La gestione dei progetti di internazionalizzazione

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1 Consiglio Nazionale delle Ricerche Università degli Studi di Salerno Report finale La gestione dei progetti di internazionalizzazione nell ambito del progetto Sviluppo delle esportazioni agroalimentari nel Mezzogiorno" Dott.ssa Falivene Luisa PhD Candidate in Ingegneria ed Economia dell Innovazione Università degli Studi di Salerno

2 Indice 1. Abstract... pag Importanza della pianificazione nei processi di internazionalizzazione... pag Generalità ed utilità del Project Management... pag Obiettivi dello studio... pag Studio preliminare per la definizione di una metodologia di pianificazione e controllo di un processo di internazionalizzazione... pag La gestione di un percorso di internazionalizzazione... pag La pianificazione dei progetti secondo la logica del Project Management... pag La pianificazione dei progetti di internazionalizzazione secondo la logica del Project Management... pag Definizione di criteri di supporto al Project Manager... pag Conclusioni e sviluppi futuri... pag. 26 L. Falivene, PhD Candidate Università di Salerno - Maggio

3 1. Abstract Il processo di internazionalizzazione è per natura particolarmente complesso. Guidare un azienda affinché questa possa efficacemente inserirsi in un contesto caratterizzato da notevoli differenze economiche, politiche, sociali e culturali rispetto alla realtà locale, è un impresa ardua. Di fronte ad un mercato che vede prevalere il ruolo del cliente e che richiede elevata flessibilità nonché articolate competenze multidisciplinari, lavorare per progetti risulta ormai l atteggiamento più adeguato. Gestire un progetto ( Project Management ) significa gestire un processo di cambiamento, quale è sicuramente un intervento di internazionalizzazione, attraverso una logica organizzativa che privilegia la soluzione pianificata e scientifica dei problemi, avvalendosi di un processo metodologico definito da regole precise. Il presente lavoro ha per oggetto la gestione dei progetti di internazionalizzazione. In particolare, l analisi e lo studio delle caratteristiche del Project Management hanno consentito la definizione di una metodologia di pianificazione e l elaborazione di una serie di criteri di supporto ai Project Manager nella gestione degli interventi di sviluppo internazionale delle piccole e medie imprese. 2. Importanza della pianificazione nei processi di internazionalizzazione Il processo di internazionalizzazione nasce generalmente da una serie di opportunità casuali (come un contatto in fiera o un cliente che apre una filiale all estero) e diventa nel corso del tempo un processo non sistematico che presenta diverse difficoltà. Gli investimenti necessari all'ingresso nei nuovi mercati hanno un effetto diluito nel tempo in quanto i risultati che essi determinano non si verificano istantaneamente. Per poter intraprendere un percorso di internazionalizzazione occorre raccogliere informazioni, attivare contatti, prevedere spese di viaggio nei paesi esteri, eventualmente adattare i prodotti e i servizi offerti alle esigenze dei mercati locali, ecc. Bisogna inoltre considerare che il sistema ambiente/mercato (compresa l'azienda che intende inserirsi in tale sistema) evolve nel tempo, ed è quindi opportuno non farsi prendere in contropiede da cambiamenti inattesi: un serio sforzo di previsione può grandemente ridurre il livello di incertezza, i rischi e le sorprese, specialmente nell'ambito di mercati di cui non si ha esperienza diretta e per i quali risulta ancora più importante e delicato cercare di interpretare i segnali di cambiamento e di evoluzione. L. Falivene, PhD Candidate Università di Salerno - Maggio

4 Ulteriore aspetto da tener presente è che le PMI che decidono di intraprendere un percorso di internazionalizzazione partono generalmente da una situazione di svantaggio nei confronti dei concorrenti già presenti sul mercato. È quindi di fondamentale importanza individuare i possibili punti di forza in relazioni a particolari condizioni di mercato, le caratteristiche dei clienti potenziali e i punti di debolezza dei concorrenti che devono essere analizzati prima di decidere l'ingresso nei nuovi mercati. Tali punti di forza costituiranno gli elementi sui quali fondare la strategia d'ingresso, massimizzando le probabilità di successo del progetto. Le considerazioni appena esposte giustificano l'utilità di una pianificazione e di una programmazione esplicita e formalizzata delle proprie attività: la presenza all estero può essere garantita solo se gestita in maniera strategica, pianificando le attività da svolgere e valutando le potenzialità dei vari mercati e delle risorse a disposizione. 3. Generalità ed utilità del Project Management Il Project Management si compone di un insieme di tecniche e strumenti di gestione sviluppati a partire dalla seconda guerra mondiale negli Stati Uniti d America e poi sperimentate a partire dagli anni cinquanta per progetti militari e per la realizzazione di opere infrastrutturali. Questo sistema utilizza ed applica conoscenze di tipo ingegneristico per la semplificazione di attività lavorative particolarmente complesse che richiedono la contemporanea partecipazione di professionalità, conoscenze e tecnologie anche fortemente diversificate. Il Project Management Institute (PMI), istituzione di riferimento a livello mondiale nella definizione di standard di gestione dei progetti definisce come Project Management l applicazione di conoscenze, abilità, strumenti e tecniche alle attività di progetto per soddisfare i requisiti del progetto. La gestione per progetti viene eseguita tramite l uso di processi quali: inizio ufficiale, pianificazione, esecuzione, controllo e chiusura. Atre definizioni di Project Management: Per Project Management si intende l applicazione dell approccio sistemico alla gestione di attività tecnologicamente complesse o di progetti i cui obiettivi sono esplicitamente fissati in termini di parametri di tempo, costo e performance (Cleland & King 1988) Pianificare, organizzare, dirigere e controllare le risorse dell azienda per un obiettivo relativamente di breve termine, che è stato fissato per portare a termine traguardi ed obiettivi specifici. Inoltre il PM utilizza l approccio sistemico alla gestione, mediante l assegnazione di L. Falivene, PhD Candidate Università di Salerno - Maggio

