attività.

8 ... SERVIZI DI MACERO In tema di privacy, il testo unico 196/03 regolamenta i termini entro i quali il Titolare dei dati deve renderli inintelleggibili una volta ultimati i termini entro i quali era accordato il trattamento degli stessi. Wykyl Web, attraverso partnership con Società leader nel settore, garantisce al Cliente un servizio di smaltimento e distruzione certificata secondo gli standard DIN differenziando il grado di macerazione a seconda della sensibilità dei documenti trattati. Wynkyl Web, una volta avvenuta la macerazione, rilascerà i relativi certificati che ne comproveranno l avvenuta distruzione in sicurezza. Wynkyl Web, garantisce al cliente la possibilità di gestire le richieste di macerazione attraverso il web.

9 Wynkyl web dal cliente Se il recupero degli spazi non è una necessità della vostra Azienda o del vostro Studio, ma credete che il Document Management possa essere ottimizzato e, al tempo stesso possa diventare un punto di forza del vostro business creando valore aggiunto per i vostri clienti, Wynkyl Web vi propone diverse soluzioni affinché ciò che prima era un no-core business lo diventi. RE-ENGINEERING DEGLI SPAZI Wynkyl Web è in grado di adattare la propria struttura logistico-informatica alle singole realtà che il cliente può avere. Installando i sistemi software ed hardware Wynkyl Web, il cliente potrà beneficiare della gestione ottimizzata del proprio archivio. GESTIONE ARCHIVI ANORC Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione Sostitutiva Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione Sostitutiva ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA E DEMATERIALIZZAZIONE (A.N.O.R.C.) Wynkyl Web è socio fondatore della A.N.O.R.C., una associazione nata con lo scopo di promuovere la de-materializzazione cartacea e l archiviazione sostitutiva. Già ora è infatti possibile convertire il proprio archivio cartaceo in bit, avvalendosi della tecnologia informatica come strumento per implementare l efficienza della propria attività lavorativa.

10 Come ottimizzare il document management Aumentare la produttività e ridurre il sovraccarico di informazioni offrendo ai propri collaboratori la possibilità di trovare contenuti rilevanti in un ampia gamma di archivi e formati, offrendo risultati della ricerca fruibili nel rispetto delle autorizzazioni di protezione, ora è possibile! Un servizio creato per le esigenze aziendali. Grazie alla flessibilità ed alla potenza di SharePoint è possibile offrire soluzioni tecnologicamente avanzate e sicure. Attraverso l utilizzo di un software altamente flessibile è possibile offrire i migliori risultati sfruttando una razionale reperibilità delle informazioni. I documenti da catalogare vengono inviati presso un nostro centro, scannerizzati, trasformati in pdf, qualora vengano previsti vengono caricati dei metadati e/o keyword per creare viste e per migliorare l indicizzazione. I documenti vengono caricati sul portale e l indice del motore di ricerca viene aggiornato. Il portale è accessibile via internet in modalità protetta (SSL) ed accessibile solo tramite utilizzo di credenziali di autenticazione. Il portale prevede inoltre anche una profilazione ( chi può vedere cosa ). UNIVERSO WYNKYL web COME FUNZIONA

11 ... MODALITÀ SPLA Grazie a questa modalità di licensing l azienda non è più costretta a importanti investimenti. Hardware e licenze vengono fornire in hosting pagando solamente un piccolo canone mensile, che include anche la scannerizzazione, la trasformazione in pdf, l aggiunta di metadati, la pubblicazione sul portale, i servizi di backup e restore. MOTORE DI RICERCA Il portale permette la creazione di document library organizzate gerarchicamente. La sicurezza di accesso alle informazioni ed ai risultati di ricerca può essere gestita a livello di document library di singola folder o di singolo file. È possibile associare ai documenti ulteriori elementi per creare viste o milgiorare la ricerca. RISULTATI La reperibilità dei dati è ottimizzata grazie ad una visualizzazione dei risultati di ricerca meglio organizzati. Le occorrenze sono evidenziate, le voci duplicate sono compresse e vengono suggeriti sinonimi. SEMPRE AVVISATI Tramite le funzionalità di integrazione con il server di posta è possibile essere avvertiti quando un nuovo documento viene caricato in una determinata area o se il contenuto viene cambiato. PARTNER 4WARD 4ward opera in diverse aree di business garantendo esperienza e competenza nelle attività di Project Management, Networking & Security, Consulenza Sistemistica e Software Design/Development, consulenza outsourcing e insourcing. La filosofia dell'azienda è quella di garantire professionalità, continuità e qualità, con l'obbiettivo di far incontrare le esigenze dei nostri clienti con le migliori tecnologie disponibili sul mercato.

