- tabelle oggetti principali del database che definiscono la struttura degli archivi e che contengono i dati che vengono forniti in input

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1 214 ACCESS D. Consoli Esercitazioni di Informatica Generalità Access è un software DBMS (Data Base Management System) per la gestione dei database. Appena si entra in Access viene chiesto il nome che si vuole assegnare al database (*.mdb) ad esempio didattica.mdb e bisogna specificare la cartella e quindi il percorso completo dove salvarlo. Successivamente viene visualizzata la seguente finestra: Come si vede un database di Access presenta diversi oggetti, di cui si fornisce una descrizione sintetica: - tabelle oggetti principali del database che definiscono la struttura degli archivi e che contengono i dati che vengono forniti in input - query interrogazioni del database condizionati o incondizionati che servono ad estrarre i dati che vengono richiesti - maschere schede o interfacce a tutto schermo per l immissione e la presentazione dei dati - report generazione di tabulati o prospetti finali riassuntivi su carta - pagine creazione di pagine web dinamiche - macro automazione di operazioni ripetitive con scrittura di appositi comandi in sequenza - moduli realizzazione di routines in linguaggio Access Basic CREAZIONE DI UNA TABELLA Per creare un database bisogna prima decidere il tipo di informazioni che si vuole registrare nei diversi archivi e successivamente decidere quali possano essere gli attributi o campi di congiunzione tra i vari archivi (ossia i campi in comune a tutti gli archivi).

2 D. Consoli Esercitazioni di Informatica 215 Dopo aver deciso il tipo di archivio, bisogna definire la sua struttura. Le singole informazioni distinte di un archivio si chiamano records o tuple. Ogni record a sua volta può essere suddiviso in informazioni ancora più elementari detti campi o attributi. Per fare un esempio, l archivio di una lista di indirizzi, avrà tanti records quanti sono gli indirizzi presenti nella lista e tanti campi quante sono le informazioni associate a ciascun nominativo, che devono però essere, per tutti i nominativi, dello stesso tipo (es. cognome, nome, indirizzo, ecc.). Un record può anche avere dei campi vuoti: se ad esempio non si conosce l indirizzo di un nominativo, si può lasciare vuoto quel campo e aggiornarlo successivamente. Nella creazione delle tabelle, ma anche degli altri oggetti di Access - query, maschere -, si può sempre operare in 2 modi : - modalità struttura - modalità visualizzazione dati Quando si clicca sull icona squadra si entra in ambiente struttura. Quando si clicca sull icona foglio si entra in ambiente immissione o presentazione dati Per creare la tabella si seleziona l oggetto tabella e si fa un doppio click sull opzione Crea una tabella in visualizzazione struttura. Sullo schermo appare la seguente finestra: Le informazioni indispensabili che bisogna fornire per creare la struttura della tabella, sono: - i nomi dei campi - il tipo dati - la dimensione campo Ad esempio nella tabella di figura sono stati immessi i seguenti nomi di campi: - cod_doc - nominativo - indirizzo - città - cod_materia

3 216 D. Consoli Esercitazioni di Informatica Per tipo si intende la natura funzionale del campo: ad esempio un campo destinato a contenere parole o codici, sarà un campo di tipo testo, un campo destinato a contenere date, sarà un campo di tipo data, un campo destinato a contenere numeri sarà un campo numerico. La dimensione permette di definire l ampiezza del campo in termini di spazi o bytes. I tipi di campi, come si può osservare dalla figura, possono essere: testo memo caratteri alfanumerici al massimo questo campo può contenere 255 caratteri può contenere fino a caratteri alfanumerici numerico contiene solo numeri intero (2 bytes) intero lungo (4 bytes) precisione semplice (4 bytes) precisione doppia (8 bytes) data (gg/mm/aa) può contenere informazioni solo di tipo data ora valuta valori numerici preceduti dal simbolo valutario (L., $,..) contatore Si/No oggetto Ole collegamento ipertestuale autocomposizione ricerca valore numerico progressivo univoco per ogni record vero/falso, attivo/disattivo (Object Linking Embedding) per inserire delle immagini multimediali (per inserire dei link ad altri documenti o su Internet) consente di inserire in questo campo i dati che soddisfano determinati criteri Altre caratteristiche dei campi, che appaiono nella parte bassa della finestra sono: formato maschere input etichetta valore predefinito valido se messaggio errore richiesto cons. lungh. zero permette di visualizzare nel modo desiderato numeri, date, valute permette di definire un formato per l immissione dei dati controllata per assegnare un nome differente al campo in fase di presentazione per inserire sempre lo stesso valore in un determinato campo consente di immettere intervalli di validità per i dati immessi visualizzazione di un avvertimento qualora il dato immesso non rispetta l intervallo di validità quando è obbligatoria l immissione di un dato in quel campo nel caso di campi di tipo testo o memo permette di avere stringhe senza caratteri