5 personale di funzione (gerarchia verticale) ad uno specifico progetto (gerarchia orizzontale) (Kerzner 1989) Il project management è un sistema di gestione dei risultati (Miscia, 1994) basata su tre elementi fondamentali: esplicitazione di responsabilità; adozione di sistemi di pianificazione e controllo; istituzione di un team di progetto. La gestione per progetti rappresenta un sistema di gestione fortemente orientato ai risultati che offre, risposte ai problemi che oggi esistono nelle aziende sanitarie e che dipendono dalla crisi dei processi produttivi, dalla crisi dei sistemi di gestione, di organizzazione e dalla nuova visione della organizzazione del lavoro che punta alla valorizzazione della funzione e dei risultati. Il PM comprende quindi abilità, strumenti, tecniche e processi per: 1. definire il progetto, determinandone la visione globale, gli obiettivi, le responsabilità e i risultati; 2. pianificare e organizzare il lavoro, ovvero determinare i passi necessari all esecuzione del progetto, assegnare le responsabilità ed identificare le date di inizio e fine: la pianificazione comporta attività come la scomposizione del lavoro da fare e la programmazione delle date di inizio e di fine del progetto, nonché la valutazione dei rischi; organizzare vuole dire invece coordinare le risorse in modo efficiente per l esecuzione del piano; 3. controllare il progetto, ovvero accertarsi in modo continuativo che il progetto stia raggiungendo i suoi obiettivi nei tempi e nei costi previsti; 4. guidare il progetto, motivando costantemente tutti i soggetti coinvolti in modo tale che essi possano raggiungere gli obiettivi assegnati ad un livello che incontri o addirittura superi le aspettative; 5. chiudere il progetto, in modo efficiente ed efficace, che comporta oltre alla chiusura dei contratti e delle pratiche amministrative, la realizzazione di statistiche e la preparazione della documentazione relativa a ciò che si è appreso durante l esecuzione del progetto. Il Project Management è quindi un sistema di gestione orientato al risultato che prevede la definizione chiara degli obiettivi, delle risorse, dei tempi, dei costi e della qualità; la pianificazione L. Falivene, PhD Candidate Università di Salerno - Maggio

6 delle attività per raggiungere i risultati; la predisposizione dei criteri di monitoraggio e valutazione dei risultati. I progetti esistono in tutte le organizzazioni. Ogni organizzazione ha come fine ultimo quello di creare valore e il valore creato sarà tanto maggiore nella misura in cui l organizzazione sarà in grado di creare dei vantaggi competitivi che la distinguano dai concorrenti, e di sostenerli nel tempo. L obiettivo principale del project management diventa pertanto quello di contribuire al processo di creazione di valore per i clienti e gli stakeholders dell organizzazione. A tal fine l apporto del project management può essere in molti casi determinante. L applicazione di un approccio metodologico alla gestione dei singoli progetti comporta per l organizzazione una riduzione di costi, in quanto si eliminano fin dall inizio i progetti non redditizi, il che migliora l efficienza complessiva dell organizzazione. Allo stesso tempo, se ne migliora l efficacia perché l impresa viene guidata a realizzare i progetti più importanti e a conseguire i risultati più adatti alle proprie esigenze. In generale, gli obiettivi che le organizzazioni si propongono di raggiungere attraverso un approccio strutturato alla gestione dei progetti sono classificabili in obiettivi esterni ed interni. I primi sono quelli che hanno un impatto sulle relazioni con il cliente e con il mercato; i secondi sono quelli che hanno delle ricadute interne all organizzazione. Chiaramente i legami tra obiettivi esterni ed interni sono innumerevoli ed entrambi mirano a raggiungere quello che è l obiettivo principe per ogni azienda, la creazione di valore, che si traduce nel lungo termine nel miglioramento della redditività aziendale. Il Project Management nasce principalmente per supportare progetti di costruzione di impianti e infrastrutture (rispettando tempi, costi e qualità concordati con il committente) ma è oggi applicabile ogni qualvolta l azienda debba affrontare un significativo cambiamento strategico oppure organizzativo. Le prime esperienze di utilizzazione degli strumenti e delle tecniche di Project Management sono state avviate e condotte da organizzazioni che tra i loro obiettivi avevano quelli di portare a termine iniziative progettuali complesse, di lunga durata e con potenziali alti rischi nel raggiungimento degli obiettivi prefissati, sia nelle aree tecniche sia nelle aree organizzative e gestionali. Il rapporto positivo tra costi e benefici di queste esperienze ha consentito in questi ultimi anni una rapida diffusione del Project Management in tutte le realtà imprenditoriali e, sempre con maggiore frequenza, anche le Piccole e Medie Imprese decidono di adottare i modelli organizzativi specifici e di utilizzare tali metodologie. I vantaggi che è possibile raggiungere attraverso l utilizzo delle tecniche del Project Management sono diversi: miglioramento dei processi di decisione aziendali; L. Falivene, PhD Candidate Università di Salerno - Maggio

