Manuale Utente. Documento di sintesi Versione 2.7 del 24/02/2015. Pagina 1 di 243

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1 Manuale Utente Documento di sintesi Versione 2.7 del 24/02/2015 Pagina 1 di 243

2 Indice 1 Introduzione Aspetti generali Interfaccia grafica Standard di utilizzo NoiPA Gestione Presenze Presenze/Assenze Parametri Dipendente Dati Rilevazione Presenze Spettanze Indennità Regola Ticket ASL Capitoli di Bilancio Spettanze Gestione scadenza ferie Attività Quotidiane Dati Giornalieri Inserimento Assenze Gestione Assenze Gestione Eccezioni Prestazioni Attività di Verifica Cruscotto Assenze Cruscotto per approvazione richieste Self Service Controllo Spettanze Controllo Capienze Gestione Anomalie Visualizzazione Timbrature Part-time Gestione Part-time Visualizzazione istanze Cruscotto Istanze Part-time Attività Batch Quadratura Caricamento Timbratura Inserimento Assenze Colletive Riporto Residui Spettanze Sviluppo Maturato Spettanze Assenze Ante Assunzione Inserimento Assenze Ante Assunzione Gestione Assenze Ante Assunzione Chiusura configurazioni TM Report Situazione Presenti/Assenti Richiesta Visita Fiscale Pagina 2 di 243

3 Stato Assenze Assenze con Spettanza Situazione Assenze con Spettanze Situazione Assenze con Capienza Assenze per Periodo Contratto Part-time Visualizza Report/Batch Gestione Mensile Attività Mensile Liquidazioni Voci Residui e Eccedenze Voci Cruscotto Mensile Autorizzazione preventiva straordinari persona Visualizzazione modifiche preventive Verifica Stato Mese Monitoraggio Variazioni Mensili Validazione mese per U.O Residui ed Eccedenze Banca Ore Straordinari Monte Ore per Categoria di Personale Monte Ore per UO Regole Validazione per UO Predisposizione Riduzioni Stipendiali Assenze Permessi Non Recuperati Accessi Mensa Tassazione Buoni Pasto Predisposizione Competenze Accessorie Calcolo degli Straordinari Elaborazione Straordinario - Simulazione Elaborazione Straordinario Definitivo/Speciale Elaborazione Straordinario - Conguaglio Creazione file straordinari Calcolo Indennità Colloquio con Componente Stipendiale Gestione flussi economici Turni e Reperibilità Configurazione Squadre Pianificazione Turni Elaborazioni Batch Ottenimento Dati Riepilogativi Consolidamento Dati Gestione Riposi Report Cartellino Mensile Riepilogo Voci Riepilogo Assenze Residui Assenze e Prestazioni Riepilogo Straordinari e Assenze Autorizzazione preventiva straordinari Stato Mesi per UO e Dipendenti Pagina 3 di 243

4 Riepilogo Anomalie Riepilogo Indennità Situazione Annuale Assenze Riepilogo Assenze Giornaliere e Orarie Part-time Riepilogo Assenze per Struttura/Qualifica/Periodo Supporto alla Relazione al Conto Annuale Riduzione Assenze Variazioni Riduzioni Assenze Straordinario Elaborazione Simulazione Straordinario Elaborazione Definitiva/Speciale Straordinario Elaborazione Conguaglio Capitoli per Dipendente Capitoli per UO Monte Ore Assegnato per Anno Straordinari Annuali per UO Monitoraggio Assenze Visualizza Report/Batch Funzione pubblica Soggetto legittimato Utenze funzione pubblica Assenze PerlaPA Visualizzazione XML PerlaPA Badge Badge Inserimento Badge Inserimento Massivo Badge Gestione Badge Assegnazione Badge Badge Definitivo Badge Provvisorio Timbrature da File Invio File Timbrature Visualizzazione Stato Invii Assegnazione Badge Locali Timbrature da WS Verifica Xml Acquisizione Timbrature acquisite Personale Esterno Ditte Inserimento Ditte Gestione Ditte Personale Esterno Inserimento Personale Esterno Gestione Personale Esterno Visualizzazione Timbrature Esterni Visitatori Inserimento Dati Anagrafici e Assegnazione Badge Report Elenco Presenti in Sede Elenco Personale Esterno Transiti Personale Esterno Pagina 4 di 243

5 Transiti Personale Esterno per Sede Transiti Ditte Transiti Visitatori Visualizza Report/Batch Glossario Pagina 5 di 243

6 1 Introduzione La rilevazione presenze costituisce una delle componenti fondamentali e indispensabili per la gestione delle risorse umane all'interno di una qualsiasi organizzazione. In tale ambito il sistema NoiPA - Gestione presenze rappresenta una soluzione completa per la gestione della rilevazione presenze nel rispetto della normativa giuridica vigente per il personale della Pubblica Amministrazione dei Comparti Ministeri, Sanità e Regioni ed autonomie locali. L applicativo, inoltre, fornisce funzionalità aggiuntive preposte alla assegnazione dei badge e alla gestione di personale esterno ricorrente e visitatori occasionali. L'obiettivo è stato quello di realizzare un prodotto riutilizzabile, di proprietà della Pubblica Amministrazione, adattatabile alle diverse realtà della P.A. e, infine, completo di tutte le componenti che ne consentono un utilizzo autonomo da altri sistemi di gestione del personale. Questo obiettivo è stato perseguito fornendo una soluzione tecnologica all'avanguardia, implementando le più appropriate best practice e un interfaccia conformealla normativa sull'accessibilità (legge Stanca). Il sistema è suddiviso in sezioni/aree logiche che rappresentano le varie attività che gli utenti possono svolgere: Presenze/Assenze, Gestione mensile, Report, Badge, Personale esterno. - Presenze/Assenze: sezione in cui è possibile attivare le funzionalità che consentono la gestione dei dati giornalieri del personale. Il processo di gestione delle Presenze/Assenze include tutte le attività necessarie alla rilevazione ed al trattamento delle presenze e delle assenze dei dipendenti (in questo contesto con il termine dipendenti sono intese tutte le tipologie di persona a cui si applica la gestione delle presenze/assenze: dipendenti, dirigenti, comandati e fuori ruolo in) dell Amministrazione. E' la sezione di utilizzo quotidiano da parte degli utenti degli uffici del personale e dell'ufficio giuridico. Le funzionalità permettono di controllare e monitorare gli orari di lavoro effettuati dal personale, provvedendo all'eventuale giustificazione di mancate presenze o all'autorizzazione giornaliera delle eccedenze orarie. E' possibile inserire giustificativi per singolo dipendente, per singole giornate e/o lunghi periodi oppure per gruppi di più persone appartenenti ad uno stesso ufficio. - Gestione mensile: sezione in cui è possibile attivare le funzionalità per la gestione dei dati mensili del personale. Nella sezione, infatti, si possono conteggiare le attività svolte dal personale dell'ufficio nel mese precedente, effettuando le operazioni di compensazione tra assenze ed eccedenze, il calcolo delle indennità maturate e del totale dei ticket di competenza. Tra le funzioni più importanti ci sono quelle che permettono l'autorizzazione alla liquidazione dello straordinario e all'eventuale emissione di una trattenuta nel caso in cui non vengano rispettare le regole di recupero delle assenze. - Badge: sezione in cui è possibile attivare le funzioni che consentono la gestione dei badge in carico all Amministrazione. Le funzionalità permettono di associare a singoli dipendenti le regole di gestione che sono state definite nella sezione di configurazione. - Personale esterno: sezione in cui è possibile attivare le funzioni che consentono la gestione dei dati anagrafici del personale esterno all'amministrazione. Le funzionalità permettono di associare al singolo personale esterno e/o visitatore un badge, al fine di tracciarne le timbrature. Pagina 6 di 243

7 2 Aspetti generali Il Manuale Utente intende offrire una guida completa ed efficace per la navigazione e l uso del Sistema a tutti gli utilizzatori (qualunque sia il loro profilo d uso). La scelta operata nel presentare le viste, i contenuti, le azioni presenti nel sistema è stata quella di organizzare la descrizione in modo da favorire l approccio al sistema dal punto di vista degli utenti utilizzatori. Il manuale è stato quindi organizzato a partire dalla vista di ingresso al sistema, identificando le scelte proposte dalle schermate secondo un percorso funzionale top/down. Pertanto il percorso descritto nel Manuale identifica: le Aree Tematiche, con l indicazione delle Sottoaree in esse contenute; le Sottoaree, che aprono l accesso a ulteriori sottoaree o direttamente alle Funzioni; le Funzioni, che costituiscono il livello di abilitazione all accesso e alla visualizzazione / utilizzazione dei contenuti del Sistema. Per ciascuna Funzione vengono presentati: Obiettivo Tipologia funzione Processo di riferimento Percorso per l accesso Ruolo abilitato Nella Tipologia Funzione verrà definita la natura della funzione, in base alle caratteristiche intrinseche della stessa, come di seguito riportato: Visualizzazione nel caso di funzioni per le quali è possibile accedere in consultazione, quali ad esempio i controlli, le visualizzazioni, le quadrature, lo stato delle assenze piuttosto che le situazioni degli Amministrati presenti/assenti Gestione nel caso di funzioni per le quali è previsto ad esempio un inserimento o una modifica nei valori già esistenti Visualizzazione/Gestione nel caso di funzioni che contemplino le caratteristiche di ambedue le tipologie suddette Report nel caso di funzioni che consentono di generare report in formato.pdf o.xls Batch di elaborazioni di procedure per lo più di calcolo, al cui completamento viene generato un file.xml o.txt Seguono, per ciascuna Funzione, le sezioni: Come si accede alla funzione?, che descrive in dettaglio la schermata offerta all utente e le operazioni necessarie ad utilizzare la funzione stessa. Che cosa fa la funzione?, che descrive analiticamente i contenuti delle sezioni interne alla funzione e consente all utente di avere una visione organizzata e d insieme delle informazioni presenti in ciascuna sezione e di trovare le indicazioni sulle operatività (pulsanti, selezioni, ecc.) richieste per navigare eventualmente all interno dei sottomenù. Pagina 7 di 243

8 Una agevolazione all utilizzazione del Manuale è offerta dalla scelta di visualizzare, nel testo della descrizione delle funzionalità, i campi, in azzurro e i pulsanti azione, in verde. Pagina 8 di 243

9 2.1 Interfaccia grafica Gli elementi grafici del sistema Gestione Presenze rispettano il progetto generale di comunicazione del portale istituzionale NoiPA in cui si inserisce. Per le pagine di inserimento e di visualizzazione dei dati è stata scelta una struttura semplice e leggera che comunichi chiarezza e trasparenza e orienti la navigazione degli utenti verso i servizi. Il design, semplice e coerente con la comunicazione istituzionale, si articola su 2 elementi base: 1. Struttura estendibile: ovvero i contenuti e i dati dell applicativo si adattano orizzontalmente all ampiezza della finestra, determinata dal browser utilizzato; tale scelta è dettata da due ragioni: - la necessità di garantire l accessibilità alla maggior parte degli utenti - il facile adattamento a risoluzioni maggiori per una migliore visibilità dei dati 2. Utilizzo di un unico modello di pagina (template) : al fine di dare maggior spazio ed evidenza alle informazioni e dati (tabelle/liste) si è optato per una struttura a una colonna. Per contestualizzare la grafica utilizzata, di seguito vengono illustrate le maschere di accesso alle funzioni e la maschera di carattere generale maggiormente utilizzata nell applicativo di Gestione Presenze inerente i criteri di ricerca della persona da selezionare. MASCHERA ACCESSO FUNZIONI Si tratta della maschera che viene presentata subito dopo l autenticazione. Nella parte alta della maschera, sono riportati i pulsanti fissi: Home, Mappa, Help ed Esci ed i link Utente, Cambio Password e Data di Riferimento. Tali funzionalità saranno sempre visualizzate indipendentemente dal profilo col quale ci si autentica. Viceversa, nel corpo centrale della maschera, verranno elencati solo i Processi (da Self-Service a Sistema) afferenti al profilo mediante il quale ci si è autenticati. Pagina 9 di 243

10 Immagine della Maschera di accesso alle Funzioni: Ricerca Persona Questa funzionalità permette di ricercare il nominativo di interesse a fronte della comunicazione di alcune informazioni. Immagine della mappa di Ricerca Persona: Pagina 10 di 243

11 2.2 Standard di utilizzo Di seguito elenchiamo i più importanti pulsanti/link presenti nell applicazione: Pulsante Home che riporta alla Home Page da qualsiasi maschera dell applicativo Pulsante Mappa che propone una visualizzazione ad albero del menù Pulsante Help che propone il sussidio del Manuale Utente on-line sia in forma completa, sia in porzioni Pulsante Esci che consente di effettuare il Logout dall applicativo Link Amministratore di Sistema che consente di variare la Responsabilità di accesso a sistema rispetto a quella con la quale ci si è autenticati in un primo momento Link Cambio Password che consente di variare la password con la quale ci si è autenticati Link Data di Riferimento che consente l impostazione di una data di riferimento, qualora si voglia definire la decorrenza delle modifiche applicate a sistema Pagina 11 di 243

12 Nell ambito della navigazione dei suddetti link, si segnalano i seguenti ulteriori pulsanti, come quelli tra i più frequentemente proposti: Accedi consente di accedere alla maschera principale a seguito dell autenticazione dal link Amministratore di Sistema Cerca consente di effettuare la ricerca per la quale è stato impostato un determinato campo Salva consente di salvare le variazioni impostate Annulla consente di annullare le variazioni apportate Ripristina consente di ripristinare i valori iniziali Conferma consente la visualizzazione dei valori nel dettaglio, a seguito della selezione impostata su un determinato campo Nuovo consente di accedere ad una nuova pagina di inserimento Modifica consente di accedere alla pagina di modifica del valore del campo impostato Elimina consente di eliminare definitivamente il valore del campo selezionato o di annullare l operazione Storico consente di visualizzare lo storico dei valori del campo selezionato Seleziona consente di visualizzare il contenuto dei valori del campo selezionato Inoltre, durante la navigazione nell applicativo, sarà possibile incontrare i seguenti tasti: Invia alla pagina di ricerca del campo al quale è affiancato Resetta il valore di ricerca del campo al quale è affiancato Aggiorna la lista dei valori che può assumere la caratteristica selezionata Pagina 12 di 243

13 3 NoiPA Gestione Presenze La componente NoiPA Gestione presenze rappresenta il servizio di NoiPA dedicato al trattamento dei dati delle presenze e assenze del personale interno a ciascun Ente. Prima di procedere con la descrizione puntuale delle aree e delle funzioni presenti nel modulo Gestione presenze si riporta di seguito una breve descrizione del processo amministrativo, che si ripete ciclicamente con frequenza mensile. La sequenza e la periodicità di esecuzione delle operazioni del processo di rilevazione presenze, di seguito illustrate, rappresentano un ipotesi del flusso amministrativo. Ciascun Ente potrà modificare ed adattare la schedulazione delle attività ricordando, tuttavia, i vincoli temporali legati all emissione delle competenze stipendiali. Nello svolgimento del processo di rilevazione presenze si distinguono due principali fasi operative: fase giornaliera fase mensile. Ciascuna fase è caratterizzata da un insieme di attività operative, e quindi di funzioni, che l operatore svolge rispettivamente con cadenza quotidiana e con cadenza mensile. Applicazione effetti economici (ad es. riduzioni per assenze) ad apertura rata Fase giornaliera Fase mensile mese n mese n+1 Emissione rata mese n+2 Applicazione competenze accessorie del mese n sul cedolino del mese n+2 La fase giornaliera si articola nelle seguenti attività: acquisizione timbrature, quadratura giornata, inserimento e gestione informazioni giornaliere (ad es. inserimento giustificativi di assenza), attività di verifica e controllo. La fase mensile, invece, si articola nelle seguenti attività: elaborazione di ottenimento dati riepilogativi, predisposizione dati per liquidazione competenze accessorie (disposizione delle ore, o di quota parte delle ore di eccedenza di ciascun dipendente in potenziali ore di straordinario), validazione dati mensili, predisposizione e trasmissione dati al servizio stipendiale Pagina 13 di 243

14 Per poter accedere alla fase mensile, che in generale si svolge nei primi giorni lavorativi di un mese per i dati di competenza del mese precedente, devono essere concluse le attività di quadratura delle singole giornate del mese in lavorazione. Fase giornaliera Acquisizione e caricamento timbrature Inserimento dati giornalieri Quadratura giornata e risoluzione anomalie Verifica e validazione dati giornalieri Dettaglio attività: Procedura, automatizzata o manuale a seconda della soluzione adottata da ciascun ente per il trasferimento delle timbrature raccolte dalle infrastrutture di lettori verso il sistema NoiPA e per la successiva elaborazione delle timbrature stesse. L elaborazione associa a ciascun dipendente le proprie timbrature per la successiva verifica e lavorazione. Per specifiche circostanze è possibile inserire manualmente timbrature mancanti Ruolo abilitato: Attività automatizzata di sistema Dettaglio attività: Elaborazione che consente per ogni dipendente di predisporre tutti i dati relativi ad ogni singola giornata (ore in eccedenza/debito, indennità), prendendo in considerazione tutte le informazioni presenti a sistema (timbrature, eventuali giustificativi inseriti, parametri di configurazione impostati per singolo dipendente). L operatore ha la possibilità di verificare e sanare eventuali giornate non ancora oggetto di quadratura. Ruolo abilitato: Attività automatizzata di sistema Addetto gestione dati per la verifica e risoluzione anomalie Dettaglio attività: Inserimento di giustificativi di assenza (oraria e giornaliera) con conseguente attivazione dello specifico iter di verifica e validazione dell evento di assenza Ruolo abilitato: Addetto gestione dati Dettaglio attività: Gestione ed approvazione delle istanze di assenza nel rispetto dei diversi iter approvativi definiti nel sistema (ad es. iter della visita fiscale per le assenze per Malattia) Ruolo abilitato: Addetto gestione giuridica o Responsabile Pagina 14 di 243

15 Fase mensile Ottenimento dati riepilogativi Predisposizione dati per liquidazione comp. accessorie Validazione del mese Trasmissione dati alla componente stipendiale Dettaglio attività: Procedura di elaborazione dei dati di fine mese finalizzata alla compensazione tra eccedenze e debiti orari ed al calcolo delle voci di riepilogo Ruolo abilitato: Addetto gestione dati Dettaglio attività: Fase operativa di predisposizione dei dati di fine mese come voci da liquidare; in particolare trasformazione di ore in eccedenza in potenziali ore di straordinario Ruolo abilitato: Addetto gestione dati Dettaglio attività: Al completamento dell attività precedente, i dati di fine mese vengono sottoposti alla verifica e validazione da parte dei Responsabili. I dati di Rilevazione presenze con impatto economico sono, a questo punto, pronti per essere acquisiti dalla componente stipendiale Ruolo abilitato: Responsabile Dettaglio attività: Al termine dell attività di verifica dei dati di propria competenza da parte dei Responsabili, si può procedere con la predisposizione e trasmissione dati alla componente stipendiale Ruolo abilitato: Addetto gestione giuridica 3.1 Presenze/Assenze Questa sezione dell'applicativo è preposta alla gestione a sistema dei dati giornalieri per ogni dipendente, al fine di predisporre il quadro dell'intera attività svolta nel corso del mese dal personale di ogni ufficio gestito. Da qui è possibile, infatti, il puntuale controllo relativo ad ogni aspetto riguardante sia le presenze sia le assenze effettuate dal dipendente. E possibile, inoltre, a seconda delle esigenze, inserire assenze per intera giornata e per giornate consecutive, ed effettuare il monitoraggio dei dati sia per singolo dipendente che per ufficio. Sono, poi, presenti funzioni di controllo ed intervento sui principali effetti giuridico amministrativi legati alla fruizione delle assenze, delle spettanze e delle indennità Parametri Dipendente In questa sezione è possibile trovare i dati relativi alla configurazione del dipendente, vale a dire il profilo orario ed amministrativo attualmente in uso e non solo: in questa maschera, infatti, viene mantenuta la storicizzazione dei dati del dipendente stesso Dati Rilevazione Presenze Obiettivo Configurazione dei parametri utili alla gestione della presenza giornaliera del dipendente. Pagina 15 di 243

16 Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Visualizzazione/Gestione Gestione Presenze/Configurazione Dipendente per TM Menù Presenze Assenze/Parametri Dipendenti Gestione dati Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Parametri Dipendente. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Dati Rilevazione Presenze. Che cosa fa la funzione? La funzione permette di configurare un nuovo dipendente e di gestire le relative informazioni. Dopo aver ricercato e/o selezionato il dipendente il sistema visualizza la pagina Dati rilevazione presenze suddivisa in due sezioni. Nella prima sezione vengono riportati i dati del dipendente, nella seconda sezione si visualizzano i seguenti tab: - Dati Configurazione: selezionandolo è possibile inserire i parametri relativi al Profilo prestazione del dipendente, il parametro quadratura e le ore base giornaliere previste; - Dati Prestazione: tab relativo alla configurazione dell orario ordinario e straordinario effettuato dal dipendente; - Assegnazione Badge: tab in sola visualizzazione in cui viene visualizzato il numero del badge assegnati al dipendente; Pagina 16 di 243

17 - Assegnazione Indennità: tab in cui vengono visualizzate le indennità associate al dipendente e, se necessario, associate indennità standard; L'utente per modificare le informazioni o configurare un nuovo dipendente deve inizialmente impostare la Data di riferimento dell'applicazione alla data di inizio validità delle modifiche che si vogliono apportare o della configurazione del nuovo dipendente. Dopo aver ricercato il dipendente e selezionato il tab Dati configurazione l'utente seleziona il pulsante Modifica e il sistema carica la sezione Modifica dati configurazione. La maschera richiede le seguenti informazioni: Tipo Calendario: campo in cui inserire il nuovo calendario. Il calendario gestisce le giornate attribuendo la tipologia festiva o lavorativa; Codice Caricamento: lista in cui selezionare il codice di caricamento, modalità di caricamento e gestione delle timbrature sulle singole giornate; Profilo Tastierina: campo in cui inserire il profilo tastierina da associare alla persona; Profilo Prestazione: campo in cui inserire il profilo prestazione: definisce il profilo del dipendente a seconda del tipo persona: Dipendente Comandato Personale esterno; Numero giorni lavorativi settimanali: campo in cui inserire i giorni di orario lavorativo ordinario da effettuare nell arco della settimana; Parametro Compensazione: campo in cui inserire il parametro di compensazione, modalità e limiti della compensazione tra le ore a debito e a credito di cui il dipendente può fruire; Profilo Voci: campo in cui selezionare il profilo voci da associare al dipendente; Parametro Quadratura: campo in cui inserire il parametro di quadratura: definisce la mezz ora di pausa nelle giornate di 6 h lavorative; Ore base giornaliere: campo in cui inserire il numero di ore base giornaliere per i dipendenti non soggetti ad orario obbligatorio; Numero max ore lavorate: campo in cui inserire il numero massimo di ore lavorabili al giorno. Codice banca ore: campo in cui inserire il codice banca ore. Se tale campo viene valorizzato il dipendente entra nella gestione BO (adesione alla banca ore). Dopo aver inserito o modificato le informazioni, l'utente seleziona il pulsante Conferma. Il sistema visualizza una domanda di controllo in cui viene chiesto all'utente se si vuole Correggere (modificare la storicità) o Aggiornare (creare una nuova storicità) il codice indennità che si sta modificando. Selezionando il tab Dati Prestazione, è possibile inserire e modificare l orario ordinario e straordinario effettuato dal dipendente. In seguito alla selezione di un record, l'utente spinge il pulsante Modifica: è possibile variare il tipo prestazione effettuata dal dipendente attraverso la scelta di appositi codici (cicli prestazione), che definiscono la settimana lavorativa. Per quanto riguarda il tipo prestazione Straordinario è possibile eventualmente stabilire un blocco delle eccedenze all interno di uno specifico intervallo orario, oppure impostare le ore eccedenti a recupero. Pagina 17 di 243

18 Selezionando il tab Assegnazione Indennità è possibile visualizzare le indennità assegnate al dipendente e nel caso associargli nuove indennità cui ha diritto, come ad esempio l'indennità ticket e altre indennità standard. Pagina 18 di 243

19 Spettanze Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Associare le spettanze generali e matricolari usufruite dal dipendente. Visualizzazione/Gestione Gestione Presenze/Configurazione Dipendente per TM Menù Presenze Assenze/Parametri Dipendenti Gestione giuridica Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Parametri Dipendente. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Spettanze. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di associare le spettanze, matricolari generali ed eventualmente le spettanze generali calcolate a fine mese, ai dipendenti e di gestire tali associazioni. Accedendo alla funzione il sistema visualizza la maschera di ricerca delle associazioni dipendente - spettanza censite nel sistema. La ricerca può essere effettuata inserendo le seguenti informazioni: Nominativo: campo in cui inserire eventualmente il nominativo del dipendente per il quale si sta ricercando l'istanza di part-time; Ufficio: campo in cui inserire l'unità organizzativa per la quale effettuare la ricerca di tutte le istanze dei dipendenti appartenenti a quell' Unità organizzativa; Cognome: campo in cui inserire eventualmente il cognome del dipendente per il quale si sta ricercando le associazioni spettanza; Nome: campo in cui inserire eventualmente il nome del dipendente per il quale si sta ricercando le Pagina 19 di 243

20 associazioni spettanza; Matricola: campo in cui inserire eventualmente la matricola del dipendente; Codice fiscale: campo in cui inserire eventualmente il codice fiscale del dipendente; Ufficio di assegnazione: campo in cui inserire la descrizione dell'ufficio di assegnazione del dipendente/i; Codice spettanza: campo in cui inserire il codice della spettanza per la quale si sta effettuando la ricerca delle associazioni; Familiare: campo in cui inserire eventualmente il nominativo del familiare; Per effettuare la ricerca, l utente seleziona Cerca. I risultati vengono visualizzati in formato tabellare. L'utente può selezionare un record e il pulsante Dettaglio per visualizzare le informazioni relative all'associazione spettanza selezionata. Il sistema carica la pagina di dettaglio in modo dinamico a seconda se la spettanza è di tipo generale - matricola - generale calcolata a fine mese. Di seguito i dettagli: Spettanza generale: Spettanza matricolare: Per quanto riguarda le spettanze matricolari e la comunicazione dei dati statistici e di monitoraggio a PERLA PA relativi ai permessi ex legge 104/92 e al GEDAP per la gestione degli istituti sindacali (distacchi, permessi e aspettative) e non sindacali (permessi e aspettative per funzioni pubbliche elettive) - in fase di configurazione dei codici spettanza è necessario inserire la tipologia di Informazioni aggiuntive PerlaPA. In relazione a tale tipologia, in fase di associazione spettanza, il sistema visualizza dinamicamente le informazioni necessarie per la comunicazione a PERLA PA. Informazioni aggiuntive PerlaPA: Pagina 20 di 243

21 - Informazioni aggiuntive permesso ex legge 104/92 per sè stesso: - Informazioni aggiuntive permesso ex legge 104/92 per terzi (Assistito): - Informazioni aggiuntive istituti Distacchi, permessi cumulati sotto forma di distacco e aspettative Pagina 21 di 243

22 retribuite: - Informazioni aggiuntive istituti Permessi per espletamento del mandato, permessi per riunioni e permessi non retribuiti: - Informazioni aggiuntive istituti Permessi per espletamento del mandato RSU e permessi non retribuiti RSU: - Informazioni aggiuntive istituti Permessi per espletamento del mandato cumulati: Pagina 22 di 243

23 - Informazioni aggiuntive istituti Permessi per espletamento del mandato RSU cumulati: - Informazioni aggiuntive istituti Aspettative e Permessi per funzioni pubbliche elettive: L'utente può modificare a livello della maschera di dettaglio, le informazioni di un'associazione spettanza selezionando il tasto Modifica. A seconda della tipologia Informazioni aggiuntive PerlaPA della spettanza relativa all'associazione selezionata, il sistema carica in modo dinamico le informazioni modificabili. In seguito all' inserimento delle nuove informazioni, per rendere effettiva la modifica premere il tasto Salva. Se si vuole cancellare fisicamente dal sistema un'associazione spettanza premendo il pulsante Elimina il sistema chiede la conferma dell' operazione. Selezionando il tasto Conferma operazione l'associazione viene eliminata del sistema visualizzando il seguente messaggio " L'associazione e' stata cancellata con successo". Per inserire una nuova associazione dipendente-spettanza, l'utente in seguito all'accesso alla funzionalità Pagina 23 di 243

24 seleziona il tasto Nuovo. Dopo aver ricercato il dipendente, il sistema visualizza in maniera dinamica a seconda della tipologia della spettanza (generale - matricolare) e se la spettanza è matricolare a seconda della tipologia Informazioni aggiuntive PerlaPA, la maschera di inserimento delle informazioni richieste. E' possibile comunicare le assenze al sistema PERLA PA solamente se il codice spettanza relativo è configurato con la tipologia Informazioni aggiuntive PerlaPA altrimenti in fase di inserimento di una nuova associazione dipendente-spettanza il sistema non carica la sezione relativa. Spettanza generale: Codice spettanza: campo obbligatorio in cui inserire il codice spettanza da associare; Data inizio validità (gg/mm/aaaa): dell'associazione; campo obbligatorio in cui inserire la data di inizio validità Data fine validità (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data fine validità dell'associazione, quando non valorizzato la data fine validità viene impostata automaticamente dal sistema alla data 31/12/4712;; Descrizione: campo obbligatorio in cui inserire la descrizione dell'associazione; Tipo quantità: campo in sola visualizzazione che viene popolato dal sistema in modo automatico in seguito alla selezione del codice spettanza indicante la quantità della spettanza (giorni interi - ore e minuti - centesimi - giorni interi e parziali); Quantità: campo numerico obbligatorio in cui inserire la quantità usufruibile della spettanza. Pagina 24 di 243

25 Spettanza matricolare: Codice spettanza: campo obbligatorio in cui inserire il codice spettanza da associare; Familiare: campo obbligatorio in cui selezionare il familiare per il quale sarà usufruibile la spettanza che si sta associando; Data inizio validità (gg/mm/aaaa): dell'associazione; campo obbligatorio in cui inserire la data di inizio validità Data fine validità (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data fine validità dell'associazione, quando non valorizzato la data fine validità viene impostata automaticamente dal sistema alla data 31/12/4712;; Descrizione: campo obbligatorio in cui inserire la descrizione dell'associazione; Tipo quantità: campo in sola visualizzazione che viene popolato dal sistema in modo automatico in seguito alla selezione del codice spettanza indicante la quantità della spettanza (giorni interi - ore e minuti - centesimi - giorni interi e parziali); Quantità: campo numerico obbligatorio in cui inserire la quantità usufruibile della spettanza. Pagina 25 di 243

26 Informazioni aggiuntive per spettanza matricolare: Data di riferimento (gg/mm/aaaa): campo che indica la data effettiva di associazione della spettanza presa in considerazione dal sistema. Campo valorizzabile solamente quando risulta essere minore della data inizio validità inserita precedentemente; Tipo gestione: campo in sola visualizzazione che viene popolato dal sistema in modo automatico in seguito alla selezione del codice spettanza indicante il tipo gestione: Spettanza con controllo su singolo evento - Spettanza con controllo su periodo fino all'evento - Spettanza con controllo su periodo intero; Durata periodo * Anni: campo numerico obbligato in cui inserire la durata del periodo in anni; *Mesi: campo numerico obbligato in cui inserire la durata del periodo in mesi; *Giorni: campo numerico obbligato in cui inserire la durata del periodo in giorni; Descrizione: campo in cui inserire la descrizione; Note: campo in cui inserire eventuali annotazioni. Informazioni aggiuntive PerlaPA: - Per spettanze con tipologia di informazioni aggiuntive PerlaPA: Informazioni aggiuntive permesso ex legge 104/92 per terzi (Assistito). I campi Avvicinamento sede, Anno avvicinamento sede, Tipo disabilità e Anno revisione sono le informazioni richieste quando la tipologia è Informazioni aggiuntive permesso ex legge 104/92 per sè stesso. Avvicinamento sede: check box impostato di default a No indicante se il dipendente per il quale si sta inserendo l'associazione ha fruito un avvicinamento rispetto alla sede di lavoro; Anno avvicinamento sede: campo obbligatorio qualora il dipendente abbia fruito di un avvicinamento sede in cui inserire l'anno di avvicinamento; Tipo disabilità: campo obbligatorio in cui selezionare il tipo di disabilità: Non rivedibile - Provvisoria - Rivedibile Anno revisione: campo obbligatorio qualora il tipo disabilità è Rivedibile in cui inserire l'anno di revisione; Parentela dipendente: campo obbligatorio in cui inserire il tipo di parentela con il familiare precedentemente selezionato; Comune assistito: campo obbligatorio in cui inserire il comune di residenza dell'assistito; Motivo III grado: campo obbligatorio in cui selezionare un valore solamente quando si usufruisce della spettanza per un parentela dipendente superiore al II grado; Parentela per fruizione alternativa: campo in cui selezionare la parentela per fruizione alternativa, campo obbligatorio quando Parentela dipendente è Genitore; Motivo III grado per fruizione alternativa: campo obbligatorio in cui selezionare un valore solamente quando è stato valorizzato il capo superiore; Fruizione alternativa dipendente pubblico: check box impostato di default a No indicante se la parentela per fruizione alternativa presta servizio in un Ente/Amministrazione; Pagina 26 di 243

