Manuale d uso anagrafe alunni. Manuale anagrafe alunni
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- Agnella Anna Maria Alessi
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1 Manuale anagrafe alunni 1
2 1. Presentazione dell applicativo anagrafe alunni Elenco iscritti Nuovo iscritto Ricerca studente Storico iscritti Scelta plesso Nuovo stato/situazione Esempi pratici di utilizzo dell applicativo Indicazione di iscrizione di uno studente non presente in anagrafica Indicazione di trasferimento in altro istituto scolastico di uno studente regolarmente iscritto Indicazione di ritiro dal DDIF di uno studente
3 1. Presentazione dell applicativo anagrafe alunni Anagrafe alunni è un applicativo web sviluppato dalla provincia di Brescia ed integrato nel portale E-Scuola. Tale applicativo realizza una piattaforma per la gestione dell anagrafe degli alunni presenti nelle scuole della provincia di Brescia, permettendo così alla provincia di Brescia di individuare situazioni patologiche di non adempimento al DDIF. L applicativo anagrafe alunni è suddiviso in diverse sezioni, mediante le quali si possono realizzare molteplici operazioni ed interagire in modo differenziato con la base di dati presente sul server di E- Scuola. Verranno ora passate in rassegna le differenti sezioni, in modo tale da fornire un idea complessiva del funzionamento dell applicativo. Si proseguirà poi con l analisi di alcune situazioni tipiche di utilizzo dell applicativo. Tutte le sezioni e le funzionalità elencate nel proseguo del presente manuale sono fruibili previa autenticazione dell utente nel portale E-Scuola. 1.1 Elenco iscritti La sezione elenco iscritti mostra un elenco completo degli alunni afferenti alla scuola che ha effettuato l accesso all area riservata. In particolare viene mostrato l elenco (in ordine alfabetico crescente sul Cognome ma con la possibilità di ordinare l elenco secondo altri criteri: codice fiscale e classe) degli studenti che frequentano le sezioni del plesso/sede associata scelto in fase di accesso all area. L elenco degli studenti riporta un indicazione del nominativo degli alunni e, per risolvere i casi di omonimia, il codice fiscale dello studente. Accanto a tali informazioni vi sono due link, per mezzo dei quali si può accedere alle informazioni anagrafiche dello studente ( ) ed al curriculum studiorum ( ). 1.2 Nuovo iscritto Mediante la sezione nuovo iscritto le scuole hanno la possibilità di inserire in anagrafe i dati di uno studente non indicato nel precedente elenco. Affinché l inserimento dello studente vada a buon fine è necessario specificare correttamente tutti i dati anagrafici richiesti, prestando particolare attenzione al codice fiscale. La figura 1 mostra una parte del form di inserimento dei dati anagrafici dello studente da inserire in anagrafica. Per quanto riguarda la scelta della provincia di nascita e del comune, è fondamentale selezionare dal menù a tendina la provincia corretta (per studenti nati all estero, selezionare la voce EE ) e quindi premere il pulsante comune presente alla destra del menù a tendina di selezione della provincia. In questo modo verrà visualizzato un ulteriore menù a tendina, in prima istanza invisibile, per mezzo del quale è possibile visualizzare un elenco dei comuni della provincia selezionata e quindi scegliere il comune di nascita dello studente (figura 2). 3
4 figura 1: Form di inserimento dei dati anagrafici dell'alunno figura 2: Visualizzazione del menù a tendina per la scelta del comune di nascita L indicazione della data di nascita dello studente è obbligatoria e deve rispettare il formato gg/mm/aaaa (es: 01/01/1985). L indicazione di tutte le restanti informazioni anagrafiche avviene per mezzo di menù a tendina. Una seconda tranche di dati anagrafici dello studente riguarda le informazioni relative alla residenza (vedi figura 3). La procedura da utilizzare per la scelta del comune di residenza è del tutto analoga a quella illustrata per il comune di nascita. figura 3: Indicazioni della residenza dello studente 4
5 Per completare l inserimento dello studente in anagrafica rimane infine da compilare la parte di informazioni relative al domicilio dell alunno. Tali informazioni vanno però indicate soltanto se differenti dalla residenza anagrafica. In caso contrario i campi possono essere lasciati bianchi. Qualora vadano inserite tali informazioni, la modalità è del tutto analoga a quella seguita per la residenza dell alunno (vedi figura 4). figura 4: Indicazione del domicilio dello studente Dopo aver compilato tutti i campi necessari, è possibile procedere con l inserimento in anagrafica dei dati: ciò avviene per mezzo della pressione del pulsante salva visibile in figura 4. La procedura di inserimento in anagrafica dell alunno effettua numerosi controlli sui dati inseriti: in particolare viene controllata la correttezza formale del codice fiscale e, qualora il codice fiscale sia formalmente corretto, si procede ad una ricerca in anagrafica di un eventuale codice fiscale identico a quello che si desidera inserire. Nel caso in cui venga trovato in anagrafica un codice fiscale identico a quello che si desidera inserire, viene mostrato un errore all operatore e la procedura di inserimento dei dati viene interrotta (vedi figura 5). figura 5: segnalazione di tentativo di duplicazione di un codice fiscale presente in anagrafica Qualora i controlli effettuati non diano luogo a segnalazioni di errore, i dati anagrafici vengono salvati nella base di dati di E-Scuola e viene mostrato all operatore un messaggio di esecuzione con successo dell operazione. 