7 miglioramento della comunicazione tra cliente, azienda e fornitori; miglioramento nello svolgimento delle attività lavorative all'interno del team di progetto; ausilio nel raggiungimento della qualità globale del progetto in termini di tempo, costi e qualità; aiuto nella trasparenza delle azioni dei vari attori che partecipano alla realizzazione; riduzione dei rischi; contributo all'aumento dell'efficienza aziendale. Se definiamo il progetto come un insieme di attività con un obiettivo definito che richiede uno sforzo di coordinamento delle risorse a disposizione limitato nel tempo, sono moltissimi i casi che possono essere gestiti come progetti. Qualsiasi tipo di progetto si compone generalmente di quattro fasi (Fig. 1): 1. Concezione: riguarda il lancio e l impostazione del progetto. In tale fase si definisce la configurazione del prodotto/servizio da fornire sulla base delle esigenze espresse dal cliente e si impostano le relative modalità realizzative. 2. Definizione: si definiscono in maniera dettagliata i risultati attesi dal progetto e i relativi piani operativi di realizzazione. 3. Implementazione: è la fase in cui tutte le risorse necessarie per il completamento dell iniziativa vengono mobilitate. 4. Rilascio: in tale fase avviene il trasferimento del risultato del progetto all utilizzatore finale. 1) CONCEZIONE Generazione delle idee Prima selezione Fattibilità Valutazione Decisione 2) DEFINIZIONE WBS OBS Analisi dei rischi Programmazione Documentazione 4) RILASCIO Trasferimento del prodotto Training Trasferimento del Know How 3) IMPLEMENTAZIONE Esecuzione Controllo e aggiornamento Documentazione Supporti operativi Figura 1: Le fasi di un progetto L. Falivene, PhD Candidate Università di Salerno - Maggio

8 Tali fasi non sono rigidamente sequenziali ma risultano parzialmente sovrapposte data la reciproca interdipendenza. L analogia tra le fasi che caratterizzano un progetto che può essere gestito con la logica del Project Management e quelle proprie di un percorso di internazionalizzazione risulta immediata: 1. La fase di concezione comprende le attività di valutazione dell attrattività di un certo mercato e delle barriere all entrata, di alternative come una partnership con un distributore locale, l individuazione di un responsabile del progetto (il Project Manager) e la definizione dei macro-obiettivi (come ad esempio la due date di progetto) con un budget di massima. 2. La fase successiva di definizione corrisponde a quella in cui il project manager, anche con l aiuto di collaboratori, pianifica tutte le attività, preventiva i costi e analizza i rischi associati al percorso di internazionalizzazione. 3. Durante la fase di implementazione vengono effettuate le scelte operative: si identifica la sede dell ufficio commerciale, si predispone l attrezzatura, si analizza la legislazione locale, si ricerca, seleziona e addestra il personale locale e si provvede alla sistemazione degli aspetti logistici, di marketing e dei sistemi informativi. 4. La fase di rilascio, nel caso di un percorso di internazionalizzazione, potrebbe ad esempio consistere nell avviamento dell attività e progressivo passaggio di consegne tra il project manager e il responsabile dell ufficio commerciale designato. Questa è anche la fase in cui è necessario riflettere sugli scostamenti tra obiettivi e risultati (ad esempio un ritardo o uno sforamento di budget) e identificarne le cause. Il progressivo ampliamento dell'ambiente imprenditoriale e l aumento della sua dinamicità rendono le tradizionali strategie di internazionalizzazione sempre meno efficaci. L analogia individuata tra le fasi proprie della gestione di un percorso di internazionalizzazione di impresa e il Project Management rende quindi concreta la possibilità di sfruttare le tecniche e gli strumenti propri di tale metodologia per ottimizzare il processo di internazionalizzazione. 4. Obiettivi dello studio Obiettivo di tale lavoro è l analisi approfondita degli strumenti e delle tecniche proprie del Project L. Falivene, PhD Candidate Università di Salerno - Maggio

