GESTIONALE ARIS MANUALE D'USO ARIS, ORGANIZZA LA TUA VITA. V Dicembre 2014

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1 GESTIONALE ARIS MANUALE D'USO ARIS, ORGANIZZA LA TUA VITA Versione e data V Dicembre 2014 Ideazione e realizzazione Sito internet: Via Botticelli 126, 09045, Quartu Sant'Elena (CA)

2 Indice 1 PREMESSA OTTIMIZZAZIONE DELLA GESTIONE ECONOMICA GESTIONE DEGLI UTENTI, DEI CLIENTI E DELLE COMMESSE Gestione degli utenti Area generale Gestione degli utenti Inserimento orari di lavoro Gestione degli utenti Calcolo ore lavorative Gestione degli utenti Calcolo costi orari Gestione degli utenti Calcolo aliquote generali Gestione degli utenti Scelta tipologia del costo orario in uso Gestione clienti Gestione commesse Gestione tipologie di lavoro Analisi e calcolo delle ore lavorative annuali degli utenti GESTIONE DELLE ORE DI LAVORO Registrazione ingressi ed uscite Registrazione ore lavorate ANALISI DELLE ORE DI LAVORO E DELLE COMMESSE Filtri e ricerche nella cronologia GESTIONE DELLA CONTABILITA' - ENTRATE Creazione di avvisi di fattura Creazione di fatture definitive Creazione di avvisi di saldo (CONTABILITA' MOMENTANEA) Archivio fatture Archivio avvisi di fattura Analisi fatturato e avvisi di fattura non ancora saldati Analisi e inserimento attese di saldo...23 GESTIONALE ARIS - Manuale d'uso V Pag.2 di 48

3 2.4.8 Analisi e inserimento finanziamenti GESTIONE DELLA CONTABILITA' - USCITE Premessa Spese varie dell'ufficio (Soggette ad IVA) Spese non soggette ad IVA Spese verso colleghi Spese di telefonia Spese riguardanti il carburante Analisi delle Uscite Analisi e inserimento dei debiti (CONTABILITA' MOMENTANEA) Cassa generale Costi generali Tasse e imposte OTTIMIZZAZIONE DELLA PRODUTTIVITA' AGENDA PROMEMORIA MESSAGGISTICA INTERNA GESTIONE PASSWORD RUBRICA CARRELLO ACQUISTI IMPOSTAZIONI UTENTE BARRA DEI SUGGERIMENTI COMANDI RAPIDI FINESTRE RAPIDE DATI FISCALI PROSSIME MIGLIORIE MIGLIORIE RISPETTO ALLE VERSIONI PRECEDENTI...36 GESTIONALE ARIS - Manuale d'uso V Pag.3 di 48

4 MIGLIORIE RISPETTO ALLA VERSIONE V Costi generali dell'azienda (Par )...36 Costi orari e ore lavorative utenti (Par , 2.1.4, 2.1.5, 2.1.6)...36 Agenda: operazioni cicliche a data fissa (Par. 3.1)...36 Versamenti IVA: calcolo automatico (Par )...37 Commessa: inserimento del responsabile interno (Par )...37 Utenti : inserimento degli orari di lavoro (Par )...37 Fatture: modifica delle aliquote relative alla cassa previdenziale, all'iva ed alla ritenuta d'acconto (Par )...37 Messaggi: possibilità di cancellare con un unico comando tutti i presenti nel cestino e spostare messaggi in promemoria (Par. 3.3)...37 Promemoria: possibilità di inviare ad uno o più utenti, mediante messaggi, i promemoria (Par. 3.3)...37 Spese: ora è possibile modificare qualsiasi caratteristica delle spese già inserite (Par )...38 Fatture: E' stato eliminato il bug relativo all'azzeramento della ritenuta d'acconto applicata verso aziende ed enti a seguito dell'emissione di una fattura verso condomini con ritenuta d'acconto pari a Documenti contabili: le fatture e gli avvisi di fattura riportano nella parte alta del documento l'identificativo della commessa...38 Rubrica: quando si filtra un numero telefonico o un cliente, qualora non lo si trovi e si decida di aggiungere una nuova voce in rubrica, in automatico ARIS scrive i dati filtrati nei campi opportuni...38 Clienti: Eliminato il bug che non permetteva di modificare i dati dei clienti già inseriti...38 Promemoria: Eliminato il bug che non permetteva, in fase di modifica, di eliminare la priorità a promemoria già inseriti...38 Carrello: è ora possibile stampare in PDF o su carta la lista spesa...38 MIGLIORIE RISPETTO ALLA VERSIONE V Carrello: Aggiunto il filtro dinamico...38 GESTIONALE ARIS - Manuale d'uso V Pag.4 di 48