27 Denominazione alternativa PA: campo obbligatorio qualora la fruizione alternativa dipendente pubblico è impostato a Si in cui inserire la descrizione/denominazione della PA in cui viene prestato servizio. - Per spettanze con tipologia di informazioni aggiuntive PerlaPA: Informazioni aggiuntive istituti Permessi per espletamento del mandato, permessi per riunioni e permessi non retribuiti. Istituto sindacale: Durata istituto sindacale: campo in cui selezionare la durata dell'istituto sindacale: Grado: campo in cui inserire il grado di rappresentatività dell'istituto: è possibile inserire valori numerici da 15 a 75 per part-time e 100 se a tempo pieno; Informazioni sul distaccamento: Le informazioni sul distaccamento sono obbligatorie se la sede di servizio del dipendente non coincide con quello della PA che sta comunicando l'istituto. Comune/Nazione estera: campo in cui inserire il comune o la nazione estera in cui il dipendente effettua servizio; Indirizzo sede di servizio: campo in cui inserire l'indirizzo della sede di servizio; Provvedimento: Data provvedimento (gg/mm/aaaa): campo obbligatorio in cui inserire la data del provvedimento; Numero protocollo: campo obbligatorio in cui inserire il numero protocollo del provvedimento; Tipo provvedimento: campo obbligatorio in cui selezionare il tipo provvedimento: Decreto - Delibera - Determina Note: campo in cui inserire eventuali note: tale campo occorre valorizzarlo quando la data del provvedimento è successiva alla data di inizio; Soggetto legittimato: Per la comunicazione al sistema PERLA PA di alcuni dei permessi relativi al GEDAP per la gestione degli istituti sindacali (distacchi, permessi e aspettative), è necessario associare all istituto che si vuole comunicare, il soggetto legittimato. E' possibile selezionare un soggetto legittimato già censito nel sistema andando a valorizzare il campo Soggetto legittimato. Qualora nel sistema non è presente il soggetto legittimato che deve essere comunicato è obbligatorio inserire le seguenti informazioni: Codice fiscale: campo in cui inserire il codice fiscale identificativo del soggetto legittimato; Sigla: campo obbligatorio in seguito alla valorizzazione del Codice fiscale in cui inserire la nuova sigla del soggetto legittimato; Denominazione: campo obbligatorio in seguito alla valorizzazione del Codice fiscale in cui inserire la denominazione del soggetto legittimato riferita alla nuova sigla che si sta inserendo; Comune per nuova sigla: campo obbligatorio in seguito alla valorizzazione del Codice fiscale in cui Pagina 27 di 243

28 inserire il comune; Indirizzo: campo obbligatorio in seguito alla valorizzazione del Codice fiscale in cui inserire l'indirizzo; CAP: campo obbligatorio in seguito alla valorizzazione del Codice fiscale in cui inserire il CAP; Telefono: campo obbligatorio in seguito alla valorizzazione del Codice fiscale in cui inserire il telefono; Fax: campo obbligatorio in seguito alla valorizzazione del Codice fiscale in cui inserire il numero di FAX; campo obbligatorio in seguito alla valorizzazione del Codice fiscale in cui inserire l'indirizzo e- mail; Tipo soggetto legittimato: campo obbligatorio in seguito alla valorizzazione del Codice fiscale in cui selezionare il tipo soggetto legittimato: Confederazione collegata: campo in cui inserire la confederazione collegata al soggetto legittimato che si sta comunicando a PERLA PA. Per rendere effettivo l'inserimento selezionare il tasto Salva. I tasti Annulla permettono di annullare l operazione corrente e di tornare alla maschera precedente Indennità Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Visualizzazione e associazione delle indennità anagrafiche al dipendente. Visualizzazione/Gestione Gestione Presenze/Configurazione Dipendente per TM Menù Presenze Assenze/Parametri Dipendenti Gestione dati Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Parametri Dipendente. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Indennità. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di associare anagraficamente le indennità ai dipendenti che ne hanno diritto. Inserendo i dati del dipendente e cliccando il pulsante Cerca si ottengono le indennità legate a un dipendente. Selezionata una delle indennità sarà possibile modificarla. Pagina 28 di 243

29 Per creare una nuova indennità è necessario selezionare il pulsante Nuovo e dopo aver ricercato il dipendente il sistema visualizza la maschera d'inserimento dell'associazione che richiede le seguenti informazioni: Codice indennità: campo obbligatorio in cui inserire il codice indennità da associare; Data inizio validità (gg/mm/aaaa): campo obbligatorio in cui inserire la data di inizio validità dell'associazione; Data fine validità (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data fine validità dell'associazione; Dopo l'inserimento delle informazioni, l'utente seleziona il pulsante Salva e i dati vengono salvati nel sistema Regola Ticket Obiettivo Visualizzazione e associazione della regola ticket al dipendente. Tipologia funzione Visualizzazione/Gestione Processo di Gestione Presenze/Configurazione Dipendente per TM Pagina 29 di 243

30 riferimento Percorso Ruolo abilitato Menù Presenze Assenze/Parametri Dipendenti Gestione dati Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Parametri Dipendente. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Regola Ticket. Che cosa fa la funzione? La funzione permette di attribuire al dipendente la regola ticket (algoritmo di calcolo): il rispetto di tale regola da parte del dipendente consente l'attribuzione del buono pasto sulle giornate lavorate. Per associare regola ticket l'utente per prima cosa ricerca il dipendente e seleziona il pulsante Nuovo. La maschera Associazione regole ticket è suddivisa in tre sezioni: La sezione Dati persona visualizza le informazioni del dipendente selezionato. Nella sezione Associazione regola ticket il sistema richiede le seguenti informazioni: Pagina 30 di 243

31 Codice ticket: lista obbligatorio in cui selezionare il codice ticket da associare; Data inizio validità (gg/mm/aaaa): campo obbligatorio in cui inserire la data di inizio validità dell'associazione; Data fine validità (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data fine validità dell'associazione; Le regole ticket si diversificano a seconda della pianificazione oraria attribuita al dipendente. Per modificare il dettaglio l utente seleziona il pulsante Modifica. Nella sezione Regole di calcolo alternative è possibile aggiungere regole di calcolo alternative per una pianificazione esistente. Valorizzando la maschera con le seguenti informazioni l'utente seleziona il pulsante Aggiungi per salvare i dati nel sistema. Codice fascia: lista obbligatorio in cui selezionare il codice ticket da associare; Codice riposo: campo obbligatorio in cui inserire il codice riposo; Codice ticket: campo in cui inserire il codice ticket. Dopo aver inserito le informazioni per salvare l'associazione nel sistema l'utente seleziona il pulsante Salva ASL Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Associare l ASL di riferimento al dipendente. Visualizzazione/Gestione Gestione Presenze/Configurazione Dipendente per TM Menù Presenze Assenze/Parametri Dipendenti Gestione dati Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Parametri Dipendente. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Asl. Pagina 31 di 243

32 Che cosa fa la funzione? La funzione consente l'associazione della ASL di riferimento al singolo dipendente per l eventuale richiesta della visita fiscale, legata alla residenza. Per effettuare tale associazione ASL-Dipendente, l'utente seleziona il pulsante Nuovo. Dopo la ricerca del dipendente inserire le seguenti informazioni: Indirizzo reperibilità fiscale: lista in cui selezionare l indirizzo di reperibilità fiscale del dipendente; ASL-Ufficio Medico legale: lista obbligatoria in cui selezionare l'asl-ufficio medico legale; Data inizio validità (gg/mm/aaaa): campo obbligatorio in cui inserire la data di inizio validità dell'associazione; Data fine validità (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data fine validità dell'associazione; Note: campo in cui inserire eventuali informazioni relative all'associazione. Dopo aver inserito le informazioni, l'utente seleziona il pulsante Salva. La funzione consente di modificare le informazioni inserite: l'utente ricerca il dipendente e seleziona il pulsante Dettaglio. Per eliminare l'associazione selezionare il pulsante Elimina Capitoli di Bilancio Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Associazione capitolo di bilancio ai dipendenti. Visualizzazione/Gestione Gestione Presenze/Configurazione Dipendente per TM Menù Presenze Assenze/Parametri Dipendenti Gestione giuridica Pagina 32 di 243

33 Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Parametri Dipendente. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Capitoli di Bilancio. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di associare un capitolo di bilancio ad un dipendente e viene utilizzata solo nel caso in cui il capitolo da associare non sia quello principale dell'unità organizzativa di assegnazione. In seguito alla prima associazione del capitolo di bilancio ad un dipendente, con l'indicazione d i una data inizio/fine validità è necessario effettuare eventuali aggiornamenti solo nel caso in cui viene modificata l'anagrafica dei capitoli di bilancio e rivisitata l associazione del capitolo alla UO. La funzione permette in fase di inserimento, di selezionare un qualsiasi capitolo di bilancio della tipologia compenso indicata, valido alla data di inizio validità tra quello di tipo secondario e quelli associati alla UO di assegnazione del dipendente. Il trasferimento di un dipendente da una UO ad un'altra comporta la chiusura dell'associazione alla data fine validità dell'assegnazione chiusa. Accedendo alla funzionalità, l'utente ricerca e seleziona il dipendente: il sistema visualizza la maschera di inserimento dell'associazione capitolo di bilancio al dipendente. Pagina 33 di 243

34 La pagina è organizzata in quattro sezioni: Nella sezione Dati persona vengono visualizzate le informazioni relative al dipendente selezionato. La sezione Capitoli associati alla UO visualizza, in formato tabellare, i capitoli associati all'unità organizzativa. Nella sezione Capitoli associati alla persona vengono visualizzati i capitoli associati al dipendente. Nella sezione Nuova associazione l'utente inserisce le seguenti informazioni: Capitolo: lista in cui selezionare il capitolo di bilancio da associare; Data inizio validità (gg/mm/aaaa): campo obbligatorio in cui inserire la data di inizio validità dell'associazione; Data fine validità (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data fine validità dell'associazione; In seguito all'inserimento delle informazioni, l'utente seleziona il pulsante Salva per salvare i dati nel sistema Spettanze Questa sezione include le attività di gestione della scadenza ferie per il personale dipendente. Pagina 34 di 243

35 Gestione scadenza ferie Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Gestire manualmente la scadenza ferie per il personale dipendente Visualizzazione/Gestione Gestione Presenze/Spettanze Menù Presenze Assenze/Spettanze Responsabile Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Spettanze. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Gestione scadenza ferie. Che cosa fa la funzione? La maschera di Gestione scadenza ferie permette di gestire la scadenza del residuo anno precedente delle ferie, impostando il mese entro cui fruire del residuo e la quantità da fruire entro il mese indicato. Accedendo alla funzionalità il sistema consente di ricercare il dipendente di interesse. Successivamente alla selezione del dipendente è possibile ricercare per un determinato anno la quantità di ferie in scadenza per ogni mese premendo il tasto Visualizza. Pagina 35 di 243

36 Per inserire una nuova scadenza ferie l'utente seleziona il pulsante Nuovo. La maschera di inserimento richiede le seguenti informazioni: Mese di validità (mm): campo obbligatorio in cui inserire il mese di validità entro cui fruire del residuo ferie anno precedente; Quantità fruibile: campo obbligatorio in cui inserire la quantità da fruire entro il mese precedentemente impostato; Per rendere effettivo il salvataggio a sistema, l'utente seleziona il tasto Conferma. Dopo aver effettuato la ricerca e selezionato il record relativo al mese di interesse è possibile modificare le informazioni premendo il pulsante Modifica. E' possibile modificare i seguenti campi: Mese di validità (mm): campo obbligatorio in cui inserire il mese di validità entro cui fruire del residuo ferie anno precedente; Quantità fruibile: campo obbligatorio in cui inserire la quantità da fruire entro il mese precedentemente impostato; Pagina 36 di 243

37 Per rendere effettivo il salvataggio a sistema, l'utente seleziona il tasto Conferma. L'eliminazione dal sistema della scadenza ferie per il mese di interesse è possibile effettuarla selezionando il tasto Elimina Attività Quotidiane Questa sezione include le attività effettuate quotidianamente dall operatore al fine di gestire le giornate lavorative del dipendente, le assenze orarie e giornaliere effettuate e verificarne la correttezza Dati Giornalieri Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Gestire le presenze e le assenze fruite dal dipendente. Visualizzazione/Gestione Gestione Presenze/Attività Giornaliere Menù Presenze Assenze/Attività Quotidiane Gestione dati Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Attività Quotidiane. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Dati Giornalieri. Che cosa fa la funzione? La maschera di Dati Giornalieri permette la gestione delle singole giornate per singolo dipendente. Pagina 37 di 243

38 Ricercata la persona, la maschera visualizza la giornata del dipendente organizzata in sei tab: Dati Quadratura: visualizza le informazioni relative al tipo di giornata (lavorativa festiva etc.) e alle ore teoriche. Selezionando il pulsante Modifica è possibile modificare le informazioni. Fasce: ad ogni dipendente è attribuito un codice ciclo prestazione che stabilisce l orario lavorativo da effettuare. Il ciclo è composto da fasce orarie che definiscono la singola giornata con i parametri relativa alla flessibilità, in entrata e uscita, all orario teorico e alla pausa pranzo. In questo tab è possibile visualizzare il tipo di fascia oraria prevista per una specifica giornata e modificare la fascia ad esempio in seguito ad un cambio turno tra una giornata di 8 ore e una di 6 ore. Suddivisioni: visualizza le suddivisioni della giornata e consente la gestione. Indennità: visualizza le indennità maturate dal dipendente a fronte delle ore di ordinario effettuate nel corso della giornata. Totali: in questa tab viene visualizzato il totale delle ore di ordinario effettuato, delle eventuali ore eccedenti e, se presenti, delle ore di assenze orarie effettuate. Timbrature: in questo tab vengono registrate e visualizzate le timbrature effettuate dal dipendente nel corso della giornata. La maschera delle Suddivisioni mostrale seguenti informazioni: Dalle Alle: intervallo orario che stabilisce una riga delle suddivisioni; Tipologia: tipo prestazione effettuata; Prestazione/Assenza: in questo campo è possibile definire sia la prestazione sia l assenza effettuata dal dipendente, infatti selezionando il menu a tendina vengono visualizzate le causali d assenza fruibili dal dipendente. Quantità: quantità oraria della prestazione/assenza effettuata; Autorizzazione: tipo di autorizzazione della prestazione. L ordinario presenta sempre l autorizzazione valorizzata a SI, lo straordinario invece può essere gestito con quattro diverse modalità di autorizzazione: SI autorizzato; NO non autorizzato; MO monetizzato; RE a recupero. Pagina 38 di 243

39 Modificato: valorizzato a SI se l operatore ha apportato delle modifiche alla quadratura originaria effettuata dal sistema. Spettanza: nel caso in cui il dipendente usufruisca di un assenza oraria o giornaliera che prevede la spettanza matricolare, questo campo consente la selezione della spettanza in questione. Gruppo: questo campo viene valorizzato nei casi di assenze che prevedono il gruppo sindacale di appartenenza. La giornata del dipendente, nel tab Suddivisioni, viene generata in base a due elementi fondamentali: le timbrature effettuate e la fascia prevista per quella giornata. In seguito al caricamento delle timbrature, nel tab Suddivisioni viene visualizzata la ripartizione della giornata tra ordinario, pausa pranzo, eventuali ore eccedenti e permessi. Se il dipendente non ha effettuato l orario lavorativo previsto, il sistema indicherà sulla giornata stessa l anomalia: Numero ore ordinario inferiori al turno di lavoro. Questo significa che, all interno della giornata, è presente una squadratura che andrà giustificata con un assenza nel campo Prestazione/Assenza. L'utente dopo aver modificato i dati della giornata del dipendente selezionando il pulsante Ricalcola rigenera la giornata in base alle informazioni inserite. Per rendere effettive le modifiche è necessario selezionare il pulsante Salva Inserimento Assenze Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Inserimento delle assenze intera giornata e periodi di assenza consecutivi al dipendente. Gestione Gestione Presenze/Attività Giornaliere Menù Presenze Assenze/Attività Quotidiane Gestione dati Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Attività Quotidiane. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Inserimento Assenze. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di inserire per il dipendente sia assenze giornaliere che periodi di assenza consecutivi. Pagina 39 di 243

40 Dopo aver ricercato il dipendente il sistema carica la pagina di Inserimento assenze. La maschera richiede le seguenti informazioni: Data inizio (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire il primo giorno di assenza; Data fine (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire l'ultimo giorno di assenza; Causale assenza: lista in cui selezionare la causale di assenza. Tale lista viene caricata con le causali di assenza valide alla data inizio assenza in seguito a refresh della pagina; Note: campo in cui inserire informazioni riguardo all'assenza che l'utente sta inserendo. Dopo l'inserimento delle informazioni, l'utente seleziona il pulsante Verifica Ulteriori Dati. A seconda della tipologia di assenza inserita, il sistema le gestisce in modo differente: Malattia >> il sistema richiede le seguenti informazioni: Ferie >> il sistema non richiede l'immissione di ulteriori informazioni aggiuntive: Pagina 40 di 243

41 Assenze che prevedono spettanza matricolare (Es. Legge 104) >> il sistema richiede le seguenti informazioni: In seguito all'inserimento delle informazioni, l'utente seleziona il pulsante Salva per inserire l'assenza nel sistema Gestione Assenze Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Lavorazione delle causali d assenza che non richiedono l approvazione da parte dell Ufficio Giuridico. Visualizzazione/Gestione Gestione Presenze/Attività Giornaliere Menù Presenze Assenze/Attività Quotidiane Gestione dati Gestione giuridica Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Attività Quotidiane. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Gestione Assenze. Pagina 41 di 243

42 Che cosa fa la funzione? La funzionalità permette la visualizzazione e la gestione delle assenze il cui iter approvativo non è dettato da un Ufficio Giuridico competente. Dopo aver ricercato il dipendente e averlo selezionato il sistema visualizza la maschera di ricerca dell'assenza: E' possibile ricercare una particolare assenza per un periodo di temporale, non necessariamente occorre inserire la data inizio e fine dell'assenza. Il sistema visualizza i risultati di ricerca in formato tabellare, come si può notare dall'istantanea sottostante. Selezionando il record dell'assenza di interesse e il pulsante Modifica è possibile gestire l'assenza e operare sui dati interessati. Pagina 42 di 243

43 Gestione Eccezioni Prestazioni Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Gestione dell orario lavorativo giornaliero effettuato dal dipendente a fronte di un cambio turno, tra una giornata di 8-9 h e una di 6 h. Gestione Gestione Presenze/Attività Giornaliere Menù Presenze Assenze/Attività Quotidiane Gestione dati Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Attività Quotidiane. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Gestione Eccezioni Prestazione. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di visualizzare e modificare lo sviluppo della pianificazione teorica delle prestazioni per un dipendente in certo periodo di tempo, con la possibilità di cancellare l'eccezione precedentemente impostata per una certa giornata. Pagina 43 di 243

44 Dopo aver ricercato il dipendente occorre valorizzare il campo Data (gg/mm/aaaa) e premere il pulsante Seleziona. Il sistema visualizza in formato tabellare la settimana lavorativa. Selezionando il record e premendo il tasto Modifica è possibile modificare le informazioni: Fascia prestazione: campo, alternativo al codice riposo, in cui inserire la nuova fascia prestazione da considerare come eccezione per la data precedentemente selezionata.; Codice riposo: campo alternativo alla fascia di prestazione in cui inserire il nuovo codice riposo da considerare come eccezione per la data precedentemente selezionata. di In questo modo viene definita l eccezione (una tantum) sulla particolare giornata selezionata. L'utente per salvare i dati nel sistema seleziona il pulsante Salva Attività di Verifica Questa sezione prevede le attività di verifica effettuate dall operatore al fine di controllare la correttezza dei dati inseriti a sistema Cruscotto Assenze Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Gestione delle assenze inserite ed il completamento dell iter approvativo a cui sono sottoposte. Visualizzazione/Gestione Gestione Presenze/Cruscotti di autorizzazione Menù Presenze Assenze/Attività di Verifica Gestione dati Gestione giuridica - Responsabile Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Attività di Verifica. Pagina 44 di 243

45 Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Cruscotto Assenze. Che cosa fa la funzione? La funzione permette di gestire le assenze di tipo A, di tipo B e le malattie. Accedendo alla funzionalità del Cruscotto il sistema richiede le seguenti informazioni: Data di inserimento dal: filtra la ricerca delle assenze a seconda della data in cui sono state inserite; Direzione Generale: campo in cui inserire la Direzione generale; Ufficio: campo in cui inserire l'ufficio; Nominativo: campo in cui inserire il nominativo del dipendente; Dalla lettera: campo che rende possibile filtrare la ricerca dei dipendenti dall iniziale del nominativo; Alla lettera: campo che rende possibile filtrare la ricerca dei dipendenti dall iniziale del nominativo; Tipo persona: campo in cui inserire il tipo persona: Dirigente - Dipendente Cessato etc.) Data inizio evento: possibilità di ricerca assenze specifiche dalla data di inizio dell assenza; Data fine evento: possibilità di ricerca assenze specifiche inserendo la data fine dell assenza; Tipologia assenza: lista in cui selezionare la tipologia dell'assenza: tipo A - tipo B Malattia; Codice assenza: lista in cui selezionare il codice dell assenza che si vuole gestire; Stato assenza: lista in cui selezionare lo stato dell'assenza: Inserita -Chiusa Approvata - Richiesta Cancellazione- Rifiutata etc. Seleziona: consente di selezionare il tipo di ricerca: ricercare tutte le assenze Da gestire o Tutte (gestite e non gestite). Valorizzati i campi relativi ai criteri di ricerca e selezionato il tasto Cerca, si ottiene la seguente pagina, suddivisa in più sezioni. Struttura: ufficio di appartenenza del dipendente; Nominativo: nominativo del dipendente; Pagina 45 di 243

46 Stato: indica la situazione dell assenza al momento della lavorazione (Inserita, Chiusa, ecc..) ; Data inizio: inizio dell assenza; Data fine: fine dell assenza; Dalle: se si tratta di un assenza oraria, troveremo l orario di inizio evento; Alle: se si tratta di un assenza oraria, troveremo l orario di fine evento; Codice: causale dell assenza inserita; Spettanza: indica la spettanza relativa all assenza inserita; Tipo assenza: specifica se assenze di tipo A, di tipo B o malattia; Visita fiscale: se presente, il campo è valorizzato; Esito visita: indica l esito della visita fiscale; Documenti: eventuali certificati medici inseriti a sistema. Selezionando l assenza d'interesse e il tasto Visualizza storico, è possibile verificare la data di inserimento dell assenza, mentre con il tasto Gestisci e possibile completare l iter approvativo della stessa. Se si vuole gestire un assenza di tipo A o di tipo B, è possibile approvarla o rifiutarla con gli appositi pulsanti Approva ASSENZA e Rifiuta Assenza. Se l'utente gestisce una malattia i pulsanti visualizzati sono i seguenti: Stampa richiesta visita fiscale: permette la stampa delle informazioni di richiesta della visita fiscale; Richiedi visita fiscale: imposta lo stato della malattia Richiesta Visita Fiscale ; Chiudi senza visita fiscale: viene utilizzato in caso di visita fiscale non richiesta; Rifiuta: rifiuta una richiesta di malattia. Per chiudere l iter approvativo di una malattia con visita fiscale, una volta selezionato il tasto Richiedi visita fiscale, il sistema torna alla pagina di ricerca e, selezionando il pulsante Gestisci, è possibile a questo punto approvare la malattia, chiudendone l iter approvativo. Il sistema consente anche di cancellare assenze di tipo B nello stato Approvata: occorre accedere alla funzionalità Gestione Assenze e ricercato il dipendente e l'assenza di interesse, l'utente seleziona il tasto Elimina. Lo stato dell'assenza da Approvata viene cambiato in Richiesta cancellazione. L operatore accede nuovamente alla funzionalità Cruscotto per Gestione Assenze, ricerca il dipendente e seleziona l'assenza da eliminare: a questo punto si spinge il pulsante Gestisci e successivamente il tasto Approva ASSENZA. In questo modo l operatore approverà la richiesta di cancellazione e lo stato finale dell assenza di tipo B diventerà Cancellata Cruscotto per approvazione richieste Self Service Obiettivo Tipologia funzione Gestione delle assenze inserite dal dipendente sul Self Service ed il completamento dell iter approvativo da parte del Dirigente/Responsabile. Visualizzazione/Gestione Processo di Gestione Presenze/Cruscotti di autorizzazione Pagina 46 di 243

47 riferimento Percorso Ruolo abilitato Menù Presenze Assenze/Attività di Verifica Responsabile Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Attività di Verifica. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Cruscotto per approvazione richieste Self Service. Che cosa fa la funzione? La funzione permette l approvazione o il rifiuto, da parte del Dirigente, di alcune assenze inserite dal Self Service Dipendente. Le assenze che il Dirigente può lavorare su questo Cruscotto sono: le richieste di ferie e di festività soppresse, le assenze di tipo A e le assenze di tipo C. Una volta valorizzati i campi relativi ai criteri di ricerca e selezionato il tasto Cerca, si ottiene la seguente pagina, suddivisa in più sezioni. Nominativo: nominativo del dipendente; Data richiesta: indica la data in cui il dipendente ha effettuato l inserimento della richiesta sul Self Service; Data inizio: inizio dell assenza; Data fine: fine dell assenza; Stato: indica la situazione dell assenza al momento della lavorazione; Codice assenza: causale dell assenza inserita; Approva: se valorizzato, indica la già avvenuta approvazione; Rifiuta: se valorizzato, indica il già avvenuto rifiuto; Pagina 47 di 243

48 Selezionando l assenza interessata e il tasto Dettaglio, è possibile completare l iter approvativo dell assenza tramite gli appositi pulsanti Approva ASSENZA e Rifiuta ASSENZA Controllo Spettanze Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Verifica e controllo delle spettanze usufruite dal dipendente. Visualizzazione Gestione Presenze/Attività Giornaliere Menù Presenze Assenze/Attività di Verifica Gestione dati - Gestione giuridica Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Attività di Verifica. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Controllo Spettanze. Che cosa fa la funzione? La funzione permette di verificare i giorni di una data spettanza fruiti dal dipendente e la data di inizio e fine decorrenza. Accedendo al Controllo Spettanze, l operatore si troverà nella maschera Criteri di ricerca che visualizza le seguenti informazioni: Persona: ricerca per nominativo dipendente: Data controllo: data dalla quale si vuole eseguire il controllo; Codice spettanza: spettanza da controllare; Una volta valorizzati i campi relativi ai criteri di ricerca e selezionato il tasto Seleziona, si ottiene la seguente pagina, suddivisa in più sezioni: Pagina 48 di 243

49 Residuo periodo precedente: riporta la quantità non fruita dell anno precedente; Spettante anno corrente: quantità in giorni fruibili dal dipendente; Variazioni: eventuali modifiche da apportare alla quantità della spettanza; Pagati: eventuali giorni pagati; Totali Spettanti: la somma tra il residuo dell anno precedente e lo spettante anno corrente; Usufruito: i giorni fruiti dal dipendente; Residuo: la quantità rimanente della spettanza; Qualora fosse necessario apportare degli aggiornamenti manuali, è possibile selezionare il tasto di dettaglio accanto ad ogni voce elencata e visualizzare la seguente maschera: Pagina 49 di 243

50 Indicare l anno sul quale procedere con la modifica, effettuando il refresh con il tasto e di seguito il/i mese/i sui quali deve essere effettuata la variazione. In questi casi, fare attenzione alla data di controllo inserita in fase di ricerca, in quanto, questa condiziona la visualizzazione del buon esito della variazione. Il collocamento in part-time comporta il riproporzionamento di alcuni dei massimali di assenza fruibili dal dipendente. Il riproporzionamento dipende dalla tipologia di massimale (orario oppure giornaliero) e dalla tipologia di part-time (Orizzontale Verticale Misto); per la spiegazione di ogni tipo di part-time si rimanda al paragrafo In particolare, in caso di collocamento in part-time orizzontale vengono riproporzionati solo i massimali orari, in caso di part-time verticale o misto vengono invece riproporzionati sia i massimali orari (in relazione alle ore lavorate nel singolo mese) sia i massimali giornalieri. Per il collocamento in part-time in corso d anno, il riproporzionamento viene calcolato per la porzione di massimale riferita al periodo di part-time. Il sistema effettua il riproporzionamento automatico per le seguenti causali di assenza: - Spettanze generali (Ferie Festività soppresse) - Spettanze matricolari mensili L. 104 per assistenza oraria o giornaliera - Spettanza matricolare per il permesso studio Per quanto concerne le spettanze generali, il dipendente collocato in part-time verticale ha diritto al massimale riproporzionato in relazione alle giornate di lavoro prestate, sulla base della seguente proporzione: Dove: G : F = X : Y G = F = Giorni spettanti nell anno in caso di full-time (stabiliti dalla normativa vigente in relazione all anzianità di servizio e al numero di giorni lavorabili a settimana) Numero delle giornate di lavoro del dipendente nell anno in caso di full-time (in base a quanto impostato nella funzione Dati rilevazione presenze, su 5 oppure 6 giorni settimanali) X = Giorni spettanti nell anno in caso di collocamento in part-time Y = Numero delle giornate di lavoro del dipendente nell anno in caso di part-time Per determinare il numero delle giornate di lavoro effettivo nell anno, il sistema considererà l articolazione oraria definita dal dipendente in sede di inserimento dell istanza (eventualmente combinati con il periodo di full-time), comprese le festività. Per quanto concerne la spettanza matricolare mensile L.104 per assistenza a ore, in caso di part-time (sia verticale sia orizzontale), il dipendente ha diritto al massimale proporzionato in relazione alla percentuale di lavoro prestata nel singolo mese. Viene dunque determinato il numero di ore prestate mensilmente, sulla base dell articolazione oraria inserita dal dipendente al momento della compilazione dell istanza di part-time, rapportato al numero di ore lavorate nel mese in regime di tempo pieno (pari al numero di giorni lavorativi mensili Pagina 50 di 243

51 per 7,2 ore giornaliere in caso di orario su 5 giorni settimanali - oppure 6 ore giornaliere in caso di orario su 6 giorni - sulla base delle 36 ore lavorative totali previste a settimana). Per quanto concerne invece, la spettanza matricolare mensile L.104 per assistenza a giorni, solo in caso di part-time verticale il dipendente ha diritto al massimale proporzionato in relazione al numero di giorni lavorati nel singolo mese. Viene dunque determinato il numero di giorni prestati mensilmente, sulla base dell articolazione oraria inserita dal dipendente al momento della compilazione dell istanza di part-time, rapportato al numero di giorni lavorati nel mese in regime di tempo pieno (per analogia con quanto previsto nel caso delle spettanze generali). In particolare viene considerata la seguente proporzione: Dove: g : f = x : y g = Giorni spettanti nel mese in caso di full-time (stabiliti dalla normativa vigente) f = Numero delle giornate di lavoro full-time del dipendente nel mese (in base a quanto impostato nella funzione Dati rilevazione presenze, su 5 oppure 6 giorni settimanali) x = Giorni spettanti nell anno in caso di collocamento in part-time y = Numero delle giornate di lavoro del dipendente nel mese in caso di part-time Per quanto concerne la spettanza matricolare per il permesso studio, il dipendente collocato in part-time (sia verticale sia orizzontale) ha diritto al massimale proporzionato in relazione alla percentuale di lavoro prestata nel periodo di validità della spettanza (standard di 12 mesi). Viene dunque determinato il numero di ore prestate annualmente sulla base dell articolazione oraria inserita dal dipendente al momento della compilazione dell istanza di part-time, rapportato al numero di ore lavorate annualmente in regime di tempo pieno. Il massimale orario viene riproporzionato con arrotondamento al singolo minuto, mentre il massimale giornaliero viene riproporzionato con arrotondamento in eccesso al singolo giorno. E' stata introdotta la possibilità di abilitare la modifica dei vari moduli di dettaglio Residuo periodo precedente - RAP Maturato periodo corrente MAC Variazioni periodo corrente VAR Pagati periodo corrente PAG Riduzioni periodo corrente RID in modo parametrico rispetto al Ruolo e alla singola Spettanza che si sta gestendo, oltre a questi criteri sarà possibile abilitare alla modifica dei dati anche per il Tipo Persona derivante dalla qualifica economica. I nuovi Profili di sistema sono: per la gestione dei tipi dettaglio: - MOD RAP Modifica Residuo periodo precedente - MOD MAC Modifica Maturato periodo corrente - MOD VAR Modifica Variazioni periodo corrente - MOD PAG Modifica Pagati periodo corrente - MOD RID Modifica Riduzioni periodo corrente Pagina 51 di 243

