PROGETTO. - Avvio attività propedeutiche all attivazione funzionale della gestione associata del servizio entrate dei Comuni della Valle di Non -

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1 CLES (TN) Via C.A. Pilati, 17 e COMUNI DELLA VAL DI NON PROGETTO - Avvio attività propedeutiche all attivazione funzionale della gestione associata del servizio entrate dei Comuni della Valle di Non - l Assessore Rolando Valentini - 1 -

2 1.0 LE GESTIONI ASSOCIATE OBBLIGATORIE MEDIANTE LE COMUNITA Le disposizioni normative LA SITUAZIONE ESISTENTE Punti di forza del progetto D) La gestione associata esistente I punti di debolezza L AVVIO DELLE ATTIVITA PER GIUNGERE ALLA ATTIVAZIONE FUNZIONALE DEL SERVIZIO ENTRO IL 1 GENNAIO La convenzione Soggetti coinvolti nella fase di attivazione della gestione associata Entrate che devono essere obbligatoriamente gestite in forma associata Sistema informatico unico: scelta del software per la gestione delle entrate Modalità attuali di gestione delle entrate nei Comuni della Val di Non L AVVIO DELLE ATTIVITA GESTIONALI DAL 1 LUGLIO Trasferimento e aggiornamento banche dati Attività da realizzare per mantenere la consultazione dei dati esistenti negli applicativi software dismessi e per allineare le situazioni pregresse ai fini dell attività di controllo Quadro economico di sintesi DEFINIZIONE DELL ASSETTO ORGANIZZATIVO Personale per attivazione funzionale gestione associata Personale effettivo per la gestione del servizio entrate Altri aspetti organizzativi ATTIVITA PER UNIFORMARE I REGOLAMENTI COMUNALI, LE PROCEDURE OPERATIVE E LA MODULISTICA PIANO DI COMUNICAZIONE RIEPILOGO ASPETTI ECOMICI FASE D ATTIVAZIONE DEL SERVIZIO Attività già coperte da finanziamento Attività per le quali si richiede finanziamento

3 1.0 LE GESTIONI ASSOCIATE OBBLIGATORIE MEDIANTE LE COMUNITA 1.1 Le disposizioni normative Attraverso le manovra di finanza pubblica per gli anni 2011, 2012 e 2013 la Provincia Autonoma di Trento ha proseguito nel complessivo ridisegno dell intero sistema pubblico a tutti i livelli istituzionali, al fine di razionalizzare l organizzazione dell Amministrazione provinciale, secondo principi di efficienza ed efficacia, prevedendo l affidamento alle Comunità, da parte dei Comuni, della gestione operativa di servizi per i quali sono perseguibili economie di scala, pur a competenze inalterate. In linea con tale orientamento già il Protocollo d intesa in materia di finanza locale per l anno 2011 ha individuato i compiti e le attività che i comuni con popolazione inferiore ai abitanti devono obbligatoriamente gestire in forma associata mediante le Comunità di appartenenza. Dando seguito agli impegni assunti nel Protocollo, la L.P n. 27 (legge finanziaria provinciale 2011) come modificata dalla L.P n. 18 (legge finanziaria provinciale 2012) individua le disposizioni per l esercizio di compiti, attività e servizi pubblici locali in forma associata. L articolo 8 bis della suddetta legge provinciale, al comma 1, stabilisce che ( ) a partire dal 1 gennaio 2013 i comuni e le unioni di comuni con popolazione inferiore a abitanti esercitano obbligatoriamente in forma associata, mediante le comunità di appartenenza, i compiti e le attività connessi ai servizi e alle funzioni amministrative in materia di entrate, informatica, contratti e appalti di lavori, servizi e forniture e con progressiva estensione ai compiti e alle attività relativi al commercio. Al comma 2 del medesimo articolo 8 bis prevede inoltre che con deliberazione della Giunta provinciale, assunta d intesa con il Consiglio delle autonomie locali, sono individuati i criteri e le modalità d attuazione dell obbligo previsto dal comma 1 che tengano conto delle peculiarità organizzative presenti in ogni singolo territorio. La deliberazione prevede anche che specifici ruoli nell organizzazione e nella programmazione dei compiti e delle attività svolte in forma associata siano assegnati a un organismo composto dai sindaci e dal presidente della comunità. In attuazione a quanto previsto dalla sopraccitata Legge provinciale, con deliberazione n di data la Giunta provinciale ha individuato i criteri e le modalità di svolgimento dei servizi associati obbligatori, definendo i contenuti minimi della gestione associata e prevedendone gli aspetti organizzativi. Il Protocollo d intesa in materia di finanza locale per il 2013, sottoscritto in data , ha individuato la data del quale termine per l avvio delle gestioni associate, termine ribadito dall art. 5 della L.P n. 25 (legge finanziaria provinciale 2013). La stessa Legge provinciale ha inoltre ammesso un modello organizzativo che può prevedere l avvalimento di gestioni associate esistenti

