Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI SOSTENERE LE PICCOLE E MEDIE IMPRESE EUROPEE NELL!ADOZIONE DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA

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1 Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI SOSTENERE LE PICCOLE E MEDIE IMPRESE EUROPEE NELL!ADOZIONE DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA

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3 Febbrario 2012 Questa Guida è uno strumento molto utile che sicuramente incoraggerà le PMI nell!adozione della fatturazione elettronica. Allo stesso tempo, e forse ancora più rilevante, la Guida dimostra come solo se gli attuali requisiti legali e fiscali europei saranno modificati e semplificati, così come proposto dalla Commissione Europea, saremo capaci di cogliere i potenziali benefici di un unico e armonizzato quadro legale europeo. Gerhard Huemer, Direttore Politiche Fiscali ed Economiche, UEAPME (Associazione Europea dell!artigianato e delle Piccole e Medie Imprese)

4 EUROPEAN E-BUSINESS LAB INFORMAZIONI BIBLIOGRAFICHE L European e-business Lab (EBL) è un iniziativa lanciata da organizzazioni affermate che hanno scelto di dedicarsi alla condivisione e al miglioramento delle migliori prassi in a m b i t o e - b u s i n e s s, d e l l a r e l a t i v a a d o z i o n e, standardizzazione ed innovazione. Il Lab e stato fondato da Celeris Limited. RINGRAZIAMENTI Vorremmo ringraziare gli sponsor e tutti coloro che hanno contribuito alla realizzazione di questa Guida, come partner dell European e-business Lab: Camera di Commercio Federale Austriaca (WKO) AUSTRIAPRO Consorzio CBI (Customer to Business Interaction) SEPA International UEAPME (Unione Europea dell Artigianato e delle Piccole e Medie imprese) Vorremmo inoltre ringraziare la Enterprise Europe Network (rete europea di supporto alle imprese) della Commissione Europea per il suo prezioso contributo. Le autrici vorrebbero infine esprimere la loro gratitudine a tutti coloro che hanno incoraggiato e sostenuto la preparazione di questa Guida: Costas Andropoulos Antonio Conte David Ellard Risto Suominen Aigars Jaundalders Danny Gaethofs Pieter Breyne Kai Haberzettl Thomas Wilson Mike Beral Dulce Lopes Autori: Editore: Design: Grafico: 1st edition nd edition 2012 Carmen Ciciriello Mairi Hayworth European Business Lab MAP Gallery Giulia Tonelli European Business Lab. Tutti i diritti riservati. Website: DISCLAIMER La presente pubblicazione ha scopo puramente informativo e non fornisce consigli di tipo professionale. Non si dovrebbe agire sulla base delle informazioni contenute nell opuscolo in questione senza aver precedentemente consultato un professionista. Nessuna garanzia (esplicita o implicita) è data con riferimento all accuratezza e completezza delle informazioni contenute in questa pubblicazione, ad ogni effetto di legge. L European Business Lab, i suoi membri, dipendenti ed agenti declinano qualsiasi responsabilità per quanto concerne le conseguenze risultanti per coloro che decidano di agire o di astenersi dall agire sulla base delle informazioni contenute in questa pubblicazione.

5 Prefazione È con grande piacere che vi presentiamo la prima guida sull e-business dell European e-business Lab, la Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI. L European e-business Lab (EBL) è un iniziativa lanciata da organizzazioni affermate che si sono impegnate a condividere e migliorare le best practices in ambito e-business, la relativa adozione, standardizzazione ed innovazione. Monitoriamo e raccogliamo i bisogni delle imprese per migliorare l attuale ecosistema di e-business, lavorando con le istituzioni europee, il settore pubblico, i fornitori di soluzioni e servizi per assicurarci che le esigenze delle PMI vengano prese in considerazione. Per questa guida sull e-business, abbiamo scelto di trattare un trend in costante evoluzione che avrà un notevole impatto sulle imprese Europee nel breve periodo. Si tratta dell automazione del processo di fatturazione, conosciuto come Fatturazione Elettronica. Il fine di questa guida è quello di fornire alle PMI (e a tutte le organizzazioni) informazioni imparziali ed opinioni riguardanti i diversi aspetti della fatturazione elettronica, fornendo indicazioni pratiche su come iniziare un progetto di fatturazione elettronica. La Guida mette insieme informazioni di carattere aziendale, tecnico, legale e di compliance in modo che tutte le PMI interessate possano acquisire la conoscenza necessaria a compiere le proprie decisioni in maniera indipendente ed individuare la soluzione più adatta al proprio business. AUTORI CARMEN CICIRIELLO Carmen Ciciriello è un esperta del Comitato Economico e Sociale Europeo e Membro del Gruppo di Esperti della Commissione EUropea per i Sistemi di Pagamento. Il suo compito è raccogliere e validare le esigenze delle imprese, fornendo raccomandazioni in relazione ai cambiamenti necessari a livello legislativo e tecnologico in materia di e-business. Come Amministratore Delegato di Celeris Limited, Carmen promuove la visione di un ecosistema di e-business europeo integrato e competitivo, con piena partecipazione delle PMI. Carmen è il Presidente dell European e-business Lab ed e stata un Membro dell Expert Group sulla Fatturazione Elettronica della Commissione Europea nel 2008 e MAIRI HAYWORTH Mairi Hayworth è Membro Fondatore dell European e-business Lab; in precedenza, è stata per dieci anni membro del Comitato Europeo per la standardizzazione dell E-commerce. La sua carriera abbraccia un arco temporale di venticinque anni, durante i quali si è occupata principalmente di gestire operations in un contesto multinazionale ed intersettoriale. Mairi è stata elemento trainante nella ricerca di soluzioni di e-business, standard globali ed armonizzazione della legislazione in materia di fatturazione elettronica. Mairi ha inoltre rivestito posizioni manageriali in ambito finanziario e di Information Technology.

