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1 Bozza operativa per attività di assistenza alla normativa sulla privacy per l'anno 2006, 2007, 2008 Gruppo Agenti Augusta BOZZA PER DISCUSSIONE SOGGETTA A CAMBIAMENTI DRAFT FOR DISCUSSION SUBJECT TO CHANGES 15 febbraio 2006

2 Premessa Il presente documento illustra in modo volutamente sintetico la nostra ipotesi operativa di lavoro per la gestione delle problematiche privacy del Gruppo Agenti Augusta. In relazione a quanto sopra questa bozza non costituisce proposta formale e non ha lo scopo nè illustrare in modo esaustivo le attività del network nel suo complesso e nè stabilire precedenti circa il livello di costo con cui le prestazioni Kpmg, in generale, vengono erogate sul mercato. Per una più esauriente delucidazione in tal senso, rimandiamo alle nostre specifiche brochure nonchè ai nostri siti internet istituzionali. 1

3 Privacy: status attuale come noto la legge, entrata in vigore già da tempo ma rivista e stabilizzata solo nel 2003 con l entrata in vigore del testo unico, regolamenta le prassi di buona diligenza sull uso delle informazioni che dovrebbero essere già parte dell operato dei soggetti che operano sul mercato. la differenza rispetto al passato sta nel fatto che ora i comportamenti di tutte le parti sono appunto normati e non sono più di tipo volontario. i soggetti che la legge individua sono al momento di tre tipi: il titolare, i responsabili, gli incaricati oltre naturalmente agli interessati in ambito assicurativo, il ruolo degli agenti era essenzilmente equiparabile a quello dei dipendenti incaricati. Ora esso è stato invece spostato su profili in linea con ruoli quali quelli del responsabile e del titolare in quanto responsabili, ogni singolo agente è tenuto ad adempiere ad alcuni obblighi prima non necessari. Tali obblighi, in estrema sintesi, sono: definire il profilo e l incarico degli addetti all agenzia tramite specifica attribuzione formare il personale dell agenzia adottare misure minime di sicurezza sull accesso e la conservazione dei dati redigere il documento programmatico della sicurezza svolgere una costante azione diligente (dimostrabile) nel mantenimento del sistema di sicureza sull accesso ai dati (sia cartacei che meccanografici) e nella formazione degli addetti svolgere le notifiche al Garante, ove dovute 2

4 Il nostro progetto La nostra ipotesi di lavoro prevede in sostanza una outsourcing operativo per tre anni del problema sia dal punto di vista legale che tecnico Le ipotesi di lavoro, nel seguito illustrate, prevedono una tipologia preferenziale di approccio a basso costo (c.a. 500 euro/annui medi per agenzia) con una bassa presenza fisica delle nostre risorse presso le singole agenzia (a meno di problemi particolari), una forte mecanizzazione delle incombenze operative, un amministrazione centralizzata unica del contratto e una disponibilità di risorse tecnico/legali con vasta esperienza nel mondo assicurativo 3

5 Sintesi dei ruoli e responsabilità KPMG predisporre i documenti assumendo di essi la responsabilità della loro compilazione (con l'ovvio presupposto che le informazioni ottenute dalle agenzie siano veritiere) GRUPPO AGENTI amministrare la convenzione e/o il contratto con Kpmg regolare i costi a livello agenzia AGENZIA fornire informazioni veritiere a Kpmg in qualunque forma vengano richieste in quanto titolare assumere il ruolo di responsabile formale nei confronti del Garante 4

6 I nostri costi includono Nel pacchetto base l'utilizzo dei tools software indicati e dei relativi aggiornamenti evolutivi alla luce dei cambiamenti legislativi la predisposizione dei documenti obbligatori base (DPS, lettere di nomina, formazione, verifiche periodiche, ecc...) che verranno forniti automaticamente all'agenzia via mail ed aggiornati negli anni di manutenzione alla luce dei cambiamenti legislativi o dell'agenzia stessa il materiale illustrativo base concordato anch'esso aggiornato al mutare della legislazione di riferimento o delle naturali migliorie evolutive newsletter e delucidazioni di aggiornamento di tipo massivo predisposte e che verranno rese disponibili nella vostra intranet l'assistenza diretta del nostro personale (in modalità fisica o remota) tecnico/legale qualora risultassero difetti di progettazione dei nostri tools e materiale illustrativo che non permettessero all'agenzia di potersi conformare alla legislazione o qualora emergessero problemi da gestire con le authority di riferimento un forfait di 10 chiamate a ticket l IVA Nel ticket aggiuntivo l'assistenza tecnico/legale dei nostri esperti su tutta la materia "privacy" in modalità mail, fisica o telefonica (in funzione delle scelte operate dall'agenzia al momento della chiamata) 5