52 per la gestione dei tipi persona: - MOD TDIP Modifica abilitata per tipo persona. i cui valori potranno essere impostati secondo i seguenti criteri: per la gestione dei tipi dettaglio: - NONE - corrisponde alla gestione in sola visualizzazione per tutte le spettanze. - ALL - corrisponde alla gestione completa per tutte le spettanze. Corrisponde al comportamento attuale della funzione che si ottiene anche senza associare alla responsabilità il profilo di sistema per la componente che si vuole lasciare a gestione libera. - G corrisponde alla gestione completa delle sole spettanze Generali (es. Ferie e EX- Festività). Con questo valore le spettanze matricolari sono in sola visualizzazione. - M - corrisponde alla gestione completa delle sole spettanze Matricolari (es. 104, Congedi parentali,.). Con questo valore le spettanze generali sono in sola visualizzazione. - TS+valore corrispondente al Tipo Spettanza (es. TS:MB3A;MB8A;) impostando un valore così composto, si stanno abilitando tutte le spettanze il cui Tipo spettanza è nell elenco (corrisponde anche ai valori che può assumere la caratteristica ASS7 delle assenze). - SP+Codice Spettanza (es. TS:FERI;PSTU;) impostando un valore così composto, si stanno abilitando tutte le spettanze il cui Codice è nell elenco, è utile le casi si voglia abilitare una o più spettanze specifiche. per la gestione dei tipi persona: - ALL - corrisponde alla gestione completa per tutti i tipi persona. Corrisponde al comportamento attuale della funzione che si ottiene anche senza associare alla responsabilità il profilo di sistema nel caso in cui si vuole lasciare la gestione libera. - xxxxxxx (es. Dipendente) impostando un valore così composto, si stanno abilitando alla modifica tutte le persone il cui profilo economico è di tipo Dipendente, per tutto il resto del personale la pagina sarà in sola visualizzazione. In caso si vogliano abilitare più tipi persona, è sufficiente separare i singoli tipi da un carattere ; (es. Dipendente;Dirigente) Controllo Capienze Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Verifica e controllo della capienza di una assenza data. Visualizzazione Gestione Presenze/Attività Giornaliere Menù Presenze Assenze/Attività di Verifica Gestione dati - Gestione giuridica Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Attività di Verifica. Pagina 52 di 243

53 Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Controllo Capienze. Che cosa fa la funzione? La funzione permette di verificare la capienza di una assenza ad una determinata data di controllo. Accedendo al Controllo Capienze, l operatore si troverà nella maschera Criteri di ricerca che richiede le seguenti informazioni: Persona: ricerca per nominativo dipendente; Data: data dalla quale si vuole eseguire il controllo; Codice gruppo capienza: capienza da controllare; Le assenze con capienza, come ad esempio il permesso per art. 18 (PFAM), sono quel tipo di assenze fruibili dal dipendente e che hanno una quantità oraria massima oltre alla quale non è possibile andare. Una volta valorizzati i campi relativi ai criteri di ricerca e selezionato il tasto Seleziona, si ottiene la seguente pagina, suddivisa in più sezioni. Tipo capienza: indica la tipologia dell assenza; Data inizio controllo: data dalla quale il sistema inizia il controllo; Data fine controllo: data dalla quale si vuole eseguire il controllo; Tipo quantità: indica se l assenza è fruibile in giorni o ore; Capienza: quantità fruibile dal dipendente; Usufruito: quantità fruita dal dipendente; Residuo: quantità ancora da fruire; Gestione Anomalie Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso di Gestione e controllo di eventuali anomalie sui Dati Giornalieri del dipendente Visualizzazione/Gestione Gestione Presenze/Attività Giornaliere Menù Presenze Assenze/Attività di Verifica Pagina 53 di 243

54 Ruolo abilitato Gestione dati Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Attività di Verifica. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Gestione Anomalie. Che cosa fa la funzione? La funzione permette all operatore di verificare l eventuale presenza di anomalie sulle giornate del dipendente, quali ad esempio la squadratura, all interno delle Suddivisioni nella maschera dei Dati Giornalieri. Accedendo a Gestione Anomalie, l operatore si troverà nella maschera Criteri di ricerca che visualizza le seguenti informazioni: Persona: possibilità di ricerca per singolo dipendente; Unità Organizzativa: possibilità di ricerca per Unità Organizzativa; Data iniziale: range di inizio controllo; Data finale: range di fine controllo; Tipo anomalia: possibilità di ricerca di una singola anomalia o di tutte; Una volta valorizzati i campi relativi ai criteri di ricerca e selezionato il tasto Cerca, si ottiene la seguente pagina, suddivisa in più sezioni. Nominativo: il dipendente ricercato; Matricola: il numero di matricola assegnato al dipendente; Giornata: la giornata interessata dall anomalia; Anomalia: l anomalia riscontrata; Pagina 54 di 243

55 L operatore, potrà visualizzare il numero dei record totali rispetto alla selezione effettuata. Fermo restando il numero massimo per pagina, verrà riportato il numero totale dei record presenti sul database rispetto alla selezione effettuata (es. 200 di 3247), in modo da dare un idea delle quantità di anomalie ancora da lavorare. Selezionando la giornata su cui è presente l anomalia da correggere e il pulsante Dettaglio, l operatore sarà automaticamente rinviato nella maschera delle Suddivisioni, in Dati Giornalieri, relativa alla giornata da correggere e quadrare Visualizzazione Timbrature Obiettivo Tipologia funzione Processo di riferimento Percorso Ruolo abilitato Visualizzazione delle timbrature effettuate nel corso del mese dal dipendente Visualizzazione Gestione Presenze/Attività Giornaliere Menù Presenze Assenze/Attività di Verifica Gestione dati Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Attività di Verifica. Pagina 55 di 243

56 Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Visualizzazione Timbrature Mensili. Che cosa fa la funzione? La funzione permette di visualizzare le timbrature effettuate dal singolo dipendente nel corso del mese lavorativo. Dopo aver ricercato il dipendente, l operatore inserirà nel campo Dati Mese l anno e il mese di riferimento che intende verificare e selezionerà il pulsante Visualizza. In questo modo l operatore visualizzerà una maschera con il giorno, le timbrature effettuate e le eventuali anomalie presenti sulle singole giornate. E possibile stampare questi dati attraverso il pulsante Avvia Stampa Part-time In questa sezione viene gestito la richiesta part-time e l intero iter autorizzativo di approvazione Gestione Part-time Obiettivo Tipologia funzione Processo di riferimento Percorso Ruolo abilitato Richiesta part-time Visualizzazione/Gestione Gestione Presenze/Attività Giornaliere Menù Presenze Assenze/Part-time Gestione dati - Amministrato Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Part-time. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Gestione Part-time. Pagina 56 di 243

57 Che cosa fa la funzione? La funzione consente al dipendente di richiedere al personale di competenza un part-time in base alle sue esigenze. Sono tre le tipologie di part-time che il sistema consente di inserire: - Part-time orizzontale: Si definisce part-time orizzontale se in tutte le settimane lavorative, a partire da una data di decorrenza dell istanza e per tutta la durata di un anno non ci sono giorni di Riposo part-time e il numero delle ore lavorative settimanali è sempre inferiore a 36 ore. - Part-time verticale: Si definisce part-time verticale se a partire dalla data di decorrenza dell istanza e per la durata di un anno esiste almeno un giorno di Riposo part-time, il numero delle ore lavorative settimanali è sempre uguale a 36 ore nella settimana in cui ci sono giorni di Riposo part-time e nelle settimane in cui c è almeno un giorno di riposo part-time. Inoltre ogni giorno lavorato è almeno di 6 ore e deve valere la condizione: (36 H) / N > 6, dove H è il numero di ore lavorate nella settimana, N è il numero di giorni di Riposo part-time della settimana. - Part-time misto: Si definisce part-time misto quando non vengono soddisfatte le condizioni per definirlo orizzontale o verticale. - La funzionalità mirata alla gestione dell istanza di part-time viene utilizzata da due tipologie di utenti: - Utente Self service che può effettuare la richiesta per sé stesso; - Utente Amministrativo che effettua la richiesta per supportare il dipendente del suo ufficio e per inserire nel sistema il part-time relativo ad ogni Comandato IN di propria competenza. Per tutti gli inserimenti relativi al personale comandato IN o OUT al momento dell invio della richiesta non viene attivato nessun workflow autorizzativo. L utente, dopo aver eseguito la navigazione e aver selezionato la funzione opportuna, può effettuare una richiesta di part-time con l obbligo di specificare l articolazione oraria; può effettuare la richiesta di modifica del part-time che sta svolgendo con l obbligo di specificare la nuova articolazione oraria; può effettuare una richiesta di reintegro in full-time oppure, infine, annullare la richiesta di part-time inviata e non ancora approvata. Di seguito la maschera di inserimento di una nuova istanza di part-time. Pagina 57 di 243

58 Il sistema richiede le seguenti informazioni: Data decorrenza proposta (gg/mm/aaaa): campo obbligatorio in cui inserire la data di inizio decorrenza del part-time; Descrizione part-time: lista in cui selezionare un tipo di part-time: Part-time con seconda attività Part-time standard Part-time e pensione; Motivazione: campo in cui inserire l eventuale motivazione di richiesta part-time; Seconda attività: campo in cui inserire la seconda attività, valorizzabile se il part-time è con seconda attività; Luogo svolgimento seconda attività: campo in cui inserire il luogo di svolgimento della seconda attività; Partita IVA seconda attività: campo in cui inserire l eventuale Partita IVA relativa alla seconda attività; Note: campo in cui inserire eventuali informazioni aggiuntive. Nel caso di part-time con seconda attività i campi Seconda attività Luogo svolgimento seconda attività Partita IVA seconda attività sono obbligatori. Qualora sia l utente Amministrativo a prestare ausilio al dipendente nella richiesta del part-time, il sistema appena si accede alla funzionalità consente di ricercare il dipendente e, dopo averlo selezionato, può inserire le stesse informazioni riportate sopra. Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Articolazione oraria. Il sistema visualizza la pagina di inserimento dell articolazione oraria per il part-time che si sta richiedendo. Pagina 58 di 243

59 La pagina consente di configurare la/e regola/e per lo sviluppo dell articolazione oraria della prestazione lavorativa. Le tipologie di regole che si possono configurare sono le seguenti: - Periodica plus: indica che la fascia oraria inserita è valida per tutti i giorni del periodo indicato, con riferimento puntuale a tutti i giorni e mesi selezionati; - Periodica: indica che la fascia oraria inserita è valida per tutti i giorni del periodo indicato con riferimento puntuale ai giorni della settimana selezionati e il mese selezionato; - Giornaliera: indica che la fascia oraria inserita è valida solo per il giorno selezionato; - Specifica: indica che la fascia oraria inserita è valida per tutti i giorni specificati del periodo selezionato; - Alterna: indica che la fascia oraria inserita è valida per le settimane o giorni alterni del periodo selezionato. Nella sezione Orario l utente inserisce l orario di lavoro che vuole effettuare nel suo part-time mentre nella sezione Pausa pranzo specifica se nella sua articolazione oraria è prevista la pausa pranzo e, se si, la durata e l intervallo temporale in cui può farla. Il sistema permette all utente di inserire molteplici regole per soddisfare la sue esigenze lavorative. In seguito all inserimento delle informazioni l utente seleziona il pulsante Conferma e viene caricata la sezione d inserimento delle eccezioni alla prestazione lavorativa. L Eccezione 1 indica un periodo non lavorativo per particolari giorni, settimane e mesi; l Eccezione 2 indica semplicemente un periodo non lavorativo e l Eccezione giornaliera indica un giorno specifico non lavorabile. Inserendo le eccezioni queste vengono considerate nel prospetto annuale come Riposo part-time. Le regole utilizzate dal sistema per comporre l articolazione oraria del prospetto annuale rispettano un ordine di priorità, partendo dalla più bassa: 1) Periodica con tutti i Giorni 2) Periodica plus con tutti i Giorni 3) Periodica con giorno/giorni specifici 4) Periodica plus con giorno/giorni specifici Pagina 59 di 243

60 5) Specifica 6) Alterna 7) Giornaliera 8) Eccezione 2 9) Eccezione 1 10) Eccezione giornaliera In caso di molteplici regole relative alla stessa giornata, quelle con priorità più alta sovrascriveranno le regole con priorità più bassa. Per tutte le articolazioni orarie il sistema considera anche le festività già definite che, in questo caso. hanno sempre e comunque priorità massima su tutti i tipi di regole. Quando l utente conferma l inserimento delle regole dell articolazione oraria e le eventuali eccezioni, il sistema le visualizza nella sezione sottostante Regole articolazione oraria part-time in formato tabellare. L utente seleziona il pulsante Prospetto annuale e il sistema visualizza la percentuale giuridica di part-time e la sua tipologia: Orizzontale Verticale Misto. Per quanto riguarda la percentuale giuridica di part-time per un part-time standard deve essere compresa tra il 30% - 99,99%, per un part-time e pensione la percentuale deve essere compresa tra 50% - 99,99% mentre per un part-time con seconda attività deve essere compre tra il 30% - 50%. A questo punto premendo il pulsante Salva richiesta è possibile salvare l istanza di part-time in modo da poterla visualizzare, modificare ed inviare in un secondo momento. Se l utente ritiene di inviare la richiesta di part-time seleziona invece il tasto Invia richiesta. Pagina 60 di 243

61 In seguito al salvataggio della richiesta, qualora l utente Self-service voglia modificare l articolazione oraria, dopo aver selezionato la funzionalità preme il pulsante Modifica richiesta. L utente sceglie, tra quelle elencate, la regola per lo sviluppo dell articolazione oraria e seleziona il pulsante Modifica: inserisce le nuove informazione e successivamente preme il tasto Conferma. Selezionando il tasto Elimina è possibile eliminare le regole/eccezioni dall articolazione oraria; è necessario rigenerare il prospetto annuale e salvare nuovamente la richiesta per non perdere le modifiche effettuate. Il sistema consente anche la gestione degli orari alternativi per ogni singola regola: in seguito alla selezione della regola e alla selezione del pulsante Orari alternativi, la maschera propone la lista degli orari alternativi disponibili corrispondenti alla regola selezionata. E possibile aggiungere e modificare un orario alternativo grazie alle funzionalità dei pulsati Aggiungi orario alternativo ed Elimina. Pagina 61 di 243

62 Il prospetto annuale viene visualizzato in una tabella in cui sono riassunte le informazioni dell elaborazione delle regole dell articolazione oraria precedentemente inserite. Le regole vengono sviluppate per un anno a partire dalla data di decorrenza del part-time e tenendo conto della priorità. Nella colonna sono riportati i mesi e nelle righe i giorni. Per ogni cella corrispondente al giorno lavorativo viene visualizzata la prima entrata e l ultima uscita della fascia oraria inserita nella relativa regola. Per ogni giorno non lavorativo per riposo parttime viene riportata la sigla ASPT mentre per ogni giorno festivo si visualizza Festivo. Il sistema permette la visualizzazione del dettaglio delle informazioni relative ad ogni singolo giorno: l utente seleziona il giorno di interesse e preme il pulsante Dettaglio. Per modificare la regolare per lo sviluppo dell articolazione oraria relativa al giorno di interesse occorre selezionale il tasto Modifica regola per il giorno. Selezionando il pulsante Stampa articolazione oraria è possibile salvare e/o stampare un report riepilogativo dell articolazione oraria del part-time che si sta richiedendo. Viene data all utente anche l opportunità di allegare la documentazione alla richiesta di part-time. Selezionando il pulsante Invia richiesta viene avviato dal sistema il workflow autorizzativo relativo al tipo di part-time richiesto (part-time standard part-time e pensione- part-time con seconda attività). L utente ha la possibilità di annullare una richiesta di part-time inviata e non ancora approvata/rifiutata selezionando il pulsante Annulla istanza che avvia il workflow di annullamento. E possibile avviare il processo di reintegro in fulltime selezionando il pulsante Reintegro full-time. Pagina 62 di 243

63 Visualizzazione istanze Obiettivo Tipologia funzione Processo di riferimento Percorso Ruolo abilitato Visualizzazione e gestione delle istanze di part-time Visualizzazione/Gestione Gestione Presenze/Attività Giornaliere Menù Presenze Assenze/Part-time Addetto gestione giuridica Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Part-time. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Visualizzazione istanze. Che cosa fa la funzione? La funzione consente all'addetto gestione giuridica di visualizzare e gestire le istanze di part-time dei dipendenti. Una delle varie informazioni obbligatorie da comunicare necessariamente nel file XML per l'invio dei dati a PERLA PA è, per il personale in part-time, la percentuale. All interno del sistema NoiPA-TM, la percentuale part-time è visualizzabile e modificabile soltanto all interno dell iter approvativo dell istanza. Tale funzionalità permette di inserire manualmente la percentuale di part-time qual'ora quella calcolata dal sistema differisce da quella contrattuale. In tale modo è possibile comunicare a PERLA PA la percentuale di part-time corretta. Accedendo alla funzione è possibile ricercare le istanze presenti nel sistema. La ricerca può essere effettuata inserendo le seguenti informazioni: Pagina 63 di 243

64 Nominativo: campo in cui inserire eventualmente il nominativo del dipendente per il quale si sta ricercando l'istanza di part-time; Ufficio: campo in cui inserire l'unità organizzativa per la quale effettuare la ricerca di tutte le istanze dei dipendenti appartenenti a quell' Unità organizzativa; Data di inserimento: campo in cui inserire la data di inserimento dell'istanza/e; Stato: campo in cui selezionare lo stato della richiesta PT (rifiutata - approvata - creata..) Tipologia part-time: campo in cui selezionare la tipologia di PT per la quale si vuole effettuare la ricerca (Part-time standard - Part-time con seconda attività - Part-time e pensione); Descrizione part-time: : campo in cui selezionare la descrizione del PT (misto - verticale - orizzontale); Percentuale: campo in cui inserire la percentuale di part-time calcolata dal sistema in fase di creazione dell'istanza; Data inizio: campo in cui inserire la data inizio del PT; Data fine: campo in cui inserire la data fine del PT; Per effettuare la ricerca, l utente seleziona Cerca. I risultati vengono visualizzati in formato tabellare. L'utente può selezionare un record e il pulsante Modifica percentuale giuridica: il sistema visualizza la pagina di modifica abilitando solamente il campo Percentuale giuridica manuale. La percentuale giuridica manuale non può essere uguale ne uguale a zero ne uguale a 100. Per rendere effettivo l'inserimento o la modifica della percentuale selezionare il tasto Conferma modifica. Il tasto Annulla permette di annullare l operazione corrente e di tornare alla maschera precedente. Con Visualizza richiesta l'utente può visualizzare e modificare la l'istanza di part-time precedentemente selezionata. Pagina 64 di 243

65 Cruscotto Istanze Part-time Obiettivo Tipologia funzione Processo di riferimento Percorso Ruolo abilitato Gestione delle richieste di part-time Gestione Gestione Presenze/Attività Giornaliere Menù Presenze Assenze/Part-time Gestione giuridica - Responsabile Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Part-time. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Cruscotto Istanze Part-time. Che cosa fa la funzione? La funzione permette la gestione delle richieste di part-time. Sono tre le tipologie di utenti che possono essere coinvolti nel flusso autorizzativo dell istanza di part-time e ogni tipologia ha funzionalità diverse. - Utente Amministrativo: avvia il flusso inviando la richiesta in caso di supporto al dipendente del suo ufficio oppure di dipendente comandato IN; inoltre, a fine processo, arriverà anche a lui la comunicazione di accettazione o di rifiuto; - Dirigente dell ufficio del dipendente: esprime il parere sulla data di decorrenza e sull articolazione oraria del part-time; - Utente Ufficio Giuridico Competente: valuta l istanza, modifica eventualmente la percentuale part-time calcolata automaticamente, e approva o rifiuta il part-time richiesto dal dipendente. Tramite questa funzionalità, tutte le tipologie di utenti posso effettuare le operazioni di loro competenza: - Esprimere parere sulla data di decorrenza della proposta di part-time richiesto: - Esprimere il parere sull articolazione oraria del part-time richiesto; - Richiedere la modifica della data decorrenza proposta; - Richiedere la modifica dell articolazione oraria; - Richiedere ulteriore documentazione; - Valutare la richiesta; - Modificare la percentuale part-time calcolata automaticamente; - Approvare l istanza; Pagina 65 di 243

66 - Rifiutare l istanza; Se il flusso autorizzativo termina in una data successiva rispetto alla data di decorrenza proposta in fase di richiesta, la data fine del processo, verrà considerata come data di decorrenza effettiva del part-time, da considerare per la validità dell articolazione oraria, per la percentuale giuridica e per i vari riproporzionamenti (capienza e spettanza). L iter autorizzativo è diverso a seconda del part-time: part-time standard part-time e pensione part-time con seconda attività. In seguito all invio della richiesta di part-time standard viene inviata una comunicazione operativa al dirigente responsabile del dipendente interessato. Il sistema genera una pagina che permette all utente di esprimere il parere sull istanza di part-time, Parere positivo Parere negativo sia sulla data di decorrenza dell istanza che sull articolazione oraria; poi l utente seleziona il pulsante Invia parere. Il dirigente può anche richiedere al dipendente, tramite comunicazione operativa, la modifica della data di decorrenza e dell articolazione oraria selezionando il tasto Richiedi modifica. In questo caso il flusso autorizzativo riprenderà dall inizio. In seguito all invio del parere il sistema effettua il calcolo del contingente part-time e invia una comunicazione operativa all ufficio giuridico competente che inserisce le informazioni relative all approvazione o al rifiuto dell istanza e le eventuali annotazioni nel campo note. A questo punto preme il pulsante Invia valutazione. Anche l ufficio giuridico competente può richiedere modifiche (Richiedi modifica) e il sistema invia una comunicazione operativa al dirigente responsabile del dipendente in questione e a sua volta richiede la modifica al dipendente stesso. Il flusso autorizzativo riprenderà dall inizio. Quando l ufficio giuridico competente approva l istanza di part-time, inviando la valutazione, il sistema compila il prospetto annuale dell articolazione oraria con le fasce scelte dal dipendente e crea automaticamente quelle non esistenti in base alle regole inserite dall utente amministrativo in fase di creazione automatica della fascia oraria. Il sistema invia una comunicazione informativa di accettazione all ufficio amministrativo del dipendente, una al dirigente responsabile e una al dipendente. Stesso iter e invio di comunicazioni quando l ufficio giuridico rifiuta l istanza di part-time. Per quanto riguarda la richiesta di reintegro in full-time, il sistema effettua il controllo del superamento dei due anni di fruizione del part-time a partire dalla data di decorrenza Attività Batch Questa sezione permette la lavorazione, da parte dell operatore, di quelle attività massive che richiedono la schedulazione dei dati Quadratura Obiettivo Quadratura delle giornate del dipendente Pagina 66 di 243

67 Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Visualizzazione Gestione Presenze/Attività Giornaliere Menù Presenze Assenze/Attività Batch Gestione dati Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Elaborazioni Batch. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Quadratura. Che cosa fa la funzione? La funzione permette di lanciare la quadratura, sia di una singola giornata sia di un periodo, per un singolo dipendente o per l intero ufficio. La quadratura è un operazione con cui il sistema, a richiesta dell operatore, innesca gli algoritmi di calcolo che devono essere applicati per quella giornata/periodo in base alla profilazione di quel dipendente/ufficio. Accedendo alla Quadratura, l operatore si troverà nella maschera Criteri di ricerca che visualizza le seguenti informazioni: Persona: possibilità di ricerca per singolo dipendente U. O.: possibilità di ricerca per Unità Organizzativa Data dal: range di inizio quadratura Data al: range di fine quadratura Tipo quadratura Solo anomalie: va a quadrare esclusivamente le giornate con delle anomalie presenti Tipo quadratura Tutte: quadra tutte le giornate all interno dell intervallo temporale scelto Tipo quadratura Cancellazione dati: cancella tutti i dati inseriti all interno del periodo scelto Pagina 67 di 243

68 Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Esegui per avviare l elaborazione. Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione, si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch Caricamento Timbratura Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Caricamento delle timbrature al personale Gestione Gestione Presenze/Attività Giornaliere Menù Presenze Assenze/Attività Batch Gestione dati Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Elaborazioni Batch. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Caricamento Timbrature. Che cosa fa la funzione? La funzione permette il caricamento delle timbrature, per un periodo dato, sia per singolo dipendente sia per Unità organizzativa. Accedendo al Caricamento Timbrature, l operatore si troverà nella maschera Criteri di ricerca che visualizza le seguenti informazioni: Persona: possibilità di ricerca per singolo dipendente; U. O.: possibilità di ricerca per Unità Organizzativa; Includi U.O. gerarchiche: possibilità di include le Unità organizzative gerarchiche; Data inizio caricamento: range di inizio caricamento; Data fine caricamento: range di fine caricamento; Pagina 68 di 243

69 Includi solo timbrature con stato 0 : ricerca quelle timbrature non visualizzate a Sistema; Tipo badge: filtra il caricamento per tipologia di badge (Tutti, Personale Interno, Personale Esterno, Visitatori); Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Esegui per avviare l elaborazione. Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione, si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch Inserimento Assenze Colletive Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Inserimento massivo di alcune assenze. Gestione Gestione Presenze/Attività Giornaliere Menù Presenze Assenze/Attività Batch Gestione dati Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Elaborazioni Batch. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Inserimento Assenze Collettive. Che cosa fa la funzione? La funzione permette all operatore di inserire alcune tipologie di assenza, come lo sciopero e la chiusura ufficio per ordine pubblico, a tutta l Unità Organizzativa. Accedendo all Inserimento Assenze Collettive, l operatore si troverà nella maschera Criteri di ricerca che visualizza le seguenti informazioni: U. O.: possibilità di ricerca per Unità Organizzativa; Includi U.O. gerarchiche: possibilità di include le Unità organizzative gerarchiche; Pagina 69 di 243

70 Data giornata: giorno interessato all inserimento dell assenza; Dalle: orario in cui inizia l assenza; Alle: orario di fine l assenza; Causale assenza: filtra la causale da inserire; Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Esegui per avviare l elaborazione. Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione, si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch Riporto Residui Spettanze Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Riportare i residui dell anno precedente nella spettanza dell anno corrente Gestione Gestione Presenze/Attività Giornaliere Menù Presenze Assenze/Attività Batch Gestione dati Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Elaborazioni Batch. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Riporto Residui Spettanze. Che cosa fa la funzione? La funzione permette all operatore di riportare, per un dipendente o un ufficio, i giorni residui non ancora fruiti della spettanze, ad esempio le ferie, all anno successivo. Accedendo al Riporto Residui Spettanze, l operatore si troverà nella maschera Parametri che visualizza le seguenti informazioni: Persona: possibilità di ricerca per singolo dipendente; Pagina 70 di 243

71 U. O.: possibilità di ricerca per Unità Organizzativa; Includi U.O. gerarchiche: possibilità di include le Unità organizzative gerarchiche; Anno di riferimento: anno in cui si riportano gli eventuali residui; Tipo spettanza: spettanza da lavorare; Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Esegui per avviare l elaborazione. Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione, si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch Sviluppo Maturato Spettanze Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Consente di calcolare le Spettanze maturate Gestione Gestione Presenze/Attività Giornaliere Menù Presenze Assenze/Attività Batch Gestione dati Che cosa fa la funzione? La funzione permette di calcolare il maturato delle Spettanze alla data di riferimento Accedendo al Sviluppo Maturato Spettanze, l operatore si troverà nella maschera Parametri che visualizza le seguenti informazioni: Persona: possibilità di ricerca per singolo dipendente; U. O.: possibilità di ricerca per Unità Organizzativa; Includi U.O. gerarchiche: possibilità di include le Unità organizzative gerarchiche; Anno di riferimento: anno in cui si riportano gli eventuali residui; Tipo spettanza: spettanza da lavorare; Pagina 71 di 243

72 Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Esegui per avviare l elaborazione. Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione, si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch Assenze Ante Assunzione Questa sezione permette l inserimento, da parte dell operatore, delle assenze fruite dal dipendente durante la sua precedente attività lavorativa Inserimento Assenze Ante Assunzione Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Inserire assenze fruite dal dipendente prima dell assunzione presso l attuale Amministrazione Gestione Gestione Presenze/Attività Giornaliere Menù Presenze Assenze/Assenze ante assunzione Gestione dati Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Assenze Ante Assunzione. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Inserimento Assenze Ante Assunzione. Che cosa fa la funzione? La funzione permette all operatore di inserire a Sistema le eventuali assenze già fruite dal dipendente in una precedente Amministrazione. Pagina 72 di 243

73 Accedendo all Inserimento Assenze Ante Assunzione, l operatore si troverà nella maschera Dati Assenza che visualizza le seguenti informazioni: Data inizio: inserimento della data di inizio assenza; Data fine: inserimento della data di fine assenza; Causale assenza: assenza da inserire; Note: eventuali note da inserire; Selezionando il pulsante Salva, dopo aver inserito i dati necessari, l assenza viene salvata nel sistema Gestione Assenze Ante Assunzione Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Gestire le assenze fruite dal dipendente prima dell assunzione presso l attuale Amministrazione Visualizzazione/Gestione Gestione Presenze/Attività Giornaliere Menù Presenze Assenze/Assenze ante assunzione Gestione dati Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Assenze Ante Assunzione. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Gestione Assenze Ante Assunzione. Che cosa fa la funzione? Pagina 73 di 243

74 La funzione permette all operatore di gestire a Sistema le eventuali assenze già fruite dal dipendente in una precedente Amministrazione. Una volta ricercato il dipendente interessato, bisognerà valorizzare i campi relativi alla Data Inizio Data Fine e Causale Assenza e selezionare il pulsante Cerca. Ci troveremo quindi di fronte ad una maschera descrittiva dell assenza stessa: la tipologia, la data di inizio e fine evento e lo stato in cui l assenza si trova (ad es. Inserita o Chiusa), selezionando l assenza da gestire e il tasto Modifica, sarà possibile operare sui dati interessati Chiusura configurazioni TM Obiettivo Tipologia funzione Processo di riferimento Percorso Ruolo abilitato Chiusura configurazioni TM a seguito di propagazione di una cessazione Gestione Configurazione TM - Cessazione personale Presenze/Assenze Ricerca cessazioni configurazioni dipendente Amministratore ente Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Pagina 74 di 243

75 Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Ricerca cessazioni configurazioni dipendente attraverso la quale si accede alla pagina della funzione. Che cosa fa la funzione? La funzione, se e' stato impostato sul pannello di amministrazione dell'ente la cessazione non-automatica delle configurazioni, permette di effettuare la ricerca di tutte le cessazioni persona propagate attraverso il sistema Anagrafica Unica e, a seguito della cessazione pervenuta, di chiudere le configurazioni TM ancora attive legate alla persona. La maschera richiede le seguenti informazioni: 1 Nome: campo facoltativo in cui inserire il nome della persona la cui cessazione, si presuma, sia stata propagata; 2 Cognome: campo facoltativo in cui inserire il cognome della persona la cui cessazione, si presuma, sia stata propagata; 3 Matricola: campo facoltativo in cui inserire la matricola della persona la cui cessazione, si presuma, sia stata propagata; 4 Codice Fiscale: campo facoltativo in cui inserire il codice fiscale della persona la cui cessazione, si presuma, sia stata propagata; 5 Data di cessazione (gg/mm/aaaa): campo facoltativo in cui inserire la data cessazione per cui si vuole fare filtro; 6 Da lavorare/lavorati: campo obbligatorio per cui verranno visualizzate le cessazioni gia' lavorate, cioe' a seguito delle quali e' avvenuta la chiusura delle configurazioni TM, e quelle ancora da lavorare. Pagina 75 di 243

