Le soluzioni di Asset, Property e Facility Management della piattaforma:

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1 Presentazione Easy Pro vers. 1.5 Le soluzioni di Asset, Property e Facility Management della piattaforma: Copyright Adhera 2008

2 Introduzione Moltissime aziende dispongono di assets immobiliari e mobiliari di grande importanza che sono oggetto di particolare attenzione in quanto oggetto di attività di impresa, quali beni strumentali all attività stessa oppure oggetto dell attività di business. Easy Pro è la soluzione informatica che in tempo reale garantisce il controllo e l analisi degli aspetti legati alla gestione degli assets aziendali. Da una metodologia di lavoro dipendente dal singolo si passa all utilizzo di una metodologia operativa standard aperta a più operatori. Le informazioni pertanto sono reperibili in forma organizzata e controllata, secondo una gestione di fascicolo elettronico, e non devono essere ulteriormente gestite in virtù del numero degli strumenti utilizzati. Al tempo stesso è applicabile una vera e reale policy di sicurezza dati, in quanto le informazioni sono accessibili soltanto per livelli di utente e di autorizzazione. La gestione delle scadenze è automatica e non più manuale (scadenze contratti, emissioni fatture e loro riscossione, pagamento imposte, scadenze premi su polizze assicurative, piani di manutenzione ordinaria, ecc.). L automatizzazione coinvolge più aree, ad esempio l emissione automatica delle fatture attive di locazione e la loro contestuale registrazione automatica nel programma di contabilità, la gestione degli ordini sui contratti di manutenzione impianti, la gestione dei documenti e gli alert delle scadenze. 2

3 La piattaforma Easy Pro Easy Pro base Amministrazione e configurazione del prodotto Gestione Accessi e Sicurezza Tool di integrazione sistemi esterni Tool esportazione dati Tool di generazione report Tool di generazione/modifica viste-maschere-menù-campi Applicazioni Easy Pro Real Estate La gestione degli assets immobiliari Easy Pro Real Estate La gestione dei contratti immobiliari Easy Pro Oneri comuni La gestione dei bilanci condominiali Easy Pro Impianti Easy Pro Impianti Easy Pro Impianti La gestione degli assets mobiliari Contratti di manutenzione programmata Gestione ticket e richieste di intervento Easy Pro gestione documenti 3

4 Caratteristiche di base di Easy Pro Alta flessibilità operativa e gestionale: unico data base uniformità dei dati informazioni dettagliate Elevata parametrizzazione per: adeguarsi alle diverse realtà in cui si opera supportare in tempi rapidi gli adeguamenti richiesti dal variare delle normative legislative di riferimento Ambiente multi-società Ambiente multi-utente e gestione gruppi di utenti Autonomia gestionale sui dati di ogni Società Connectors specifici per sistemi gestionali Integrazione con altri ambienti: gestione documentale office automation e strumenti di posta elettronica più diffusi 4

5 Esempi di moduli e funzionalità previste: gestione assets mobiliari (impianti attrezzature cespiti) Gli assets Sono visti Gestione Gestione Reporting mobiliari come delle risorse delle attività sono elementi di umane pianificate e dislocati per assieme interne ed non sedi secondo un esterne pianificate tecniche albero impegnate, con ordini di per una strutturato mezzi e servizio immediata attrezzature reperibilità delle informazioni 5

6 Esempi di moduli e funzionalità previste: gestione assets mobiliari (impianti attrezzature cespiti) Sedi tecniche Impianto Elementi impianto Ricambi 6

7 Gestione assets mobiliari: anagrafica tecnica Dati generali dell impianto Localizzazione dell impianto Documentazione tecnica inerente Fornitori di riferimento per assistenza GESTIONE ASSET MOBILIARE Risorse umane interne per interventi Riferimenti amministrativi di acquisto Condizioni di garanzia Avvisi in gestione al singolo impianto: aperti, chiusi, in corso di lavorazione, storico Gestione e parametrizzazione avvisi - alerting 7