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7 Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI Indice SOMMARIO PARTE PRIMA: INTRODUZIONE ALLA FATTURAZIONE ELETTRONICA Capitolo 1 - Fatturazione elettronica Introduzione alla fatturazione elettronica ed ai suoi vantaggi"... 1 Modalità di utilizzo della fatturazione elettronica ed esigenze delle PMI"... 2 Iniziative chiave in Europa"... 3 Capitolo 2 - Impatto della fatturazione elettronica Impatto aziendale"... 7 Impatto sui processi"... 7 Impatto sulla tecnologia"... 8 Capitolo 3 - Modelli di adozione della fatturazione elettronica Evoluzione della fatturazione elettronica"... 9 Modelli di fatturazione elettronica"... 9 PARTE SECONDA: CHECKLIST Capitolo 1 - Checklist Definire l!ambito di applicazione" Valutare la Capacità Operativa" Identificare la propria piattaforma di fatturazione elettronica" Implementare la propria soluzione" Capitolo 2 - Firme elettroniche Introduzione" Tecnologie di firma elettronica" Firme elettroniche, firme elettroniche avanzate, firme elettroniche qualificate" Capitolo 3 - Tecnologie Emergenti PDF intelligente"... 33!!!!!!!!!!!!! i

8 Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI Customised Spreadsheet Template" Altre tecnologie" Supply Chain Finance: e-marketplace" PARTE TERZA: BEST PRACTICES Capitolo 1 - Best Practices per la fatturazione elettronica Controlli relativi ai dati di fatturazione" Best Practices raccomandate" Capitolo 2 - Best Practices per l!archiviazione elettronica Responsabilità del fornitore e del destinatario" Capitolo 3 - Cambiamenti tecnologici PARTE QUARTA: COMPLIANCE LEGISLATIVA Introduzione" Compliance della fatturazione elettronica" Paesi EU in cui la fatturazione elettronica è obbligatoria per il Settore Pubblico" Compliance dell!archiviazione Elettronica in Europa" Fatturazione ed Archiviazione elettronica transfrontaliera" Requisiti in materia di fatturazione e archiviazione elettronica nell!unione Europea" Direttiva 2010/45/UE" PARTE QUINTA: STANDARD ANNESSO 1 Standard tecnici" Standard per la fatturazione elettronica" Benefici dell!utilizzo degli standard" Standard comuni a livello globale e regionale" Standard specifici di settore" Standard emergenti" Convergenza degli standard" Tipi di messaggi" Standard per il Trasferimento dei Dati" Questionario Fatturazione Elettronica per le PMI GLOSSARIO!!!!!!!!!!!!! ii

9 Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI!!!!!!!!!!!!! iii

10 Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI Sommario PARTE 1: INTRODUZIONE ALLA FATTURAZIONE ELETTRONICA La Parte Prima costituisce un introduzione alla fatturazione elettronica e al suo impatto su imprese, processi e tecnologia. Fornisce un quadro dei diversi livelli di automazione ed integrazione, a partire da un livello manuale e semi-automatico, fino ad arrivare ad una soluzione end-to-end del tutto automatizzata. Inoltre, viene analizzato l impatto sull acquirente (destinatario della fattura elettronica) e fornitore (emittente della fattura elettronica) per ogni scenario. PARTE 2: CHECKLIST La Parte Seconda include una guida pratica su come iniziare un progetto di fatturazione elettronica. Una dettagliata checklist definisce le fasi tipiche e le decisioni per l implementazione di una soluzione di completa automazione end-to-end, comprendendo anche gli aspetti più critici. Alla fine della sezione è inclusa un introduzione alle firme elettroniche ed alle tecnologie emergenti. PARTE 3: BEST PRACTICES La Parte Terza espone le Best Practices raccolte a livello europeo ed internazionale da esperti di fatturazione elettronica per fornire il massimo livello di competenza alle PMI. PARTE 4: COMPLIANCE La Parte Quarta analizza i requisiti legislativi per la compliance nell Unione Europea e nei singoli Stati membri. Questa sezione offre una spiegazione pratica dei requisiti essenziali e di come le PMI possano raggiungere la compliance attraverso l utilizzo delle diverse opzioni di cui dispongono. La parte finale descrive la nuova Direttiva sull IVA adottata dal Consiglio Europeo nel 2010, volta ad armonizzare e semplificare l attuale quadro normativo della fatturazione elettronica ed i benefici che potrebbe apportare alle imprese. PARTE 5: STANDARD La Parte Quinta si focalizza sugli standard tecnici, messaggi e tecnologie di trasporto dei dati. ANNESSO 1 Risultati del questionario per le PMI condotto dai membri dell Expert Group sulla Fatturazione Elettronica della Commissione Europea, nel corso dell anno GLOSSARIO!!!!!!!!!!!!! iv