4 2.0 LA SITUAZIONE ESISTENTE 2.1 Punti di forza del progetto Gli obiettivi che si intendono perseguire con la riorganizzazione del servizio entrate e che sono in perfetta sintonia con la necessità di riorganizzare ed ammodernare il comparto della pubblica amministrazione, possono essere individuati nei seguenti punti: A) Miglioramento del servizio al contribuente - Miglioramento del livello di servizio reso al cittadino grazie ad una maggior professionalità degli operatori ed uniformità nell interpretazione ed applicazione delle norme per l intero territorio che consente anche di fornire risposte efficaci in tempi rapidi; - Creazione di profili contributivi unici, completi e aggiornati, con possibilità di supportare i cittadini nel calcolo del dovuto (invio di istruzione, di modelli di pagamento precompilati, ecc.); - Introduzione e/o potenziamento di canali telematici di accesso ai servizi, in modo da ridurre per i cittadini costi e/o spostamenti fisici; - Possibilità per il contribuente di accedere ai servizi erogati nei diversi poli specializzati del territorio della propria comunità indipendentemente dal Comune di appartenenza. B) Miglioramento della efficienza organizzativa e dei vari processi - Specializzazione del personale nello svolgimento delle attività con maggior efficienza nel disbrigo delle varie pratiche; - Introduzione di strumenti tecnologici a supporto del servizio; - Nuovi applicativi a supporto delle attività omogenei per l intero territorio che consentono inoltre maggiore affidabilità delle simulazioni legate alle politiche tributarie / tariffarie e conseguente miglioramento dell attendibilità delle previsioni di entrate; - Utilizzo di programmi che oltre a migliorare l attività degli operatori, renda più affidabile il servizio - Integrazione e bonifica delle banche dati degli Enti del territorio; - Internalizzazione delle attività di riscossione ordinaria e previsione di nuovi canali di pagamento peri alcune entrate; - Ripresa in carico della gestione diretta di alcuni tributi attualmente affidati in concessione a società di riscossione; C) Aumento del gettito e lotta all evasione fiscale - 4 -

5 - Potenziamento delle attività di accertamento mediante l incremento di personale specializzato dedicato all attività. D) La gestione associata esistente Sul territorio è presente inoltre una gestione associata sovra comunale del servizio, quella che interessa i Comuni di Cles, Tassullo e Nanno. La gestione associata dei Comuni di Cles, Tassullo e Nanno, per l esperienza acquisita e le professionalità in essa presente, costituisce per il progetto di gestione associata un potenziale nucleo di avvio, attorno al quale costruire il modello di valle, come del resto previsto anche dalla L.P , n. 25. L esperienza maturata fin ora nel campo della gestione associata della TIA/TARES per tutti i trentotto Comuni della Valle, la favorevole esperienza consolidata dal 2011 nel servizio di gestione associata dei tributi dei Comuni di Cles, Tassullo e Nanno, costituiscono un punto di riferimento e di forza per il progetto di gestione associata. D) Riduzione della spesa - Si ritiene un notevole punto di forza il potenziale che la Valle di Non con i suoi 38 Comuni offre in termini di riduzione della spesa complessiva e della semplificazione de Servizio. E) Ulteriori punti di forza - Ulteriori punti di forza si riscontrano negli obbiettivi raggiungibili nel progetto stesso. 2.2 I punti di debolezza. Il modello di gestione del servizio tributi attualmente in essere nei 38 Comuni della Valle di Non si caratterizza per alcuni fattori di debolezza: elevata frammentazione delle attività di gestione, distribuite su circa 70 dipendenti comunali (equivalenti a circa n. 21 dipendenti a tempo pieno), con conseguente carico di lavoro elevato per garantire l attività di sportello e la manutenzione e l aggiornamento delle banche dati tributarie; livello medio di specializzazione del personale, di norma addetto a diverse altre mansioni di carattere amministrativo/finanziario; elevata frammentazione tra gli applicativi in uso nei Comuni; la gestione di alcuni tributi non viene nemmeno supportata da specifici applicativi; mancanza di integrazione tra le banche dati, in particolare tra le banche dati dei Comuni e quelle del catasto. Oltre ai dipendenti comunali n. 5 unità di personale della Comunità sono impiegate nella gestione della TARES (Tariffa di igiene ambientale). Il gettito complessivo gestito sul territorio è pari a circa 17 milioni di euro all anno, circa più del 50% è costituito dal gettito IMUP (dati da stime PAT per fondo perequativo 2012) e da 4 milioni di Euro riferito alla gestione della TARES