8 Esempi di moduli e funzionalità previste: gestione assets mobiliari (impianti attrezzature cespiti) Esempio di gerarchia di un impianto Sede tecnica Tipo impianto Sotto tipo impianto Dettaglio apparecchiatura Singolo componente 8

9 Gestione assets mobiliari: gestione dei contratti di manutenzione programmata Gestione delle informazioni di base di ogni contratto Associazione alla sede tecnica del singolo impianto Gestione delle scadenze contrattuali, con alert da programma oppure a mezzo posta elettronica Gestione dei corrispettivi contrattuali con emissione degli ordini di lavoro per le manutenzioni programmate Gestione automatica del calendario delle manutenzioni programmate GESTIONE DEI CONTRATTI DI MANUTENZIONE PROGRAMMATA Storico gestione manutenzioni Gestione dei mansionari e dei piani di lavoro legati ad ogni singola voce contrattuale di manutenzione contrattuale; nel caso che le manutenzioni siano effettuate da un reparto interno è effettuata la pianificazione delle risorse Invio dei piani di lavoro a fornitori, squadre di lavoro interne per il controllo Gestione delle penali sui contratti Gestione degli avvisi tickets attivati sui contratti di manutenzione programmata Gestione anagrafiche fornitori 9

10 Gestione assets mobiliari: gestione degli avvisi/tickets e richieste di interventi straordinari Apertura delle richieste di intervento di manutenzione straordinaria tramite apposita interfaccia semplificata Presa in carico della chiamata da parte dell ufficio interno preposto, oppure invio diretto al fornitore secondo i parametri di urgenza impostati Apertura dell intervento di manutenzione straordinaria con richiesta di intervento al fornitore esterno oppure al reparto manutenzione interno Emissione ordine di acquisto a fornitore esterno Gestione Emissione automatica ordine di lavoro del calendario interno a delle reparto manutenzione manutenzione programmate con successivo inserimento informazioni a consuntivo da parte degli addetti GESTIONE DEI TICKETS E MANUTENZIONE STRAORDINARIA Gestione dei mansionari e dei piani di lavoro legati ad ogni singola voce contrattuale di manutenzione contrattuale Invio dei piani di lavoro per sedi tecniche, per fornitori, per reparti di manutenzione Gestione catalogo guasti e gestione delle categorie di intervento suggeriti Ordini esterni ed interni elaborazioni per quantità risorse umane, articoli di magazzino. Gestione dello status della richiesta di intervento e gestione della chiusura dello stesso. L invio delle richieste di intervento è effettuato in forma automatica a mezzo posta elettronica, fax, SMS. 10

11 Gestione assets mobiliari: tipo di manutenzione ISPETTIVA: Le mansioni associate danno origine a quelle operazioni necessarie per l identificazione dello stato corrente dell impianto TIPOLOGIA DI MANUTENZIONE PREVENTIVA: Le mansioni associate ristabiliscono lo stato pianificato di un impianto CORRETTIVA: Le mansioni associate riportano un impianto al suo stato originale 11

12 Esempi di moduli e funzionalità previste: gestione dei certificazioni ed autorizzazioni Autorizzazioni ASL Certificazione impianto antincendio Certificazione impianti di sollevamento GESTIONE DEGLI ASSETS IMMOBILIARI CERTIFICAZIONI ED AUTORIZZAZIONI Certificazione impianti di messa a terra Certificazione impianti meccanici Autorizzazioni amministrative alla vendita Legge 626/94 Gestione unità locali C.C.I.A.A. 12

13 Esempi di moduli e funzionalità previste: gestione di un asset immobiliare Caratteristiche strutturali Caratteristiche commerciali Dati di provenienza Ipoteche, trascrizioni ANAGRAFICA ASSET IMMOBILIARE Identificazione urbanistica Storico autorizzazioni, DIA, concessioni edilizie Gestione polizze e rimborsi assicurativi Gestione I.C.I. ed altre imposte e tasse Gestione utenze - contatori Certificazioni ed autorizzazioni: prevenzione incendi, impianto di messa a terra, impianti di sollevamento, impianti meccanici, ecc. 13