4 D. Consoli Esercitazioni di Informatica 217 indicizzato velocizza la ricerca di informazioni all interno dell archivio Maschera di input Una maschera di input si imposta scrivendo una stringa (insieme di caratteri) formata da uno dei seguenti caratteri - 0 immissione obbligatoria di un numero - 9 immissione facoltativa di un numero - L / A immissione obbligatoria di un carattere alfanumerico -? / a immissione facoltativa di un carattere alfanumerico Ad esempio se si deve immettere il codice fiscale in un campo cod_fisc, si può creare la seguente maschera di input: Chiave primaria LLLLLL00L00L000L Una chiave primaria definisce in modo univoco un record; ad esempio se si assume come chiave primaria il campo cod_doc, ogni docente è individuato univocamente dal suo codice. Cioè il codice di un docente non può ripetersi più volte. Se ad esempio si fa diventare chiave primaria il Nominativo del docente, non si può ripetere più volte ad esempio ROSSI PAOLO (e in questo caso non va bene impostare questa chiave primaria, ma conviene assumere altri campi come chiave, ad esempio un campo contatore che assegna un numero unico crescente ad ogni docente che si inserisce nella tabella. Tutte le chiavi che possono diventare chiavi primarie sono dette chiavi candidate. Per fare diventare chiave primaria, un campo di un record di una tabella, dalla modalità struttura, si seleziona il campo e si fa un click sull icona chiave; in questo modo si rende univoco il campo. Se non si segue questa procedura, quando si salva la struttura della tabella, viene emesso un messaggio Se si vuole creare una chiave primaria adesso. Se si risponde sì viene creato un nuovo campo contatore di tipo chiave. Indici

5 218 D. Consoli Esercitazioni di Informatica Se si vogliono ordinare i dati all interno di una tabella, man mano che li si inserisce, si può associare un indice ad un campo. Quando si apre la tabella i dati appaiono ordinati in base a quel campo. Ordinare in base ad un campo infatti significa assumere come criterio di ordinamento di tutte le informazioni del database, le informazioni presenti in quel campo. La presenza di un campo indicizzato, velocizza la creazione di query, di ordinamento e di raggruppamento dei dati. In fase di definizione della struttura della tabella, quando si definisce un campo e si assegna il nome e il tipo, nella parte bassa dello schermo appaiono delle possibili richieste che possono essere riferite al campo. Alla voce INDICIZZATO si puo impostare NO (nessun indice) o SI -duplicati ammissibili- oppure SI -duplicati non ammissibili-. L indice infatti può essere, a differenza della chiave, anche duplicato. E chiaro che una chiave è anche indice, e sulla chiave automaticamente si imposta l indicizzazione con duplicato non ammesso. Se in un campo, chiave o indicizzato (con duplicati non ammessi) vengono inseriti due valori uguali, al termine della digitazione del record, viene emesso il seguente messaggio di errore: LE RELAZIONI TRA TABELLE Nella progettazione dei databases si devono eliminare le ridondanze e cioè la ripetizione degli stessi dati. Queste ripetizioni comportano maggiore perdita di tempo e spreco di memoria in fase di immissione, modifica, e aggiornamento dei dati. Le tabelle che presentano tanti campi sono di difficile gestione e interpretazione. Si supponga di dover creare la seguente tabella: ATENEO FACOLTA PRESIDE DOCENTE MATERIA SCIENZE ROSSINI MARIO BIANCHI PIO INFORMATICA SCIENZE ROSSINI MARIO VERDI IVO MATEMATICA INGEGNERIA ROSSINI MARIO NERI PAOLO STATISTICA INGEGNERIA ROSSINI MARIO SANZA CARLO FISICA... In questa tabella si hanno delle ridondanze perché si ripetono più volte gli stessi dati. Per eliminare queste ridondanze si usano le tecniche di normalizzazione delle tabelle. Si possono creare altre