6 La gestione del rapporto con il contribuente, prevalentemente svolta secondo la modalità tradizionale ( sportello fisico ) impegna circa il 41% del tempo complessivo dedicato dagli addetti all intero settore tributi. Le pratiche, in numero di circa 3600 all anno, vengono gestite normalmente in forma tradizionale, assorbendo circa 1000 ore di lavoro da parte del personale che opera sul servizio. La mancanza di integrazione tra le banche dati comunali e quelle catastali determina un impegno attuale complessivo per i 38 Comuni di circa n. 3 risorse a tempo pieno per gestire l allineamento manuale delle banche dati. Va infine precisato che, rispetto ai dati elaborati dal progetto Deloitte e riferiti agli anni 2010/2011, nelle successive annualità, sia riguardo all introduzione dell Imposta Municipale Propria che a fronte dell evoluzione di un panorama normativo di riferimento tutt altro che statico, si è notevolmente intensificato l impegno del personale preposto alla gestione dei tributi comunali. 3.0 L AVVIO DELLE ATTIVITA PER GIUNGERE ALLA ATTIVAZIONE FUNZIONALE DEL SERVIZIO ENTRO IL 1 GENNAIO La convenzione. Al fine di dare attuazione a quanto disposto dalla norme di legge sopra richiamate, la Comunità della Val di Non ed i Comuni del corrispondente territorio hanno posto in essere, nei mesi scorsi, una prima serie di attività per consentire l avvio della relativa gestione associata, tra le quali sono da ricordare il puntuale lavoro di ricognizione svolto dallo specifico gruppo di lavoro (dapprima supportato dalla società Deloitte e successivamente coordinato dalla Comunità della Val di Non), la scelta ad opera della Conferenza dei Sindaci dell applicativo informatico (Jente della società INF.OR. srl), il transito al nuovo software delle banche dati dei primi sedici Comuni, l implementazione del progetto di gestione associata del servizio entrate, etc.; Tenuto conto della complessità che caratterizza il territorio della Val di Non e, soprattutto, dell elevato numero di Comuni presenti è stato individuato un percorso per procedere gradualmente alla gestione associata del servizio, la cui operatività dovrebbe essere garantita entro il termine massimo del 1 gennaio Le attività da eseguire durante il periodo di transizione costituiscono un percorso obbligato necessario al fine di predisporre delle solide basi per far partire il servizio di gestione associata dei tributi e nel contempo garantire la continuità operativa degli uffici. Tale percorso, condiviso dalla Conferenza dei Sindaci, è stato formalizzato mediante la sottoscrizione di un apposita convenzione che disciplina lo svolgimento delle attività propedeutiche necessarie a garantire l operatività del servizio associato nei tempi indicati. L art. 2 della convenzione individua nella fase di attivazione le seguenti attività: a) trasferimento banche dati, con eventuale allineamento delle situazioni pregresse ai fini dell attività di controllo; b) definizione dell assetto organizzativo; - 6 -

7 c) omogeneizzazione dei regolamenti comunali, delle procedure operative e della relativa modulistica; d) piano di comunicazione. La Comunità assume il ruolo di capo fila e coordina lo svolgimento delle predette attività avvalendosi di risorse professionali messe a disposizione dai Comuni o da altri enti. I dipendenti in parola, nel numero massimo pari a tre full time, dovranno essere in possesso di specifica e comprovata esperienza professionale in ambito tributario Soggetti coinvolti nella fase di attivazione della gestione associata. I soggetti coinvolti a vario titolo nelle fasi di attivazione delle attività propedeutiche all avvio funzionale del servizio entrate in forma associata, sono: - l Assessorato ai servizi sovra comunali della Comunità, che sovraintende, coordina e pianifica le varie fasi operative; - il gruppo di lavoro partecipato da personale dei Comuni, al quale è affidato il compito di elaborare proposte tecniche ed individuare le soluzioni operative più consone rispetto all attuale contesto; - il personale di supporto messo a disposizione dai Comuni, con compiti operativi inerenti la costituzione e gestione delle banche dati e di raccordo con i Comuni stessi; - il personale tecnico informatico che opera presso la Comunità per tutti gli aspetti connessi a tale settore; - i dipendenti dei Comuni coinvolti a vario titolo nella ripresa dei dati tributari necessari alla costituzione del nuovo archivio informatico; - la conferenza dei Sindaci, che oltre a valutare periodicamente l andamento dei lavori ed i risultati raggiunti, dovrà definire l assetto organizzativo della gestione associata a regime. 3.3 Entrate che devono essere obbligatoriamente gestite in forma associata. La gestione associata territoriale prevista per la Comunità della Val di Non riguarderà alcune entrate comunali esistenti ed eventuali nuove entrate in aggiunta. Per il momento sono state individuate le seguenti, che comprendono le entrate di natura tributaria ed extra-tributaria non derivanti dalla gestione del patrimonio stabilite dalla deliberazione della Giunta Provinciale n del : Imposta Municipale Propria (IMUP) Imposta Comunale sugli Immobili (ICI) per le attività di accertamento fino all anno 2011 Tassa per l occupazione di spazi ed aree pubbliche (TOSAP) e canone per l occupazione di spazi ed aree pubbliche (COSAP) Imposta comunale sulla pubblicità e diritti sulle pubbliche affissioni e canone sostitutivo della pubblicità Tariffe collegate al ciclo dell acqua (acquedotto, fognatura e depurazione) La gestione della tariffa di igiene ambientale (TARES), pur rientrando nella previsione normativa, è già svolta in modo autonomo dalla Comunità, alla quale tutti i Comuni hanno delegato la titolarità del servizio