9 Management al fine di definire una metodologia di pianificazione e controllo di un processo di internazionalizzazione. In particolare, l analisi sarà focalizzata sugli aspetti critici della gestione di un percorso di internazionalizzazione allo scopo di individuare una serie di criteri di supporto al project manager nel processo di pianificazione dello sviluppo internazionale. 5. Studio preliminare per la definizione di una metodologia di pianificazione/controllo di un processo di internazionalizzazione In linea con quanto appena esposto, nel presente paragrafo verranno descritti i passi da seguire per gestire un percorso di internazionalizzazione secondo la logica del Project Management. A tale scopo, verranno prima di tutto individuate le varie fasi che caratterizzano un percorso di internazionalizzazione. A tale analisi seguirà la definizione del processo di pianificazione di progetto secondo la logica del Project Management. L ultimo paragrafo sarà infine dedicato all applicazione dei principi del Project Management ai progetti di internazionalizzazione. 5.1 La gestione di un percorso di internazionalizzazione In generale, le principali fasi che caratterizzano un percorso di internazionalizzazione possono essere individuate in: 1. Individuazione del fabbisogno della PMI: è necessario capire quali sono gli obietti che la PMI intende raggiungere attraverso lo sviluppo internazionale. 2. Ricerca e raccolta delle informazioni: la raccolta di tutte le informazioni necessarie sul mercato di sbocco è condizione indispensabile per poter iniziare qualsiasi tipo di percorso all estero. 3. Analisi e scelta del mercato e del paese estero: la scelta del mercato è sicuramente il primo aspetto da esaminare nella logica del processo di internazionalizzazione. Il paese al quale rivolgersi deve essere scelto in funzione di motivazioni scientifiche (utilizzando dati macroeconomici stilati da enti competenti, studi di settore, riviste specializzate, ecc.) anche in combinazione con motivazioni semplici (come ad esempio l esistenza di contatti L. Falivene, PhD Candidate Università di Salerno - Maggio

10 precedenti). È necessario identificare i potenziali clienti, distributori, concorrenti nonché il potenziale di mercato. Risulta inoltre di fondamentale importanza per la scelta del mercato l analisi delle possibili barriere all ingresso nei mercati internazionali quali barriere di carattere competitivo (fornitori, clienti e concorrenti), barriere tariffarie (condizioni doganali), barriere non tariffarie (limitazioni imposte dai Governi alla quantità di prodotti, alle esportazioni). 4. Partecipazioni ad eventi: una fase fondamentale del processo di pianificazione di un percorso di internazionalizzazione è la costante partecipazione a fiere ed eventi nei paesi di riferimento. La presenza diretta nella realtà dei paesi di riferimento consente di stabilire contatti importanti per il futuro sviluppo internazionale. 5. Verifica delle risorse interne: l impresa deve poter contare su risorse dotate delle competenze tecniche e dell esperienza necessarie ed è estremamente importante che riconosca l eventuale mancanza di tali caratteristiche. Bisogna inoltre conoscere le caratteristiche del mercato, definire un offerta prodotto-servizio adeguata, gestirla in maniera efficace ed economicamente conveniente, comunicare al mercato stesso il valore della propria offerta. La PMI deve verificare la disponibilità di risorse finanziarie da investire e la propria capacità produttiva in termini di volume ed eventuale adattabilità del prodotto alle richieste del mercato estero. 6. Scelta delle strategie e della modalità di ingresso nei paesi esteri: tale scelta è spesso vincolata dal tipo di prodotto offerto e/o dal grado di impegno che la PMI intende profondere. Tale fase rappresenta sicuramente il punto più critico della pianificazione del percorso di internazionalizzazione. 7. Ricerca delle opportunità finanziarie e redazione di uno studio di fattibilità: esistono una serie di opportunità di finanziamento, promosse a livello regionale, nazionale, comunitario per i progetti di internazionalizzazione. Per accedere a tali finanziamenti è necessario redigere una documentazione complessa detta Business Plan. 8. Ricerca ed individuazione dei partner di affari esteri: i partner esteri devono essere selezionati in base a criteri che dipendono dagli aspetti socio-politici del paese scelto, dalla modalità di ingresso, ma anche da motivazioni meno scientifiche legate per esempio ad una conoscenza pregressa. 9. Implementazione e start up 10. Gestione operatività 11. Valutazione performance L. Falivene, PhD Candidate Università di Salerno - Maggio

11 Le varie fasi del percorso di internazionalizzazione non si susseguono in modo irreversibile, ma rappresentano il frutto di una serie di scelte a fronte di opportunità e vincoli contingenti, ognuna delle quali incide sull intensità del processo e sulla sua direzione. Il processo di internazionalizzazione non è un processo lineare, le attività sono legate da interdipendenze reciproche, ovvero se in una fase appare una soluzione essa deve tener conto di vincoli ed opportunità che possono emergere in fasi parallele o successive. In particolare, le fasi che precedono Implementazione e start up rappresentano le attività che devono essere eseguite per poter in qualche modo pianificare un percorso di internazionalizzazione, seppur in modo non sistematico. Una scarsa o addirittura assente pianificazione può implicare con il passare del tempo: confusione negli obiettivi; confusione nei ruoli interni ed esterni al progetto; scarsa chiarezza verso le controparti; confusione nei costi; stress, paura, scoraggiamento nell imprenditore; carenza di momenti di verifica e ritaratura del progetto; scarso utilizzo delle opportunità dagli enti pubblici nazionali e stranieri; pessima immagine; frustrazione nelle persone coinvolte; abbandono con spreco di risorse ed entusiasmo. Il manager dei progetti di sviluppo nei mercati globali deve essere in grado di rispondere ai cambiamenti sempre più rapidi in atto negli scenari socioeconomici e conseguentemente saper privilegiare i processi di pianificazione strategica e operativa più snelli ed efficaci. L immagine seguente (Fig. 2) mostra l impegno tipico delle imprese durante lo svolgimento delle varie fasi di un processo di internazionalizzazione. Dalla figura si evince uno sforzo maggiore principalmente in corrispondenza delle fasi operative piuttosto che di quelle iniziali. In realtà, così come insegna la teoria del Project Management, si ottengono risultati molto più efficaci dedicando maggiore impegno alle fasi di pianificazione delle attività (curva Impegno corretto in figura). L. Falivene, PhD Candidate Università di Salerno - Maggio

