Modulo PROTOCOLLO. - Manuale Utente -

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1 Modulo PROTOCOLLO - Manuale Utente - Documento redatto da: Ing. Alessandro Bernabé Verificato e approvato da: Data emissione: 11 Aprile2011

2 SOMMARIO 1. INTRODUZIONE PREMESSA PANORAMICA PREREQUISITI UTENTI e ORGANIGRAMMA DELLA AOO TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE CONFIGURAZIONE DELLA POSTAZIONE CLIENT AUTENTICAZIONE E ACCESSO LOGIN UTENTE MODULO PROTOCOLLO Introduzione REGISTRO ORDINARIO Registrazione ARRIVO Registrazione PARTENZA Registrazione INTERNA Registrazione in Arrivo Inviare integrate con il protocollo Modifica Registrazione Movimento protocollo Rifascicolazione Protocollo Riclassificazione protocollo Annullamento registrazione Visualizza ultima registrazione Ricerca registrazioni Visualizzazione Storico modifiche TABELLE DI BASE pag. 2

3 Tipi di documento Tipi di ricezione / invio Gestione Oggetto Inviate Cestinate REGISTRO EMERGENZA Introduzione Gestione sessioni emergenza Recupero registrazione ARRIVO Recupero registrazione PARTENZA STAMPE Stampa Registro Generale Stampa tipi di documento e tipi di ricezione/invio Stampa elenco registrazioni Stampa distinta postale Stampa trasmissione atti Stampa etichette partenza UTILITY Sblocco servizio protocollo Blocco servizio protocollo Parametri di configurazione Statistiche utenti protocollo Export Dati Passaggio a nuovo anno Gestione Caselle PEC MODULO S.E.P.: PROCEDURE DI SUPPORTO AL PROTOCOLLO Rubrica Gestione Tipologia Referenti pag. 3

4 1. INTRODUZIONE 1.1. PREMESSA Il presente manuale operativo è stato realizzato per consentire agli utenti di familiarizzare rapidamente col prodotto. Il modulo SEP documentato è il modulo Protocollo. Esso consente le attività di Registratura o protocollo. Tutti i documenti in arrivo e in partenza dalla struttura amministrativa o ente rappresentato dalla AAO, vanno protocollati. Il protocollo serve, infatti, ad attestare, per un determinato documento data di ingresso e provenienza ed a consentire di attribuire ad esso una classificazione sulla base del titolario. Nessun altro sistema di annotazione, comunque formato, ha rilevanza giuridica ai fini della determinazione dell ingresso del documento nell amministrazione e quindi della decorrenza di eventuali termini. All atto della protocollazione vanno, obbligatoriamente, notati i seguenti elementi: a) data di registrazione; b) numero di protocollo; c) mittente per il documento in arrivo; d) destinatario per il documento in partenza; e) oggetto; f) numero degli allegati; g) descrizione degli allegati. L insieme di tali elementi è denominato «Registratura». Il sistema deve prevedere anche la registrazione, se il documento è in arrivo e se disponibili, dei seguenti elementi: a) data del documento ricevuto; b) numero di protocollo del documento ricevuto. Nel caso dei documenti informatici, il sistema prevede anche la registrazione dell impronta, cioè di una sequenza di caratteri che identificano in maniera univoca il documento così come previsto dalle vigenti regole tecniche PANORAMICA Panoramica sulle caratteristiche funzionali del software S.E.P.: Il sistema S.E.P. (Sistema per Enti Pubblici) è sviluppato attorno al concetto di applicazione informatica distribuita. Questo significa che l applicazione viene utilizzata contemporaneamente da diverse macchine connesse ad una stessa rete. In particolare una di queste, detta server, ospita l applicazione vera e propria e memorizza i dati. Le altre macchine, dette client, sono delle postazioni di lavoro dalle quali gli operatori si collegano al server per l utilizzo delle procedure tramite un browser web, in modo del tutto analogo alla normale navigazione sulla rete Internet (sistema web oriented ). S.E.P. è un sistema software modulare : esso è infatti costituito da diverse aree funzionali, denominati moduli, ognuna delle quali raggruppa in un menù le varie procedure che l utente può richiamare. Il modulo base per il pag. 4

5 sistema è quello chiamato appunto S.E.P., nel quale vengono gestiti i dati e le funzionalità generali di tutta l applicazione (utenti e profili, rubrica referenti esterni, organigramma dell ente, manutenzione archivi, ecc.). Il sistema S.E.P. permette la gestione del protocollo informatico e la gestione elettronica dei documenti di una pubblica amministrazione, in piena conformità con i requisiti desumibili dal quadro normativo vigente; più precisamente, il sistema permette di automatizzare la registrazione e la gestione documentale di atti in INGRESSO, in USCITA e INTERNI di una A.O.O (Area Organizzativa Omogenea) preventivamente individuata in base alle indicazioni contenute nella normativa (TU /50/4), e che solitamente coincide con l intero ente. Per quanto riguarda la registrazione di protocollo, l'elaboratore propone in automatico l'anno, la data ed il numero di protocollo, mentre l operatore indica l oggetto, il Mittente, il Destinatario/i, il numero degli allegati ed altre informazioni non obbligatorie. Ogni atto registrato viene assegnato ad un ufficio che diviene responsabile dell atto. Il sistema impedisce la distruzione o l alterazione di qualsiasi informazione memorizzata; grazie a meccanismi che garantiscono di individuare tutte le modifiche apportate alle registrazioni unitamente al loro autore; viene inibita, inoltre, qualsiasi eliminazione fisica di informazioni, attuando solo una marcatura logica che permette ancora di visualizzarne il contenuto (TU / DPCM /7). Il sistema gestisce l acquisizione tramite scanner dei documenti cartacei da registrare e lega la registrazione con il documento originale (informatico o cartaceo digitalizzato). Il sistema gestisce e stampa la segnatura di protocollo e la ricevuta dell atto (TU /55 DPCM /9). Il sistema è protetto da accessi non autorizzati; ogni operatore è associato ad un nome utente ed ad una password personali, ed è agganciato ad uno o più profili di utenza; la gestione dei suddetti profili consente o meno l'accesso alle singole funzionalità ed elaborazioni e concede o meno permessi di inserimento, modifica o cancellazione (logica) delle informazioni; ogni profilo è inoltre subordinato all'appartenenza dell'operatore ad uno degli uffici competenti. Una volta avuto l'accesso al sistema, ogni singolo operatore ha accesso esclusivamente alle procedure per le quali il suo profilo di appartenenza è stato abilitato, ed ai soli atti per i quali l operatore ha competenza in base all ufficio di appartenenza (DPCM /7/2 TU /52/1e). Il sistema fornisce informazioni che permettono di collegare ciascun documento ricevuto dall'amministrazione ai documenti formati nell'adozione dei provvedimenti finali (TU /52/1/c). Il sistema memorizza tutte le attività compiute, compresi gli accessi degli operatori, le funzioni richieste, ecc.; queste sono memorizzate in appositi log (protetti da modifiche non autorizzate) nella base dati, unitamente alla data e all operatore che ha effettuato l attività (DPCM /7/3-4). Il sistema supporta il registro di emergenza, con funzioni di recupero dei dati che consentono l inserimento delle informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza, in seguito ad interruzione nella disponibilità della procedura informatica, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema (TU /63/5). Il sistema permette di organizzare gli atti in base al sistema di classificazione d archivio adottato dall amministrazione (TU /52/1/f). Il sistema permette la compilazione e la gestione dell intero organigramma dell amministrazione, con la possibilità di utilizzarlo nelle schermate con facili strumenti di navigazione, agevolando così l operatore durante l assegnazione delle pratiche ed il loro smistamento. Il sistema prevede la possibilità di trattare in automatico messaggi di posta elettronica contenenti documenti informatici firmati con firma elettronica (interoperabilità). pag. 5

6 Il sistema prevede funzioni di utilità e controllo, come visualizzazioni e stampe a vario livello, gestione degli archivi, attività ispettiva, stampa del registro giornaliero di protocollo, memorizzazione giornaliera su supporto ottico delle registrazioni effettuate, salvataggio della base dati, ecc. (TU /52/1/d TU /53/2 TU /58/2-3). pag. 6