5 MIGLIORIE RISPETTO ALLA VERSIONE V Contabilità: ottimizzazione inserimento di ingressi ed uscite in attesa...39 Carrello: ottimizzazione dell'aggiunta di nuovi oggetti...39 Carrello: Eliminato bug che non consentiva la modifica degli oggetti nel carrello della spesa...39 MIGLIORIE RISPETTO ALLA VERSIONE V Migliorie varie...39 Aumentato la dimensione dei campi dei testi relativi all'invio dei messaggi tra gli utenti ed alla descrizione delle attività svolte nella sezione cronologia...39 Agenda: aggiunta opzione fine appuntamento...39 Promemoria: ottimizzazione in fase di aggiunta...39 Fatture: eliminato bug che non consentiva la modifica di fatture con referenti o oggetti della fattura contenenti apostrofi...40 MIGLIORIE RISPETTO ALLA VERSIONE V Agenda: Eliminato bug che non riportava a 0.00, quando si inseriva un secondo appuntamento di fila, l'orario finale del nuovo appuntamento da aggiungere...40 Agenda: ottimizzazione inserimento data filtrata in nuovi appuntamenti...40 Agenda: ottimizzazione inserimento ora fine...40 Archivio ingressi fatture: potenziamento filtro dinamico...40 Cronologia: ora fine a mezzanotte e altri automatismi...40 Password: ottimizzazione in fase di aggiunta...40 MIGLIORIE RISPETTO ALLA VERSIONE V Cassa: migliorie grafiche e ottimizzazione inserimento saldi iniziali...41 Clienti: ottimizzazione inserimento dati...41 Cronologia: ottimizzazione inserimento dati...41 Cronologia: uniformato grafica schermate inserimento e modifica...41 Fatture: migliorie grafiche...41 Promemoria: migliorie grafiche...41 GESTIONALE ARIS - Manuale d'uso V Pag.5 di 48

6 Ingressi e uscite: possibilità di utilizzare due conti correnti...42 MIGLIORIE RISPETTO ALLA VERSIONE V MIGLIORIE GENERALI: aggiunta non automatica in tutte le finestre...42 Agenda: nuova opzione sveglia per promemoria appuntamenti...42 Agenda: inserimento di appuntamenti con doppio clic sulla data...42 Agenda: gestione operazioni cicliche...42 Avvio programma: aggiunto finestra promemoria...42 Avvio programma: utilizzo monoutente...43 Cassa: spostamento denaro rapido...43 Uscite: migliorie grafiche...43 RISOLUZIONE BUG ED ERRORI...43 MIGLIORIE RISPETTO ALLA VERSIONE V Avvio programma: ottimizzazione posizione finestra promemoria...43 Finanziamenti: ottimizzazioni grafiche e uso dei due conti correnti...44 RISOLUZIONE BUG ED ERRORI...44 MIGLIORIE RISPETTO ALLA VERSIONE V Commesse: ottimizzazione inserimento dati...44 Commesse: inserimento fatturato e importo lavori distinto per tipologie...44 Commesse: analisi fatturato e importo lavori distinto per tipologie...45 Password: ottimizzazione accesso al database...45 RISOLUZIONE BUG ED ERRORI...45 MIGLIORIE RISPETTO ALLA VERSIONE V Agenda: Eliminazione di appuntamenti e note multipli...45 Archivio fatture: nuova icona per incassi dal conto corrente n Avvisi di fattura: nuova dicitura nei documenti emessi...45 Cronologia: nuove opzioni spesa per cliente e spesa utente...46 Fatture: calcolo automatico dei rimborsi spese...46 GESTIONALE ARIS - Manuale d'uso V Pag.6 di 48

7 Gestione utenti: calcolo automatico delle spese anticipate...46 RISOLUZIONE BUG ED ERRORI RINGRAZIAMENTI...48 GESTIONALE ARIS - Manuale d'uso V Pag.7 di 48

8 1 PREMESSA Il tempo è denaro...e il denaro è tempo. Quanto vogliamo guadagnare in un anno? Quale è il nostro costo orario e quello dei nostri collaboratori? Noti i costi orari, quante ore dedichiamo a ciascuna commessa? Quali commesse sono in perdita e quali in attivo? Quanti sono e saranno i nostri guadagni, i nostri crediti e i nostri debiti? A che ora è entrato ed uscito da lavoro un collaboratore e quante ore ha lavorato? Ogni azienda, dal libero professionista alla società più strutturata, per crescere e migliorarsi, deve poter rispondere istantaneamente alle domande poste sopra. ARIS permette di fare ciò...e molto di più (*)! (*) Agenda multiutente con operazioni cicliche Rubrica Promemoria Messaggistica interna Lista spesa Gestione password e user Il funzionamento di Aris è molto semplice: gli utenti registrano i loro dati generali e, giorno per giorno, o ora per ora, registrano su quale commessa hanno lavorato e in cosa è consistito il loro lavoro: inoltre, ogni volta che entrano o escono dall'ufficio, registrano l'ingresso e l'uscita e, ogni volta che completano una commessa o parte di essa emettono un avviso di fattura o una fattura. Ogni volta che, a livello contabile, si ha una uscita o una spesa, di qualsiasi natura, si registra in Aris. Grazie a pochi secondi utilizzati compilando Aris ogni giorno...in ogni istante gli amministratori potranno seguire l'evolversi del lavoro dei collaboratori ma anche i GESTIONALE ARIS - Manuale d'uso V Pag.8 di 48