12 Impegno per la PMI Impegno corretto Impegno tipico Pianificazione Implementazione e start up Gestione operativa Fasi del processo di internazionalizzazione Figura 2: Andamento dell impegno della PMI nelle varie fasi di un percorso di internazionalizzazione 5.2 La pianificazione dei progetti secondo la logica del Project Management Nella realizzazione di un progetto il punto focale nella fase di avvio è la realizzazione della pianificazione, attività che riveste un ruolo talmente importante da richiedere un analisi dettagliata di tutte le varie fasi di cui si struttura. Secondo la logica del Project Management, la pianificazione è quella fase della gestione di un progetto che ha come obiettivo lo sviluppo di una piattaforma organizzativa necessaria ad eseguire e controllare il progetto in ogni sua fase, diventando a tutti gli effetti un fattore critico di successo. È un processo iterativo nel quale ideazione, negoziazione, strutturazione, formalizzazione e comunicazione (e quindi condivisione) di tutti gli elementi del progetto si alternano per affinare progressivamente il piano di progetto. Nel corso del processo di pianificazione si raccolgono continuamente informazioni sul contenuto e sui deliverables da produrre e di conseguenza il piano di lavoro diventa nel tempo sempre più dettagliato. La pianificazione deve conformarsi al progetto durante tutte le fasi di realizzazione dello stesso, il che significa non divenire un oggetto statico realizzato allo start-up del progetto, ma piuttosto una componente dinamica dello stesso, che evolve man mano che il tempo trascorre, che gli eventi si verificano, che si modificano le esigenze, che mutano i requisiti. Al termine sarà possibile misurare gli scostamenti tra la pianificazione previsionale realizzata all avvio del progetto e quella di consuntivazione che si ha a fine progetto. La pianificazione può essere in generale definita come la funzione di selezione degli obiettivi aziendali e la determinazione delle policy, delle procedure e dei programmi necessari per ottenerli. Caratteristiche peculiari della pianificazione sono: L. Falivene, PhD Candidate Università di Salerno - Maggio

13 sistematicità, in quanto gli obiettivi devono essere prefissati; flessibilità, per poter gestire attività differenti; disciplinatezza, in quanto deve prevedere continue revisioni e controlli; multifunzionalità, perché deve essere n grado di accettare input multifunzionali. La pianificazione prende il via in quella fase propositiva che consente di identificare le caratteristiche del progetto. In questo primo momento è necessario svolgere tutta la fase di analisi che consente di identificare, sulla base dei requisiti espressi, i punti cardine su cui ruota l intero progetto nelle sue componenti. Identificare le attività necessarie significa soprattutto riuscire a definirne con la massima precisione le componenti e definire i punti di contatto che collegano ciascun elemento agli altri. Un errore nell identificazione delle componenti si riflette in modo devastante sui successivi passi di pianificazione con effetti non misurabili che possono compromettere l intero progetto. Successivamente si passa alla stesura del cosiddetto piano operativo di progetto, che consiste nell individuazione delle risorse materiali e di lavoro necessarie per poter far andare in porto con successo quanto richiesto dal committente. Una volta note le componenti di progetto la stima della durata delle attività e delle risorse necessarie da impiegare (sia in termini di lavoro sia in termini finanziari) risulta abbastanza immediata. Il passo successivo consiste nel dare un ordine temporale e logico alle attività di realizzazione delle singole componenti, fermo restando che la sequenza temporale potrà subire numerose variazioni durante l esecuzione del progetto, in dipendenza soprattutto di eventi imprevisti ed asincroni che possono perturbare il piano di esecuzione previsto. A questo punto si arriva al terzo livello di pianificazione che consiste nella realizzazione del piano operativo di dettaglio. È infatti possibile definire in maniera puntuale il budget necessario e le effettive necessità finanziarie spalmate sull intero periodo pianificato e di conseguenza attribuire le responsabilità e i ruoli. La figura che segue (Fig. 3) è una rappresentazione schematica di come si svolge il processo di pianificazione di un progetto secondo la logica del Project Management. L. Falivene, PhD Candidate Università di Salerno - Maggio

