Osservatorio egovernment egovernment & PA: l'italia fa squadra!

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1 Osservatorio egovernment egovernment & PA: l'italia fa squadra! Giugno 2013 CON IL SUPPORTO DI

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3 Agenda del Convegno 13 Giugno Registrazione partecipanti 9.30 Introduce e presiede Giuliano Noci Responsabile Scientifico dell Osservatorio egovernment, Politecnico di Milano Cosa funziona e cosa meno nell innovazione della PA? Esperienze a confronto Claudio Fornaro Responsabile Ufficio Prodotti e Servizi per la Pubblica Amministrazione Intesa Sanpaolo Claudio Cipollini Direttore Generale Retecamere Liliana Fratini Passi Direttore Generale Consorzio CBI Antonella Galdi Responsabile Area Ambiente, Cultura e Innovazione per ANCI Lucia Pasetti Vice-presidente CISIS Qual è il futuro della Governance dell Innovazione della PA? Corrado Ghirardelli Coordinatore Nazionale degli Assessori Provinciali all Innovazione Tecnologica per UPI Agostino Ragosa Direttore Generale Agenzia per l Italia Digitale Sergio Rossetti Assessore Regione Liguria e Coordinatore Vicario della II Commissione Affari finanziari della Conferenza delle Regioni e delle Province Autonome Andrea Sammarco Vice Segretario Generale di Unioncamere Rappresentante ANCI Chiusura dei lavori Mauro Bonaretti Capo di Gabinetto del Ministro per gli Affari regionali e le Autonomie WEB TV Nella Web Tv degli Osservatori è possibile rivedere le riprese integrali del convegno egovernment & PA: l Italia fa squadra!. I video sono facilmente consultabili on demand tramite rapide ricerche di contenuti suddivisi per argomento e indicizzati per parola chiave. 1

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5 Osservatorio egovernment Introduzione Executive Summary Giugno 2013

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7 Introduzione Lo sviluppo dell innovazione organizzativa e tecnologica della Pubblica Amministrazione Locale nel nostro Paese è stato sino a ora sostanzialmente guidato e stimolato da interventi normativi e dall erogazione di finanziamenti pubblici da parte degli organismi centrali, privilegiando la libera iniziativa e le capacità di innovazione dei singoli Enti. Dalla Ricerca promossa nell ambito della terza edizione dell Osservatorio egovernment emerge quanto sia sempre più necessario definire meccanismi efficienti per la gestione dell innovazione nella Pubblica Amministrazione. Si tratterebbe in realtà di una priorità assoluta dal momento che la lentezza e la complicazione della macchina burocratica è additata non solo da cittadini e imprese, ma anche da organismi internazionali, come una delle cause della ridotta competitività del sistema Paese. Occorre sottolineare come negli oltre dieci anni di progetti di egovernment realizzati vi siano numerose esperienze virtuose da cui è possibile trarre spunti, ma si tratta di un panorama in cui la frammentarietà delle azioni di innovazione rappresenta un tema ricorrente che contribuisce ad aumentare il divario nella fruibilità e nella qualità dei servizi che gli Enti Locali sono oggi in grado di offrire all utenza del proprio territorio, mentre in realtà, le indagini evidenziano come il bisogno di innovazione da parte dei cittadini non sia condizionato dall area geografica di riferimento, bensì piuttosto dal profilo personale e psicologico di ciascun individuo. La sempre maggior esiguità di risorse economiche a disposizione rende necessario, alla luce di quanto detto, individuare modelli organizzativi ed economici che rendano l innovazione capace di trovare il proprio sostentamento. In questo scenario, un formato centrale per il futuro dell egovernment è rappresentato dal tema del riuso : la possibilità di rendere fruibili ad altri Enti progetti che si sono dimostrati di successo sembra però non decollare a causa soprattutto della mancanza di una panoramica completa sull of- Le riprese dell evento sono disponibili in video on demand su 5

