Effective date: 03/12/13 Caterpillar Inc. Caterpillar: Public Release. Page 1

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1 Caterpillar Ariba Network Guide Page 1

2 Ariba Network Reference Document 1. Introduzione Ariba La configurazione del conto Configurare Instradamento ordini elettronici Configurare Instradamento fatture elettroniche Configurare Archiviazione fatture Ricezione degli ordini di acquisto in Ariba Fatturazione Fatturazione per gli ordini di acquisto Fatturazione per gli ordini che non sono nella inbox, inclusi i contratti Fatturazione CSV Fatturazione cxml / EDI Invoicing Note di accredito Stato della fattura Fatture rifiutate Rapporti Ariba Ariba Network Costo d'iscrizione Tutorial / Guida Supporto delle lingue Informazioni di contatto Caterpillar Procurement Service Center Regional Help Desks Ariba Esigenze sui docuemnti per Caterpillar Indirizzo di fatturazione per entità legali di Caterpillar: Esigenze su IVA: Esigenze sull ordine di acquisto: Domande di un nuovo fornitore Domande generali Ariba Page 2

3 1. Introduzione Lo scopo di questo documento è fornire l aiuto e la guida ai fornitori di Caterpillar sul modo di utilizzare l'ariba Network in conformità della configurazione specifica di Caterpillar. Per avere maggiori informazioni e ulteriore documentazione sull Ariba si prega di consultare la sezione Guida in Ariba Network. Il presente documento è prodotto solo per lo scopo informativo e non deve essere considerato come imposta, consulenza finanziaria o legale. Si prega di consultare il suo proprio consulente di tassa o consulente finanziario con tutte le domande relative all uso della fatturazione elettronica (e-invoicing). 2. Ariba La configurazione del conto In Ariba è possibile configurare il suo conto per determinare come gli ordini e le fatture sono indirizzati, il tipo delle notifiche che si riceve e il modo dell archiviazione delle fatture. Si prega di accedere al suo account Ariba, faccia clic sulla freccia a discesa accanto al suo account e selezioni le opzioni da configurare in Impostazioni Ariba Network. Page 3

4 2.1. Configurare Instradamento ordini elettronici Selezioni Instradamento ordini elettronici dalla lista Impostazioni Ariba Network per configurare il modo del ricevimento degli ordini di acquisto (Purchase Orders). Completi l etichetta Instradamento ordini elettronici e faccia click su Salva. Nell etichetta Instradamento ordini elettronici si vede molte sezioni come : Nuovi ordini, Ordini modificati/annullati, Altri tipi di documento, Notifiche e Impostazioni e informazioni profilo esteso. Tutte le sezioni hanno i tipi diversi dei docuemti. Lei deve configurare Metodo di instradamento secondo le sue preferenze. Se Lei ha scelto un metodo di instradamento Posta elettronica, Lei deve inserire il suo indirizzo per tutti i tipi dei documenti nella sezione Opzioni. Page 4

5 I tipi del metodo di instradamento: On line: I documenti sono disponibili solo nel suo conto Ariba [Sconsigliato a meno che Lei controlla manualmente il suo account Ariba per i nuovi documenti più volte al giorno.] cxml/edi: I documenti sono inviati come XML/EDI. Una configurazione aggiuntiva è necessaria si prega di leggere una sezione cxml / EDI Invoicing o contattare MSC Help Desk per maggiori informazioni. Posta elettronica: I documenti sono inviati via . Lei può selezionare una opzione per ricevere i documenti XML attacati a una . Lei può anche entrare fino a cinque indirizzi di posta elettronica semplicemente separandoli con una virgola. FAX: I documenti sono inviati al numero di fax associato al Suo account Quando tutti i campi sono ineriti faccia clic sul pulsante Salva nell'angolo in alto a destra della pagina Configurare Instradamento fatture elettroniche Faccia clic su Instradamento fatture elettroniche dalla lista Impostazioni Ariba Network per configurare come Lei vuole inviare le sue fatture ai clienti (Caterpillar). I tipi di Instradamento fatture elettroniche: Online: Le fatture sono create e inviate dal suo conto Ariba a Caterpillar via Internet. cxml / EDI: Le fatture sono inviate via cxml/edi. Questa opzione esige una configurazione aggiuntiva. Si prega di di contattare Ariba per maggiori informazioni. Si prega di completare Metodo di invio e Notifiche, faccia clic sul pulsante Salva. Page 5

6 2.3. Configurare Archiviazione fatture Il processo dell archivizione fatture è necessario per molti paesi con IVA [l'imposta sul valore aggiunto - Value Added Tax] dove si richiede le fatture elettroniche firmate (la maggioranza dei paesi europei). Ariba permette di scaricare le fatture dal suo conto Ariba in formato ZIP per memorizzare e infine archiviare. Lei può configurare la sua archivizione fatture nella parte inferiore dell etichetta Instradamento fatture elettroniche. Selezioni la frequenza, dopo l opzione Archivia immediatamente e faccia clic su Inizia. Questa opzione verifica la disponibilità del primo archivio. È possibile scaricare le fatture archivate dalla pagina Posta in uscita dal suo conto Ariba Network. Page 6

