Una veloce e sintetica introduzione al Project Management

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1 Una veloce e sintetica introduzione al Project Management Massimiliano M. Schiraldi Dipartimento di Ingegneria dell Impresa Facoltà di Ingegneria

2 Contenuto della presentazione Panoramica sui processi di Project Management Definire il Project Charter WBS, OBS e matrici di responsabilità Definire e dettagliare i WorkPackages Il diagramma di Gantt Cenni sulle tecniche reticolari Università degli Studi di Roma Tor Vergata, Dipartimento di Ingegneria dell Impresa Massimiliano M. Schiraldi, 2

3 I processi di Project Management La pianificazione è una scienza empirica basata su teoremi inesatti che sviluppano algoritmi approssimativi costruiti su ipotesi sommarie. Le persone che la praticano tentano di concretizzare l astratto attraverso l impossibile. Per fare pianificazione non è necessario essere pazzi, ma il fatto di esserlo aiuta. Henry L.Gantt PMI BoK Università degli Studi di Roma Tor Vergata, Dipartimento di Ingegneria dell Impresa Massimiliano M. Schiraldi, 3

4 Business Justification Project Team Il Project Charter: dove si sta andando? Alice: "Volevo soltanto chiederle che strada prendere!". Stregatto: "Dipende da dove vuoi andare". Lewis Carrol Project Name PROJECT CHARTER Project No. Start Date End Date (estimate) Sponsor: Customer representative: Project Manager: Project Controller: Project Engineer: Description: Università degli Studi di Roma Tor Vergata, Dipartimento di Ingegneria dell Impresa Massimiliano M. Schiraldi, 4

5 Needs Assessment Business Needs Background Description: Description: Primary project objectives: Quantitative and qualitative goals and benefits: Critical success factors: Notes: Università degli Studi di Roma Tor Vergata, Dipartimento di Ingegneria dell Impresa Massimiliano M. Schiraldi, 5

6 Project boundaries Product Description Description: List the major activities and deliverables that are within the scope of the project and are the responsibility of the project team: List the major activities and deliverables that are outside the scope of the project and are not the responsibility of the project team: This project will be considered complete when... [insert the final substantive activity or deliverable of the project] Università degli Studi di Roma Tor Vergata, Dipartimento di Ingegneria dell Impresa Massimiliano M. Schiraldi, 6

7 Project Complexity Assumptions Constrains Description: Description: Low complexity Medium complexity Notes: High complexity Università degli Studi di Roma Tor Vergata, Dipartimento di Ingegneria dell Impresa Massimiliano M. Schiraldi, 7

8 No Project Charter No Party Università degli Studi di Roma Tor Vergata, Dipartimento di Ingegneria dell Impresa Massimiliano M. Schiraldi, 8

9 I passi per la pianificazione Passo 1 : WBS - Cosa si deve fare 1 Passo 2 : OBS - Responsabilità OBS progetto Uff. Gare Uff. Acquisti Sub-suppliers Uff. Tecnico Ditta X Ditta Y Ditta Z Passo 4 : Descrizione dei Work Package Passo 3 : Assegnazione delle responsabilità WBS - Cena di gala Organizzazione Acquisti Preparazione Work Package : Scelta Sala Descrizione : deve essere scelta una sala per 200 persone, di gran lusso, con caminetto, stile primi del 900. In Responsabile : capo delle P.R. Chi paga : lo sponsor Costo : Lit Prodotti d input : specifiche dello sponsor, analisi invitati Prodotti d output : offerte, documento di analisi offerte, contratto Resp. Progetto Dott. Galante Segreteria Sig.a Salvi Ufficio P.R. D.ssa Paoli Squadra Cucina 1 Chef Ufficio Servizi Sig. Ulivi Impresa di Trasporto Squadra Camerieri Inviti Scelta Scelta sala menù Personale Cibi Bevande Vettovaglie Fiori Sala Cucina Cottura Servizio Passo 5 : Piano dei tempi BASELINE Passo 6 : Piano delle risorse Passo 7 : Piano dei costi/ricavi Attività 1 Attività 2 Attività 3 Attività 4 Attività 5 Università degli Studi di Roma Tor Vergata, Dipartimento di Ingegneria dell Impresa Massimiliano M. Schiraldi, 9

10 La Product Breakdown Structure (PBS) Progetto: costruzione di una villa (un progetto complesso) VILLA EDIFICIO GIARDINO OPERE MURARIE IMPIANTI AIUOLE PISCINA FONDAMENTA ELETTRICO RISCALDAMENTO MURETTI VASCA TELAIO IDRAULICO TV PIANTE FILTRO TETTO TELEFONICO ANTIFURTO Università degli Studi di Roma Tor Vergata, Dipartimento di Ingegneria dell Impresa Massimiliano M. Schiraldi, 10

11 La Work Breakdown Structure (WBS) La costruzione della villa comprende una serie di attività decomponibili fino ad un alto livello di dettaglio (domanda: quanto alto?) L obiettivo è quello di scomporre il progetto in «Work Package» (WP) e identificare in maniera precisa responsabilità e tempi Università degli Studi di Roma Tor Vergata, Dipartimento di Ingegneria dell Impresa Massimiliano M. Schiraldi, 11

12 Attribuzione di pacchetti di lavoro Università degli Studi di Roma Tor Vergata, Dipartimento di Ingegneria dell Impresa Massimiliano M. Schiraldi, 12