8 Introduzione ferta di prodotti a riuso, della difficoltà di fare il match fra esigenze degli Enti riusatori e la possibile soluzione del cedente, della mancanza di disponibilità di tempo e di personale da dedicare alla diffusione dei propri applicativi. Emerge in questo senso come, pur esistendo già un catalogo del riuso a cui gli Enti possono attingere, questo non preveda alcun tipo di qualificazione dei progetti iscritti. Sarebbe invece importante che venisse definito un sistema di classificazione dei progetti, in termini di qualità dei progetti stessi e livello di riusabilità, inoltre risulterebbe utile la definizione di meccanismi amministrativi e incentivi adeguati per l Ente che mette a riuso il progetto. Le iniziative che nel Paese hanno sortito i risultati più soddisfacenti, (si faccia riferimento ad esempio al Programma ELISA), a oggi sono rappresentate dai progetti multi-ente ma, anche in questo caso, caratterizzate dalla frammentazione geografica. Frammentazione rilevabile anche facendo riferimento a temi come lo Sportello Unico delle Attività Produttive (SUAP), o l integrazione delle banche dati. L indagine sullo stato della digitalizzazione dei SUAP mostra come questo vari notevolmente sul territorio nazionale: la semplicistica rappresentazione del divario Nord-Sud non spiega le differenze rilevate, bensì la discriminante è rappresentata dalla singola realtà regionale in cui operano i Comuni o le loro forme associate. Per quanto attiene l integrazione delle banche dati, sebbene siano numerosi gli interventi, sia di tipo normativo, sia di tipo tecnologico e organizzativo, che hanno cercato di affrontare più o meno efficacemente il tema dell integrazione dei dati in possesso delle PA e delle modalità per renderli fruibili, la Ricerca fotografa come i passi da fare siano ancora molti: in un caso su due infatti, gli Enti si affidano ancora a comunicazioni con soggetti terzi in formato cartaceo. Le cause sono solo marginalmente legate alle soluzioni tecnologie utilizzate, appare invece come l ostacolo maggiore nell integrazione verso l esterno sia dato dalla difficoltà a interagire con gli altri Enti coinvolti nei processi di lavoro. Partendo dagli ostacoli di natura tecnologica, una possibile soluzione potrebbe arrivare, ancora una volta, da un maggior ricorso a soluzioni open source o a riuso, mentre il superamento delle difficoltà di relazione sarebbe possibile grazie ad un approccio sistemico, governato da una regia. Regia da parte di chi e a che livello? Il Rapporto con i risultati completi della Ricerca è scaricabile da 6

9 Introduzione La Ricerca rileva come secondo i Comuni, un ruolo cruciale, non solo di coordinamento, ma anche di indirizzo e formulazione di linee guida operative, possa e debba essere svolto dalle Regioni, soprattutto nel ruolo di soggetti attuatori per eccellenza, ritenendo che il loro contributo sia molto utile se non indispensabile nel determinare il successo di un iniziativa di egovernment. Ma gli Enti Locali, indicano la forte necessità di una regia nella gestione dell innovazione che dovrebbe trovare naturale collocazione a livello nazionale. Oggi, grazie anche alla recente costituzione della dell Agenzia per l Italia Digitale, sembrano emergere le condizioni di contesto perché si affermi un sistema integrato di governance dell innovazione articolato a tre livelli: centrale, di indirizzo e definizione delle macro-strategie, incardinato nell Agenzia; territoriale, per il raggiungimento di economie da massa critica, imperniato sulle Regioni; infine locale, per la gestione dei servizi di consulenza ai singoli Comuni, costituito da centri servizi e/o consorzi di Enti. Se quanto auspicato si realizzasse, allora potremo finalmente dire egovernment & PA: l Italia fa squadra! Giuliano Noci Le riprese dell evento sono disponibili in video on demand su 7

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11 Executive Summary egovernment sostenibile: è possibile? Se c è accordo sul fatto che l indiscusso obiettivo dell egovernment sia quello di migliorare i servizi all utenza attraverso l utilizzo appropriato delle tecnologie ICT, è invece ancora dibattuto, anche a livello internazionale, se l egovernment debba essere misurato anche in funzione dei risparmi che è capace di generare per la Pubblica Amministrazione. È tuttavia un dato di fatto che un innovazione capace di autosostenersi è un innovazione che ha più possibilità di essere attuata e di essere poi mantenuta nel tempo. Questo anche e soprattutto a fronte dell attuale congiuntura economica. Inoltre, come emerge dall analisi condotta nell ambito della Ricerca 2012, la mancata preventiva analisi delle corrette modalità di introduzione delle tecnologie all interno dei processi organizzativi porta spesso a un aggravio dei costi di gestione dei servizi piuttosto che a un risparmio. È per queste ragioni che, sulla scia di quanto già sviluppato l anno precedente, si è scelto di prendere in considerazione due macro tipologie di dimensioni di risparmio potenzialmente generate dall introduzione di soluzioni informatiche all interno delle organizzazioni pubbliche: l abbattimento di costi vivi connessi al consumo di specifiche risorse e il risparmio di tempo-uomo associato all espletamento delle diverse attività che compongono il processo. Il modello utilizzato è stato quindi configurato in modo da consentire il dimensionamento analitico dei risparmi potenzialmente ottenibili attraverso la completa digitalizzazione dei due servizi comunali oggetto di approfondimento della Ricerca 2012: il processo sanzionatorio gestito dai Comuni, ossia le multe, e la gestione delle pratiche di Sportello Unico delle Attività Produttive tenendo in considerazione tutti gli Enti coinvolti nel procedimento. Le riprese dell evento sono disponibili in video on demand su 9