1.3 Ricerca studente La sezione ricerca studente permette di effettuare la ricerca di uno studente all interno della base dati di E-Scuola. Affinché la ricerca possa essere effettuata, vanno specificati tutti i criteri di ricerca, ossia il nome, il cognome ed il codice fiscale dello studente (vedi figura 6). 5
6 figura 6: Form di inserimento dei criteri di ricerca dello studente 1.4 Storico iscritti La sezione storico iscritti consente all operatore la visualizzazione dell elenco degli studenti attualmente non iscritti alla scuola in questione, ma che in passato hanno frequentato l istituto. Il funzionamento della sezione è del tutto analogo a quello della sezione elenco iscritti. La differenza sostanziale risiede nel fatto che selezionando uno studente da questo elenco, le voci inerenti l anagrafica e gli stati/situazioni non saranno modificabili, ma solo visualizzabili. 1.5 Scelta plesso Mediante scelta plesso l operatore ha la facoltà di selezionare il plesso per la sessione di lavoro. In questo modo dai menù elenco iscritti e storico iscritti verranno mostrati solo gli studenti iscritti alla sede distaccata/plesso selezionata. 1.6 Nuovo stato/situazione Mediante nuovo stato/situazione è possibile aggiungere l indicazione relativa ad iscrizioni ad un nuovo anno scolastico oppure a trasferimenti/ritiri dello studente. Per inserire l indicazione di un nuovo stato scolastico dello studente si deve in primo luogo scegliere la tipologia di stato che si desidera segnalare. Le voci contemplate sono: - Nuovo ingresso - Iscritto - Trasferito in altro istituto scolastico - Trasferito nella formazione professionale - Trasferito ai centri per l impiego - Ritirato - Trasferimento ad istituto in altra provincia - Iscrizione di gennaio - Trasferimento in altro stato Dopo aver selezionato la voce desiderata è necessario premere il pulsante Specifica movimento presente nella maschera di inserimento. In tal modo è possibile visualizzare un ulteriore serie di informazioni da fornire al fine di specificare lo stato. La figura 7 mostra i campi e le informazioni da fornire per completare l inserimento di un nuovo ingresso nel sistema istruzione dello studente selezionato. 6
7 figura 7: Campi da specificare per completare l'inserimento di una nuova iscrizione I campi mostrati in figura cambiano in funzione del periodo dell anno durante il quale l inserimento dei dati viene effettuato. In funzione della data di inserimento, infatti, possono essere mostrati alcuni campi altrimenti invisibili (ad es. il campo esito esame di stato, visualizzato soltanto a fine anno scolastico e nel caso in cui lo studente abbia frequentato l ultimo anno del ciclo di studi al quale è iscritto). Dopo aver terminato l inserimento dei dati è possibile procedere al salvataggio nella base di dati premendo il pulsante salva visibile in basso nella figura 7. Ad inserimento ultimato il sistema provvederà a dare all utente un messaggio di corretto inserimento dei dati nella base di dati. Si ricorda che l inserimento di tali dati è possibile soltanto se lo studente è iscritto alla scuola che ha effettuato l accesso all area riservata, oppure se lo studente non risulta iscritto a nessuna scuola. Terminate le operazioni di inserimento e di salvataggio dei dati, viene mostrata una tabella che riassume sinteticamente i dati inseriti (vedi figura 8) e per mezzo della quale è possibile visualizzare nuovamente i dati appena inseriti. figura 8: Riepilogo dati scolastici dello studente 2 Esempi pratici di utilizzo dell applicativo 2.1 Indicazione di iscrizione di uno studente non presente in anagrafica Si supponga ora di voler inserire i dati scolastici di uno studente non presente nell elenco dei propri iscritti. Si supponga ad esempio di voler inserire uno studente che frequenta la terza media nel proprio istituto scolastico. 7
8 In primo luogo si procede all inserimento dei dati anagrafici dell alunno selezionando la voce nuovo iscritto. Si inseriscono quindi i dati anagrafici (figura 9). Si procede quindi alla verifica della correttezza e al salvataggio dei dati mediante la pressione del pulsante salva. Qualora non vi siano errori nei dati inseriti, la scheda viene inserita nell elenco delle schede anagrafiche presenti nella base di dati di E-Scuola. figura 9: Inserimento in anagrafica di un nuovo studente Dopo aver effettuato tale operazione lo studente non risulterà però ancora associato all Istituto che sta effettuando le operazioni; non sarà quindi visibile dall elenco iscritti. Per effettuare l inserimento dei dati scolastici di questo studente è quindi necessario effettuare la ricerca dello studente mediante la voce ricerca studente (figura 10). figura 10: ricerca dello studente in anagrafica Alla pressione del pulsante ricerca visibile in figura 10 verrà mostrato un elenco vuoto degli stati/situazioni dello studente (Figura 11). 8