6 D. Consoli Esercitazioni di Informatica 219 tabelle secondarie da mettere in relazione alla tabella principale. Le chiavi delle varie tabelle vengono evidenziate con il grassetto. FACOLTA COD_FAC F01 F02 F03 F04 PRESIDI COD_PRES P01 P02 P03 P04 DESCRIZIONE SCIENZE INGEGNERIA ECONOMIA MEDICINA NOMINATIVO ROSSINI MARIO MONTI FABIO BINDA PAOLO PAOLI LUCA DOCENTI COD_DOC D01 D02 D03 D04 MATERIE COD_MAT M01 M02 M03 M04 NOME BIANCHI PIO VERDI IVO NERI PAOLO SANZA CARLO MATERIA INFORMATICA MATEMATICA STATISTICA FISICA La tabella principale diventa la seguente: ATENEO COD_FAC COD_PRES COD_DOC COD_MAT F01 P01 D01 M01 F01 P01 D02 M02 F02 P02 D03 M03 F02 P02 D04 M04 Ogni campo di questa tabella deve essere messo in relazione con le singole tabelle secondarie corrispondenti. La relazione tra due tabelle consente di comporre una tupla o record logico del quale fanno parte campi o attributi di tabelle diverse. Per impostare le relazioni tra tabelle, bisogna ciccare sull apposita icona; in questo modo si entra in ambiente relazioni.

7 220 D. Consoli Esercitazioni di Informatica Sul layout delle Relazioni si aggiungono tutte le finestre che si vogliono correlare tra di loro. Per mettere in relazione due campi di tabelle diverse, basta evidenziare il campo (dalla tabella dove questo è chiave) e trascinarlo nel corrispondente campo dell altra tabella. Dopo aver fatto questa operazione, sullo schermo appare la seguente finestra: Attivando la casella Applica integrità referenziale, si può scegliere di aggiornare o eliminare i campi correlati a catena e cioè se si aggiorna un campo nella tabella principale si aggiorna anche il corrispondente campo nella tabella correlata; lo stesso può dirsi quando si elimina un dato di un campo correlato. Per poter applicare l integrità referenziale non devono esserci tabelle orfane e cioè i dati presenti nella tabella secondaria devono essere presenti nella tabella principale; il viceversa invece è possibile. Un altra cosa importante da prendere in considerazione è che per mettere in relazione due campi questi devono essere dello stesso tipo (testo, numerico, data) e della stessa dimensione (stessi caratteri per i campi testo, o entrambi interi o intero lungo per i campi numerici,..); non è necessario che abbiano lo stesso nome. Dopo aver seguito tutti questi passaggi il layout Relazioni si presenta nel seguente modo:

8 D. Consoli Esercitazioni di Informatica 221 Come si vede dalla figura nelle linee dei legami da una parte appare 1 (tabella dove il campo è chiave) e dall altra parte appare (tabella secondaria o correlata). Nella tabella principale quel campo non viene ripetuto più di una volta mentre nella tabella correlata si può ripetere più volte. Le relazioni generate della figura sono quindi tutte del tipo 1 a molti. Prima di abbandonare il layout Relazioni bisogna salvarlo (basta fare un click su disco). Una volta create le relazioni tra tabelle queste possono essere utili in fase di interrogazioni (query) del database. Infatti, essendo tutte le tabelle correlate tra di loro, si possono estrarre informazioni, prelevando singoli campi da ogni tabella. Il risultato è il seguente:

9 222 D. Consoli Esercitazioni di Informatica INTERROGAZIONE DEL DATABASE : LE QUERY Quando si apre una tabella di piccole dimensioni, si possono consultare tutti i dati in essa contenuti. Se si apre una tabella di notevoli dimensioni, difficilmente si riescono a visualizzare tutte le informazioni. Grazie alle query si possono estrarre solo le informazioni che soddisfano certi criteri. Si possono inoltre visualizzare dati contenuti in diverse tabelle che sono in relazioni tra di loro. Il risultato di una query di estrazione è una tabella (dynaset) che contiene solo i dati che sono richiesti. Da tener presente che nell estrazione non vengono create delle nuove tabelle ma vengono creati dei puntatori (link) alle varie tabelle del database. I dati estratti nelle query sono modificabili e le modifiche effettuate vengono riportate su tutti gli archivi del database. Con Access si possono impostare diversi tipi di query : query di selezione query di aggiornamento query di eliminazione query di accodamento query di creazione tabella query a campi incrociati QUERY DI SELEZIONE Per impostare i criteri di interrogazione del database si usa un interfaccia grafica detta QBE (Query by Example) che facilita la creazione dei comandi. La procedura da seguire è la seguente: - si seleziona l oggetto Query, e si fa un doppio click su crea una Query in visualizzazione struttura - si aggiunge la tabella sulla quale si vuole effettuare la query. Se ne possono aggiungere diverse; alla fine si preme il pulsante chiudi.

