GNP 2013 ICBPI NELLA PREVIDENZA COMPLEMENTARE

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1 GNP 2013 ICBPI NELLA PREVIDENZA COMPLEMENTARE La gestione integrata Milano, maggio 2013 Sala Telecom - Palazzo Telecom

2 Modello unico di gestione prodotti previdenziali Proposta per la gestione amministrativa dei Fondi Pensione Preesistenti, Negoziali, Aperti e dei PIP 2 2

3 Fondip Web POSTALIZZAZIONE Gerend CONTACT CENTER Sofige Modello unico per la gestione dei prodotti previdenziali Sistemi Compagnia Amministr. finanziaria Enti esterni Covip Clienti Estratti conto, Quitanze Gestione portafoglio Posizioni individuali Erogazioni prestazioni Trasferim. Da / A Comunicaz. Iscritti Clienti Contratti Fondip Motore fiscale Amministr. finanziaria DOCUMENTALE Collocatori Aziende Appendici Distinte contributive Database Centralizzato Documenti fiscali Erogazioni prestazioni Cud 770 Pensionati Progetto esemplific. Posizioni individuali WORKFLOW Prometeo Comunicaz. Casellario Casellario INPS Simulazione prestazioni. Simulazione prestazioni Riconciliaz. Estratti conto Comunicazioni Banca Estratti conto Sistemi di pagamento 3 fine

4 L offering dei servizi ICBPI copre tutta la catena del valore Segreteria societaria Front office Gestione iscritti attivi Gestione patrimonio Prestazioni Costituzione e esercizio Adesioni Riconciliazione contributi Rapporti banca depositaria Anticipazioni Switch Assistenza organi sociali ed iscritti Contribuzioni Rapporti con Aziende Gestione immobiliare Trasferimenti da / a Posizioni individuali Valorizzazione posizioni BO strumenti finanziari Riscatti e Prestazioni Gestione eventi Conti individuali Contabilità e bilancio Erogazione rendite Informativa all iscritto Reporting di vigilanza ed operativo Fiscalità Reporting di vigilanza ed operativo Adempimenti normativi Casellario INPS Adempimenti normativi 4

5 ICBPI - Le nostre soluzioni applicative Soluzione flessibile, dal servizio completo al singolo modulo Progetto Esemplificativo Progress* Casellario INPS Fonarca Fiscalità Previdenza Complementare Sofige Gestione Immobiliare GIPI Riconciliazione Incassi Prometeo Front Office Collocatori Aziende Iscritti Fondip-Web Back Office Finanziario Archimede Contabilità Generale CoGe Monitoraggio e Compliance Monitor Gestione Aderenti Attivi FONDIP Gestione Pensionati GEREND Progress* Prodotto Epheso (in collaborazione con MEFOP) 5

6 Processi e Responsabilità: un modello Flessibile e Personalizzabile 60 AREE GESTIONE PRATICHE Adesioni Richieste Prestazione Variazioni Non dedotti Cessioni del Quinto Gestione FUG etc. PROCESSI Principali Processi Gestione Amministrativa Owner Fondip ICBPI Fondo Ges. Attivi Riconciliazione Incassi Modulo Applicativo Gestione Rendite Docum entale Mailing room: - apertura corriere - protocollazione X - stoccaggio ed archiviazione Digitalizzazione documenti X X Alimentazione sistema documentale Gestione work flow X X X Data entry X X X X Istruttoria della pratica: - verifica requisiti P.C. X X - verifica requisiti griglia Fondo Gestione ricicli (aderenti / aziende / Fondi Cedenti, Cessionari) - comunicazioni per integrazione pratica - comunicazioni per rigetto pratica X X X - solleciti Gestione Distinte Contributive Azienda: - acquisizione flusso proprietario Aziende - acquisizione mediante FondipWeb (riproposizione / upload) Autorizzazione alla movimentazione quote per: - per switch/movimenti fondi - prestazioni - anticipazioni Fiscalità: - calcolo prestazione - calcolo simulazione Corrispondenza in uscita: - produzione /lettere benvenuto/conferma operazione/richiesta integrazione dati/sollecito/quietanze - attivita' di postalizzazione (stampa, imbustamento, affrancatura) / invio a stampatore Fondo - messa a disposizione su Area Riservata Cliente Gestione Pagamenti ricorrenti / estemporanei - AEA / RID - PAC - MAV (per aziende) - Carte di Credito (in corso implementazione) Fondip Web X X X X X X X X X X X Interf acce X X X

