SWIM. SKF World-class Invoice Matching. fatture e documenti di consegna. Rev 04

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1 SWIM SKF World-class Invoice Matching Specifiche SKF per fatture e documenti di consegna Rev 04

2 Indice 1 Scopo Introduzione Dati contenuti in fattura Dati obbligatori richiesti in una fattura emessa a SKF Dati facoltativi richiesti in una fattura emessa a SKF Descrizione dettagliata dei dati obbligatori Descrizione dettagliata dei dati facoltativi Istruzioni generali di fatturazione Richieste generali su documenti di trasporto

3 1 Scopo Lo scopo di questo documento è quello di comunicare ai fornitori di SKF le specifiche relative al contenuto delle fatture. L inserimento di queste specifiche permetterà di incrementare in misura considerevole il numero di fatture ricevute che saranno gestite ed accettate automaticamente. 2 Introduzione Per ottimizzare l introduzione di sistemi automatici di gestione ed approvazione, le fatture ed i documenti di consegna devono contenere alcune informazioni. Inoltre, le fatture devono essere emesse seguendo alcune istruzioni di carattere generale. Il contenuto di questo documento è essenzialmente in linea con leggi e regolamenti europei e buona parte delle condizioni sono anche considerate come best practice nel resto del mondo. 3 Dati contenuti in fattura Una fattura può contenere un numero elevato di dati e questo documento descrive solamente quelli critici per il processo SKF di gestione delle fatture. Tutti gli altri dati possono continuare ad essere riportati in fattura a patto che non interferiscano con i dati critici e che vengano forniti in modo strutturato. I dati di interesse sono suddivisi in due gruppi: dati obbligatori, che devono essere sempre presenti; dati condizionali, necessari quando si verificano specifiche condizioni. I capitoli 4 e 5 contengono la lista dei dati appartenenti ad ogni gruppo, mentre i capitoli 6 e 7 ne riportano una descrizione dettagliata. 3

4 4 Dati obbligatori richiesti in una fattura emessa a SKF Tipo fattura Numero fattura Data fattura Ragione sociale e sede legale del Fornitore Ragione sociale e sede legale della società SKF acquirente Partita IVA del Fornitore Partita IVA della società SKF acquirente Nome della persona di contatto in SKF Valuta utilizzata in fattura Importo totale della fattura Importo totale della fattura al netto dell IVA Importo IVA suddiviso per aliquota applicata Descrizione dei beni forniti/servizi erogati Importo della linea di fattura Quantità fatturata e unità di misura Prezzo unitario fatturato Numero e data del documento di consegna Numero dell ordine d acquisto di SKF 4

5 5 Dati facoltativi richiesti in una fattura emessa a SKF Indirizzo di consegna Paese di provenienza INCOTERMS Termini di pagamento concordati Codice SKF del prodotto Riferimento alla fattura originale Riferimento ad accordi Costi addizionali Importi IVA nella valuta locale Importo esente o reverse charge 5

6 6 Descrizione dettagliata dei dati obbligatori I dati che seguono devono essere sempre presenti su una fattura affinché essa sia accettata da SKF. 6.1 Tipo fattura La determinazione del tipo di fattura è indispensabile per poter correttamente elaborare la fattura in esame. Una normale fattura è classificata come una fattura commerciale e, per sua natura, costituisce un debito per SKF. Ma ci potrebbero anche essere casi in cui Note Debito o Note Credito debbano essere gestite in riferimento alla fattura commerciale originale. Note Debito e Note Credito non sono fatture ma transazioni correttive collegate ad una fattura originale. I tre tipi possibili di transazione sono: Fattura Commerciale (o semplicemente Fattura), Nota Credito e Nota Debito. Il tipo della fattura deve sempre essere espresso in modo appropriato nel documento e deve essere facile da individuare. 6.2 Numero fattura Il numero fattura è un numero sequenziale, basato su una o più serie, che identifica univocamente la fattura. 6.3 Data fattura Rappresenta la data di emissione della fattura. 6.4 Ragione sociale e sede legale del Fornitore Rappresentano il nome completo e l indirizzo della società (o della persona) che ha effettuato la vendita a SKF. 6.5 Ragione sociale e sede legale della società SKF acquirente Contiene nome ed indirizzo della società SKF acquirente (il cliente). 6.6 Partita IVA del Fornitore Il numero identificativo IVA fornito a tutte le persone fisiche o giuridiche che si occupano di commercio di beni o servizi. Nella maggioranza dei paesi dove la legislazione relativa all IVA non è attiva, esiste comunque un codice ufficiale di registrazione delle Società. 6.7 Partita IVA della società SKF acquirente Il codice identificativo della partita IVA o un codice ufficiale equivalente di registrazione della Società. Per fatture all interno dell UE già oggi è un codice 6

