La qualificazione di un back-office GESTIONE DEL PERSONALE

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1 La qualificazione di un back-office GESTIONE DEL PERSONALE Qualificazione dei prodotti di back-office Ambito Prodotti di back-office Percorsi di qualificazione 1

2 Cliente Redatto da Verificato da Approvato da Regione Emilia-Romagna CCD CCD Regione Emilia-Romagna Versione 1.0 Data di Riferimento 10/02/2014 Pagine 14 Nome File Storia del documento Versione Data Autore Cambiamenti apportati /02/2014 CCD 1.0 2

3 Sommario Introduzione... 4 Il processo di qualificazione... 5 La soluzione di backoffice... 7 Integrazione con le soluzioni a riuso Riferimenti

4 Introduzione Contesto La gestione del personale interno è ambito ampio e centrale nella vita dell Ente, le norme di riferimento sono molteplici e complesse, così come gli adempimenti da espletarsi. Sia le norme che gli adempimenti hanno un ampia variabilità nel corso dell anno, ciononostante, la gestione del personale è una degli ambiti più informatizzati dell ente, spesso con molteplici strumenti di backoffice differenti, che a volte non si integrano tra loro e riportano le stesse informazioni in modo plurimo e ridondante. Scopo della qualificazione di questo filone è la razionalizzazione della pluralità degli strumenti di gestione del personale. Regione Emilia-Romagna mette a disposizione dei fornitori di prodotti back-office per gli Enti Locali il servizio di Qualificazione dei prodotti. L obiettivo del servizio è il rilascio di qualificazioni di conformità dei prodotti di back-office rispetto alle specifiche di conformità definite a livello regionale, con l obiettivo di consentire ai fornitori di prodotti software che supereranno il processo di Qualificazione di ottenere l attestazione di conformità dei propri prodotti software rispetto a determinate specifiche regionali. La qualificazione dei prodotti Regione Emilia-Romagna definisce una serie di specifiche di conformità per le quali il Fornitore può richiedere la Qualificazione dei propri prodotti di back-office. Le specifiche di conformità per cui è possibile richiedere la Qualificazione sono definite sulla base di: norme regionali e nazionali di riferimento sull IT, integrazione con servizi infrastrutturali regionali, integrazione con le soluzioni a riuso messe a disposizione da RER. Il Centro di Competenza per il Dispiegamento delle soluzioni di egovernment, nel seguito CCD, fornisce il supporto tecnico e operativo a RER per la verifica dei requisiti per la concessione ed il mantenimento della Qualificazione di conformità. Finalità della qualificazione per filone La finalità di questo documento è quella di presentare il percorso di qualificazione ideale che un prodotto di back-office appartenente all ambito applicativo SUAP deve seguire al fine di raggiungere il massimo livello di integrazione e di prestazioni nell interfacciamento con le soluzioni messe a riuso da Regione Emilia-Romagna e dispiegate presso gli enti del territorio. 4

