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1 11-Cap :40 Pagina 147 8Tabelle pivot Creare tabelle pivot per riassumere i dati Strutturare la tabella pivot Mostrare i dati per categoria Rimuovere dati da una tabella pivot Cambiare la funzione di riepilogo Aggiornare tabelle pivot Selezionare gli elementi di una tabella pivot Formattare una tabella pivot

2 11-Cap :40 Pagina 148 Excel 2003 I Portatili Una tabella pivot è uno strumento di analisi che permette di visualizzare la stessa tabella in forme diverse, in modo semplice, veloce ed efficiente. In base a diverse esigenze, tale tabella dovrà mettere in evidenza diversi tipi di informazioni. Nella creazione di una tabella pivot devi specificare quali campi ti interessano, come vuoi organizzare la tabella e quali tipi di calcoli vuoi che esegua. Sulla base di queste scelte vedi i dati sotto diverse prospettive. Diversamente da una tabella standard, una tabella pivot permette di trasformare le righe in colonne e le colonne in righe. Questa flessibilità consente di riorganizzare i campi secondo varie combinazioni. Ruotando i dati viene modificata la visualizzazione dell informazione. E tutto questo senza la necessità di creare nuove intestazioni di riga e di colonna, inserire nuovamente i dati o usare il comando Subtotali per ottenere la somma dei risultati: la tabella pivot fa tutto questo in modo automatico. Puoi usare una stessa origine dati per creare diverse tabelle pivot. Ad esempio puoi valutare le entrate delle vendite per data, poi rimuovere il campo data e aggiungere il campo Cliente per valutare le entrate delle vendite per clienti. Grazie alle tabelle pivot puoi facilmente ordinare, filtrare, raggruppare per righe o per colonne e creare totalizzazioni su diverse fonti di dati. Le tabelle pivot sono collegate ai dati da cui derivano. Puoi scegliere di far eseguire automaticamente il ricalcalo della tabella o l aggiornamento a intervalli regolari, oppure puoi aggiornarlo manualmente per mezzo di un pulsante posto sulla barra degli strumenti Tabella pivot, che diventa visibile tutte le volte che crei o selezioni una tabella pivot. Creare tabelle pivot per riassumere i dati La creazione di una tabella pivot consiste in due fasi: nella prima devi provvedere a creare il layout vuoto della tabella pivot, su cui, nella seconda fase, disporre i campi, al fine di ottenere diverse visualizzazioni dei dati. 148

3 11-Cap :40 Pagina 149 8: Tabelle pivot Per creare il layout di tabella pivot procedi nel modo che segue: fai clic su una cella qualsiasi appartenente alla tabella per la quale vuoi costruire un rapporto Tabella pivot; dalla voce di menu Dati scegli Rapporto Tabella pivot e grafico pivot per avviare la creazione guidata; la prima finestra (vedi figura 8.1) richiede di indicare dove si trovano i dati che devono essere analizzati (foglio di Excel, origine dati esterna, intervalli di consolidamento multipli, altri rapporti pivot) e il tipo di rapporto (tabella o grafico pivot). Per non andare oltre gli scopi di questo libro, seleziona Elenco o database Microsoft Office Excel e Tabella pivot, quindi fai clic su Avanti; Figura 8.1 Prima finestra di dialogo della creazione guidata Tabella pivot. la seconda finestra di dialogo chiede di definire l area contenente i dati da esaminare. Se hai selezionato tale area prima di avviare la creazione guidata, risulta già selezionata; se così non fosse procedi alla selezione. Se la tua origine dati è un elenco di Excel che al momento non è aperto puoi fare clic sul pulsante Sfoglia nella finestra di dialogo per selezionarlo. Una volta specificato il file devi digitare un nome di intervallo o un riferimento in modo che la creazione guidata sappia quale parte del file deve usare; nella terza finestra scegli dove vuoi che venga creata la tabella pivot: in un nuovo foglio di lavoro o nello stesso foglio in cui si trovano i dati. Fai clic su Fine dopo aver scelto. 149

4 11-Cap :40 Pagina 150 Excel 2003 I Portatili Dopo che hai comunicato alla creazione guidata dove risiede la tua origine dati, Excel visualizza il layout di una tabella vuota simile a quello mostrato in figura 8.2. Oltre al layout è presente anche la finestra Elenco campi tabella pivot che presenta l elenco di tutti i campi presenti nella tua origine dati. Figura 8.2 Layout vuoto di una tabella pivot. Strutturare la tabella pivot A questo punto inizia la seconda fase, il cui scopo è quello di dare un organizzazione ai dati contenuti nell origine dati in maniera tale da mettere in evidenza determinate informazioni piuttosto che altre. A tal fine trascina i nomi dei campi dall elenco al layout della tabella. Più precisamente nel layout disponi di quattro aree: Area riga; Area colonna; Area pagina; Area dati. Trascina sull Area riga o sull Area colonna i nomi dei campi (contenuti nell Elenco campi tabella pivot) rispetto ai quali desideri riepilogare le informazioni e nell Area dati il campo sul quale deve essere eseguito il calcolo. 150