12 Executive Summary Con riferimento al processo sanzionatorio, un primo dato che emerge è che la digitalizzazione non è sempre portatrice di risparmi. Nel caso del SUAP, ad esempio, emerge curiosamente che in numerose realtà, all aumentare del livello di digitalizzazione delle attività aumenta anche il tempo dedicato dagli operatori alla gestione delle pratiche. Invece, nel caso della gestione delle multe, per i Comuni che notificano meno di contravvenzioni l anno (solitamente di dimensione inferiore ai abitanti), i costi da sostenere per la digitalizzazione completa non sembrano essere compensati dai benefici potenzialmente da questa generabili. Ecco quindi che diventa indispensabile capire su quali attività attuare interventi di digitalizzazione e studiare come attuarli perché non aumentino l onerosità dei processi, oppure trovare soluzioni per generare economie di scala, ad esempio introducendo forme di gestione associata delle funzioni. Infatti, con riferimento al processo sanzionatorio, all aumentare del numero di pratiche da gestire aumentano anche i benefici derivanti dalla digitalizzazione: per un Comune che notifica multe l anno (mediamente con una dimensione tra i 15 e i 40 mila abitanti) i risparmi sono dell ordine dei all anno e di 0,4 FTE; con una gestione di circa multe l anno, i risparmi salgono a circa e a 2 FTE. Per un Comune al di sopra dei abitanti (circa multe all anno) la completa digitalizzazione dei processi porterebbe a risparmi per all anno e a 6,5 FTE di personale dedicato alla gestione della sola parte amministrativa legata al processo di rilevazione dell infrazione e di incasso di una multa. Per le grandi città, sopra i abitanti, che gestiscono annualmente circa multe, i risparmi possono arrivare a quasi 1,6 milioni di Euro l anno e 37 FTE. Con un livello di digitalizzazione ottimale, i Comuni italiani potrebbero pertanto ottenere benefici dell ordine di 55 milioni di Euro annui e FTE, per un controvalore complessivo di circa 105 milioni di Euro. Per quanto riguarda gli Sportelli Unici delle Attività Produttive, i benefici sarebbero differenti a seconda della tipologia di pratiche da gestire e della numerosità degli Enti coinvolti 10 Il Rapporto con i risultati completi della Ricerca è scaricabile da

13 Executive Summary nella gestione dei pareri. Con riferimento alla digitalizzazione delle attività gestite dallo Sportello Unico e delle sole interazioni con gli Enti Terzi coinvolti nel procedimento, si stimano possibili risparmi fino a 6,8 milioni di Euro annui e FTE per le segnalazioni certificate (SCIA) in ambito terziario, fino a 5 milioni e FTE per quelle in ambito edilizio e 3,6 milioni e FTE per le pratiche di permesso di costruire per un controvalore complessivo di circa 270 milioni di Euro all anno. Ma a che punto si trovano gli Enti locali in questo processo di digitalizzazione? Attraverso un indagine puntuale sulla modalità di gestione delle singole fasi che compongono il processo sanzionatorio, dalla rilevazione delle violazioni sino alla gestione delle contestazioni, è stato possibile rilevare che ormai l 80% degli Enti utilizza un sistema informatico per la registrazione delle infrazioni. Anche il 49% dei Comuni inferiori ai di abitanti dichiara di utilizzare un software gestionale dedicato. Scende invece al 60% la percentuale dei Comuni che effettua le verifiche con il Ministero dei Trasporti tramite soluzioni informatizzate; i Comuni di piccole dimensioni generalmente preferiscono ancora contattare telefonicamente o recarsi di persona agli uffici provinciali del PRA. Notevolmente inferiore la diffusione di soluzioni digitali nelle fasi successive del processo: il 28% dei rispondenti utilizza un sistema informativo per la verifica dei pagamenti (percentuale che sale però al 65% per gli Enti con più di abitanti) e solo il 12% degli Enti Locali che ha informatizzato le precedenti fasi invia le pratiche al soggetto notificatore (le Poste nel 70% dei casi) in formato digitale. Interessante notare come solo il 2,2% degli Enti Locali abbia sperimentato l invio diretto della notifica al cittadino tramite Posta Elettronica Certificata: in questo caso il dato positivo viene dai Comuni sotto i abitanti che lo usano già nel 10% dei casi. La fase del processo meno digitalizzata appare quella relativa alla gestione dei ricorsi, che per il 2,6% delle sanzioni notificate riguardano il Prefetto e per il 3,6% il Giudice di Pace. In particolare, gli Enti che hanno attivato Le riprese dell evento sono disponibili in video on demand su 11