7 2. PREREQUISITI 2.1. UTENTI e ORGANIGRAMMA DELLA AOO Prima di procedere all utilizzo del sistema S.E.P. è necessario che l amministratore (che di solito coincide con il responsabile della tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti - TU /61/2) inserisca nel database i dati relativi agli utenti che saranno abilitati alle procedure e i dati relativi alla struttura dell organigramma dell Area Organizzativa Omogenea (AOO). La definizione esatta dell organigramma è necessaria in quanto, al momento della registrazione di un atto, è obbligatorio specificare l Unità Organizzativa Responsabile (UOR) a cui è assegnato l atto (protocollazione in entrata) o che ha generato l atto (protocollazione in uscita). Dunque, tutti i servizi, settori, uffici, ruoli, UOR e operatori facenti parte della AOO troveranno posto nella gerarchia dell organigramma TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE La classificazione è lo strumento che permette di organizzare tutti i documenti secondo un ordinamento logico con riferimento alle funzioni e alle attività dell amministrazione interessata. Essa fa parte delle operazioni necessarie per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti, pertanto è opportuno, dopo aver definito la gerarchia del titolario di classificazione, inserirla nella base dati. Il sistema S.E.P. permette di gestire un titolario a più livelli (categoria, classe, sottoclasse, fascicolo, sottofascicolo, ecc.) CONFIGURAZIONE DELLA POSTAZIONE CLIENT Per poter utilizzare al meglio tutte le funzionalità, è opportuno che tutti i client accedano al sistema tramite il browser Internet Explorer 6.0 o superiore. E importante inoltre modificare alcune impostazioni predefinite di questo programma al fine di garantire l installazione automatica di alcune componenti del sistema sui client. Le impostazioni da modificare si trovano nel menù Strumenti / Opzioni Internet / Protezione / Intranet locale / Personalizza livello (Figura 1e Figura 2): Dopo ever individuato la voce Inizializza e esegui script controlli ActiveX non contrassegnati come sicuri, selezionare l opzione Chiedi conferma. Dopo ever individuato la voce Scarica controlli ActiveX senza firma elettronica, selezionare l opzione Chiedi conferma. Confermare le modifiche apportate cliccando su Ok e poi ancora su Ok. pag. 7

8 Figura 1 - Configurazione Internet Explorer Figura 2 - Configurazione Internet Explorer pag. 8

9 3. AUTENTICAZIONE e ACCESSO 3.1. LOGIN UTENTE Figura 3 Login utente L accesso al sistema S.E.P. ( login ) avviene semplicemente richiamando l homepage dell applicazione da un comune browser web (p.e. Internet Explorer), inserendo le credenziali di accesso personali (username e password) e cliccando sul tasto (Figura 3). Se le credenziali sono corrette, verrà visualizzata la pagina principale del programma (homepage) e il menù di uno dei moduli installati sul sistema, in particolare quello che l utente ha indicato come modulo di default ; se nessun modulo di default è stato indicato, all avvio il sistema si colloca sul modulo S.E.P.. Figura 4 Interfaccia del sistema S.E.P. pag. 9

10 I moduli disponibili sono indicati nel menù superiore. Per spostarsi da un modulo all altro, è sufficiente cliccare sul nome del modulo in alto. Ogni modulo offre un insieme di procedure relative alle funzionalità del modulo stesso. Tutte le procedure disponibili per ogni modulo sono contenute nel menù di sinistra, detto menù del modulo. Le voci del menù di menù del modulo cambiano sulla base del modulo selezionato. Per attivare una procedura è sufficiente cliccare su una delle voci del menù del modulo sulla sinistra; in ogni momento è possibile visualizzare o nascondere il menù del modulo corrente semplicemente cliccando sull apposito pulsante. E inoltre possibile visualizzare una breve descrizione di ogni voce del menù semplicemente appoggiando il puntatore del mouse sul nome della procedura. pag. 10

11 4. MODULO PROTOCOLLO 4.1. Introduzione Il modulo S.E.P. Protocollo consente la protocollazione di tutti i documenti in arrivo ed in partenza di una AOO nonché i flussi interni. Il protocollo attesta data di ingresso e provenienza e consente di un determinato documento e consente di attribuirgli una classificazione sulla base del Titolario. Nessun altro sistema di annotazione, comunque formato, ha rilevanza giuridica ai fini della determinazione dell ingresso del documento nell amministrazione e quindi della decorrenza di eventuali termini. All atto della produzione vanno, obbligatoriamente, notati i seguenti elementi: a) data di registrazione; b) numero di protocollo; c) mittente per il documento in arrivo; d) destinatario per il documento in partenza; e) oggetto; f) numero degli allegati; g) descrizione degli allegati. L insieme di tali elementi è denominato Registratura. Il modulo S.E.P. implementa la registratura tramite la compilazione delle maschere di Registrazione ARRIVO e PARTENZA descritte nella sezione REGISTRO ORDINARIO. S.E.P. prevede anche la registrazione, se il documento è in arrivo e se disponibili, dei seguenti elementi: h) data del documento ricevuto i) numero di protocollo del documento ricevuto. Nel caso di documenti informatici, S.E.P. prevede anche la registrazione dell impronta (la sequenza di caratteri che identificano in maniera univoca il documento così come previsto dalle vigenti regole tecniche). A seguito della compilazione delle maschere di Registrazione ARRIVO e PARTENZA, S.E.P. consente di apporre il timbro di protocollo o segnatura. La segnatura di protocollo è l apposizione o l associazione, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti la registrazione di protocollo per consentire di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. La registrazione e la segnatura costituiscono un operazione unica e contestuale avente natura di atto pubblico. S.E.P. consente la segnatura di protocollo di un documento cartaceo attraverso l apposizione su di esso di una stampigliatura o etichetta autoadesiva di protocollo sulla quale possono essere riportate le seguenti informazioni: denominazione dell Amministrazione; logo dell Amministrazione; codice identificativo dell Amministrazione; codice identificativo dell Area Organizzativa Omogenea; data e numero di protocollo del documento; anno e numero di protocollo codificato in un codice a barre pag. 11

12 4.2. REGISTRO ORDINARIO Registrazione ARRIVO Figura 5 Inserimento di un atto in entrata alla AOO: pannello Generale La procedura Registrazione ARRIVO (Figura 5 Inserimento di un atto in entrata alla AOO) consente di protocollare un atto pervenuto alla AOO. La pagina di registrazione è suddivisa in quattro pannelli denominati: Generale, Avanzate, Documenti e Collegamenti. Le informazioni obbligatorie da inserire, sono contenute nel pannello Generale (evidenziate in grassetto) e sono le seguenti. Mittente (esterno): nella sezione mittente, destinata all inserimento di uno o più mittenti esterni, sono disponibili due diverse modalità di inserimento: 1. Inserimento automatico attraverso la rubrica disponibile cliccando il pulsante (Cerca in Rubrica). Esso produce la visualizzazione dell elenco dei referenti già presenti in rubrica; l inserimento del mittente da rubrica avviene selezionando dall elenco e cliccando sul tasto cliccando due volte sulla riga interessata., oppure La selezione di un referente da rubrica determina il caricamento automatico dei suoi dati nei campi di anagrafica presenti nella pagina di registrazione (Figura 5 Inserimento di un atto in entrata alla AOO). 2. inserimento manuale attraverso la compilazione dei campi di anagrafica della pagina di registrazione. L inserimento manuale del referente si conclude cliccando il pulsante (Aggiungi nuovo mittente); Quando si sceglie l inserimento manuale di un nuovo referente non presente in rubrica, è possibile memorizzarlo nella rubrica stessa mettendo una spunta nella casella Rubr.. Al fine di evitare inutili duplicazioni è buona prassi ricorrere sempre alla rubrica per l inserimento di un referente ed inserirlo manualmente solo quando esso non compare nella rubrica. pag. 12

13 Esiste anche una modalità di memorizzazione dei referenti in rubrica svincolata dalle procedure di registrazione degli atti, esterna al modulo Protocollo e attivabile dal modulo S.E.P. Essa corrisponde alla procedura Rubrica disponibile nel menù del modulo S.E.P. (cfr. Par ): E possibile ricercare un referente accedendo all Indice delle Pubbliche Amministrazione (IPA) 1 ; per accedere a tale funzionalità si deve ciccare sul bottone, varrà visualizzata una finestra (Figura 6 Ricerca referente dall indice delle Pubbliche) dalla quale è possibile la ricerca di un ente in base ai dati geografici o alla categoria. Figura 6 Ricerca referente dall indice delle Pubbliche Per eliminare un mittente occorre selezionarlo dall elenco e premere il bottone (Rimuovi selezione). Mittente (interno): quando il mittente appartiene ad una struttura interna della AOO (un settore, in ufficio, un responsabile, ecc.), si possono caricare automaticamente i dati selezionando il mittente dall organigramma dell ente. Per visualizzare l organigramma, cliccare il tasto (Cerca nell Organigramma). Si aprirà la finestra che visualizza, tramite una rappresentazione a più livelli, l intero Organigramma della AOO (Figura 7); da questa finestra, dopo aver eventualmente filtrato le voci visualizzate, si seleziona con un click la struttura interessata e si clicca sul tasto ; la finestra si chiude e, contemporaneamente, viene pre-inserita nell apposita casella la denominazione della struttura interna selezionata. Per eliminare una struttura, inserita erroneamente, occorre selezionarla e premere il pulsante selezione). (Rimuovi 1 Al fine di facilitare il flusso informativo tra le amministrazioni interessate è stato istituito dall art.11 d.p.c.m. 31 ottobre 2000 l Indice di tutte le Amministrazioni Pubbliche e di tutte le AOO, accessibile tramite Internet; l indice è raggiungibile all indirizzo Nelle intenzioni del legislatore l indice avrebbe dovuto rappresentare l elenco dei recapiti (non solo cartacei e telefonici, ma anche di posta elettronica e posta elettronica certificata) ma, dal momento che l inserimento nell indice fino ad oggi era solo facoltativo per le Amministrazioni, i dati in esso contenuti non sono completi e aggiornati. pag. 13