5 Il processo di qualificazione Il servizio di qualificazione dei prodotti si inserisce nel quadro generale dei servizi messi a disposizione dal CCD; l obiettivo di questo servizio è quello di promuovere la diffusione e l applicazione di un insieme di specifiche di conformità progettate per garantire interoperabilità fra le soluzioni di e-government e i prodotti di back-office. L applicazione delle specifiche per l interoperabilità tra soluzioni e prodotti ha un impatto molto importante sulla gestione delle evoluzioni su ogni singolo prodotto software, sia esso soluzione a riuso o prodotto di back-office. In particolare, la definizione di specifiche di interoperabilità garantisce ai fornitori di poter gestire le evoluzioni dei propri prodotti software in maniera indipendente dalle soluzioni ottimizzando i costi degli interventi. Gli stessi fornitori, a seguito della qualificazione dei loro prodotti, potranno estendere il loro business a tutti gli Enti Locali della Regione Emilia Romagna e a tutti gli Enti Locali esterni alla Regione che adotteranno le soluzioni messe a riuso. Inoltre, il grado di separazione realizzato dalle specifiche di conformità garantisce a Regione Emilia Romagna di controllare e gestire le evoluzioni delle proprie soluzioni di e-government in maniera continuativa e indipendente dai prodotti di back-office e dalle tecnologie su cui questi si basano. Il Centro di Competenza per il Dispiegamento delle soluzioni di e-government, nel seguito CCD, fornisce il supporto tecnico e operativo a RER per la verifica dei requisiti per la concessione ed il mantenimento della Qualificazione di conformità; i servizi del CCD sono messi a disposizione attraverso il portale Sistema Unico di Accesso ai Servizi, altrimenti detto portale SUAS, che si può raggiungere al url Per accedere al portale SUAS è necessario essere in possesso di credenziali Federa valide e registrarsi presso il portale attraverso gli appositi servizi presenti sulla pagina principale del portale, nella sezione dedicata all autenticazione, oppure inviando un a e specificando il proprio nome e cognome, la propria affiliazione, e l indirizzo che è abbinato alle proprie credenziali federa. Attraverso il portale SUAS è possibile scaricare il documento contenente le linee guida del processo di qualificazione, che descrive in dettaglio il processo e la procedura che il fornitore deve seguire per qualificare i propri prodotti, nonché i kit che sono stati predisposti per agevolare i fornitori nello svolgimento delle operazioni previste dalla procedura. Il kit di qualificazione per una data soluzione comprende il materiale necessario per realizzare l opera di integrazione tra il back-office e la soluzione e, quindi, per qualificare il back-office rispetto alla soluzione; ogni kit di qualificazione comprende: una specifica di conformità che descrive le operazioni che il fornitore deve svolgere per qualificare il proprio prodotto ed esplicita la chiave di lettura degli allegati tecnici ai fini del processo di qualificazione, un modulo di richiesta di superamento della prima fase del processo di qualificazione che il fornitore deve compilare e restituire per superare la prima fase del processo di qualificazione, e un insieme di allegati tecnici che istruiscono il fornitore sulle interfacce di integrazione implementate ed esposte dalle soluzioni a riuso. Nell ambito del processo di qualificazione, il CCD mette a disposizione del fornitore i seguenti servizi: 5

6 audit documentale, per supportare i fornitori e Regione Emilia-Romagna col servizio di verifica tecnica della documentazione inviata al fine di garantire il completamento della prima fase del processo di qualificazione; help-desk, per dare assistenza ai fornitori e per dare chiarimenti relativamente alle specifiche di conformità, all erogazione dei servizi legati alla qualificazione e alla disponibilità degli strumenti a supporto della qualificazione; si può accedere a questo servizio sia attraverso il numero verde (gratuito per le chiamate da telefoni fissi), sia attraverso il numero (costo della chiamata in base al proprio piano tariffario), che attraverso l apposito servizio messo a disposizione dalla pagina Gestione Richieste del portale SUAS; servizi per la gestione del processo di qualificazione, che permette al fornitore di: o registrare un proprio prodotto/modulo; o attivare un processo di qualificazione; o ottenere il kit di qualificazione per un processo iniziato; o inviare al CCD la documentazione per il superamento della prima fase del processo; o richiedere la verifica per il superamento della seconda fase del processo. 6

7 La soluzione di backoffice Le soluzioni di back-office che operano nell ambito della gestione del personale sono molteplici e diversificate, a volte inserite in suite a volte standalone. Per la variabilità del dato trattato, si introduce qui ai fini della definizione delle specifiche da attuarsi una categorizzazione di comodo: 1. Gestione giuridica-amministrativa 2. Gestione economico-contabile 3. Gestione della rilevazione presenze e assenze 4. Gestione dei concorsi e delle selezioni 5. Gestione della dotazione organica 6. Gestione del rapporto con il dipendente 7. Altri backoffice Di seguito il dettaglio delle competenze che devono avere i detti sistemi: Gestione giuridica-amministrativa E uno strumento di backoffice (accedibile al solo personale dell ufficio competente), che si occupa di censire il personale dipendente, che sia a tempo determinato o indeterminato, sia in termini anagrafici (dati anagrafici, residenza, domicilio, categoria protetta, titoli di studio etc) sia in termini di informazioni giuridico amministrative legate al rapporto di lavoro (tipo di rapporto, inquadramento giuridico, assegni familiari, diritti per detrazioni particolari, richiesta e concessione di permessi particolari, aspettative etc), quindi: - la gestione documentale che riguarda il rapporto di lavoro del dipendente, dal contratto di assunzione a tutta la documentazione scambiata nel periodo di mantenimento del rapporto: tutto ciò va a costituire il fascicolo del dipendente - Tutte le informazioni e documenti inerenti le assenze aventi valenza giuridica, perché, per esempio, incidenti sul calcolo della pensione. Il sistema costituisce la rappresentazione informatica del Registro matricolare. Tutta la documentazione descritta deve essere conservata nell amministrazione in modo permanente. Gestione economico-contabile E uno strumento di backoffice (accedibile al solo personale dell ufficio competente), che si occupa di gestire la componente economica e stipendiale, sia da un punto di vista di censimento delle informazioni per la formazione dello stipendio, al calcolo effettivo e produzione del cedolino paga, nonché tutte le fasi di produzione delle rendicontazioni ai fini del versamento di tasse, contrbuti etc, e per finire le varie denunce periodiche. Un sistema di backoffice di questo tipo solitamente produce: - documenti inerenti il singolo dipendente (cedolino paga, CUD etc) - documenti inerenti la totalità dei dipendenti nell insieme, in relazione alle rendicontazioni, ai versamenti, alle denunce periodiche etc. - flussi di dati da scambiare tra i vari software interni o con altre amministrazioni statali (es. enti di previdenza) o non (es. tesoriere). 7

