Procedura per l acquisto di servizi di formazione

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1 Ministero dell'economia e delle Finanze Dipartimento del Tesoro Servizio Dipartimentale per gli Affari Generali, il Personale e la qualità dei processi e dell organizzazione Ufficio III Prot. n del 13/4/2007 Procedura per l acquisto di servizi di formazione Controllo del documento Identificazione Codice: P05D Livello di revisione: 4 File:P05D acquisti servizi di formazione 2007 Data di emissione 13/4/2007 N. Pagina 1/10 Titolo: Procedura per l acquisto di servizi di formazione Approvazione ed emissione Data Firma Redatto da: C. ALLEVI 10/4/2007 Approvato da: I.GUERRERA 13/4/2007 Questo documento sostituisce integralmente qualsiasi altro documento con lo stesso codice e lo stesso titolo precedentemente in circolazione e che conseguentemente deve essere eliminato e reso inutilizzabile oppure opportunamente identificato come superato. Distribuzione delle copie (1) (1) Per documento in copia non controllata indicare la dicitura: Copia non controllata - per informazione. Per copia controllata di documento non più valido o superato indicare la dicitura Documento non più valido/superato.

2 di servizi di formazione Livello di revisione: 4 N. pagina: 2/10 1. Scopo La presente procedura stabilisce un metodo uniforme per l acquisto di servizi di formazione per i dipendenti del Dipartimento del Tesoro. La presente procedura ha inoltre lo scopo di garantire il rispetto del requisito UNI EN ISO 9001, 7.4. Approvvigionamento e di garantire che il rapporto contrattuale con il fornitore sia impostato correttamente. 2. Campo di applicazione La presente procedura si applica integralmente per acquisti di prodotti/servizi che, a seconda delle necessità, possono essere a catalogo (corsi o seminari proposti da soggetti esterni secondo un listino ed un programma predefinito) o realizzati secondo specifiche esigenze dell Amministrazione (personalizzati). 3. Documenti di riferimento La normativa di riferimento è riepilogata nell All.5 del Manuale della Qualità 4. Motivo della revisione Revisione 4 Si aggiorna la normativa di riferimento di cui all All.5 del Manuale della Qualità. Si evidenzia il rapporto di collaborazione con la Scuola Superiore Economia e Finanze nella procedura di acquisto degli interventi formativi da questa erogati. Revisione 3 Si specificano meglio l iter procedurale e i documenti utilizzati e si menziona la possibilità di effettuare acquisti di servizi di formazione tramite il market place di Consip Revisione 2 Si semplifica l iter procedurale specificando meglio le attività da svolgere per acquisto di offerte a catalogo, di offerte comparate, per il conferimento di incarichi diretti (sez. 5.3).

3 di servizi di formazione Livello di revisione: 4 N. pagina: 3/ Procedura 5.1. Flusso generale della procedura

4 di servizi di formazione Livello di revisione: 4 N. pagina: 4/10 Figura 1 - Schema del flusso generale della procedura

5 di servizi di formazione Livello di revisione: 4 N. pagina: 5/ Ruoli e responsabilità Gruppo di lavoro Area Formativa Ha le seguenti responsabilità : a) Identificare le necessità di richiesta di interventi formativi alla Scuola Superiore dell Economia e delle Finanze o di d acquisto di servizi di formazione sul mercato, secondo i risultati dell analisi del fabbisogno o altre esigenze dell Amministrazione sopravvenute (per maggiori dettagli si veda la Procedura per la pianificazione della formazione); b) Contattare la Scuola Superiore dell Economia e delle Finanze per avviare i rapporti di collaborazione ai fini della definizione del Programma di Formazione, o identificare i potenziali fornitori dei servizi di formazione necessari, dopo averne controllato lo stato di qualificazione (non necessariamente ha l obbligo di contattare solo fornitori già qualificati); c) Redigere i documenti necessari per la richiesta di organizzazione corsi alla Scuola Superiore dell Economia e delle Finanze o per l acquisto dei servizi di formazione sul mercato, anche eventualmente ricorrendo al market place di Consip; d) Redigere la Richiesta d Offerta o la Lettera di invito per i potenziali fornitori; e) Redigere la lettera d invito per i singoli docenti; f) Valutare le proposte della Scuola Superiore dell Economia e delle Finanze o le offerte dei fornitori sulla base dei parametri individuati; g) Preparare i documenti necessari per la comparazione delle offerte e l aggiudicazione; h) Concordare i dettagli delle iniziative formative con la Scuola Superiore dell economia e delle Finanze; i) Redigere l Ordine di acquisto per i fornitori di servizi di formazione; j) Acquisire l accettazione dell ordine da parte dei fornitori e dell incarico professionale per i singoli docenti; k) Redigere la Determinazione di incarico per i docenti interni; l) Preparare i documenti necessari per l impegno della spesa e il pagamento; m) Inviare all Ufficio Centrale di Bilancio i documenti necessari per le registrazioni di competenza. Il Coordinatore dell Area formativa ha la responsabilità di far circolare le informazioni all interno del Gruppo, partecipare e coordinare le attività correnti della formazione Dirigente Ha le seguenti responsabilità : a) Scegliere la modalità di acquisto più idonea per i prodotti oggetto della fornitura b) Valutare la possibilità di ricorrere al market place di Consip per l acquisto dei servizi di formazione c) Riesaminare ed approvare la lettera di richiesta di organizzazione corsi alla Scuola Superiore dell Economia e delle Finanze;