8 3.4 Sistema informatico unico: scelta del software per la gestione delle entrate. Sulla base di quanto definito nella deliberazione n del la gestione associata dovrà dotarsi di una soluzione applicativa integrata, multi-entrata e fruibile via web dagli enti. Considerata la presenza del service del Comune di Cles per l attuale gestione associata delle entrate con i Comuni di Nanno e Tassullo, dell esperienza maturata anche per quanto concerne la Tia nell utilizzo dell applicativo in uso (Jente della società INF.OR. Srl) che si è rilevata positiva, sia per le funzionalità offerte che per i servizi di assistenza e di manutenzione del software, è stato individuato il software Jente come la soluzione applicativa maggiormente idonea a supporto della gestione associata delle entrate attraverso la Comunità. Il software Jente si contraddistingue per le seguenti caratteristiche: sistema informativo a carattere integrato adatto sia per la gestione delle entrate ma anche in altri ambiti applicativi di interesse per gli Enti Locali, ad es. economico, demografico, personale e tecnico; usabilità ed omogeneità delle interfacce grafiche, con estesa possibilità di parametrizzazione; sviluppo effettuato con tecnologia open di tipo J2EE, 3 tier e web based; possibilità di utilizzo di tecnologie open source sia per il sistema operativo, sia per il database, che per strumenti di office automation (Microsoft Office o alternative open source tipo Open Office); integrabilità con software esterni. Il sistema consente la puntuale gestione di tutti i tributi e delle principali tariffe di competenze dell Amministrazione. In alcuni casi, ed in particolare per le tariffe (TARES ed Acquedotto), il sistema è progettato per consentire la gestione associata del servizio sia per ciò che concerne la movimentazione delle utenze, sia per l acquisizione di consumi/pesature/svuotamenti e per ciò che concerne la fatturazione dei relativi canoni. Gestione ICI / IMUP Per la gestione ICI / IMUP le funzionalità consentono: - gestione denunce con possibilità di acquisizione ed elaborazione automatica sia degli atti notarili di compravendita sia delle pratiche di ereditarietà; - situazioni annuali; - pratiche in accertamento: gestione dell iter del procedimento, dall emissione del documento all eventuale firma digitale, alla registrazione a protocollo, all invio di eventuali comunicazioni , alla registrazione degli estremi di notifica, ecc.; - cartella documentale e firma digitale; - pagamenti e compensazioni; - rimborsi; - elaborazioni di incrocio dati finalizzate alla verifica della possibile evasione

9 Gestione TIA Include le seguenti funzionalità: - gestione anagrafico contribuenti in interazione con l anagrafe cittadini residenti; - gestione scheda utenza; - gestione contenitori e loro assegnazione all utente; - registrazione pesature e svuotamenti; - fatturazione (anche tramite postalizzazione); - accertamenti; - analisi e statistiche; - storicizzazione; - collegamenti con entrate attese per il riscontro del pagato; - collegamenti con la contabilità ai fini della gestione IVA; - cartella documentale; - consultazione scadenzario ed estratti conto. Gestione utenze Acquedotto Con la stessa organizzazione della TIA, eroga tutte le funzionalità per: - gestione anagrafico contribuenti in interazione con l anagrafe cittadini residenti; - gestione scheda utenza; - gestione contatori e loro associazione all utenza; - predisposizione giro per i letturisti; - acquisizione letture; - calcolo canoni, noli e maggiori consumi; - fatturazione (anche tramite postalizzazione); - analisi e statistiche; - collegamenti con entrate attese per il riscontro del pagato; - collegamenti con la contabilità ai fini della gestione iva; - consultazione scadenzario ed estratti conto. Gestione Tributi diversi - permette la gestione di tutti i tributi comunali configurabili per categoria tariffaria dell utenza e misura (mt. lineari, superficie, metri cubi o quantità numerica che sia), come ad esempio: pubblicità permanente, Tosap permanente, contributi di bonifica, rogge, illuminazione votiva, ecc - se necessario, la possibilità di comunicazione contestuale dell accensione e della cessazione dell utenza, può consentire la gestione anche della imposizione temporanea del tributo; Anche per questi casi, la gestione si sviluppa attraverso le funzioni di: - gestione anagrafico contribuenti in interazione con l anagrafe cittadini residenti; - gestione scheda utenza; - 9 -

10 - emissione ruolo e trasmissione al cnc, oppure bollettazione (in interazione o meno con servizio di postalizzazione); - analisi e statistiche; - collegamenti con entrate attese per il riscontro del pagato; - consultazione scadenzario ed estratti conto. Servizio Affissioni - acquisizione richieste di affissione; - calcolo diritto; - emissione bollettino di pagamento. Servizi On Line - consultazione della situazione contribuente nei diversi tributi; Le attività informatiche hanno l obiettivo di: - assicurare la fruibilità della piattaforma tecnologico sulle sedi degli utenti individuati; - installare e configurare l applicativo prescelto, attivando eventuali interfacce automatizzate e collegamenti esterni con altri applicativi; - verificare il corretto funzionamento dell applicativo; - migrare i dati dai precedenti applicativi verso il software utilizzato dalla gestione associata; - istruire gli utenti del software all utilizzo dello strumento. Le varie attività specialistiche in ambito entrate riguardano: - l attività di supporto per la verifica del corretto funzionamento dell applicativo; - l attività di supporto/ affiancamento per la verifica della correttezza dei dati migrati dai precedenti applicativi, eventualmente anche l imputazione manuale dei dati per consentire il funzionamento del software; - l apprendimento delle modalità di utilizzo del nuovo strumento. Considerando la necessità di un approccio graduale all attivazione dell applicativo prescelto, si prevede l avviamento in fasi distinte per raggruppamenti di enti. 3.5 Modalità attuali di gestione delle entrate nei Comuni della Val di Non. Sul territorio della Comunità della Val di Non esiste una notevole disparità di soluzioni applicative utilizzate per la gestione delle entrate Comunali