14 Figura 7 Finestra di selezione mittente dall organigramma Oggetto: in questa casella si deve specificare una breve sintesi del contenuto dell atto da registrare. Se si tratta di una descrizione abituale, utilizzata cioè molto spesso in registrazioni della stessa tipologia, e se tale descrizione è anche molto lunga, si può cliccare sul tasto (Cerca Oggetto): si aprirà una griglia contenente tutti gli oggetti utilizzati nelle precedenti registrazioni di competenza dell utente corrente; filtrando tale griglia, si può giungere all oggetto desiderato e, dopo averlo selezionato con un click, si clicca sul tasto ottenendo così la chiusura della finestra con la griglia ed il pre-inserimento, nell apposita casella, dell oggetto indicato. NOTA: l oggetto così inserito è solo indicativo e può essere ulteriormente modificato dall utente per adattarlo all atto che si sta registrando. Destinatario (interno): in questa casella è possibile specificare uno o più destinatari dell atto che si sta registrando. Analogamente al caricamento di mittenti interni dall organigramma, anche per l individuazione dei destinatari si utilizza il pulsante (Cerca nell Organigramma) per richiamare la finestra che visualizza l Organigramma della AOO (Figura 7); da questa finestra, dopo aver eventualmente filtrato le voci visualizzate, si seleziona con un click la struttura interessata e si clicca sul tasto ; la finestra si chiude e, contemporaneamente, viene pre-inserita nella casella Destinatario la denominazione della struttura interna che avevamo selezionato. Per rimuovere una struttura inserita erroneamente, la si seleziona con un click e, utilizzando il tasto selezione), si rimuove dall elenco dei destinatari interni. (Rimuovi Classificazione: cliccando sul tasto (Titolario di Classificazione) si aprirà una finestra (Figura 8) che visualizza, tramite una rappresentazione a più livelli, la struttura completa del titolario di classificazione adottato dalla AOO. Dopo aver eventualmente filtrato le voci visualizzate, si potrà selezionare con un click quella interessata e confermarla cliccando sul tasto. Si otterà così la chiusura della finestra e la compilazione automatica della casella di testo relativa alla classificazione. Se ci si accorge di aver inserito una classificazione sbagliata, la si può eliminare utilizzando il tasto (Azzera) per poi immetterne una diversa. pag. 14

15 Figura 8 Selezione dell indice di classificazione dal titolario Protocollo Mittente: in questa casella è obbligatorio inserire, se si è in possesso di tale informazione, il numero di protocollo con cui il mittente ha protocollato l atto in uscita. Data Documento: in questa casella è possibile immettere la data dell atto che si sta protocollando, così come eventualmente riportato nello stesso atto. NOTA: non è necessario immettere caratteri separatori, come barre, trattini o due punti, durante la digitazione di queste informazioni! Tipo Ricezione: è possibile selezionare da un elenco il tipo di ricezione del documento in arrivo che si sta protocollando (Raccomandata A.R., Busta a mano, ecc ) scegliendola dall apposita casella di riepilogo a discesa. Se la voce desiderata non è presente nell elenco è possibile inserirla richiamando, prima dell inserimento della registrazione, la procedura Tabelle di Base/Tipi di ricezione (cfr.par ); si aprirà una finestra con una griglia contenente i Tipi di ricezione / Invio esistenti (Errore. L'origine riferimento non è stata trovata.); da qui, cliccando sul tasto (Nuovo) sarà possibile inserire il nuovo tipo di ricezione / invio (cfr. par ). Una volta inserito, si clicca sul tasto e si potrà procedere all inserimento della registrazione per il tipo di ricezione / invio appena inserito. E buona prassi, quindi, provvedere eventualmente a popolare l elenco dei Tipi di Ricezione / Invio prima di iniziare le operazioni di registrazione. Adesso, aprendo la casella di riepilogo a discesa, potremo selezionare il nuovo tipo di ricezione / invio appena inserito. pag. 15

16 Nel pannello Avanzate si possono inserire le seguenti informazioni opzionali. Figura 9 Pannello Avanzate" Riscontro a: se l atto che si sta per registrare in arrivo è una risposta ad un atto precedentemente protocollato in uscita dalla AOO, è necessario specificarne in queste caselle il numero e l anno di protocollo; cliccando sul tasto (Carica dati dal riscontro) si otterrà la compilazione automatica dei campi della nuova registrazione partendo dai dati della precedente registrazione; in più, rimarrà traccia, nella nuova registrazione, del legame con la precedente. In alternativa, se non si è in possesso del numero e dell anno del precedente protocollo, lo si può ricercare cliccando sul tasto (Cerca Registrazione); verrà visualizzato un form in cui è possibile immettere i parametri per la ricerca della registrazione (Figura 10). Dopo aver cliccato sul tasto verrà visualizzato un elenco con tutte le registrazioni che soddisfano i parametri specificati (Figura 11); una volta individuata la registrazione di riscontro si possono inserire i dati di riscontro selezionando la riga e cliccando sul tasto, oppure cliccando due volte sulla riga. I dati inseriti possono comunque essere modificati ed adattati all atto che si sta registrando. Per sicurezza è possibile, visualizzarne il dettaglio del riscontro cliccando sul tasto. NOTA: Oltre ad effettuare un riscontro tra una registrazione in arrivo e una in partenza e viceversa, è possibile eseguire un riscontro tra due o più registrazioni in arrivo o tra due o più registrazioni in partenza, senza vincoli. pag. 16

17 Figura 10 - Inserimento dei criteri per la ricerca di una registrazione dettagliata Figura 11 - Elenco di registrazioni che soddisfano i criteri impostati Data/Ora ricezione: in questa casella è possibile immettere la data e l orario in cui l atto è pervenuto all AOO nel formato GG/MM/AAAA hh:mm (2 cifre per il giorno, 2 cifre per il mese, 4 cifre per l anno, 2 cifre per l ora e 2 cifre per i minuti). NOTA: non è necessario immettere caratteri separatori, come barre, trattini o due punti, durante la digitazione di queste informazioni. Tipo Documento: è possibile indicare la tipologia del documento che si sta protocollando scegliendola dall apposita casella di riepilogo a discesa. Se la voce desiderata non è presente nell elenco è possibile inserirla richiamando, prima dell inserimento della registrazione, la procedura Tabelle di Base/Gestione Tipi di Documento (cfr. Par ); si aprirà una finestra con una griglia contenente i tipi di documento esistenti pag. 17

18 (Figura 12); da qui, cliccando sul tasto (Nuovo) sarà possibile inserire il nuovo tipo di documento (vedi paragrafo 4.3.1). Una volta inserito, si clicca sul tasto e si potrà procedere all inserimento della registrazione per il tipo di documento appena inserito. E buona prassi, quindi, provvedere eventualmente a popolare l elenco dei Tipi di Documento prima di iniziare re operazioni di registrazione. Adesso, aprendo la casella di riepilogo a discesa, potremo selezionare il tipo di documento appena inserito. Figura 12 Finestra di gestione Tipi documento Note: in questa casella è possibile inserire delle annotazioni ufficiali alla registrazione dell atto, in modo da descrivere particolari situazioni e/o anomalie. NOTA: questa informazione verrà stampata sul Registro di Protocollo Generale! Annotazioni Interne: in questa casella è possibile inserire delle annotazioni non di carattere ufficiale, ma che tuttavia possono essere d aiuto agli operatori e responsabili per meglio descrivere la natura dell atto o altre informazioni utili alla trattazione della pratica. pag. 18

19 Nel pannello Documenti si possono inserire le seguenti informazioni. N Allegati: in questa casella è obbligatorio immettere, se presenti, il numero di allegati presenti nell atto che si sta protocollando. Figura 13 - Pannello Documenti Allega documenti: quest area è utilizzata per allegare dei documenti in formato elettronico oppure da acquisire tramite scanner. In entrambi i casi è necessario inserire la descrizione ed indicare se è un documento primario (è permesso un solo documento primario) o un documento allegato. Per allegare un documento elettronico è necessario inserire il nome del file (cercandolo eventualmente sul computer locale utilizzando il tasto ) e cliccare sul tasto (Allega documento). Per allegare un documento da scanner occorre cliccare sul pulsante : verrà eseguita l applicazione PasercScanPlus (Figura 13 - Pannello Documenti ). PasercScanPlus permette di eseguire la scansione del documento cartaceo e di allegarlo premendo il pulsante (Salva) presente sulla barra superiore dell applicazione. pag. 19