10 D. Consoli Esercitazioni di Informatica le tabelle che si scelgono vengono portate nella parte superiore della QBE - facendo doppio click sul campo che interessa o trascinandolo con il mouse questo viene riportato nella griglia inferiore - è importante impostare il criterio di selezione nell apposita riga Le query possono essere salvate con un nome, purchè sia differente da quello assegnato alle tabelle. Tutti gli altri oggetti (maschere, report, macro,..) possono avere gli stessi nomi. Criteri di selezione Nell impostare i criteri di selezione si deve tener conto delle seguenti considerazioni: Criteri Descrizione * qualsiasi insieme di carattere? un qualsiasi carattere # una qualsiasi cifra numerica ro* tutto quello che inizia per ro not r* tutto quello che non inizia per r *a qualsiasi cosa che finisce per a *# qualsiasi cosa finisce per una cifra numerica *[ae] qualcosa che finisce per a o per e *[a-e] può finire con una lettera compresa tra la

11 224 D. Consoli Esercitazioni di Informatica a e la e *[!a] non deve finire per a >1000 tutti i numeri maggiori di 1000 >=1000 and < =2000 tutti i numeri compresi tra 1000 e 2000 between 1000 and 2000 tutti i numeri compresi tra 1000 e 2000 between date() and date()- quello che è accaduto negli ultimi giorni / date() restituisce la data corrente between #1/1/98# and tutto quello compreso nell anno 1998 #31/12/98# in (roma, milano) estrae i records con valore pari a roma o milano roma or milano o roma o milano Nell introduzione dei dati nelle righe dei criteri, le stringhe di caratteri vengono racchiuse tra virgolette mentre i dati numerici no. Introducendo nei campi di tipo testo, caratteri senza virgolette, il sistema effettua automaticamente la conversione. Dopo aver impostato i criteri di estrazione si fa eseguire la query facendo un click sull icona! (Esegui Query). Il criterio di selezione può essere di tipo semplice o complesso: - criterio semplice si applica ad un solo campo - criterio complesso si applica a 2 o più campi criteri semplici Richiesta: si vogliono selezionare tutti i dipendenti che si chiamano Rossi Campo: Dipendente Data_nasc Qualifica Stipendio Tabella: Dipendenti Dipendenti Dipendenti Dipendenti Ordinamento: Mostra: Criteri: Rossi* Oppure: Nota: se non si vogliono visualizzare certi campi, basta togliere il segno di spunta in corrispondenza della casella di controllo della riga mostra. Richiesta: Si vogliono cercare tutti i dipendenti nati nel 1968 Campo: Dipendente Data_nasc Qualifica Stipendio Tabella: Dipendenti Dipendenti Dipendenti Dipendenti Ordinamento: Mostra: Criteri: Oppure: #1/1/68# and #31/12/98#

12 D. Consoli Esercitazioni di Informatica 225 Richiesta: Si vogliono estrarre dalla tabella Dipendenti tutti i docenti. Campo: Dipendente Data_nasc Qualifica Stipendio Tabella: Dipendenti Dipendenti Dipendenti Dipendenti Ordinamento: Mostra: Criteri: docente Oppure: criteri complessi: Se i criteri sono specificati sulla stessa riga il criterio è di tipo AND e cioè i dati che verranno estratti devono soddisfare contemporaneamente i singoli criteri. Richiesta: dalla tabella si vogliono estrarre tutti i Rossi con qualifica docente Campo: Dipendente Data_nasc Qualifica Stipendio Tabella: Dipendenti Dipendenti Dipendenti Dipendenti Ordinamento: Mostra: Criteri: Rossi* docente Oppure: Richiesta: Dalla tabella si vogliono estrarre tutti i Verdi con qualifica amministrativo che hanno uno stipendio superiore a mensili. Campo: Dipendente Data_nasc Qualifica Stipendio Tabella: Dipendenti Dipendenti Dipendenti Dipendenti Ordinamento: Mostra: Criteri: Verdi* amministrativo > Oppure: Se invece i criteri sui singoli campi si scrivono su righe differenti vuol dire che si vuole specificare un criterio di tipo OR; i dati devono soddisfare almeno uno dei criteri specificati e non tutti come nel caso del criterio AND. Richiesta: si vogliono o i dipendenti Rossi o coloro che svolgono la qualifica di docente. Campo: Dipendente Data_nasc Qualifica Stipendio Tabella: Dipendenti Dipendenti Dipendenti Dipendenti Ordinamento: Mostra: Criteri: Rossi* Oppure: docente Query parametriche Se si vogliono variare dei parametri nelle query di selezione, ad esempio nel volere estrarre gli amministrativi al posto dei docenti, bisogna entrare nella struttura della query e apportare la modifica.