9 collaboratori potranno controllare a che punto sono arrivati i colleghi nello sviluppo della commessa. Inoltre, a livello contabile, gli amministratori potranno in pochi secondi controllare il fatturato in entrata ed in uscita (del mese, del trimestre o dell'anno), la cassa (contanti, conto corrente, assegni...e la somma di tutti) gli avvisi di fattura non ancora saldati (del mese, del trimestre o dell'anno) e la produttività dei singoli lavori...o dei singoli collaboratori. Grazie a pochi secondi utilizzati compilando Aris si risparmiano ogni mese ore di lavoro normalmente male utilizzate per fraintendimenti tra diversi collaboratori o amministratori, mancanza di informazioni su lavori in essere o già completati e conteggi contabili manuali. Grazie a pochi secondi utilizzati compilando Aris non ci si potrà più dimenticare di riscuotere saldi o acconti di commesse consegnate e mai pagate: si conoscerà sempre chi tra i collaboratori ha eseguito una determinata mansione all'interno di una commessa responsabilizzando maggiormente tutta la forza lavoro. Grazie a pochi secondi utilizzati compilando Aris si potranno fare offerte e preventivi più precisi, mediante l'analisi delle ore lavorate su commesse simili, evitando sia di fare preventivi ed offerte sottostimate sia di fare preventivi o offerte eccessive. Il risparmio di tempo in azienda, la migliore resa dei collaboratori, il miglior controllo da parte degli amministratori, il miglior rapporto qualità/prezzo di un gestionale......tutto ciò è Aris. Installa ARIS è inizia ad utilizzarlo...è molto intuitivo! Se preferisci, leggi prima la presente guida. GESTIONALE ARIS - Manuale d'uso V Pag.9 di 48

10 2 OTTIMIZZAZIONE DELLA GESTIONE ECONOMICA DEARIS - Studio di Ingegneria ed Architettura 2.1 GESTIONE DEGLI UTENTI, DEI CLIENTI E DELLE COMMESSE Gestione degli utenti Area generale Per ogni utente si possono registrare i dati anagrafici, i contatti telefonici, il codice IBAN, l'inizio della data di collaborazione con l'azienda, il costo/la paga oraria e il costo chilometrico del mezzo di locomozione privato eventualmente utilizzato per lavoro. Inoltre, nella parte inferiore della finestra, si deve assegnare un nickname (costituito da un solo carattere) e l'eventuale password necessaria per l'accesso al gestionale. E' importante precisare che, non selezionando il check-box attiva password l'accesso al gestionale sarà molto più rapido ed avverrà immediatamente dopo avere inserito il proprio nickname nella finestra di apertura del programma. Selezionando il check-box admin l'utente sarà autorizzato a modificare i righi della cronologia (Vedi Par ) e potrà visionare le agende degli altri utenti. Deselezionando il check-box MEMBER l'utente risulterà inattivo (questa operazione, ad esempio, dovrà essere effettuata in caso di licenziamento o cassa integrazione etc...). Dalla finestra Gestioni utente, facendo doppio clic su un utente o selezionando il bottone Interroga utente sarà possibile, per ogni utente, visualizzare quante ore sono state lavorate in un anno, in un mese, nella settimana o in una data selezionabile tramite il check-box posto in alto a destra denominato Data di riferimento. Inoltre, sempre da questa sezione, sarà possibile visualizzare la percentuale di ore improduttive impiegate da ciascun utente, intendendo per ore improduttive quel tempo impiegato in lavori (Vedi Par ) non approvati (Preventivi non approvati...) o in lavori deliberatamente gratuiti: a tal proposito si consiglia, per ogni campo di attività non remunerata da clienti (ad esempio tenuta della contabilità dell'azienda o tempi impiegati in corsi di formazione etc..) di assegnare un codice di lavoro univoco e non selezionare il check-box approvato (Vedi Par ). In questo caso sarà possibile tenere conto del totale delle ore improduttive (ovvero non pagate da nessun cliente) e, altresì, sarà possibile, tramite altre sezioni del programma (Vedi Par. 2.3), analizzare quante ore sono state impiegate sulla singola tipologia di lavoro improduttivo. GESTIONALE ARIS - Manuale d'uso V Pag.10 di 48