7 Per avere magiori informazioni riguardo alle altre preferenze e opzioni disponibili per il suo conto Ariba si prega di consultare il documento Managing Your User Account nel sito Ariba Help. 3. Ricezione degli ordini di acquisto in Ariba Gli ordini di acquisto (PO) generati per Caterpillar arrivano nella sua posta in arriva Ariba. Il prefisso dell ordine è D, P o B. Questi ordini sono visualizzati quando Lei crea un rapporto di affari con Caterpillar via la piattaforma Ariba. Tutti gli ordini generati prima di creare il suo rapporto con Caterpillar via Ariba non sono visibili nella sua inbox. Caterpillar NON USA le etichette : Fogli presenze e richieste approvazione spesa, Pagamenti anticipati, Pagamenti pianificati, Rimesse, Contratti, Notifiche. Gli ordini di acquisto per i contratti non sono visibli nella Sua inbox Ariba. Il nome del contratto si inizia con la lettera C. Gli ordini di acquisto per i contratti sono inviati via all indirizzo che noi abbiamo registrato con tutte le informazione dettagliate sull elaborazione della fattura quando il nuovo contratto è creato o c è una nuova versione del contratto. Il suo MSC Help Desk Regionale o Lead Buyer possono anche inviare una copia. 4. Fatturazione 4.1. Fatturazione per gli ordini di acquisto Una fattura è basata sull ordine di acquisto (Il prefisso dell ordine è D, P o B ). Page 7

8 Si utilizza questo metodo durante la fatturazione di un ordine di acquisto (Il prefisso dell ordine è D, P o B ) che si invia alla sua inbox. Una nota importante: Se non può trovare un ordine di acquisto nella sua inbox, si prega di fare il riferimento alla sezione La fatturazione per gli ordini che non sono nella inbox, inclusi i contratti (Il prefisso di un contratto C ). Lei può utilizzare questo metodo quando Lei fa una fatturazione per una richiesta che non è nella sua inbox. Nella posta di arrivo si prega di trovare l ordine (PO) per la fatturazione e si prega di cliccare sullo suo numero per aprirlo. In parte superiore della pagina clicchi sul pulsante Crea fattura e selezioni Fattura standard. Questo apre una schermata Intestazione fattura. Nella schermata di Riepilogo si prega di mettere qui il Suo numero della fattura (deve essere unico) e la data della fattura (faccia clic sul calendario e selezioni la data della fatturazione). Faccia clic su Successivo. I fornitori degli Stati Uniti devono anche inserire il loro numero Tax ID se non è inserito dal sistema. Page 8

9 Convalidi gli indirizzi della spedizione e del cliente. Importante: Le informazioni sull indirizzo possono essere usate per convalidare una somma delle tasse per la fattura. Le informazioni scorrette possono provocare il rifiuto della fattura. Sezione di tassa - se il Suo ordine permette a Lei di usare la tassa si prega di cliccare sulla casella di controllo Tassa a livello d intestazione. Il primo campo è categoria, si prega di scegliere vendite ed entrare il tasso della tassa da fatturazione. Per facilità d'uso, è anche possibile configurare il menu della tassa di questo modo che avrà l imposta sul valore aggiunto ed il tasso della tassa adatta nel menu a discesa delle categorie. IVA/TAX ID del fornitore: Per le fatture inviate ai paesi con IVA si prega di assicurarsi che il numero di IVA è inserito nel campo Supplier VAT/Tax ID. Nota per le fatture inviate a Perkins o Caterpillar Shrewsbury in UK: La configurazione di Caterpillar consentirà solo l'uso di uno IVA. Le fatture con una valore IVA diversa deveono essere inviate via una fattura cartacea. Tax Exchange Rate: Se la valuta sulla fattura è diversa dalla valuta usata di solito nella struttura di Caterpillar, Ariba aggiunge il campo con il valore predefinito Tax exchange rate (il tasso di cambio fiscale). Questo Tax exchange rate è usato per calculare un importo delle tasse in valuta locale. Si prega di assicurarsi che il valore del tasso è aggiornato secondo l esigenza della regolazione nella struttura locale. Page 9

10 Nota per le fatture inviate a Perkins o Caterpillar Shrewsbury in UK: Per queste fatture Ariba esige una scelta si prega di selezionare una delle cinque entità legali dall elenco a discesa Customer Address (l indirizzo del cliente) nella sezione Campi supplementari (si vede sopra). Lei deve assicurarsi che l indirizzo è lo stesso nella documentazione sull ordine di acquisto o contratto. Spese supplementari-commenti-allegati: In alcuni casi Caterpillar può consentire di aggiungere le spese supplementari da parte del fornitore per le spese di spedizione o imbalaggio. Prima di aggiungere tale costo nella fattura si prega di contattare il buyer lui deve inviare una confirmazione al fornitore con l accettazione dei costi aggiuntivi per un ordine di acquisto adeguato. Le spese supplementari non autorizzate possono provocare il rifiuto della fattura. SOLO US Costo di spedizione: Di solito Caterpillar preferisce collaborare con i vettori preferiti con loro porto assegnato. Il fornitore può accedere a Supplier Connect ed entrare la localizzazione ship-from e ship-to (da dove si prende i beni e dove si deve spedirli) per trovare il contatto con i vettori adeguati per organizzare la spedizione a Caterpillar. Si prega di contattare il Buyer elencato nell ordine di acquisto se Lei ha bisogna di usare un altro tipo di spedizione e non porto assegnato di Caterpillar. Termine di pagamento: Le condizioni di pagamento diverse dal calendario standard di regolamento di Caterpillar devono essere autorizzate per il Buyer in anticipo. Commento/allegato: Visibili all acquirente e al Buyer di Caterpillar. Per aggiungere il campo supplementare si prega di selezionare una opzione adeguata nel menu a discesa Aggiungi a intestazione. MESSICO - IMPORTANTE: Quando si invia una fattura a Caterpillar in Messico è necessario attaccare una fattura cartacea (PDF) alla fattura elettronica. Se il fornitore si trova in Messico, lui deve attaccare entrambi il file PDF e XML alle tutte fatture elettroniche. Il nome del file PDF e XML deve essere identico. Se il fornitore si trova al di fuori del Messico deve attaccare solo il file PDF alla fattura elettronica. Page 10

