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1 gestione documentale dalla dematerializzazione dei documenti alla digitalizzazione dei processi fino all azienda digitale

2 Gestione documentale Gestione documentale Dalla dematerializzazione dei documenti alla digitalizzazione dei processi fino all azienda digitale. Se in passato per un azienda la gestione documentale era una possibilità oggi è sempre più una necessità. Non ci riferiamo soltanto a direttive o norme che impongono l obbligo di dotarsi di questi sistemi, come quello della fatturazione elettronica verso la PA, ma piuttosto all esigenza percepita dalle aziende attente e sensibili al contesto in cui operano di un cambiamento strutturale. Questo cambiamento parte dal modo in cui esse si pensano per riflettersi nel modo in cui potranno operare ed essere competitive capitalizzando oggi il proprio successo futuro. Prima l avvento della rete, poi i social, oggi le applicazioni per web e mobile, ormai le aziende devono gestire velocemente un numero crescente di contenuti eterogenei per provenienza e tipologia. Tutto questo unito ad un mercato diversificato per attori, che cambia velocemente e in modo non lineare genera nuovi processi e flussi di informazioni: avete mai pensato al vantaggio che ne deriverebbe se poteste gestirli in maniera digitale? 2

3 Lo scenario evolutivo Non ripeteremo che la gestione cartacea dei documenti rappresenta una voce di costo enorme per le aziende, ma mostreremo un percorso virtuoso di trasformazione tecnologica ed organizzativa verso l azienda digitale. Rendiamo presente questa visione del futuro realizzando per le aziende un modello di digitalizzazione personalizzato che privilegia l integrazione dell informazione multicanale. Il nostro modello si basa sulla conoscenza approfondita dei processi, l impiego di metodologie collaudate, la padronanza delle tecnologie a supporto, la capacità di fornire consulenza e servizi. Vogliamo realizzare una azienda dematerializzata che risparmia grazie alla tecnologia ICT, che coopera a tutti i suoi livelli, migliorando i processi e l interazione con clienti e fornitori; un azienda che condivide informazioni e contenuti digitali in modo veloce ed efficiente, indipendentemente dai canali, un azienda che valorizza le sue risorse liberandole da attività a basso valore aggiunto a beneficio della produttività. VANTAGGIO COMPETITIVO Aumento della produttività Azienda digitale Clienti Servizio integrato ECM Partners Fornitori Soluzioni ECM Soluzioni ECM «paperless» Servizio integrato ECM Scanning/ Imaging Distribution Printing Solutions Archiving Social Content Networking ECM Integrato SaaS/Cloud Processo A Processo C Business Unit 1 Business Unit 2 Business Unit 3 Processo B Processo A Processo B Processo C Passo 1 i processi di base di ECM (archiviazione, repository) sono centralizzati e armonizzati e messi a disposizione delle business area clienti. Passo 2 I processi comuni sono standardizzati in ottica di servizio, eventualmente esternalizzati (BPO) Passo 3 I Contenuti sono nativi digitali Gestione integrata processi ECM interni ed esterni Trasformazione modo di lavorare interno via social Trasformazione interazione con esterno via social Accessibilità via mobile

4 Gestione documentale I tempi sono maturi per la trasformazione! L idea di integrare i propri processi con gli attori esterni attraverso tutti i possibili canali si fa sempre più strada in azienda. Si pensi a come la nuova legislazione per la Fatturazione Elettronica verso la PA stia portando alla rapida creazione di modelli dove Imprese, Provider di servizi, Istituzioni, Enti operano come soggetti interconnessi, condividendo strumenti, risorse, modalità gestionali e organizzative. L innovazione tecnologica e gli strumenti per generare documenti digitali a valore legale sui diversi canali hanno soddisfatto la richiesta di conservazione a norma nonché di efficienza e gestione dell informazione. Così le imprese, se da un lato devono intervenire per far fronte all urgenza dell adeguamento normativo, dall altro hanno l opportunità di diventare motori del cambiamento. Il ripensamento dei processi dalla carta ai flussi elettronici, l integrazione e il rinnovamento tecnologico sono le chiavi per raggiungere una maggiore competitività. Comprendere i benefici di questo nuovo modello di organizzazione digitale in azienda è piuttosto semplice ed intuitivo. Realizzarlo così da garantire tempi e costi certi, continuità di progetto, sicurezza e disponibilità delle informazioni, richiede competenze specifiche, solide strutture alle spalle e persone dedicate. Bisogna avere una approfondita conoscenza dei processi e delle normative dei mercati di riferimento, padroneggiare le piattaforme tecnologiche ed i sistemi aziendali. Noi di Dedagroup ci presentiamo come partner qualificato per realizzare progetti di gestione documentale grazie al nostro modello di Federazione delle Competenze. Pressione dovuta alle normative nazionali ed europee: obbligo di fatturazione verso le PA, Agenda digitale. Crescente integrazione delle PA con imprese, intermediari ed imprenditori Digitalizzazione ad ampio raggio tramite nuove soluzioni (front office, back office, multicanale, vs interno, vs esterno) Governance e tracciabilità di contenuti, informazioni e dei processi operativi Orientamento Crescente integrazione delle PA verso verticalizzazioni per mercati con imprese, intermediari ed imprenditori e Best Practice Scalabilità delle soluzioni incorporando social networking Portali e Intranet Platform Enterprise Content Management System Accessibilità da dispositivi mobili Social Content Management System Maturità piattaforme ECM leader 4