6 di servizi di formazione Livello di revisione: 4 N. pagina: 6/10 d) Riesaminare ed approvare la lettera di Richiesta d Offerta ai fornitori o la Lettera di Invito ai docenti e) Riesaminare ed approvare la Lettera di Invito e la Determinazione d Incarico per i docenti f) Riesaminare ed approvare la documentazione necessaria per attivare la procedura di acquisto sul market place di Consip g) Individuare la migliore offerta sulla base dei parametri e criteri di valutazione stabiliti ai fini della aggiudicazione; h) Riesaminare ed approvare l Ordine di acquisto, la Lettera di invito e la Determinazione di incarico a seconda del caso. i) Riesaminare ed approvare il Decreto di approvazione del contratto e di impegno della spesa 5.3. Passi della procedura Tipologia di servizi di formazione I servizi di formazione che acquista l Ufficio III appartengono a diverse categorie: a) I corsi sono pianificati in collaborazione con la Scuola Superiore dell Economia e delle Finanze, alla quale l Ufficio III è tenuto a rivolgersi, in attuazione alla Direttiva Generale per l azione amministrativa e la gestione, per richiedere i percorsi formativi coerenti con le linee strategiche indicate nella Direttiva stessa e necessari allo sviluppo delle professionalità delle risorse umane. b) I corsi sono pianificati dall Ufficio III che ricorre a fornitori esterni potenzialmente in grado di erogarli sono soggetti non unici nel mercato. In questo caso la modalità d acquisto adottata prevede la comparazione di più soggetti, ciascuno dei quali presenterà un offerta. Il fornitore aggiudicatario risulterà quello che avrà presentato la migliore offerta secondo i parametri di valutazione stabiliti. Le norme prevedono la trattativa con un unico soggetto, qualora la fornitura non superi (IVA esclusa). c) I corsi sono pianificati all esterno. L Ufficio III ha la facoltà di iscrivere i dipendenti del D.T. a iniziative formative a catalogo, se le attività proposte sono in linea con le tematiche di interesse per il D.T., con le specifiche esigenze di servizio dell Amministrazione e la disponibilità finanziaria di bilancio. Se i corsi sono di interesse tale da rendere necessaria una divulgazione interna, si provvede ad emettere una circolare per informare gli uffici di competenza. d) I corsi sono pianificati dall Ufficio III ed il fornitore è riconosciuto come soggetto unico nel mercato per le specifiche referenze nella materia, per il ruolo svolto nell ambito dell attività formativa (es. Università e Scuole Pubbliche di Formazione) o per particolari rapporti istituzionali consolidati nel tempo con il Ministero dell Economia e delle Finanze. In tali casi il rapporto con il fornitore, ai fini della stipula del contratto, è gestito con la lettera di invito e la determinazione di incarico. Identificazione delle necessità d acquisto