5 11-Cap :40 Pagina 151 8: Tabelle pivot Puoi ottenere lo stesso risultato anche selezionando il nome del campo nella finestra Elenco campi tabella pivot, quindi facendo clic sul pulsante Aggiungi a posto nell angolo in basso a sinistra, dopo aver scelto nel menu a comparsa a suo fianco l area in cui aggiungerlo. Prendiamo come esempio un elenco di dati relativo alle vendite di una piccola società editoriale. Tale elenco (visualizzato in figura 8.3) è organizzato: per anno; per trimestre; per numero di catalogo; per canali di distribuzione; per unità vendute; per incassi. Figura 8.3 Foglio di lavoro contenente l elenco delle vendite di una società editoriale. 151

6 11-Cap :40 Pagina 152 Excel 2003 I Portatili I dati coprono un periodo di due anni, pertanto saranno presenti 8 trimestri. I canali di distribuzione usati dalla società sono tre: vendita per corrispondenza; vendita mediante Internet; vendita nelle librerie. Proviamo ad utilizzare una tabella pivot per rendere un po meno piatto questo elenco. Procedendo un passo alla volta, ad esempio, se trascino il campo Anno nell Area riga, e il campo Vendite nell Area dati, ottengo per ogni anno l ammontare complessivo delle vendite (vedi figura 8.4). Figura 8.4 Tabella pivot che mostra l ammontare annuo delle vendite. Supponi ora di voler scendere in maggior dettaglio e volere un resoconto circa le vendite in ogni trimestre dell anno: trascina dunque anche il campo trimestre nell Area riga. Il risultato ottenuto in questo secondo caso è mostrato nella figura 8.5. Figura 8.5 Tabella pivot che mostra per ogni trimestre dell anno l ammontare delle vendite. 152

7 11-Cap :40 Pagina 153 8: Tabelle pivot E ancora, se questo non ti bastasse e volessi sì le vendite in ogni trimestre ma in riferimento a ciascun prodotto, puoi trascinare anche il campo numero di catalogo nell Area colonna (ma anche nell Area riga). Il risultato ottenuto è visualizzato nella figura 8.6. Figura 8.6 Tabella pivot che mostra, per ciascun prodotto, l ammontare delle vendita in ciascun trimestre dell anno. Infine, puoi ulteriormente indagare sulle vendite, aggiungendo anche il campo Canale. In questo modo ottieni l ammontare delle vendite (per ogni trimestre dell anno) di ciascun prodotto rispetto a ciascun canale di distribuzione (vedi figura 8.7). Per raggiungere il risultato visualizzato, ho spostato l Anno e il Trimestre sull asse delle Colonne, mentre il numero di catalogo e il canale di distribuzione sull asse delle Righe, in modo che la tabella pivot si estendesse in lunghezza piuttosto che in larghezza. Con la tabella pivot hai la possibilità di spostare i dati in molti modi, al fine di produrre nuovi risultati. Per aggiungere nuove informazioni trasferisci uno o più campi dal riquadro Elenco campi tabella pivot. Oppure puoi semplicemente spostare i campi già presenti nella tabella pivot per mettere in evidenza altri tipi di tendenza. Per riorganizzare la tabella pivot secondo un diverso layout, trascina semplicemente i nomi di uno o più campi nella nuova posizione. Per spostare un campo dall asse delle righe all asse delle colonne trascina il suo nome dal riquadro delle righe a quello delle colonne. 153

8 11-Cap :40 Pagina 154 Excel 2003 I Portatili Oltre a spostare colonne e righe puoi cambiare l ordine in cui i campi sono visualizzati sugli assi delle colonne e delle righe. In ciascuna area puoi mettere un numero a piacere di campi. Figura 8.7 Tabella pivot che mostra, per ciascun prodotto, l ammontare delle vendita in ciascun trimestre dell anno, rispetto a ciascun canale di corrispondenza. Mostrare i dati per categoria Inizialmente quando trascini il nome di un campo sull asse delle righe o sull asse delle colonne, la tabella pivot mostra tutte le voci di quel campo. Per limitare la visualizzazione a determinate voci, fai clic sulla freccia posta a destra al nome di ciascun campo per aprire un menu il quale presenta un elenco di voci che rappresentano i possibili valori (non ripetuti) per quel campo (ad esempio, nel nostro caso il campo Trimestre presenterà le voci 1, 2, 3, 4). Se desideri nascondere alcune informazioni, disabilita le caselle di controllo in tale elenco poste a sinistra di ciascun valore, in riferimento ai valori che vuoi nascondere. Al termine fai clic su OK. 154