14 Esempi di moduli e funzionalità previste: gestione dei contratti su asset immobiliare Gestione delle informazioni di base di ogni contratto Associazione ad un singolo immobile o a più immobili Gestione delle scadenze contrattuali, con alert da programma oppure a mezzo posta elettronica Gestione dei corrispettivi contrattuali e di tutte le tipologie di adeguamento dei canoni locativi (ISTAT, percentuale in fatturato, ecc.) Gestione di tutti i corrispettivi extra contratto che fanno riferimento comunque all immobile/contratto, ad esempio spese condominiali GESTIONE DEI CONTRATTI IMMOBILIARI Gestione imposta di registro con predisposizione automatica dei modelli F23 Gestione polizze fidejussorie ed assicurative a garanzia dei canoni, gestione dei depositi cauzionali con calcolo degli interessi Gestione polizze assicurative legate al contratto (ricorso terzi, incendio e furto, ecc.) Per ogni immobile può essere iscritto contemporaneamente un contratto attivo e/o passivo Gestione delle penali Predisposizione semiautomatica delle fatture attive e degli ordinativi di pagamento nel caso di locazioni passive Gestione anagrafiche intestatari dei contratti 14

15 Gestione della documentazione tecnica Possono essere allegati a tutti gli oggetti i documenti di riferimento oppure files quali.xls,.doc,.dwg Per sede tecnica Per impianti Per immobile Per contratto Per intervento - ticket Per fornitore Per cliente 15

16 Gestione utenti: esempi di profili Amministratore Resp. tecnico Tecnico interno Amministrazione Help desk Fornitore Accesso alla piattaforma Easy Pro profilato per: 1. Azienda 2. Sede tecnica immobile 3. Aree di intervento La profilazione inoltre è in modalità scrittura o sola lettura 16

17 Caratteristiche tecniche di Easy Pro La soluzione applicativa Easy Pro RE prevede due differenti versioni, ancorché con analoghe funzionalità, che possono essere adottate secondo le esigenze del Cliente: modalità Client/Server - modalità WEB Based. Il modello Client Server è realizzato in linguaggio programmazione ad oggetti Microsoft, il modello WEB Based è realizzato in modalità WEB 2.0. Il modello di gestione dei dati permette l'uso di un insieme di DB relazionali quali IBM DB2, Oracle, MS SQL Server, MySQL, PosGres, purché sia presente un interfaccia ODBC/JDBC. Entrambe le versioni nella configurazione standard sono fornite con DB MS SQL Server. La politica delle sicurezze è implementata da Easy Pro RE ed opera per mezzo di varie tecnologie, compresa la possibilità di operare in unione ad un server di certificazione utilizzante protocollo certificato LDAP. Date le caratteristiche tecnologiche del prodotto, è possibile l'installazione del prodotto all'interno dei server aziendali evitando l'uso di macchine specializzate. Qualora non sia possibile, Vi indichiamo di seguito le caratteristiche minime del server destinato ad ospitare il prodotto. Il modello di sviluppo e gestione adottato, permette un modello di assistenza tecnica completamente remoto, annullando del tutto la necessità di interventi presso la sede del cliente. Tutta l'attività di gestione può essere svolta quindi direttamente dalla ns. sede. Sono disponibili i connectors specifici per i seguenti ERP: SAP R3 SAP Business One Microsoft Navision Diapason X Gruppo Formula Oracle J.D. EDWARDS. 17

18 I ns. indirizzi: ADHERA S.R.L. Sede legale ed Ufficio Area Nord Italia: Piazza Quattro Novembre n MILANO T F Ufficio Area Centro-Sud Italia: Via Pisana 559/ SCANDICCI (FI) T F info@adhera.it ADHERA è partner certificato di: 18