11 Infine, nella finestra denominata dettaglio mese sarà possibile vedere la ripartizione percentuale delle ore lavorate in un mese in ogni commessa a cui, l'utente selezionato, ha lavorato per almeno 15 minuti Gestione degli utenti Inserimento orari di lavoro Una volta che è stato inserito un nuovo utente, è possibile, tramite il pulsante Orario di lavoro presente nella parte in basso a sinistra del form Modifica utente, editare gli orari di lavoro dell'utente selezionato in precedenza. ARIS permette di registrare i singoli orari di ingresso ed uscita relativi ai sette giorni della settimana, differenziati tra mattina e sera. Inoltre, per accelerare l'inserimento dei dati, tramite i quattro campi denominati Lun/Ven è possibile inserire un unico orario di ingresso o uscita che, velocemente, viene ricopiato in tutti i giorni della settimana compresi tra lunedì e venerdì Gestione degli utenti Calcolo ore lavorative Quando si inserisce un nuovo utente o se ne modificano i dati, è possibile indicare quante ore lavorative settimanali verranno effettuate dall'utente specifico; inoltre, è possibile indicare quante ore di permessi e ferie spettano annualmente all'utente. Premendo sul pulsante Modifica aliquote generali è possibile infine indicare o modificare, per tutti gli utenti, quante ore di malattie e feste sono annualmente stimate o prevedibili da calendario: ad esempio se nell'anno in corso ci fossero solo le tre feste di Natale, Pasqua e Ferragosto, e tutte cadessero in giorni feriali, si dovrebbero indicare 8x3=24 ore di feste annuali. ARIS, dopo aver premuto il pulsante Calcola, indica a video, nel campo denominato Ore lavorabili annuali lorde, il totale delle ore lavorabili teoricamente in un anno; da queste, detrae le ore di ferie, permessi, malattie e feste, ottenendo il numero di ore che l'utente lavora in un anno, denominato Ore lavorabili annuali nette. Si può inoltre impostare una percentuale di ore lavorate dedicate a attività generali non remunerate da nessun cliente come, ad esempio, potrebbero essere le ore dedicate a corsi di aggiornamento o impiegate su preventivi non andati a buon fine; ARIS in automatico detrae dal totale delle ore lavorabili annuali nette dall'utente le ore dedicate in attività improduttive, ottenendo quindi le ore lavorate pagate dai clienti. GESTIONALE ARIS - Manuale d'uso V Pag.11 di 48

12 2.1.4 Gestione degli utenti Calcolo costi orari Il costo orario di ciascun utente è dato da due componenti: la prima tiene conto dei costi specifici annuali riferibili direttamente all'utente mentre la seconda è dovuta alla ripartizione, tra i diversi utenti, dei costi generali dell'attività (Vedi Par ). La prima componente, denominata Costo orario ore produttive, è pari al rapporto tra la somma dei costi relativi all'utente selezionato (detratto gli eventuali contributi a fondo perduto) e il numero di ore lavorate pagate dai clienti relative allo stesso utente. La seconda componente, relativa ai costi generali, è pari al rapporto tra il totale dei costi generali annuali relativi all'azienda (Vedi Par ) e la somma delle ore lavorate pagate da TUTTI i clienti). La somma tra le due componenti viene indicata da ARIS con la dicitura Costo orario inclusi i costi generali. Questo costo orario, moltiplicato per i quattro coefficienti maggiorativi modificabili tramite il bottone Modifica aliquote generali (Vedi Par ) viene denominato Costo orario incluso aliquote generali Gestione degli utenti Calcolo aliquote generali Premendo sul pulsante Modifica aliquote generali è possibile, oltre che indicare le ore di malattia annuale stimata e le ore delle festività annuali da calendario, indicare quattro tipologie di percentuali di aumento dei costi orari. La percentuale di utili necessari per la costituzione di un fondo cassa dell'azienda, che, ad esempio, potrebbe essere utilizzato per far fronte alle spese relative ad un periodo caratterizzato da scarse entrate. La percentuale di utile aziendale che, ad esempio, potrebbe essere utilizzato per l'acquisto di nuove attrezzature o servizi. La percentuale necessaria per tener conto della quota parte di commesse completate e non saldate da parte di committenti disonesti, falliti etc.. La percentuale necessaria per tener conto della quota parte di commesse che si chiudono in perdita rispetto al preventivo/offerta accettato dal cliente Gestione degli utenti Scelta tipologia del costo orario in uso E' possibile tenere conto dei costi della manodopera di ogni commessa utilizzando il costo orario dei singoli utenti o il costo orario mediato dei diversi utenti. GESTIONALE ARIS - Manuale d'uso V Pag.12 di 48