14 Schedule Spec Obiettivi e scopo QUANDO COSA E PERCHE COSA STRUTTURATO STRUTTURA ORGANIZZATIVA Reparti X Y Z A A A B B B C CHI COME Criteri tecnici COME Piano di Progetto QUANTO WBS COSA STRUTTURATO (Livello di programma) Grafico lineare di responsabilità Work Package Stime dei materiali e della manodopera (Livello di progetto) (Livello di attività) Schedule (Gantt) QUANDO Figura 3: La pianificazione dei progetti (Kerzner) Durante la fase di realizzazione delle attività pianificate vengono effettuati opportuni momenti di verifica di eventuali mutamenti dello scenario esterno, della coerenza di quanto realizzato rispetto ai requisiti e dell avanzamento rispetto al piano. Ogni scostamento fa scattare un azione correttiva che può far variare le specifiche o adeguare i piani iniziali. La pianificazione non deve diventare un obiettivo del progetto ma deve rimanere un potente strumento gestionale che, per poter mantenere la sua utilità, va tenuto costantemente aggiornato. Strumenti e tecniche a supporto delle attività di Project Management La gestione di un progetto secondo la logica del Project Management presuppone il ricorso ad una serie di strumenti e tecniche di supporto alla pianificazione, i principali dei quali sono elencati e descritti di seguito: 1. Mappa concettuale: schema che supporta la fase di ideazione iniziale, il team building e la rielaborazione finale delle esperienze. 2. Diagramma causa-effetto (Ishikawa): diagramma che consente di analizzare e valutare la catena causale delle problematiche che si presentano nel corso delle attività. 3. WBS (Work Breakdown Structure): scomposizione gerarchica del progetto per descrivere l articolazione delle attività in termini di fasi, sottofasi, fino ad individuare le attività elementari. L. Falivene, PhD Candidate Università di Salerno - Maggio

15 4. OBS (Organization Breakdown Structure): scomposizione gerarchica delle responsabilità di progetto, generata allo scopo di individuare univocamente i responsabili dei vari elementi del lavoro previsto. 5. LRC (Linear Responsibility Chart): ufficializzazione delle responsabilità di progetto. Nasce dall incrocio della WBS e della OBS ed obbliga ad assegnare una responsabilità univoca e nominale per ciascuno degli elementi di lavoro individuati nella WBS. 6. Diagramma reticolare: diagramma che permette di descrivere in chiave reticolare le attività e la loro connessione individuando i percorsi critici. 7. Diagramma di Gantt: diagramma che consente di descrivere i legami logicotemporali delle fasi e delle singole attività del progetto. 8. PERT (Program Evaluation and Review Technique): tecnica probabilistica che consente di individuare nell ambito di un diagramma a rete la sequenza di attività più critica (massima durata) ai fini della realizzazione di un progetto. 9. CPM (Critical Chain Method): analisi che consente di valutare varie alternative di esecuzione di un progetto (nel caso in cui sia possibile accelerare l esecuzione di alcune o di tutte le attività del progetto stesso) al fine di individuare quella alla quale corrisponde il costo totale del progetto minimo. 10. Curva a S: curva dei costi diretti derivanti dall utilizzo di risorse sul progetto. 11. Metodo dell Earned Value: tecnica di controllo dell avanzamento di progetto. L Earned Value rappresenta in ogni istante, durante l esecuzione del progetto, il valore reale (il valore che sarebbe effettivamente fatturabile al cliente in quel determinato momento, alla luce del contratto steso inizialmente e dell andamento consuntivato dei lavori) del lavoro eseguito fino alla data considerata. Tutti questi strumenti concorrono a permettere una rappresentazione astratta del progetto, che consente in ogni momento di averne il controllo ma soprattutto di poter in ogni istante misurare gli effetti di qualsiasi evento si produca nel corso del progetto stesso. È infatti necessario tener presente che la pianificazione, con tutti i suoi strumenti, è una rappresentazione astratta del progetto e non il progetto stesso. La tabella che segue mostra quali delle tecniche appena esposte risultano adatte, sulla base delle specifiche caratteristiche, alla gestione di un progetto di internazionalizzazione. Tecnica di Project Management Adatta Non adatta Mappa concettuale X Diagramma causa-effetto X WBS X OBS X LRC X Diagramma reticolare X Diagramma di Gantt X PERT X CPM X Curva ad S X Metodo dell Earned Value X L. Falivene, PhD Candidate Università di Salerno - Maggio

16 5.3 La pianificazione dei progetti di internazionalizzazione secondo la logica del Project Management Sulla base delle considerazioni espresse nel precedente paragrafo, è possibile ridefinire il processo di pianificazione di un percorso di internazionalizzazione secondo la logica del Project Management. È possibile distinguere tre fasi sequenziali ed interdipendenti (Fig. 4): 1. Pianificazione Strategica attraverso analisi di attrattività/accessibilità 2. Programmazione Operativa del percorso di internazionalizzazione 3. Dimensionamento dell intervento di internazionalizzazione Come si può notare in figura, a valle del processo di pianificazione/controllo è previsto l intervento di internazionalizzazione vero e proprio che comporta la valutazione e l analisi continua delle performance. È possibile inoltre osservare che ogni fase prevede un processo a ritroso di revisione: revisione delle strategie a valle della fase di Programmazione Operativa; revisione del programma operativo valle della fase di Dimensionamento dell intervento; revisione del piano economicofinanziario una volta che il progetto di internazionalizzazione è stato avviato. Ciò riflette l esistenza di un costante parallelismo tra la fase di pianificazione ed esecuzione con quella di controllo. Le tre fasi appena elencate verranno di seguito descritte nel dettaglio. Pianificazione Strategica attraverso analisi attrattività/accessibilità Programmazione Operativa del percorso di internazionalizzazione Dimensionamento dell intervento di internazionalizzazione Valutazione ed analisi della performance dell intervento di internazionalizzazione Revisione strategie PIANIFICAZIONE/CONTROLLO Revisione programma operativo Revisione piano economicofinanziario Pianificazione Controllo Figura 4: Fasi della pianificazione/controllo di un processo di internazionalizzazione Pianificazione Strategica attraverso analisi di attrattività/accessibilità Nella fase di Pianificazione Strategica vengono in primo luogo definiti gli obiettivi di progetto. L. Falivene, PhD Candidate Università di Salerno - Maggio