76 A seguito dell inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Filtra. I risultati, qualora ce ne fossero secondo i criteri selezionati, verranno prospettati all'utente: A seguito della selezione del pulsante Gestisci l' utente può procedere con la chiusura delle configurazioni TM ancora attive per la persona: Conferma si renderà effettiva la chiusura/eliminazione delle configurazioni selezionate. Con il puls ante Report Questa sezione permette all operatore di ottenere la stampa di report utili alla verifica delle presenze del personale Situazione Presenti/Assenti Obiettivo Verifica dei dipendenti presenti in una data giornata Tipologia funzione Visualizzazione Processo di Gestione Presenze/Attività Giornaliere Pagina 76 di 243

77 riferimento Percorso Ruolo abilitato Menù Presenze Assenze/Report Gestione dati Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Report. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Situazione Presenti/Assenti. Che cosa fa la funzione? La funzione permette all operatore di verificare i dipendenti presenti e assenti ad una data e ora scelta. Accedendo alla Situazione Presenti Assenti, l operatore si troverà nella maschera Parametri che visualizza le seguenti informazioni: Persona: possibilità di ricerca per singolo dipendente; Unità organizzativa.: possibilità di ricerca per Unità Organizzativa; Includi U.O. gerarchiche: possibilità di include le Unità organizzative gerarchiche; Data timbratura: giorno scelto da sottoporre a verifica; Ora timbratura: orario da cui far partire la verifica; Tipo selezione: possibilità di filtrare i dipendenti tra Assenti, Presenti e Tutti; Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia stampa per avviare l elaborazione. Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione, si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch. Di seguito il report: Pagina 77 di 243

78 Richiesta Visita Fiscale Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Produrre il report di richiesta di visita fiscale da mandare in seguito alla ASL di riferimento del dipendente Visualizzazione Gestione Presenze/Attività Giornaliere Menù Presenze Assenze/Report Gestione dati Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Report. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Richiesta Visita Fiscale. Che cosa fa la funzione? La funzione permette di stampare la richiesta di visita fiscale, da mandare in seguito alla ASL di riferimento del dipendente interessato. Pagina 78 di 243

79 Accedendo alla Richiesta Visita Fiscale, l operatore si troverà nella maschera Parametri che visualizza le seguenti informazioni: Tipologia: possibilità di stampa cumulativa e non cumulativa; Persona: possibilità di ricerca per singolo dipendente; Dalla data: data dalla quale richiedere la visita; Alla data: data finale; Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia stampa per avviare l elaborazione. Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione, si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch Stato Assenze Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Stampare lo stato delle assenze fruite dal dipendente Visualizzazione Gestione Presenze/Attività Giornaliere Menù Presenze Assenze/Report Gestione dati Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Report. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Stato Assenze. Che cosa fa la funzione? La funzione permette la verifica, da parte dell operatore, dello stato delle assenze fruite dal dipendente attraverso un report. Pagina 79 di 243

80 Accedendo all Elenco stato Assenze, l operatore si troverà nella maschera Parametri che visualizza le seguenti informazioni: Persona: possibilità di ricerca per singolo dipendente; U.O.: possibilità di ricerca per Unità Organizzativa; Data inizio: data dalla quale si vuole eseguire il controllo; Data fine: data fino a cui eseguire il controllo; Tipologia assenza: filtra l assenza per tipologia (A, B, C, Malattia); Causale assenza: assenza da controllare; Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia stampa per avviare l elaborazione. Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione, si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch Assenze con Spettanza Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Ottenere un report sulla situazione delle spettanze visualizzata su Controllo Spettanza Visualizzazione Gestione Presenze/Attività Giornaliere Menù Presenze Assenze/Report Gestione dati Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Report. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Assenze con Spettanze. Che cosa fa la funzione? Pagina 80 di 243

81 La funzione permette all operatore di stampare la situazione delle spettanze, associate e fruite dal dipendente, visualizzata sulla maschera del Controllo Spettanza. Accedendo all Elenco Assenze con Spettanza, l operatore si troverà nella maschera Parametri che visualizza le seguenti informazioni: Persona: possibilità di ricerca per singolo dipendente; U.O.: possibilità di ricerca per Unità Organizzativa; Data controllo: data dalla quale si vuole eseguire il controllo; Codice spettanza: spettanza da verificare; Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia stampa per avviare l elaborazione. Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione, si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch (cfr. paragrafo 4.2.8). Di seguito il report: Situazione Assenze con Spettanze Obiettivo Stampare la situazione delle spettanze visualizzata su Controllo Spettanza Pagina 81 di 243

82 Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Visualizzazione Gestione Presenze/Attività Giornaliere Menù Presenze Assenze/Report Gestione dati Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Report. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Situazione Assenze con Spettanze. Che cosa fa la funzione? La funzione permette all operatore di stampare la situazione delle spettanze, associate e fruite dal dipendente, visualizzata sulla maschera del Controllo Spettanza. Accedendo a Situazione Assenze con Spettanza, l operatore si troverà nella maschera Parametri che visualizza le seguenti informazioni: Data di riferimento: data dalla quale si vuole eseguire il controllo; Codice spettanza: spettanza da verificare; Persona: possibilità di ricerca per singolo dipendente; Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia stampa per avviare l elaborazione. Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione, si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch. Di seguito il report: Pagina 82 di 243

83 Situazione Assenze con Capienza Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Stampare la situazione delle assenze con capienza visualizzata su Controllo Capienza Visualizzazione Gestione Presenze/Attività Giornaliere Menù Presenze Assenze/Report Gestione dati Come si accede alla funzione? Pagina 83 di 243

84 Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Report. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Situazione Assenze con Capienza. Che cosa fa la funzione? La funzione permette all operatore di stampare la situazione delle assenze con capienza, fruite dal dipendente, visualizzata sulla maschera del Controllo Capienza. Accedendo a Situazione Assenze con Capienza, l operatore si troverà nella maschera Parametri che visualizza le seguenti informazioni: Data di riferimento: data dalla quale si vuole eseguire il controllo; Codice capienza: spettanza da verificare; Persona: possibilità di ricerca per singolo dipendente; Unità Organizzativa: possibilità di ricerca per Unità Organizzativa; Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia stampa per avviare l elaborazione. Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione, si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch. Di seguito il report: Pagina 84 di 243

85 Assenze per Periodo Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Stampare le assenze fruite dal dipendente Visualizzazione Gestione Presenze/Attività Giornaliere Menù Presenze Assenze/Report Gestione dati Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Report. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Assenze per Periodo. Che cosa fa la funzione? La funzione permette la verifica, da parte dell operatore, delle assenze fruite dal dipendente in un periodo dato. Pagina 85 di 243

86 Accedendo all Elenco Assenze per Periodo, l operatore si troverà nella maschera Parametri che visualizza le seguenti informazioni: Persona: possibilità di ricerca per singolo dipendente; U.O.: possibilità di ricerca per Unità Organizzativa; Data inizio: data dalla quale si vuole eseguire il controllo:; Data fine: data fino a cui eseguire il controllo; Tipologia assenza: filtra l assenza per tipologia (A, B, C, Malattia); Causale assenza: assenza da controllare; Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia stampa per avviare l elaborazione. Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione, si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch. Di seguito il report: Pagina 86 di 243

87 Contratto Part-time Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Stampa del contratto di part-time Report Gestione Presenze/Attività Giornaliere Menù Presenze Assenze/Report Gestione dati Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Presenze/Assenze. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Report. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Contratto part-time. Che cosa fa la funzione? La funzionalità consente di stampare il contratto di part-time di un dipendente. La maschera richiede le seguenti informazioni: Data di riferimento: campo obbligatorio in cui inserire la data di riferimento; Persona: campo obbligatorio in cui inserire la persona per la quale si vuole la stampa del contratto di part-time. In seguito all inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia stampa. Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione (stampa in formato pdf.), si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch Visualizza Report/Batch Questa sezione permette di andare a ricercare, attraverso il numero Id generato dall attività batch lanciata dall operatore, la stampa avviata in precedenza dallo stesso. Pagina 87 di 243

88 Accedendo a Visualizza Report/Batch, l operatore si troverà nella maschera Criteri di Ricerca che visualizza le seguenti informazioni: Identificativo lavorazione: numero Id generato dall attività batch; Da data elaborazione: inizio del range temporale; A data elaborazione: fine del range temporale; Stato: filtra lo stato dell elaborazione (Avviato, Schedulato, Completato, etc.); Tipo: filtra la tipologia dell attività eseguita; Dopo aver selezionato i criteri necessari e il pulsante Cerca, il sistema carica la maschera Visualizza Stampe/Batch con le seguenti informazioni: Id: si tratta dell identificativo di lavorazione, è un elemento molto importante proprio perché, una volta lanciata un attività batch, è possibile operare su altre funzionalità e successivamente ricercare, tramite l Id in questione, l attività batch precedentemente lanciata; Nome: indica l attività batch lanciata; Tipologia: dettaglio dell attività batch lanciata; Parametri: i parametri impostati nella ricerca; Data elaborazione: data in cui si effettua l attività batch; Stato: stato dell attività; Dettaglio: informazioni nel dettaglio; Stampa: se il campo viene valorizzato, è possibile eseguire la stampa dell attività lanciata; Pagina 88 di 243

89 3.2 Gestione Mensile Questa sezione dell'applicativo è preposta alla messa a sistema dei dati giornalieri per ogni dipendente al fine di predisporre il quadro dell'intera attività svolta il mese precedente dal personale di ogni ufficio gestito. Con questo riepilogo mensile si governa l'assegnazione, a seconda dei casi, dello straordinario o delle trattenute ; informazioni che saranno successivamente inviate ai sistemi che elaborano il cedolino economico, previa autorizzazione dirigenziale. Una funzione rende possibile l'apertura di mesi già validati in precedenza, anche a livello di singolo dipendente oltre che per intera unità organizzativa e sottoposti. Tra la reportistica offerta ci sono i riepiloghi delle principali voci, ottenibili per un periodo a scelta dell'utente Attività Mensile In questa sezione sono raccolte tutte le funzionalità implicate nelle attività mensili della rilevazione presenze/assenze Liquidazioni Voci Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Predisporre le voci da liquidare o ripristinare i residui/eccedenze di un dipendente in un mese di riferimento. Vengono visualizzate tutte le voci calcolate nel mese e tutti i residui/eccedenze Visualizzazione/Gestione Gestione Presenze /Attività Mensili Menù Gestione Mensile/Attività Mensili Gestione Dati Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Attività Mensili. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Liquidazione Voci. Che cosa fa la funzione? La liquidazione delle voci mensili viene effettuata dopo i calcoli di fine mese (Ottenimento dati riepilogativi) e prima della validazione del mese. Per mandare in liquidazione i residui/eccedenze (prestazioni/assenze) è necessario che il mese sia aperto. Dopo aver effettuato la ricerca del dipendente (anno e mese sono pre-impostati al mese precedente rispetto alla data di sistema) del quale si vogliono visualizzare e gestire residui/eccedenze, si ottiene la seguente pagina, suddivisa in tre sezioni: Pagina 89 di 243

90 In alto sono riportate le caratteristiche del mese: - Stato del mese (Elaborato/Non elaborato), indica se è stata eseguita almeno una volta la procedura di ottenimento dati riepilogativi del mese di riferimento; - Mese modificato (Si/No), indica se nel mese è stata modificata almeno una voce; - Mese forzato (Si/No), indica se il mese è stato forzato manualmente (tali dati sono modificabili solamente da ulteriori interventi manuali e non da calcoli automatici del sistema ); - Mese chiuso (Si/No) indica se il mese è stato validato; - Mese consolidato (Si /No) indica se il mese non può essere modificato. La sezione Residui/Eccedenze visualizza in una tabella riepilogativa le seguenti informazioni: Anno/Mese Spettanza: periodo di riferimento; Tipologia: codice tipo del residuo/eccedenza; Prestazione/Assenza: descrizione della prestazione o della causale assenza; Quantità: totale mensile delle eccedenze/residui orarie/i dopo l elaborazione dell ottenimento. Modificato: campo in cui si visualizza se la prestazione/assenza è stata modificata manualmente. Pagina 90 di 243

91 Per liquidare un residuo/eccedenza o quota parte di un residuo/eccedenza disponibile, l utente, dopo aver selezionato la riga di interesse, digita il pulsante Liquida per trasformare la voce scelta in una voce di tipo liquidabile ( monetizzazione ). Il residuo/eccedenza liquidato dall utente viene visualizzato come voce nella sezione Voci sottostante. La sezione Residui/Eccedenze Banca Ore visualizza in una tabella riepilogativa le seguenti informazioni: Anno/Mese Spettanza: periodo di riferimento; Tipologia: codice tipo del residuo/eccedenza; Prestazione/Assenza: descrizione della prestazione o della causale assenza; Quantità: totale mensile delle eccedenze/residui orarie/i dopo l elaborazione dell ottenimento. Modificato: campo in cui si visualizza se la prestazione/assenza è stata modificata manualmente. Per liquidare un residuo/eccedenza Banca Ore o quota parte di un residuo/eccedenza disponibile, l utente, dopo aver selezionato il record di interesse, preme il pulsante Liquida banca ore per trasformare la voce scelta in una voce di tipo liquidabile ( monetizzazione ). Il residuo/eccedenza liquidato viene visualizzato come voce nella sezione Voci sottostante. La sezione Voci visualizza in una tabella riepilogativa le seguenti informazioni: Anno/Mese Competenza: anno/mese di riferimento della voce; Voce: descrizione voce; Quantità: totale mensile delle relative voci (es. Numero buoni pasto spettanti nel mese Giorni lavorabili Ore di straordinario post compensazione); Tipo: tipo della voce (oraria giornaliera); Modificato: campo in cui si visualizza se la prestazione/assenza è stata modificata manualmente. Per ripristinare il residuo/eccedenza l utente seleziona il pulsante Ripristina. La voce ripristinata dall utente viene nuovamente visualizzata, come Residuo/Eccedenza, nella sezione precedentemente descritta Residui e Eccedenze Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Visualizzazione e gestione delle eccedenze. Visualizzazione/Gestione Gestione Presenze /Attività Mensili Menù Gestione Mensile/Attività Mensili Gestione dati Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Attività Mensili. Pagina 91 di 243

92 Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Residui/Eccedenze. Che cosa fa la funzione? La funzione permette di verificare ed eventualmente modificare l eventuale residuo e l eventuale eccedenza in seguito all Ottenimento dei dati Riepilogativi. Dopo aver ricercato e selezionato il dipendente di interesse ed il mese su cui lavorare (quest ultimo preimpostato al mese precedente a quello della data di sistema), il sistema visualizza in una tabella riepilogativa le seguenti informazioni: Anno/Mese Spettanza: periodo di riferimento; Tipologia: codice tipo del residuo/eccedenza; Prestazione/Assenza: descrizione della prestazione o della causale assenza; Quantità: totale mensile delle eccedenze/residui orarie/i dopo l elaborazione dell ottenimento. Modificato: campo in cui si visualizza se la prestazione/assenza è stata modificata manualmente. Se all atto della liquidazione delle ore eccedenti l utente si rende conto di un errore nella liquidazione (Es. ore in più, riporto residui errato, etc.) è possibile ripristinare la situazione nel seguente modo: - accedere a Residui e Eccedenze e ricercare e selezionare il dipendente e il mese di interesse, selezionare i Residui/Eccedenze che hanno il SI nella colonna Modificato e premere il pulsante Elimina; - la stessa operazione dovrà essere effettuato nella funzione Voci; - dopo l eliminazione dei record con il SI nella colonna Modificato, occorre effettuare nuovamente l Ottenimento dei Dati Riepilogativi. In questo modo, la situazione viene ripristinata e si rende possibile una nuova e corretta liquidazione. Pagina 92 di 243

93 Voci Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Visualizzazione e gestione delle voci Visualizzazione/Gestione Gestione Presenze /Attività Mensili Menù Gestione Mensile/Attività Mensili Gestione dati Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Attività Mensili. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Voci. Che cosa fa la funzione? La funzione permette di verificare ed eventualmente modificare l eventuale voce eccedenza in seguito all Ottenimento dati Riepilogativi. Dopo aver ricercato e selezionato il dipendente di interesse ed il mese su cui lavorare (quest ultimo preimpostato al mese precedente a quello della data di sistema), il sistema visualizza in una tabella riepilogativa le seguenti informazioni: Pagina 93 di 243

94 Anno/Mese Competenza: anno/mese di riferimento della voce; Voce: descrizione voce; Quantità: totale mensile delle relative voci (es. Numero buoni pasto spettanti nel mese Giorni lavorabili Ore di straordinario post compensazione); Tipo: tipo della voce (oraria giornaliera); Modificato: campo in cui si visualizza se la prestazione/assenza è stata modificata manualmente. Se all atto della liquidazione delle ore eccedenti l utente si rende conto di un errore nella liquidazione (Es. ore in più, riporto residui errato, etc.) è possibile ripristinare la situazione nel seguente modo: - accedere a Voci, ricercare e selezionare il dipendente e il mese di interesse, selezionare i Residui/Eccedenze che hanno il SI nella colonna Modificato e premere il pulsante Elimina; - la stessa operazione dovrà essere effettuato nella funzione Residui e Eccedenze; - dopo l eliminazione dei record con il SI nella colonna Modificato, occorre effettuare nuovamente l Ottenimento dei Dati Riepilogativi. In questo modo, la situazione viene ripristinata e si rende possibile una nuova e corretta liquidazione Cruscotto Mensile Obiettivo Tipologia funzione Processo di riferimento Percorso Gestione della validazione e monitoraggio dei dati riepilogativi mensili finalizzato alla liquidazione, da parte del servizio economico, degli Straordinari, Buoni pasto, Indennità e Permessi non recuperati. Visualizzazione/Gestione Gestione Presenze/Attività di Verifica Menù Gestione Mensile/Attività mensile Pagina 94 di 243

95 Ruolo abilitato Gestione dati Responsabile Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Attività Mensili. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Cruscotto Mensile. Che cosa fa la funzione? Il cruscotto mensile svolge diverse funzionalità a seconda delle responsabilità/ruoli dell'utente. Pagina 95 di 243

96 Cruscotto Mensile Dirigente/Responsabile Il dirigente tramite questa funzione effettua tutte le operazioni di validazione e invalidazione dei dati riepilogativi mensili. Tali operazioni possono essere effettuate solo nel caso in cui il mese non sia nello stato Consolidato. Blocco generale utile all ufficio di controllo competente in quanto permette la corretta esecuzione dei controlli sui dati non modificabili da parte degli uffici. L'eventuale deroga al Consolidamento deve essere autorizzata da questo ufficio. Lo stato di Non consolidamento viene ripristinato automaticamente dal sistema al termine dell'operazione di elaborazione definita con flusso XML creato per gli straordinari. Il cruscotto visualizza le sezioni di dettaglio del personale, tutti i dati economici oggetto di validazione che saranno in seguito trasmetti al servizio economico/stipendiale. Pagina 96 di 243

97 Durante la fase di validazione, per quanto riguarda gli Straordinari, il validatore ha la possibilità di specificare, rispetto al totale delle ore di straordinario effettuate, una parte o tutte le ore prestate presso un ufficio diverso da quello di assegnazione. Il sistema consente di indicare un solo ufficio alternativo. Le informazioni riguardo gli straordinari trasmesse al servizio economico/stipendiale sono relative ad ogni ufficio presso cui sono state prestate le ore di straordinario in liquidazione. Dopo aver effettuato la ricerca, il cruscotto visualizza i dati di tutti gli uffici per i quali il validatore è responsabile, indicando per ogni ufficio lo stato del mese solamente nel caso in cui tutto il personale è caratterizzato dal medesimo stato(ad esempio se tutto il personale ha il mese impostato a Da validare anche lo stato visualizzato per l ufficio è Da validare ).In caso di presenza di valori non omogenei non sarà data alcuna indicazione per l intero ufficio, demandando alle sezioni di dettaglio per le informazioni oggetto di validazione e per l indicazione dello stato del mese relativo ad singolo dipendente. Da questa gestione, per quanto riguarda gli Straordinari e le Indennità, è sempre escluso il personale posto in posizione di Comando/Distacco/Fuori Ruolo OUT, in quanto non liquidati/e da parte dell'amministrazione e quindi non soggetti alla validazione dei dati, mentre è sempre incluso il personale in posizione di Comando IN, per il quale la retribuzione accessoria è, di norma, in carico all amministrazione di destinazione. Il sistema consente la validazione o l invalidazione su un intero ufficio solo nel caso cui tutto il personale si trovi nello stato corretto ( da validare per la validazione, validato per l invalidazione), altrimenti è necessario operare sul singolo nominativo. Anche nel caso in cui è possibile effettuare l operazione sull intero ufficio, viene fornito un prospetto a video di tutti i dati (Straordinari, Buoni Pasto, Indennità e Permessi non recuperati) del personale coinvolto. La fase di validazione è permessa solamente se le ore liquidabili totali per persona al mese non superano il limite inserito dall'amministrazione (numero parametrico impostabile dalla funzione Regole validazione per U.O). Il sistema permette di disattivare tale controllo bloccante per singolo ufficio/mese dall'ufficio del trattamento economico accessorio attraverso la funzione Regole validazione per U.O. Di seguito le descrizioni degli stati del mese: - Aperto: attività giornaliere e mensili in corso; - Da validare: l ufficio ha completato le operazioni di liquidazione e chiede la validazione dei dati al dirigente; Pagina 97 di 243

98 - Validato: il dirigente autorizza il pagamento degli Straordinari Indennità Buoni Pasto Permessi non recuperati; - Consolidato: ufficio responsabile del consolidamento congela i dati del mese. Nel caso in cui il validatore abbia delegato un altro utente per la gestione dell'ufficio, il validatore delegante avrebbe solamente la possibilità di visualizzare le informazioni, avendo trasferitola responsabilità della validazione al delegato. Le azioni possibili dipendono dallo stato di partenza del dato da gestire. Il dirigente responsabile può effettuare le seguenti operazioni: 1) Impostare il mese ad Aperto quando lo stato iniziale del mese è Da validare; 2) Impostare il mese a Validato quando lo stato iniziale del mese è Da validare; 3) Impostare il mese ad Aperto quando lo stato iniziale edl mese è Validato; 4) Impostare il mese a Da validare quando lo stato iniziale è Validato. La maschera della funzionalità cruscotto mensile richiede le seguenti informazioni: Unità organizzativa: campo in cui inserire l'unità organizzativa; Persona: campo in cui inserire la persona per la quale l'utente deve lavorare il mese; Anno: campo obbligatorio in cui inserire l'anno di competenza; Mese: campo in cui inserire il mese di competenza; Stato del mese: lista in cui selezionare lo stato del mese: Validato Da validare Aperto Incongruenze. Dopo aver inserito le informazioni, l'utente seleziona il pulsante Cerca e vengono visualizzati i risultati in formato tabellare. Se viene visualizzato lo stato del mese il validatore può eseguire le operazioni di competenza sull'intero ufficio, a seconda dello stato. In seguito l'utente seleziona il record relativo al mese che vuole lavorare e spinge il tasto Seleziona. Il sistema accede alla pagina di dettaglio visualizzando l'elenco di tutto il personale dell'ufficio selezionato. Dopo aver visualizzato e verificato tutti i tab del cruscotto, il validatore seleziona il singolo record e può eseguire le operazioni attraverso i seguenti pulsanti: - Apri mese: permette di impostare lo stato del mese ad Aperto: operazione consentita solo se il mese non è consolidato e lo stato del mese è Validato o Da validare; - Valida mese: permette di impostare lo stato del mese a Validato: operazione consentita solo se il mese non è consolidato e lo stato del mese è Da validare; - Richiedi validazione: permette di impostare lo stato del mese a Da validare: operazione consentita solo se il mese non è consolidato e lo stato del mese è Validato; Pagina 98 di 243

99 - Richiedi modifica stato mese: permette di inviare una mail all'ufficio gestore quando il validatore ha la necessità di modificare lo stato del mese della persona ma il mese risulta consolidato, quindi l operazione è consentita solo se lo stato di consolidamento del mese è Si; - Indietro: permette di annullare l'operazione: l'applicazione torna alla pagina di ricerca. Il validatore, selezionando il tab Straordinari e il record relativo al nominativo della persona, ha la possibilità di visualizzare lo stato del mese di ogni singola persona associata all ufficio selezionato, con il dettaglio delle informazioni relative alle ore che sono state poste in liquidazione dalla segreteria dell ufficio. Se si vuole distribuire le ore di straordinario prestate presso un altro ufficio, si seleziona la persona di interesse con lo stato del mese Da validare e successivamente si preme il pulsante Modifica. Il sistema visualizza la maschera Distribuzione ore straordinario che richiede le seguenti informazioni: Nominativo: campo in sola visualizzazione del nominativo della persona selezionata; Anno: campo in sola visualizzazione dell'anno; Mese: campo in sola visualizzazione del mese; Totale ore: campo in sola visualizzazione del numero di ore di straordinario per la persona, anno e mese selezionati; di cui ore: campo in cui inserire il numero di ore lavorate presso un ufficio secondario. Se l'utente imposta a 0 e si seleziona il tasto Salva, il dato relativo al secondo ufficio viene cancellato; All'ufficio: eventuale ufficio secondario presso il quale sono state prestate ore di straordinarie. Se il campo di cui ore è impostato a 0 questa informazione viene cancellata. Selezionando il pulsante Salva la distribuzione delle ore di straordinario viene salvata nel sistema. Se il campo di cui ore è impostato a 0 la distribuzione viene automaticamente cancellata. Il sistema effettua i seguenti controlli: Pagina 99 di 243

100 1) Controllo delle ore di straordinari effettuate presso l'ufficio di assegnazione: Se per l'ufficio e il mese è stato impostato il controllo sul massimo di ore liquidabile (per persona), il numero di ore di straordinari da validare di ogni singola persona non deve essere maggiore del massimo. Qualora tale limite venga superato, il mese non può essere validato. Se per l'ufficio e il mese è stato impostato il controllo del monte ore, il monte ore definito per l'ufficio non deve essere maggiore alla somma delle ore di straordinario da validare della persona e gli straordinari già validati dalle persone dello stesso ufficio di appartenenza e gli straordinari validati di altre persone che hanno prestato servizio presso lo stesso ufficio. Qualora tale limite venga superato il mese non può essere validato. 2) Controllo delle ore di straordinari effettuate presso un altro ufficio diverso da quello di assegnazione: Se per l'ufficio secondario, al quale il dipendente ha prestato servizio straordinario, e il mese è stato impostato il controllo delle massimo di ore liquidabile (per persona), il numero di ore di straordinari da validare di ogni singola persona non deve essere maggiore del massimo. Qualora tale limite venga superato il mese non può essere validato. Se per l'ufficio secondario e il mese è stato impostato il controllo del monte ore, il monte ore definito per quell'ufficio non deve essere maggiore alla somma delle ore di straordinario da validare della persona e gli straordinari già validati dalle persone dello stesso ufficio di appartenenza e gli straordinari validati di altre persone che hanno prestato servizio presso lo stesso ufficio. Qualora tale limite venga superato il mese non può essere validato. Il validatore selezionando il tab Buoni Pasto ha la possibilità di visualizzare lo stato del mese di ogni singola persona associata all ufficio selezionato, con il dettaglio delle informazioni relative ai Buoni pasto maturati nel mese. Nel tab Indennità viene visualizzato lo stato del mese di ogni singola persona associata all'ufficio selezionato con il dettaglio relativo alle Indennità da pagare. Nel tab Permessi non recuperati viene visualizzato lo stato del mese di ogni singola persona associata all'ufficio selezionato con il dettaglio delle informazioni relative alle assenze non recuperate nel mese per quale è necessario effettuare una trattenuta sullo stipendio. Il delegato dal validatore, utilizza il medesimo cruscotto del validatore, reso sempre disponibile nella responsabilità del Delegato. Cruscotto Mensile Ufficio Per i singoli uffici di gestione del personale il cruscotto mensile è analogo a quello del validatore. Attraverso tale cruscotto l ufficio può verificare lo stato dei dati mensili e gestire le operazioni di loro competenza sia a livello generale di ufficio che di singolo dipendente. L'ufficio può eseguire le seguenti operazioni attraverso i pulsanti: - Apri mese: permette di impostare lo stato del mese ad Aperto, operazione consentita solo se il mese non è consolidato e lo stato del mese è Da validare; - Richiedi validazione: permette di impostare lo stato del mese a Da validare, operazione consentita solo se il mese non è consolidato e lo stato del mese è Aperto; - Richiedi modifica stato mese: permette di inviare una mail al dirigente/delegato quando l'ufficio ha la necessità di operare nuovamente sui dati del mese dopo la sua validazione; - Indietro: permette di annullare l'operazione: l'applicazione torna alla pagina di ricerca. Pagina 100 di 243

101 Tali operazioni possono essere effettuate sull'intero mese, solo quando tutto il personale presenta lo stesso stato del mese, o sulle singole persone Autorizzazione preventiva straordinari persona Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Inserimento e gestione dell'autorizzazione preventiva (Straordinari o Banca Ore) ai dipendenti ad effettuare e successivamente liquidare un numero di ore di eccedenze preventivamente definito Visualizzazione/Gestione Gestione Mensile/Attività Mensili Menù Gestione Mensile/Attività Mensili Responsabile Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Attività Mensili. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Autorizzazione preventiva straordinari persona. Che cosa fa la funzione? Il responsabile può autorizzare i suoi dipendenti ad effettuare un numero di ore che verranno automaticamente liquidate e/o definire una quantità di eccedenze da riportare al mese successivo. Analogamente, nel caso in cui un dipendente abbia aderito alla Banca Ore (BO), il responsabile può autorizzarlo ad accantonare un numero di ore di eccedenza in banca ore per il mese di riferimento e di queste un massimale di ore da liquidare automaticamente. Le eventuali ore di eccedenza effettuate dal dipendente oltre il massimale autorizzato non vengono considerate ai fini della liquidazione e del recupero ma sono totalizzate in una particolare voce mensile e per il sistema sono come eliminate. E' possibile autorizzare preventivamente gli straordinari e la banca ore solo per il mese corrente e i mesi successivi alla data di sistema. Per i mesi pregressi alla data di sistema, la modifica è consentita solamente per i mesi con stato Aperto. Durante la fase di autorizzazione preventiva per le ore da liquidare, la funzione effettua il controllo del non superamento dell eventuale massimale definito nel monte ore della UO secondo i criteri di funzionamento dello stesso. Per quanto riguarda la gestione della Banca Ore, in fase di autorizzazione per le ore da liquidare, la funzione effettua anche il controllo del non superamento del numero massimo di ore da accantonare in BO (tetto limite) definito nel codice Banca Ore associato al dipendente. Accedendo alla funzionalità è possibile ricercare le "autorizzazioni preventive" presenti a sistema: qualora la persona e l'unità organizzativa non sono impostate la ricerca visualizza in formato tabellare l'elenco del le persone appartenenti al profilo di sicurezza del responsabile e tutte le persone ad esso associate tramite il Pagina 101 di 243

102 processo autorizzativo " Cruscotto mensile". La maschera di ricerca richiede le seguenti informazioni: Anno: campo obbligatorio in cui inserire l'anno di competenza; Mese: campo obbligatorio in cui selezionare il mese di competenza; Persona: campo in cui inserire la persona; Unità organizzativa: campo in cui inserire l'unità organizzativa; Per effettuare la ricerca, l utente seleziona Cerca. I risultati vengono visualizzati in formato tabellare. Per inserire l'autorizzazione selezionare e/o multi-selezionare i record di interesse e premere il pulsante Modifica: il sistema rende editabile il record relativo alla persona/e selezionata/e abilitando i campi a seconda se il dipendente è in gestione BO o meno: Massimale ore da liquidare: campo obbligatorio in cui inserire il numero di ore eccedenza da autorizzare/liquidare per il mese selezionato; Pagina 102 di 243

103 Massimale ore mese successivo: : campo obbligatorio in cui inserire il numero di ore eccedenza da riportare al mese successivo; Massimale ore in BO: campo obbligatorio (se il dipendente è in gestione BO) in cui inserire il numero di ore di eccedenza da accantonare in BO per il mese selezionato; Massimale ore in BO da liquidare: campo obbligatorio (se il dipendente è in gestione BO) in cui inserire il numero di ore di eccedenza da sottrarre al "Massimale Ore in BO" e da liquidare automaticamente; Per rendere effettive le modifiche e inserire l'autorizzazione nel sistema, l'utente seleziona il pulsante Salva. Per eliminare le autorizzazioni selezionare o multi - selezionare i record di interesse e premere il tasto Elimina. L'effettiva l'eliminazione avviene selezionando il tasto Conferma. La funzione attraverso il pulsante Copia da mese precedente permette di ribaltare i massimali stabiliti per un nuovamente i dati. determinato mese ad un qualunque mese successivo senza dover inserire Per i dipendenti in BO verranno copiati i massimali relativi a tale gestione. Qualora per il mese in cui vengono riportati i massimali siano già esistenti delle autorizzazioni queste vengono sovrascritte. Prima di procedere con la copia dal mese precedente, l'utente deve selezionare il mese e l'anno in cui ribaltare i massimali e successivamente selezionare il pulsante Copia da mese precedente. Il sistema visualizza una sezione in cui inserire l'anno e il mese da cui copiare le autorizzazioni preventive. E' possibile eseguire il Copia da mese precedente solamente per l'intero profilo di sicurezza (senza selezionare persona e/o unità organizzativa) o unità organizzativa. Per rendere effettivo il salvataggio a sistema selezionare il tasto Conferma. Dopo aver inserito gli eventuali parametri di ricerca, selezionando il pulsante Inizializza è possibile mediante un'unica operazione inizializzare a zero o ad un altro valore a discrezione del responsabile, le ore autorizzate come massimali per più dipendenti contemporaneamente. Il sistema richiede le seguenti informazioni: Pagina 103 di 243