11 Parte Prima Introduzione alla Fatturazione Elettronica

12 Introduzione alla Fatturazione Elettronica Parte Prima: Introduzione alla Fatturazione Elettronica CAPITOLO 1 - FATTURAZIONE ELETTRONICA 1. INTRODUZIONE ALLA FATTURAZIONE ELETTRONICA ED AI SUOI VANTAGGI Negli ultimi vent anni, le società di grandi dimensioni hanno continuato ad automatizzare i processi di fatturazione, in modo da ottenere risparmi ed efficienze. Sin dal 2005, i governi europei (ad esempio, la Danimarca, la Spagna, l Italia, la Svezia, ecc.) hanno iniziato a rendere obbligatoria la fatturazione elettronica per il settore pubblico. In questi Paesi, tutte le imprese ed i cittadini che forniscono beni e servizi al settore pubblico dovranno inviare le fatture esclusivamente in formato elettronico. I benefici che potrebbero derivare all Europa a seguito dell adozione della fatturazione elettronica si aggirano secondo le stime intono ai 226 miliardi di euro 1. Mentre una fattura cartacea costa in media tra 1,13 e 1,65 euro, la fatturazione elettronica ridurrebbe i costi per fattura da 0,28 a 0,47 euro, il che implicherebbe una riduzione dei costi che oscilla dal 70 al 75% 2. L Associazione Europea dei Tesorieri d Impresa è giunta a conclusioni simili, stimando che le imprese, elaborando le fatture in maniera automatizzata, potrebbero risparmiare fino all 80% dei costi che sostengono attualmente, eliminando così il supporto cartaceo e lo sforzo umano per la relativa gestione. Nonostante ciò, ad oggi la maggior parte delle piccole e medie imprese 3 in Europa emettono fatture cartacee che vengono spedite in busta affrancata tramite posta o tramite corriere ai clienti. Quando i clienti ricevono le fatture cartacee, devono verificare che le informazioni contenute nella fattura stessa siano corrette ed inserire manualmente i dettagli nel loro sistema prima che il pagamento possa essere approvato. L intero processo può essere completamente automatizzato senza alcun intervento manuale: le informazioni contenute nella fattura possono essere create automaticamente dal computer del fornitore ed inviate ai clienti, i cui computer possono controllare in automatico se le stesse informazioni siano corrette ed approvare così il pagamento. Il risultato di questo processo è un risparmio cospicuo e in termini di tempo, e in termini di costi nella creazione, invio, ricezione, verifica, approvazione e pagamento della fattura. Uno dei vantaggi chiave della fatturazione elettronica per le PMI, al di là dell efficienza e riduzione dei costi, è l opportunità (o vantaggio competitivo) di accedere ad un mercato più ampio di potenziali clienti e fornitori, soprattutto società di grandi dimensioni, che preferiscono lavorare con partner che hanno reso i processi aziendali più efficienti e trasparenti. Qualsiasi opportunità di migliorare ed espandere le relazioni imprenditoriali nell attuale contesto economico è estremamente preziosa e quindi da perseguire. La fatturazione elettronica permette alle PMI di far crescere la loro attività, in termini di ordini, clienti o fornitori, senza dover investire in un numero proporzionale di dipendenti che svolga ripetitivi compiti amministrativi, per i quali l automazione dei processi è molto più adatta. Il personale attualmente occupato nell inserimento manuale dei dati delle fatture nel sistema informativo dell impresa, e che ha il compito di aprire e chiudere buste ed archiviare documenti cartacei, verrebbe così messo nelle condizioni di dedicare il proprio tempo a incarichi a più alto valore aggiunto, come, ad esempio, le relazioni con i clienti. 1 CapGemini, SEPA: potential benefits at stake. Gennaio Aberdeen Group, Electronic Invoicing Solution Selection Report: Leading an Accounts Payable Extreme Make Over. Dicembre Cfr. Glossario. " 1"