20 Nel pannello Collegamenti si possono inserire riferimenti ad altre registrazioni (Figura 14). Figura 14 - Pannello Collegamenti E possibile inserire un Collegamento Diretto cliccando sul pulsante (Cerca Registrazione); verrà visualizzato un form in cui è possibile immettere i parametri per la ricerca della registrazione. Dopo aver cliccato sul tasto verrà visualizzato un elenco con tutte le registrazioni che soddisfano i parametri; una volta individuata la registrazione collegata si possono inserire i dati del collegamento selezionando la riga e cliccando sul tasto volte sulla riga., oppure cliccando due Per sicurezza è possibile, visualizzarne il dettaglio della registrazione collegata cliccando sul tasto. Se il collegamento inserito ha, a sua volta, altri collegamenti, questi appariranno in automatico all interno della finestra Collegamenti Indiretti subito dopo aver salvato la registrazione. E possibile sganciare un collegamento inserito cliccando sul pulsante (Elimina il Collegamento selezionato), così come è possibile visualizzare il dettaglio della registrazione collegata cliccando sul pulsante diretto / indiretto selezionato). (Dettagli Collegamento Una volta inserite, nei vari pannelli, tutte le informazioni che si ritengono opportune, si potrà procedere alla protocollazione vera e propria dell atto, che consiste nel cliccare sul tasto. Il salvataggio della registrazione conclude il procedimento formale di protocollazione. Se i dati immessi sono completi e non danno origine a particolari anomalie nell integrità dei dati esistenti, verranno visualizzati (Errore. L'origine riferimento non è stata trovata.: un riepilogo delle informazioni inserite; il numero di protocollo; la data di protocollo generale assegnati automaticamente dal sistema all atto che si è appena registrato. NOTA: il numero di protocollo generato dal sistema è univoco nell ambito di tutte le registrazioni effettuate all interno della AOO: pertanto, se ci sono più operatori (anche di uffici diversi) che stanno protocollando contemporaneamente, sarà normale che il singolo operatore noti una non sequenzialità nei numeri di protocollo assegnati agli atti che sta pag. 20

21 protocollando, poiché operatori. il sistema sta fornendo numeri di protocollo generale contemporaneamente anche ad altri Se, invece, ci sono delle inesattezze nei dati immessi, oppure se mancano uno o più dati obbligatori, verrà visualizzato un messaggio che descriverà tali anomalie e le modalità di risoluzione (Figura 15). Sarà quindi necessario cliccare sul tasto anomalie. per tornare alla finestra di immissione dei dati ed apportare le necessarie modifiche al fine di eliminare le Figura 15 - Notifica anomalie o dati mancanti nella registrazione Quando, invece, vengono visualizzati il numero, la data di protocollo e il riassunto di tutti i dati inseriti (Figura 16), la registrazione risulta andata a buon fine! A questo punto è obbligatorio apporre immediatamente la segnatura sul documento (cartaceo) che si è appena protocollato. La segnatura può essere apposta: manualmente: tramite un timbro che verrà integrato con l indicazione a penna del numero di protocollo visualizzato sullo schermo, in automatico: tramite una stampigliatrice o etichettatrice appositamente predisposta. Figura 16 - Riepilogo dati della registrazione pag. 21

22 Figura 17 - Ricevuta della registrazione Cliccando sul tasto (Stampa Ricevuta della registrazione) sarà inoltre possibile effettuare la stampa della ricevuta dell atto appena protocollato (Figura 17), da consegnare eventualmente alla persona che ha consegnato a mano l atto all ufficio Protocollo. Se si desidera a questo punto effettuare una nuova registrazione in arrivo, è sufficiente cliccare sul tasto : in questo modo la finestra si predisporrà per la registrazione di un altro atto pervenuto alla AOO. Funzioni di copia: Il tasto presente nella schermata di inserimento registrazione permette di inserire automaticamente i dati della nuova registrazione desumendoli da una registrazione precedente effettuata dall utente. Tale funzionalità risulta utile nei casi in cui l operatore deve protocollare una serie di atti omogenei tra di loro, aventi cioè molti dati in comune (stesso oggetto, stessi destinatari interni, stessa classificazione, ecc.). Cliccando su tale tasto verrà aperta un form di ricerca (Figura 18) da cui, agendo sui tasti, sarà possibile scorrere le registrazioni effettuate dall utente. Trovata la registrazione desiderata, si potranno copiare i dati nella nuova registrazione cliccando sul pulsante. pag. 22

23 Figura 18 - Ultime registrazioni effettuate dall'utente NOTA: i dati così inseriti automaticamente sono comunque indicativi e possono essere ulteriormente modificati ed integrati dall utente per adattarli all atto che si sta registrando. Il tasto presente nella schermata di inserimento registrazione permette invece di inserire automaticamente i dati della nuova registrazione desumendoli da una qualsiasi precedente registrazione (sia in entrata che in uscita), previa ricerca nel registro generale tra le registrazioni per cui l operatore è abilitato. NOTA: i dati così inseriti automaticamente sono comunque indicativi e possono essere ulteriormente modificati ed integrati dall utente per adattarli all atto che si sta registrando. Il tasto dall utente. presente in basso permette invece di visualizzare direttamente i dati dell ultima registrazione effettuata Il tasto permette di ripulire velocemente il form, azzerando tutte le informazioni digitate fino a quel momento, permettendo così di ricominciare da zero l inserimento della registrazione. pag. 23

24 Registrazione PARTENZA Figura 19 - Inserimento registrazione in partenza La procedura Registrazione PARTENZA (Figura 19) consente di protocollare un atto emesso alla AOO. Anche la pagina di registrazione PARTENZA, così come quella di ARRIVO è suddivisa nei quattro pannelli denominati: Generale, Avanzate, Documenti e Collegamenti. Le informazioni obbligatorie da inserire, sono contenute nel pannello Generale (evidenziate in grassetto) e sono le seguenti. Destinatari (esterni): nella sezione Destinatario, destinata all inserimento di uno o più destinatari esterni, sono disponibili due diverse modalità di inserimento: 1. Inserimento automatico attraverso la rubrica disponibile cliccando il pulsante (Cerca in Rubrica). Esso produce la visualizzazione dell elenco dei referenti già presenti in rubrica; l inserimento del destinatario da rubrica avviene selezionando dall elenco e cliccando sul tasto, oppure cliccando due volte sulla riga interessata. La selezione di un referente da rubrica determina il caricamento automatico dei suoi dati nei campi di anagrafica presenti nella pagina di registrazione (Figura 5 Inserimento di un atto in entrata alla AOO). 2. inserimento manuale attraverso la compilazione dei campi di anagrafica della pagina di registrazione. L inserimento manuale del referente si conclude cliccando il pulsante (Aggiungi nuovo referente esterno); Quando si sceglie l inserimento manuale di un nuovo referente non presente in rubrica, è possibile memorizzarlo nella rubrica stessa mettendo una spunta nella casella Rubr.. Al fine di evitare inutili duplicazioni è buona prassi ricorrere sempre alla rubrica per l inserimento di un referente ed inserirlo manualmente solo quando esso non compare nella rubrica. pag. 24

25 Esiste anche una modalità di memorizzazione dei referenti in rubrica svincolata dalle procedure di registrazione degli atti, esterna al modulo Protocollo e attivabile dal modulo S.E.P. Essa corrisponde alla procedura Rubrica disponibile nel menù del modulo S.E.P (cfr. Par ): E infine possibile ricercare un referente accedendo all indice delle Pubbliche Amministrazione (ipa); per accedere a tale funzionalità si deve ciccare sul bottone, varrà visualizzata una finestra (Figura 6) dalla quale è possibile ricerca un ente per dati geografici o categoria. Per eliminare un mittente occorre selezionarlo dall elenco e premere il bottone (Rimuovi selezione). Destinatari (interni): se il destinatario o i destinatari sono strutture interna della AOO (un settore, in ufficio, un responsabile, ecc.), allora si deve utilizzare questa casella per richiamare, tramite il tasto (Cerca nell Organigramma) la finestra che visualizza, tramite una rappresentazione a più livelli, l intero Organigramma della AOO (Figura 7); da questa finestra, dopo aver eventualmente filtrato le voci visualizzate, si seleziona con un click la struttura interessata e si clicca sul tasto ; la finestra si chiude e, contemporaneamente, viene pre-inserita nell apposita casella la denominazione della struttura interna che avevamo selezionato. Per eliminare struttura, inserita erroneamente, occorre selezionarla e premere il bottone (Rimuovi selezione). Oggetto: in questa casella si deve specificare una breve sintesi del contenuto dell atto da registrare. Se si tratta di una descrizione abituale, utilizzata cioè molto spesso in registrazioni della stessa tipologia, e se tale descrizione è anche molto lunga, si può cliccare sul tasto (Cerca Oggetto): si aprirà una griglia contenente tutti gli oggetti utilizzati nelle precedenti registrazioni di competenza dell utente corrente; filtrando tale griglia, si può giungere all oggetto desiderato e, dopo averlo selezionato con un click, si clicca sul tasto ottenendo così la chiusura della finestra con la griglia ed il pre-inserimento, nell apposita casella, dell oggetto indicato. NOTA: l oggetto così inserito è solo indicativo e può essere ulteriormente modificato dall utente per adattarlo all atto che si sta registrando. Mittente (interno): in questa casella è possibile specificare il mittente dell atto che si sta registrando. Cliccando sul tasto (Cerca nell Organigramma) si richiama la finestra che visualizza, tramite una rappresentazione a più livelli, l intero Organigramma della AOO; da questa finestra, dopo aver eventualmente filtrato le voci visualizzate, si seleziona con un click la struttura interessata e si clicca sul tasto ; la finestra si chiude e, contemporaneamente, viene pre-inserita nell apposita casella la denominazione della struttura interna che avevamo selezionato. Se ci si accorge di aver inserito una struttura sbagliata, la si seleziona con un click e, utilizzando il tasto pre-inseriti. (Rimuovi selezione), la si elimina dalla casella che visualizza i mittenti interni Classificazione: cliccando sul tasto (Titolario di Classificazione) si aprirà una finestra (Figura 8) che visualizza, tramite una rappresentazione a più livelli, la struttura completa del titolario di classificazione adottato dalla AOO. Dopo aver eventualmente filtrato le voci visualizzate, si potrà selezionare con un click quella interessata pag. 25