8 Rientrano in questa categoria anche i software specializzati a gestire il dato delle singole denunce periodiche. La documentazione descritta deve essere conservata nell amministrazione in modo permanente. Gestione rilevazione presenze-assenze E uno strumento di backoffice (accedibile al solo personale dell ufficio competente), che si occupa di gestire la rilevazione e calcolo del cartellino dei dipendente e di tutte le assenze a vario titolo usufruite, nonchè di tutte le eccedenze orarie. Un sistema di backoffice di questo tipo solitamente produce: - documenti inerenti il singolo dipendente (cartellino mensile e/o annuale, stampe della situazione personale etc) - documenti inerenti la totalità dei dipendenti nell insieme - flussi di dati da scambiare tra i vari software interni (verso la gestione economico-contabile e giuridico-matricolare) La documentazione descritta deve essere conservata nell amministrazione per un periodo di tempo definito. Gestione concorsi e selezioni E uno strumento di backoffice (accedibile al solo personale dell ufficio competente), che si occupa di gestire l iter delle procedure di acquisizione del personale, nelle varie tipologie di procedure possibili. Un sistema di questo tipo contiene un anagrafica dei candidati e gestisce tutta la documentazione dell iter, il bando, le domande, le comunicazioni ai candidati, le graduatorie etc. L insieme della documentazione costituisce il fascicolo della procedura di selezione. La documentazione descritta deve essere conservata nell amministrazione per un periodo di tempo definito. Gestione dotazione organica E uno strumento di backoffice (accedibile al solo personale dell ufficio competente), che si occupa di gestire la dotazione organica ufficiale dell ente e la dotazione di fatto, ovvero la corrispondenza tra il personale teorico e quello effettivamente presente. Solitamente è integrata con la gestione giuridico-matricolare. Lo scopo è tenere monitorata la situazione ed evidenziare le carenze di personale o le eventuali eccedenze, ai fini dell attività di approvvigionamento di personale. Di solito produce documentazione in termini di reportistica. La documentazione descritta deve essere conservata nell amministrazione per un periodo di tempo definito. Gestione del rapporto con il dipendente Con questa definizione si intendono tutti i sistemi che l amministrazione utilizza per inoltrare al dipendente la documentazione prodotta che lo riguarda (cedolino paga, CUD, cartellino mensile etc), sia per ricevere dal dipendente comunicazioni in merito a notifiche di variazioni anagrafiche e non riguardanti il rapporto di lavoro, piuttosto che richieste di autorizzazione ad usufruire di assenze particolari o attività inerenti il servizio stesso (autorizzazioni preventive a missioni e trasferte) etc. Questi sistemi sono detti sistemi di front-office. Rientrano in questa categoria anche i sistemi che consentono lo scambio di documentazione con soggetti non dipendenti (o non più tali) come per es.: sistemi per lo scarico delle certificazioni (es. CUD) o sistemi per l inoltro delle domande di accesso alle selezioni del personale etc. 8