13 Introduzione alla Fatturazione Elettronica La fatturazione elettronica presto diverrà il metodo standard per lo scambio dei dati di fatturazione. Le PMI devono essere preparate a questa naturale evoluzione del mercato. 2. MODALITÀ DI UTILIZZO DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA ED ESIGENZE DELLE PMI Nel corso del 2008 sono stati svolti dei sondaggi, in Europa, atti ad identificare modalità di utilizzo, vantaggi percepiti, ostacoli e potenziali acceleratori per l adozione della fatturazione elettronica (cfr. ANNESSO 1 ). I risultati possono essere riassunti come segue: La maggioranza delle PMI sta attualmente inviando o invierà a breve le proprie fatture elettroniche: come file PDF direttamente dal proprio software di gestione della contabilità ai propri clienti 35,5% 58,9% Le PMI percepiscono come vantaggi potenziali della fatturazione elettronica: riduzione dei costi maggiori efficienze pagamenti più veloci 37,8% 75% 79,3% Le barriere all adozione della fatturazione elettronica per le PMI sono: prontezza / compatibilità con i sistemi informativi interni preparazione e compatibilità con i sistemi informativi dei propri clienti incertezza e complessità della normativa complessità delle soluzioni/servizi 30,25% 33,1% 22,4% 22,8% Gli acceleratori più importanti per la fatturazione elettronica sono: 1. soluzioni/servizi IT gratuiti per la creazione, trasmissione e l invio di fatture 2. materiale di supporto (manuali d uso, documentazione relativa alle soluzioni applicative, documentazione legale, domande frequenti) 3. certificazione della compliance con la disciplina ai fini IVA dei servizi e delle soluzioni adottate La realizzazione dei risparmi e benefici che la fatturazione elettronica può fornire all Europa dipenderà dalla sua adozione da parte delle PMI. Le loro esigenze dovrebbero essere considerate come il fondamento di ogni politica economica di successo e di ogni iniziativa correlata. " 2

14 Introduzione alla Fatturazione Elettronica 3. INIZIATIVE CHIAVE IN EUROPA 3.1.COMUNICAZIONE DELLA COMMISSIONE EUROPEA Il 2 Dicembre 2010, la Commissione Europea (EC) ha pubblicato un comunicato Reaping the benefits of electronic invoicing, che enfatizza l importanza della fatturazione elettronica per l Agenda Digitale Europea. La Commissione chiede agli Stati Membri di rimuovere le barriere legali e tecniche che non favoriscono l automazione del processo di fatturazione. In particolare, la Commissione vorrebbe che le fatture elettroniche possano diventare il metodo dominante di fatturazione in Europa entro il Le seguenti azioni dovranno essere intraprese per raggiungere tale obiettivo: A) Assicurare un quadro legale coerente Il 13 Luglio 2010, la nuova Direttiva sull IVA per quanto concerne le regole per la fatturazione e stata approvata dal Consiglio Europeo. La Direttiva rimuove gli ostacoli per la fatturazione elettronica, attraverso l applicazione del principio di parita di trattamento tra le fatture cartacee ed elettroniche. A partire da Gennaio 2013 la nuova Direttiva entrera in vigore in tutti gli Stati Membri. B) Supporto alle Piccole e Medie Imprese (PMI) La Commissione valutera l effetto di ogni requisito legale e tecnico della fatturazione elettronica sulle PMI applicando il principio Think Small First con un PMI test. La Commissione si aspetta che gli Stati Membri e gli organi di standardizzazione adottino gli stessi principi. Inoltre, la Commissione supportera attivita volte a diffondere una maggiore consapevolezza e informazioni relative ai potenziali benefici della fatturazione elettronica, promuovendo la partecipazione delle PMI nelle supply chain digitali, attraverso progetti pilota in specifici settori, tra cui tessile, automobilistico, trasporti e logistica. C) Supporto alla standardizzazione e interoperabilita La Commissione supporta diversi comitati tecnici di standardizzazione, workshop e iniziative come PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine). Il Comitato Europeo per la Standardizzazione (CEN) riveste particolare importanza, in particolare, il workshop CEN BII 2, il cui obiettivo e di definire processi comuni, standard e regole di business per tutto il ciclo degli approvvigionamenti pubblici. Le Business Interoperability Interfaces note come profili BII sono state sviluppate per ogni tipo di processo coinvolto, dalla notifica, all ordine, fatturazione, etc.. I governi Europei stanno utilizzando i profili CEN BII nelle proprie soluzioni di e-procurement, cosi come le imprese che interagiscono con il settore pubblico. Poiche la pubblica amministrazione rappresenta il maggiore acquirente di beni e servizi in ogni nazione, e molto probabile che i fornitori di software saranno incoraggiati a supportare i profili BII nelle proprie soluzioni IT che permetteranno di comunicare facilmente tra loro, dal punto di vista tecnico, poiche le stesse regole tecniche saranno utilizzate nello sviluppo delle soluzioni. D) Organizzare la diffusione della fatturazione elettronica in Europa La Commissione chiede agli Stati Membri di sviluppare una strategia specifica, coordinare iniziative e costituire fora nazionali per favorire l adozione della fatturazione elettronica a livello nazionale. La Commissione ha stabilito anche l European Multi-Stakeholder Forum per monitorare gli sviluppi del mercato e i livelli di adozione, incoraggiando l emergere di soluzioni interoperabili PEPPOL PEPPOL (Pan-European Public e-procurement OnLine) 4 e un progetto pilota su larga scala lanciato dalla Commissione Europea e da undici governi Europei per armonizzare ed incoraggiare l utilizzo dell e-procurement nel settore pubblico e privato, in particolare per le PMI. PEPPOL supporta l implementazione di processi efficienti per il public e-procurement attraverso la condivisione di best 4 For more information see: " 3