9 11-Cap :40 Pagina 155 8: Tabelle pivot Ad esempio, se disabiliti, per il campo trimestre, i valori 3 e 4, otterrai solo i dati relativi ai primi sei mesi di entrambi gli anni (come visualizzato in figura 8.8). Figura 8.8 Tabella pivot con meno dettagli: visualizza solo i dati relativi ai primi sei mesi di entrambi gli anni. Se ora volessi ulteriormente restringere le informazioni e avere solo quelle del primo semestre dell anno 2002, dal menu a comparsa relativo al campo Anno, disabilito l anno Per ridurre i dati visualizzati puoi anche sfruttare l Area pagina. Sull asse delle pagine ogni campo può mostrare solo una voce per volta. Per vedere le altre voci di un campo selezionale dall elenco a discesa di quel campo. All inizio dell elenco a discesa di ogni campo trovi l opzione (Tutto). Se è selezionata questa opzione, la tabella pivot mostra il totale dei valori di ciascun campo sull asse delle pagine. Se per esempio vuoi conoscere l ammontare delle vendite del 2001, seleziona nel menu a comparsa relativo all anno il 2001, mentre nel menu a comparsa relativo a trimestre lascia selezionato (Tutto) (vedi figura 8.9). 155

10 11-Cap :40 Pagina 156 Excel 2003 I Portatili Se poi vuoi conoscere le vendite effettuate nel primo trimestre dello stesso anno, seleziona 1 dal menu a comparsa relativo al trimestre. Per passare da un trimestre all altro, selezionalo dal menu a comparsa presente accanto alle intestazioni dei campi Anno e Trimestre. Figura 8.9 Esempio di utilizzo dell Area pagina. Rimuovere dati da una tabella pivot Per rimuovere i dati da una tabella pivot, seleziona un campo, quindi trascinalo fuori dall area occupata dalla tabella pivot. Al puntatore del mouse viene aggiunta una X ad indicare che stai procedendo all eliminazione del campo (vedi figura 8.10). Cambiare la funzione di riepilogo Quando trascini un campo nell Area dati, sui suoi valori viene eseguita l operazione Somma. L operazione cui sono sottoposti i valori del campo trascinato nell Area dati, la puoi vedere nell angolo in alto a sinistra della tua tabella pivot. 156

11 11-Cap :40 Pagina 157 8: Tabelle pivot Figura 8.10 Eliminazione di un campo da una tabella pivot. Supponi però di voler eseguire un altro calcolo, ad esempio vuoi sapere la media delle vendite. A tal fine procedi in uno dei seguenti modi: fai doppio clic sulla cella che riporta la scritta Somma delle vendite; oppure seleziona la voce Impostazioni campo dal menu di scelta rapida che si apre facendo clic col pulsante destro del mouse su qualunque cella contenuta nell area dati; indipendentemente dalla procedura seguita si apre la finestra di dialogo Campo PivotTable mostrata in figura 8.11; Figura 8.11 Finestra di dialogo Campo PivotTable. nel riquadro Riepiloga per seleziona la funzione che vuoi venga eseguita sui valori dei campi contenuti nell area dati; 157

12 11-Cap :40 Pagina 158 Excel 2003 I Portatili fai clic su OK. La finestra si chiude e appare la tabella pivot che mostra i nuovi risultati sulla base della funzione prescelta (vedi figura 8.12). Figura 8.12 Tabella pivot che calcola la media delle vendite. Aggiornare tabelle pivot Le tabelle pivot non si aggiornano in automatico ogniqualvolta apporti una modifica alla loro origine dati. Pertanto, devi provvedere tu ad aggiornarle. A tal fine seleziona una qualsiasi delle sue celle, quindi scegli Aggiorna dati dalla voce di menu Dati, oppure seleziona il pulsante Aggiorna dati presente sulla barra degli strumenti Tabella pivot. Se preferisci che tale operazione venga eseguita in automatico ogni volta che apri il file contenente la tabella pivot, apri la finestra di dia- 158

13 11-Cap :40 Pagina 159 8: Tabelle pivot logo Opzioni tabella pivot selezionando Opzioni tabella dal menu Tabella pivot sulla barra degli strumenti Tabella pivot. In tale finestra seleziona la casella di controllo Aggiorna all apertura. Su questa stessa finestra è presente una casella di controllo mediante la quale puoi richiedere l aggiornamento a intervalli regolari della tabella. Tale opzione è disponibile solo per tabelle create da origini esterne, non essendo questo il nostro caso, non sarà selezionabile. Selezionare gli elementi di una tabella pivot Normalmente, quando fai clic su un elemento di una tabella pivot, selezioni solo la cella sulla quale hai fatto clic. Un comando presente nel menu Tabella pivot sulla barra degli strumenti Tabella pivot ti consente di estendere la selezione a tutte le altre istanze dello stesso elemento. Per abilitare tali voci di menu, devi prima di tutto attivare la selezione. A tal fine fai clic sulla voce Attiva selezione del sottomenu Seleziona del menu Tabella pivot. Nel momento in cui esegui l attivazione, le altre voci dello stesso sottomenu diventano selezionabili. In particolare, se desideri selezionare tutte le etichette, posizionati su una, quindi scegli Etichetta dal sottomenu. Le altre possibilità prevedono la selezione dei soli Dati, o di tutta la tabella pivot. Formattare una tabella pivot L aspetto delle celle appartenenti a una tabella pivot può essere modificato usando le normali tecniche di formattazione. 159

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