11 Si prega di cliccare su Allegato dal menu a discesa Aggiungi a intestazione e di allegare una fattuttra cartacea. Se una fattura cartacea richiesta non è attaccata, il pagamento può essere ritardato. La sezione Prodotti: Le righe sono preriempite dall ordine di acquisto. Lei non può aumentare i costi della riga. Si prega di contattare Lead Buyer menzionato sull ordine per cambiare il prezzo. La fattura parziale: Se ci sono parecchi elementi e Lei fa una fattura parziale si prega di scegliere riga per riga che Lei non vuole includere ed eliminarle utilizzando il pulsante Elimina. Questo elimina le righe dell articolo solo della questa fattura le righe selezionate non sono eliminate in modo permanente. Se Lei spedisce una parte dei prodotti può anche correggere la quantità per la fatturazione. Gli altri elementi non fatturati o una quantità che rimane saranno disponibile per la fatturazione dopo. Lei può aggiungere i commenti, lo sconto o il trasporto speciale alla riga selezionando una riga e facendo clic sul pulsante Azioni per voce d ordine. Crea fattura: Dopo aver fatto tutti gli aggiornamenti faccia clic sul pulsante Successivo. Se tutti i dati sono corretti si prega di cliccare su Invia e uscire dalla creazione della fattura. Non c è bisogno di stampare questa paggina perché dopo aver inviato la fattura Lei può ritrovare una copia nella posta in uscita. Se ci sono gli errori sulla questa pagina deve sempicemente cliccare Precedente, correggere gli errori et inviare ancora una volta. Page 11

12 IMPORTANTE: Molti paesi non consentono la fatturazione interamente elettronico. Per questi paesi si deve inviare una a Caterpillar con una copia cartacea della fattura con "COPIA DELLA FATTURA ELECTROINICA" stampigliato sulla fattura da qualche parte. L'elenco dei paesi che attualmente consentono la fatturazione completamente elettronica ** e non richiedono una copia cartacea della fattura: - Stati Uniti - Singapore - Regno Unito ** È responsabilità del fornitore per eseguire le indagini necessarie per assicurarsi che siano conformi con le normative locali attuali in materia di fatturazione elettronica Fatturazione per gli ordini che non sono nella inbox, inclusi i contratti Lei può utilizzare questo metodo quando Lei fa una fatturazione per un contratto (il prefisso C ) o per un ordine di acquisto (il prefisso D, B o P ) che non sono nella posta in arrivo. Scelga Fattura senza ordine nella pagina iniziale nei collegamenti veloci a sinistra. Nella schermata successiva si prega di selezionare Fattura Standard e cliccare su Successivo. Crea fattura: Riepilogo: Si prega di entrare le informazioni come si fa nella fattura regolare e si prega di mettere qui il suo numero della fattura (deve essere unico) Informazioni ordine: Si prega di entrare il numero del contratto nel campo Numero contratto O entrare il numero dell ordine di acquisto nel campo N. ordine cliente. Se l ordine è BPO entri il numero nel campo Numero contratto. Lei non può usare insieme il campo per il numero del contratto (Numero contratto) e per ordine di acquisto (N. ordine cliente) nella stessa fattura. I numeri di ordine fanno distinzione tra maiuscole e minuscole e devono iniziare con le lettere maiuscole. Page 12

13 Si prega usare solo il numero del contratto e non estensione V. La fattura può essere rifiutata se utente non riempie i campi adeguati. Questo campo si usa per gli ordini D000, POS, PE, POG ou POL. Questo campo si usa per i contratti C, CS, CX, CG ou CL. Spedizione: Si prega di aggiornare e verificare gli indirizzi cliccando sul link Visualizza/modifica indirizzi. - IMPORTANTE: Le informazioni sull indirizzo possono essere usate per convalidare una somma delle tasse per la fattura. Le informazioni scorrette possono provocare il rifiuto della fattura o il pagamento parziale. Prodotti: Lei deve entrare manualmente tutte le righe perché la fattura non è creata sulla base dell ordine di acquisto dalla posta in arrivo. Per aggiungere i prodotti si prega di fare clic sul pulsante Aggiungi voce. Si prega di non usare sezione Servizi - la fattura può essere rifiutata. Si prega di entrare le stesse informazioni come sono sul Suo ordine o contratto. Il campo N. si riferisce al numero del riferimento della riga che viene dall ordine o dal contratto. Page 13