104 Massimale ore da liquidare: campo obbligatorio in cui inserire il numero di ore eccedenza da autorizzare/liquidare per il mese selezionato; Massimale ore mese successivo: : campo obbligatorio in cui inserire il numero di ore eccedenza da riportare al mese successivo; Massimale ore in BO: campo obbligatorio (se il dipendente è in gestione BO) in cui inserire il numero di ore di eccedenza da accantonare in BO per il mese selezionato; Massimale ore in BO da liquidare: campo obbligatorio (se il dipendente è in gestione BO) in cui inserire il numero di ore di eccedenza da sottrarre al "Massimale Ore in BO" e da liquidare automaticamente; In questo modo è possibile inserire i massimali di interesse e premendo il pulsante Inizializza la configurazione il sistema schedula un processo batch che automaticamente inizializza i massimali a seconda se i dipendenti sono in gestione banca ore o meno. Se per il mese selezionato per alcuni dipendenti sono già presenti dei massimali, il sistema in questo caso non sovrascrive il dato Visualizzazione modifiche preventive Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Visualizzazione delle modifiche effettuare sulle ore di eccedenza autorizzate Visualizzazione Gestione Mensile/Attività Mensili Menù Gestione Mensile/Attività Mensili Responsabile Come si accede alla funzione? Pagina 104 di 243

105 Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Attività Mensili. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Visualizzazione modifiche preventive. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di tracciare e visualizzare tutte le modifiche effettuate dal responsabile sulle autorizzazioni preventive. L'utente può effettuare una ricerca impostando l anno e il mese per cui si vogliono visualizzare le eventuali modifiche effettuate sulle autorizzazioni dei mesi precedenti; può specializzare la ricerca aggiungendo all anno e il mese già valorizzati, l ufficio e/o la persona. Nel caso di una ricerca con soli anno e mese specificati, verranno estratti tutti i dipendenti per cui l utente è responsabile e approvatore per il processo Cruscotto mensile. Accedendo alla funzionalità viene visualizzata la pagina di ricerca che richiede le seguenti informazioni: Anno: campo in cui inserire l'anno di competenza; Mese: campo in cui selezionare il mese di competenza; Persona: campo in cui inserire la persona; Unità organizzativa: campo in cui inserire l'unità organizzativa; Per effettuare la ricerca, l utente seleziona Cerca. I risultati vengono visualizzati in formato tabellare Verifica Stato Mese Obiettivo Verificare lo stato del mese di una singola persona o di una singola Unità organizzativa. Pagina 105 di 243

106 Tipologia funzione Processo di riferimento Percorso Ruolo abilitato Visualizzazione Gestione Presenze/Attività Mensile Menù Gestione Mensile/Attività mensile Gestione dati Gestione giuridica Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Attività Mensili. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Verifica Stato Mese. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di verificare lo stato dei mesi di una singola persona o di una singola Unità organizzativa. Di seguito gli stati del mese: Aperto: il mese può essere lavorato dalla segreteria; Da validare: il mese viene considerato dal sistema come chiuso, per questo non è permessa alcuna modifica dei dati giornalieri da parte della Segreteria/Ufficio. Il dirigente incaricato o il delegato possono validare il mese; Validato: il mese validato è considerato chiuso, solo il validatore (dirigente o delegato) può svalidarlo; Consolidato: non è possibile effettuare alcuna attività sul mese, il mese è consolidato. Il controllo sullo stato dei mesi viene effettuato a livello di singola persona per un periodo massimo di 24 mesi, per singola Unità organizzativa per un massimo di 12 mesi e per l'unità organizzativa incluse le unità organizzative subordinate per un singolo mese. Di seguito la funzionalità: Pagina 106 di 243

107 La maschera richiede le seguenti informazioni: Persona: campo alternativamente obbligatorio al campo Unità organizzativa in cui inserire la persona per la quale si vuole verificare lo stato dei mesi; Unità organizzativa: campo alternativamente obbligatorio al campo Persona in cui inserire l'unità organizzativa per la quale si vuole verificare lo stato dei mesi; Uo sottoposte: check box selezionato quanto si vuole estendere la ricerca anche alle unità organizzative subordinate; Anno dal/mese dal: campi obbligatori in cui inserire l'anno e il mese di inizio periodo; Anno al/mesa al: campi obbligatori in cui inserire l'anno e il mese di fine periodo; Nel caso in cui l'utente voglia verificare lo stato del mese per una singola Unità organizzativa o per l'unità organizzativa incluse le UO sottoposte, selezionando il periodo di interesse e premendo il tasto Cerca il sistema visualizza i risultati di sintesi per ogni UO/mese indicati: il sistema visualizza il numero di dipendenti afferenti alla singola UO con il relativo stato del mese. Con il colore rosso viene data evidenza di eventuali situazioni non omogenee, cui relative al caso in cui, in un un determinato mese, siano presenti dipendenti con uno stato del mese differente dagli altri assegnati alla stessa UO. I risultati di sintesi così ottenuti possono essere analizzati a livello di singolo dipendente selezionando la riga d'interesse e gli opportuni parametri della sezione Dettagli mese selezionato (filtra i dipendenti in base allo stato da monitorare, selezionando SI/NO/Escludi filtro per ogni stato: Aperto, Da validare, Validato e Consolidato). Pagina 107 di 243

108 Più in dettaglio, impostando opportunamente i parametri l utente può individuare puntualmente i nominativi per i quali, per esempio, risulta il mese aperto e da validare o validato. I filtri che vengono opportunamente impostati sono da considerarsi alternativi ma non esclusivi; selezionando il filtro escludi filtro, il sistema non prende in considerazione il filtro in questione: ed in particolare impostando escludi filtro a tutti i criteri (aperto, da validare, validato, consolidato) il sistema visualizzerà tutti i dipendenti del mese/anno selezionato. Pagina 108 di 243

109 Monitoraggio Variazioni Mensili Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Monitoraggio delle stato dei mesi del personale Visualizzazione Gestione Presenze/Attività Mensile Menù Gestione Mensile/Attività mensile Gestione dati Gestione giuridica Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Pagina 109 di 243

110 Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Attività Mensili. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Monitoraggio Variazioni Mensili. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di monitorare/visualizzare le variazioni mensili dello stato del mese del personale. La maschera richiede le seguenti informazioni: Unità organizzativa: campi alternativamente obbligatorio al campo Persona in cui inserire l Unità organizzativa di interesse; Persona: campo alternativamente obbligatorio al campo Unità organizzativa in cui inserire la persona per la quale l utente vuole visualizzare le variazioni dello stato del mese di interesse; Anno: campo obbligatorio in cui inserire l anno; Mese: lista obbligatoria in cui selezionare il mese di interesse; Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Cerca per effettuare la ricerca. Il sistema visualizza in formato tabellare risultati di ricerca. Se l utente ha effettuato una ricerca delle variazioni mensili relative ad un dipendente, nella tabella dei risultati vengono visualizzati n record riferiti allo stesso dipendente e il dettaglio delle varie operazioni effettuate sul mese e la data in cui sono state effettuate. Nel caso in cui la ricerca è stata effettuata per singola Unità organizzativa, il sistema prende in considerazione le variazioni dello stato del mese relativo a tutto il personale. Pagina 110 di 243

111 Validazione mese per U.O. Obiettivo Tipologia funzione Processo di riferimento Percorso Ruolo abilitato Gestione della validazione del mese per i dipendenti di un ufficio o di un intero ramo di gerarchia, Unità Organizzativa e UO sottoposte. Gestione Gestione Presenze/Attività di Verifica Menù Gestione Mensile/Attività mensile Gestione dati Responsabile Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Attività Mensili. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Validazione mese per U.O. Pagina 111 di 243

112 Che cosa fa la funzione? Validazione mese per U.O. svolge diverse funzionalità a seconda delle responsabilità/ruoli dell'utente. Questa funzione consente la validazione del mese per i dipendenti di un ufficio o di un intero ramo di gerarchia ( Unità Organizzativa e UO sottoposte), anche se i dipendenti hanno il mese con stato diverso tra loro, caratteristica di funzionamento diversa dal modus operandi del Cruscotto mensile che richiede, invece, lo stesso stato del mese per tutti i dipendenti appartenenti alla stessa UO (stato omogeneo). Questo permette di cambiare lo stato del mese a più persone contemporaneamente a prescindere dallo stato del mese delle singole persone e di poterlo fare anche per più UO insieme. La funzionalità imposta lo stato del mese senza verificare preventivamente lo stato omogeneo dei dipendenti ma le azioni avranno effetto sui soli dipendenti con uno stato mese compatibile all'operazione che l'utente richiede. Il Responsabile ha abilitati i pulsanti Apri mese e Valida e all Addetto gestione ha abilitati i pulsanti Apri mese e Richiedi validazione. Accedendo alla funzionalità con il ruolo Addetto gestione dati la maschera richiede le seguenti informazioni: Unità organizzativa: campo obbligatorio in cui inserire l'unità organizzativa; UO sottoposte: flag in cui indicare se l'operazione deve prendere in considerazione le Uo sottoposte a quella inserita; Anno: campo obbligatorio in cui inserire l'anno di competenza; Mese: campo obbligatorio in cui inserire il mese di competenza; Dopo aver inserito le informazioni richieste, l'utente seleziona il pulsante Richiedi validazione per impostare lo stato del mese dei dipendenti da Aperto a Da validare. Per aprire i mesi è necessario selezionare il tasto Apri mese: in questo lo stato del mese viene impostato ad Aperto solamente per i dipendenti che hanno il mese nello stato a Da validare. Accedendo alla funzionalità con il ruolo Responsabile la maschera richiede le seguenti informazioni: Pagina 112 di 243

113 Dopo aver inserito le informazioni richieste, l'utente seleziona il pulsante Valida mese per impostare lo stato del mese dei dipendenti da Da validare a Validato. Selezionando il pulsante Apri mese il mese viene impostato da Validato ad Aperto. L'utente in base al ruolo seleziona i pulsanti Apri mese - Richiedi validazione - Valida mese per avviare l elaborazione d interesse. Al completamento di tale elaborazione il sistema avrà effettuato le attività sopra descritte. E' possibile consultare Il dettaglio dell'elaborazione nel file di log scaricabile selezionando l'icona di stampa. Per visualizzare la corretta esecuzione della procedura di calcolo si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch Residui ed Eccedenze Banca Ore Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Visualizzazione e gestione delle eccedenze banca ore. Visualizzazione/Gestione Gestione Presenze /Attività Mensili Menù Gestione Mensile/Attività Mensili Gestione dati Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Attività Mensili. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Residui e Eccedenze banca ore. Che cosa fa la funzione? La funzione permette di verificare ed eventualmente modificare l eventuale residuo e l eventuale eccedenza di tipo banca ore (BO) in seguito all'esecuzione dell'ottenimento dei dati riepilogativi. Dopo aver ricercato e selezionato il dipendente di interesse ed il mese su cui lavorare (quest ultimo preimpostato al mese precedente a quello della data di sistema), il sistema visualizza in una tabella riepilogativa le seguenti informazioni: Pagina 113 di 243

114 Anno/Mese Spettanza: periodo di riferimento; Tipologia: codice tipo del residuo/eccedenza; Prestazione/Assenza: descrizione della prestazione o della causale assenza; Quantità: totale mensile delle eccedenze/residui orarie/i dopo l elaborazione dell ottenimento. Modificato: campo in cui si visualizza se la prestazione/assenza è stata modificata manualmente. Durante la fase di liquidazione delle ore eccedenti l utente può anche ripristinare le ore appena liquidate nella situazione precedente oppure in base alle sue esigenze, eseguendo le seguenti azioni: - accedere a Residui e Eccedenze banca ore, ricercare il dipendente, selezionarlo e inserire il mese di interesse, selezionare i Residui/Eccedenze con colonna Modifica a Si e premere il pulsante Elimina; - la stessa operazione dovrà essere effettuata nella sezione Voci; - dopo l eliminazione dei record con la colonna Modificato a Si, occorre effettuare nuovamente l'ottenimento dei dati riepilogativi. In questo modo, la situazione viene ripristinata e si rende possibile una nuova e corretta liquidazione Straordinari In questa sezione sono raggruppate le funzioni implicate nella definizione del monte ore. Tale fase del processo è finalizzata allo stanziamento del budget relativo di ore di straordinario assegnato ai singoli uffici in seguito alla determinazione dei fondi necessari da assegnare. Il monte ore viene assegnato ai singoli uffici e suddiviso per categoria di personale, consentendo il monitoraggio della quantità di straordinario effettuata da ogni singola struttura o ramo di gerarchia in modo da evitare il superamento dei massimali imposti. Pagina 114 di 243

115 Monte Ore per Categoria di Personale Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Definire per ogni categoria di personale il numero medio di ore che concorreranno al calcolo del monte ore. Visualizzazione/Gestione Gestione Presenze/Attività Mensile Menù Gestione Mensile/Straordinari Gestione giuridica Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Straordinari. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Monte Ore per Categoria Straordinari. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di definire per ciascuna categoria di personale il numero medio di ore che concorreranno alla determinazione del calcolo del monte ore. Tale definizione è storicizzata: sono infatti previste una data inizio e fine validità. Accedendo alla funzionalità il sistema permette la ricerca delle categorie di personale. La maschera richiede le seguenti informazioni: Anno: campo in cui inserire l anno; Codice: lista in cui selezionare il codice della categoria di personale; Se l utente effettua una ricerca senza inserire alcun parametro, il sistema fornisce come risultato tutte le categorie di personale valide alla data di riferimento dell applicazione. Dopo l inserimento delle informazioni richieste, selezionare il pulsante Cerca. Vengono visualizzati i risultati di ricerca in formato tabellare. Pagina 115 di 243

116 Per modificare i dati relativi ad una categoria di personale, l utente seleziona il pulsante Modifica. La maschera richiede le seguenti informazioni: Codice: campo in sola visualizzazione del codice della categoria di personale; Descrizione: campo obbligatorio in cui inserire la descrizione della categoria di personale; Data inizio validità (gg/mm/aaaa): campo in sola visualizzazione della data inizio validità; Data fine validità (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data fine validità: Numero medio ore mensili: campo numerico obbligatorio in cui inserire il nuovo numero medio di ore mensili; Numero massimo ore mensili: campo numerico obbligatorio in cui inserire il nuovo numero massimo di ore mensili. Per rendere effettive le modifiche selezionare il pulsante Salva. Il sistema visualizza una domanda di controllo in cui viene chiesto all'utente se si vuole Correggere (modificare la storicità) o Aggiornare (creare una nuova storicità). Per definire una nuova categoria di personale con il suo numero medio di ore, l utente seleziona il pulsante Nuovo. La maschera richiede le seguenti informazioni: Codice: campo in cui inserire il codice della categoria di personale; Descrizione: campo obbligatorio in cui inserire la descrizione della categoria di personale; Data inizio validità (gg/mm/aaaa): campo obbligatorio in cui inserire la data inizio validità; Data fine validità (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data fine validità: Numero medio ore mensili: campo numerico obbligatorio in cui inserire il nuovo numero medio di ore mensili; Numero massimo ore mensili: campo numerico obbligatorio in cui inserire il nuovo numero massimo di ore mensili. Pagina 116 di 243

117 Per salvare le informazioni nel sistema, l utente seleziona il tasto Salva Monte Ore per UO Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Definire la quantità di ore assegnate alle singole Unità organizzative. Visualizzazione/Gestione Gestione Presenze/Attività Mensile Menù Gestione Mensile/Straordinari Gestione giuridica Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Straordinari. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Monte Ore per UO. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di indicare la quantità di ore assegnata a ciascuna Unità organizzativa a partire da un determinato anno. L inserimento è permesso solamente sulle Unità Organizzative autorizzate e presenti nel profilo di sicurezza utilizzato dal ruolo/responsabilità connesso. Di seguito uno schema sintetico di organizzazione per la gestione del monte ore su tre livelli (rappresentati, esemplificando, da dipartimento-direzione-ufficio): Ufficio gestore processo a livello di Amministrazione: inserisce il monte ore per i Dipartimenti (1 livello); Ufficio trattamento economico accessorio del Dipartimento: ripartisce il monte ore tra le Direzioni Generali (2 livello); Direzione Generale: ripartisce il monte ore assegnatole tra gli uffici (1 livello o livello foglia); Il sistema non consente di inserire le informazioni relative ad un Ufficio prima dell inserimento del monte ore dell Unità Organizzativa di livello gerarchico superiore. Accedendo alla funzionalità il sistema visualizza la pagina di ricerca: è possibile ricerca l assegnazione del monte ore relativo ad una determinata Unità organizzativa o ad un determinato anno. Per inserire una nuova assegnazione, l utente seleziona il pulsante Nuovo. La maschera richiede le seguenti informazioni: Pagina 117 di 243

118 Data inizio validità (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data inizio validità; Data fine validità (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data fine validità; Unità organizzativa: campo obbligatorio in cui inserire l Unità organizzativa; Categoria di personale: lista in cui selezionare la categoria di personale; Num. unità di personale: campo in cui inserire il numero di unità di personale da associare al monte ore; In seguito all inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Salva per il salvataggio dei dati nel sistema. In seguito alla ricerca e alla visualizzazione dei risultati il sistema rende possibile la modifica delle informazioni, relative all assegnazione del monte ore, selezionando il singolo record e il tasto Modifica. In fase di aggiornamento della data fine validità del monte ore per una Unità organizzativa e categoria di personale il sistema provvede ad aggiornare anche la data fine assegnazione del monte ore alle UO subordinate. Selezionando il pulsante Elimina è possibile cancellare dal sistema l associazione. I dati inseriti tramite questa funzionalità e la funzionalità Monte Ore per Categoria di personale sono alla base della procedura di controllo attivata in fase di validazione/chiusura del mese da parte del Dirigente responsabile (Cruscotto mensile). I controlli verificano che per un determinato anno, mese, Unità organizzativa non venga superato il monte ore mensile inteso come la somma di tutti gli elementi/categorie che lo compongono. Il controllo è di tipo bloccante e non consente la validazione del mese Regole Validazione per UO Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Consente di aggiornare le regole per la validazione del mese e il passaggio degli straordinari al servizio economico/stipendiale. Visualizzazione/Gestione Gestione Presenze/Attività Mensile Menù Gestione Mensile/Straordinari Gestione giuridica Come si accede alla funzione? Pagina 118 di 243

119 Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Straordinari. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Regole Validazione per UO. Che cosa fa la funzione? La funzione per ogni Unità organizzativa, anno e mese permette di aggiornare le regole di validazione. In seguito all inserimento dei parametri di ricerca è possibile visualizzare in formato tabellare il dettaglio relativo all Unità organizzativa ricercata. Dopo la selezione del record di interesse e del pulsante Seleziona è possibile modificare le seguenti informazioni: Pagina 119 di 243

120 Validazione per il servizio economico/stipendiale: check box eventualmente selezionato permette il calcolo degli straordinari per l intera UO e l invio del flusso; Massimo ore liquidabili: campo obbligatorio in cui inserire il numero massimo di ore liquidabili per singola persona e per il mese impostato; Blocco massimo ore liquidabili: check box eventualmente selezionato attiva il controllo del max numero di ore liquidabili per il mese impostato; Blocco controllo monte ore: check box eventualmente selezionabile, attiva il controllo del monte ore per il mese impostato; Propaga ai sottoposti: check box eventualmente selezionabile per propagare le informazioni anche alle UO subordinate rispetto alla UO di riferimento (è un parametro di salvataggio). Per rendere effettive le modifiche effettuate, l utente seleziona il pulsante Salva. I risultati di ricerca visualizzati sono inseriti da una procedura schedulata ogni primo giorno del mese. Tale procedura copia le informazioni del mese precedente al mese corrente Predisposizione Riduzioni Stipendiali In questa sezione sono riportate tutte le funzionalità implicate nella creazione dei flussi (file.xml) da inviare al servizio economico/stipendiale Assenze Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Elaborazione delle riduzioni legate alle assenze. Calcolo batch Gestione Competenze/Dati TM con impatto economico Menù Gestione Mensile/Predisposizione riduzioni stipendiali Gestione giuridica Amministratore ente Super amministratore ente Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Predisposizione Riduzioni Stipendiali. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Assenze. Che cosa fa la funzione? Pagina 120 di 243

121 La funzione permette di avviare una procedura di calcolo batch delle riduzioni legate alle assenze e al suo completamento genera un file.xml che successivamente viene inviato al servizio economico/stipendiale. La maschera richiede le seguenti informazioni: Profilo di sicurezza: lista in cui selezionare il profilo di sicurezza; Data inizio calcolo (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data di inizio calcolo; Ora inizio calcolo: campo in cui inserire l ora di inizio calcolo; Data Schedulazione (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data alla quale si vuole schedulare il batch; Ora schedulazione: campo in cui inserire l ora alla quale si vuole schedulare il batch. In seguito all inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il tasto Esegui per avviare l elaborazione. Il sistema elabora ogni singolo dipendente le riduzioni da inviare al servizio economico/stipendiale. Per visualizzare la corretta esecuzione della procedura di calcolo si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch (cfr. paragrafo 3.2.9). TESTATA: - Codice ente: codice dell'ente a cui appartiene l'ufficio di servizio che sta effettuando la segnalazione; - Codice ufficio responsabile: codice dell'ufficio che gestisce il trattamento economico dell'ufficio di servizio che sta effettuando la segnalazione; - Codice ufficio servizio: codice dell'ufficio di servizio che sta effettuando la segnalazione; - Numero records: numero di segnalazioni presenti nell'elenco; - Somma quantità: sommatoria delle quantità indicate nelle segnalazioni presenti nell'elenco. Rappresenta un dato di controllo per la validità degli elenchi a quantità; - Nome elenco: nome significativo per consentire l'individuazione dell'elenco sul sistema; - Note elenco: annotazioni utili sull'elenco; - Segnalazione assenza: elenco di n record assenze con le seguenti informazioni di dettaglio: Pagina 121 di 243

122 DETTAGLIO: 1) Codice fiscale: codice fiscale (obbligatorio); 2) Decorrenza assenza: data inizio del periodo di assenza (obbligatorio); 3) Scadenza assenza: data fine del periodo di assenza (obbligatorio); 4) Codice trattamento economico: codice riduzione assenza (obbligatorio); 5) Quantità: quantità di ore o giorni d assenza. In caso di ore il valore è espresso in minuti (obbligatorio); 6) Tipo conguaglio: indica se il conguaglio deve essere liquidato o sospeso; 7) Massimo importo rata: importo massimo della rata da utilizzare per la definizione dell'ammortamento dell'eventuale debito (non utilizzato); 8) Numero rate: numero delle rate da utilizzare per la definizione dell'ammortamento dell'eventuale debito (non utilizzato); 9) Nota: breve descrizione della causale Permessi Non Recuperati Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Elaborazioni riduzioni dei permessi non recuperati Calcolo batch Gestione Competenze/Dati TM con impatto economico Menù Gestione Mensile/Predisposizione riduzioni stipendiali Gestione giuridica Amministratore ente Super amministratore ente Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Predisposizione Riduzioni Stipendiali. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Permessi Non Recuperati. Che cosa fa la funzione? La funzione permette di avviare una procedura di calcolo batch che al suo completamento genera un file.xml. Ai sensi dei CCNL di comparto, i permessi brevi (36 ore annue) che non sono recuperati con le modalità espressamente indicate dal contratto (normalmente entro il mese successivo), determinano la decurtazione, in proporzione, della retribuzione. Il sistema gestisce tali mancati recuperi e, una volta quantificati, crea un file.xml all interno del quale è riportata la quantità da ridurre dallo stipendio. Il file verrà successivamente trasmesso al servizio economico/stipendiale. Pagina 122 di 243

123 L elaborazione del calcolo delle riduzioni verso il servizio economico/stipendiale avviene a partire dal mese in cui si sta facendo l elaborazione e per il profilo di sicurezza selezionato. Il sistema elabora la quantità di permessi non recuperati effettuati dal personale e presenti nel sistema, validati dal dirigente. Prerequisito del calcolo delle riduzioni dei permessi non recuperati è la chiusura/validazione del mese del personale da parte del dirigente responsabile. La maschera richiede le seguenti informazioni: Profilo di sicurezza: lista in cui selezionare il profilo di sicurezza per il quale si vuole effettuare il calcolo; Data inizio calcolo (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data di inizio calcolo; Ora inizio calcolo: campo in cui inserire l ora di inizio calcolo; Data Schedulazione (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data alla quale si vuole schedulare il batch; Ora schedulazione: campo in cui inserire l ora alla quale si vuole schedulare il batch. In seguito all inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il tasto Esegui per avviare l elaborazione. Il sistema elabora ogni singolo dipendente che non abbia recuperato nei tempi previsti i permessi usufruiti, le riduzioni da inviare al servizio economico/stipendiale. Per visualizzare la corretta esecuzione della procedura di calcolo si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch. Al termine dell elaborazione viene creato il file.xml a cui corrispondono n elenchi con le seguenti informazioni: TESTATA: - Codice ente: codice dell'ente a cui appartiene l'ufficio di servizio che sta effettuando la segnalazione; - Codice ufficio responsabile: codice dell'ufficio che gestisce il trattamento economico dell'ufficio di servizio che sta effettuando la segnalazione; - Codice ufficio servizio: codice dell'ufficio di servizio che sta effettuando la segnalazione; - Numero records: numero di segnalazioni presenti nell'elenco; Pagina 123 di 243

124 - Somma quantità: sommatoria delle quantità indicate nelle segnalazioni presenti nell'elenco. Rappresenta un dato di controllo per la validità degli elenchi a quantità; - Nome elenco: nome significativo per consentire l'individuazione dell'elenco sul sistema; - Note elenco: annotazioni utili sull'elenco; - Segnalazione assenza: elenco di n record assenze con le seguenti informazioni di dettaglio: DETTAGLIO: 10) Codice fiscale: codice fiscale (obbligatorio); 11) Decorrenza assenza: primo giorno lavorato del mese (obbligatorio); 12) Scadenza assenza: uguale alla decorrenza assenza (obbligatorio); 13) Codice trattamento economico: codice riduzione assenza (obbligatorio); 14) Quantità: numero totale di minuti (obbligatorio); 15) Tipo conguaglio: indica se il conguaglio deve essere liquidato o sospeso; 16) Massimo importo rata: importo massimo della rata da utilizzare per la definizione dell'ammortamento dell'eventuale debito (non utilizzato); 17) Numero rate: numero delle rate da utilizzare per la definizione dell'ammortamento dell'eventuale debito (non utilizzato); 18) Nota: breve descrizione della causale Accessi Mensa Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Elaborazione accessi in mensa Calcolo batch Gestione Competenze/Dati TM con impatto economico Menù Gestione Mensile/Predisposizione riduzioni stipendiali Gestione giuridica Amministratore ente Super amministratore ente Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Predisposizione Riduzioni Stipendiali. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Accessi Mensa. Che cosa fa la funzione? Il sistema gestisce gli accessi in mensa in maniera automatizzata in base a regole predefinite e preimpostate: in questo modo è automatica l associazione al dipendente di ogni singolo accesso in mensa con un importo monetario intero oppure convenzionato. Pagina 124 di 243

125 Il sistema quantifica gli ingressi nel servizio di mensa e la quantità individuata, associata ad una voce di calcolo mensile è generata in fase di valorizzazione di fine mese. La funzione permette di avviare una procedura di calcolo batch che al suo completamento genera un file.xml. Il calcolo dell importo da detrarre e da inviare al sistema economico/stipendiale, viene effettuato per un anno e mese di riferimento impostato dall utente. La maschera di creazione del flusso richiede le seguenti informazioni: Profilo di sicurezza: lista in cui selezionare il profilo di sicurezza per il quale si vuole effettuare il calcolo degli accessi in mensa; Anno riferimento (aaaa): campo obbligatorio n cui inserire l anno di riferimento; Mese riferimento(mm): campo obbligatorio in cui inserire il mese di riferimento. Data Schedulazione (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data alla quale si vuole schedulare il batch; Ora schedulazione: campo in cui inserire l ora alla quale si vuole schedulare il batch. L importo da detrarre è derivato dall importo da applicare (intero o convenzionato) moltiplicato per il numero degli accessi in mensa effettuati e registrati dal sistema riferiti al mese di riferimento. Anche in questo caso il prerequisito è la chiusura/validazione del mese del personale in questione da parte del dirigente responsabile. Il sistema effettua, ad ogni invio del flusso, eventuali conguagli con quanto già inviato al servizio economico/stipendiale nei flussi precedenti. L importo inviato deve essere necessariamente positivo poiché importi negativi non vengono supportati dalla procedura di calcolo del servizio economico/stipendiale. In caso di importo negativo il sistema non passa alcun valore al sistema retributivo. In seguito all inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il tasto Avvia batch per avviare l elaborazione. Qualora l'utente non valorizza i campi Data e Ora schedulazione la procedura batch viene avviata direttamente in seguito alla selezione del pulsante Avvia batch altrimenti se tali campi vengono valorizzati il batch verrà elaborato alla data e ora schedulati. Per visualizzare la corretta esecuzione della procedura di calcolo si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch. Al termine dell elaborazione viene creato il file xml a cui corrispondono n elenchi di persone con le seguenti informazioni (il sistema registra l elaborazione nelle opportune strutture dati): Pagina 125 di 243

126 TESTATA: - Numero di records: numero di records contenuti nell invio file (obbligatorio); - Somma imponibile: somma degli importi (obbligatorio); - Codice ente: codice dell'ente impostato come parametro (obbligatorio); - Codice ufficio responsabile (obbligatorio); - Codice ufficio di servizio (obbligatorio); - Nome elenco; - Note elenco. DETTAGLIO: 1) Codice fiscale del dipendente (obbligatorio) 2) Codice ritenuta: valore previsto XXX (obbligatorio) 3) Decorrenza di applicazione della ritenuta (obbligatorio) 4) Scadenza di applicazione della ritenuta (obbligatorio) 5) Importo mensile della ritenuta extraerariale da applicare (obbligatorio) 6) Nota: Breve descrizione della causale ( Numero accessi mensa =<numero accessi mensa> ) Tassazione Buoni Pasto Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Elaborazione tassazione buoni pasto Calcolo batch Gestione Competenze/Dati TM con impatto economico Menù Gestione Mensile/Predisposizione riduzioni stipendiali Gestione giuridica Amministratore ente Super amministratore ente Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Predisposizione Riduzioni Stipendiali. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Tassazione Buoni Pasto. Che cosa fa la funzione? La funzione permette di avviare una procedura di calcolo batch che al suo completamento genera un file.xml. Pagina 126 di 243

127 L elaborazione del calcolo della tassazione dei buoni pasto viene effettuato per il mese di riferimento impostato dall utente e per il profilo di sicurezza selezionato. Il sistema elabora il numero dei buoni pasto effettivamente maturati dal personale con lo stato del mese impostato a Validato (chiuso), indipendentemente dal fatto che gli stessi siano ordinati e/o consegnati. Il sistema effettua, ad ogni invio, eventuali conguagli con quanto già inviato al servizio economico/stipendiale nei passaggi precedenti. L importo inviato deve essere necessariamente positivo. La maschera di creazione del flusso richiede le seguenti informazioni: Profilo di sicurezza: lista in cui selezionare il profilo di sicurezza per il quale si vuole effettuare il calcolo degli accessi in mensa; Anno riferimento (aaaa): campo obbligatorio n cui inserire l anno di riferimento; Mese riferimento (mm): campo obbligatorio in cui inserire il mese di riferimento. Data Schedulazione (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data alla quale si vuole schedulare il batch; Ora schedulazione: campo in cui inserire l ora alla quale si vuole schedulare il batch. In seguito all inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il tasto Avvia batch per avviare l elaborazione. Qualora l'utente non valorizza i campi Data e Ora schedulazione la procedura batch viene avviata direttamente in seguito alla selezione del pulsante Avvia batch altrimenti se tali campi vengono valorizzati il batch verrà elaborato alla data e ora schedulati. Per visualizzare la corretta esecuzione della procedura di calcolo si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch. Al termine dell elaborazione viene creato il file xml. TESTATA: - Numero di records: numero di records contenuti nell invio file (obbligatorio); - Somma imponibile: somma degli importi (obbligatorio); - Codice ente: codice dell'ente impostato come parametro (obbligatorio); - Codice ufficio responsabile (obbligatorio); - Codice ufficio di servizio (obbligatorio); - Nome elenco; Pagina 127 di 243