7 I nostri costi non includono le spese vive relative a viaggi e pernottamenti (che ci impegnamo fin d'ora a contenere limitando al massimo la necessità di spostamento delle risorse) del nostro personale presso le Vostre agenzie, qualora sia necessaria la presenza fisica di un nostro addetto le spese di attivazione e manutenzione della infrastruttura per la gestione operativa IT della vostra intranet 6

8 Materiale predisposto Materiale base lettere di incarico e di nomina documento programmatico della sicurezza notifiche (ove dovute) Materiale complementare linee guida sulla sicurezza materiale didattico utile per l'autoformazione obbligatoria sul tema privacy e sicurezza procedure comportamentali da seguire in caso di richiesta dati o verifica del Garante newletter e aggiornamenti sulla materia privacy 7

9 Obiettivi operativi Scopo di fondo del progetto è quello di assistere gli associati del gruppo agenti ad assolvere, in un ragionevole contesto costi/benefici, agli obblighi imposti dalla nuova legge sulla privacy (DL 196 del ) entrata in vigore l'1/1/2004. Gli interventi ipotizzati saranno pertanto strumentali a perseguire i seguenti obiettivi operativi: assolvere gli obblighi di comunicazione (notifiche, lettere di incarico, lettere di responsabilità, consenso, ecc...) assolvere gli obblighi di predisposizione del Documento Programmatico della Sicurezza e delle relative misure di sicurezza sui trattamenti assolvere agli obblighi di formazione per il personale di agenzia assolvere agli abblighi di legge previsti per le verifiche periodiche aiutare e dare assistenza operativa per la predisposizione di procedure comportamentali interne da adottare in caso di ispezioni e/o richieste dati esterne Il lavoro sarà svolto, in generale, col principio del "chiavi in mano" integrato da "ticket a richiesta" (con un forfait incluso nel canone di 10 ticket) qualora l'agenzia ritenga di aver bisogno di un'assistenza particolare e dedicata. Predisporremo dei modelli di riferimento personalizzati per le agenzie avvalendoci di un sistema informatico che limiterà a soli casi particolari la nostra presenza fisica nelle singole agenzie. 8

10 Metodologia La metodologia proposta presuppone in sostanza un lavoro preparatorio e poi un'erogazione svolta a livello della singola agenzia associata con un tipo di operatività che limiti al massimo la presenza fisica dei nostri addetti. Le fasi operative sono le seguenti: 1. preparazione del materiale e degli strumenti a cura di Kpmg: 1. studio, preparazione e resa operativa su intranet del materiale necessario a conseguire gli obiettivi operativi: applicativi web, materiale illustrativo, servizio di help desk 2. preparazione di materiale illustrativo guida per l'adozione delle misure di sicurezza e dei comportamenti da tenere in caso di richiesta dati o ispezione del Garante 3. organizzazione del servizio di help desk per risolvere i dubbi degli associati 2. a cura delle agenzie, adesione all'iniziativa ed utilizzo del pacchetto 9

11 Strumenti operativi Materiale informatico e-questionario: applicativo in grado di recepire le caratteristiche specifiche utili per personalizzare sulla specifica agenzia il DPS e gli altri documenti di comunicazione (lettere di incarico, notifiche e quant'altro) base di riferimento. Lo stesso applicativo servirà per recepire i cambiamenti annuali da riportare sulle successive edizioni del DPS e-censimento: applicativo in grado di aiutare le persone in agenzia a individuare archivi, trattamenti e misure di sicurezza di quanto presente in agenzia e-esame: applicativo che permette ai singoli incaricati nelle agenzie di soddisfare il requisito della formazione e della prova certa sull'effettuazione del corso di formazione obbligatorio e-verifica: applicativo in grado di soddisfare il requisito della verifica obbligatoria presente nella legge diagnosticando se i comportamenti degli addetti nella agenzia (a regime) seguiono i dettami del DPS e-chiamata: applicativo per la gestione delle chiamate all'help desk Materiale illustrativo linee guida sulla sicurezza materiale didattico utile per l'autoformazione obbligatoria sul tema privacy e sicurezza procedure comportamentali da seguire in caso di richiesta dati o verifica del Garante aggiornamenti sulla materia privacy Strutture e competenze help desk dei nostri esperti tecnico/legali disponibili ad un indirizzo mail esperti tecnico/legali disponibili in loco a richiesta 10