15 Introduzione alla Fatturazione Elettronica practice, processi comuni e grazie ad una piattaforma per lo scambio di documenti elettronici in Europa. Tale piattaforma (o infrastruttura di trasporto) e destinata a diventare il network Europeo principale per lo scambio di documenti relativi all e-procurement che permette alle imprese di partecipare ad appalti e gare pubbliche. Ad esempio, con PEPPOL, una societa Italiana potra partecipare ad una gara pubblica del governo Danese, scambiando vari documenti elettronici richiesti e con sicurezza. PEPPOL facilita lo scambio di ordini, fatture e cataloghi tra acquirente e fornitore in diversi Stati Membri e tra comunita di utenti (e-procurement communities). Le componenti PEPPOL includono la classificazione di beni/servizi, e documenti societari necessari per bandi e gare (Virtual Company Dossier). Inoltre, PEPPOL permette di validare firme elettroniche emesse da agenzie governative in Europa. L accesso al network avviene tramite Access Points forniti da aziende pubbliche e private. PEPPOL rappresenta un importante traguardo in termini di interoperabilita, dal punto di vista legale, organizzativo e tecnico, ponendo le basi per lo sviluppo di soluzioni software standardizzate per l intero ciclo degli approvvigionamenti. I governi Europei che partecipano al progetto hanno realizzato quello che il settore privato sta cercando di realizzare da circa vent anni. Mentre il focus iniziale e nel contesto business-to-government, la tecnologia PEPPOL e le sue componenti saranno utilizzate anche per scambi di documenti elettronici standardizzati tra imprese private (business-to-business). Gli Stati Membri del Consorzio PEPPOL sono: Austria, Danimarca, Finlandia, Germania, Grecia, Francia, Italia, Svezia, Norvegia, Portogallo e il Regno Unito E-PRIOR La Commissione Europea rappresenta una best practice per tutte le amministrazioni pubbliche in Europa grazie all'adozione dell e-procurement nella propria struttura organizzativa. e-prior 5 è il nome della piattaforma di e-procurement sviluppata internamente e utilizzata dalla Commissione Europea (CE) per automatizzare i suoi processi di approvvigionamento, come cataloghi di prodotti e servizi, richieste, ordini, e fatture. Allo stesso tempo, la Commissione sostiene le amministrazioni pubbliche in Europa ad automatizzare i processi di approvvigionamento attraverso lo sviluppo di Open e-prior, la versione open source della piattaforma e-prior. Open e-prior è disponibile gratuitamente per tutti gli Stati Membri e le amministrazioni pubbliche dell'unione Europea che desiderano scambiare documenti elettronici standardizzati tramite un canale di comunicazione sicuro, che offre le stesse funzionalità di e-prior. I fornitori e le amministrazioni pubbliche possono utilizzare i servizi di Open e-prior compresa tutta la documentazione, schede tecniche, codici di programmazione e documenti relativi all architettura IT. Open e-prior è una soluzione completamente compatibile con i requisiti Europei, da un punto di vista tecnico e giuridico. Open e-prior ed e-prior sono collegati al network PEPPOL tramite il proprio PEPPOL Gateway consentendo, ad esempio, ad una pubblica amministrazione nel paese A di ricevere dati elettronici relativi a fatture da fornitori nel paese B (fatturazione elettronica transfrontaliera). e-prior permette ai fornitori della Commissione, utilizzando i servizi web, di caricare e scaricare messaggi XML. Il sistema si basa sui CEN BII business profiles : Basic Invoice, Invoice Dispute e il data model di UBL2.0. Un team dedicato fornisce assistenza agli Stati Membri, agenzie ed istituzioni Europee. La Commissione ha sviluppato un portale web per fornitori specifico per le PMI come interfaccia per alcuni servizi di Open e-prior SEPA SEPA (Single Euro Payments Area) è l'iniziativa dell'unione Europea per la creazione di un unico mercato dei pagamenti elettronici in cui i pagamenti sono semplici, sicuri, economici, ed efficienti. SEPA renderà possibile per gli individui, aziende e agenzie governative, indipendentemente dalla loro 5 Per ulteriori informazioni si rimanda a: " 4