128 - Note elenco. DETTAGLIO: 1) Codice fiscale del dipendente (obbligatorio); 2) Importo lordo da sottoporre a tassazione (obbligatorio): importo già decurtato delle quota esente prevista dalla legge; 3) Codice assegno (obbligatorio): assegno di riferimento per gli arretrati, valore previsto è 111 ; 4) Anno di riferimento (obbligatorio): anno della mensilità sulla quale verranno applicati gli arretrati Predisposizione Competenze Accessorie In questa sezione sono raccolte le funzionalità implicate nella gestione del processo di elaborazione dei dati per la liquidazione delle competenze accessorie. A seconda della configurazione dell Ente va utilizzata o la funzione relativa al Calcolo degli straordinari oppure quella relativa all Elaborazione Straordinario Simulazione Calcolo degli Straordinari Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Elaborazione della quantità di Straordinari da liquidare ai dipendenti. Calcolo batch Gestione Competenze/Dati TM con impatto economico Menù Gestione Mensile/Predisposizione competenze accessorie Gestione giuridica Amministratore ente Super amministratore ente Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Predisposizione Competenze Accessorie. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Calcolo degli straordinari. Che cosa fa la funzione? La funzione permette di avviare una procedura di calcolo batch della quantità di straordinari da liquidare e al suo completamento genera un file.xml che successivamente viene inviato al servizio economico/stipendiale. Pagina 128 di 243

129 Tale funzionalità consente di generare in maniera automatica l'elaborazione definitiva del calcolo degli straordinari e il file xml della quantità di straordinari da liquidare. La maschera richiede le seguenti informazioni: Ente: lista obbligatoria in cui selezionare l ente; Anno di riferimento (aaaa): campo obbligatorio n cui inserire l anno di riferimento; Mese di riferimento (mm): camplo obbligatorio in cui inserire il mese di riferimento. In seguito all inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia calcolo. Per visualizzare la corretta esecuzione della procedura di calcolo si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch Elaborazione Straordinario - Simulazione Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Effettuare simulazioni di elaborazione del calcolo degli straordinari. Visualizzazione/Gestione Gestione Competenze/Dati TM con impatto economico Menù Gestione Mensile/Predisposizione competenze accessorie Gestione giuridica Amministratore ente Super amministratore ente Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Predisposizione Competenze Accessorie. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Elaborazione Straordinari Simulazione. Che cosa fa la funzione? La funzione consente all ufficio economico di effettuare dei controlli nei giorni preposti dei dati validati e chiusi dai vari uffici, creando delle simulazioni dei dati da inviare in seguito al servizio economico/stipendiale. Pagina 129 di 243

130 L elaborazione consiste nell eseguire per un Ente e un anno/mese, l elaborazione di tutti i dipendenti per cui è stata monetizzata una quantità di straordinario. A tali dati vengono accoppiati anche quelli relativi all ufficio responsabile, ufficio di servizio e capitolo di bilancio. L obiettivo è quello di determinare con tali informazioni, una preview del flusso che, una volta reso definitivo dall utente, potrà essere inviato al servizio economico/stipendiale responsabile della liquidazione degli straordinari. I dati vengono sempre memorizzati nel sistema e sono resi consultabili attraverso le varie stampe di dettaglio. La maschera richiede le seguenti informazioni: Ente: lista obbligatoria in cui selezionare l ente; Anno: campo obbligatorio n cui inserire l anno di riferimento; Mese: campo obbligatorio in cui inserire il mese di riferimento. Dopo l inserimento delle informazioni, l utente seleziona il tasto Esegui che avvierà un attività batch. Per visualizzare la corretta esecuzione della procedura di calcolo si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch. Al completamento di tale attività viene creata la simulazione richiesta. Per visualizzare il dettaglio di tale elaborazione è possibile creare il report relativo tramite la funzione Elaborazione simulazione Elaborazione Straordinario Definitivo/Speciale Obiettivo Tipologia funzione Processo di riferimento Percorso Ruolo abilitato Rendere definitiva una simulazione Visualizzazione/Gestione Gestione Competenze/Dati TM con impatto economico Menù Gestione Mensile/Predisposizione competenze accessorie Gestione giuridica Amministratore ente Super amministratore ente Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Predisposizione Competenze Accessorie. Pagina 130 di 243

131 Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Elaborazione Straordinari Speciale. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di rendere definitiva una delle simulazioni precedentemente elaborate. Al momento dell impostazione della simulazione a definitiva, il sistema chiede all utente se vuole cancellare le altre simulazioni presenti per lo stesso ente, anno e mese, oppure mantenerle. Una volta che una simulazione è stata resa definitiva, quando ancora non è stato creato il file.xml di calcolo degli straordinari, l utente può ancora effettuare altre simulazioni ed impostare una nuova simulazione come definitiva. In questo caso la precedente elaborazione resa definitiva viene cancellata dal sistema. Se per l elaborazione definitiva è stato creato il file.xml, l utente non può più effettuare ulteriori simulazioni e inoltre non è più possibile impostare un altra simulazione definitiva. Il sistema visualizza anche le elaborazioni di tipo speciali, cioè elaborate per Unità Organizzative specifiche, UO subordinate comprese, che sono state escluse dall elaborazione standard. La maschera richiede le seguenti informazioni: Ente: lista obbligatoria in cui selezionare l ente; Anno: campo obbligatorio n cui inserire l anno di riferimento; Mese: campo obbligatorio in cui inserire il mese di riferimento. Dopo l inserimento dei dati richiesti, l utente seleziona il pulsante Cerca. Le simulazioni presenti nel sistema, relative ai parametri di ricerca, vengono visualizzate in formato tabellare. L utente seleziona l elaborazione di interesse e preme il pulsante Imposta come definitiva. Il sistema chiede se si vogliono cancellare le altre simulazioni presenti. Pagina 131 di 243

132 Se si decide di cancellarle per l ente, anno e mesi impostati sarà presente solo l elaborazione definitiva, altrimenti il sistema continuerà a visualizzare sia le simulazioni che l elaborazione resa definitiva. Il sistema consente di effettuare un elaborazione definitiva speciale da elaborare successivamente a quella standard, solamente per Unità Organizzative specifiche, con eventuali UO subordinate, che sono state escluse dall elaborazione standard (Regole validazione per U.O) Elaborazione Straordinario - Conguaglio Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Elaborazione di conguaglio degli straordinari. Visualizzazione/Gestione Gestione Competenze/Dati TM con impatto economico Menù Gestione Mensile/Predisposizione competenze accessorie Gestione giuridica Amministratore ente Super amministratore ente Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Predisposizione Competenze Accessorie. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Elaborazione Straordinari Conguaglio. Che cosa fa la funzione? A valle di un elaborazione definitiva è possibile effettuare un conguaglio. Il conguaglio viene calcolato a partire da un periodo impostato dall utente (anno/mese) fino all ultimo mese elaborato. La procedura segue le seguenti regole: - prende in considerazione tutti i mesi a partire dal mese di riferimento inserito fino all ultimo mese elaborato; Pagina 132 di 243

133 - prende in considerazione tutti i dipendenti che, nei loro dati mensili, hanno valori di straordinario da monetizzare e solo le appartenenti alle Unità Organizzative impostate a Si per l invio delle informazioni al sistema economico/stipendiale, con il mese nello stato validato/chiuso; - verifica le eventuali differenze tra i dati estratti al periodo precedente e il dato inviato al servizio economico/stipendiale in una delle precedenti liquidazioni memorizzate in base dati, tra cui l elaborazione definitiva con flusso.xml creato, eventuali elaborazioni speciali con.flusso xml creato ed eventuali altri conguagli precedentemente calcolati: se non esiste differenza, il sistema non esegue nessuna operazione; se esiste differenza, il sistema memorizza in base dati alla data del conguaglio l informazione della nuova quantità di ore. L informazione viene inserita solo se la stessa differenza non è stata già intercettata ed inserita in un elaborazione di conguaglio precedente. Tali dati potranno essere consultati nella stampa relativa. La maschera richiede le seguenti informazioni: Codice Ente: lista obbligatoria in cui selezionare l ente; Anno riferimento: campo obbligatorio n cui inserire l anno di riferimento; Mese riferimento: campo obbligatorio in cui inserire il mese di riferimento. Per avviare la procedura di calcolo dei conguagli, l utente seleziona il pulsante Avvia batch. Per visualizzare la corretta esecuzione della procedura di calcolo si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch Creazione file straordinari Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Elaborazione della quantità di Straordinari da liquidare ai dipendenti. Calcolo batch Gestione Competenze/Dati TM con impatto economico Menù Gestione Mensile/Predisposizione competenze accessorie Gestione giuridica Amministratore ente Super amministratore ente Pagina 133 di 243

134 Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Predisposizione Competenze Accessorie. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Creazione file straordinari. Che cosa fa la funzione? La funzione permette di avviare una procedura di calcolo batch della quantità di straordinari da liquidare e al suo completamento genera un file.xml che successivamente viene inviato al servizio economico/stipendiale. La maschera richiede le seguenti informazioni: Ente: lista obbligatoria in cui selezionare l ente; Anno (aaaa): campo obbligatorio n cui inserire l anno di riferimento; Mese(mm): campo obbligatorio in cui inserire il mese di riferimento. In seguito all inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Cerca. La funzionalità di ricerca consente di visualizzare le elaborazioni definitive e speciali, presenti nel sistema, relative ai dati inseriti. Solamente se sono presenti tali elaborazioni è possibile creare il flusso degli straordinari. L utente dopo aver selezionato il record di interesse seleziona il pulsante Crea flusso. Per visualizzare la corretta esecuzione della procedura di calcolo si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch. Pagina 134 di 243

135 Calcolo Indennità Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Elaborazione della quantità di Indennità da liquidare ai dipendenti. Calcolo batch Gestione Competenze/Dati TM con impatto economico Menù Gestione Mensile/Predisposizione competenze accessorie Gestione giuridica Amministratore ente Super amministratore ente Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Predisposizione Competenze Accessorie. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Calcolo Indennità. Che cosa fa la funzione? La funzione permette di avviare una procedura di calcolo batch del numero di indennità da liquidare e al suo completamento genera un file.xml che successivamente viene inviato al servizio economico/stipendiale. La maschera richiede le seguenti informazioni: Codice Ente: lista obbligatoria in cui selezionare l ente; Anno riferimento: campo obbligatorio in cui inserire l anno del mese di riferimento(competenza); Mese riferimento: campo obbligatorio in cui inserire il mese di competenza; Data Schedulazione (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data alla quale si vuole schedulare il batch; Ora schedulazione: campo in cui inserire l ora alla quale si vuole schedulare il batch. In seguito all inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il tasto Avvia batch per avviare l elaborazione. Pagina 135 di 243

136 Il sistema elabora ogni singolo dipendente il numero di indennità e i relativi codici compenso e sottocompenso da inviare al servizio economico/stipendiale per la successiva liquidazione. Qualora l'utente non valorizza i campi Data e Ora schedulazione la procedura batch viene avviata direttamente in seguito alla selezione del pulsante Avvia batch altrimenti se tali campi vengono valorizzati il batch verrà elaborato alla data e ora schedulati. Per visualizzare la corretta esecuzione della procedura di calcolo si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch Colloquio con Componente Stipendiale In questa sezione sono raggruppate le funzionalità che consentono un colloquio con il sistema economico/stipendiale Gestione flussi economici Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Trasmissione dei flussi economici e gestione degli esisti inviati dal servizio economico/stipendiale relativi ai flussi inviati. Gestione/Visualizzazione Gestione Competenze/Dati TM con impatto economico Menù Gestione Mensile/Colloquio co componente stipendiale Gestione giuridica Amministratore ente Super amministratore ente Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Colloquio con Componente Stipendiale. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Visualizzazione Flusso Dati. Che cosa fa la funzione? La funzionalità gestione flussi economici rappresenta la modalità con la quale è possibile sia trasmettere un flusso economico al sistema retributivo che visualizzarne i relativi esiti. La maschera richiede le seguenti informazioni: Pagina 136 di 243

137 Anno: campo obbligatorio in cui inserire l anno di riferimento (per le elaborazioni Indennità Straordinari Accessi mensa Buoni pasto) o l anno di elaborazione (per le elaborazioni Riduzioni assenze Riduzioni permessi non recuperati); Mese: campo in cui inserire il mese di riferimento (per le elaborazioni Indennità Straordinari Accessi mensa Buoni pasto) o il mese di elaborazione (per le elaborazioni Riduzioni assenze Riduzioni permessi non recuperati); Tipologia elaborazione: lista obbligatoria in cui selezionare il tipo di elaborazione. In seguito all inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Cerca. I flussi relativi vengono visualizzati in formato tabellare; selezionando il singolo record e il pulsante Dettaglio il sistema genera una pagina di dettaglio del flusso con le seguenti informazioni: Lo stato del flusso è impostato a Da inviare e, a questo punto, l utente seleziona il pulsante Trasmetti per inviarlo al servizio economico/stipendiale. In seguito alla trasmissione, il servizio economico/stipendiale restituisce il Codice di trasmissione che viene visualizzato nella sezione di dettaglio del flusso. Lo stato del flusso è impostato a Inviato. Qualora la trasmissione non andasse a buon fine il sistema visualizza dei messaggi informativi riguardanti la problematica riscontrata. Pagina 137 di 243

138 Lo stato del flusso economico può assumere i seguenti valori: - Da inviare: il flusso economico è archiviato in base dati e non ancora trasmesso al sistema economico/stipendiale; - Inviato: flusso economico archiviato e trasmesso. Solamente quando lo stato del flusso è Inviato è possibile accedere alla funzionalità di visualizzazione degli esiti mediante il pulsante Esiti. Di seguito la visualizzazione degli esiti dei vari flussi economici: Permessi non recuperati: Pagina 138 di 243

139 Buoni pasto: Accessi mensa: Riduzioni: Pagina 139 di 243

140 Indennità: Straordinari: Turni e Reperibilità In questa sezione sono raggruppate le funzioni implicate nella gestione dei turni e della reperibilità Configurazione Squadre Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Configurazione di una squadra di dipendenti. Visualizzazione/Gestione Gestione Presenze/Turni e reperibilità Menù Gestione Mensile/Turni e Reperibilità Gestione dati Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Turni e Reperibilità. Pagina 140 di 243

141 Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Configurazione Squadra. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di gestire una squadra, ovvero identificare un insieme omogeneo di dipendenti da gestire sulla pianificazione dei turni in riferimento a due possibili classificatori: uno di struttura (ad esempio Unità organizzativa) ed uno di inquadramento (ad esempio, profilo professionale). Rende possibile gestire Regole di Servizio, ovvero definire il numero di dipendenti che si vuole disporre (minimo e massimo) per ogni turno definito (es. Mattino, Pomeriggio etc. nei giorni della settimana o in una data precisa). Rende possibile gestire Sequenze, ovvero assegnare ad ogni dipendente della squadra, a partire da una certa data, la sequenza a cui il dipendente è soggetto e alla posizione di partenza della stessa sequenza; ogni sequenza è definita da una successione di turni in ciclo che si possono ripetere all'infinito. Per inserire una nuova squadra, l utente seleziona il pulsante Nuovo. La maschera richiede le seguenti informazioni: Codice squadra: campo obbligatorio in cui inserire il codice della squadra; Descrizione squadra: campo obbligatorio in cui inserire la descrizione della squadra; Tipo prestazione: lista obbligatoria in cui selezionare il tipo prestazione; Profilo professionale: lista obbligatoria in cui selezionare il profilo professionale da attribuire alla squadra; Data inizio validità (gg/mm/aaaa): campo obbligatorio in cui inserire la data di inizio validità della squadra; Data fine validità (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data di fine validità della squadra; Per salvare le informazioni anagrafiche della squadra nel sistema, l utente seleziona il tasto Salva. In seguito all inserimento è possibile configurare la squadra. Il sistema visualizza i seguenti tab: - Strutture: tab in cui è possibile associare una struttura organizzativa alla squadra. E necessario inserire un periodo di validità: quando l utente non inserisce la data fine validità il sistema di default imposta la data fine validità della squadra; Pagina 141 di 243

142 - Inquadramenti: tab in cui è possibile associare ad una squadra un determinato inquadramento (posizione economica). Occorre selezionare una qualifica dell inquadramento che si vuole associare. Quando l utente non inserisce la data fine validità il sistema di default imposta la data fine validità della squadra; Pagina 142 di 243

143 - Componenti: tab in cui è possibile associare le persone alla squadra. Il sistema visualizza due sezioni: la sezione dei Componenti Associati e la sezione dei Possibili componenti da associare. Il personale che può essere associato è filtrato per Unità organizzativa ed Inquadramento. Pagina 143 di 243

144 - Sequenze: tab in cui è possibile assegnare ad ogni dipendente della squadra a partire da una certa data, la sequenza a cui il dipendente è soggetto e la posizione di partenza nella sequenza stessa; ogni sequenza è definita da una successione di turni in ciclo che si può ripetere all infinito. - Regole: tab in cui è possibile gestire le Regole di Servizio ossia definire il numero di dipendenti che si vuole disporre (minimo massimo) per ogni turno definito. Pagina 144 di 243

145 Selezionando il pulsante Elimina è possibile eliminare l intera configurazione della squadra. In seguito alla ricerca e selezione della squadra di interesse selezionando il pulsante Modifica è possibile modificare i dati anagrafici della squadra. La maschera richiede le seguenti informazioni: Quando l'utente modifica le informazioni aggiornando la sua storicità è possibile visualizzare lo storico premendo il tasto Visualizza storico Pianificazione Turni Obiettivo Pianificare i turni dei componenti di una squadra in relazione alla sua Pagina 145 di 243

146 Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di configurazione Visualizzazione/Gestione Gestione Presenze/ Turni e Reperibilità Menù Gestione Mensile/Turni e Reperibilità Gestione dati Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Turni e Reperibilità. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Pianificazione Turni. Che cosa fa la funzione? Al fine di garantire una copertura completa del servizio 24 ore su 24 (Es.; medici degli ospedali, vigili urbani, ecc.) è importante una pianificazione preventiva dei turni dei dipendenti che appartengono ad una determinata unità organizzativa o squadra. Tale pianificazione permette di poter definire l'esatta sequenza dei turni in ciclicità da attribuire sul cartellino ad ogni dipendente turnista e non. La pianificazione dei turni evita che il sistema debba riconoscere il turno a partire dalle timbrature effettuate. Il sistema gestisce automaticamente la pianificazione dei turni: elabora i turni sulla base della configurazione della squadra. Accedendo alla funzionalità il sistema visualizza la pagina di ricerca delle pianificazioni turni mensili. La maschera richiede le seguenti informazioni: Squadra: campo in cui selezionare il codice della squadra; Profilo professionale: campo in cui selezionare il profilo professionale che caratterizza la squadra; Tipo prestazione: lista in cui selezionare il tipo prestazione; Stato pianificazione: lista in cui selezionare lo stato della pianificazione: Aperta Chiusa; Anno/Mese dal: campi in cui inserire l anno e il mese dai quali iniziare la ricerca delle pianificazioni presenti nel sistema; Anno/Mese al: campi in cui inserire l anno e il mese ai quali continuare la ricerca delle pianificazioni Pagina 146 di 243

147 presenti nel sistema; Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Cerca. I risultati vengono visualizzati in formato tabellare. Selezionando la pianificazione turni mensile di interesse e il pulsante Dettaglio il sistema consente di visualizzare nel dettaglio la pianificazione dei turni. Nella sezione Verifica regole pianificazione vengono elencate le eventuali regole non soddisfatte. Ogni singolo turno è cliccabile: selezionando il turno il sistema rende possibile la modifica del turno in questione. Di seguito la maschera. Selezionando il pulsante Chiudi pianificazione, il sistema imposta la pianificazione allo stato Chiusa. E possibile stampare la pianificazione sia nello stato Aperta che Chiusa, premendo il pulsante Stampa pianificazione. Pagina 147 di 243

148 Per eliminare una pianificazione selezionare il pulsante Elimina. Per creare una nuova pianificazione, in seguito all accesso alla funzione, l utente seleziona il pulsante Nuovo. La maschera richiede le seguenti informazioni: Squadra: campo in cui selezionare la squadra; Anno: campo obbligatorio in cui inserire l anno di interesse; Mese: campo obbligatorio in cui inserire il mese di interesse per il quale elaborare la pianificazione mensile turni; In seguito all inserimento delle informazioni richieste, selezionare il pulsante Salva. La pianificazione turni per il mese inserito viene salvata nel sistema Elaborazioni Batch Questa voce menù di carattere generale, racchiude le funzionalità che permettono la gestione delle attività batch di calcolo mensile Ottenimento Dati Riepilogativi Obiettivo La funzione permette di effettuare l elaborazione dei calcoli di fine mese, bilanciando le carenze e le eccedenze orarie e calcolando le varie voci di riepilogo: numero ore di assenza numero ore di eccedenza numero ticket maturati Pagina 148 di 243

149 Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Attività batch Gestione Presenze/Attività Mensili Menù Gestione Mensile/Attività batch Gestione Dati Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Elaborazioni Batch. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Ottenimento Dati Riepilogativi. Che cosa fa la funzione? L ottenimento dati riepilogativi rappresenta l elaborazione dei calcoli di fine mese di ciascun dipendente. Tale procedura si esegue dopo aver effettuato, per ogni dipendente, la Quadratura delle giornate del mese di riferimento. La funzione Ottenimento Dati Riepilogativi effettua, sui dati di un singolo mese, la compensazione delle assenze (debiti orari rispetto all orario teorico previsto) e degli straordinari a recupero (eccedenze orarie rispetto all orario teorico previsto), crea i totali delle voci previste (ad es. buoni pasto), aggiorna i residui, le spettanze e le capienze e calcola tutte le voci statistiche necessarie. Se il dipendente ha aderito alla Banca Ore (BO) la procedura effettua i calcoli in base al codice BO ad esso associato. La compensazione in questo caso avviene solamente per le assenze che impattano la BO ed interessa solo le ore di eccedenza con tipo autorizzazione Banca ore - BO. Qualora il dipendente effettua una richiesta Self-service di liquidazione delle ore accantonate in BO per il mese di riferimento, post-compensazione se sono presenti ancora ore di eccedenza BO, tali ore vengono liquidate automaticamente. In caso di richiesta Self-service di liquidazione delle ore accantonate in BO e di autorizzazione preventiva banca ore da parte del responsabile, se la quantità richiesta in liquidazione è maggiore del massimale BO da liquidare viene liquidata la quantità stabilita dal responsabile. In caso contrario (massimale BO da liquidare minore della richiesta di liquidazione Self-service) viene liquidata la quantità richiesta dal dipendente. In fase di autorizzazione preventiva banca ore la liquidazione interessa solamente le ore di eccedenza BO effettuate nel mese di riferimento. A fine elaborazione per i dipendenti in gestione banca ore, se nel codice BO ad essi associati è configurato a Si per il pagamento delle maggiorazioni, la procedura calcola le voci di maggiorazione per le eccedenze BO effettuate nel mese di riferimento mentre per le ore liquidate viene creata la voce relativa alla quota base. Di seguito la maschera della funzionalità: Pagina 149 di 243

150 La pagina della funzione è caratterizzata da un unica sezione contenente i parametri che devono essere impostati per eseguire l elaborazione, per un determinato ufficio e/o persona. La maschera richiede le seguenti informazioni: Persona: eventuale nominativo per il quale l utente vuole elaborare il fine mese; Unità Organizzativa: eventuale Unità organizzativa per la quale l utente vuole elaborare il fine mese; UO sottoposte: flag che consente all utente di includere, nell elaborazione di fine mese, gli uffici sottoposti all Unità organizzativa eventualmente selezionata; Anno: campo obbligatorio in cui l utente inserisce l anno del mese per il quale si vuole effettuare l ottenimento dati riepilogativi; Mese: campo obbligatorio in cui l utente inserisce numericamente il mese da elaborare. Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Esegui per avviare l elaborazione di fine mese d interesse. Al completamento di tale elaborazione il sistema avrà effettuato le attività sopra descritte. Per visualizzare la corretta esecuzione della procedura di calcolo si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch Consolidamento Dati Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Consolidare i dati mensili di un dipendente o di tutti i dipendenti appartenenti ad una Unità organizzativa. Batch Gestione Presenze/Attività Mensili Menù Gestione Mensile/Attività batch Gestione giuridica Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Elaborazioni Batch. Pagina 150 di 243

151 Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Consolidamento Dati Mensili. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di consolidare un mese o più mesi di un singolo dipendente o di tutti i dipendenti appartenenti ad una Unità organizzativa. Il sistema consente sia il consolidamento che lo sblocco del consolidamento a seconda della selezione dei check box Consolidamento o Sblocco consolidamento. Quando l utente seleziona il campo Solo Uo gestite per straordinari il sistema effettua il consolidamento o lo sconsolidamento solo per l ufficio/i in cui, per il mese/i di interesse, è stato selezionato il check box di tale informazione nella funzionalità Regole validazione per Uo (solo se è stato selezionato un Unità organizzativa). La maschera richiede le seguenti informazioni: Persona: campo in cui inserire il nominativo del dipendente; Unità organizzativa: campo in cui inserire l Unità organizzativa; UO sottoposte: flag che consente all utente di includere, nell elaborazione gli uffici sottoposti all Unità organizzativa eventualmente selezionata; Anno/Mese dal: campi in cui inserire l inizio periodo di consolidamento; Anno/Mese al: campi in cui inserire la fine periodo di consolidamento; Consolidamento: chek box da selezionare per il consolidamento; Sblocco consolidamento: check box da selezionare per lo sconsolidamento; Solo UO gestite per straordinari: : check box eventualmente selezionato se il consolidamento deve interessare solo le UO gestite per il calcolo degli straordinari. In seguito all inserimento delle informazioni richieste l utente seleziona il pulsante Esegui. Al completamento di tale elaborazione il sistema avrà effettuato le attività sopra descritte. Per visualizzare la corretta esecuzione della procedura di calcolo si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch. Pagina 151 di 243

152 Gestione Riposi Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Gestione dei riposi mensili di ogni singolo dipendente Batch Gestione Presenze/Attività Mensili Menù Gestione Mensile/Attività batch/ Gestione dati Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Elaborazioni Batch. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Riposi. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di gestire i riposi mensili di ogni singolo dipendente sulla base di determinate regole prestabilite. Il sistema gestisce più causali di riposo, i riposi per personale non turnista, causali di timbratura che permettono l'utilizzo di un riposo in una giornata anche in presenza di timbratura e causali di assenza che inibiscono, per una giornata, l'utilizzo della causale di riposo anche se il dipendente è effettivamente assente dal lavoro. La procedura batch calcola e scrive il maturato dei riposi al mese successivo, riporta il residuo dei riposi del mese precedente al mese successivo e inserisce le assenze per riposo nel mese che si sta elaborando considerando le regole prestabilite. La maschera richiede le seguenti informazioni: Pagina 152 di 243

153 Persona: campo in cui inserire il nominativo del dipendente; Unità organizzativa: campo in cui inserire l Unità organizzativa; Uo sottoposte: flag che consente all utente di includere, nell elaborazione gli uffici sottoposti all Unità organizzativa eventualmente selezionata; Anno (aaaa): campo obbligatorio in cui inserire l'anno di riferimento per il quale gestire i riposi; Mese (mm): campo obbligatorio in cui inserire il mese di riferimento per il quale gestire i riposi. In seguito all inserimento delle informazioni richieste l utente seleziona il pulsante Esegui. Al completamento di tale elaborazione il sistema avrà effettuato le attività sopra descritte. Per visualizzare la corretta esecuzione della procedura di calcolo si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch Report Sezione in cui sono raggruppate tutte le funzioni implicate nella stampa di report riepilogativi Cartellino Mensile Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Creare un report riepilogativo del cartellino mensile di un singolo dipendente o una stampa unica con i cartellini mensili di tutto il personale di una determinata Unità organizzativa con eventuali uffici sottoposti. Report Gestione Presenze/Attività Mensili Menù Gestione Mensile/Report Gestione Dati - Amministrato Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Report. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Cartellino Mensile. Che cosa fa la funzione? Il report del cartellino mensile visualizza la situazione mensile del dipendente suddivisa in due sezioni logiche. Di seguito il report di un cartellino.pdf: Pagina 153 di 243

154 La prima sezione riporta i dati relativi alla quadratura delle singole giornate: - Timbrature; - Ore teoriche; - Eccedenza (somma delle eccedenze della singola giornata); - Debito (somma delle assenze recuperabili della singola giornata); - Saldo (somma algebrica dei PIU' (eccedenze a recupero) e dei MENO (assenze recuperabili) del mese che si sta visualizzando nel cartellino); - Bp (Buoni pasto); - Tu (Turno); - Al (Altre indennità sulla giornata); - Assenze; - An (Anomalie). La seconda sezione riporta i dati relativi all ottenimento mensile: Pagina 154 di 243

155 Box Situazione mensile: - Saldo fruibile del mese precedente (mostra il saldo al primo giorno del mese del cartellino in questione e non all ultimo giorno del mese precedente; questo in modo da evitare fraintendimenti con eventuali ore scadute); - Situazione mese corrente (saldo eccedenze/debito del mese di riferimento); - Saldo pre-liquidazione (somma algebrica del Saldo mese precedente + Situazione mese corrente); - Saldo post-liquidazione (differenza tra il Saldo pre-liquidazione e il Liquidato nel mese); - Liquidato nel mese (ore liquidate nel mese di riferimento); - Assenze pregresse non recuperate (ore di assenza non recuperate entro i termini previsti dalla normativa applicata). Box Situazione mensile banca ore: - Saldo post ottenimento (mostra il saldo delle eccedenze banca ore); - Nella riga sottostante al saldo post ottenimento del mese viene visualizzata la quatità di ore in scadenza e la data di scadenza; - Liquidato nel mese (mostra le ore di straordinario BO liquidate nel mese. E' la somma della quota base e delle maggiorazioni) Box Situazione autorizzazione preventiva straordinario per il mese MM: Box dinamico che in relazione all'adesione o meno del dipendente alla banca ore e dell'autorizzazione degli straordinari da parte del dirigente, vengono valorizzati i seguenti campi: - Ore di straordinario preventivamente autorizzate; - Ore eccedenze mese successivo - Massimale ore in BO - Massimale ore in BO da liquidare Box Voci liquidate: - Visualizzazione delle voci liquidate (ad es. Straordinari) - tutte quelle voci associate alla tipologica T_VOCI_BOX_CARTELLINO. Box Situazione Spettanze: - Ferie; - Festività. Box Riepilogo Assenze del Mese: - Visualizza il totale per codice delle assenze sulle singole giornate. Box Situazione Permessi (capienze): - Permessi per motivi familiari. Pagina 155 di 243

156 - Permessi brevi (a recupero). Box Situazione Indennità: - Visualizzazione delle voci di indennità (ad es. Buoni pasto). La pagina della funzione è caratterizzata da un unica sezione contenente i Parametri che devono essere impostati per richiedere la stampa del cartellino mensile. Di seguito la maschera della funzionalità: La maschera richiede le seguenti informazioni: Persona: eventuale nominativo per il quale l utente vuole il report riepilogativo del cartellino mensile; Unità Organizzativa: eventuale Unità organizzativa per la quale l utente vuole elaborare i cartellini mensili; Includi UO gerarchiche: flag che consente all utente di includere, nell elaborazione dei cartellini mensili, gli uffici sottoposti all Unità organizzativa eventualmente selezionata; Anno: campo obbligatorio in cui l utente inserisce l anno del mese per il quale si vuole effettuare la stampa; Mese: campo obbligatorio in cui l utente inserisce numericamente il mese da elaborare. Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia stampa per avviare la stampa del/i cartellino/i mensile/i. Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione (report in formato pdf.), si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch Riepilogo Voci Obiettivo Tipologia funzione Creare report riepilogativo delle voci mensili di calcolo. Report Pagina 156 di 243