11 Nell ambito del perimetro delle entrate oggetto di gestione associata individuate dalla deliberazione della Giunta provinciale n del sono state rilevate, aggiornate a marzo 2012, le seguenti applicazioni in uso al corrispondente numero di Comuni:

12 4.0 L AVVIO DELLE ATTIVITA GESTIONALI DAL 1 LUGLIO Trasferimento e aggiornamento banche dati. Tenendo conto della varietà degli applicativi utilizzati è necessario prevedere un percorso graduale di convergenza dei Comuni verso l unica soluzione software. Inoltre, è necessario considerare che potrebbero verificarsi dei casi in cui il Comune, pur dismettendo la sua applicazione per la gestione delle entrate, dovrà continuare ad utilizzare la stessa applicazione per la gestione dell anagrafe e/o della contabilità e/o altro. In tali casi è necessario prevedere la realizzazione di specifiche interfacce dati automatizzate che consentano di mantenere la produttività e gli automatismi per assicurare un efficace gestione delle entrate (ad esempio l interfaccia con l anagrafe per evitare il doppio inserimento dati dell anagrafe del contribuente, interfaccia con dati catastali..) 4.2 Definizione priorità di avvio e calendarizzazione per Comune/ Tributo. In relazione all entità del gettito ed al carico di lavoro che la gestione dell Imposta Municipale Propria comporta, si ritiene opportuno avviare la costituzione delle nuove banche dati sull applicativo condiviso iniziando da tale tributo. La situazione dei comuni, per quanto concerne la gestione informatica dell IMUP, si presenta molto variegata, con alcuni enti che in questo momento non dispongono di alcuna procedura gestionale. Ovviamente a questi deve essere data priorità nel costituire la base dati sul nuovo applicativo. Per i restanti si procederà alla importazione dei dati, quando ciò risulta tecnicamente possibile ed economicamente conveniente; in alternativa si dovrà realizzare un archivio ex novo partendo dai dati immobiliari presenti in Catasto. Nella fase di avvio ogni comune rimane autonomo nella gestione dei propri dati sul nuovo applicativo e le informazioni dovranno essere costantemente aggiornate. ICP - L Imposta di pubblicità è un tributo che richiede una gestione amministrativa che impegna molto il personale addetto al front office nell espletare le operazioni previste per soddisfare le richieste di affissione che giungono giornalmente e nel contempo necessita di un attività di controllo e di verifica sul territorio. Molti Comuni, per tali ragioni, hanno esternalizzato l attività, affidando a Società iscritte ad apposito albo la concessione del servizio. Inoltre, dopo l abolizione dell imposta dovuta per le insegne di esercizio inferiori a cinque metri quadrati, sia il numero dei contribuenti che il gettito si è di molto ridimensionato. Inoltre, dallo studio Deloitte è risultato che solo la gestione Associata Cles, Nanno e Tassullo opera con un apposita procedura informatica, mentre gli altri comuni utilizzano altre modalità operative. Per la creazione della nuova banca dati si dovrà pertanto procedere manualmente a ricaricare tutte le varie posizioni impositive, salvo ovviamente quelle dei tre Comuni associati e di eventuali comuni per i quali il concessionario sia in grado di fornire i dati su supporto magnetico. La creazione del nuovo archivio informatico è anche il momento nel quale possono essere rivisti i dati presenti nei singoli comuni ed aggiornati a seguito di una puntuale apposita verifica. COSAP- Per il canone occupazioni spazi ed aree pubbliche, valgono le precedenti considerazioni in ambito ICP. Considerando che solo la gestione Associata Cles, Nanno e Tassullo possiede una procedura informatica per la gestione del canone, sarà necessario procedere manualmente a costituire una banca dati elettronica, comune per comune, con revisione dei dati forniti