13 ARIS calcola il costo orario mediato mediante la media ponderata dei costi orari dei diversi utenti attivi: in pratica, ai fini di tener conto delle diverse quantità di ore lavorate pagate dai clienti, che potrebbero essere significativamente diverse da utente ad utente, ARIS media i diversi costi orari tenendo conto delle ore lavorate di ogni utente. Esempio n.1 (2 utenti con stesso numero di ore lavorate) Utente 1: Costo orario: 10,00 Ore annuali lavorate pagate dai clienti: 1000 ore Utente 2: Costo orario: 20,00 Ore annuali lavorate pagate dai clienti: 1000 ore Costo orario medio: 15,00 Esempio n.2 (2 utenti con diverso numero di ore lavorate) Utente 1: Costo orario: 10,00 Ore annuali lavorate pagate dai clienti: 1000 ore Utente 2: Costo orario: 20,00 Ore annuali lavorate pagate dai clienti: 275 ore Costo orario medio: 12, Gestione clienti Per ogni cliente si possono registrare i dati anagrafici e fiscali. Questi concorrono a creare un database all'interno del quale, tramite un pratico filtro dinamico, si possono ricercare velocemente i clienti già registrati per modificare e/o cancellare i dati già inseriti. Ai fini di una corrette gestione finanziaria dello studio, per ogni cliente registrato, è necessario, tramite un menu' a tendina, selezionare la tipologia di cliente, a scelta tra privato, condominio, collega, azienda o ente. Qualora sia stato associato un cliente a più di una commessa, che sia questa un semplice preventivo (lavoro non approvato) o un lavoro remunerato (approvato), dalla finestra denominata Analisi del cliente è possibile visualizzare l'elenco dettagliato ed il riepilogo delle commesse affidate o approvate dal cliente selezionato Gestione commesse Ad ogni commessa si può associare un cliente già inserito nel database clienti, un referente del committente (ad esempio, se il cliente è una società, l'amministratore della stessa o il contatto che ha consentito di ottenere la commessa), l'indirizzo dell'eventuale luogo di svolgimento dell'incarico e la sua distanza chilometrica dalla sede in cui si lavora. Si possono associare inoltre alla commessa, sia l'onorario proposto o GESTIONALE ARIS - Manuale d'uso V Pag.13 di 48

14 approvato sia, caricandolo da una database apposito, la tipologia di lavoro. Tramite alcuni check-box, è possibile, speditamente, segnalare se la commessa è stata approvata, completata o pagata (parzialmente o saldata). Inoltre, è possibile selezionare la data in cui è stata ufficialmente acquisita la commessa (ad esempio, la data della firma del preventivo). Qualora in passato sia stato inserito una commessa simile, è possibile, in fase di inserimento di una nuova commessa, copiare con un solo clic tutti i dati della commessa già inserita, per poi eventualmente, modificare manualmente solo alcuni dei campi editabili. Dalla finestra commesse, dopo aver selezionato un rigo commessa, è possibile tramite il comando documento, avere un estratto dettagliato della commessa (che può essere anche salvato in pdf o stampato cartaceo) con tutte le diciture delle descrizioni, le varie ore impiegate da ogni utente che ci ha lavorato ed il totale delle ore dedicate a quella commessa. Selezionando invece un rigo di una specifica commessa mediante il pulsante destro (o in alternativa premendo sul pulsante con le barre rosse verticali posto sulla sinistra del pulsante Aggiungi ) si può analizzare l'andamento economico della commessa ed Aris segnala se, rispetto all'onorario stabilito, attualmente si ha un margine positivo (campo con sfondo verde) o un margine negativo (campo con sfondo rosso). Il totale della spesa sulla commessa selezionata, denominato nella finestra posta in alto totale lavoro, viene inoltre scomposto e evidenziato a video nelle sue componenti principali: 1. Manodopera: è il prodotto tra le ore impiegate e il costo orario di ciascun utente; 2. Spese chilometriche: è il prodotto tra i chilometri percorsi e il costo chilometrico dell'autovettura di ciascun utente; 3. Spese di vario genere: è la somma delle eventuali spese sostenute, le quali vengono elencate in dettaglio nella finestra a sfondo bianco posta nella parte in basso a destra. Infine, in fase di aggiunta o modifica di una commessa, è possibile indicare, nel campo denominato Responsabile interno commessa chi, tra i diversi utenti, è il project manager della commessa Gestione tipologie di lavoro Si possono creare, modificare e cancellare nuove e esistenti tipologie di lavori. Queste concorrono a creare un database all'interno del quale, tramite un pratico filtro dinamico, si possono ricercare velocemente le tipologie di lavoro più adatte per descrivere la nuova commessa. GESTIONALE ARIS - Manuale d'uso V Pag.14 di 48