5 Il ruolo del nostro gruppo Nel nostro Gruppo supportiamo le imprese lungo tutto il processo di digitalizzazione attraverso i nostri servizi, le nostre competenze e una conoscenza approfondita dei processi di business dei principali settori: pubblico, industria, finanze, fashion&retail. Utilizziamo i veicoli dell innovazione tecnologica e della automazione dei processi operativi documentali pur salvaguardando investimenti e cultura aziendale. Vantiamo un esperienza consolidata in molteplici progetti di gestione documentale, che ci ha permesso di capitalizzare denominatori comuni, modelli e toolkit che abilitano i nostri Clienti ad ottenere rapidamente risultati concreti e benefici misurabili. Abbiamo sviluppato soluzioni verticali di gestione documentale a supporto dei processi di business focalizzandoci su elementi chiave quali: valore, efficienza, compliance e costi. Disponiamo di un modello completo di offering per la digitalizzazione dei processi e la gestione elettronica dei documenti integrato per i diversi settori di mercato, un modello in cui, ognuna delle aziende del Gruppo contribuisce ad offrire soluzioni e servizi ad alto valore aggiunto alle Imprese e agli Enti clienti. INNOVAZIONE ESPERIENZA SOLUZIONI SERVIZI

6 Gestione documentale ECM il valore aggiunto del nostro modello È costruito intorno alle numerose esperienze progettuali di gestione documentale fatte Consente al gruppo di avere un approccio sistemico e di progettare soluzioni di ECM integrate che attingono a competenze diverse Permette alle singole aziende di accedere a metodologie, competenze specifiche e Best Practice eccellenti Apporta potenza innovativa e capacità progettuale Fa si che abbiamo solidità, struttura ed efficienza gestionale tipiche delle grandi aziende Contemporaneamente, mantiene la flessibilità, l efficacia, la vicinanza territoriale dei piccoli team Rende le nostre soluzioni scalabili Arricchisce costantemente il ventaglio di prodotti, soluzioni e servizi che offriamo ai nostri clienti 6

7 La federazione delle competenze Come facciamo tutto questo? Siamo un gruppo di aziende federate, ciascuna con una connotazione d'offerta tecnologica e di business ben precisa, che rappresentano nel proprio segmento il più alto livello di specializzazione. Grazie alla collaborazione tra le aziende realizziamo le applicazioni nel rispetto degli standard e delle normative di riferimento e supportiamo gli utenti finali affinchè colgano le opportunità date dagli strumenti per realizzare una Impresa SEMPLICE, DE- MATERIALIZZATA ED EFFICIENTE. Consulenti esperti di processi documentali Framework, toolkit e prodotti Best Practice Partnership tecnologiche Centro di Competenza documentale Infrastruttura Architetture

8 Gestione documentale ECM la nostra offerta Analisi e consolidamento processi documentali Sviluppo RFP Technology Selection Calcolo ROI Infrastructure IT & Data Center Architetture e sizing infrastruttura Storage Management Business Continuity & Disaster Recovery Application maintenance Consulting Assessment Application hosting IT Outsourcing Cloud Implementazione soluzioni User Requirements Functional Specification Design Specifications SW Configuration SW Customization/ Interfaces Test Cases (SAT, SIT) Deployment Change Management Ottimizzazione procedure Strategia di formazione Formazione in aula e online Comunicazione Governance 8

9 Le fasi del progetto 1 Assessment ECM 2 days Focusing Workshop Startup progetto Analisi situazione attuale Definizione obiettivi, linee guida, aree di sviluppo Fattibilità di massima e sviluppo piano degli interventi (master plan) Presentazione dei risultati 2 3 Progettazione Definizione situazione attuale vs. obiettivi (GAP) Definizione del modello a tendere Progettazione del pilota (ambito, attori, risultati attesi) Pianificazione di dettaglio degli interventi di sviluppo Definizione eventuali esigenze di Change Management Realizzazione Sviluppo strumenti e processi Test strumenti e processi (Pilota) Adeguare strumenti e processi sulla base delle lessons learned Piano di roll-out Predisposizione interventi di Change Management 4 Rilascio Rollout Continua valutazione di processi, organiz-zazione e strumenti Monitoraggio dell allineamento Business / IT Attuazione interventi di Change Management

10 Gestione documentale Vantaggi del nostro approccio all ECM Risultati immediati con riduzione tempistiche di progetto del 20% Risparmio di costi (25% - 40 %) nella fase operativa Efficace adozione della soluzione da parte del cliente: dal progetto alla fase operativa 10

11 Indirizzare è la chiave del nostro Gruppo, realizziamo per le aziende progetti di digitalizzazione strategici, in adempimento alle norme, che permettono loro di conoscere la propria organizzazione, che creano valore attraverso l innovazione tecnologica ed organizzativa consentendo alle aziende di operare in modo nuovo nel loro contesto di riferimento. Forniamo servizi di consulenza sui processi documentali e le norme di riferimento per i diversi settori di mercato, progetto, metodologie, prodotti, soluzioni e servizi. L obiettivo che ci poniamo è quello di offrire prodotti, soluzioni e competenze che consentano di dare risposte alle esigenze immediate e future. Le opportunità derivanti dalla digitalizzazione dei processi potranno essere colte solo con un vero percorso graduale e con il coinvolgimento delle organizzazioni in tutte le sue fasi. Aiutiamo il cliente a pensarsi come un azienda digitale e a trasformare la visione della sua azienda in un ottica digitale. La nostra mission è coerente con le linee guida definite a livello nazionale tramite l Agenda Digitale. Possiamo partire digitalizzando qualsiasi processo per poi estendere il modello in maniera strategica a tutta l azienda, con soluzioni flessibili e la scelta delle migliori tecnologie che si evolvono e crescono insieme alle esigenze dell azienda.

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