17 La definizione degli obiettivi di progetto rappresenta una dettagliata descrittiva sul cosa deve essere fatto. In particolare, devono essere descritti: un elenco degli obiettivi che si intendono raggiungere attraverso l intervento di internazionalizzazione ed una breve descrizione degli stessi; un collegamento degli obiettivi ed indicatori di outcome e output; quali risultati devono essere raggiunti rivolgendosi al/ai mercato/i estero/i; prodotti fisici. Una utile tecnica di supporto in questa fase può essere la WBS (Work Breakdown Structure) per la quale si rimanda al box di approfondimento Strumenti e tecniche a supporto delle attività di Project Management. In base a tali obiettivi si analizzano contemporaneamente da un lato le caratteristiche dei possibili mercati esteri di riferimento (in modo da evidenziarne opportunità/minacce) e dall altro i punti di forza/debolezza della PMI in esame, in modo da poter scegliere il mercato estero strategicamente più adatto alle esigenze (Fig. 5). Tale fase costituisce una fase preliminare e prescinde dalla strategia di internazionalizzazione che si intende realizzare. Opportunità / minacce Analisi dell ambiente Fabbisogni / obiettivi della PMI Punti di forza / punti di debolezza Analisi della PMI Figura 5: La Pianificazione Strategica Programmazione Operativa del percorso di internazionalizzazione La fase di Programmazione Operativa è sicuramente quella in cui il project manager gioca un ruolo cruciale. È infatti in questa fase che viene individuata la strategia di ingresso nel mercato selezionato, che condiziona una serie di importanti decisioni successive. L. Falivene, PhD Candidate Università di Salerno - Maggio

18 In base alla modalità di ingresso selezionata il project manager definisce l assetto organizzativo, stabilisce metodologia, regole e procedure per gestire il progetto, definisce le relazioni esistenti tra le varie parti, fornisce una linea guida affinché queste interagiscano efficacemente tra di loro e identifica le azioni necessarie perché il progetto venga completato con successo. La Programmazione Operativa consiste nell indicare quali attività del progetto di internazionalizzazione devono essere poste in essere, come le attività da porre in essere devono essere fatte, quando le attività devono essere fatte, chi è il responsabile di queste attività, quali risorse materiali servono per eseguire queste attività. Strumenti di supporto in questa fase possono essere la WBS, la matrice compiti responsabilità (LRC Linear Responsability Chart), le rappresentazioni reticolari (per dettagli su queste tecniche si rimanda al box di approfondimento Strumenti e tecniche a supporto delle attività di Project Management ). In particolare, le principali attività da eseguire in tale fase sono: Individuazione delle competenze necessarie: il team di progetto deve essere composto da persone che posseggono i requisiti professionali richiesti per lo svolgimento ed il raggiungimento degli obiettivi di progetto. In questa fase, quindi, andranno elencate in modo esauriente e preciso quali sono le professionalità richieste per lo svolgimento del progetto. Definizione ed assegnazione delle risorse: una volta elencati i requisiti richiesti, è necessario individuare le persone ed attribuire le specifiche responsabilità. Tale attività è strettamente correlata alla precedente in quanto la domanda cui è necessario rispondere è chi lo deve fare. Dimensionamento dell intervento di internazionalizzazione Sulla base dei programmi definiti nella fase appena descritta si procede con il Dimensionamento dell intervento di internazionalizzazione che ha come principale obiettivo la valutazione dell'impatto sui costi di realizzazione delle soluzioni adottate. Per raggiungere tale obiettivo è necessario svolgere due importanti attività: Scheduling del progetto: identificati gli obiettivi, le attività e le risorse si rende necessario determinare esattamente i tempi di progetto. In particolare, vanno identificate le attività del progetto di internazionalizzazione che per forza di cose devono essere eseguite in parallelo e quelle che invece sono collegate da vincoli di precedenza (ad esempio le attività che non possono essere iniziate prima che altre siano completate). Gli strumenti di supporto in questa fase sono il diagramma reticolare e il diagramma di Gantt. L. Falivene, PhD Candidate Università di Salerno - Maggio