13 226 D. Consoli Esercitazioni di Informatica Questa operazione è scomoda. Tramite le query parametriche si ha la possibilità di immettere i valori che definiscono il criterio in fase di esecuzione della query. Per fare questo nel campo criteri della QBE al posto del valore viene immesso un messaggio, racchiuso tra parentesi quadre, che viene visualizzato in fase di esecuzione della query. Ad esempio: Campo: Dipendente Qualifica Tabella: Dipendenti Dipendenti Ordinamento: Mostra: Criteri: [Che tipo di qualifica desideri] Data_nasc Dipendenti Non appena si esegue la query sullo schermo appare il seguente messaggio: Si da l OK e vengono visualizzati i dati relativi agli amministrativi. Query con campi calcolati Generalmente nei databases si inseriscono le informazioni essenziali; tutti gli altri dati che possono essere ottenuti come elaborazione di quelli già presenti, possono essere inseriti come campi calcolati. Un campo calcolato presenta un nome seguito da due punti e la formula che richiama i dati contenuti in campi presenti nella tabella. Ad esempio se si vuole applicare una ritenuta del 10% sugli stipendi ed ottenere lo stipendio al netto della ritenuta si possono aggiungere 2 campi calcolati ritenuta e stip_netto : Campo: Dipendente Qualifica Stipendio ritenuta:[stipendio] *0,10 Tabella: Dipendenti Dipendenti Dipendenti Ordinamento: Mostra: Criteri: Oppure: stip_netto:[stipendio]- [ritenuta]

14 D. Consoli Esercitazioni di Informatica 227 Le parentesi quadre che racchiudono i campi sono necessari quando i nomi dei campi presentano degli spazi vuoti; altrimenti si possono non specificare e il sistema li aggiunge in automatico Query con formule di aggregazione Nelle query di selezione è possibile raggruppare i dati in base a determinati campi e operare all interno di questi raggruppamenti con delle formule di aggregazione tipo: somma / media / min / max / conteggio / devst (deviazione standard) / var (varianza) Per poter applicare queste formule, non appena si entra nella query di selezione, bisogna fare un click sull icona sommatoria (vedi figura), in questo modo nella griglia QBE viene aggiunta una riga formula, dove appaiono le voci Raggruppamento, Somma, Media,. Per poter applicare queste funzioni di aggregazione, occorre fare un raggruppamento almeno in base ad un campo e poi sugli altri campi numerici si possono applicare le formule che si desiderano.

15 228 D. Consoli Esercitazioni di Informatica Esempio1: Se si vuole conoscere la spesa sostenuta nel pagare gli stipendi agli impiegati, bisogna impostare il seguente criterio e la seguente formula: Esempio2: Per sapere quanto mediamente si spende per gli amministrativi in stipendi (calcolando anche la deviazione standard) : VISUALIZZAZIONE DEL CODICE SQL Tutte le query create tramite QBE vengono automaticamente tradotte in SQL (Structured Query Language, Linguaggio Strutturato per Query).

16 D. Consoli Esercitazioni di Informatica 229 Ad esempio per visualizzare la definizione in SQL della seguente query QBE, basta cliccare sull icona Visualizzazione SQL Le tre righe SQL si possono interpretare nel seguente modo: si devono visualizzare i tre campi dipendente, qualifica e stipendio della tabella dipendenti il cui nominativo inizia per Rossi e lo stipendio è superiore a QUERY A CAMPI INCROCIATI Per creare un prospetto finale di dati presenti in una tabella, con delle intestazioni di righe e di colonne, bisogna utilizzare questo tipo di query. In questo modo è possibile ottenere le stesse informazioni della tabella di riepilogo di un foglio elettronico. Bisogna definire però : - un campo come intestazione di riga - un campo come intestazione di colonna - il valore da mettere nella cella d intersezione