7 di servizi di formazione Livello di revisione: 4 N. pagina: 7/10 Il Gruppo di lavoro area formativa, sulla base di quanto indicato nella Procedura per la pianificazione della formazione, individua i servizi di formazione da acquistare. Scelta della modalità d acquisto Il Dirigente, tenendo conto della normativa vigente e della necessità di richiedere in prima istanza i servizi di formazione alla Scuola Superiore dell Economia e delle Finanze, valuta la modalità d acquisto più idonea a soddisfare le esigenze formative del personale del DT, nell osservanza della dalla normativa vigente, in relazione alle caratteristiche del fornitore (soggetto unico o non) ed ai costi presunti di fornitura. Selezione fornitori/docenti In relazione alla Direttiva del Ministro dell Economia e delle Finanze per l azione amministrativa e la gestione, l Ufficio III è tenuto a rivolgersi alla Scuola Superiore dell Economia e delle Finanze per richiedere i percorsi formativi coerenti con le linee strategiche indicate nella Direttiva stessa e necessari allo sviluppo delle professionalità delle risorse umane. Qualora la Scuola Superiore dell Economia e delle Finanze deleghi l intera gestione delle iniziative formative all Ufficio III, il gruppo di lavoro area formativa, per la propria area di competenza, avvia la procedura di acquisto dei servizi di formazione, sulla base delle seguenti indicazioni: 1. Per i fornitori di servizi di formazione, ll gruppo di lavoro area formativa redige il documento Richiesta di Offerta, da inoltrare ai fornitori individuati (per forniture di importo superiore ai ,00 euro) o al singolo fornitore selezionato (per forniture di importo superiore ai ,00 euro), con il quale si specificano i contenuti da dettagliare nell offerta ovvero l oggetto della fornitura, le metodologie didattiche, i materiali didattici, reportistica, docenza, offerta economica, garanzie, modalità di pagamento, penalità, ecc. 2. Per i fornitori che presentano un offerta a catalogo, il Gruppo di lavoro area formativa, dopo aver valutato l opportunità o meno di divulgare con circolare l iniziativa di formazione, redige la Lettera d ordine con la quale si richiede l iscrizione di partecipanti, accettando le condizioni di fornitura esplicitate. 3. Per i fornitori/docenti esperti in tematiche specifiche di interesse per il Dipartimento del Tesoro, il Gruppo di lavoro area formativa redige la Lettera d Invito, con la quale si specifica l oggetto della fornitura/prestazione professionale (attività di docenza, argomenti da trattare, corrispettivo ecc). 4. Per i fornitori/docenti interni al Dipartimento del Tesoro, esperti in tematiche specifiche di interesse per il Dipartimento del Tesoro, il Gruppo di lavoro area formativa redige la Determinazione d incarico. Approvazione Richiesta di offerta Il Dirigente riesamina per approvazione, a seconda del caso, la Richiesta d offerta, la Lettera d Invito, la Determinazione di incarico. Valutazione delle offerte/proposte dei fornitori (solo per le forniture di importo superiore ai ,00 euro).

8 di servizi di formazione Livello di revisione: 4 N. pagina: 8/10 a) Comparazione delle offerte. Il Gruppo di lavoro Area formativa effettua un confronto delle offerte pervenute al fine di assegnare ai fornitori i punteggi di merito in relazione ai parametri individuati. Esprime i risultati di tale confronto redigendo il Prospetto comparativo delle offerte e Individuazione della migliore offerta. b) Esame e aggiudicazione della fornitura. Il Dirigente esamina i documenti Individuazione dei parametri di valutazione e Prospetto comparativo delle offerte al fine di scegliere l offerta che, dal punto di vista tecnico ed economico, risulta più idonea a soddisfare i requisiti specificati. Al termine dell esame provvede a firmare il documento Individuazione della migliore offerta. c) Redazione ordine d acquisto Il Gruppo di lavoro area formativa redige l Ordine per disciplinare i rapporti con il fornitore. d) Approvazione ordine Il Dirigente riesamina l Ordine per l approvazione e la firma. Approvazione del contratto ed impegno della spesa Il Gruppo di lavoro area formativa redige il documento Decreto di approvazione del contratto e di impegno della spesa al fine di regolarizzare la posizione amministrativa/contabile del fornitore/docente. Approvazione impegno della spesa Il Dirigente riesamina per l approvazione il Decreto di approvazione del contratto e di impegno della spesa al fine di autorizzarne l invio all Ufficio centrale del Bilancio per le registrazioni di competenza. Acquisizione fattura e pagamento Il Gruppo di lavoro area formativa acquisisce ed esamina la fattura o la nota di debito dei fornitori/docenti, redige l Autorizzazione e il mandato di pagamento e il Dirigente ne dispone l invio all Ufficio centrale del Bilancio per le registrazioni di competenza. Modulistica utilizzata Richiesta d offerta/lettera d invito La Richiesta d offerta/lettera d invito ai fornitori/docenti candidati si compone di una lettera nella quale viene specificato l oggetto della fornitura, le metodologie didattiche, i materiali didattici, reportistica, docenza, offerta economica, garanzie, modalità di pagamento, penalità, ecc. In particolare alcune delle specifiche più comuni sono: descrizione delle attività/fasi previste con relative durate (eventualmente documentabili in un allegato) quotazione unitaria del materiale didattico quotazione oraria e giornaliera per l attività di docenza elenco (eventuale) di enti pubblici e/o privati presso i quali il fornitore ha svolto attività analoghe a quelle richieste