14 IMPORTANTE: Una fattura deve corrispondere esattamente all ordine di acquisto (il riferimento delle rige, il numero del componento, la quantità, l'unità di misura) Si prega di entrare Descrizione e Prezzo unitario per abbinare l ordine. Si prega di avere sempre una copia del PO o del contratto per il riferimento. Se non ha il numero del componento nel PO si prega di entrare n/a nel campo N. parte. Si prega di assicurarsi che le lettere nel numero dell ordine sono maiuscole. L Ariba è molto sensibile! Per le voce della fattura per un ordine, ogni voce della fattura deve corrispondere esattamente alla voce nell ordine. Si prega di riempire i campi rimanenti nella schermata Crea fattura (una sezione Fatturazione per gli ordini di acquisto) e cliccare sul pulsante Invia. Alcune abbreviazioni dell unità di misura:: Each EA Mile 1M Month MON Lot LO Year ANN Foot FT Hour HUR Crate CR Square foot FTK Carton CT Case CS Week WEE Pack PK Day DAY Package PK Box BX Pound LBR Dozen DZN Pallet PF 4.3. Fatturazione CSV Ariba Network offre una possibilità di caricare molte fatture basate sul file CSV (comma schema delimited). Limitazione: Per l'importazione delle fatture CSV si applicano le seguenti limitazioni: Numero massimo delle voce di ordine per una fattura 1,000 Numero massimo delle fatture per il file: 50 Dimensione massima del file: 4 MB Importante: L opzione dell'importazione delle fatture CSV non è disponibile nella struttura Perkins. Page 14

15 Per ulteriori informazioni sull importazione delle fatture CSV si prega di contattare il suo MSC Help Desk locale. Page 15

16 4.4. Fatturazione cxml / EDI Ariba Network supporta anche il protocollo EDI e cxml per inviare le fatture e ricevere gli ordini. Lei potrebbe usare il suo sistema ERP usando questi canali di comunicazione. Lei può trovare le informazioni ulteriori faccia clic su Guida, dopo il link Documentazione prodotto. C è una linguetta In Ariba Help, faccia clic sull etichetta Amministrazione. Ci si trova le informazioni su cxml e EDI. 5. Note di accredito Caterpillar ha recentemente attivato una fonzione della nota di accredito disponibile in Ariba Network. In questo momento Caterpillar accetta le note di accredito create in Ariba dall ordine, dalla fattura originale, dal contratto. Si prega di seguire le indicazioni riportate di seguito quando si crea la nota di accredito per Caterpillar. Ogni nota di accredito dovrebbe corrispondere a una richiesta di acquisto (PO)/a una fattura. Si prega di non mettere qualche PO sulla stessa nota di accredito. Le note di accredito per Caterpillar possono essere entrate via Ariba Network. Si prega di inviare una nota di accredito solamente per Caterpillar Inc per le fatture pagate o pianificate per il pagamento. Si prega di verificare Supplier Connect prima di inviare una nota di accredito. Includa la causa della creazione di una nota di accredito nel campo di commenti. Includa il numero della fattura originale nel settore di commento. Page 16

17 Le fasi del processo - Creazione di una nota di accredito da una fattura: 1) Selezioni una fattura dalla posta in uscita per creare una nota di accredito. 2) Faccia clic sul numero della fattura per aprirla. ** Si prega di inviare una nota di accredito solamente per Caterpillar Inc per le fatture pagate o pianificate per il pagamento. Si prega di verificare lo stato della sua fattura nel sito web Supplier Connect. 3) Selezioni Crea nota di accredito al livello di voce d ordine nella parte superiore della schermata. Page 17

18 4) Entri il numero originale della fattura con CR aggiunti alla fine per il campo N. nota di accredito. 5) Entri Motivo per la nota di accredito nel campo dei commenti. 6) Per impostazione predefinita, tutti gli elementi nella fattura sono incluse nella nota di credito. Lei può Rimuovere / Eliminare gli elementi se necessario per una nota di accredito parziale. 7) Faccia clic su Successivo. 8) Riveda la sua nota di accredito. Faccia clicsu Invia. Page 18

19 6. Stato della fattura Dopo aver inviato una fattura in Ariba, Lei può vederla nella Posta in uscita. Lei può trovare una fattura adeguata nella posta in uscita usando Filtri di ricerca. Nota: Lei può anche usare la funzione Cerca nella pagina iniziale per trovare una fattura. Lo stato della fattura è visibile nella lista nella posta in uscita. Page 19