157 Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Gestione Presenze/Attività Mensili Menù Gestione Mensile/Report Gestione dati Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Report. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Riepilogo Voci. Che cosa fa la funzione? La funzione permette di generare un report riepilogativo delle voci mensili calcolate in seguito all ottenimento dei dati riepilogativi. La maschera richiede le seguenti informazioni: Persona: campo in cui inserire l eventuale persona per la quale si vuole la stampa; Unità organizzativa: campo in cui inserire l unità organizzativa; Includi UO gerarchiche: check box eventualmente selezionato per estendere la stampa anche alle UO subordinate alla Uo inserita; Anno di riferimento: campo obbligatorio in cui inserire l anno di riferimento; Mese di riferimento: campo obbligatorio in cui inserire il mese di riferimento; Tipo di voce: lista in cui selezionare la voce; Tipo di ordinamento: lista in cui selezionare il tipo di ordinamento; Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia stampa. Quando l utente inserisce solamente l Unità organizzativa il sistema estrae le voci mensili riferite ad ogni singolo dipendente. Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione (report in formato pdf.), si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch. Di seguito il report: Pagina 157 di 243

158 Riepilogo Assenze Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Creare report riepilogativo delle assenze effettuate dai dipendenti. Report Gestione Presenze/Attività Mensili Menù Gestione Mensile/Report Gestione dati Gestione giuridica Pagina 158 di 243

159 Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Report. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Assenze e la successiva sottovoce Riepilogo Assenze. Che cosa fa la funzione? La funzione permette di generare un report riepilogativo delle assenze effettuate da ogni singolo dipendente. La maschera richiede le seguenti informazioni: Persona: campo in cui inserire l eventuale persona per la quale si vuole la stampa; Unità organizzativa: campo in cui inserire l Unità organizzativa; Includi Uo gerarchiche: check box eventualmente selezionato per estendere la stampa anche alle UO subordinate alla Uo inserita; Data iniziale (gg/mm/aaaa): campo obbligatorio in cui inserire la data dalla quale il sistema deve avviare l estrazione delle informazioni; Data finale gg/mm/aaaa): campo obbligatorio in cui inserire la data fino alla quale il sistema deve estrarre le informazioni; Tipo assenza: lista in cui selezionare il codice assenza; Tipo di ordinamento: lista in cui selezionare il tipo di ordinamento; Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia stampa. Quando l utente inserisce solamente l Unità organizzativa il sistema estrae le assenze effettuate da ogni singolo dipendente. Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione (stampa in formato pdf.), si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch. Pagina 159 di 243

160 Di seguito il report: Residui Assenze e Prestazioni Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Creare un report riepilogativo della situazione mensile di un dipendente le focalizzato su assenze e prestazioni. Report Gestione Presenze/Attività Mensili Menù Gestione Mensile/Report Gestione dati Gestione giuridica Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Report. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Assenze e la successiva sottovoce Residui Assenze e Prestazioni. Pagina 160 di 243

161 Che cosa fa la funzione? La funzione permette di generare un report riepilogativo della situazione mensile di una persona riguardante le assenze e le prestazioni effettuate durante la giornata/e. La maschera richiede le seguenti informazioni: Persona: campo in cui inserire l eventuale persona per la quale si vuole la stampa; Unità organizzativa: campo in cui inserire l unità organizzativa; Includi UO gerarchiche: check box eventualmente selezionato per estendere la stampa anche alle Uo subordinate alla UO inserita; Anno di riferimento: campo obbligatorio in cui inserire l anno di riferimento; Mese di riferimento: campo obbligatorio in cui inserire il mesi di riferimento per il quale si vuole la report. Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia stampa. Quando l utente inserisce solamente l Unità organizzativa, il sistema estrae le assenze e le prestazioni effettuate da ogni singolo dipendente. Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione (stampa in formato pdf.), si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch Riepilogo Straordinari e Assenze Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Creare un report riepilogativo degli straordinari e assenze riferiti/e ad ogni singolo dipendente. Stampa Gestione Presenze/Attività Mensili Menù Gestione Mensile/Report Gestione dati Gestione giuridica Come si accede alla funzione? Pagina 161 di 243

162 Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Report. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Assenze e la successiva sottovoce Riepilogo Straordinari e Assenze. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di effettuare un report riepilogativo degli straordinari e assenze riferiti/e ad ogni singolo dipendente. La maschera richiede le seguenti informazioni: Unità organizzativa: campo obbligatorio in cui inserire l Unità organizzativa di interesse; Anno di riferimento: campo obbligatorio in cui inserire l anno; Solo periodi di competenza: lista in cui selezionare Si o No; Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia stampa per avviare la stampa. Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione (stampa in formato.xls), si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch. Pagina 162 di 243

163 Autorizzazione preventiva straordinari Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Creazione report riepilogativo delle autorizzazioni preventive straordinari e/o Banca Ore Stampa Gestione Mensile/Attività Mensili Menù Gestione Mensile/Report Responsabile Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Report. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Autorizzazione preventiva straordinari. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di semplificare la verifica dei massimali inseriti delle ore di straordinario preventivamente autorizzate e/o i massimali per la Banca Ore ai dipendenti generando un report riepilogativo. La maschera richiede le seguenti informazioni: Anno: campo obbligatorio in cui inserire l'anno di competenza; Mese: campo in cui selezionare il mese di competenza; Persona: campo in cui inserire la persona; Unità organizzativa: campo in cui inserire l'unità organizzativa; Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia stampa. Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione (stampa in formato pdf.) si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch (cfr. paragrafo 3.2.9). Di seguito il report: Pagina 163 di 243

164 Pagina 164 di 243

165 Stato Mesi per UO e Dipendenti Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Report riepilogativo dello stato dei mesi per un particolare periodo dei dipendenti di un Unità organizzativa. Report Gestione Presenze/Attività Mensili Menù Gestione Mensile/Report Gestione dati Gestione giuridica Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Report. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Assenze e la successiva sottovoce Stato Mese per UO e Dipendenti. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di effettuare un report riepilogativo dello stato dei mesi dei dipendenti appartenenti ad una determinata Unità organizzativa. La maschera richiede le seguenti informazioni: Unità organizzativa: campo obbligatorio in cui inserire l Unità organizzativa di interesse; UO sottoposte: check box eventualmente selezionato se si vuole estendere la stampa alle UO subordinate a quella inserita; Anno/Mese di inizio: campo obbligatorio in cui inserire l anno e il mese di inizio; Anno/Mese di fine: campo obbligatorio in cui inserire l anno e il mese di fine; Stato del mese: lista in cui selezionare lo stato del mese; Consolidato: lista in cui selezionare Si o No. Pagina 165 di 243

166 Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia stampa per avviare la stampa. Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione (stampa in formato xls), si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch (cfr. paragrafo 3.2.9). Di seguito la stampa Elenco stato mesi per UO e dipendenti: Pagina 166 di 243

167 Riepilogo Anomalie Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Creare report riepilogativo delle anomalie riferite al dipendente. Report Gestione Presenze/Attività Mensili Menù Gestione Mensile/Report Gestione dati Gestione giuridica Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Report. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Riepilogo Anomalie. Che cosa fa la funzione? La funzione permette di generare un report riepilogativo delle anomalie riferite ad ogni singolo dipendente. La maschera richiede le seguenti informazioni: Persona: campo in cui inserire l eventuale persona per la quale si vuole la stampa; Anno di riferimento: campo in cui inserire l anno di riferimento. Includi UO gerarchiche: check box eventualmente selezionato per estendere la stampa anche alle UO subordinate alla Uo inserita; Data iniziale (gg/mm/aaaa): campo obbligatorio in cui inserire la data dalla quale il sistema deve avviare l estrazione delle informazioni; Data finale gg/mm/aaaa):campo obbligatorio in cui inserire la data fino alla quale il sistema continua ad estrarre le informazioni; Pagina 167 di 243

168 Tipo anomalia: lista in cui selezionare l anomalia di interesse; Tipo di ordinamento: lista in cui selezionare il tipo di ordinamento; Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia stampa. Quando l utente inserisce solamente l Unità organizzativa il sistema estrae le anomalie di ogni singolo dipendente. Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione (stampa in formato.pdf), si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch. Di seguito il report: Pagina 168 di 243

169 Riepilogo Indennità Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Creare report riepilogativo delle indennità riferite al dipendente. Report Gestione Competenze/Dati TM con impatto economico Menù Gestione Mensile/Report Gestione dati Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Report. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Assenze e la successiva sottovoce Riepilogo Indennità. Che cosa fa la funzione? La funzione permette di generare un report riepilogativo delle indennità riferite ad ogni singolo dipendente. La maschera richiede le seguenti informazioni: Persona: campo in cui inserire l eventuale persona per la quale si vuole la stampa; Unità organizzativa: campo in cui inserire l unità organizzativa; Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia stampa. Quando l utente inserisce solamente l Unità organizzativa il sistema estrae le Indennità di ogni singolo dipendente. Pagina 169 di 243

170 Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione (stampa in formato pdf.), si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch. Di seguito il report: Pagina 170 di 243

171 Situazione Annuale Assenze Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Creare un report riepilogativo delle assenze mensili su base annua. Report Gestione Presenze/Attività Mensili Menù Gestione Mensile/Report/Assenze Gestione dati Gestione giuridica Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Report. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Assenze e la successiva sottovoce Situazione Annuale Assenze. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di generare un report riepilogativo delle assenze mensili su base annua. La maschera richiede le seguenti informazioni: Persona: campo in cui inserire l eventuale persona per la quale si vuole la stampa; Anno di riferimento: campo in cui inserire l anno di riferimento; Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia stampa. Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione (stampa in formato pdf.), si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch. Pagina 171 di 243

172 Pagina 172 di 243

173 Riepilogo Assenze Giornaliere e Orarie Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Creare report riepilogativo delle assenze relative ad una persona su base annua per un determinato raggruppamento di assenze. Report Gestione Presenze/Attività Mensili Menù Gestione Mensile/Report/Assenze Gestione dati Gestione giuridica Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Report. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Assenze e la successiva sottovoce Riepilogo Assenze Giornaliere e Orarie. Che cosa fa la funzione? La funzione permette di creare un report riepilogativo delle assenze per la persona richiesta su base annua per un determinato raggruppamento di assenze. E' possibile anche indicare una specifica assenza e il formato di esposizione dei dati orari su base centesimale (default) o sessagesimale. La maschera richiede le seguenti informazioni: Persona: campo in cui inserire l eventuale persona per la quale si vuole la stampa; Anno di riferimento: campo in cui inserire l anno di riferimento; Tipo raggruppamento assenze: lista in cui selezionare il gruppo assenza; Codici assenze: lista in cui selezionare il codice assenza; Solo giorni feriali: lista in cui selezionare Si o No; Pagina 173 di 243

174 Orario centesimale: chek box eventualmente selezionato se si vogliono visualizzare nella stampa le assenze orarie su base centesimale (Es. 7 h e 30 min = 07,30); Orario sessagesimale: chek box eventualmente selezionato se si vogliono visualizzare nella stampa le assenze orarie su base sessagesimale (Es. 7 h e 30 mim = 07:30; Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia stampa. Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione (stampa in formato.pdf), si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch. Di seguito il report: Pagina 174 di 243

175 Part-time Riepilogo Assenze per Struttura/Qualifica/Periodo Obiettivo Tipologia funzione Processo di riferimento Percorso Ruolo abilitato Creare report riepilogativo delle assenze giornalieri o orarie per struttura/qualifica/periodo di part-time. Report Gestione Presenze/Attività Mensili Menù Gestione Mensile/Report/Assenze Gestione dati Gestione giuridica Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Report. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Assenze e la successiva sottovoce Riepilogo Assenze per Struttura/Qualifica/Periodo di part-time. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di generare un report riepilogativo delle assenze giornaliere e orarie per struttura/qualifica/periodo di part-time. La maschera richiede le seguenti informazioni: Persona: campo in cui inserire l eventuale persona per la quale si vuole la stampa; Anno di riferimento: campo in cui inserire l anno di riferimento; Tipo raggruppamento assenze: lista in cui selezionare il gruppo assenza; Codici assenze: lista in cui selezionare il codice assenza; Solo giorni feriali: lista in cui selezionare Si o No; Pagina 175 di 243

176 Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia stampa. Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione (stampa in formato pdf.), si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch. Di seguito il report: Pagina 176 di 243

177 Supporto alla Relazione al Conto Annuale Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Creare un report riepilogativo dei dati relativi ad una unità organizzativa. Report Controllo e Validazione/Riepiloghi annuali Menù Gestione Mensile/Report/Assenze Gestione dati Gestione giuridica Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Report. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Assenze e la successiva sottovoce Supporto alla Relazione al Conto Annuale. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di creare un report riepilogativo della situazione annuale relativa ad una unità organizzativa. Tale report, in modo particolare, supporta i singoli uffici nella corretta alimentazione, sul sito internet del SICO, della tabella 21 ( Tempo lavorato ) della Relazione allegata al Conto Annuale prevista dal Titolo V del decreto legislativo 30 marzo 2001, n La stampa visualizza il totale delle ore lavorate dal personale, sia in full-time che in part-time, sia a tempo determinato che indeterminato, presso l Unità organizzativa di interesse e il numero di persone che hanno prestato servizio presso la stessa. La stampa visualizza anche il dettaglio delle ore lavorate per singolo dipendente. La maschera richiede le seguenti informazioni: Unità organizzativa: campo in cui inserire l unità organizzativa per la quale si vuole il report riepilogativo; Anno di riferimento: campo in cui inserire l anno di riferimento; Pagina 177 di 243

178 Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia stampa. Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione (stampa in formato xls), si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch. Di seguito il report: Pagina 178 di 243

179 Pagina 179 di 243

180 Riduzione Assenze Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Creare report riepilogativo delle riduzioni assenza elaborate Report Gestione Competenze/Dati TM con impatto economico Menù Gestione Mensile/Report/Assenze Gestione dati Gestione giuridica Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Report. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Assenze e la successiva sottovoce Riduzioni Assenze. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di generare un report riepilogativo delle riduzioni assenze elaborate. La maschera richiede le seguenti informazioni: Persona: campo in cui inserire l eventuale persona per la quale si vuole la stampa; Unità organizzativa: campo in cui l unità organizzativa; Includi UO gerarchiche: : check box eventualmente selezionato per estendere la stampa anche alle UO subordinate alla Uo inserita; Elaborazione a partire da (gg/mm/aaaa): data dalla quale stampare le riduzioni; Assegni interi: lista in cui selezionare Si o No; Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia stampa. Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione (stampa in formato.pdf), si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch. Pagina 180 di 243

181 Pagina 181 di 243

182 Di seguito il report: Pagina 182 di 243

183 Variazioni Riduzioni Assenze Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Creare un report riepilogativo delle variazioni riduzioni assenze Report Gestione Competenze/Dati TM con impatto economico Menù Gestione Mensile/Report Gestione dati Gestione giuridica Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Report. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Assenze e la successiva sottovoce Variazioni Riduzione Assenze. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di generare un report riepilogativo delle variazioni riduzioni assenza elaborate. La maschera richiede le seguenti informazioni: Persona: campo in cui inserire l eventuale persona per la quale si vuole la stampa; Unità organizzativa: campo in cui l unità organizzativa; Includi UO gerarchiche: : check box eventualmente selezionato per estendere la stampa anche alle UO subordinate alla Uo inserita; Data Elaborazione da (gg/mm/aaaa): data dalla quale stampare le riduzioni; Data Elaborazione a (gg/mm/aaaa): data dalla quale stampare le riduzioni; Tipo riduzioni: lista in cui selezionare il codice riduzione. Pagina 183 di 243

184 Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia stampa. Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione (stampa in formato.pdf), si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch. Di seguito il report: Straordinario Elaborazione Simulazione Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Stampa della simulazione del calcolo degli straordinari. Report Gestione Competenze/Dati TM con impatto economico Menù Gestione Mensile/Report/Straordinari Gestione giuridica Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Report. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Straordinari e la successiva sottovoce Straordinario Elaborazione Simulazione. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di stampare le simulazioni del calcolo degli straordinari relativi ad un determinato mese. La maschera richiede le seguenti informazioni: Ente: lista obbligatoria in cui selezionare l Ente; Anno/Mese di riferimento: campi obbligatori in cui inserire l anno e il mese di riferimento per i quali è presente una simulazione; Simulazione: : lista obbligatoria in cui selezionare la simulazione di interesse: vengono visualizzati i codici della simulazione e la data di elaborazione. Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia stampa per avviare la stampa. Pagina 184 di 243

185 Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione (stampa in formato xls), si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch. Pagina 185 di 243

186 Straordinario Elaborazione Definitiva/Speciale Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Stampa delle elaborazioni definitive e speciali del calcolo degli straordinari. Report Gestione Competenze/Dati TM con impatto economico Menù Gestione Mensile/Report/Straordinari Gestione giuridica Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Report. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Straordinari e la successiva sottovoce Straordinario Elaborazione Speciale. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di stampare le elaborazioni definitive e/o speciali del calcolo degli straordinari relativi ad un determinato mese. La maschera richiede le seguenti informazioni: Ente: lista obbligatoria in cui selezionare l Ente; Anno/Mese di riferimento: campi obbligatori in cui inserire l anno e il mese di riferimento per i quali è presente una simulazione: il refresh della pagina consente di valorizzare la lista delle elaborazioni in relazione ai dati inseriti; Elaborazione: : lista obbligatoria in cui selezionare la elaborazione di interesse: in questa lista le elaborazioni di tipo speciale sono caratterizzate dalla descrizione dell Unità organizzativa. Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia stampa per avviare la stampa. Pagina 186 di 243

187 Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione (stampa in formato xls), si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch. Pagina 187 di 243

188 Di seguito la stampa elaborazione definitiva/speciale: Pagina 188 di 243

189 Straordinario Elaborazione Conguaglio Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Stampa dei conguagli effettuati. Report Gestione Competenze/Dati TM con impatto economico Menù Gestione Mensile/Report/Straordinari Gestione giuridica Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Report. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Straordinari e la successiva sottovoce Straordinario Elaborazione Conguaglio. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di stampare le elaborazioni definitive e/o speciali del calcolo degli straordinari relativi ad un determinato mese. La maschera richiede le seguenti informazioni: Ente: lista obbligatoria in cui selezionare l Ente; Anno di riferimento: campo obbligatorio in cui inserire l anno riferimento; Data Elaborazione: campo obbligatorio in cui inserire la data dalla quale il sistema estrae i dati; Unità organizzativa: campo alternativo al campo persona in cui inserire l Unità organizzativa; Uo sottoposte: chech box eventualmente selezionato se si vuole estendere la stampa anche alle Uo subordinate a quella inserita; Persona: campo alternativo al campo Unità organizzativa in cui inserire la persona Pagina 189 di 243

190 Centrale/periferica: selezionare il tipo dell Unità organizzativa; Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia stampa per avviare la stampa. Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione (stampa in formato.xls), si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch. Pagina 190 di 243

191 Capitoli per Dipendente Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Report dell elenco dei dipendenti con indicazione del capitolo associato per Uo. Report Gestione Presenze/Attività Mensile Menù Gestione Mensile/Report/Straordinari Gestione dati - Gestione giuridica Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Report. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Capitoli di Bilancio e la successiva sottovoce Capitoli per Dipendente. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di elaborare un report riepilogativo dell elenco dei dipendenti con indicazione del capitolo associato per UO. La maschera richiede le seguenti informazioni: Unità organizzativa: campo obbligatorio in cui inserire l Unità organizzativa di interesse; UO sottoposte: check box eventualmente selezionato se si vuole estendere la stampa alle UO subordinate a quella inserita; Data di validità (gg/mm/aaaa): campo obbligatorio in cui si inserisce la data alla quale i dati presenti nel sistema sono validi. Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia stampa per avviare la stampa. Pagina 191 di 243

192 Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione (stampa in formato xls), si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch. Di seguito il report Elenco capitoli di bilancio per UO e numero di dipendenti per UO: Pagina 192 di 243

193 Capitoli per UO Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Report dei capitoli di bilancio associati ad una Unità organizzativa e il relativo numero dei dipendenti presenti. Report Gestione Presenze/Attività Mensile Menù Gestione Mensile/Report/Straordinari Gestione dati - Gestione giuridica Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Report. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Capitoli di Bilancio e la successiva sottovoce Capitoli per UO. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di elaborare un report riepilogativo di tutti i capitoli di bilancio associati ad una Unità organizzativa e il relativo numero dei dipendenti in essa incardinati a una certa data (impostabile dai parametri di lancio del report). Si tratta di dati relativi ai soli capitoli di bilancio della tipologia compenso Straordinari. La maschera richiede le seguenti informazioni: Unità organizzativa: campo obbligatorio in cui inserire l Unità organizzativa di interesse; Uo sottoposte: check box eventualmente selezionato se si vuole estendere la stampa alle Uo subordinate a quella inserita; Ufficio: selezionare Centrale o Periferico; Data di validità (gg/mm/aaaa): campo obbligatorio in cui si inserisce la data alla quale i dati presenti Pagina 193 di 243

194 nel sistema sono validi. Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia stampa per avviare la stampa. Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione (stampa in formato xls), si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch. Di seguito il report Elenco dei dipendenti con indicazione del capitolo associato per Uo: Pagina 194 di 243

195 Monte Ore Assegnato per Anno Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Report riepilogativo del monte ore assegnato ad una Unità organizzativa ed eventuali uffici subordinati. Report Gestione Presenze/Attività Mensile Menù Gestione Mensile/Report/Straordinari Gestione giuridica Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Report. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Straordinari e la successiva sottovoce Monte Ore Assegnato per Anno. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di effettuare una stampa riepilogativa del monte ore assegnato ad una Unità organizzativa ed eventuali UO subordinate in un determinato mese. La maschera richiede le seguenti informazioni: Anno: campo obbligatorio in cui inserire l anno per il quale si vuole la stampa; Unità organizzativa: campo obbligatorio in cui inserire l Unità organizzativa di interesse; UO sottoposte: check box eventualmente selezionato se si vuole estendere la stampa alle UO subordinate a quella inserita; Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia stampa per avviare la stampa. Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione (stampa in formato.xls), si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch. Pagina 195 di 243

196 Di seguito la stampa Monte ore: Pagina 196 di 243

197 Straordinari Annuali per UO Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Report riepilogativo degli straordinari su base annua per una determinata Unità organizzativa. Report Gestione Presenze/Attività Mensile Menù Gestione Mensile/Report/Straordinari Gestione dati Gestione giuridica Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Report. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Straordinari e la successiva sottovoce Straordinari Annuali per Ufficio. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di creare una report riepilogativo degli straordinari annuali relativi ad una determinata Unità organizzativa. La maschera richiede le seguenti informazioni: Anno: campo obbligatorio in cui inserire l anno per il quale si vuole il riepilogo degli straordinari annuali; Stato del mese: lista obbligatoria in cui selezionare lo stato del mese; Unità organizzativa: campo obbligatorio in cui inserire l Unità organizzativa di interesse; UO sottoposte: check box eventualmente selezionato se si vuole estendere la stampa alle UO subordinate a quella inserita; Centrale/Periferico: selezionare il tipo di Unità organizzativa. Pagina 197 di 243

198 Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia stampa per avviare la stampa. Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione (stampa in formato xls), si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch. Di seguito il report Straordinari annuali per ufficio: Pagina 198 di 243

199 Monitoraggio Assenze Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Report riepilogativo delle assenze su base annua per una determinata Unità organizzativa. Report Gestione Presenze/Attività Mensili Menù Gestione Mensile/Report/Assenze Gestione giuridica Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Mensile. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Report. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Assenze e la successiva sottovoce Monitoraggio Assenze. Che cosa fa la funzione? L elaborazione di questa funzione, origina un tabulato dal quale è possibile monitorare le assenze, per singolo ufficio, o per tutto l Ente, comparando quelle del mese selezionato a quelle relative allo stesso mese, ma afferenti all anno precedente. I dati presenti sul tabulato vengono successivamente messi a disposizione della Funzione Pubblica. La maschera richiede le seguenti informazioni: Mese: campo obbligatorio in cui inserire il mese per il quale si vuole il riepilogo delle assenze; Anno: campo obbligatorio in cui inserire l anno per il quale si vuole il riepilogo delle assenze; Unità organizzativa: campo obbligatorio in cui inserire l Unità organizzativa di interesse; Pagina 199 di 243

200 UO Sottoposte: check box eventualmente selezionato se si vuole estendere la stampa alle UO subordinate a quella inserita; Di seguito riportato l output della suddetta elaborazione in formato xls: Pagina 200 di 243

201 3.2.9 Visualizza Report/Batch Questa sezione permette di andare a ricercare, attraverso il numero Id generato dall attività batch lanciata dall operatore, la stampa avviata in precedenza dallo stesso. Accedendo a Visualizza Report/Batch, l operatore si troverà nella maschera Criteri di Ricerca che visualizza le seguenti informazioni: Identificativo lavorazione: numero Id generato dall attività batch; Da data elaborazione: range temporale; A data elaborazione: range temporale; Stato: filtra lo stato dell elaborazione (Avviato, Schedulato, Completato, etc.); Tipo: filtra la tipologia dell attività eseguita; Dopo aver selezionato i criteri necessari e il pulsante Cerca, il sistema carica la maschera Visualizza Stampe/Batch con le seguenti informazioni: Id: si tratta dell identificativo di lavorazione, è un elemento molto importante proprio perché, una volta lanciata un attività batch, è possibile operare su altre funzionalità e successivamente ricercare, tramite l Id in questione, l attività batch precedentemente lanciata; Nome: indica l attività batch lanciata; Tipologia: dettaglio dell attività batch lanciata; Parametri: i parametri impostati nella ricerca; Data elaborazione: data in cui si effettua l attività batch; Stato: stato dell attività; Dettaglio: informazioni nel dettaglio; Pagina 201 di 243

202 Stampa: se il campo viene valorizzato, è possibile eseguire la stampa dell attività lanciata; 3.3 Funzione pubblica Sezione in cui sono raggruppate tutte le funzioni implicate nella gestione e comunicazione dei dati statistici e di monitoraggio a PERLA PA - sistema integrato che unifica la gestione degli adempimenti previsti (GEDAP, ASSENZE PA..). Attualmente il sistema consente di comunicare dati relativi alla Rilevazione permessi ex legge 104/92 e al GEDAP per la gestione degli istituti sindacali (distacchi, permessi e aspettative) e non sindacali (permessi e aspettative per funzioni pubbliche elettive). Tutto nell ottica di semplificare e automatizzare la gestione da parte degli utenti delle Amministrazioni che hanno aderito alla soluzione avanzata della convenzione NoiPA Soggetto legittimato Obiettivo Tipologia funzione Processo di riferimento Percorso Ruolo abilitato Inserimento e gestione del soggetto legittimato Visualizzazione/Gestione Comunicazione PERLA PA Menù Funzione pubblica Aggetto gestione giuridica Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Funzione Pubblica. Tra le varie voci menu è presente la voce/funzione Soggetto legittimato. Si accede alla pagina di gestione del soggetto legittimato selezionando la voce sopra citata. Che cosa fa la funzione? Per la comunicazione al sistema PERLA PA di alcuni dei permessi relativi al GEDAP per la gestione degli istituti sindacali (distacchi, permessi e aspettative), è necessario associare all istituto che si vuole comunicare, il soggetto legittimato. Alla responsabilità addetto gestione giuridica viene assegnata la funzione Soggetto legittimato per l'inserimento e la gestione della relativa configurazione. Pagina 202 di 243

203 Accedendo alla funzione è possibile effettuare la ricerca dei soggetti legittimati censiti nel sistema. La ricerca può essere effettuata inserendo come parametri: Tipo soggetto legittimato: campo in cui selezionare il tipo soggetto legittimato (Confederazione sindacale, Organizzazione sindacale); Codice fiscale: campo in cui inserire il codice fiscale identificativo del soggetto legittimato; Sigla: campo in cui inserire la sigla del soggetto legittimato; Denominazione: campo in cui inserire la denominazione della sigla; Per effettuare la ricerca, l utente seleziona Cerca. I risultati vengono visualizzati in formato tabellare. L'utente può selezionare un record e il pulsante Modifica: il sistema visualizza la pagina di modifica abilitando i campi: Tipo soggetto legittimato: campo in cui selezionare il tipo soggetto legittimato (Confederazione sindacale, Organizzazione sindacale); Codice fiscale: campo in cui inserire il codice fiscale identificativo del soggetto legittimato; Sigla: campo in cui inserire la sigla del soggetto legittimato; Denominazione: campo in cui inserire la denominazione della sigla; Data fine validità: campo in cui inserire la data fine validità della configurazione del soggetto legittimato, quando non valorizzato la data fine validità viene impostata automaticamente dal sistema alla data 31/12/4712; Per confermare la modifica delle informazioni l'utente seleziona il tasto Conferma modifica. Se si vuole cancellare fisicamente dal sistema un soggetto legittimato, selezionare il record di interesse e premere il pulsante Elimina e viene visualizzato il seguente messaggio: "Eliminazione soggetto legittimato avvenuta correttamente". Per inserire un nuovo soggetto legittimato, l utente seleziona il tasto Nuovo. La maschera di inserimento richiede le seguenti informazioni: Pagina 203 di 243

204 Tipo soggetto legittimato: campo obbligatorio in cui selezionare il tipo soggetto legittimato (Confederazione sindacale, Organizzazione sindacale); Codice fiscale: campo obbligatorio in cui inserire il codice fiscale identificativo del soggetto legittimato; Sigla: campo obbligatorio in cui inserire la sigla del soggetto legittimato; Denominazione: campo obbligatorio in cui inserire la denominazione della sigla; Data fine validità: campo obbligatorio in cui inserire la data inizio validità della configurazione; Data fine validità: campo in cui inserire la data fine validità della configurazione del soggetto legittimato, quando non valorizzato la data fine validità viene impostata automaticamente dal sistema alla data 31/12/4712; Per salvare le informazioni nel sistema, selezionare il pulsante Salva. I tasti Annulla permettono di annullare l operazione corrente e di tornare alla maschera precedente Utenze funzione pubblica Obiettivo Tipologia funzione Processo di riferimento Percorso Ruolo abilitato Inserimento e gestione delle utenze di Funzione pubblica Visualizzazione/Gestione Comunicazione PERLA PA Menù Funzione pubblica Aggetto gestione giuridica Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Funzione Pubblica. Tra le varie voci menu è presente la voce Utenze funzione pubblica. Si accede alla pagina di gestione del soggetto legittimato selezionando la funzione Utenze funzione pubblica. Che cosa fa la funzione? Pagina 204 di 243

205 Per la comunicazione al sistema PERLA PA dei permessi tramite web service, è necessario provvedere alla creazione della relativa utenza sia sul sistema messo a disposizione dal Dipartimento della Funzione Pubblica, sia sul sistema NoiPA-TM. La combinazione username e password dovrà essere necessariamente la stessa su entrambi i sistemi. All interno del file XML, nella sezione relativa all autenticazione va inserita la username e la password dell utenza web service e il codice ente per cui comunicare il permesso. Il codice ente rappresenta la P.A. o una U.I. attiva da essa dipendente per cui effettuare la comunicazione. Esso è desumibile direttamente dal sistema PERLA PA tramite la funzionalità Dati Unità Amministrativa nella sezione Amministrazione, una volta effettuato l accesso con l utenza del Responsabile della P.A. o dell unità amministrativa per cui comunicare i permessi. Accedendo alla funzione è possibile effettuare la ricerca dell'utenza relativa all'utente loggato censita nel sistema. La ricerca può essere effettuata inserendo come parametri: Username funzione pubblica: campo in cui inserire l'username dell'utenza; Codice ente funzione pubblica: campo in cui inserire la P.A. o la U.I. attiva da essa dipendente per cui effettuare la comunicazione; Per effettuare la ricerca, l utente seleziona Cerca. I risultati vengono visualizzati in formato tabellare. L'utente può selezionare un record e il pulsante Modifica: il sistema visualizza la pagina di modifica abilitando i campi: Codice ente funzione pubblica: campo obbligatorio in cui inserire la P.A. o la U.I. attiva da essa dipendente per cui effettuare la comunicazione; Indirizzo campo in cui inserire l'indirizzo ; Password: campo in cui inserire eventualmente la nuova password; Conferma password: campo in cui inserire nuovamente la nuova password (è importante ricordare che username e password dovranno essere necessariamente le stesse su entrambi i sistemi NoiPA-TM e PARLA PA); Pagina 205 di 243