7 obbligatorio. 6.8 Nome della persona di contatto in SKF Un nominativo di riferimento di SKF su ogni fattura costituisce un informazione importante per una gestione corretta. Questo dato sarà utilizzato per indirizzare la fattura alla persona che ha emesso l ordine di acquisto o a chi dovrà verificare la fattura stessa. Tutte le fatture senza riferimento a ordini di acquisto dovranno riportare il nominativo della persona che ha richiesto la merce/servizio. Le fatture su cui è riportato il numero dell ordine di acquisto dovranno comunque riportare un nominativo di riferimento SKF. 6.9 Valuta utilizzata in fattura Definisce la valuta utilizzata per esprimere gli importi presenti nella fattura. E accettata una sola valuta per fattura Importo totale della fattura Indica l importo che dovrà essere corrisposto al fornitore Importo totale della fattura al netto dell IVA Indica l importo tassabile totale ed include gli importi delle linee della fattura e gli eventuali costi addizionali. L importo tassabile per aliquota o esenzione, il prezzo unitario al netto dell IVA ed ogni sconto o riduzione non inclusi nel prezzo unitario Importo IVA suddiviso per aliquota applicata Diverse aliquote possono essere applicate nella stessa fattura nel caso di IVA a debito. L importo IVA suddiviso per aliquota deve essere specificato come indicato dalle autorità fiscali Descrizione dei beni/servizi forniti Contiene la descrizione dei beni e dei servizi forniti inclusi nella fattura Importo della linea di fattura Specifica l importo dei beni/servizi fatturati, ove possibile calcolata nella forma quantità fatturata per prezzo unitario Quantità fatturata e unità di misura Si tratta del numero di articoli fatturati e della loro unità di misura. L unità di 7

8 misura potrebbe essere pezzi, metri, chilogrammi e così via. SKF raccomanda l utilizzazione dei codici descritti dalla Raccomandazione UNECE Prezzo unitario fatturato E il prezzo per una singola unità di bene/servizio fatturato Numero e data del documento di consegna Il numero del documento di consegna è l identificativo univoco del documento che accompagna i beni. La data del documento di consegna corrisponde alla data in cui la fornitura dei beni o servizi è stata effettuata o completata Numero dell ordine di acquisto SKF E l identificativo univoco dell ordine emesso da SKF. 8

9 7 Descrizione dettagliata dei dati facoltativi 7.1 Indirizzo di consegna E l indirizzo di chi riceve i beni. E richiesto quando l indirizzo di consegna è diverso dalla sede legale dell acquirente. 7.2 Paese di provenienza Paese da cui i beni sono stati originariamente spediti. 7.3 INCOTERMS Sono le condizioni di consegna definite dalla International Chamber of Commerce. Al momento sono state codificate 13 condizioni diverse, come EXW, FCA e DDP. Questo dato è necessario per spedizioni intracomunitarie. 7.4 Termini di pagamento concordati Sono le condizioni concordate di pagamento della fattura, riportate negli ordini d acquisto. Queste condizioni devono essere conformi a quelle convenute fra SKF e il Fornitore. 7.5 Codice SKF del prodotto E il codice univoco attribuito da SKF al prodotto acquistato. Il dato è richiesto nel caso di acquisto di materiale legato alla produzione. 7.6 Riferimento alla fattura originale In caso di emissione di documenti di rettifica (Note credito / Note debito) si deve indicare sempre il numero della fattura originaria e relativo documento di trasporto. Inoltre: - in caso di restituzione del materiale si dovrà indicare il numero / data del D.D.T. emesso da SKF; - ogni documento di rettifica dovrà fare riferimento esclusivamente ad una sola fattura. 7.7 Riferimento In molti casi le fatture sono emesse facendo riferimento ad accordi predefiniti o contratti. Ad esempio i costi di leasing, fatture dell energia elettrica, telefoniche e così via. 9

10 7.8 Costi addizionali A volte SKF ed il Fornitore concordano di evidenziare costi addizionali per trasporto, confezionatura, attrezzaggio e così via. Questi costi devono essere chiaramente descritti. 7.9 Importi Iva nella valuta locale Nel caso in cui la valuta della fattura sia diversa dalla valuta nazionale, gli importi Iva devono essere espressi anche nella valuta locale. Deve essere inoltre indicato il tasso di cambio utilizzato Importo Iva esente o reverse charge Nel caso in cui vi sia un esenzione si dovrà evidenziare la norma applicata. 10

11 8 Istruzioni generali di fatturazione Una fattura deve sempre fare riferimento ad un ordine di acquisto preventivamente emesso da SKF. E importante che la fattura emessa venga inviata ad SKF senza ritardi. Quando possibile, la fattura deve fare riferimento ad un documento di spedizione. Il numero del documento di spedizione deve assolutamente coincidere con il numero identificativo del documento di spedizione inviato insieme ai beni. I Fornitori situati in Nazioni dove l IVA non è utilizzata devono inserire nella fattura un numero ufficiale di registrazione impiegato nella loro nazione o comunque un identificativo univoco concordato con SKF. Ogni nota credito (e nota debito) deve fare riferimento al numero della fattura originale e deve fare riferimento ad un sola fattura. Fatture, note debito, note credito e la relativa documentazione di supporto devono essere inviate separatamente secondo le istruzioni fornite da SKF. Documenti diversi da fatture, note credito e note debito, quali ad esempio documenti di spedizione, fatture proforma e documenti doganali devono essere inviati all indirizzo di consegna della merce/servizio. Se le fatture sono cedute ad una società di factoring o ad altre società finanziarie, questa informazione deve essere riportata in modo esplicito, stampato o mediante timbratura, in un area specifica della fattura stessa. SKF deve essere sempre informata delle eventuali variazioni delle coordinate bancarie. Nel caso vi sia una differenza causata dal fornitore nel prezzo o nella quantità fatturata, verrà richiesta una nota di credito per l intero ammontare fatturato e una nuova fattura dovrà essere emessa. 11

12 9 Richieste generali sui documenti di trasporto Numero del documento di consegna (uguale al numero riportato nella fattura) Numero dell ordine di acquisto e, se necessario, il riferimento al numero della linea Indirizzo di consegna merci Data di spedizione Quantità spedita Unità di misura Descrizione dei beni Codice articolo 12

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