20 LO STATO DELLA FATTURA: In coda: Lo stato iniziale. Ariba Network riceve una fattura e questo è una sola azione. Inviato: Ariba Network invia una fattura a Caterpillar. IMPORTANTE: Prima di inviare una fattura o inviare di nuovo si prega di verificare lo stato e cronologia della fattura originale. Se Lei ha una fattura che ha più di 5 anni e il suo stato è Inviato, si prega di contattare Help Desk. Riconosciuto: Caterpillar riceve la fattura. Trattamento: Caterpillar rivede e approva la fattura. Approvato: La fattura è approvata e è inviata al sistema contabile per il pagamento. Si prega di accedere a Supplier Connect per rivedere la data prevista per il pagamento delle vostre fatture approvate. Rifiutato: La fattura è rifiutata. Lei deve vedere la fattura per rivedere il motivo del rifiuto. Se ha bisogno di ulteriori informazioni riguardanti lo stato della fattura: Faccia clic sul numero della fattura per aprirla (sopra) Faccia clic sull etichetta Cronologia per vedere più informazioni. 7. Fatture rifiutate Nella pagina iniziale Lei può rivedere nella sezione Stato della fattura il numero delle fatture rifiutate. Faccia clic sul link sotto la colonna Rifiutato per vedere la lista completa delle fatture rifiutate nella sua posta in uscita. - Lei può anche cercare un numero specifico della fattura per vedere lo stato. Si prega di vedere Configure Instradamento ordini elettronici per configurare le notifiche sul rifiuto delle fatture in Ariba. Page 20

21 Dopo aver aperto la fattura Lei puo trovare il motivo del rifiuto cliccando sul Cronologia. Faccia clic sul pulsante Modifica nella parte superiore o inferiore dello schermo per cambiare la fatture e inviare di nuovo se necessario. IMPORTANTE: Lei deve cambiare il numero della fattura e correggere l errore che ha provocato il rifiuto prima di inviarla di nuovo. Prima di inviare una fattura o inviare di nuovo si prega di verificare lo stato e cronologia della fattura originale. Se Lei ha una fattura che ha più di 5 anni e il suo stato è Inviato, si prega di contattare Help Desk. Page 21

22 8. Rapporti Ariba Ariba offre la possibilità di creare e eseguire i rapporti. Lei può creare un rapporto sull ordine, fattura, fattura rifiutata in Ariba. Faccia clic sull etichetta Rapporti per creare il modello nuovo del rapporto. CREARE: Lei può creare un nuovo rapporto cliccando sul pulsante Crea. Si prega di inserire il titolo di rapporto e una descrizione (opzionale). Imposti il fuso orario, lingua e tipo di rapporto. Page 22

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24 Lei può filtrare il suo rapporto selezionando un cliente o tutti i clenti. Configuri come si filtra una fattura e inervallo date. Faccia clic su Invia per creare il suo rapporto. Il modello del suo nuovo rapporto c è nella lista Modelli di rapporto. Faccia clic sul pulsante Aggiorna stato fino a vedere lo stato Elaborato. Dopo l elaborazione del rapporto Lei può rivederlo o scaricare cliccando Scarica. Lei può modificare il modello del rapporto per cambiare come si filtra una fattura e inervallo date. Dopo aver fatto gli aggiornamenti lo stato del rapporto è in coda. Faccia clic sul pulsante Aggiorna stato fino a vedere lo stato Elaborato. Lei può rifare un rapporto esistente cliccando sul pulsnate Esegui. Questa opzione crea lo stesso rapporto senza fare alcuni aggiornament nei rapporti. Per le informazioni ulteriori sui rapporti si prega di visitare Ariba Help. Page 24

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26 9. Ariba Network Ariba Network è una comunità vivace degli acquirenti e dei loro fornitori. Si tratta di un'unica piattaforma completa e globale per la collaborazione con i clienti. Più di 730,000 fornitori partecipanti Esecuzione di più di 200 miliardi di dollari in transazioni annuali Operazioni in 130 Paesi e 70 valute Comprende 400 aziende di Fortune 500 Page 26

27 9.1. Costo d'iscrizione Ariba ha implementato una nuova struttura tariffaria basando ai livelli di sottoscrizione e le spese per i servizi di transazione. La nuova struttura dei prezzi inizia il 1 gennaio Le modifiche entrano in vigore per ciascun fornitore dopo loro data di anniversario principale, quindi il lancio sarà completato il 1 gennaio L'abbonamento SMP è basato sul numero di documenti e di volume finanziario che Lei tratta entro un periodo di 12 mesi e l'estensione della automazione, servizi e supporto che la vostra attività richiede. Quando l'uso di Ariba Network cresce, il suo livello di sottoscrizione cresce con Lei - fornendo sempre maggiori livelli di funzionalità, strumenti, servizi e benefici per aumentare le opportunità di collaborazione, l'automazione e la differenziazione competitiva. L'allineamento dei bisogni e delle risorse permette di ricevere il programma di abbonamento che è meglio per il suo business. Ci sono cinque (5) offerte di abbonamento dalla sottoscrizione gratuita base standard (Standard subscription) all abbonamento che offre una piena collaborazione (Enterprise Plus). I fornitori saranno assegnati agli appropriati livelli di sottoscrizione sul loro anniversario principale come segue: I fornitori ricevono automaticamente l abbonamento standard (senza costi) fino a che effettuano cinque transazioni o più documenti e 50K USD o superiore in almeno una relazione con un cliente ogni anno. Dopo questo, il livello di sottoscrizione è basato sui volumi finanziari delle transazioni che fornitore tratta annualmente con tutti i clienti via Ariba Network, anche sul suo utilizzo della tecnologia. La tabella seguente elenca i limiti di volume delle transazioni annuali per ciascun livello di sottoscrizione. Spese di servizio di transazione sono valutate con una piccola percentuale (0,155 per cento, o 15 1/2 centesimi per 100 dollari) di volume di transazioni che qualifica la relazione via Ariba Network. Le relazioni con meno di cinque documenti o un volume di transazioni annuo di meno di dollari sono esente da tasse. Per queste relazioni con i clienti, si riceve i benefici del livello di base e le transazioni in Ariba Network senza alcun costo. Page 27