206 Per confermare la modifica delle informazioni l'utente seleziona il tasto Conferma modifica. Se si vuole cancellare fisicamente dal sistema l'utenza, selezionare il record e premere il pulsante Elimina e viene visualizzato il seguente messaggio: "Eliminazione utenza funzione pubblica correttamente effettuata". Per inserire un nuovo soggetto legittimato, l utente seleziona il tasto Nuovo. La maschera di inserimento richiede le seguenti informazioni: Nella sezione Dati persona vengono visualizzati Cognome - Nome e Codice fiscale prepopolati con i dati dell operatore che sta effettuando l operazione (utente loggato). Username funzione pubblica: campo obbligatorio in cui inserire l'username; Password: campo in cui inserire la password; Conferma password: campo in cui inserire nuovamente la password (è importante ricordare che username e password dovranno essere necessariamente le stesse su entrambi i sistemi NoiPA-TM e PARLA PA); Codice ente funzione pubblica: campo obbligatorio in cui inserire la P.A. o la U.I. attiva da essa dipendente per cui effettuare la comunicazione; Indirizzo campo in cui inserire l'indirizzo ; Per salvare le informazioni nel sistema, selezionare il pulsante Salva. Attualmente per l'utente loggato è possibile inserire una e una sola utenza Funzione pubblica. Il tasto Annulla permette di annullare l operazione corrente e di tornare alla maschera precedente Assenze PerlaPA Obiettivo Visualizzazione, creazione file xml e invio al sistema PERLA PA della assenze configurate per la comunicazione a tale sistema Pagina 206 di 243

207 Tipologia funzione Processo di riferimento Percorso Ruolo abilitato Visualizzazione/Gestione Comunicazione PERLA PA Menù Funzione pubblica Aggetto gestione giuridica Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Funzione Pubblica. Si accede alla pagina della funzionalità selezionando la voce/funzione Assenze PerlaPA. Che cosa fa la funzione? Il Dipartimento della Funzione Pubblica mette a disposizione un web service per poter ricevere, dalle varie Amministrazioni, i file XML contenenti i dati relativi alle assenze da comunicare. Tale servizio prevede il solo inserimento dei dati, per questo motivo è richiesta la massima attenzione sulla completezza e correttezza dei dati trasmessi, in quanto, una volta trasmessi, essi potranno essere modificati o cancellati solo accedendo al sito e tramite le relative funzionalità dell adempimento. A tal fine il sistema NoiPA-TM mette a disposizione la funzione di gestione delle assenze da inviare. La funzionalità permette la ricerca delle assenze da comunicare tramite varie selezioni (per istituto, per persona, per UO o per intero ramo di gerarchia, per periodo e per stato invio). Il risultato della ricerca sarà sviluppato su tre livelli: - Primo livello: Pagina 207 di 243

208 Nel primo livello della ricerca vengono visualizzati i dipendenti che hanno fruito, nel periodo inserito, dei permessi da comunicare al sistema PERLA PA. Premendo il tasto Seleziona tutti l'utente seleziona tutti i dipendenti che hanno fruito dei permessi risultati dalla ricerca e trasmette al sistema PERLA PA tutte le assenze effettuate per l'istituto selezionato. Selezionando uno o più record e il tasto Trasmetti è possibile trasmettere tutte le assenze effettuate dai dipendenti interessati. Per visualizzare il dettaglio della persona premere l'icona (+) che consente di indirizzare l'utente al secondo livello della funzionalità. - Secondo livello: Nel secondo livello vengono visualizzati i dati del dipendente selezionato e tutte le informazioni necessarie per la comunicazione dei permessi a PERLA PA inserite in fase di associazione spettanza. E' possibile visualizzare la lista delle spettanze (per sè stesso o per familiare/i o relative ai vari istituti sindacali o non sindacali, di cui il dipendente ha fruito permessi nel periodo. Pagina 208 di 243

209 Premendo il tasto Seleziona tutti l'utente seleziona tutte le spettanze associate al dipendente e trasmette al sistema PERLA PA tutte le assenze relative effettuate. Selezionando uno o più record e il tasto Trasmetti è possibile trasmettere tutte le assenze effettuate relative alla spettanza/e selezionata/e. Mediante il pulsante Indietro è possibile tornare al livello precedente. Per visualizzare il dettaglio delle singole assenze premere l'icona (+). - Terzo livello: Nel terzo livello viene visualizzato il dettaglio dell'associazione spettanza selezionata e i/le singoli/e giorni/ore di permesso fruiti nel periodo richiesto, e il relativo stato dell'assenza con l'informazione dell'eventuale invio già effettuato. Premendo il tasto Seleziona tutti l'utente seleziona tutte le assenze effettuate e le trasmette al sistema PERLA. Selezionando uno o più record e il tasto Trasmetti è possibile trasmettere le assenze selezionate. Mediante il pulsante Indietro è possibile tornare al livello precedente. Ad ogni livello in seguito all'operazione Seleziona tutti e Trasmetti i record non risultano più selezionabili Visualizzazione XML PerlaPA Obiettivo Tipologia funzione Processo di riferimento Visualizzazione e download del file xml dei permessi comunicati o da comunicare a PERLA PA Visualizzazione Comunicazione PERLA PA Pagina 209 di 243

210 Percorso Ruolo abilitato Menù Funzione pubblica Aggetto gestione giuridica Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Funzione Pubblica. Tra le varie voci menu è presente la voce/funzione Invii PerlaPA. Si accede alla pagina di download e monitoraggio selezionando la funzione Visualizzazione XML PerlaPA. Che cosa fa la funzione? La funzionalità consente di visualizzare i file XML creati e inviati o meno al sistema PerlaPA in quanto la modalità di comunicazione dei dati è asincrona. Questa modalità di trasmissione di trasmissione è stata scelta in quanto permette di gestire eventuali indisponibilità del servizio di acquisizione del sistema PERLA PA e non obbliga l'utente ad attendere i tempi di trasmissione. Accedendo alla funzionalità è possibile ricercare i fruitori dei permessi comunicati o da comunicare. L utente può effettuare una ricerca per l istituto per cui si desidera visualizzare i file XML creati e/o inviati, l'unità organizzativa e gli eventuali uffici sottoposti, la persona, il periodo dal al di competenza delle assenze presenti nel file, il periodo dal al di invio e lo stato di invio del/i file, oppure può effettuare una ricerca senza inserire alcun criterio di selezione, e in tal caso verranno estratti tutti i record della tabella file XML per PERLA PA già presenti in base dati esclusivamente per l'istituto indicato. L'utente può consultare e scaricare in locale il file XML selezionando l'icona di download nella colonna File XML. 3.4 Badge Pagina 210 di 243

211 In questa sezione vengono gestite le informazioni di presidio dei badge d'accesso alle sedi delle strutture organizzative per il personale dipendente e per il personale esterno all'amministrazione, sia stabile che occasionale (i visitatori). Tra le caratteristiche di questa sezione vi è la possibilità di gestire l'anagrafica delle ditte di provenienza del personale esterno, l'immissione contemporanea di più badge e la stampa dei presenti in sede, quest'ultima utile ai fini di sicurezza Badge Sezione in cui sono raggruppate le funzionalità implicate nella gestione dei badge Inserimento Badge Obiettivo Tipologia funzione Processo di riferimento Percorso Ruolo abilitato Censire badge nel sistema Visualizzazione/Gestione Gestione Presenze/Badge Menù Gestione Badge/Badge Gestione badge Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Badge. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Badge. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Inserimento Badge. Che cosa fa la funzione? La funzione consente l inserimento nel sistema dei badge. La maschera richiede le seguenti informazioni: Pagina 211 di 243

212 Tipo badge: lista obbligatoria in cui selezionare la tipologia del badge: Dipendente Visitatore Personale esterno etc. Massimo numero badge inserito: campo in sola visualizzazione indicante il massimo numero di badge per la tipologia precedentemente selezionata; Gruppo lettori: lista obbligatoria in cui selezionare il gruppo di lettori cui è associato il badge; Numero badge: campo obbligatorio numerico in cui inserire il numero identificativo del badge; Sede emissione badge: lista in cui selezionare la sede di emissione del badge; Data attivazione (gg/mm/aaaa): campo obbligatorio in cui inserire la data di attivazione del badge che si sta inserendo; Data disattivazione (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data di disattivazione del badge; Note: campo in cui inserire informazioni relative al badge. In seguito all inserimento delle informazioni richieste l utente seleziona il pulsante Inserisci badge Inserimento Massivo Badge Obiettivo Tipologia funzione Processo di riferimento Percorso Ruolo abilitato Censire più badge contemporaneamente nel sistema Visualizzazione/Gestione Gestione Presenze/Badge Menù Gestione Badge/Badge Gestione badge Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Badge. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Badge. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Inserimento Massivo Badge. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di inserire nel sistema più badge contemporaneamente. La maschera richiede le seguenti informazioni: Pagina 212 di 243

213 Tipo badge: lista obbligatoria in cui selezionare la tipologia del badge: Dipendente Visitatore Personale esterno etc. Massimo numero badge inserito: campo in sola visualizzazione indicante il massimo numero di badge per la tipologia precedentemente selezionata; Gruppo lettori: lista obbligatoria in cui selezionare il gruppo di lettori cui è associato il badge; Numero badge di partenza: campo obbligatorio numerico in cui inserire il numero identificativo del primo badge che viene inserito ; Numero badge di arrivo: campo obbligatorio numerico in cui inserire il numero identificativo del dell ultimo badge che viene inserito; Incremento numero di badge: campo numerico in cui inserire l incremento del numero di badge; Sede emissione badge: lista in cui selezionare la sede di emissione del badge; Data attivazione (gg/mm/aaaa): campo obbligatorio in cui inserire la data di attivazione del badge che si sta inserendo; Data disattivazione (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data di disattivazione del badge; Note: campo in cui inserire informazioni relative al badge. In seguito all inserimento delle informazioni richieste l utente seleziona il pulsante Avvia inserimento Gestione Badge Obiettivo Gestire i badge censiti nel sistema Tipologia funzione Visualizzazione/Gestione Processo di Gestione Presenze/Badge Pagina 213 di 243

214 riferimento Percorso Ruolo abilitato Menù Gestione Badge/Badge Gestione badge Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Badge. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Badge. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Gestione Badge. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di gestire i badge. Accedendo alla funzionalità è possibile ricercare i badge presenti nel sistema. La maschera richiede le seguenti informazioni: Numero badge: lista obbligatoria in cui selezionare la tipologia del badge: Dipendente Visitatore Personale esterno etc.; Tipo badge: lista in cui selezionare la tipologia del badge: Dipendente Visitatore Personale esterno etc. Gruppi lettori: lista in cui selezionare il gruppo di lettori cui è associato il badge; Seleziona: check box sa selezionare se si si vuole effettuare la ricerca dei badge Assegnati o Tutti; Dopo l inserimento delle informazioni richieste selezionare il pulsante Cerca. I risultati di ricerca vengono visualizzati in formato tabellare. Pagina 214 di 243

215 Selezionando il badge di interesse e il tasto Seleziona il sistema visualizza la pagina di dettaglio. Se si vuole eliminare dal sistema il badge l utente preme il pulsante Elimina badge. Per disattivarlo invece occorre selezionare il tasto Disattiva badge. Per modificare invece le informazioni del badge, l utente deve selezionare il pulsante Modifica badge. La maschera consente di modificare solamente le seguenti informazioni: Tipo badge: lista obbligatoria in cui selezionare la tipologia del badge: Dipendente Visitatore Personale esterno etc. Gruppo lettori: lista obbligatoria in cui selezionare il gruppo di lettori cui è associato il badge; Per rendere effettive le modifiche occorre, premere il tasto Salva modifica badge Assegnazione Badge In questa sezione sono raggruppate le funzioni implicate nell associazione dei badge ai vari tipi di persone Badge Definitivo Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Associare badge ai dipendenti Visualizzazione/Gestione Gestione Presenze/Badge Menù Gestione Badge/Assegnazione Badge Gestione badge Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Badge. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Assegnazione Badge. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Badge definitivo. Che cosa fa la funzione? Pagina 215 di 243

216 La funzione consente di associare un badge ad una persona. Accedendo alla funzionalità è possibile ricercare le associazioni presenti nel sistema. Selezionando il tasto Nuovo il sistema consente la ricerca della persona di interesse. In seguito alla selezione della persona viene visualizzata la maschera di inserimento dell associazione. La maschera richiede le seguenti informazioni nella sezione Dati assegnazione badge: Numero badge: campo in cui selezionare il badge da associare; Data assegnazione (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data di assegnazione; Data scadenza (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data di scadenza dell assegnazione; Data ritiro badge (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data alla quale il badge viene ritirato. Selezionare il pulsante Salva per il salvataggio delle informazioni. Dopo la ricerca e la selezione dell associazione di interesse è possibile visualizzarne le informazioni selezionando il pulsante Seleziona. Se si vuole modificare i dati selezionare il pulsante Modifica, se invece l utente vuole cancellare dal sistema l associazione deve premere il tasto Elimina Badge Provvisorio Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Assegnazione badge provvisori alle persone Visualizzazione/Gestione Gestione Presenze/Badge Menù Gestione Badge/Assegnazione Badge Gestione badge Gestione accessi Come si accede alla funzione? Pagina 216 di 243

217 Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Badge. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Assegnazione Badge. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Badge Provvisorio. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di associare badge provvisori alle persone. Accedendo alla funzionalità il sistema carica la pagina di ricerca: effettuando una ricerca senza inserire nessun parametro di input vengono visualizzate tutte le associazioni presenti e valide alla data di riferimento. Selezionando il pulsante Nuovo è possibile ricercare la persona alla quale si vuole associare il badge. In seguito alla ricerca della persona di interesse e la selezione del pulsante Seleziona. La maschera richiede le seguenti informazioni nella sezione Dati assegnazione badge: Numero badge: campo in cui selezionare il badge da associare; Data assegnazione (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data di assegnazione; Data scadenza (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data di scadenza dell assegnazione; Note: campo in cui inserire eventuali informazioni relative all assegnazione. Per salvare i dati nel sistema, l utente seleziona il pulsante Salva. Dopo aver effettuato la ricerca delle associazioni selezionando il record di interesse e il pulsante Dettaglio il sistema visualizza il dettaglio dell associazione. Per modificare le informazione selezionare il pulsante Modifica. Per cancellare l associazione dal sistema e riassegnare lo stesso numero di badge ad un'altra persona, l utente preme il pulsante Elimina Timbrature da File Sezione in cui sono raggruppate tutte le funzioni implicate nella gestione dei file di timbrature Invio File Timbrature Obiettivo Caricare nel sistema un file di timbrature. Pagina 217 di 243

218 Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Gestione Gestione Presenze/Timbrature Menù Gestione Badge/Timbrature da File Gestione badge Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Badge. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Timbrature da file. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Invio File Timbrature. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di salvare nel sistema un file di timbrature. La maschera richiede le seguenti informazioni: Sede: lista obbligatoria in cui selezionare la sede alla quale sono riferite le timbrature; File: selezionare il pulsante Scegli file per caricare il file di interesse; Per rendere effettivo il salvataggio del file nel sistema l utente seleziona il pulsante Upload Visualizzazione Stato Invii Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Visualizzare la situazione degli invii delle timbrature Visualizzazione Gestione Presenze/Timbrature Menù Gestione Badge/File da Timbrature Gestione badge Come si accede alla funzione? Pagina 218 di 243

219 Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Badge. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Timbrature da file. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Visualizzazione Stato invii. Che cosa fa la funzione? La funzionalità permette di ricercare le timbrature acquisite dalle sedi locali, rispetto al badge locale. La maschera richiede le seguenti informazioni: Sede: lista obbligatoria in cui selezionare la sede alla quale sono riferite le timbrature; Data timbratura minima: campo in cui inserire la data timbratura minima; Data timbratura massima: campo in cui inserire la data timbratura massima; Badge: inserire l eventuale numero di badge; Solo timbrature non caricate: check box eventualmente selezionato se si vogliono considerare solo le timbrature non caricate; Per effettuare a ricerca selezionare il pulsante Cerca. I risultati di ricerca vengono visualizzati in formato tabellare Assegnazione Badge Locali Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Assegnare un badge locale Gestione Gestione Presenze/Timbrature Menù Gestione Badge/Timbrature da File Gestione badge Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Badge. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Timbrature da file. Pagina 219 di 243

220 Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Assegnazione Badge Locali. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di associare badge locali. Per una nuova associazione selezionare il pulsante Nuovo. In seguito alla ricerca e selezione della persona e del tasto Seleziona il sistema richiede le seguenti informazioni: Numero badge: campo in cui selezionare il badge da associare; Data assegnazione (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data di assegnazione; Data scadenza (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data di scadenza dell assegnazione; Note: campo in cui inserire eventuali informazioni relative all assegnazione. Per il salvataggio delle informazioni selezionare il tasto Salva. Dopo aver effettuato la ricerca delle associazioni selezionando il record di interesse e il pulsante Dettaglio il sistema visualizza il dettaglio dell associazione. Per modificare le informazione selezionare il pulsante Modifica. Per cancellare l associazione dal sistema e riassegnare lo stesso numero di badge ad un'altra persona, l utente preme il pulsante Elimina Timbrature da WS Sezione in cui sono raggruppate tutte le funzioni implicate nella verifica dell Xml. Pagina 220 di 243

221 Verifica Xml Acquisizione Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Creare report riepilogativo dello stato di lavorazione dei file delle timbrature inviate dall ente Report Gestione Presenze/Timbrature da WS Menù Gestione Badge/Timbrature da WS Gestione badge Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Badge. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Timbrature da WS. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Verifica Xml Acquisizione. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di verificare lo stato di lavorazione dei file delle timbrature inviate dall ente La maschera richiede le seguenti informazioni: Amministrazione: lista in cui selezionare l'amministrazione per la quale si vuole ricercare il/i flusso/i di interesse. Questa viene visualizzata ed è quindi valorizzabile solo nel caso in cui l'utente loggato ha il profilo di sistema Abilitazione Gestione MultiEnte. In caso contrario viene presa in considerazione l'amministrazione di riferimento dell'utente. Struttura Spedizione: lista in cui selezionare la struttura, appartenente all'amministrazione selezionata, che ha inviato il file xml delle timbrature Da (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data dalla quale ricercare il/i flusso/i di interesse A (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data alla quale ricercare il/i flusso/i di interesse Stato Elaborazione: lista in cui selezionare lo stato elaborazione per il quale si vuole ricercare il/i flusso/i di interesse Pagina 221 di 243

222 In seguito all inserimento delle informazioni richieste l utente seleziona il pulsante Cerca Il sistema visualizza in formato tabellare i risultati della ricerca. con le seguenti informazioni: Id: identificativo della richiesta di acquisizione del file delle timbrature Struttura spedizione: indica la struttura che ha inviato il file xml delle timbrature Amministrazione: amministrazione di riferimento della struttura di spedizione; Stato elaborazione: stato dell'elaborazione del flusso; Data ricezione file: data in cui è stato ricevuto il file delle timbrature; Data elaborazione file: data in cui è terminata l'elaborazione del flusso Scarica File Input: è possibile eseguire il download del file xml di input delle timbrature Scarica File Output: se il campo viene valorizzato, è possibile eseguire il download del file xml di output dell'elaborazione delle timbrature Riattiva: se il campo viene valorizzato, è possibile riattivare l'elaborazione del flusso rimasto bloccato PER PROBLEMI INFRASTRUTTURALI (CHIUSURA DEL SISTEMA PER MANUTENZIONE, TIME-OUT PER SOVRACCARICO MOMENTANEO, INDISPONIBILITÀ DEL DB DURANTE L ELABORAZIONE, PROBLEMI DI RETE) Timbrature acquisite Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Creare report riepilogativo dello stato di lavorazione delle timbrature acquisite Report Gestione Presenze/Timbrature da WS Menù Gestione Badge/Timbrature da WS Gestione Badge Pagina 222 di 243

223 Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Gestione Badge. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Timbrature da WS. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Timbrature Acquisite. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di verificare lo stato di lavorazione delle timbrature acquisite. La maschera richiede le seguenti informazioni: Amministrazione: lista in cui selezionare l'amministrazione per la quale si vuole ricercare il/i flusso/i di interesse. Questa viene visualizzata ed è quindi valorizzabile solo nel caso in cui l'utente loggato ha il profilo di sistema Abilitazione Gestione MultiEnte. In caso contrario viene presa in considerazione l'amministrazione di riferimento dell'utente. N badge: campo in cui inserire il numero del badge dal quale ricercare il/i flusso/i di interesse Da (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data dalla quale ricercare il/i flusso/i di interesse A (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data alla quale ricercare il/i flusso/i di interesse Stato Elaborazione: lista in cui selezionare lo stato elaborazione per il quale si vuole ricercare il/i flusso/i di interesse. In seguito all inserimento delle informazioni richieste l utente seleziona il pulsante Cerca. Il sistema Il visualizza in formato tabellare i risultati della ricerca. Pagina 223 di 243

224 3.5 Personale Esterno Sezione in cui sono raggruppate tutte le funzioni implicate nella gestione del personale esterno dipendente di una ditta esterna Ditte Sezione in cui sono raggruppate le funzionalità implicate nel censimento e gestione delle Ditte Inserimento Ditte Obiettivo Tipologia funzione Processo di riferimento Percorso Ruolo abilitato Inserire una ditta esterna nel sistema Visualizzazione/Gestione Gestione Anagrafica Enti/Ditte Menù Personale Esterno/Ditte Gestione badge Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Personale Esterno. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Ditte. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Inserimento Ditte. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di censire nel sistema le eventuali ditte esterne. Pagina 224 di 243

225 La maschera è organizzata in due sezioni: > INFORMAZIONI DITTA: Ragione sociale: campo obbligatorio in cui inserire la ragione sociale dell azienda; Indirizzo: campo in cui inserire l indirizzo dell azienda; Comune: campo obbligatorio in cui inserire il comune di appartenenza dell azienda; CAP: campo in cui il relativo codice di avviamento postale; Num. Di telefono: campo in cui inserire il numero di telefono dell azienda; Num. Di fax: campo in cui inserire il numero di fax dell azienda; campo in cui inserire l indirizzo dell azienda; Partita IVA/Codice fiscale: campo in cui inserire la partiva IVA/Codice fiscale dell azienda; Data inizio validità (gg/mm/aaaa): campo obbligatorio in cui inserire la data inizio validità dell azienda nel sistema; Data fine validità (gg/mm/aaaa):campo in cui inserire la data fine validità dell azienda nel sistema; Note: campo in cui inserire eventuali informazioni relative all azienda che si sta inserendo. > INFORMAZIONI REFERENTE DITTA: Nome referente: campo obbligatorio in cui inserire il nome del referente dell azienda; N telefono referente: campo obbligatorio in cui inserire il numero di telefono del referente dell azienda; N cell. referente: campo in cui inserire l eventuale numero di cellulare del referente; referente: campo in cui inserire eventuale indirizzo di posta elettronica del referente. In seguito all inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Salva nuova ditta per salvare i dati nel sistema. Pagina 225 di 243

226 Gestione Ditte Obiettivo Tipologia funzione Processo di riferimento Percorso Ruolo abilitato Gestione delle ditte presenti nel sistema Visualizzazione/Gestione Gestione Anagrafica Enti/Ditte Menù Personale Esterno/Ditte Gestione badge Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Personale Esterno. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Ditte. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Gestione Ditte. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di gestire le informazioni relative alle ditte presenti nel sistema. In seguito alla ricerca e seleziona dell azienda di interesse e del pulsate Seleziona, l applicazione visualizza la pagina di dettaglio. Per modificare le informazioni selezionare il pulsante Modifica. Per cancellare dal sistema una ditta premere il tasto Elimina. Pagina 226 di 243

227 3.5.2 Personale Esterno In questa sezione sono raggruppate le funzioni implicate nell inserimento e gestione del personale dipendente a una ditta esterna Inserimento Personale Esterno Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Inserire nel sistema personale esterno Gestione Gestione Anagrafica Persona/Personale esterno o Visitatori Menù Personale Esterno/Personale Esterno Gestione badge Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Personale Esterno. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Personale esterno. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Inserimento personale Esterno. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di censire nel sistema il personale esterno. La maschera richiede le seguenti informazioni: Pagina 227 di 243

228 > DATI PERSONALI: Cognome: campo obbligatorio in cui inserire il cognome della persona ; Nome: campo obbligatorio in cui inserire il nome della persona; Data inizio validità (gg/mm/aaaa): campo obbligatorio in cui inserire la data inizio validità nel sistema; Codice fiscale: campo in cui inserire il codice fiscale; Sesso: selezionare il sesso della persona; Data di nascita: campo in cui inserire la data di nascita; Nazione di nascita: campo in cui inserire la Nazione di nascita; Comune di nascita: campo in cui inserire il comune di nascita; Città estera di nascita: campo in cui inserire eventuale città estera di nascita; campo in cui inserire l indirizzo di posta elettronica; > ASSEGNAZIONE: Referente dell amministrazione: campo in cui inserire l eventuale referente della persona esterna; Struttura richiedente: campo in cui inserire la struttura richiedente. Unità organizzativa da ricercare tra quelle censite nel sistema; Struttura Assegnazione: : campo in cui inserire la struttura di assegnazione. Unità organizzativa da ricercare tra quelle censite nel sistema; Ubicazione: campo in cui inserire l ubicazione dell esterno. Ubicazione da ricercare tra quelle censite Pagina 228 di 243

229 nel sistema; Dati logistici: campo in cui inserire i dati logistici relativi all esterno. Da ricercare tra quelli inseriti nel sistema; Ditta: campo obbligatorio in cui inserire la ditta dell esterno; Società appaltatrice: campo in cui inserire la società appaltatrice; Dettaglio società appaltatrice: campo in cui inserire il dettaglio della società appaltatrice; Sede emissione badge: campo in cui selezionare la sede di emissione badge; Note/Attività svolta: campo in cui inserire eventuali informazioni. Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Salva Gestione Personale Esterno Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Gestire le informazioni relative al personale esterno Visualizzazione/Gestione Gestione Anagrafica Persona/Personale esterno o Visitatori Menù Personale Esterno/Personale Esterno Gestione badge Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Personale Esterno. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Personale esterno. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Gestione Personale Esterno. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di gestire le informazioni relative al persone esterno. In seguito alla ricerca della persona di interesse o la sua selezione il sistema visualizza un pagina di dettaglio delle informazioni: La pagina visualizza i seguenti tab: - Dati personali: tab in cui è possibile visualizzare le informazioni personali della persona ricercata. Selezionando il pulsante Modifica si possono modificare i dati. Selezionando Elimina è possibile cancellare dal sistema la persona. Pagina 229 di 243

230 - Assegnazione: tab in cui è possibile visualizzare l assegnazione: premere Modifica per modificare le informazioni. - Telefoni: tab in cui è possibile visualizzare i numeri telefonici della persona ricercata; Se l utente seleziona il pulsante Nuovo inserisce un nuovo numero di telefono. Selezionando Modifica è possibile modificare le informazioni. Per cancellare il numero selezionato premere il tasto Elimina. - Badge: tab in cui si possono visualizzati i badge assegnati alla persona ricercata. Se l utente seleziona il pulsante Nuovo assegna un nuovo badge alla persona. Selezionando Modifica è possibile modificare le informazioni. Per cancellare un assegnazione badge premere il tasto Elimina. Pagina 230 di 243

231 Visualizzazione Timbrature Esterni Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Visualizzare le timbrature effettuate dal personale esterno Visualizzazione Gestione Presenze/Timbrature Menù Personale Esterno/Personale Esterno Gestione badge Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Personale Esterno. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Personale esterno. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Visualizza Timbrature Esterni. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di visualizzare le timbrature del personale esterno in un mese di riferimento. In seguito alla ricerca della persona di interesse il sistema visualizza la seguente pagina: Pagina 231 di 243

232 Dopo aver inserito l anno e mese di riferimento per il quale si vogliono visualizzare le timbrature, l utente seleziona il pulsante Visualizza. Il sistema visualizza le timbrature in formato tabellare come si può vedere nell immagine Visitatori In questa sezione sono raccolte le funzionalità implicate nell inserimento e gestione del personale visitatore che occasionalmente accede alla struttura organizzativa. Pagina 232 di 243

233 Inserimento Dati Anagrafici e Assegnazione Badge Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Censimento delle informazioni anagrafiche dei visitatori e assegnazione basge per l ingresso nella struttura organizzativa Visualizzazione/Gestione Gestione Anagrafica Persona/Personale esterno o Visitatori Menù Personale Esterno/Visitatori Gestione accessi Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Personale Esterno. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Visitatori. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Inserimento Dati Anagrafici e Assegnazione Badge. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di inserire nel sistema i dati anagrafici di un visitatore occasionale e di assegnargli un badge. La maschera richiede le seguenti informazioni: Codice fiscale: campo in sola visualizzazione in cui visualizzare il codice fiscale del visitatore già censito nel sistema; Cognome: campo obbligatorio in cui inserire/visualizzare il cognome del visitatore; Nome: campo obbligatorio in cui inserire/visualizzare il nome della persona; Num. Badge: campo in cui inserire il numero di badge da assegnare al visitatore; Pagina 233 di 243

234 Data assegnazione (gg/mm/aaaa): campo valorizzato automaticamente con la data corrente; Ora assegnazione: campo valorizzato automaticamente con l orario corrente; Data riconsegna (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data di riconsegna del badge; Ora riconsegna (hh:mm): campo in cui inserire l'orario di riconsegna del badge; Note: campo in cui inserire eventuali informazioni; Per salvare le informazioni nel sistema, l utente seleziona il pulsante Salva Report Questa sezione permette di ottenere la stampa di report riepilogativi relativi alle assegnazioni e ai badge dei dipendenti, del personale esterno e dei visitatori Elenco Presenti in Sede Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Creare un report riepilogativo del personale sia interno che esterno presente in una determinata sede a una certa data e ora. Report Gestione Anagrafica Persona/Personale esterno o Visitatori Menù Personale Esterno/Report Gestione accessi Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Personale Esterno. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Report. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Elenco presenti in Sede. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di generare un report riepilogativo di tutto il personale presente in una data sede a una certa ora di una determinato giorno.. Ovviamente questo personale -dipendente, esterno o visitatore occasionale- deve aver timbrato, per accedere alla sede, con un badge censito sul sistema e associato a tale personale; se questa condizione è rispettata il report può essere utilizzato per finalità di sicurezza (chiusura della sede) o in casi di pericolo (es.: necessità di evacuare l edificio in caso di incendio). La maschera richiede le seguenti informazioni: Pagina 234 di 243

235 Ubicazione: struttura fisica di appartenenza delle persone di cui rilevare la presenza; Data timbratura (gg/mm/aaaa): data alla quale rilevare la presenza; Ora timbratura: ora alla quale rilevare la presenza; Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia stampa. Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione (stampa in formato pdf.), si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch Elenco Personale Esterno Obiettivo Tipologia funzione Processo di riferimento Percorso Ruolo abilitato Creare un report riepilogativo dei badge assegnati al personale esterno censito nel sistema Report Gestione Anagrafica Persona/Personale esterno o Visitatori Menù Personale Esterno/Report Gestione badge Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Personale Esterno. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Report. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Elenco presenti Esterno. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di generare un report riepilogativo in formato.xls dei badge assegnati al personale esterno censito nel sistema. La maschera richiede le seguenti informazioni: Pagina 235 di 243

236 Data scadenza a partire da (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data che deve essere considerata per l estrazione di tutti i badge con data assegnazione a partire da tale data; Data scadenza uguale a (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data che deve essere considerata per l estrazione di tutti i badge con data scadenza uguale a tale data; Sede emissione: se tale campo viene valorizzato con la sede di emissione, la stampa prospetterà solo i badge emessi da tale sede; Sede abilitata: se tale campo viene valorizzato con la sede abilitata, la stampa prospetterà solo i badge abilitati ad entrare in tale sede; Modalità di estrazione: Completa/Parziale >> Completa: tutte le ditte compresa Consip, Parziale: tutte le ditte esclusa Consip; Criterio di ordinamento: Referente/Ditta >> l estrazione delle informazioni può essere ordinata per Referente o per Ditta; Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia stampa. Per verificare la corretta esecuzione della procedura e visualizzare il risultato dell'elaborazione (stampa in formato pdf.), si rimanda al paragrafo Visualizza Report/Batch. Di seguito il report: Pagina 236 di 243

237 Transiti Personale Esterno Obiettivo Tipologia funzione Processo riferimento Percorso Ruolo abilitato di Creare un report riepilogativo dei transiti del personale esterno Report Gestione Anagrafica Persona/Personale esterno o Visitatori Menù Personale Esterno/Report Gestione badge Come si accede alla funzione? Per accedere alla funzione occorre selezionare il menù orizzontale Personale Esterno. Sono visualizzate le varie voci menù tra cui la voce Report. Si accede alla pagina della funzione selezionando la sottovoce Transiti Personale Esterno. Che cosa fa la funzione? La funzione consente di generare un report riepilogativo dei transiti del personale esterno. La maschera richiede le seguenti funzionalità: Data inizio periodo (gg/mm/aaaa): campo in cui inserire la data che deve essere considerata per l estrazione dei transiti; Pagina 237 di 243

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