12 Ecosostenibilità Wynkyl Web, vuole fare la sua parte per un pianeta che in questo momento sta affrontando una grave crisi ambientale dovuta all'irresponsabilità dell essere umano. Come? Aiutando i propri clienti ad eliminare gli sprechi che si fanno durante l arco della giornata lavorativa. Incominciando dagli sprechi economici, passando per l'utilizzo di risorse materiali che vanno a contribuire all'inquinamento globale del nostro pianeta, abbassando l'impatto ambientale del proprio business. Ogni anno, vengono tagliati milioni di alberi per produrre carta, aumentando il fenomeno di disboscamento globale. Un primo esempio efficace di risparmio potrebbe essere che una fotocopiatrice, due stampanti ed un fax consumano 1400 kilowatt-ora, convertendosi ad una stampante multifunzione con le stesse identiche funzioni, si consuma solo 750 kwh, con la possibilità di digitalizzare il proprio archivio. L adozione di un sistema gestionale documentale, basato sull'utilizzo di formati elettronici porta a notevoli risparmi in termini di ottimizzazione del lavoro, ambientale ed economici! Con il progetto Wynkyl Web sull archiviazione digitale, o dematerializzazione, possiamo risparmiare milioni di alberi abbattuti, ed eliminare centinaia di migliaia di tonnellate di monossido di carbonio (un gas serra che viene immesso nell atmosfera, per colpa dei nostri consumi di cui gran parte derivano dagli uffici e dalle aziende). I risparmi ecologici, ed economici connessi alla dematerializzazione, sono il futuro, che è già presente e spetta a noi come esseri umani, e in quanto responsabili sociali dobbiamo sensibilizzarci sul tema, prima o poi. Anche la classe politica e dirigente ha già posato lo sguardo sulla questione, cercando di creare un infrastruttura della Pubblica Amministrazione informatizzata. Le delibere del CNIPA (Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione) hanno aperto la strada e incentivato l utilizzo del documento digitale, eliminando dalla macchina burocratica l'utilizzo della carta e tutto il relativo impatto ambientale. Questo è un buon inizio! ECO In tutte le cose della natura esiste qualcosa di meraviglioso. Aristotele

13 Grafica e stampa Wynkyl Web, inoltre è strutturata grazie a professionisti del settore per soddisfare le esigenze del cliente nel campo della comunicazione visiva. GRAFICA TRADIZIONALE Attraverso software dedicati progettiamo e realizziamo logotype, marchi, immagini coordinate (carta intestata, busta, biglietti da visita, blocchi per appunti di vari formati, modulistica aziendale), brochure, cataloghi, pieghevoli, flyer, depliants, poster, calendari, espositori da banco. GRAFICA DI GRANDE FORMATO Realizzazione di vetrofanie, striscioni, cartellonistica in genere, banner, progettazione e decorazione automezzi. GRAFICA MULTIMEDIALE Realizziamo inoltre siti web, curandone con estrema professionalità tutte le fasi di progettazione grafica, di sviluppo e di registrazione del nome a dominio. Ulteriori servizi a disposizione: - Attività di movimentazione merci, traslochi, etc.; - Stoccaggio merci. UNIVERSO WYNKYL web Quando un prodotto è fabbricato da persone che trovano importante il proprio lavoro, esso sarà inevitabilmente un prodotto di alta qualità. Pehr G. Gyllenhammer

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