13 ACQUEDOTTO: Per il servizio acquedotto, la gestione associata avrà il compito di gestire la parte amministrativa di back office (fatturazione dei corrispettivi, gestione degli incassi, dei solleciti, della riscossione coattiva, rapporti con Autority, ecc.) e di supporto specialistico nella predisposizione di regolamenti, tariffe e piani finanziari mentre l attività di sportello con l utenza, per nuovi allacciamenti, disdette, guasti, ecc., rimane in capo ai singoli Comuni collegati in rete alla procedura gestionale. La quasi totalità dei Comuni ha una gestione informatizzata del servizio ed attualmente emette una fattura annuale. L obiettivo è pertanto di riprendere/predisporre gli archivi nel corso del 2013/2014 per essere poi completamente operativi nei primi mesi del 2015 e fatturare i consumi del Anche la costituzione, comune per comune, del nuovo archivio informatico è un operazione complessa, sia per la mole di dati richiesti non sempre presenti - che per la loro organizzazione in funzione di permettere poi le letture tramite dei terminali. Va inoltre ricordato che trattandosi di un attività commerciale il servizio acquedotto è rilevante ai fini IVA con una serie di adempimenti fiscali che impongono una rigorosa attenzione nella costituzione delle banche dati che devono essere conservate in caso di controlli per dieci anni. Nel prospetto sottostante è riportato il calendario e il numero di enti per singolo tributo che progressivamente si ritiene di acquisire nella nuova procedura informatica ANNO MESE IMU n. Comuni ACQUEDOTTO n. Comuni ALTRE ENTRATE n. Comuni Il piano di lavoro, concordato con i singoli comuni in relazione anche alla situazione e alle peculiarità presenti in ogni ente, sarà soggetto ad aggiornamenti nel corso dello svolgimento delle attività, diventerà quindi un documento operativo, con l obiettivo di verificare l esecuzione delle attività ed individuare i carichi di lavoro delle risorse coinvolte. 4.3 Attività da realizzare per mantenere la consultazione dei dati esistenti negli applicativi software dismessi e per allineare le situazioni pregresse ai fini dell attività di controllo. Si prevede di chiedere il mantenimento della consultazione dei dati gestiti dagli applicativi che saranno dismessi ai rispettivi fornitori. La consultazione dei dati su questi sistemi può essere effettuata in modalità diverse a seconda delle possibilità che il fornitore del software consente ed ha previsto, ad esempio: - saranno mantenuti attivi quei software che presentano la possibilità di interrogazione, bloccando la modificabilità dei dati contenuti e senza sottoscrivere contratti di manutenzione/assistenza o dovendo corrispondere eventuali licenze;

14 - alternativamente sarà effettuata l esportazione elettronica della base dati per quei software che non ammettono la possibilità di interrogazione senza dover corrispondere il canone di utilizzo, ed i dati saranno messi a disposizione per interrogazioni tramite strumenti di office automation, Microsoft Access e/o Microsoft Excel. Le due ipotesi esemplificative sono strettamente connesse, oltre che alle possibilità informatiche, anche ai rapporti contrattuali in essere verso i fornitori degli applicativi che saranno dismessi. Per quanto concerne le attività di controllo delle situazioni pregresse, dovranno essere definite Comune per Comune, in relazione alle effettive possibilità di recupero dei dati nella nuova procedura, le modalità operative per ricostruire uno storico che consenta di verificare le varie posizioni tributarie e l aggiornamento pregresso delle stesse banche dati con dati nuovi. 4.4 Quadro economico di sintesi. L attività di adozione di uno strumento informatico a supporto del servizio entrate in gestione associata implica la necessità di sostenere le seguenti nature di costo: - Infrastruttura tecnologica, costi una tantum: o acquisto del server e degli spazi di backup, presso il data center di Informatica Trentina; o installazione del server di cui al punto precedente, con relativo acquisto di licenze per il sistema operativo (Linux Red Hat) e per il software di gestione del database (Oracle); o acquisto licenze del software applicativo J-ente per la gestione delle entrate valido per tutti gli enti del Trentino che vorranno utilizzare l applicazione. I costi di infrastruttura tecnologica, di tipo una tantum, sono a carico della Provincia Autonoma di Trento che ha affidato l incarico ad Informatica Trentina di attivarsi per la dotazione dei software necessari all avvio della gestione associata del servizio entrate. - Attivazione del software, costi una tantum: o configurazione e setup dell applicativo; o eventuale realizzazione di personalizzazioni dell applicativo; o eventuale realizzazione di interfacce specifiche tra l applicativo e sistemi esterni; (ad esempio: catasto, sistemi demografici, applicativi per la riscossione, sistemi di postalizzazione); o formazione degli utenti; o migrazione dei dati da applicativi in dismissione verso l applicativo prescelto; o affiancamento nella fase di avvio operativo. I costi di attivazione del software applicativo, di tipo una tantum, sono a carico della Provincia Autonoma di Trento che ha affidato l incarico ad Informatica Trentina di attivarsi per l avvio della gestione associata del servizio entrate

15 - Esercizio del software e dell infrastruttura, spesa corrente: o canone di manutenzione del server; o canone di manutenzione del software applicativo. I costi di esercizio del software applicativo e della relativa infrastruttura, di tipo corrente, sono a carico della gestione associata che si occupa dell erogazione del servizio entrate per gli Enti aderenti alla convenzione. Quadro sintetico dei costi finora individuati e stimati, con confronto rispetto alla situazione attuale: CONFRONTO DEI COSTI SERVIZIO ENTRATE SPESA CORRENTE E AVVIO - ATTUALE VS GESTIONE ASSOCIATA Spesa corrente attuale Canoni manutenzione dei software Canoni manutenzione server n.d. Canoni per servizi esternalizzati n.d. Spesa corrente futura in gestione associata Canoni manutenzione del software 10 Canoni manutenzione server 15 Canoni per servizi esternalizzati da definire Costi una tantum per l avvio del servizio in gestione associata Acquisto licenze 5 Installazione e configurazione applicativo 10 Integrazione dell applicativo con altri software esterni Congelamento banche dati dei sistemi in dismissione Migrazione Formazione ed affiancamento Copertura economica PAT