9 di servizi di formazione Livello di revisione: 4 N. pagina: 9/10 elenco di documenti da produrre per il perfezionamento dell ordinativo in caso di aggiudicazione della fornitura (es. Certificato della Camera di Commercio) garanzie di fornitura: opzione tra il versamento del deposito cauzionale, la presentazione di polizza fideiussoria e la richiesta di esonero dalla presentazione di garanzie per riduzione del prezzo di aggiudicazione, ai sensi dell art. 54 del Regolamento per l Amministrazione del Patrimonio e per la Contabilità Generale dello Stato Determinazione di incarico Il documento Determinazione di incarico è il documento con cui i docenti interni vengono incaricati dell attività di docenza. Esso contiene: Data, Numero di protocollo, titolo del corso/seminario, nominativo dei docenti. Valutazione dell offerta e Individuazione dei parametri di valutazione La valutazione dell offerta è un documento, identificato da numero di protocollo e data, che si compone di: 1. scheda tecnica per l individuazione dei parametri di valutazione e punteggi Si tratta di una tabella a 2 colonne: Colonna Descrizione: elenco degli indicatori di qualità come ad esempio Metodologia didattica, Tipologia e qualità del materiale didattico, ecc. Colonna Punteggio: riporta per ciascun indicatore di qualità il valore minimo (1) e il valore massimo (8) attribuibile. 2. prospetto comparativo delle offerte Tabella riepilogativa delle offerte strutturata in: Colonna 1 : Riporta gli indicatori/parametri rispetto ai quali viene effettuata la valutazione delle offerte (Metodologia didattica, Tipologia e qualità del materiale didattic, ecc.). Colonna 2 e successive : Ciascuna colonna è dedicata ad un fornitore invitato a rispondere alla Richiesta di Offerta. Ciascuna colonna è suddivisa in ulteriori due colonne: la prima contiene la descrizione del parametro/indicatore come da Offerta presentata, la seconda esprime in termini di punteggio la relativa valutazione attribuita. Ai fini della comparazione delle offerte vengono attribuiti ai parametri utilizzati i seguenti pesi: a) Metodologia didattica 3 b) Tipologia e qualità del materiale didattico 2,5 c) Docenza 3 d) Referenze della società 2 e) Costo docenza 3 f) Costo materiale didattico 1 g) Costo della progettazione 1,5 Il totale è il risultato della seguente combinazione lineare: T = 3a+2,5b+3c+2d+3e+f+1,5g 3. individuazione della migliore offerta e aggiudicazione della fornitura.

10 di servizi di formazione Livello di revisione: 4 N. pagina: 10/10 Si tratta di una tabella nella quale viene specificata la ragione sociale del fornitore aggiudicatario ed il punteggio totalizzato nella comparazione delle offerte. Decreto di approvazione del contratto e di impegno della spesa Tale documento cita: Le norme sulla base delle quali è possibile decretare l impegno di spesa Le motivazione che determinano l esigenza di acquisto dei servizi di formazione rivolgendosi ad un unico fornitore o a più fornitori I riferimento all indagine di mercato effettuata l area di Formazione per la quale l indagine è stata effettuata l elenco delle società che hanno presentato l offerta la valutazione tecnica delle offerte ed individuazione della migliore offerta nonché la società aggiudicataria il contratto stipulato con la società aggiudicataria della fornitura la data di accettazione dell ordine da parte della società aggiudicataria l approvazione del contratto l impegno di spesa a carico del competente capitolo dello stato di previsione del Bilancio del Ministero dell Economia e delle finanze