17 230 D. Consoli Esercitazioni di Informatica Nell esempio di figura si vogliono visualizzare gli stipendi raggruppati per dipendenti e in base alla qualifica. In particolare si desidera il campo dipendente come intestazione di riga, il campo qualifica come intestazione di colonna e il campo stipendi come valore Il risultato della query a campi incrociati è è il seguente: QUERY DI COMANDO Con le query descritti precedentemente si possono apportare delle modifiche sui singoli dati dei risultati che vengono presentati sullo schermo. Per apportare contemporaneamente delle modifiche su più records delle tabelle esistenti o per generare nuove tabelle si utilizzano le cosiddette query di comando: - query di aggiornamento - query di eliminazione

18 D. Consoli Esercitazioni di Informatica query di creazione tabella - query di accoramento QUERY DI AGGIORNAMENTO Queste query servono ad aggiornare i valori contenuti in una tabella. Si entra nella struttura di una nuova query e poi si seleziona il menù query e si sceglie l opzione Query di Aggiornamento. Nella griglia inferiore appare una nuova riga Aggiorna a. Se si vogliono aggiornare del 20% gli stipendi dei dipendenti Rossi si opera nel seguente modo: QUERY DI ELIMINAZIONE Queste query servono ad eliminare dei valori contenuti in una tabella. Si entra nella struttura di una nuova query e poi si seleziona il menù query e si sceglie l opzione Query di Eliminazione. Nella griglia inferiore appare una nuova riga Elimina. Se si vogliono eliminare dalla tabella tutti quei dipendenti con stipendio inferiore a 1000 euro:

19 232 D. Consoli Esercitazioni di Informatica QUERY DI CREAZIONE TABELLA Se si vuole creare una nuova tabella a partire da quella esistente: - si entra nell ambiente struttura di una query di selezione - si trascinano i campi che interessano - si scrivono eventuali criteri di selezione - si seleziona il menù Query e si sceglie l opzione Query di creazione tabella - si specifica il nome che si vuole assegnare alla tabella - si esegue la query Nell esempio di figura si vuole creare una nuova tabella AMMINISTRATIVI riportando tutti gli amministrativi della tabella DIPENDENTI.

20 D. Consoli Esercitazioni di Informatica 233 Viene richiesto il nome da assegnare alla nuova tabella Se si esegue la query che si è progettata viene creata automaticamente una nuova tabella AMMINISTRATIVI con i dati (che soddisfano i criteri) estratti dalla tabella DIPENDENTI. QUERY DI ACCODAMENTO Se si vogliono accodare i dati presenti in una vecchia tabella con i dati presenti in una nuova tabella, si opera nel seguente modo: - si entra nell ambiente struttura di una query di selezione in riferimento ad una vecchia_tabella - si trascinano i campi che interessano - si scrivono eventuali criteri di selezione - si seleziona il menù Query e si sceglie l opzione Query di accodamento - si specifica il nome della tabella alla quale si vogliono accodare i dati della vecchia tabella - si esegue la query - vengono emessi dei messaggi di accodamento di un certo numero di records Nell esempio di figura si vogliono accodare i dati di una tabella VECCHI DIPENDENTI in una nuova tabella DIPENDENTI

21 234 D. Consoli Esercitazioni di Informatica Viene richiesto il nome della tabella alla quale si vogliono accodare i dati; il nome della tabella può essere selezionato dalla lista della casella a discesa. MASCHERE Le tabelle sono uno strumento ottimale per la memorizzazione dei dati ma non sono l ideale per l immissione o il data entry. Infatti l interfaccia di immissione e presentazione dei dati sottoforma di tabelle lascia un po a desiderare. Con le maschere si possono creare delle interfacce grafiche esteticamente più accettabili e si possono inserire tutti o solo determinati campi delle tabelle. In una maschera, inoltre, è possibile inserire oggetti quali caselle di controllo ed elenchi a discesa che facilitano ulteriormente l immissione delle informazioni. Le maschere sono indispensabili nella visualizzazione di oggetti OLE o immagini. Ad esempio nella tabella Docenti potevano inserirsi le foto dei vari insegnanti. Da tabella si può fare