26 e confermarla cliccando sul tasto. Si otterrà così la chiusura della finestra e la compilazione automatica della casella di testo relativa alla classificazione. Se ci si accorge di aver inserito una classificazione sbagliata, la si può eliminare utilizzando il tasto (Azzera) per poi immetterne una diversa. Protocollo Mittente: in questa casella è obbligatorio immettere, se si è in possesso di tale informazione, il numero di protocollo con cui il mittente ha protocollato l atto in uscita. Data Documento: in questa casella è possibile immettere la data dell atto che si sta protocollando, così come eventualmente riportato nello stesso atto. NOTA: non è necessario immettere caratteri separatori, come barre, trattini o due punti, durante la digitazione di queste informazioni! Tipo invio: è possibile indicare il tipo di invio del documento in partenza scegliendolo dall apposita casella di riepilogo a discesa. Se la voce desiderata non è presente nell elenco è possibile inserirla richiamando, prima dell inserimento della registrazione, la procedura Tabelle di Base/Tipi di ricezione / Invio; si aprirà una finestra con una griglia contenente i Tipi di ricezione / Invio esistenti; da qui, cliccando sul tasto (Nuovo) sarà possibile inserire il nuovo tipo di ricezione / invio (vedi paragrafo 4.3.2). Una volta inserito, si clicca sul tasto e si potrà procedere all inserimento della registrazione per il tipo di invio appena inserito. Dopo l inserimento del nuovo Tipo di invio, infatti, aprendo la casella di riepilogo a discesa, potremo selezionare il nuovo tipo di ricezione / invio appena inserito. E buona prassi, provvedere a popolare l elenco dei Tipi di Ricezione / Invio prima di iniziare le operazioni di registrazione. pag. 26

27 Nel pannello Avanzate si possono inserire le seguenti informazioni opzionali. Riscontro a: se l atto che si sta per registrare in uscita è una risposta ad un atto che precedentemente era stato protocollato in entrata dalla AOO, è necessario specificare in queste caselle il numero e l anno di protocollo di quest ultimo; cliccando sul tasto (Carica dati dal riscontro) si otterrà la compilazione automatica dei campi della nuova registrazione partendo dai dati della precedente registrazione; in più, rimarrà traccia, nella nuova registrazione, del legame con la precedente. In alternativa, se non si è in possesso del numero e dell anno del precedente protocollo, lo si può ricercare cliccando sul tasto (Cerca Registrazione); verrà visualizzato un form in cui è possibile immettere i parametri per la ricerca della registrazione. Dopo aver cliccato sul tasto verrà visualizzato un elenco con tutte le registrazioni che soddisfano i parametri specificati (Figura 11 - Elenco di registrazioni che soddisfano i criteri impostati ); una volta individuata la registrazione di riscontro si possono inserire i dati di ricscontro selezionando la riga e cliccando sul tasto, oppure cliccando due volte sulla riga. I dati inseriti possono comunque essere modificati ed adattati all atto che si sta registrando. Per sicurezza è possibile, visualizzarne il dettaglio del riscontro cliccando sul tasto. NOTA: Oltre ad effettuare un riscontro tra una registrazione in arrivo e una in partenza e viceversa, è possibile eseguire un riscontro tra due o più registrazioni in arrivo o tra due o più registrazioni in partenza, senza vincoli. Data/Ora invio: in questa casella è possibile immettere la data e l orario in cui l atto è pervenuto o inviato dall AOO nel formato GG/MM/AAAA hh:mm (2 cifre per il giorno, 2 cifre per il mese, 4 cifre per l anno, 2 cifre per l ora e 2 cifre per i minuti). NOTA: non è necessario immettere caratteri separatori, come barre, trattini o due punti, durante la digitazione di queste informazioni. Tipo Documento: è possibile indicare la tipologia del documento che si sta protocollando scegliendola dall apposita casella di riepilogo a discesa. Se la voce desiderata non è presente nell elenco è possibile inserirla richiamando, prima dell inserimento della registrazione, la procedura Tabelle di Base/Gestione Tipi di Documento; si aprirà una finestra con una griglia contenente i tipi di documento esistenti (Figura 12); da qui, cliccando sul tasto (Nuovo) sarà possibile inserire il nuovo tipo di documento (vedi paragrafo ). Una volta inserito, si clicca sul tasto e si potrà procedere all inserimento della registrazione per il tipo di documento appena inserito. E buona prassi, quindi, provvedere eventualmente a popolare l elenco dei Tipi di Documento prima di iniziare re operazioni di registrazione. Dopo l inserimento del nuovo tipo di documento, aprendo la casella di riepilogo a discesa, si potrà selezionare il nuovo tipo appena inserito. Note: in questa casella è possibile inserire delle annotazioni ufficiali alla registrazione dell atto, in modo da descrivere particolari situazioni e/o anomalie. NOTA: l informazione inserita nel campo Note verrà stampata sul Registro di Protocollo Generale! pag. 27

28 Annotazioni Interne: in questa casella è possibile inserire delle annotazioni non di carattere ufficiale, ma che tuttavia possono essere d aiuto agli operatori e responsabili per meglio descrivere la natura dell atto o altre informazioni utili alla trattazione della pratica. Nel pannello Documenti si possono inserire le seguenti informazioni. N Allegati: in questa casella è obbligatorio immettere, se presenti, il numero di allegati componenti l atto che si sta protocollando. Allega documenti: quest area è utilizzata per allegare dei documenti in formato elettronico oppure da acquisire tramite scanner. In entrambi i casi è necessario inserire la descrizione ed indicare se è un documento primario (è permesso un solo documento primario) o un documento allegato. Per allegare un documento elettronico è necessario inserire il nome del file (cercandolo eventualmente sul computer locale utilizzando il tasto ) e cliccare sul tasto (Allega documento). Per allegare un documento da scanner occorre cliccare sul pulsante : verrà eseguita l applicazione PasercScanPlus che permette di eseguire la scansione del documento cartaceo e di allegarlo premendo il pulsante (Salva) presente sulla barra dell applicazione. pag. 28

29 Nel pannello Collegamenti si possono inserire riferimenti ad altre registrazioni (Figura 14). E possibile inserire un Collegamento Diretto cliccando sul pulsante (Cerca Registrazione); verrà visualizzato un form in cui è possibile immettere i parametri per la ricerca della registrazione. Dopo aver cliccato sul tasto verrà visualizzato un elenco con tutte le registrazioni che soddisfano i parametri specificati; una volta individuata la registrazione collegata si possono inserire i dati del collegamento selezionando la riga e cliccando sul tasto, oppure cliccando due volte sulla riga. E anche possibile, visualizzare il dettaglio della registrazione collegata cliccando sul tasto. Se il collegamento inserito ha, a sua volta, altri collegamenti, questi appariranno in automatico all interno della finestra Collegamenti Indiretti subito dopo aver salvato la registrazione. E possibile sganciare un Collegamento cliccando sul pulsante (Elimina il Collegamento selezionato), così come è possibile visualizzare il dettaglio della registrazione collegata cliccando sul pulsante / indiretto selezionato). (Dettagli Collegamento diretto Una volta inserite tutte le informazioni che si ritengono opportune, si potrà procedere alla protocollazione vera e propria dell atto, che consiste nel cliccare sul tasto. Se i dati immessi sono completi e non danno origine a particolari anomalie nell integrità dei dati esistenti, verrà visualizzato un riepilogo delle informazioni inserite (Figura 16) con in più il numero e la data di protocollo generale assegnati automaticamente dal sistema, all atto che si è appena registrato. pag. 29