28 I costi possono essere cambiati Q. Come sono "Transaction Volume" e "Document Counts" calcolati? A. Transaction Volume" è una somma degli ordini di acquisto e delle fatture non-po fino ai 12 mesi precedenti O una somma delle fatture (PO e non-po) fino ai 12 mesi precedenti. "Document Counts" è una somma degli ordini di acquisti ed una somma delle tutte fatture (PO e non-po) insieme fino ai 12 mesi precedenti. Altri ordini e fatture, riconoscimenti sugli ordini, ordini di modifica, notifiche anticipate sul trasporto e tutti altri documenti sono esclusi del conteggio dei documenti. Per sapere più si prega di visitare: Esempio Tabella di calcolo Network Transaction Service Fee : Volume delle transazioni nel periodo di fatturazione Conteggio dei documenti nel periodo di fatturazione 50,000$ 5 78$ 150,000$ $ 250,000$ $ 1,000,000$ 2,000 1,550$ 7,000,000$ 8,500 10,850$ 250,000,000$ 10 20,000$ 250,000,000$ ,000$ Prezzi nel periodo di fatturazione Page 28

29 9.2. Tutorial / Guida Le guide pratiche : L introduzzione sull Ariba Supplier Network Le operazioni preliminari nell Ariba Supplier Network La programma di appartenza dei fornitori L elaborazione degi ordini di acquisto Inviare le fatture e le note La dimostrazione su Procurement e Expense 9.3. Supporto delle lingue Ariba Network supporta più lingue. Le seguenti lingue sono supportate in Ariba Network e per Ariba Customer Support: inglese francese italiano tedesco spagnolo giapponese cinese semplificato portoghese brasiliano olandese svedese russo norvegese fanese polacco ungherese Page 29

30 10. Informazioni di contatto Caterpillar Si contatta Caterpillar MSC (Fotnitore) Help Desk per le domande o i problemi relativi al contenuto di ordini di acquisto o di contratti, le fatture, il rifiuto della fattura o di o la creazione delle fatture via Ariba Network. Si prega di utilizzare la tabella qui sotto per determinare le informazioni di contatto per il suo help desk regionale. Procurement Service Center Regional Help Desks Localizzazione Fornitore o numeri esterni di L'indirizzo telefono Stati Uniti MSC_HELP_Americas@cat.com Gran Bretagna MSC_HELP_Europe@cat.com Europa* MSC_HELP_Europe@cat.com Cina MSC_HELP_CHINA@cat.com Singapore MSC_HELP_Singapore@cat.com Messico + 52 (81) MSC_HELP_MEXICO@cat.com *All European (non-uk) countries use the MSC Help Desk number labeled Europe. Multiple languages supported by Europe number Ariba Ariba helpdesk deve essere contattato per questioni tecniche / domande relative a Ariba, rete di fornitori, attivazione EDI o XML. Pagina iniziale di Ariba: (faccia clic su Help Contatta il supporto ) USA / Canada numero gratuito ARIBA Nord / Sud America Europa / Medio Oriente / Africa +44 (0) (0) Asia Pacifico (numero gratuito per la Francia, Germania, Italia, Paesi Bassi, Spagna, Svezia, Svizzera e Regno Unito) Page 30

31 I seguenti numeri sono gratuiti se si chiama dal paese: Australia Corea Cina Malesia Hong Kong Nuova Zealanda India Filippine Indonesia Singapore Giappone Thailandia Contatto con Ariba via Webform: Esigenze sui docuemnti per Caterpillar Indirizzo di fatturazione per entità legali di Caterpillar: A seconda dell entità legale di CAT, i documenti devono essere fatturati ai seguenti indirizzi: Entità legale (US) Caterpillar Geneva (36) Malaga Demonstration (NF) Malaga Formation (NG) CRSI (GK) (Used Equipment) Indirizzo di fatturazione Accounts Payable LD SW Adams Street Peoria, IL Caterpillar Sarl Accounts Payable 76, rte de Frontenex PO Box 6000 CH-1211 Geneva 6 Caterpillar CDD Accounts Payable Finca La Candelaria s/n E Santa Rosalia-M aqueda (Ma) Spain Caterpillar Formación Técnica S.L. Malaga Accounts Payable Finca La Candelaria s/n E Santa Rosalia-M aqueda (Ma) Spain Caterpillar Redistribution Services International Sarl Accounts Payable 76, rte de Frontenex PO Box 6000 Page 31