7 7 Processi e Responsabilità: un modello Flessibile e Personalizzabile AREE Gestione Conti Correnti Adempimenti Normativi HELP DESK I livello PENSIONATI PROCESSI Riconciliazione contributi: - supporto decisionale su base griglia Fondo - abbinamento e riconciliazione manuale - proposta storni Giroconti automatici per investimenti: - c/afflusso - c/gestione - c/fondo Pagamento prestazioni: - produzione flussi CBI beneficiari / eredi / Finanziarie Produzione Certificazioni Fiscali (F24 / CUD / 770) Gestione Comunicazioni in uscita Principali Processi Gestione Amministrativa Owner OASI Fondo Fondip Ges. Attivi Riconciliazi one Incassi Modulo Applicativo Gestione Rendite Document ale Fondip Web Interfacce X X X X X* X X X X X X X Produzione Statistiche COVIP Gestione ritorni da COVIP X X Bollati ISVAP X X X Comunicazione Periodica agli aderenti X X X X Clienti X X X Aziende X X X X Pensionati X X Altri enti previdenziali - Trasferimenti da e a X X Censimento pensionati X X X Variazioni contrattuali X X X Erogazione pensioni X X Casellario INPS X X Fiscalità X X X

8 Servizi di front office Servizi di back office Piattaforma tecnologica abilitante Obiettivi Evoluzione delle funzionalità amministrative e del front-end per gli addetti al servizio Drivers abilitanti 1. Soluzione Fondip- New Gestione automatica delle disposizioni di pagamento e di giroconto sui conti correnti del fondo pensione; Abilitazione all utilizzo del modulo documentale e di work flow Piattaforma web based integrata a strumenti di produttività individuale Implementazione di processi automatici di integrazione con Banca Depositaria 2. Prometeo Processi di riconciliazione dei contributi incassati Automazione dei processi dispositivi di giroconto, storno e di pagamento delle prestazioni Gestione digitale della corrispondenza e utilizzo di procedure di work flow documentale 3. Modulo Gestione Documentale Gestione digitale integrata della corrispondenza in ingresso e in uscita Processi di work flow documentale Processi automatici in caso di decesso del pensionato 4. Gerend Gestione automatizzata degli aspetti amministrativi e fiscali inerenti il decesso di un pensionato 8 Ottimizzare e Sincronizzare i processi dispositivi con gli aderenti Integrazione tra front office e back office dei processi di gestione documentale 5. Fondip-Web 2 Piattaforma dispositiva web-based, scalabile e modulare per Aderenti ed Aziende Aggiornamento on line dei sistemi di back office Controlli on-line sulla correttezza dei dati inseriti Integrazione tra front office e back office dei processi di gestione documentale.