30 Registrazione INTERNA La procedura Registrazione INTERNA non fa riferimento al Registro di Protocollo dell Ente ma ad un registro interno non ufficiale. Si può utilizzare questa procedura per una protocollazione interna all atto dello smistamento dei documenti da un settore all altro dell Ente. I valori di protocollo interno attribuiti dal sistema ai documenti soggetti a protocollazione interna, non vengono riportati nel Registro di Protocollo ma ad un registro interno Registrazione in Arrivo La procedura Registrazione in Arrivo è parte della gestione integrata delle Caselle di Posta Elettronica Certificati (P.E.C.) 2. Al fine di svincolare il ricevimento della posta dalla presenza fisica di un unico utente, nel sistema S.E.P. è possibile associare un indirizzo di posta elettronica a più utenti e consentire ad ognuno di compiere tutte le operazioni relative agli indirizzi di posta associati. Ogni utente può inoltre disporre di più indirizzi di posta elettronica, e dalla funzione Registrazione in Arrivo (Figura 20) è possibile gestire tutte le caselle di posta elettronica o PEC associate all utente connesso al sistema. Figura 20 - Registrazione in Arrivo. Selezionando la casella da controllare e premendo il pulsante Ricevi verranno caricate tutte l nell area sottostante. Accanto ad ogni messaggio sono presenti tre pulsanti corrispondenti alle seguenti operazioni: Anteprima del messaggio: il messaggio verrà aperto utilizzando il client di posta elettronica predefinito sulla propria dell utente (es. Outlook Express) Importare o Protocollare il messaggio. 2 A differenza di un sistema di posta elettronica tradizionale, il sistema della PEC (Posta Elettronica Certificata) garantisce i momenti dell invio e della ricezione dei messaggi di posta elettronica, rendendo in tal modo la trasmissione del messaggio opponibile a terzi; l art. 2 d.p.r. n.68/2005 prevede che, contrariamente a quella semplice, la posta elettronica certificata consente l invio di messaggi la cui trasmissione è valida agli effetti di legge. pag. 30

31 Eliminare il messaggio: il messaggio verrà eliminato direttamente dal server di posta elettronica. Premendo il pulsante di importazione verrà aperta una nuova finestra con la maschera di protocollo di Figura 5 ( Inserimento di un atto in entrata alla AOO: pannello Generale) in cui alcuni campi sono automaticamente già compilati. Durante il caricamento della maschera di protocollo infatti, il sistema estrae automaticamente i dati dal messaggio di posta elettronica e li inserisce nei relativi campi sia del pannello Generale sia dei pannelli Avanzate (Figura 9) e Documenti(Figura 13). Il pannello Generale deve essere completato con la compilazione manuale dei campi vuoti, tra cui necessariamente il campo Destinatario (Interno) con uno o più uffici destinatari. Nel pannello Avanzate S.E.P. registra automaticamente l ora di ricezione dell e la tipologia; Infine nella scheda Documenti saranno inseriti sia il messaggio originale che gli allegati contenuti all interno dello stesso. Selezionando la voce Salva Registrazione il messaggio viene protocollato ed eliminato quindi dall elenco dei messaggi ricevuti. NOTA: se gli indirizzi di posta elettronica dell utente vengono consultati anche fuori dal sistema S.E.P. tramite un client di posta esterno (Outlook, Thunderbird, ecc..), è fondamentale che tra le configurazioni di tale client NON vi sia la cancellazione dal server delle ricevute. In caso contrario al client di posta integrato nel sistema S.E.P. sarà impossibile effettuare la Registrazione in Arrivo. NOTA: se dalla finestra di Registrazione in Arrivo vengono cestinati dei messaggi ed in seguito recuperati (tramite la procedura Cestinate disponibile sotto la voce Tabelle di Base ), per tali messaggi è necessario effettuale manualmente la protocollazione Inviare integrate con il protocollo Dal client di posta elettronica integrato nel sistema SEP è possibile inviare direttamente tramite o pec un documento protocollato; per effettuare l invio occorre creare una registrazione in partenza con l accortezza di effettuare le seguenti operazioni ( Figura 21): Dal pannello Generale: o Indicare l indirizzo telematico dei destinatari (1); o Impostare il tipo di invio a PEC (2); Dal pannello avanzate, nel campo Tipo Documento, selezionare ELETTRONICO; Inserire il documento protocollato come allegato (3) Dopo aver salvato la registrazione, nella maschera apparirà un nuovo pulsante Invia (4), pag. 31

32 Figura 21 - Integrazione protocollo nella Selezionando Invia , appare la finestra di Figura 22 dalla quale è necessario effettuare le seguenti operazioni: (1) Selezionare la casella di posta elettronica dalla quale effettuare l invio ( se l utente ha più caselle di posta elettronica configurate) (2) Modificare l oggetto (3) Modificare il testo del messaggio (4) Selezionare uno o più documenti da inviare tra quelli che erano stati allegati alla registrazione di protocollo pag. 32

33 Figura 22 - compilazione con integrazione di protocollo Premendo infine il pulsante Invia verrà inviato il messaggio di posta elettronica. Quando l invio avviene da una casella PEC, saranno inoltrate al mittente una ricevuta di consegna ed una ricevuta di accettazione. Utilizzando la funzione di Registrazione in Arrivo vista in precedenza (cfr. par ), tra i messaggi è possibile visualizzare anche tali ricevute; l operazione di importa protocollo su tali messaggi produce come effetto quello dell apertura in modifica del protocollo che era stato inviato ed il salvataggio delle due ricevute come documenti allegati (Figura 23). 5 Figura 23 - ricevute allegate al protocollo Modifica Registrazione La procedura Modifica Registrazione consente la modifica di alcuni campi della registrazione di un protocollo. I campi che è possibile modificare variano in base al protocollo che è selezionato per la modifica. Per alcuni campi del pannello Generale infatti, la modifica non essendo consentita viene disabilitata. Per i protocolli in arrivo, i campi per i quali la modifica è disabilitata sono: - Mittente - Oggetto - Prot. Mittente - Data. Per i protocolli in partenza, i campi disabilitati sono: - Destinatario - Oggetto - Prot. Mittente - Data Movimento protocollo pag. 33

34 La procedura Movimento protocollo consente di variare la UOR (Unità Organizzativa Responsabile) di una registrazione, consente cioè di modificare il mittente interno (registrazione partenza) o il destinatario interno (registrazione arrivo). Dopo aver immesso i filtri al fine di ricercare la registrazione da aggiornare, cliccando sul tasto si ottiene l elenco delle registrazioni che soddisfano le condizioni impostate; a questo punto, si evidenzia con un click la registrazione interessata e si preme ancora il pulsante. Nella schermata che appare (Figura 24), saranno visualizzati tutti i dati della registrazione, tra cui la UOR mittente o destinataria: la struttura organizzativa interna è l unica informazione modificabile (Figura 24-1). Dopo aver apportato le dovute modifiche, le si confermano cliccando sul tasto. sezione modificabile Figura 24 - Movimento protocollo Rifascicolazione Protocollo La procedura Rifascicolazione protocollo consente di specificare o modificare il fascicolo a cui il protocollo appartiene. Dal momento che, all atto della registrazione, non è obbligatorio indicare un fascicolo del documento è possibile effettuare tale classificazione in un secondo momento tramite la presente procedura di rifascicolazione. Questa procedura si limita a riaprire il pannello Generale del protocollo selezionato. Su tale pannello è però abilitata solo la modifica della sezione di classificazione. E analogamente possibile modificare il fascicolo di un protocollo già fascicolato Riclassificazione protocollo La procedura Riclassificazione protocollo (Figura 25) consente di variare la classificazione di una registrazione. Dopo aver immesso i filtri al fine di ricercare la registrazione da aggiornare, cliccando sul tasto si ottiene l elenco delle registrazioni che soddisfano le condizioni impostate; a questo punto, si evidenzia con un click la registrazione interessata e si preme ancora il pulsante. Nella schermata che appare, saranno visualizzati tutti i dati della pag. 34

35 registrazione, tra cui la classificazione: quest ultima è l unica informazione modificabile. Dopo aver apportato le dovute modifiche, le si confermano cliccando sul tasto. E possibile visualizzare la classificazione precedente tramite la funzionalità di storico modifiche (cfr. Par ). sezione modificabile Figura 25 - Riclassificazione protocollo Annullamento registrazione La procedura Annullamento registrazione (Figura 26) consente di annullare una registrazione immessa erroneamente nel sistema. Figura 26 - Annullamento di una registrazione Dopo aver inserito i filtri per la ricerca della registrazione da annullare, cliccando sul tasto si ottiene l elenco delle registrazioni che soddisfano le condizioni impostate; a questo punto, si evidenzia con un click la registrazione interessata e si preme ancora il pulsante. Nella schermata che appare, saranno visualizzati tutti i dati della registrazione: i campi Note e Annotazioni interne del pannello Avanzate sono gli unici campi modificabili. E infatti obbligatorio specificare nel campo Note (che appare nel registro) il motivo ufficiale dell annullamento, con gli estremi del provvedimento con cui il responsabile del servizio di protocollo lo ha autorizzato. Dopo aver inserito tali informazioni, si può confermare l annullamento cliccando sul tasto. La registrazione così annullata non viene in realtà cancellata dal sistema ma, come prevede la normativa, rimane visibile nella base dati ed è marcata, nelle visualizzazioni e nelle stampe, con una lettera A o con la dicitura Annullata. pag. 35