22 D. Consoli Esercitazioni di Informatica 235 l inserimento ma non si possono visualizzare le immagini. La visualizzazione delle immagini può essere invece attivata solo nella maschera. La maschera può essere creata in modalità struttura o modalità autocomposizione (creazione guidata). Modalità autocomposizione o creazione guidata Per creare una maschera, bisogna operare nel seguente modo: - selezionare l oggetto maschera e quindi crea nuova maschera mediante una creazione guidata. - scegliere la tabella o query che si vuole associare alla maschera - selezionare i campi che si vogliono riportare nella maschera e premere > oppure premere >> se si vogliono riportare nella maschera tutti i campi - scegliere il tipo di layout (modo di presentazione dei dati) che si vuole applicare alla maschera (colonne, tabulare, foglio dati, giustificato). - scegliere lo stile (aspetto dello sfondo) ad es. standard, industriale, a tessuto.

23 236 D. Consoli Esercitazioni di Informatica - scegliere il titolo che si vuole assegnare alla maschera (ad esempio si può lasciare lo stesso nome della tabella) Alla fine viene creata la maschera che visualizza o permette di inserire nuovi dati nella tabella associata. Ad esempio come si può osservare nell esempio di figura, sullo schermo, in base al tipo di layout che si è scelto, viene presentato un solo record alla volta e non tanti come avviene nel formato predefinito della tabella. Per scorrere i vari records basta utilizzare gli appositi strumenti di navigazione o spostamento. Se si fa un click sull icona squadra, si entra in modalità struttura e si vede come la maschera appena creata tramite autocomposizione viene disegnata con appositi oggetti all interno del corpo.. La modalità struttura della maschera si presenta come una serie di piccole areee che possono essere delle etichette di dati, delle caselle di testo delle immagini e così via.

24 D. Consoli Esercitazioni di Informatica 237 Ogni campo della tabella, nella maschera, presenta un etichetta come titolo e una casella di testo come contenuto. Se si evidenzia il box (rettangolo o area relativa al titolo), facendovi un click con il mouse, si può cambiare ad esempio il tipo di carattere da Arial 9 a Times New Roman 14, il colore, la dimensione, l allineamento a destra, sinistra, centrato. Si può quindi cambiare il tipo di formattazione da assegnare al testo. L etichetta è selezionata quando agli angoli del box e al centro delle linee della casella di testo appaiono dei quadratini neri (come per qualsiasi oggetto grafico). Si noti che il quadratino dell angolo sinistro in alto, è più grande degli altri. Quell elemento infatti serve per trascinare soltanto l etichetta e posizionarla a piacere sullo schermo, mentre, passando col cursore sull etichetta di campo o sul campo stesso, il cursore del mouse assume la forma di una mano; premendolo e trascinandolo si spostano insieme i due elementi (etichetta e campo). CREAZIONE MASCHERA IN MODALITA STRUTTURA Se si crea una maschera in modalità struttura, dopo aver selezionato la tabella da associarle, sullo schermo viene visualizzata una maschera vuota con o senza griglia dove si possano posizionare gli oggetti che interessano. Se si fa un click sull icona appare una finestrella con la casella degli strumenti. Tra gli oggetti evidenziati nella casella degli strumenti, si ricordano: - etichetta Aa - campo di testo ab - casella combinata - casella di riepilogo o elenco a discesa - pulsante di comando - immagine Utilizzando opportunamente questi oggetti si possono creare delle applicazioni che eseguono certe operazioni. Ad esempio si vuole creare una semplice applicazione che trovi e visualizzi i dati relativi ad una persona che viene selezionata dalla casella combinata. Bisogna cliccare sull icona Elenco campi (indicata dalla freccia) e posizionare i campi all interno della maschera.

25 238 D. Consoli Esercitazioni di Informatica Si seleziona l icona Casella combinata dalla casella degli strumenti e si disegna un box o rettangolo nel corpo della maschera. Parte un autocomposizione guidata con la presentazione in sequenza di alcune finestre, dove bisogna impostare: - trova un record nella maschera basato sul valore selezionato nella casella combinata - si specifica la tabella dalla quale prelevare i valori per la casella combinata - si seleziona il campo o i campi da includere nella casella combinata - si imposta la larghezza da assegnare alla colonna (si può lasciare la stessa) - si specifica l etichetta da assegnare alla casella combinata - si fa un click sul pulsante fine Alla fine facendo un click sull icona visualizza che si trova sotto il menù File, si passa in modalità presentazione dati. Basta selezionare un dipendente dalla casella combinata che sulla destra appaiono le altre informazioni relative al nominativo scelto.