9 Vantaggi di una unica soluzione ICBPI per i Prodotti Previdenziali Copre tutta la catena del valore dei Prodotti Previdenziali La piattaforma applicativa di ICBPI gestisce tutti i processi sia per i fondi pensione che per i Piani Individuali Previdenziali: Collocamento Gestione Portafoglio Erogazione Prestazioni Unica interfaccia verso tutti gli attori e sistemi da interfacciare Contenimento dei costi di gestione e riduzione del time to market Sincronismo dei processi e dei presidi professionali sui due prodotti previdenziali Unica interfaccia utente verso il collocatori, i clienti, le aziende e il personale interno della Compagnia; Unico sistema di interfaccia con gli enti eterni alla Compagnia; Unico sistema di interfccia con le proedure e i processi interni della Compagnia; Unico sistema da implementare per scelte interne di manutenzione evolutiva o per le mutate condizioni e obblighi connessi alla evoluzione normativa; L evoluzione normativa, che sui due prodotti previdenziali è sincrona in quanto dipende per entrambi dalla COVIP, sarebbe facilitata in termini di tempi e costi se i 2 prodotti previdenziali fossero su una unica piattaforma applicativa e di servizio, Il mutare delle condizioni e opportunità di mercato sono maggiormente gestibili se la piattaforma applicativa da manutere per i due prodotti previdenziali fosse unica e integrata a livello applicativo e di data base. L utilizzo di un unico sistema permetterebbe un presidio integrato dei processi organizzativi, di lavorazione e di controllo su tutta la catena del valore dei due prodotti Il sistema documentale e di work flow di ICBPI garantirebbe il pieno controllo sull automazione dei processi di lavorazione e sul monitoring real time dello stato di lavorazione sui prodotti previdenziali. 9

10 Perimetro della soluzione Piani Individuali Previdenziali (PIP) 10 Fondip-Web (Modulo Informativo) Fondip-Web (Modulo Dispositivo) Fondip-PIP Servizio di certificazione e data quality Estratto conto on-line; Simulazione della prestazione; Area download dei documenti: Modulistica; Documenti normativi; Comunicazione periodica agli iscritti; CUD; Corrispondenza in uscita; Corrispondenza in ingresso. Sottoscrizione contratto; Gestione appendici di polizza; Richiesta erogazione prestazioni; Distinte contributive Gestione multi comparto sulla singola polizza; Applicazione delle regole tariffarie e normative; Calcolo della riserva matematico attuariale; Verifica di regolarità dei premi versati e riconciliazione contabile; Calcolo della liquidazione (capitale maturato, penali, fiscalità,...); Produzione degli ordini di aggregati di investimento per i gestori dei fondi e riconciliazione dei flussi finanziari; Emissione di quietanze mediante varie forme di pagamento automatico quali ad esempio RID e MAV; Gestione dei processi di quietanzamento secondo la normativa COVIP. Certificazione della riserva matematica e imposta sostitutiva a livello di singola polizza; Data quality a livello di singola polizza sulle seguenti entità: Dati tecnici del contratto; Posizione fiscale; Movimenti di premio, quietanze, switch, riscatto parziale, anticipazione e trasferimento;

11 INTERFACCIA WEB-BASED Architettura applicativa di Fondip-Web Clienti Collocatori Aziende Moduli funzionali Funzionalità dispositive Funzionalità informative FONDIP WEB Macroprocessi Adesioni Variazioni contrattuali Gestione distinte contributive Erogazione prestazioni Integrazione con sistemi di pagamento Estratto conto individuale Estratto conto azienda Informazioni di andamento della gestione Utenti back office fondo pensione Database Host FONDIP Archiviazione Documentale ottica Archiviazione Work ottica Flow 11

12 Prometeo Riconciliazione E/C e sistemi di pagamento (FPA) BANCA DEPOSITARIA Sistemi di pagamento Conti correnti Disposizioni CBI RID e MAV Movimenti di conto corrente Giroconti, bonifici e storno bonifici Gestione RID e MAV PROMETEO Abbinamento e Riconciliazione Collocamento Gestione iscritti attivi FONDIP NEW Prestazioni FONDO PENSIONE 12