13 I Work Package (WP) Esempio: per ottenere "Impianto Elettrico", sarebbero necessarie le seguenti attività elementari (WORK PACKAGES): - Progettare impianto - Acquistare cavi elettrici - Predisporre canali per passaggio cavi - Acquistare prese ed interruttori - Acquistare centralina elettrica - Posare cavi - Installare interruttori e prese - Collaudare impianto Università degli Studi di Roma Tor Vergata, Dipartimento di Ingegneria dell Impresa Massimiliano M. Schiraldi, 13

14 La Organisation Breakdown Structure (OBS) La OBS è una scomposizione gerarchica delle responsabilità di progetto, generata allo scopo di definire univocamente i responsabili dei Work Package. IMPRESA EDILE ABC AMMINISTRAZIONE PROGETTAZIONE ACQUISTI DIREZIONE LAVORI CONTABILITÀ PROGETT. STRUTT. DIRETTORE LAV. PERSONALE PROGETT. IMP. CAPI CANTIERE MOVIMENT. TERRA L assegnazione delle responsabilità può essere rappresentata in maniera chiara ed efficace attraverso la correlazione gli elementi della WBS a quelli dell OBS. Ciò può essere realizzato graficamente con la matrice di assegnazione delle responsabilità. Università degli Studi di Roma Tor Vergata, Dipartimento di Ingegneria dell Impresa Massimiliano M. Schiraldi, 14

15 IMPRESA ABC La matrice di assegnazione delle responsabilità REALIZZAZIONE VILLA X X X X X X X X Università degli Studi di Roma Tor Vergata, Dipartimento di Ingegneria dell Impresa Massimiliano M. Schiraldi, 15

16 Un esempio di scheda di WorkPackage Università degli Studi di Roma Tor Vergata, Dipartimento di Ingegneria dell Impresa Massimiliano M. Schiraldi, 16

17 Il piano dei Work Packages Università degli Studi di Roma Tor Vergata, Dipartimento di Ingegneria dell Impresa Massimiliano M. Schiraldi, 17

18 Il piano dei Deliverable Università degli Studi di Roma Tor Vergata, Dipartimento di Ingegneria dell Impresa Massimiliano M. Schiraldi, 18

19 Il piano dei costi per WP (es. progetti europei) Università degli Studi di Roma Tor Vergata, Dipartimento di Ingegneria dell Impresa Massimiliano M. Schiraldi, 19

20 Il piano dei costi per Partner Università degli Studi di Roma Tor Vergata, Dipartimento di Ingegneria dell Impresa Massimiliano M. Schiraldi, 20

21 Il diagramma di GANTT - Ciascuna attività occupa una riga ed è rappresentata da una barra, la cui lunghezza misura la durata - La collocazione delle attività tiene conto dei vincoli reciproci: ad es., le pareti divisorie potranno essere costruite solo dopo il telaio dell'edificio si potrà avviare la realizzazione dell'impianto elettrico, quando le pareti divisorie saranno in parte realizzate (per esempio a livello del pianterreno). - Il rombo nero rappresenta un vincolo esterno (ad es. la consegna del materiale da parte del fornitore ) Università degli Studi di Roma Tor Vergata, Dipartimento di Ingegneria dell Impresa Massimiliano M. Schiraldi, 21

22 Lo scheduling dei WP Dalla schedulazione si ricavano le date previste per lo svolgimento di tutte le attività ed in particolare la data di completamento del progetto. INPUT VINCOLI tecnici e fisici IMPEGNI contrattuali VINCOLI esterni TECNICHE Tecnica di programmazione manuale Attività 1 - Gantt Attività 2 Attività 3 Attività 4 Attività 5 Tecniche reticolari - CPM (Critical Path Method) - PERT (Programme Evaluation Review Technique) Attività 1 Attività 2 Attività 3 Attività 4 Attività 5 Università degli Studi di Roma Tor Vergata, Dipartimento di Ingegneria dell Impresa Massimiliano M. Schiraldi, 22

23 Cenni sulle tecniche reticolari Un progetto di sviluppo di un nuovo prodotto prevede le seguenti fasi per le quali l azienda ha provveduto a determinare le dipendenze e a stimare la Durata ottimistica (D O ), pessimistica (D P ) e probabile (D M ). Sviluppo Definizione Caratteristiche Prodotto Costruzione Prototipo Test Prototipo Stesura Manuale Uso Revisione Finale Sviluppo Progettazione Prodotto Progettazione Processo Produttivo Ingegnerizzazione Definizione procedure di lavoro Nome Attività Dip. D O D M D P A Definizione Caratteristiche Prodotto B Progettazione A C Costruzione prototipo B D Progettazione Processo Produttivo B E Test prototipo/ Revisione prodotto C F Ingegnerizzazione D G Definizione Procedure di lavoro E,F H Stesura manuale uso E I Revisione Finale Sviluppo G,H Università degli Studi di Roma Tor Vergata, Dipartimento di Ingegneria dell Impresa Massimiliano M. Schiraldi, 23

24 La costruzione di un reticolo di attività Il reticolo delle attività viene costruito sulla base delle precedenze definite Attività Dipendenze A - B A C B D B E C F D G E,F H E I G,H D Attività fittizia (DUMMY) 5 F 6 G A 0 1 B 2 X* I 7 8 Convenzione: Attività = archi Eventi = nodi C 3 4 «Una pianificazione attenta non potrà mai sostituire una bella botta di c E H (Legge di Dunn) Università degli Studi di Roma Tor Vergata, Dipartimento di Ingegneria dell Impresa Massimiliano M. Schiraldi, 24

25 Grazie dell attenzione Massimiliano M. Schiraldi Dipartimento di Ingegneria dell Impresa Facoltà di Ingegneria

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