26 D. Consoli Esercitazioni di Informatica 239 Se si vuole ottenere la stessa applicazione utilizzando un pulsante di comando Trova al posto della casella combinata, basta selezionare l icona Pulsante di comando. Parte l autocomposizione dove bisogna specificare: - l azione da associare al pulsante spostamento tra record e selezionare trova record - dire se scrivere un testo o inserire un immagine all interno del pulsante - assegnare un nome al pulsante di comando - cliccare su fine Alla fine cliccare sull icona Visualizza per far partire l applicazione. Specificare il nome che si vuole trovare (ad esempio Neri Paolo) e fare un click sul pulsante Trova successivo. Nei campi a sinistra vengono presentati i dati del nominativo cercato.

27 240 D. Consoli Esercitazioni di Informatica MASCHERA CON OGGETTO OLE Alla tabella dipendenti, in modalità struttura, si aggiunge il campo foto di tipo oggetto OLE (Object Linking Embedding) e si imposta Inserisci-Oggetto (nuovo oggetto da Microsoft Clip Galery). Questa operazione va ripetuta per tutti i dipendenti. Se si richiamano i dati contenuti nella tabella, l'oggetto grafico non viene visualizzato: L' oggetto OLE può essere visualizzato solo su una maschera o un report. Nella maschera in modalità struttura si traccia un rettangolo con il campo foto che è di tipo OLE. Se si visualizza la maschera in modalità dati, viene visualizzato l'oggetto grafico che nel campo della tabella era nascosto.

28 D. Consoli Esercitazioni di Informatica 241 Utilizzando la barra di spostamento si possono ammirare anche le foto degli altri dipendenti. I REPORT Il report è un prospetto finale riassuntivo in cui si presentano dei dati calcolati ed estratti da tabelle. I dati devono essere opportunamente formattati per essere stampati. Mentre le maschere servono a creare delle schede per immettere o visualizzare i dati delle tabelle o delle query in un formato più accettabile dal punto di vista estetico, i report si utilizzano per creare dei prospetti riassuntivi di stampa o delle stampe personalizzate. I report possono essere creati in modalità autocomposizione o struttura. Per creare un report, in autocomposizione, la procedura è la seguente: - si seleziona l oggetto Report e quindi creazione autoguidata (autocomposizione) - si sceglie la tabella o la query alla quale si vuole associare il report - si selezionano tutti i campi che si vogliono riportare nel report ( si preme > per trasferire solo i campi selezionati oppure >> per trasferire tutti i campi) - si sceglie il livello di gruppo e cioè il campo che si vuole utilizzare per fare i raggruppamenti (ad esempio il campo qualfica).

29 242 D. Consoli Esercitazioni di Informatica - si può scegliere di ordinare i records in base ad un massimo di 4 campi-chiave di ordinamento (ad esempio in base a dipendente) - in questa finestra è importante il pulsante Opzioni di raggruppamento, dove premendolo si può scegliere di effettuare, in base al tipo di raggruppamento che si è scelto, di fare la somma, la media, calcolare il minimo e il max dei campi numerici. - si sceglie il tipo di layout da utilizzare con il report (rientri, a blocchi, bordato1, bordato 2, allineamento a sinistra... (vedi pagina seguente) - scegliere lo stile del report che si vuole utilizzare

30 D. Consoli Esercitazioni di Informatica scegliere il titolo che si vuole assegnare al report - premere il tasto Fine Avendo scelto di raggruppare i dati in base alla qualifica e di ordinarli in base a dipendenti, il prospetto finale sarà il seguente: Se non bisogna apportare alcuna correzione, si può inviare in stampa. In fase di creazione di un report si può scegliere di creare dei sottoraggruppamenti e su questi fare tutte le operazioni aritmetiche che si desiderano (somme, medie,..). Se oltre al raggruppamento in base alla qualifica si desiderano fare dei sottogruppi in base all anno di nascita, quando in fase di creazione guidata, viene richiesto se aggiungere o meno il livello di gruppo, si aggiunge come sottogruppo anche il campo data_nasc:

31 244 D. Consoli Esercitazioni di Informatica Per modificare un rapporto, come si è fatto con la maschera, si deve entrare in modalità struttura (basta fare un click sull icona squadra). Si entra in un ambiente dove appaiono le diverse sezioni con etichette, caselle di testo e formule. Basta fare un click sull oggetto di una sezione e si può modificare la dimensione del testo, il colore del carattere, l allineamento,..