14 Executive Summary una comunicazione in formato elettronico con il Prefetto sono il 16%, sfruttando la piattaforma documentale messa a disposizione dal Ministero, mentre la percentuale cala al 5,3% per le interazioni con il Giudice di Pace. Complessivamente, solo lo 0,6% degli Enti Locali afferma di gestire in modalità digitale la totalità delle attività legate al processo sanzionatorio. Per quanto riguarda l analisi della digitalizzazione delle attività dello Sportello Unico, il 60% degli Enti Locali dispone di una piattaforma telematica, il 37% adotta soluzioni per la conservazione sostitutiva delle pratiche e il 35% gestisce il back office in modalità digitale. Più basso il livello di digitalizzazione della modalità di gestione dei rapporti con gli Enti Terzi (10%), mentre solo il 4% dei rispondenti dichiara di condurre Conferenze dei Servizi in modalità digitale. Complessivamente, solo l 1% degli Enti Locali afferma di gestire in modalità digitale la totalità delle attività. egovernment e Governance Quali i fattori che ancora oggi frenano l introduzione e la gestione del cambiamento nella Pubblica Amministrazione? L indagine condotta nel 2012 attraverso il coinvolgimento di 155 Enti tra Regioni, Province e Comuni al di sopra dei abitanti evidenzia come le criticità riguardino diversi aspetti, non identificando un unico problema, ma un insieme di fattori che generano una condizione sfavorevole alla diffusione dell egovernment: vincoli di spesa imposti dal Patto di Stabilità (82%) e più in generale la mancanza di adeguate risorse, siano esse economiche (78%) o di personale (68%), l inadeguatezza o il disallineamento delle soluzioni con la normativa (51%), la difficoltà di coordinamento con altri soggetti, siano essi interni all Ente (63%) o esterni (Ministeri e loro Agenzie (67%), altri Comuni (57%), Regioni (46%). 12 Il Rapporto con i risultati completi della Ricerca è scaricabile da

15 Executive Summary Riguardo quest ultimo punto, l attuazione di azioni di formazione e sensibilizzazione sui temi della gestione del cambiamento rivolta al proprio personale è ritenuta abbastanza o molto utile da oltre l 80% degli intervistati. Ciò potrebbe consentire anche ad attenuare la forte resistenza al cambiamento denunciata dai dirigenti intervistati nei confronti degli utenti (72%), siano essi interni (personale) o esterni (cittadini e imprese), sebbene appaia contraddittorio il fatto che circa tre quarti dei rispondenti affermi di non aver attivato alcun sistema di monitoraggio e valutazione delle soluzioni implementate. Gli Enti si stanno però sempre più organizzando per gestire il processo di cambiamento, perlomeno dal punto di vista operativo: circa il 72% ha segnalato di disporre di un unità organizzativa dedicata alla gestione dell innovazione; il rimanente 28% ha affidato tale funzione prevalentemente alla struttura Sistemi Informativi o agli Affari Generali. Rispetto al 2010 la percentuale di quanti hanno istituito questa funzione è aumentata del 7%. Invece, a livello di gestione strategica, la tendenza sembrerebbe essere invertita: mentre due anni fa il 65% degli Enti aveva individuato un assessore per gestire le politiche d innovazione, nel 2012 tale valore scende al 56%. Ed è forse per questo che ben due Enti su tre denunciano, tra le principali criticità nel gestire i processi di innovazione, la mancanza di adeguato commitment politico. Emerge inoltre in maniera abbastanza evidente come la frammentazione dei compiti e la mancanza di un chiaro ruolo dei diversi livelli istituzionali spesso renda ancora meno efficiente ed efficace l azione dei singoli Enti (50%). A questo proposito, se le Regioni rivendicano il proprio ruolo centrale nella definizione delle strategie di cambiamento (72%), la maggior parte dei Comuni sembrerebbe individuare il proprio riferimento principale nell azione dei Ministeri (42%), anche se sono in numerosi a rivendicare una totale autonomia (25%), Le riprese dell evento sono disponibili in video on demand su 13