15 Analisi e calcolo delle ore lavorative annuali degli utenti Selezionando l'icona utenti, e successivamente il pulsante aggiungi, ARIS permette di inserire, per ciascun utente, il numero di ore lavorative settimanali e il numero di ore annuali di ferie e permessi: inoltre, nell'apposita sezione delle aliquote generali, valide per tutti gli utenti, si possono stimare e registrare il numero di ore di malattia e feste presenti nell'anno. Editate le ore di cui sopra, dopo avere premuto il pulsante calcola ARIS mostra: Il numero di ore lavorabili annuali lorde, costituito dal prodotto tra le ore lavorative settimanali dell'utente specifico e il numero delle settimane presenti un un anno; Il numero di ore lavorabili annuali nette, pari alla differenza tra le ore lorde di cui sopra e le ore di ferie, permessi, malattie e feste annuali. Inoltre, in un apposito campo, è possibile inserire la percentuale di ore lavorate in attività generali, ovvero in attività necessarie per l'azienda ma che non vengono retribuite da nessun cliente specifico (ad esempio ore trascorse seguendo corsi di formazione, facendo contabilità, aggiornando il sito internet aziendale etc..). Sono da considerare ore lavorate in attività generali anche le ore impiegate nel predisporre preventivi o offerte di commesse che poi non vengono confermate dai clienti o le ore dedicate alle pubbliche relazioni o alla promozione pubblicitaria. Impostata la percentuale di cui sopra, dopo avere premuto il pulsante calcola ARIS mostra: Il numero di ore lavorabili annuali pagate dai clienti, pari alla differenza tra le ore lavorabili annuali nette e le ore impiegate in attività generali, calcolate tramite la percentuale di cui sopra; Il costo orario dell'utente, dato dal rapporto tra i costi relativi a ciascun utente (Contratto, IRAP, premi etc..) e le ore lavorate pagate dai clienti; Il costo orario dell'utente, inclusi i costi generali: questo è dato dalla somma tra il costo orario dell'utente e la quota parte dei costi generali suddivisa equamente tra la somma di tutte le ore lavorabili annuali pagate dai clienti di TUTTI gli utenti (Incidenza dei costi generali sulle ore di TUTTI gli utenti). Pertanto, maggiore sarà il GESTIONALE ARIS - Manuale d'uso V Pag.15 di 48

16 numero degli utenti e delle loro ore lavorative, maggiore saranno le ore su cui verranno ripartiti i costi generali e pertanto, minore sarà l'incidenza dei costi generali su ogni ora di lavoro. Il costo orario dell'utente, incluso delle aliquote generali, pari al costo orario inclusi i costi generali aumentato delle percentuali relative alle aliquote generali; queste permettono di definire due diversi tipi di utili aziendali e consentono di aumentare il costo orario di tutti gli utenti a causa della quota parte di commesse realizzate ma non pagate dai clienti ed a causa delle commesse completate sottocosto o in perdita. Il costo orario dell'utente, comprensivo di aliquote generali, è pertanto il costo orario che consente di retribuire l'utente regolarmente, tenendo conto sia delle ore non lavorabili annuali, sia delle ore lavorate in attività non pagate dai clienti sia delle inevitabili aliquote generali e degli eventuali utili d'impresa. 2.2 GESTIONE DELLE ORE DI LAVORO Registrazione ingressi ed uscite Ogni utente, quando arriva/esce dalla sede, deve cliccare sul bottone ingresso/uscita. In automatico ARIS registra come orario di ingresso quello del quarto d'ora successivo e come uscita quello del quarto d'ora precedente. Ad esempio, se si entra alle 8.55 ARIS segnerà l'ingresso alle ore 9.00: se si esce alle ARIS segnerà l'ingresso alle Per tenere conto di eventuali imprecisioni dei diversi orologi, ARIS approssima gli ingressi e le uscite di 2 minuti pertanto, ad esempio, se si entra alle 9.02 ARIS segnerà l'ingresso alle 9.00 così come se si esce alle ARIS segnerà l'ingresso alle 18.00; viceversa, qualora si entri alle 9.03 ARIS segnerà come orario di ingresso le Qualora, per regole interne all'azienda, sia concesso agli utenti modificare manualmente l'orario di ingresso e di uscita proposto in automatico dal software, si potranno in ogni caso forzare gli orari suggeriti editando i campi dell'ora e dei minuti: in questo caso, nel database denominato Cronologia (Vedi Par ), in corrispondenza del rigo di ingresso o uscita forzato, apparirà un simbolo azzurro circolare che ha il compito di segnalare visivamente eventuali forzature degli orari da parte degli utenti. GESTIONALE ARIS - Manuale d'uso V Pag.16 di 48