36 NOTA: l operazione di annullamento è irreversibile! Visualizza ultima registrazione La procedura visualizza ultima registrazione consente visualizzare l ultima registrazione effettuata dall operatore attualmente connesso. Questa funzionalità può essere utile quando si è inavvertitamente chiusa la finestra dell ultimo protocollo effettuato e si ha bisogno del numero di protocollo per riportarlo sul documento cartaceo. video Ricerca registrazioni La procedura Ricerca registrazioni consente di ricercare una registrazione di cui si vuole vedere i dati di dettaglio a Dopo aver immesso i filtri al fine di ricercare la registrazione che si vuole visualizzare, cliccando sul tasto si ottiene l elenco delle registrazioni che soddisfano le condizioni impostate; a questo punto, si evidenzia con un click la registrazione interessata e si preme ancora il pulsante. Nella schermata che appare, saranno visualizzati tutti i dati della registrazione, con in basso i dati relativi all utente e alla data di inserimento nel sistema. Se alla registrazione visualizzata sono stati apportati aggiornamenti per riclassificazione o movimento di protocollo, apparirà in alto la dicitura Storico : Cliccando su tale dicitura si aprirà una finestra contenente lo storico di tutte le versioni precedenti della registrazione. Selezionando una versione e cliccando su se ne visualizzerà il contenuto. La procedura Ricerca registrazioni compie ricerche sia sul Registro di Protocollo che sul registro interno sulla base della selezione fatta nel campo Tipo Registrazioni Visualizzazione Storico modifiche Il sistema SEP è dotato di una funzionalità che consente di visualizzare tutte le modifiche apportate ai protocolli. Ogni volta che viene effettuato un cambiamento ad un protocollo (Modifica Registrazione, Riclassificazione, ecc..), nella sua intestazione viene visualizzata visializzata la voce Storico (Figura 27), cliccando la quale viene aperta una finestra indipendente che, per ogni modica, visualizza i seguenti dati: - Data modifica - Utente modifica - Oggetto - Mittente/Destinatario - Ufficio Selezionando con un clic una modifica dell elenco e cliccando poi il pulsante, è possibile visualizzare lo stato del protocollo prima della modifica. Tale visualizzazione è fatta in una finestra indipendente ed è quindi possibile confrontare il protocollo a seguito della modifica (finestra principale) e prima della modifica (finestra indipendente). pag. 36

37 Figura 27 - visualizzazione dello Storico di modifiche pag. 37

38 4.3. TABELLE DI BASE Tipi di documento La procedura Tipi di documento consente di inserire e modificare le tipologie di documenti che verranno registrati nel sistema. Tale informazione verrà specificata per ogni atto registrato tramite la procedura di protocollazione. - Creazione di un nuovo tipo documento: Per creare un nuovo tipo di documento bisogna cliccare sul pulsante tipi di documento esistenti. (Nuovo) posto in alto sulla griglia che elenca i Dopo aver indicato una breve descrizione del tipo di documento (informatico, cartaceo, ecc.) è possibile confermare i dati inseriti premendo il pulsante (Salva /Conferma) in basso. - Modifica di un tipo di documento: Per modificare i dati di un tipo di documento esistente bisogna richiamare la procedura Tabelle di base / Tipi di documento, selezionare dalla griglia la riga relativa al tipo da modificare e cliccare sul bottone visualizzando il form che permetterà di aggiornarne la descrizione. (Modifica) Tipi di ricezione / invio La procedura Tipi di ricezione / invio consente di inserire e modificare le tipologie di consegna o spedizione dei documenti che verranno registrati nel sistema. Tale informazione verrà specificata per ogni atto registrato tramite la procedura di protocollazione. - Creazione di un nuovo tipo di ricezione / invio: Per creare un nuovo tipo di ricezione / invio bisogna cliccare sul pulsante elenca i tipi esistenti. (Nuovo) posto in alto sulla griglia che Dopo aver indicato una breve descrizione del tipo di ricezione / invio (raccomandata, consegnata a mano, , ecc.) è possibile confermare i dati inseriti premendo il pulsante (Salva /Conferma) in basso. - Modifica di un tipo di ricezione / invio: Per modificare i dati di un tipo di ricezione / invio esistente bisogna richiamare la procedura Tabelle di base / Tipi di ricezione/invio, selezionare dalla griglia la riga relativa al tipo da modificare e cliccare sul bottone visualizzando il form che permetterà di aggiornarne la descrizione. (Modifica) pag. 38

39 Gestione Oggetto La procedura Gestione Oggetto consente di inserire e modificare le tipologie Oggetti Standard per le Registrazioni dei documenti che verranno registrati nel sistema. Tale informazione verrà specificata per ogni atto registrato tramite la procedura di protocollazione. - Creazione di un nuovo tipo di Oggetto: esistenti. Per creare un nuovo tipo di Oggetto bisogna cliccare sul pulsante (Nuovo) posto in alto sulla griglia che elenca i tipi Dopo aver indicato una breve descrizione dell oggetto e, opzionalmente, la sua classificazione relativamente al Titolario e il Settore/Ufficio sulla base dell Organigramma dell ente, è possibile confermare i dati inseriti premendo il pulsante (Salva) in basso. - Modifica di un tipo di Oggetto: Per modificare i dati di un Oggetto esistente bisogna richiamare la procedura Tabelle di base / Gestione Oggetto, selezionare dalla griglia la riga relativa al tipo da modificare e cliccare sul bottone permetterà di aggiornarne la descrizione. (Modifica) visualizzando il form che Inviate La procedura Inviate (Figura 28) fa riferimento alle tracce delle inviate e consente di: - Visualizzare sia le già inviate, sia quelle predisposte per l invio; - Inviare singole predisposte per l invio (contraddistinte dal simbolo ); - Inviare in blocco (tramite il pulsante ) tutte le predisposte per l invio; - Visualizzare gli allegati di ogni (tramite il pulsante ); - Filtrare la visualizzazione delle tramite la maschera superiore; - Esportare l elenco delle inviate su un foglio di calcolo (tramite il pulsante ). Figura Inviate pag. 39

40 Quando si filtra la visualizzazione delle tramite l inserimento di parametri di ricerca nella maschera superiore, è buona norma controllare il campo da della Data Invio. Il sistema, infatti, predispone automaticamente il primo giorno dell anno corrente e compie ogni ricerca a partire da questa data. Se si intende visualizzare anche antecedenti a questa data, è necessario cambiare manualmente il valore del campo da della Data Invio. Se nessun valore viene specificato nella maschera superiore, vengono visualizzate le tracce di tutte le inviate (ciò corrisponde ad una ricerca in cui ogni filtro è vuoto) Cestinate La procedura Cestinate fa riferimento alle tracce delle cestinate e consente di: - Visualizzare lo storico di cancellazione tramite l elemento che compare sulla destra di una cancellata; posizionando il mouse su questo elemento, infatti, vengono visualizzate le informazioni sulla cancellazione della E- mail. - Cancellare definitivamente la traccia di una singola o di un gruppo di selezionate. pag. 40

41 4.4. REGISTRO EMERGENZA Introduzione Quando per motivi bloccanti (black-out elettrici, malfunzionamenti del server, ecc.) gli operatori sono impossibilitati ad accedere al sistema S.E.P. per la protocollazione degli atti, il responsabile del servizio autorizza l inizio della procedura di emergenza. La procedura di emergenza prevede che, in luogo del registro informatico, venga utilizzato un registro cartaceo di emergenza per la registrazione degli atti in partenza e in arrivo, come previsto dalla normativa vigente (TU /63/5). Questo registro utilizza una sua numerazione, diversa da quella del registro ordinario informatico ; per questo motivo, al ripristino regolare del servizio, il sistema deve essere in grado di ripristinare nel registro ordinario le registrazioni fatte in emergenza, assegnando loro un numero di protocollo ufficiale, che continui la numerazione interrotta al momento dell interruzione del servizio, e tenendo traccia nella base dati del numero utilizzato nel registro di emergenza Gestione sessioni emergenza La procedura Gestione sessioni emergenza (Figura 29) consente di configurare le modalità di ripristino del sistema S.E.P. dopo un interruzione del servizio e la conseguente procedura di emergenza. NOTA: nel momento in cui il server viene ripristinato, è importante che nessun utente possa effettuare nuove protocollazioni prima della corretta riconfigurazione del sistema; pertanto, la prima operazione che il responsabile deve compiere è quella di bloccare il servizio di protocollo (a meno che non sia attivata l opzione di blocco automatico del servizio ad ogni riavvio del server - vedi paragrafo 4.6.1). Bisogna poi richiamare la procedura Registro emergenza / Gestione sessioni emergenza e cliccare sul pulsante (Nuovo) posto in alto sulla griglia che elenca le eventuali precedenti sessioni di emergenza. Figura 29 - Inserimento di una sessione emergenza Nel campo Descrizione bisogna indicare una breve descrizione che identifichi la sessione di emergenza che si sta inserendo. Occorre poi indicare con esattezza la data e l ora in cui è stata attivata la procedura di emergenza e la data e l ora in cui è terminata, vale a dire il Periodo nel quale il sistema S.E.P. non era operativo (queste informazioni sono desumibili dal registro cartaceo di emergenza). Nel campo Numero di registrazioni effettuate bisogna poi inserire il numero totale di registrazioni annotate sul registro di emergenza. pag. 41