16 5.0 DEFINIZIONE DELL ASSETTO ORGANIZZATIVO 5.1 Personale per attivazione funzionale gestione associata Come previsto dall art. 3 della Convenzione, la Comunità della Valle di Non che assume il ruolo di ente capofila, per lo svolgimento delle attività propedeutiche necessarie per l avvio della gestione associata, potrà avvalersi di risorse, nel numero massimo di tre dipendenti con comprovata esperienza in materia di tributi, messe a disposizione dai Comuni stessi o da altri Enti. Il loro compito, dopo aver acquisito le necessarie competenze tecniche/gestionali, sarà prettamente operativo e l attività principale saranno: - contribuire ad istruire gli addetti dei vari Comuni alla sostruzione della nuova banca dati con bonifiche; - completamento ed integrazione dei dati recuperati da ogni singolo Comune nella nuova procedura informatica. - adozione di procedure e modulistica uniforme per tutti i Comuni; - funzione di controllo che gli adempimenti per uniformarsi al nuovo sistema di gestione associata venga svolto in maniera tempestiva dai vari Comuni; - eventuali compiti e mansioni che si renderanno necessarie nel corso delle attività propedeutiche. E' evidente come sia fondamentale nell andamento dei lavori la funzione di supportare i comuni in questa fase cruciale, che comporta per i dipendenti degli enti stessi, che peraltro svolgono anche altre attività fondamentali oltre ai tributi, un maggior carico di lavoro generato dalle operazioni di ripresa e bonifica delle banche dati, ove ciò è possibile, e/o di caricamento ex novo degli archivi informatici, in particolare per i tributi minori (Imposta di pubblicità Occupazione spazi ed aree pubbliche). La realizzazione della banca dati è inoltre un operazione che richiede una particolare attenzione e precisione; infatti, la successiva attività gestita in forma associata si basa principalmente sulle informazioni contenute nei predetti archivi informatici che costituiscono l elemento fondamentale per operare in modo corretto e quindi efficace ed efficiente. 5.2 Personale effettivo per la gestione del servizio entrate Il progetto attraverso i risultati dello studio effettuato sul territorio da Deloitte all interno del percorso Fare Comunità e proseguito dall apposito gruppo di lavoro prevede che la gestione associata necessiti, a regime, di circa n. 15 unità di personale equivalenti a tempo pieno. Questo personale, individuato attraverso precisi criteri all interno del personale comunale che attualmente si occupa del settore dei tributi (sulla base delle professionalità esistenti e della dichiarata disponibilità), verrà messo a disposizione della gestione associata da parte delle amministrazioni attraverso le forme contrattuali già prestabilite. In una prima fase il personale, che transiterà in maniera progressiva e graduale alla gestione associata, sarà impegnato nell implementazione del servizio entrate, nell organizzazione della struttura, nell adeguamento delle soluzioni applicative con il relativo trasferimento delle banche dati, attività che sarà accompagnata dalla necessaria formazione. Entro il 30 giugno 2014, tenuto conto delle professionalità esistenti nei singoli comuni ed in relazione al tempo che ogni dipendente dedica alle attività del servizio tributi ed alle esigenze delle singole amministrazioni, sarà individuato il personale che costituirà l Ufficio della gestione associata. Entro tale data sarà inoltre predisposto il relativo organigramma che definisce la

17 struttura organizzativa ed individuate le competenze gestionali delle risorse umane assegnate al servizio. E prevista l effettuazione delle procedure sindacali previste per la mobilità del personale. 5.3 Altri aspetti organizzativi L organizzazione del servizio dovrà svilupparsi nell ottica di un sistema a rete che porti ad una razionalizzazione complessiva della gestione delle entrate sul territorio. Il sistema sarà composto da diversi attori, da una parte i Comuni quali Enti impositori (con il compito di individuare le politiche fiscali e tariffarie e di gestire alcune attività di contatto con il cittadino contribuente), dall altra la gestione associata titolata al coordinamento dell intera attività di riscossione. Il modello organizzativo che si ritiene maggiormente adattabile alla realtà locale, considerata l elevata frammentarietà con la quale i centri abitati sono diffusi sul territorio, è quello articolato su poli territoriali decentrati, costituito da più uffici dislocati a presidio di aree territoriali omogenee. Questo garantisce, oltre che una maggior vicinanza ai cittadini degli sportelli di secondo livello, una più approfondita conoscenza del territorio da parte della gestione associata nel momento in cui si interfaccia con i Comuni. In relazione a ciò entro il 30 giugno 2014 saranno determinati i gli ambiti che individuano, al loro interno, le dislocazioni delle varie unità operative poli periferici sul territorio della Val di Non. Ogni struttura periferica curerà i rapporti con i Comuni della propria area, fornendo supporto nell attività di pianificazione, gestendo il front office e curando la fase di accertamento in coordinamento con il Responsabile della gestione associata. Resta comunque ferma la possibilità da parte dell Organo di governo di rivedere il modello organizzativo proposto a seconda delle esigenze che si manifesteranno, riducendo il numero dei poli territoriali ovvero prevedendo degli sportelli temporanei in relazione alle effettive necessità rilevate nei singoli ambiti, con l obiettivo primario di fornire un servizio efficace ed efficiente per i contribuenti contenendo nel contempo i costi del medesimo