17 2.2.2 Registrazione ore lavorate Ogni utente, ha la facoltà, in funzione degli accordi aziendali o delle tipologie di commesse da svolgere, di registrare, con intervalli compresi tra i 15 minuti o le 23 ore, il lavoro effettuato nell'intervallo temporale appena trascorso. Ad esempio, se dalle 9.00 alle l'utente s ha predisposto un preventivo per la commessa n.348, l'utente s potrà scrivere in Commessa n. il codice del lavoro 348, nella descrizione ciò che ha effettuato e in ora inizio/fine l'intervallo temporale occupato dalla mansione effettuata. Qualora l'utente abbia utilizzato il suo mezzo privato di locomozione, potrà indicare i chilometri percorsi e, qualora sia stato effettuato un percorso sede-sede della commessa, si potrà, più velocemente, selezionare il check andata oppure il check andata e ritorno ; in ogni caso, i chilometri indicati potranno essere editati successivamente. Qualora sia stata effettuata una spesa inerente alla commessa, si potrà indicare l'importo della spesa effettuata e l'eventuale descrizione della stessa. Si precisa che per tener conto delle ore impiegate in attività non produttive (ad esempio installazione di software generali, riunioni tra colleghi etc..) si suggerisce di utilizare un ID specifico per ciascuna delle attività improduttive (ad esempio ID 1 per attività generali di pubbliche relazioni, ID 2 per contabilità interna etc...). In ogni caso, non selezionando il check-box approvato nella distinta del lavoro, si potrà, in ogni momento, visualizzare il totale delle ore non remunerate premendo sul pulsante con le barre rosse verticali presente nella finestra Commesse. 2.3 ANALISI DELLE ORE DI LAVORO E DELLE COMMESSE Filtri e ricerche nella cronologia All'interno del Database della cronologia sono elencate tutte le ore di lavoro inserite dai diversi utenti in maniera progressiva. E' possibile eseguire diversi tipi di filtri che consentono una veloce analisi e ricerca all'interno della cronologia: si possono ad esempio visualizzare tutti i righi inseriti per una determinata commessa mediante il filtro denominato Filtra n commessa. Una volta visualizzati i dati si possono filtrare i soli righi di quella determinata commessa inseriti da un determinato utente o da tutti gli utenti GESTIONALE ARIS - Manuale d'uso V Pag.17 di 48

18 mediante l'uso del filtro denominato Filtra utenti/collab. ;ancora, all'interno dei righi filtrati si possono ricercare i soli righi all'interno dei quali sono presenti determinate sequenze di parole, parole o parti di parole, mediante il filtro denominato Filtra descrizione attività. Infine, all'interno dei righi già filtrati si può ulteriormente restringere il campo della ricerca mediante il filtro denominato Filtra date che consente di impostare manualmente l'intervallo temporale all'interno del quale operare il filtro oppure, mediante pratici pulsanti, filtrare velocemente il giorno precedente (-1), il giorno attuale (G), i 30 giorni precedenti (30), l'anno precedente (A) o i 90 giorni precedenti (90). Qualora si utilizzi il filtro editando l'intervallo temporale, si dovrà poi selezionare il pulsante ( ) per avviare la ricerca. Si precisa che, in automatico, la cronologia è impostata per visualizzare i righi inseriti in data odierna dall'utente che ha effettuato l'accesso. 2.4 GESTIONE DELLA CONTABILITA' - ENTRATE Creazione di avvisi di fattura Per evitare di creare una fattura definitiva, è possibile redarre un avviso di fattura; selezionando l'apposito pulsante, inserendo l'id identificativo della commessa, viene redatto in maniera automatica il documento, inserendo i dati fiscali del cliente associato alla commessa e l'onorario della stessa: entrambi i campi sono in ogni caso editabili successivamente. Qualora non si conoscano i dati fiscali completi del cliente è possibile selezionare il bottone dati non disponibili facendo si da far apparire nel documento contabile un avviso/promemoria per il cliente. Si precisa che Aris, in funzione della tipologia di cliente inserita nel database clienti (privato, azienda etc..) imposta il documento automaticamente in maniera da conteggiare o meno la ritenuta d'acconto; è sempre in ogni caso possibile modificare dalla finestra Nuova fattura/avviso di fattura la tipologia di cliente mediante la selezione di uno dei pulsanti posti nella parte alta destra. La parte inferiore della finestra, dedicata alla parte strettamente contabile dei documenti fiscali, consente di compilare il documento a partire dall'onorario, dal totale fattura o dal netto a pagare: in tutti e tre i casi ARIS calcola in automatico l'iva e l'eventuale contributo della Cassa previdenziale. Sempre in questa sezione è possibile modificare le aliquote relative alla cassa previdenziale, all'iva ed alla ritenuta d'acconto; le GESTIONALE ARIS - Manuale d'uso V Pag.18 di 48