16 Introduzione alla Fatturazione Elettronica ubicazione in Europa, di utilizzare due strumenti di pagamento (SEPA Credit Transfer e SEPA Direct Debit), carte di credito e di debito con le stesse condizioni, diritti e doveri in ogni paese Europeo. Il settore bancario ha sviluppato il primo strumento di pagamento pan-europeo, SEPA Credit Transfer, nel Gennaio 2008, seguito dal SEPA Direct Debit nel mese di Novembre 2009, ma l abbandono di strumenti di pagamento nazionali e stato più lento del previsto, con un conseguente basso livello di adozione degli strumenti di pagamento SEPA. Nel dicembre 2010 la Commissione Europea ha pubblicato una proposta per raccomandare due scadenze distinte per la migrazione. Molte banche europee hanno sviluppato servizi a valore aggiunto per la propria offerta SEPA, fornendo servizi di fatturazione elettronica, utilizzando un unico standard di dati in tutta l'ue, in modo da semplificare lo scambio di documenti, i processi di pagamento e riconciliazione INIZIATIVE NAZIONALI Germania Il 23 Settembre 2011, il Bundestag e Bundesrat Tedesco hanno approvato il Tax Simplification Act, riducendo i requisiti per la fatturazione elettronica a fini IVA. In particolare, l obbligo di utilizzare specifiche tecnologie per assicurare l autenticita dell origine e l integrita dei dati e stato rimosso per le fatture elettroniche. Le imprese saranno libere ti scegliere e utilizzare le tecnologie e controlli interni che considerano appropriati per assicurare l autenticita dell origine, l integrita e la leggibilita dei dati, per le fatture cartacee ed elettroniche. Le imprese potranno contare sulla validita a fini IVA delle fatture elettroniche senza dover utilizzare firme elettroniche per inviare fatture elettroniche, ad esempio tramite . Svezia In Svezia, ordini e fatture elettroniche sono state utilizzati comunemente nel settore pubblico dal Si prevede che tutte le agenzie del governo centrale utilizzeranno ordini elettronici entro la fine del 2013, con molte agenzie che già utilizzano la fatturazione elettronica. Considerando la maggiore attenzione verso le iniziative Europee, come PEPPOL, l e-procurement transfrontaliero è destinato ad aumentare sia nel settore pubblico che privato. La Single Face to Industry (SFTI) è un'iniziativa del settore pubblico per promuovere e facilitare l'e- Procurement attraverso l'utilizzo di standard aperti. SFTI partecipa alla iniziative e workshop del CEN BII e di UN/CEFACT per garantire l allineamento tra standard nazionali e internazionali. Danimarca Nell ottobre 2007, l Agenzia Nazionale Danese per l IT e le Telecomunicazioni ha lanciato 'NemHandel' 6, un e-business framework aperto per lo scambio di documenti elettronici in maniera sicura e affidabile. Da dicembre 2010, un terzo di tutte le imprese Danesi utilizza NemHandel per inviare fatture elettroniche al settore pubblico. La tecnologia NemHandel è stata sviluppata per rendere la fatturazione elettronica semplice come l'invio di permettendo alle imprese di inviare fatture elettroniche standardizzate direttamente dal proprio PC attraverso Internet. Dal momento che NemHandel si basa su standard e componenti open source, le aziende e fornitori di servizi sono liberi di usare questa tecnologia per sviluppare i propri prodotti per la connessione all'infrastruttura aperta. Scozia Nel 2002, il governo Scozzese ha sviluppato 'eprocurement Scotland' (EPS), un servizio di e- Procurement per il settore pubblico. Il servizio consente di processare le transazioni elettronicamente, dall'acquisto al pagamento, comprese le attività di sourcing. Accessibile attraverso Internet, eps è una delle iniziative di public e-procurement di maggiore successo, che include processi standard per il 6 Per maggiori informazioni: " 5

17 Introduzione alla Fatturazione Elettronica controllo della spesa e il rispetto dei contratti. eps garantisce una maggiore rapidità di consegna di beni e servizi, risparmi di efficienza, pagamenti piu veloci e coerenza delle pratiche commerciali, mentre sostiene i fornitori grandi e piccoli. Portogallo Nel 2003, il governo Portoghese ha iniziato lo sviluppo di un Programma Nazionale di e-procurement (PNCE). Nell arco di quattro anni, e stato definito il quadro giuridico, tra cui accordi-quadro pluriennali, l'identificazione e la creazione degli strumenti necessari per coprire tutti gli aspetti del processo, e la creazione di una rete per la condivisione di competenze. Nel 2007, l'agenzia nazionale degli appalti pubblici (ANCP) è stata istituita con l obiettivo principale di promuovere l'accesso delle PMI al mercato pubblico. Dall ottobre 2009, l e-tendering e diventato obbligatorio per tutti i documenti, compresi i messaggi tra offerenti e le amministrazioni pubbliche (ad eccezione della fase di negoziazione). A partire dal 2010, il 68% delle gare sono state assegnate alle PMI. Miglioramenti futuri dovrebbero includere più procedure informali per gli appalti di basso valore senza avvisi pubblici. Questi sono tutti passi importanti per garantire l'inclusione delle PMI nella gestione del bilancio del settore pubblico. " 6