19 Definizione ed assegnazione delle risorse economiche di progetto: il piano economico del progetto deve essere formato da una serie di voci che rappresentano la somma di tutte le risorse (umane e non) necessarie per implementare l intervento di internazionalizzazione. Ciò consente la costruzione di un budget economico che costituisce il riferimento per effettuare i controlli durante la fase esecutiva. 6. Definizione di criteri di supporto al Project Manager La gestione di un progetto attraverso le logiche del Project Management richiede quindi: la realizzazione di un piano di lavoro che evidenzi le attività temporalmente critiche; la definizione di un programma di utilizzo delle risorse (intese sia in termini di persone che di mezzi e materiali), allo scopo di ottimizzarne i carichi ed i tempi di utilizzo rispetto all effettiva disponibilità; la costruzione di un budget economico (costi preventivati); la continua osservazione degli avanzamenti del progetto in termini di tempi e di costi; la riprogrammazione degli impegni futuri delle risorse in base all'andamento effettivo del progetto; l esecuzione di stime a finire in termini di tempi e di costi; la preparazione della documentazione storica del progetto al fine di utilizzare in un secondo tempo l'esperienza acquisita. La realizzazione di queste attività comporta una notevole competenza tecnologica (in quanto bisogna conoscere le metodologie e le tecniche di Project Management, nonché gli strumenti informatici connessi) e pratica (conoscenza e cognizione dei processi interessati) da parte del Project Manager. In particolare, la fase in cui il Project Manager ha la responsabilità principale è la pianificazione. Compito del Project Manager durante tutto il ciclo vita del progetto è, infatti, mantenere la pianificazione coerente con gli accadimenti, mantenendo le versioni della pianificazione in modo da disporre della storia del progetto. La sequenza delle versioni della pianificazione, ovvero la storia di come il progetto si è evoluto, costituisce l esperienza che consentirà pianificazioni maggiormente accurate in futuro. L. Falivene, PhD Candidate Università di Salerno - Maggio

20 Se la pianificazione del progetto viene eseguita correttamente è plausibile che il Project Manager riesca ad evitare gran parte del lavoro perché il progetto sarà autonomo, anche se questo accade raramente. Pochi progetti vengono completati senza conflitti o trade-off che il Project Manager deve risolvere. La figura del Project Manager Il ruolo del Project Manager si differenzia nettamente dai più tradizionali ruoli aziendali che intervengono all interno dei processi lavorativi tramite l uso dell autorità formale. Il suo ruolo si fonda sull autorevolezza derivata dalle sue competenze e richiede uno stile di direzione orientato alle relazioni sociali cioè alla costruzione ed al mantenimento di buone relazioni interpersonali, sia nei confronti del team di progetto, che degli altri attori organizzativi. (E. Baglieri et al. 1999). Il Project Manager è il responsabile operativo della valutazione, della pianificazione, della realizzazione e del controllo di un progetto. Il Project Manager è in grado di tradurre le esigenze dell azienda in obiettivi chiari e raggiungibili, equilibrando la domanda di qualità del risultato finale con i limiti posti dalle risorse disponibili, dai tempi e dai costi. Per gestire al meglio il suo ruolo, il Project Manager deve possedere una serie di conoscenze tecniche e gestionali, che coprono sia le aree operative sia quelle relazionali, nonché l autorità, riconosciutagli dall azienda, per gestire il progetto. Il Project Manager deve essere, prima di tutto, un buon negoziatore, in grado di sedersi al tavolo delle trattative con una pianificazione articolata, completa di diverse ipotesi operative; deve, quindi, utilizzare le proprie doti e conoscenze di comunicazione, definizione delle attività, valutazione, programmazione e gestione del rischio, per presentare ed offrire possibili alternative. Deve saper ricercare e proporre soluzioni vincenti per ottenere il budget necessario e una tabella di marcia che gli permettano di portare a buon fine il progetto, lavorando in condizioni realistiche. Anche la capacità di relazionarsi con una squadra di lavoro è basilare: saper adottare un approccio amichevole e diplomatico con i propri collaboratori e dipendenti senza, tuttavia, dimenticare che l autonomia della squadra è molto importante, ma non esclude, anzi richiede, una metodica e puntuale supervisione dei progressi. Deve, quindi, essere presente ed intervenire sia quando il lavoro procede al meglio, sia quando ci sono problemi da risolvere. Per un equilibrata gestione del team, il Project Manager non deve mai perdere in credibilità ed essere mentalmente flessibile per capire quando il progetto va ripianificato o riadattato alla situazione contingente. Porre, in sostanza, il proprio team nella condizione di fare al meglio il proprio lavoro, tenendo presente che è, spesso, difficile coniugare velocità nella realizzazione ed un elevato livello qualitativo dei risultati. Il Project Management è particolarmente efficace quando utilizzato in progetti complessi che richiedono la gestione di numerose risorse umane, tempi lunghi o elevate complessità tecniche, oppure in progetti con alte criticità in quanto da realizzare in tempi stretti, o con budget limitati o ad alto rischio. In sintesi, quindi, i compiti specifici di un Project Manager sono: elaborare nel dettaglio la programmazione e la pianificazione del progetto. Alla base di questo vi è l identificazione di ciò che è necessario per raggiungere l obbiettivo prefissato. Il lavoro deve essere pianificato passo a passo, suddividendolo in fasi più piccole e quindi più agili da gestire. Per lo stesso motivo è fondamentale stabilire delle regole, in modo che tutto il team utilizzi le stesse convenzioni, gli stessi controlli, ecc; L. Falivene, PhD Candidate Università di Salerno - Maggio

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