16 Executive Summary anche tra quelli di più piccole dimensioni. Al contrario, sembra invece esserci maggior accordo su chi dovrebbe coordinare le azioni di cambiamento. La maggioranza assoluta degli Enti (53%) elegge, infatti, le Regioni a soggetti attuatori per eccellenza e nel 60% delle volte ritiene che il loro contributo sia molto utile se non indispensabile nel determinare il successo di un iniziativa di egovernment. Per quanto riguarda le tecnologie abilitanti, la quasi totalità dei rispondenti ritiene che il processo di introduzione della Firma digitale e della Posta Elettronica Certificata sia ormai stato traguardato. I sistemi di autenticazione digitale sono sempre più utilizzati: il 26% degli Enti, contro il 9% del 2010, dichiara di averli ormai adottati mentre il 28% lo sta sperimentando, questo anche grazie a una riduzione del costo della loro implementazione e della complessità di utilizzo. Riuso: un percorso da costruire Per Riuso si intende la possibilità per una Pubblica Amministrazione di riutilizzare gratuitamente programmi informatici o parte di essi, sviluppati per conto e a spese di un altra Amministrazione, adattandoli alle proprie esigenze. Introdotto inizialmente nel 2000, il Riuso trova la sua articolazione nel Codice dell Amministrazione Digitale: non solo ogni Amministrazione, nell acquisizione di applicativi software, può optare per il Riuso, ma deve anche favorirlo, prevedendo che i programmi sviluppati al suo interno siano facilmente portabili su altre piattaforme, in modo da poterli dare in uso gratuito (in formato sorgente, completi della documentazione disponibile) ad altri Enti. 14 Il Rapporto con i risultati completi della Ricerca è scaricabile da

17 Executive Summary La PA non è totalmente disinteressata al Riuso. Già oggi, nella scelta di possibili soluzioni ICT, il 42% degli Enti prendono sempre in considerazione soluzioni implementate da altre realtà, il 24% lo fa in casi specifici, come in progetti che coinvolgono numerosi Enti, e solo il 34% non lo fa mai. I vantaggi, per l Ente che sceglie il Riuso, sono molteplici: si va dalla maggior rispondenza alle esigenze (72%), ai minori costi (70%), fino alla semplificazione dei processi di affidamento (52%) e la riduzione dei tempi di introduzione della soluzione (46%). Oggi però mancano ancora alcuni presupposti perché la procedura di diffusione delle buone pratiche applicative, così come indicato dall Agenda Digitale, possa diventare una consuetudine. In particolare, vi sono difficoltà nel capire se la soluzione individuata possa realmente rispondere alle esigenze (84% dei rispondenti), nella gestione della manutenzione correttiva della soluzione (72%), nella gestione di nuovi sviluppi della soluzione (68%), nel venire a conoscenza delle soluzioni effettivamente a Riuso (68%). Inoltre, si rileva spesso inadeguatezza nella documentazione correlata alla soluzione (54%), nel supporto organizzativo e tecnico da parte dell Ente cedente (48%), oltre che di competenze specifiche da parte del personale dell Ente riusante (48%). La Ricerca evidenzia quindi come, da un lato, gli Enti riusanti non abbiano una panoramica completa sull offerta di prodotti a Riuso, né facile accesso alle competenze o conoscenza sulla soluzione, elementi molto spesso posseduti solo dal cedente, e questo rende difficile fare il match fra le loro esigenze e la possibile soluzione. Dall altro lato, la pratica del Riuso non rientra ancora nella mission istituzionale degli Enti cedenti, semplificando: non ci sono disponibilità di tempo né di personale da dedicare alla diffusione dei propri applicativi, ma soprattutto non sono palesi i vantaggi nel cedere una soluzione a Riuso. Le riprese dell evento sono disponibili in video on demand su 15