32 CEF (SS) CF (NU) CH-1211 Geneva 6 Caterpillar European Finance s.r.o. Klimentskà Praha 1 IC: DIC: CZ Caterpillar Finance s.r.o. Klimentskà Praha 1 IC: DIC: CZ Esigenze su IVA: Tutti i documenti inviati devono rispettare le esigenze di IVA e di Caterpillar, si deve includere le seguenti informazioni: Elenco di controllo dei documenti: - Nome del fornitore e indirizzo - Numero di partita IVA del fornitore - Nome e indirizzo dell'entità legale di CAT - Numero di partita IVA di CAT (veda tabella sotto) - Rappresentante fiscale di CAT con numero di partita IVA (veda sotto la tabella) - Numero di fattura - Data della fattura - Quantità e descrizione dei prodotti / servizi - Prezzo di unità - Gli sconti non inclusi nel prezzo - Tasso di IVA - Importo della fattura per ogni tasso di IVA - VAT amount in currency of supplier s country of origin currency if different from invoice currency - Importo dell'iva nella valuta originale del paese del fornitore se diverso da moneta di fatturazione Numero CRSI IVA number e i rappresentanti fiscali: Per Caterpillar Geneva (36) Paese Numero CAT IVA Rappresentante Fiscale CSARL Austria ATU Ernst & Young Wagramer Str. 19 A-1220 Wien Austria VAT ATU Belgium BE Caterpillar Group Services S.A. Avenue des Etas-Unis, 1 B-6041 Gosselies Belgium Page 32

33 VAT number: BE Czech Republic CZ N/A France FR Caterpillar France SAS 40 Avenue Leon Blum BP Grenoble Cedex 9 France VAT number: FR Germany DE N/A Italy IT Mec Trac Via Muzza Spadetto Bazzano (Bologna) Italy VAT number: IT Poland PL N/A Slovakia SK N/A Spain ES N C Ernst & Young Torre Picasso, Planta 3 Plaza Pablo Ruiz Picasso Madrid Spain VAT number: ES A Sweden SE Ernst & Young AB Torggatan 2 SE Malmo Sweden VAT SE Switzerland CH N/A The Netherlands NL B01 N/A U.K. GB N/A All others CH N/A Numero CRSI IVA e i rappresentanti fiscali: Per Caterpillar Redistribution Services Int.(GK) Paese Numero CAT IVA Rappresentante Fiscale CSARL Austria AT U Ernst & Young Wagramer Str. 19 IZD Tower Postfach 89 A-1220 Wien Austria VAT ATU Belgium BE Fiducom NV Marcel Thirylaan 204 B-1200 Bruxelles Belgique VAT BE France FR Sogeser Vat representative Tour Frantome 1, Place de la Coupole F Paris La Défense France TVA FR Page 33

34 Germany DE N/A Italy IT Caterpillar Prodotti Stradali Srl Via IV Novembre 2 Minerbio I Bologna Italy VAT IT Poland PL N/A Spain ES N A Ernst & Young Abogados S.L. Torre Picasso, Planta 3 Plaza Pablo Ruiz Picasso Madrid Spain VAT ES A Sweden SE Ernst & Young AB Torggatan 2 SE Malmo Sweden VAT SE Switzerland CH N/A The Netherlands NL B01 N/A U.K. GB N/A Per Malaga Demonstration (NF) e Malaga Formation (NG) Entità Paese Numero IVA di CAT CCDD Spain ES B CFT Spain ES B Esigenze sull ordine di acquisto: I criteri standard di CAT richiedono che tutti gli acquisti di beni e servizi devono essere acquisiti attraverso Indirect Purchasing per mezzo di ordini di acquisto (PO). I documenti inviati a Caterpillar devono fare riferimento al numero rispettivo di PO Page 34

35 Frequently Asked Questions Domande di un nuovo fornitore Q. Perché Caterpillar cambia il modo di fare business? R. Gli strumenti chiave sono: I. Esigenze di crescita II. Esecuzione delle pratiche e delle procedure di acquisto III. Conformirà con SOX / riduzione dei rischi aziendali IV. Maggiore utilizzo di piani di origine e cataloghi V. Processo e sistema comuni 'Procure to Pay' (P2P) VI. Soluzione della fatturazione elettronica VII. Rapporti aziendali migliorati Q. Quali saranno i cambiamenti per un fornitore? A. Le modifiche comprendono: I. Purchase Order (PO) elettronico via Ariba Network II. Fatturazione elettronica via Ariba Network III. Possibilità di fornire o governare i cataloghi approvati per Caterpillar Q. Chi è Ariba? A. Ariba Inc. è il fornitore leader di soluzioni collaborative di commerce. Ariba unisce la tecnologia leader di settore con la più grande comunità di trading basata su web al mondo per aiutare le aziende a scoprire, connettersi e collaborare con una rete globale dei collaboratori - tutto in un ambiente basato su cloud. Caterpillar ha impegnato Ariba per fornire una soluzione di rete commerciale di business globale. Q. Quali benefici hanno i fornitori che lavorano con Ariba? A. I benefici: I. Ordini di acquisto e fatturazione elettronici II. Collaborazione dei catalogo III. Condurre affari con più clienti IV. Stato della fattura V. Termini e condizioni standard da parte dei clienti VI. Miglioramento della comunicazione con i clienti VII. Visibilità ad altri potenziali clienti VIII. Opportunità per l'automazione di processo Q. Perché un fornitore dovrebbe pagare per fare affari con Caterpillar? A. I metodi del processo legacy Procure to Pay (P2P) di Caterpillar per lo scambio di ordini di acquisto, le conferme e le fatture erano un lavoro intensivo con una grande probabilità di fare gli errori a causa dei processi manuali coinvolti. Utilizzando e massimizzando le tecnologie offerte da Ariba, abbiamo semplificato il processo P2P. Lo scambio dei documenti è più veloce e più accurato a causa di una riduzione del vasto movimento della carta. Ariba Network è progettato per aiutare a far crescere i vostri conti, accelerare il pagamento, e rafforzare il vostro business. Page 35