12 Schema indicativo dei costi 11

13 Costi a richiesta e condizioni Euro Costi a richiesta: ticket per chiamata all'help desk (qualora extra forfait) 10 tariffa oraria per presenza fisica o disponibilità telefonica 150 addetto Kpmg (qualora desiderata) I costi a canone verranno fatturati all adesione dell agenzia alla convenzione I costi a richiesta verranno consuntivati mensilmente da Kpmg. La fatturazione al gruppo agenti sarà fatta solo per i quesiti che, per la loro specificità, non sono stati pubblicati sul sito o che hanno necessitato di intervento fisico o telefonico. Amministrativamente, la Kpmg fatturerà tutte le prestazioni (sia relative ai costi base e sia ai costi a richiesta) al gruppo agenti che di fatto diventerà l'unico interlocutore amministrativo del nostro network 12

14 Funzionamento base in agenzia: schema operativo Primo anno L'agenzia aderisce all'iniziativa confermando la sua volontà di partecipare all'iniziativa tramite conferma su un'applicativo intranet specifico predisposto da KPMG Il gruppo agenti attiverà il meccanismo amministrativo per regolare i pagamenti da agenzia a gruppo agenti KPMG attiverà l'ambiente di lavoro base per l'agenzia e fatturerà la prestazione al gruppo agenti L'agenzia compilerà il questionario elettronico e, ove necesario, fornirà ulteriori delucidazioni al personale KPMG che la gestirà KPMG raccoglierà ed elaborerà i dati, produrrà i documenti necessari (DPS, lettere di nomina, procedure comportamentali, ecc...) e li inviererà direttamente all'agenzia tramite mail. Qualora necessario, l'agenzia e Kpmg, con il meccanismo della chiamata help desk, discuteranno punti ed integrazioni. A fine intervento verrà prodotto un verbale di consegna che verrà controfirmato dall'agenzia stessa. Il personale di agenzia farà corso ed e-esame in autoformazione basandosi sul materiale e sugli applicativi che verranno forniti da KPMG Secondo anno e successivi Il personale di agenzia farà il questionario di autodiagnosi che permettarà a Kpmg di ratificare le verifiche obbligatorie e di produrre la documentazione periodica (DPS, lettere, notifiche, efficacia delle misure minime di sicurezza, ecc...) aggiornata Sempre via mail/web verranno gestite eventuali variazioni di nomina In caso di assunzioni, i nuovi addetti faranno il corso in autoformazione con le stesse modalità di quelle seguite dai colleghi presenti al primo anno 13

15 Richiesta specifica: schema operativo ad uso dell'agenzia 1. L'agenzia fa una richiesta help desk tramite specifico tools web. Nella norma non sono previste richieste fatte via telefono. Nella richiesta dovrà essere precisato se si desidera la presenza fisica o telefonica di un nostro addetto o se invece è sufficiente una risposta mail 2. KPMG recepisce la richiesta e la evade o rispondendo al quesito via mail o rendendo disponibile l'addetto (telefonicamente o fisicamente) all'agenzia 3. KPMG, mensilmente, consuntiverà le chiamate e le fatturerà secondo le modalità previste dal contratto al gruppo agenti. I costi saranno consuntivati e poi addebitati secondo lo schema: 1. nessun costo se il quesito rientra in un contesto di carattere generale, per il quale cioè la risposta viene pubblicata sulla newsletter del sito entro il mese successivo a quello della chiamata 2. a ticket 10 euro se il quesito è stato risolto via mail e se va oltre il forfait di 10 ticket per agenzia previsto nel canone 3. a tariffa (150 Euro/ora) se è stato necessario, previa approvazione dell agenzia stessa, per i nostri addetti interagire direttamente con l'agenzia (fisicamente o telefonicamente) 4. Il gruppo agenti attiverà il meccanismo amministrativo per regolare i pagamenti da agenzia 14

16 Richiesta specifica: schema operativo ad uso dell'agenzia 1. L'agenzia fa richiesta di help desk tramite invio mail all'indirizzo Kpmg di riferimento Nella norma non sono previste richieste fatte via telefono. 2. KPMG recepisce la richiesta e la evade o rispondendo al quesito via mail o rendendo disponibile l'addetto (telefonicamente o fisicamente, a discrezione esclusiva di Kpmg) all'agenzia 3. Qualora la prestazione non rientrasse nello schema dei costi fissi, KPMG consuntiverà e fatturerà separatamente la prestazione 15

17 Evoluzioni del contratto Come noto il nostro network si pone sul mercato come global provider in termini di assistenza tecnico/contabile/fiscale/legale. Qualora desiderato siamo disponibili a sviluppare un tema di assistenza agli associati del gruppo agenti diversificato. A titolo indicativo e non esaustivo: assistenza fiscale e tributaria tenuta contabilità preparazione cedolini e gestione del personale gestione della sicurezza assistenza per gli adeguamenti normativi in genere (quali ad esempio 626 e tenuta dei documenti elettronici) 16

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