9 A seconda della documentazione che trattano, e delle funzioni che mettono a disposizione, nonchè del livello di interazione che consentono, devono avere caratteristiche differenti. Altri sistemi di backoffice: ogni altro software non ricadente nelle tipologie sopra esposte. Le funzionalità minime implementate da uno qualsiasi dei prodotti per la gestione del personale sono le seguenti: gestione dell iter procedimentale in accordo con la normativa specifica; gestione dell anagrafica dei dipendenti/soggetti gestiti (es. candidati); gestione dell accesso al solo personale dell ufficio competente allo svolgimento dello specifico iter procedimentale: non è ammessa un unica profilazione comune a tutti gli iter; gestione a norma della Legge 196/2003 della riservatezza dei dati sensibili e relativi documenti contenuti nelle banche dati; gestione documentale in rapporto alla documentazione prodotta e ricevuta nell ambito del procedimento con mantenimento della riservatezza di cui sopra. Per quanto riguarda la gestione documentale, in relazione all uso di dematerializzare molti documenti, privilegiando la riproduzione a richiesta (per es. la generazione del pdf di un cedolino paga on demand, documento che non si conserverebbe a livello fisico perché riproducibile in qualsiasi momento), si precisa che: nella corretta gestione documentale, per documento non si intende solo un oggetto fisico leggibile dall umano (es. file pdf), ma l informazione stessa in qualsiasi forma (quindi anche un record su una tabella di database o un flusso xml sono documenti) purché conservabile in modo certo. Qualora quindi non sia più prodotto il documento leggibile (es. file pdf), permane comunque l obbligo di conservazione a norma dell informazione: nel caso del personale l obbligo è spesso di conservazione permanente, e pertanto è da considerarsi documento anche un flusso di dati se non l intera banca dati nel suo complesso. La riproduzione a richiesta non è un metodo di conservazione, in quanto presuppone la modificabilità del singolo dato nella banca dati utilizzata, e pertanto il documento in questa forma è da considerarsi alterabile nel tempo. Occorre pertanto individuare il modo garantire la conservazione dei documenti nel tempo, senza alterazione, dal momento stesso della produzione della singola informazione/documento. Il modo per garantire la conservazione dell informazione è quello di archiviare la registrazione in formato conservabile (file pdf o xml o altro formato di file accettato dal ParER come conservabile in via permanente) nel sistema documentale e da lì al ParER. Per quanto riguarda invece la riservatezza e sicurezza dei dati gestiti, è necessario prestare particolare attenzione alla presenza di dati sensibili, e quindi alla gestione a norma di legge di tali informazioni, a partire dalle modalità di profilazione e accesso ai sistemi, gestione delle utenze nominali secondo la L. 196/2003 etc. 9

10 Un prodotto di back-office che opera in quest ambito deve prevedere, oltre all implementazione delle caratteristiche sopracitate, deve qualificarsi rispetto alla soluzione di gestione documentale Doc/er dispiegata presso gli Enti dell Emilia-Romagna. Tale qualificazione è obbligatoria per tutti i sistemi che per loro natura gestiscono documenti la cui conservazione è permanente, mentre è facoltativa per i sistemi che gestiscono SOLO documenti a conservazione non permanente ma per un periodo di tempo definito. Qualora il sistema gestisca documentazione di entrambe le tipologie, i servizi richiesti dalla qualificazione devono essere resi disponibili per tutte le tipologie documentarie gestibili nel sistema senza distinzione rispetto alle necessità di conservazione della singola tipologia documentaria. E sempre obbligatoria per i sistemi di frontend di rapporto con il dipendente o altro soggetto qualora trattino lo scambio di documentazione in entrata rispetto all amministrazione. Inoltre, è necessaria un integrazione rispetto alla soluzione regionale di autenticazione Federa: qualora si ricada nei sistemi di front-end di gestione del rapporto con il dipendente l integrazione è facoltativa se l accesso è riferibile al solo personale interno, mentre è obbligatoria qualora il sistema consenta l accesso anche a soggetti esterni all amministrazione (ex dipendenti, candidati etc). Per i sistemi di backoffice è facoltativa purché il sistema consenta di gestire correttamente le utenze nel rispetto delle regole e dei vincoli previsti dalla L. 196/2003 in materia di sicurezza sui dati sensibili. Di seguito si analizzano nello specifico le singole integrazioni. 10