18 Introduzione alla Fatturazione Elettronica CAPITOLO 2 - IMPATTO DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA 1. IMPATTO AZIENDALE 1.1. IMPATTO SULL!ORGANIZZAZIONE Un impresa di piccole o medie dimensioni che automatizza il proprio processo di fatturazione può ottenere un vantaggio competitivo rispetto alla concorrenza e verrà preferita da partner commerciali (fornitori/clienti) che già lavorano in gran parte per via elettronica. Attraverso l automazione dei processi di fatturazione, le aziende solleverebbero il personale addetto alla gestione di compiti ripetitivi e a basso valore aggiunto come l inserimento manuale delle informazioni contenute nelle fatture nei sistemi informativi interni e la riconciliazione manuale, permettendo loro di focalizzarsi in misura maggiore sull assistenza ai clienti e sull ottimizzazione dei processi, migliorando così la comunicazione interna ed esterna. Il migliore utilizzo delle risorse umane risulterebbe in una maggiore produttività e flessibilità nella capacità di reazione alle esigenze di mercato. Focalizzandosi su compiti a maggior valore aggiunto ed automatizzando processi ripetitivi e ad alta probabilità di errore, le aziende avranno l opportunità di crescere senza la necessità di assumere personale addetto all inserimento dei dati in misura proporzionale all aumento dell attività. Molti casi studio dimostrano che effettivamente si potrebbe risparmiare dall 1 al 3% del fatturato aziendale, sulla base di diversi fattori (settore industriale, numero di transazioni, complessità amministrativa, formato dei dati, ecc.). La trasformazione dei documenti di lavoro in dati elettronici elimina l uso del supporto cartaceo e del trasporto fisico, riducendo così anche l impatto ambientale IMPATTO SUI PARTNER COMMERCIALI I clienti e fornitori che lavoreranno con una PMI che ha automatizzato il processo di fatturazione beneficeranno di maggiori efficienze, e potranno utilizzare politiche di prezzo che possono cambiare a seconda dei benefici ricavati. Sconti sono frequentemente offerti come incentivi all automazione. Attraverso l automazione del processo di fatturazione, la singola impresa crea valore per tutti i suoi partner commerciali (acquirenti, fornitori, distributori, rivenditori, istituzioni finanziarie, ecc.) e può favorire un cambiamento culturale in ambito organizzativo verso modelli più collaborativi che richiedono un lavoro di squadra trasversale (logistico, amministrativo, commerciale, finanziario, legale, ecc.), espandendo e migliorando le proprie relazioni. Dati indicativi rilevati in Francia 7, in riferimento allo scambio di fatture elettroniche tra imprese (Business-to-Business) evidenziano la possibilità di risparmiare fino a 40 miliardi di euro, dei quali poco più di un miliardo è attribuibile alle 50 aziende di maggiori dimensioni, sottolineando pertanto l importanza delle PMI. 2. IMPATTO SUI PROCESSI Un progetto di fatturazione elettronica può coinvolgere personale occupato in diverse funzioni (ad esempio, Finanza, Amministrazione, Acquisti, Legale, IT e Vendite) e rappresenta un eccellente esercizio di revisione delle dinamiche interne basate sugli input delle diverse funzioni. Può stimolare l ideazione di soluzioni innovative e sviluppare una nuova visione per l ottimizzazione e la razionalizzazione dei processi. Anche nel caso di un azienda di piccole dimensioni in cui queste funzioni sono svolte da un numero minore di persone, il valore derivante dall automazione dei processi può comunque raggiungere risultati simili. In base a diversi fattori (complessità amministrativa, numero di transazioni, natura e numero dei partner commerciali, livello di integrazione) l impatto sui processi può essere riassunto come segue: 7 Arthur D. Little per giugno 2001, tradotto da Le Livre Blanc de la Facture Electronique, EBG (Electronic Business Group) Deskom, Settembre " 7

19 Introduzione alla Fatturazione Elettronica Riduzione e ottimizzazione dei costi attraverso l eliminazione dell inserimento manuale dei dati e al relativo margine d errore, riduzione delle fatture smarrite, degli archivi e delle spese postali; Efficienza attraverso l uso di dati strutturati 8 per l integrazione con il sistema informativo interno e la riconciliazione automatica dei dati; maggiore accuratezza dei dati e velocità di elaborazione; gestione delle controversie e risoluzione semplificata delle non conformità; Ridotto rischio operativo grazie alla riconciliazione automatica dei dati e a processi di autorizzazione che includono controlli sui dati della fattura; riconciliazione dei dati della fattura con gli ordini di acquisto (PO) e/o con le bolle di accompagnamento/trasporto; verifica che i beni/servizi fatturati siano stati effettivamente ordinati e consegnati. Il processo di riconciliazione automatica riduce drasticamente il rischio di fatture false e di errori/duplicazioni dei pagamenti. Il processo di riconciliazione può essere migliorato attraverso il controllo incrociato dei riferimenti bancari inclusi nella fattura elettronica con i riferimenti che l azienda ha già registrato nel suo archivio dati. Così facendo, ci si assicura che un azienda (ed i suoi dipendenti) non cambi in nessun momento i dettagli bancari registrati nel proprio sistema interno solo perché riceve una fattura elettronica con dati diversi. Si tratta di una misura chiave per tutelare l azienda dalle frodi (cfr. Come la fatturazione elettronica aiuta a ridurre il rischio di frode, Parte 4 della Guida). Il capitale circolante aziendale è ottimizzato grazie alla riduzione del numero medio di giorni necessari a ricevere il pagamento dopo aver effettuato una vendita (DSO o Days Sales Outstanding). Le decisioni relative alla gestione della liquidità e dei crediti verso clienti possono essere ottimizzate processando le informazioni in tempo reale, o quasi, ottenendo una maggiore visibilità e controllo sui processi. Il numero delle fatture contestate si riduce grazie alla migliore qualità dei dati che risulta in una riduzione dei DSO. 3. IMPATTO SULLA TECNOLOGIA L effetto complessivo sulla tecnologia potrà variare in base ai seguenti fattori: Tipologia delle soluzioni se sviluppate all interno o date in outsourcing Dimensione delle soluzioni per abilitare uno o più partner commerciali Capacità delle soluzioni di supportare uno o più standard di fatturazione elettronica e una o più tipologie di documenti aziendali Livello di integrazione elaborazione semi-automatizzata o integralmente automatizzata È abbastanza frequente per un azienda iniziare con una soluzione semplice per poter scambiare fatture con un partner commerciale e decidere successivamente di utilizzare la fatturazione elettronica con il maggior numero di partner. Un altro scenario comune è l implementazione della fatturazione elettronica solo con un partner specifico seguita poi dallo sviluppo di ordini elettronici, pagamenti elettronici, ecc. fino ad automatizzare tutte le transazioni (tipologie di messaggistica) con il partner. In entrambi i casi, le aziende realizzeranno considerevoli benefici in tempi brevi sin dalla fase iniziale di implementazione e potranno iniziare a pianificarne l espansione. Maggiore sarà il numero di processi automatizzati da un azienda (e i relativi partner commerciali coinvolti), maggiori saranno i benefici che ne conseguiranno. 8 Cfr. Glossario " 8