18 Executive Summary La gestione associata dell ICT: i piccoli diventano grandi Sull onda della Spending Review, i Comuni, soprattutto quelli di piccole dimensioni, sono sempre più sollecitati ad approntare forme associative finalizzate alla gestione delle funzioni e dei servizi comunali. Già oggi sono diverse le esperienze, nella maggior parte dei casi nate dalla libera iniziativa di Comuni, Province o Regioni e sostenute da finanziamenti regionali o nazionali (come il bando CST/ALI), avviate con lo scopo di gestire in forma associata i servizi ICT per ridurre i costi e mettere a sistema le competenze di un dato territorio. Partendo dalla necessità di dover implementare e gestire i nuovi servizi di egovernment, le forme associate che sono riuscite a superare la fase di start up oggi si stanno gradualmente evolvendo sino ad arrivare, in alcuni casi, a sostituire completamente le unità organizzative deputate alla gestione ICT dei singoli Comuni. Tutti i casi esaminati dalla Ricerca 2012 dell Osservatorio egovernment hanno evidenziato come queste iniziative siano però maturate solo dopo processi lunghi e non semplici da gestire. Numerose sono, infatti, le criticità. Innanzitutto di tipo infrastrutturale: legate non solo alla banda, che deve essere sufficientemente ampia per supportare il flusso di dati necessari per l erogazione a distanza dei servizi ai Comuni, a volte ubicati in zone poco servite, ma anche alle reti degli stessi Comuni, mediamente in situazioni non rispondenti a standard di sicurezza accettabili. Un ulteriore problema è relativo alle carenze formative del personale che si è spesso tradotto anche nella poca consapevolezza da parte dei Comuni delle ripercussioni di questa tipologia di iniziative non solo sugli aspetti tecnici ma anche organizzativi. Per quanto riguarda la governance, spesso di competenza di un assemblea dei Sindaci che nella maggior parte dei casi analizzati ha costituito un Consiglio Direttivo e raramente designato un unico Direttore, le maggiori criticità sono principalmente riferibili alla scarsa propensione degli Enti più piccoli a prendere parte alle fasi decisionali, indice di una bassa sensibilità degli ammini- 16 Il Rapporto con i risultati completi della Ricerca è scaricabile da

19 Executive Summary stratori locali a questi temi. Invece, le criticità gestionali e organizzative riguardano principalmente la raccolta delle risorse economiche e solo in seconda battuta le difficoltà a fornire adeguato supporto operativo. Sebbene la maggioranza del finanziamento derivi dai canoni pagati dai Comuni, esistono differenze sulle modalità con cui vengono determinati i contributi che gli Enti devono erogare alla forma associata anche se in generale a fianco di una quota fissa di base, di solito calcolata in funzione della popolazione residente, si aggiungono quote variabili definite sulla base dei servizi usufruiti. È da evidenziare che, se nelle Regioni del centro-sud il contributo economico viene sostenuto per la gran parte da Enti sovracomunali, nel nord la percentuale dei canoni comunali è generalmente più elevata. Nonostante queste criticità, laddove la gestione associata è riuscita a consolidarsi, l adesione dei Comuni afferenti allo stesso bacino territoriale, generalmente provinciale, a queste iniziative è pressoché totale con un livello di soddisfazione mediamente alto e che ha portato, in alcuni casi, ad una diminuzione dei costi complessivi pari al 50% grazie alle economie di scala che si è riusciti a mettere in atto. Integrazione delle banche dati: quando collaborare non è più un opzione Il rinnovamento dell azione della Pubblica Amministrazione trova tra i suoi principali prerequisiti la necessità di razionalizzare e gestire in maniera efficiente ed efficace l enorme patrimonio informativo a sua disposizione, che oggi si trova frammentato su più di Enti. A questo riguardo, sono numerosi gli interventi, sia di tipo normativo sia di tipo tecnologico e organizzativo, che hanno cercato di affrontare, più o meno efficacemente, il tema dell integrazione dei dati in possesso delle PA e delle modalità per renderli fruibili. Le riprese dell evento sono disponibili in video on demand su 17