13 Obiettivi soluzione Prometeo I processi di abbinamento e riconciliazione dei conti correnti di afflusso radicati presso la Banca Depositaria del Fondo Pensione è uno dei processi più complessi e delicati della gestione amministrativa dei fondi pensione, sia in relazione ai volumi di lavoro connessi a tale attività a sia agli impatti di tale attività sui seguenti processi principali interconnessi: gestione delle posizioni individuali; rapporti tra il fondo, banca depositaria e i gestori finanziari, relativamente all allocazione delle risorse liquide del fondo sui conti correnti; redazione del prospetto di valorizzazione della quota, bilancio di esercizio, reporting di vigilanza. Prometeo consente di ottimizzare tali processi riducendo: le attività manuali di spunta e abbinamento tra gli incassi del conto corrente di afflusso e le relative posizioni individuali; le possibilità di errore legati ai processi di spunta e abbinamento; Le funzionalità principali sono mirate a: Automatizzare il processo di spunta degli estratti conti mediante processi di riconciliazione automatica tra i movimenti di incasso del conto corrente e le relative posizioni individuali (sia individuali e sia distinte contributive delle aziende); Risalire all identità dei soggetti pagatori; Identificare i beneficiari del pagamento; Scomporre il movimento nelle differenti tipologie di contribuzione per i vari soggetti beneficiari 13

14 Struttura dei processi di work flow documentale DATABASE GESTIONALI Corrispondenza in ingresso Back office Corrispondenza in uscita Workflow Management Sistemi Gestionali Front office REPOSITORY DOCUMENTALE 48

15 Canali di consultazione Portale documentale Procedure gestionali di Oasi Gestione documentale Corrispondenza in ingresso Mailing room Ritiro giornaliero della posta in entrata del cliente Protocollazione e smistamento della posta Digitalizzazione e data entry documenti amministrativi Digitalizzazione senza ricoscimento bar code Digitalizzazione con ricoscimento bar code Archiviazione e conservazione fisica dei documenti cartacei REPOSITORY DOCUMENTALE Corrispondenza in uscita Produzione dei file di stampa Produzione dei file indice Digitalizzazione della corrispondenza 15

16 Obiettivi della gestione documentale Migliorare l efficienza interna Dematerializzazione degli archivi cartacei Razionalizzazione dei flussi documentali Redazione semi-automatica delle comunicazioni in uscita Supportare e ottimizzare l azione amministrativa Definizione di processi operativi completi ivi inclusa la gestione delle eccezioni Applicazione nel tempo del medesimo modus operandi su tutte le pratiche afferenti lo stesso processo Agevolare l accesso a tutta la documentazione concernente la pratica o un determinato aderente Visualizzazione dello stato di lavorazione della pratica Condivisione delle informazioni tra molteplici funzioni aziendali I documenti possono essere messi a disposizione di altri servizi nel rispetto di opportuni criteri di visibilità e sicurezza Il conseguimento degli obiettivi sopra detti è realizzabile attraverso l adozione di un sistema di workflow e di document management. 16

17 Obiettivi soluzione GEREND (FPA e prodotti vita) La soluzione GEREND consente di gestire in forma automatizzata gli aspetti amministrativi delle rendite dalla fase di passaggio dal periodo contributivo alla determinazione della rendita e alla sua erogazione. La soluzione è in grado di gestire sia rendite derivanti da fondi pensione sulla base del regolamento degli stessi ovvero derivanti da singoli contratti per le diverse tipologie di prodotti assicurativi. In particolare le principali tipologie di rendite gestite sono: Vitalizia; Reversibile; Certa; Long term care (LTC); Longevità; Temporanea 53 17

18 Conclusioni: la value proposition dell offerta ICBPI ICBPI, agendo come Banca di Sistema di secondo livello, non costituisce una minaccia verso la Clientela retail né entra in concorrenza sui servizi offerti a questo comparto. I punti fondamentali dell offerta di ICBPI che la rendono attraente per il mercato e differente da quella dei concorrenti possono essere così sintetizzati: proporsi come un unico depositario, italiano, e come interlocutore in grado di soddisfare l intera value chain dei Securities Services; fornire un elevata flessibilità di erogazione in grado di gestire anche modelli non standardizzati, personalizzando i prodotti/servizi offerti sulle esigenze dei Clienti; offrire un ampia gamma di prodotti/servizi, sia standard che a valore aggiunto, caratterizzati, oltre che da un pricing ed un livello di servizio in linea con il mercato, da una continua innovazione; instaurare nel tempo con la Clientela una relazione duratura e one to one. 18

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