20 Introduzione alla Fatturazione Elettronica CAPITOLO 3 - MODELLI DI ADOZIONE DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA 1. EVOLUZIONE DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA La fatturazione elettronica è il processo automatizzato che permette di emettere, inviare, ricevere e processare i dati delle fatture per mezzo di strumenti elettronici. I modelli seguenti rappresentano un percorso graduale dalla fatturazione manuale alla completa automazione endto-end che un azienda potrebbe raggiungere ampliando il raggio delle proprie potenzialità nel corso del tempo. In base alle necessità aziendali, ogni modello di fatturazione elettronica offre indiscutibili vantaggi se paragonato allo scambio di fatture cartacee. Le ragioni che spingono un azienda ad adottare la fatturazione elettronica possono essere generate da forze di mercato esterne, ad esempio la richiesta di un importante cliente / fornitore, un iniziativa governativa atta a rendere la fatturazione elettronica stessa obbligatoria; o da bisogni interni, ad esempio, l espansione dell attività utilizzando un modello di crescita a basso costo. In ogni caso, il risultato finale sarà una maggiore velocità nella ricezione dei pagamenti e un miglioramento delle relazioni con i clienti. Un percorso-tipo che le aziende possono considerare nel passaggio da una gestione manuale ad una automatica delle attività di fatturazione è il seguente: 1. Preparazione e capacità dell azienda a: Utilizzare un software di gestione della contabilità capace di emettere fatture in formato PDF o formati simili definire le fasi del processo (che coinvolge sia l elemento umano che i sistemi informativi) nell ambito dell invio/ricezione delle fatture e considerare quei passaggi che, se automatizzati, potrebbero avere un impatto maggiore sulle attività dell impresa 2. Scambio elettronico delle fatture: iniziare ad inviare o ricevere fatture in formato PDF (o simili) via o altre tecnologie per il trasferimento dei file, ad esempio FTP realizzare i vantaggi derivanti dalla velocità e dalla semplicità di consegna 3. Lavorare in linea con le soluzioni dei propri partner: prepararsi a soddisfare i bisogni di grandi clienti/fornitori inserendo le fatture nei loro portali web liberarsi della pressione legata all espansione della vostra capacità di adottare la fatturazione elettronica prima che siate realmente pronti 4. Considerare l idea di creare il vostro portale web: mantenere le vostre attività automatizzate anche quando i vostri clienti non fossero pronti alla fatturazione elettronica permettere ai clienti di stampare o scaricare le loro fatture dal vostro sito web 5. Considerare l idea di sviluppare una piattaforma di fatturazione elettronica: espandere la vostra capacità di provvedere alle esigenze di molteplici fornitori e clienti integrare l invio e la ricezione delle fatture con i vostri processi e sistemi interni 6. Espandere la vostra piattaforma: automatizzare i vostri ordini, pagamenti, incassi valutare e misurare i miglioramenti in tutte le aree di attività 2. MODELLI DI FATTURAZIONE ELETTRONICA I diagrammi riportati di seguito illustrano vari livelli di automazione, e quindi di efficienza. I modelli descritti sono esempi di: fatturazione manuale tradizionale; processi semi-automatizzati che utilizzano fatture in formato PDF; portali web (dell emittente e del destinatario); processi automatizzati di fatturazione elettronica end-to-end; ciclo ordine-pagamento totalmente automatizzato. " 9

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