18 6.0 ATTIVITA PER UNIFORMARE I REGOLAMENTI COMUNALI, LE PROCEDURE OPERATIVE E LA MODULISTICA Il Gruppo di lavoro costituito da funzionari di alcuni comuni della Val di Non che si occupano di tributi, ultimata l attività di supporto tecnico nell ideazione del progetto, avrà d ora in poi durante la fase di attivazione del servizio associato il compito di predisporre delle proposte da sottoporre all Organo di Governo per uniformare gli atti regolamentari di carattere generale. Per tale attività, il Gruppo sarà supportato dai dipendenti messi a disposizione dai comuni per l attivazione del servizio, con compiti di coordinamento e collegamento con i 38 comuni. L attenzione sarà inizialmente focalizzata sull Imposta Municipale Propria e sull Imposta di Pubblicità, per la quale si cercheranno delle soluzioni che consentano di accentrare in alcuni comuni le attività connesse al pagamento dell imposta inerente l affissione di manifesti per l intera valle, semplificando e velocizzando in tal modo le operazioni per il contribuente. Seguirà poi il regolamento del servizio acquedotto e dei vari tributi minori. Inoltre, entro il 1 quadrimestre 2014, sarà predisposta tutta la nuova modulistica inerente la gestione associata del servizio. Quest ultima sarà uniforme per tutti i comuni e corredata da eventuali istruzioni operative e avvisi. Altro aspetto fondamentale per consentire un corretto avvio della gestione associata è il trasferimento degli archivi cartacei relativi alla gestione delle funzioni associate che verrà gestito dal personale previsto dalla convenzione stessa, il quale dovrà recuperare gli archivi ritenuti fondamentali in formato digitale, mediante scansione dei documenti originali che rimangono presso i singoli comuni. Anche le altre banche dati cartacee dovranno essere conservate presso i singoli uffici dei Comuni associati e trasmesse a richiesta della gestione associata. L operazione si prevede possa concludersi entro il mese di settembre Infine, dovranno essere definiti i rapporti tra la gestione associata e i Comuni, improntati allo scambio di documentazione effettuati in via prioritaria per via telematica, con individuazione dei vari referenti

19 7.0 PIANO DI COMUNICAZIONE Ultimo aspetto, ma non meno importante dei precedenti, concerne il Piano di Comunicazione, inteso come un insieme di attività che consentono di conoscere sia all interno, nell ambito dei singoli comuni, che all esterno - contribuenti e mezzi di informazione l attività svolta dalla gestione associata, la propria organizzazione ed i procedimenti affidati dai comuni. In relazione a ciò si ritiene di: attivare un call center unico (numero verde); predisporre un piano di comunicazione interna (personale dei Comuni e delle Comunità per distinguere ruolo ed operato della gestione associata e dei poli); individuare un piano di comunicazione esterna (utenti, contribuenti, imprese/ studi prof./ associazioni, CAF, organi di stampa locali); attivare inoltre un piano di comunicazione esterna su web (sito PAT, Consorzio Comuni, Comuni, Comunità, altri spazi di interesse locale). Predisposizione di una bozza di regolamento interno di gestione del servizio e del sistema definitivo di rendicontazione dei costi del servizio. Valutare eventuali accordi sul service di Trentino Riscossioni, postalizzatori e outsourcer

20 8.0 RIEPILOGO ASPETTI ECOMICI FASE D ATTIVAZIONE DEL SERVIZIO 8.1 Attività già coperte da finanziamento I costi per l attivazione del servizio finora individuati rispetto alla situazione attuale già sostenuti dalla Provincia sono di seguito elencati nel dettaglio: Acquisto del server e degli spazi dei back up, presso il data center di Informatica Trentina Acquisto licenze Installazione del server di cui al punto precedente, con relativo acquisto di licenze per il sistema operativo (Linuz Red Hat) e per il software di gestione del database (Oracle) Acquisizione licenze del software operativo J-ente per la gestione delle entrate valido per tutti gli enti del Trentino che vorranno utilizzare l applicazione Eventuali personalizzazioni dell applicativo a seconda delle esigenze di ogni singolo Comune Eventuale realizzazione di interfacce specifiche tra l applicativo e sistemi esterni per l aggiornamento delle banche dati Formazione e affiancamento del personale addetto alla gestione delle entrate Migrazione dei dati applicativi in dismissione verso l applicativo prescelto Congelamento banche dati dei sistemi applicativi in dismissione Affiancamento in fase di avvio operativo da parte dei tecnici di Informatica Trentina Spa. 8.2 Attività per le quali si richiede finanziamento Costo del personale aggiuntivo costituito da 3 unità full-time per circa 12 mensilità oneri riflessi compresi è stimato per circa Euro ,00 per le mansioni indicate nel paragrafo 5.1 di pagina 16, per il quale si richiede l intervento contributivo provinciale