19 modifiche vengono salvate nel database e pertanto, nella stesura dei successivi documenti contabili, non sarà più necessario editare le aliquote variate. Qualora si stia creando un avviso di fattura verso condomini o enti, è possibile, tramite dei checkbox posti nella parte alta della finestra, impostare la ritenuta d'acconto pari a 0; inoltre ARIS è predisposto per modificare, tramite un checkbox posto nella parte mediana destra della finestra, la percentuale di applicazione dell'iva. Inoltre, se necessario, si può editare una data del documento differente dalla data del giorno in cui si sta predisponendo il documento contabile. Si precisa che se in fase di eventuale modifica del documento si vuole trasformare lo stesso in fattura definitiva, è necessario selezionare il checkbox fattura, posto nella parte alta della finestra; successivamente, per completare l'operazione, sarà necessario selezionare, nella parte destra della finestra, una delle tre opzioni di pagamento oppure l'opzione Attesa, per fatture definitive emesse ma non ancora saldate. Grazie alla scelta della modalità di pagamento effettivamente utilizzata, ARIS in automatico aggiornerà la Cassa Generale (Vedi paragrafo 2.5.9) permettendo di conoscere in ogni istante il saldo disponibile nel conto corrente, l'ammontare degli assegni ancora non versati e i contanti eventualmente presenti nella cassa corrente dello studio. E' possibile, infine, premendo il bottone Anteprima Avviso di Fattura visualizzare, prima o dopo aver salvato il documento tramite il pulsante salva, il documento definitivo. Dalla schermata di anteprima, tramite l'icona posta in alto a sinistra, è possibile procedere con il salvataggio del file in formato PDF Creazione di fatture definitive Per redarre fatture definitive si procede in maniera identica a quanto riportato nel paragrafo precedente; l'unica differenza, importante ai fini fiscali, è che le fatture definitive, come richiesto dalle vigenti leggi, vengono in automatico numerate da ARIS in maniera progressiva. Pertanto, mentre è possibile cancellare gli avvisi di fattura già redatti, le fatture, a rigore, come previsto dalla vigente normativa tributaria, non potrebbero essere eliminate: ARIS, per venire incontro a probabili errori contabili, in ogni caso permette di eliminare qualsiasi fattura che, in un futuro, potrà essere sostituita creando una nuova GESTIONALE ARIS - Manuale d'uso V Pag.19 di 48

20 fattura e numerandola, mediante il box n.fattura, con lo stesso numero della fattura cancellata Creazione di avvisi di saldo (CONTABILITA' MOMENTANEA) Può capitare, che, per le più svariate ragioni, venga saldato dal committente il solo onorario di una certa commessa, ma non si possa o non si voglia emettere la relativa fattura. (si precisa in ogni caso che il non emettere il documento fiscale definitivo una volta incassato il pagamento non è lecito secondo le norme attuali). In tal caso, qualora in precedenza fosse stato già emesso un avviso di fattura, è possibile trasformare lo stesso in Attesa di saldo, mediante la selezione del pulsante posto in basso nella schermata Archivio delle fatture/avvisi di fattura. Qualora invece, si incassino delle somme senza prima aver emesso un avviso di fattura, si può registrare il movimento MOMENTANEO selezionando il pulsante su sfondo nero denominato attese di saldo, e, successivamente, aggiungendo un movimento in ingresso tramite il pulsante +; si precisa che le somme incassate in questo modo, certamente in contanti, andranno ad incrementare la disponibilità della cassa generale, sommandosi ai contanti già presenti nella stessa Archivio fatture Nell'archivio sono visionabili in una sola videata tutte le fatture o gli avvisi di fattura emessi in un determinato anno fiscale. Mediante dei check box posti nella parte alta sinistra della finestra è possibile visionare i soli avvisi di fattura o le sole fatture emesse. E' possibile inoltre filtrare i soli documenti contabili creati un un determinato anno mediante il box Fatture / Avvisi dell'anno ; nel box in alto, viene evidenziato l'id della commessa relativa al documento contabile selezionato. E' presente inoltre un filtro dinamico che consente di selezionare i soli documenti contabili all'interno dei quali, nei campi referente e dati fiscali sia presente una determinata parola o gruppo di parole: in questo modo, istantaneamente, è possibile visualizzare ad esempio, per ciascun anno, tutte le fatture emesse verso un determinato cliente o relative ad un determinato referente (utente, procacciatore d'affari, amministratore etc..). Un altra caratteristica utile è quella tramite la quale, selezionando un documento contabile, mediante il check box posto in alto a destra all'interno della finestra, è possibile scrivere delle note relative al documento: in questo modo, in futuro, GESTIONALE ARIS - Manuale d'uso V Pag.20 di 48

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