11 Integrazione con le soluzioni a riuso Un prodotto di back-office di gestione del personale deve prevedere l integrazione con le seguenti soluzioni: Modello GeDoc (Doc/er): modello concettuale di riferimento per la gestione documentale, in grado di garantire la corretta gestione dell intero ciclo di vita dei documenti, sia cartacei che digitali, dal momento iniziale della loro creazione a quello finale della conservazione, passando per la loro gestione nell ambito delle attività svolte dalle amministrazioni. Il modello GeDoc definisce i servizi elementari di gestione documentale e le interfacce standard per la fruizione degli stessi, in modo tale che l effettiva gestione da parte dei sistemi competenti sia del tutto trasparente ai sistemi fruitori, quale è il modulo di back-office del personale (verticale di filiera). In particolare, i servizi di interesse per l ambito applicativo sono: o sincronizzazione delle anagrafiche; o interrogazioni del titolario e dei fascicoli da parte del backoffice ai fini della classificazione e fascicolazione dei documenti; o inotro richieste di protocollazione e fascicolazione dei documenti; o inoltro richieste di registrazione particolare dei documenti; o inoltro richiesta di creazione di nuovi fascicoli; o recupero informazioni di dettaglio sulla conservazione dei documenti, ove necessario; o riversamento dei documenti in fase di produzione (document), integrazione opzionale; o ricerca e visualizzazione dei documenti archiviati in Doc/er in base ai diritti dell utente, anche se prodotti da altre applicazioni; o Utilizzo degli altri servizi disponibili obbligatori (p.e. servizio di verifica dei formati, verifica delle firme) o Utilizzo degli altri servizi disponibili facoltativi (timbro digitale) Il backoffice deve essere in grado di gestire tutti i documenti previsti dall iter procedimentale, comprensivi di allegati e metadati, siano essi di provenienza esterna o interna e destinatati all invio a soggetti terzi e consentendo di gestire correttamente le varie tipologie documentali. Deve inoltre gestire correttamente e in modo flessibile secondo le esigenze dei diversi Enti, la classificazione e fascicolazione degli stessi, nonché la fase di firma digitale dei documenti, anche integrandosi con sistemi di firma digitale esterni. Deve inoltre gestire nel modo corretto una anagrafica dei soggetti, necessaria alla corretta protocollazione dei documenti. Il backoffice deve essere in grado di mettere a disposizione i servizi suddetti agli operatori in tutte le fasi dell iter, e deve essere in grado di consentire sia la gestione manuale delle singole funzionalità da parte dell operatore, sia la concatenazione automatica di più funzioni a cascata, sia l attivazione automatica temporizzata. Per ciò che riguarda la classificazione e fascicolazione, il sistema deve consentire di gestire i fascicoli diversificati dipendente per dipendente e fascicoli unici a seconda delle tipologie documentarie gestibili. Per ciò che riguarda le tipologie documentarie, molte delle quali interne all amministrazione, si precisa che i documenti interni, per poter essere conservati, devono acquisire una numerazione univoca. Tale numerazione si acquisisce attraverso l operazione di protocollazione o 11

12 l operazione di registrazione particolare, a scelta del singolo ente per ogni tipologia documentaria. Pertanto, devono essere disponibili entrambe le funzioni per consentire all ente di gestire la documentazione secondo le proprie peculiari esigenze. Tale qualificazione è obbligatoria per tutti i sistemi che per loro natura gestiscono documenti la cui conservazione è permanente, mentre è facoltativa per i sistemi che gestiscono SOLO documenti a conservazione non permanente ma per un periodo di tempo definito. Qualora il sistema gestisca documentazione di entrambe le tipologie, i servizi richiesti dalla qualificazione devono essere resi disponibili per tutte le tipologie documentarie gestibili nel sistema senza distinzione rispetto alle necessità di conservazione della singola tipologia documentaria. E sempre obbligatoria per i sistemi di frontend di rapporto con il dipendente o altro soggetto qualora trattino lo scambio di documentazione in entrata rispetto all amministrazione. Federa: Sistema di autenticazione Federato degli enti dell'emilia-romagna, che rispetta le specifiche ICAR/INF3 e rende disponibili le identità digitali ai servizi di e-government. L integrazione, qualora si ricada nei sistemi di front-end di gestione del rapporto con il dipendente è facoltativa se l accesso è riferibile al solo personale interno, mentre è obbligatoria qualora il sistema consenta l accesso anche a soggetti esterni all amministrazione (ex dipendenti, candidati etc). Per i sistemi di backoffice è facoltativa purché il sistema consenta di gestire correttamente le utenze nel rispetto delle regole e dei vincoli previsti dalla L. 196/2003 in materia di sicurezza sui dati sensibili. 12

13 Riferimenti N Riferimento Descrizione 1 Linee_guida_qualificazione_backoffice.pdf Linee guida del processo di qualificazione 2 Portale SUAS (CCD) 13

14 Questo documento è un prodotto del Sistema a rete della Community Network Emilia-Romagna Regione Emilia-Romagna Direzione Generale Centrale Organizzazione, Personale, Sistemi informativi e Telematica Servizio Sviluppo dell Amministrazione Digitale e Sistemi Informativi Geografici Info: Il documento è rilasciato con la licenza Creative Commons: Attribuzione Non commerciale Non opere derivate Versione 2.5 Italia Per leggere una copia della licenza visita il sito web 14

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