36 Q. Posso passare le spese di Ariba su Caterpillar? A. No. Utilizzando Ariba Network per condurre gli affari con Caterpillar offre opportunità per i nostri fornitori per impostare competitivamente i loro prezzi in base a due fattori: il valore che ricevono a causa di processi semplificati e la possibilità di espandere in modo efficiente la loro portata in nuovi mercati. Q. Quali sistemi operativi e browser web sono raccomandati da Ariba? A. Su PC (Windows XP o Vista): - Internet Explorer versione 6.0 o Mozilla Firefox versione 1.5 o superiore - Safari 3.2 Su MAC (OSX 10.4 x o superiore): - Mozilla Firefox versione 1.5 o superiore - Safari 3.2 Q. C'è un costo per registrare un account Ariba? A. No. Non c'è un costo per registrare un account Ariba Network. Q. Ho registrato con Ariba, ora cosa succede? A. Dopo la registrazione, è possibile accedere a Ariba Network e utilizzare le funzioni di base dei fornitori. Tuttavia, un rapporto di scambio deve essere stabilito da Caterpillar per consentire la trasmissione degli ordini di acquisto e delle fatture. Lei riceve una notifica via da Ariba Network quando la relazione è creata. Q. Come Caterpillar abilita il rapporto commerciale? A. Lei riceve una mail di benvenuto da parte del Help Desk Regionale Caterpillar. Questa contiene istruzioni dettagliate con il suo Ariba Network ID (ANID), allora Caterpillar è in grado di stabilire relazioni commerciali. Q. Come faccio a registrarmi su Ariba Network? A. La registrazione dei fornitori è il processo di creazione di un account in Ariba Network. Accede a supplier.ariba.com e faccia clic su Register as New Supplier >>. Completi le informazioni sulla società di base richieste. Complete the basic Company information requested. Crei nome utente, password e imposti la sua domanda e risposta segreta. Nella parte inferiore della pagina, leggere attentamente ENTRAMBI Terms of Use Agreement e Ariba Privacy Statement. Faccia clic sulla casella di controllo per indicare l'accettazione dei termini. Faccia clic su Continue. Dopo la registrazione è necessario confermare il suo indirizzo . Ariba Network invierà una mail con un link per confermare il suo indirizzo e attivare il suo account. Faccia clic sul link nella . Torni alla pagina di registrazione e faccia clic su Continue. La pagina di configurazione dei profili è visualizzata, qui è possibile configurare il suo account e le preferenze. Per accedere alla pagina iniziale, faccia clic su DONE. Page 36

37 11.5. Domande generali Ariba Q. Il sistema di Ariba è sicuro? A. Ariba richiede accedere con ID e password. La sicurezza è guidata e verificata attraverso l'analisi di Caterpillar dal nostro personale di sicurezza. Il portale è molto sicuro e protetto. Q. Qual è la politica di privacy per la registrazione e le informazioni? A. Registrando con Ariba Network, la registrazione di base e le informazioni sul profilo sono rese disponibili a Caterpillar. Caterpillar utilizza le informazioni per condurre le transazioni con i fornitori via Ariba Network. A seconda delle impostazioni di privacy, i potenziali acquirenti all'interno di Ariba possono essere in grado di utilizzare le informazioni per valutare un potenziale rapporto di affari con la sua azienda. Le informazioni personali sul conto sono private e non è condivise con nessuno. Inoltre, i fornitori non hanno accesso alle informazioni di altri fornitori. Politica sulla privacy di Ariba: Q. Possiamo avere più codici di fornitore per un conto Ariba? A. Sì, se si desidera, è possibile utilizzare un conto Ariba. È possibile configurare più utenti andando a Account Administration---Users. Q. Possiamo avere più amministratori che rappresentano il nostro conto Ariba? A. No. Un nome utente è assegnato al ruolo di amministratore del conto. L'amministratore del conto è responsabile per l'aggiunta dei nuovi utenti e per impostare i ruoli che controllano l accesso per il vostro account. Per le istruzioni dettagliate sulla creazione degli utenti e dei ruoli, si prega di consultare Ariba Network Account Management Guide (pdf) disponibile dopo aver cliccato il pulsante HELP(Guida) a Per aggiornare il vostro amministratore del conto, si prega di contattare Ariba Customer Support. Q. Il mio conto AN è bloccato. Come faccio a sbloccarlo? A. Si prega di usare il link forgot password nella pagina iniziale Ariba. Lei deve rispondere alla domanda segreta e di nuovo creare una parola d'ordine per sbloccare il conto. Se non è possibile rispondere alla domanda segreta, è necessario utilizzare il link Account Problems. Ariba risponderà con una parola d'ordine temporanea che Lei deve cambiare dopo aver acceduto al suo conto. Page 37