42 Nel campo Causa si deve inserire una descrizione più dettagliata delle circostanze che hanno portato all interruzione del servizio. Mettendo una spunta nella casella Dopo il salvataggio sblocca il sistema si otterrà lo sblocco automatico del servizio di protocollazione che era stato bloccato in precedenza. Si può anche omettere tale spunta e sbloccare il servizio successivamente. Cliccando sul tasto (Salva /Conferma) in basso, le informazioni vengono salvate e gli utenti possono ora riprendere regolarmente a protocollare, poché il sistema terrà conto del fatto che esistono delle registrazioni da recuperare consentendo la tempestiva operatività dei servizi di protocollo. In altre parole, con la proceduta Gestione Sessioni di Emergenza, si è inserito un intervallo nella sequenza dei numeri di protocollo, ed in tale intervallo, per completare l integrità del registro di protocollo, dovranno successivamente essere inseriti i dati delle protocollazioni effettuate in emergenza. (vedi paragrafi successivi). NOTA: il sistema permette la gestione di sessioni di emergenza multiple, nel caso in cui si attivino due o più procedure di emergenza ad intervalli di tempo molto ravvicinati. NOTA: nelle varie visualizzazioni e stampe, le registrazioni di emergenza così recuperate sono riconoscibili dal fatto che, accanto al numero di protocollo ordinario, è sempre indicato anche il numero di protocollo di emergenza Recupero registrazione ARRIVO La procedura Recupero registrazione ARRIVO consente di inserire i dati di ogni registrazione in arrivo precedentemente annotata sul registro di emergenza e di effettuarne quindi la protocollazione sul registro ordinario. Il form di inserimento visualizzato è del tutto simile a quello per l inserimento di una regolare registrazione in arrivo (cfr. par.4.2.1), fatta eccezione per i campi posti in alto e dove è necessario specificare la corrispondenza tra questa registrazione ed il registro di emergenza (Figura 30). Figura 30 - Recupero di una registrazione dal registro di emergenza Nel campo Sessione di emergenza è necessario selezionare a quale sessione di emergenza appartiene l atto che stiamo per registrare (NOTA: nel caso sia presente un unica sessione di emergenza da reintegrare, la giusta sessione sarà già selezionata). Nel campo Num. Reg. di emergenza bisogna indicare il numero di protocollo con cui l atto era stato registrato nel registro di emergenza. Nel campo Data Immissione bisogna indicare la data in cui l atto è stato registrato sul registro di emergenza, che coinciderà poi con la data ufficiale di protocollazione. pag. 42

43 Nel campo Utente bisogna indicare quale operatore ha effettuato la registrazione sul registro di emergenza, selezionandolo dalla griglia che si aprirà cliccando sul tasto (Cerca ) e cliccando poi sul tasto dopo averlo selezionato. Negli altri campi bisogna indicare il resto delle informazioni legate all atto, desumibili dalle annotazioni fatte sul registro di emergenza (per la compilazione fare riferimento al paragrafo 4.2.1). Una volta confermata la registrazione, verrà visualizzato un riepilogo delle informazioni inserite del tutto analogo a quello relativo ad una protocollazione ordinaria tranne che per l indicazione anche dei dati relativi al registro di emergenza Recupero registrazione PARTENZA La procedura Recupero registrazione PARTENZA consente di inserire i dati di una registrazione in partenza precedentemente annotata sul registro di emergenza e di effettuarne quindi la protocollazione sul registro ordinario. Il form di inserimento visualizzato è del tutto simile a quello per l inserimento di una regolare registrazione in partenza (cfr. par ), fatta eccezione per i campi posti in alto. Come nel caso di Recupero registrazione ARRIVO, in questi campi è necessario specificare la corrispondenza tra questa registrazione ed il registro di emergenza. Nel campo Sessione di emergenza bisogna selezionare a quale sessione di emergenza appartiene l atto che stiamo per registrare (NOTA: nel caso sia presente un unica sessione di emergenza da reintegrare, la giusta sessione sarà già selezionata). Nel campo Num. Reg. di emergenza bisogna indicare il numero di protocollo con cui l atto era stato registrato nel registro di emergenza. Nel campo Data Immissione bisogna indicare la data in cui l atto è stato registrato sul registro di emergenza, che coinciderà poi con la data ufficiale di protocollazione. Nel campo Utente bisogna indicare quale operatore ha effettuato la registrazione sul registro di emergenza, selezionandolo dalla griglia che si aprirà cliccando sul tasto (Cerca ) e cliccando poi sul tasto. Negli altri campi bisogna indicare il resto delle informazioni legate all atto, desumibili dalle annotazioni fatte sul registro di emergenza (per la compilazione fare riferimento al paragrafo 4.2.2). Una volta confermata la registrazione, verrà visualizzato il riepilogo delle informazioni inserite con in più l indicazione in alto dei dati relativi al registro di emergenza. pag. 43

44 4.5. STAMPE Stampa Registro Generale La procedura Stampa registro generale consente di ottenere la stampa del Registro di Protocollo Generale, contenente i dati principali di ogni registrazione di protocollo (numero, data, mittente, destinatari, oggetto, classificazione, note, ecc.). Prima di tutto, è necessario inserire gli estremi delle registrazioni che vogliamo stampare, indicandone il numero iniziale e quello finale, oppure la data di inizio e quella di fine. Cliccando sul tasto verrà visualizzata l anteprima di stampa del registro (Figura 31). Cliccando sul pulsante si può lanciare la stampa di ciò che si è appena visualizzato, mentre, cliccando sul pulsante, è possibile salvare il report in formato PDF non modificabile. Figura 31 - Anteprima del registro protocollo generale Stampa tipi di documento e tipi di ricezione/invio Queste procedure consentono di ottenere direttamente l anteprima di stampa dell elenco dei tipi di documento e dei tipi di ricezione/invio utilizzati nel sistema per descrivere gli atti registrati. Cliccando sul pulsante si può lanciare la stampa di ciò che si è appena visualizzato, mentre, cliccando sul pulsante non modificabile., è possibile salvare il report in formato PDF Stampa elenco registrazioni La procedura Stampa elenco registrazioni è molto simile alla Stampa del Registro Generale (cfr. Par ) e consente di ottenere la stampa di un registro di protocollo ridotto, contenente i dati principali delle sole registrazioni di protocollo per cui l utente connesso è abilitato. Prima di tutto, è necessario inserire gli estremi delle registrazioni che vogliamo stampare. Cliccando poi sul tasto verrà visualizzata l anteprima di stampa dell elenco Cliccando sul pulsante si può lanciare la stampa di ciò che si è appena visualizzato, mentre, cliccando sul pulsante, è possibile salvare il report in formato PDF non modificabile. pag. 44

45 Stampa distinta postale La procedura Stampa distinta postale (Figura 32) consente la compilazione semi-automatica delle distinte postali relative a tutte le Registrazioni in partenza che hanno come Tipo invio un servizio postale (cfr.par ). Dopo aver indicato il numero di protocollo ed il tipo di invio, selezionando il pulsante Stampa, si aprirà una finestra indipendente dalla quale è possibile modificare da distinta generata in automatico dal sistema e contenente tutti i destinatari con i relativi recapiti. NOTA: si consiglia di porre attenzione nell inserimento del numero di protocollo nei campi Numero da/a. Quando infatti dovessero inavvertitamente essere inseriti caratteri diversi dal numero di protocollo (es. uno spazio bianco prima o dopo il numero), la compilazione automatica della distinta potrebbe essere compromessa. Figura 32- Stampa distinta postale Stampa trasmissione atti La procedura Stampa lista trasmissione atti consente di ottenere un elenco di atti protocollati di competenza di un singolo settore o ufficio. Questa lista viene controfirmata dal responsabile che riceve in consegna gli atti che in essa vengono elencati, e potrà essere conservata dall ufficio protocollo come prova dell avvenuta consegna (smistamento) dei documenti. pag. 45

46 Figura 33 - Stampa lista trasmissione atti Per eseguire la stampa (Figura 33) è necessario specificare: il tipo di registrazioni da stampare (in arrivo, in partenza o interno), la struttura organizzativa della quale si vuole stampare la lista (selezionandola dall organigramma che si aprirà cliccando sul tasto ). Sono invece opzionali il numero iniziale e finale, la data iniziale e finale del protocollo. NOTA: nella stampa saranno elencati tutti gli atti della struttura e degli uffici ad essa associati. Cliccando sul tasto sarà visualizzata l anteprima di stampa della lista (Figura 34). Cliccando sul pulsante si può lanciare la stampa di ciò che si è appena visualizzato, mentre, cliccando sul pulsante report in formato PDF non modificabile., è possibile salvare il Figura 34 - Anteprima lista trasmissione atti Stampa etichette partenza La procedura Stampa etichette partenza consente la stampa fisica delle etichette relative a tutti gli atti in partenza. Essa richiede di selezionare il numero di protocollo ed il tipo di invio analogamente a quanto accade nella procedura Stampa distinta postale (Figura 32). Selezionando, poi, il pulsante, verrà visualizzata una pagina dalla quale è possibile selezionare i protocolli per i quali si intende stampare l etichetta per l invio. Procedendo infine alla Stampa, si aprirà una finestra indipendente contenente le etichette finali. Da questa finestra è possibile avviare la stampa fisica cliccando il pulsante, mentre, cliccando sul pulsante, è possibile salvare le etichette in formato PDF non modificabile pag. 46

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