20 Executive Summary Se le banche dati dei vari Enti venissero integrate, infatti, si garantirebbe una maggiore accuratezza dei dati stessi che genererebbe non solo una loro analisi più affidabile, con un automazione delle verifiche sulle dichiarazioni dei cittadini e un accesso più agevole ad elementi di supporto decisionale, ma anche un aumento della produttività all interno degli Enti stessi: minor dispendio di tempo e costi per erogare i servizi per i dipendenti, maggior controllo della spesa, maggiore qualità della programmazione (soprattutto per gli Amministratori e Dirigenti). Tutti vantaggi che, a cascata, si riverbererebbero anche sulla migliore qualità nei servizi offerti ai cittadini e alle imprese, con risposte più rapide e una minore richiesta di fornire più volte le stesse informazioni a Enti diversi o a settori diversi del medesimo Ente. A fronte di tutti questi benefici, anche di natura economica, sia per gli Enti che per il cittadino, qual è ad oggi la situazione in Italia? Secondo l indagine dell Osservatorio egovernment gli Enti sino ad ora si sono maggiormente focalizzati sulle integrazioni da realizzare al loro interno che non verso l esterno: il 63,9% degli intervistati ha attivato progetti finalizzati all integrazione delle banche dati gestite internamente contro il 37,1% di quelli che ne ha attivati per l integrazione con le banche dati gestite da altri Enti, sia pubblici che privati. In ugual modo, se nelle interazioni tra settori di uno stesso Ente il ricorso alla trasmissione dei dati in digitale equivale al 76% dei casi (in particolare non certificata 52,38%, sistemi documentali 28,51% e solo 10% cooperazione applicativa, 6,23% PEC-to-PEC, 1,85% FTP e 0,98% cloud storage), nelle comunicazioni con soggetti esterni questa percentuale scende al 51% (in particolare non certificata 53,69%, PEC-to-PEC 26,97% e solo 6,75% FTP, 6,94% sistemi documentali, 4,67% cooperazione applicativa e 0,98% cloud storage), che significa che le Pubbliche Amministrazioni, in un caso su due, si affidano ancora a comunicazioni in formato cartaceo. 18 Il Rapporto con i risultati completi della Ricerca è scaricabile da

21 Executive Summary Importanti differenze si rilevano poi anche a seconda delle dimensioni dell Ente, con i più grandi che mostrano una maggior propensione all integrazione delle banche dati rispetto a quelli più piccoli: il 73% delle Regioni intervistate, per esempio, ha attivato progetti finalizzati all integrazione delle banche dati gestite da altri Enti pubblici e privati, mentre si attestano rispettivamente a 88% e 66% le percentuali di trasmissione dei dati in formato digitale rispettivamente verso soggetti interni e verso soggetti esterni. Se quindi, seppur lentamente rispetto ad altri settori, anche la Pubblica Amministrazione sta abbandonando la carta, affidando al digitale le proprie comunicazioni, la strada verso la condivisione e l integrazione dei dati digitali appare ancora lunga, soprattutto se si considera che solo il 29,6% degli intervistati ha dichiarato di voler avviare, nei prossimi mesi, progetti di integrazione. Analizzando i dati raccolti dall Osservatorio, infatti, emerge chiaramente una resistenza al cambiamento e una diffidenza verso l esterno che ostacola questo percorso, che può essere riconducibile a due diversi ordini di motivazioni: da un lato, gli Enti hanno evidenziato, sia che si tratti di integrazioni all interno dello stesso Ente sia di integrazioni tra Enti diversi, la difficoltà a mantenere aggiornate le banche dati (rispettivamente 60% e 51,6%) e l eccessivo sforzo per la bonifica dei dati (rispettivamente 50% e 38,7%). Quelli che si evidenziano, quindi, sono problemi legati solo marginalmente alle soluzioni tecnologiche utilizzate e più alla tipologia e alla qualità di dati raccolti che spesso richiedono all Ente o al settore ricevente un impegno considerato gravoso sia dal punto di vista del tempo che dei costi. Dall altro lato, in almeno un caso su due grosse difficoltà emergono sul piano relazionale: se nell integrazione all interno di uno stesso Ente risultano problematiche le resistenze del personale (circa 50% dai casi) e delle figure apicali (circa 30%), l ostacolo maggiore nell integrazione verso l esterno è dato dalla difficoltà a interagire con gli altri Enti coinvolti (51,6%) nei processi di lavoro. Le riprese dell evento sono disponibili in video on demand su 19

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