9 Figura 11: elenco vuoto degli stati scolastici dell'alunno Per inserire quindi la nuova iscrizione dello studente si deve selezionare la voce nuovo stato/situazione. Compare una schermata simile a quella mostrata in figura 12. figura 12: scelta del tipo di stato da segnalare ad E-Scuola Dopo avere effettuato la scelta della voce Nuovo ingresso si deve premere il pulsante Specifica movimento. In questo modo verrà mostrato l elenco dei campi da riempire per completare l inserimento dello stato desiderato. Dopo la pressione del pulsante viene mostrata la schermata di figura 13. figura 13: inserimento dei dati relativi ad un nuovo ingresso nel sistema istruzione Si possono ora selezionare la classe alla quale lo studente è iscritto ed inserire la sezione. A fine anno scolastico si deve poi procedere all inserimento dell esito dello scrutinio di fine anno. Poiché lo studente frequenta la classe terza, a fine anno sarà indispensabile inserire anche le informazioni inerenti l esito dell esame di stato, l orientamento consigliato e l iscrizione alla classe prima superiore. La schermata relativa a questa fase è mostrata in figura 14. 9
10 figura 14: inserimento dei dati scolastici per un alunno che frequenta la classe terza media La selezione dei dati relativi all iscrizione alle scuole superiori avviene con modalità simili a quella di selezione della provincia di nascita: si seleziona quindi in primo luogo la tipologia di scuola scelta (Statale, Privata, CFP, Fuori provincia) e si preme il pulsante Denominazione scuola. Viene mostrato quindi un elenco degli istituti scolastici che rientrano nella tipologia selezionata in precedenza (figura 15). 10
11 figura 15: selezione della scuola superiore di destinazione dello studente Poiché un istituto superiore può avere attivati differenti indirizzi, si deve indicare anche questa informazione. Premendo il pulsante Indirizzo scelto viene mostrato l elenco degli indirizzi attivati dall istituto selezionato (figura 16). figura 16: elenco degli indirizzi attivati presso l'istituto selezionato 11
12 Dopo aver selezionato anche l indirizzo desiderato, si può procedere al salvataggio dei dati mediante la pressione del pulsante salva presente in fondo alla schermata di inserimento dello stato. Qualora siano stati correttamente indicati tutti i dati richiesti, verrà mostrata una schermata riassuntiva simile a quella visibile in figura 17. figura 17: elenco degli stati associati allo studente 2.2 Indicazione di trasferimento in altro istituto scolastico di uno studente regolarmente iscritto Si supponga di voler indicare un trasferimento di un proprio alunno in un altro istituto scolastico. E in primo luogo necessario individuare lo studente interessato al trasferimento dall elenco degli iscritti. A tale scopo si utilizza la voce ricerca studente (vedi figura 10). Nel caso in cui lo studente venga individuato all interno della base di dati, verrà mostrato un elenco di stati/situazioni simili a quello visibile in figura 17. Se lo studente è attualmente in carico all istituto che sta effettuando le operazioni, allora può inserire un nuovo stato/situazione. La procedura di inserimento è molto simile a quella seguita per l inserimento di una nuova iscrizione; si dovrà però selezionare la voce Trasferito in altro istituto scolastico (vedi figura 18) e quindi premere il pulsante Specifica movimento. I dati da compilare sono ovviamente differenti rispetto a quelli visti per l inserimento di una nuova iscrizione: si dovrà selezionare semplicemente la scuola (media o superiore) di destinazione scelta dallo studente. Una volta selezionata la scuola si può procedere all inserimento dei dati mediante la pressione del pulsante salva. figura 18: inserimento di un trasferimento in altro istituto scolastico 12
13 Dal momento si procederà al salvataggio delle informazioni indicate, lo studente non sarà più iscritto alla scuola che ha notificato l informazione di trasferimento; l Istituto scolastico potrà pertanto procedere alla sola visualizzazione dei dati anagrafici e scolastici dello studente. 2.3 Indicazione di ritiro dal DDIF di uno studente Come ultimo caso di utilizzo dell applicativo di gestione delle iscrizioni, si supporrà di voler segnalare un ritiro di uno studente dall Istituto. La procedura di notifica di tale stato è molto simile a quella vista per la segnalazione del trasferimento scolastico. In primo luogo si effettuerà la ricerca dello studente in anagrafica per mezzo della voce elenco iscritti oppure per mezzo della voce ricerca studente (vedi figura 10). Dopo aver individuato lo studente, si selezionerà la voce nuovo stato/situazione, selezionando poi come tipo di stato ritiro (figura 19). figura 19: Indicazione di ritiro di uno studente Tale tipo di stato non richiede l inserimento di ulteriori informazioni. Si può quindi salvare il nuovo stato e proseguire con la sessione di lavoro. 13
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