Progettazione di un software gestionale di supporto ai processi di incident reporting in ambito di gestione del rischio clinico

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1 Aldo Armisi Consulente I.T. autore autore Luca Armisi Consulente in ingegneria clinica e sistemi di gestione in ambito sanitario Progettazione di un software gestionale di supporto ai processi di incident reporting in ambito di gestione del rischio clinico L'articolo presenta una soluzione software realizzata per supportare i processi di incident reporting in ambito di gestione del rischio clinico, un ausilio nella gestione dei flussi di dati e nell'estrazione ed analisi di indicatori di processo e outcome LA GESTIONE DEL RISCHIO CLINICO Con il termine rischio clinico si intende la probabilità che un paziente sia vittima di un evento avverso, cioè subisca un qualsiasi danno o disagio imputabile, anche se in modo involontario, alle cure mediche prestate durante il periodo di degenza, che causa un prolungamento del periodo di degenza, un peggioramento delle condizioni di salute o la morte. I dati della letteratura internazionale da anni ormai affermano la gravità del problema del rischio clinico, sia in termini di costi umani (decessi, peggioramento della qualità della vita) che economici. Conseguentemente si è resa necessaria l implementazione di opportuni processi e procedure finalizzati alla gestione del rischio clinico. Con tale termine si intende l insieme delle azioni volte a identificare, valutare, trattare e monitorare gli elementi di pericolo e il rischio clinico connesso. Traendo insegnamento dall esperienza maturata dal settore aereonautico, uno degli strumenti di gestione del rischio clinico che negli ultimi anni ha avuto maggiore diffusione presso le strutture sanitarie locali, è divenuto l incident reporting (segnalazione di eventi). INCIDENT REPORTING L incident reporting è il processo strutturato di raccolta di informazioni da parte degli operatori sul campo (medici, infermieri, tecnici, ingegneri clinici, etc.), relativamente ad ogni elemento ritenuto utile ai fini della gestione del rischio (elementi di rischio, eventi mancati, eventi 20 e-healthcare - n. 22 gennaio/febbraio 2013

2 senza danno, eventi avversi, eventi sentinella). A partire da tali segnalazioni si effettua una mappatura degli elementi di pericolo ed una valutazione qualitativa e quantitativa del rischio connesso, si predispone un piano di azioni correttive e si riesamina l efficacia delle stesse. Il sistema di incident reporting presuppone l azione sinergica di: Clinical risk manager (CRM): dirigente che coordina tutte le attività connesse alla gestione del rischio clinico. Nucleo esecutivo per la gestione del rischio clinico (NE): insieme di professionisti di varia estrazione (clinica e tecnica) che coadiuvano e supportano il CRM, costituendo di fatto l intelligence del sistema. In collaborazione con i facilitatori, il NE è responsabile della fase di attuazione del sistema, è l interfaccia tra gli operatori della front line e la direzione e tutti gli altri attori aziendali che si occupano di rischio clinico sotto diversi aspetti. Segnalatore: operatore clinico o tecnico che, sulla base della conoscenza e osservazione diretta degli ambienti di lavoro, delle procedure e dell erogazione delle pratiche assistenziali, pone all attenzione della struttura elementi di interesse ai fini della gestione del rischio clinico Facilitatore: operatore con spiccata attitudine ai processi di gestione del rischio clinico, cui viene assegnato il ruolo di interfaccia operativa tra il NE e il segnalatore. Il facilitatore ha il compito di promuovere la cultura del rischio clinico presso il proprio reparto, con particolare riferimento al processo di segnalazione; inoltre, ha il compito di effettuare l analisi delle segnalazioni effettuate e riportare i risultati relativi presso il NE. Il facilitatore ha inoltre il compito di supervisionare, per quanto di competenza, l esecuzione delle azioni correttive definite dal NE e di verificarne l efficacia. L efficace implementazione di un sistema di incident reporting è vincolata a svariati fattori, quali, ad esempio, la formazione e motivazione personale, l autorità conferita dalla Direzione, le risorse (economiche ed umane) a disposizione. Tra le principali difficoltà riscontrate nei sistemi di incident reporting, vi è la gestione dei dati. Non appena il sistema diventa operativo, occorre gestire una significativa mole di dati e comunicazioni, quali: segnalazioni in ingresso e smistate ai vari operatori coinvolti nella gestione del rischio clinico, e relative registrazioni di analisi e valutazione; azioni correttive, correlate alle differenti segnalazioni, e relativi step operativi con date e traguardi intermedi; indicatori connessi alla mappatura dei livelli di rischio e all efficacia dei processi; convocazioni a riunioni, eventi di analisi o valutazione (audit clinico, morbidity and mortality review, root causes analisys, etc). Specialmente nei sistemi più complessi (strutture ospedaliere medio-grandi, ASL, fino ad arrivare ai sistemi di incident reporting su scala regionale), la gestione di tali flussi di dati con strumenti cartacei può indurre un serio rallentamento e perdita di efficacia nell intero sistema, fino a paralizzarlo. Appare pertanto indispensabile uno strumento informatico che funga da ausilio nella gestione dei flussi di dati correlati al processo di incident reporting. Figura 1 - maschera di inserimento segnalazione IRDMS Sulla base di tale assunzione, è stato progettato e implementato un prototipo di software finalizzato al supporto dei proe-healthcare - n. 22 gennaio/febbraio

3 Figura 2 - Report segnalazioni Figura 3 - maschera di analisi segnalazione 22 cessi di incident reporting, denominato IRDMS, acronimo di Incident Reporting Data Management System. La piattaforma IRDMS copre tutte le fasi del processo di incident reporting: Inserimento e notifica delle segnalazioni: IRDMS presenta al segnalatore un iter strutturato e opportunamente codificato in concerto con l organizzazione per l inserimento dei dati relativi all evento da segnalare (fig. 1, 2). L intero set di dati della segnalazione viene automaticamente inserito nel database; sulla base delle informazioni acquisite, può essere inviato automaticamente un alert (cruscotti, mail, sms o fax) ai professionisti, uffici e servizi coinvolti nella gestione della segnalazione (CRM, membro del NE, facilitatore di riferimento, Direzione Sanitaria, Servizio di Ingegneria Clinica, Farmacia, etc). Sulla base dei dati inseriti su probabilità, gravità e rilevabilità dell evento, inoltre, IRDMS elabora in tempo reale l indice di priorità di rischio (IPR) della segnalazione e ne effettua un primo triage, associando un livello di urgenza (ad esempio bassa, media, alta, massima). Supporto nell analisi e valutazione delle segnalazioni: a seguito dell acquisizione di una segnalazione, IRDMS offre una check list di supporto del processo di analisi e valutazione delle segnalazioni (fig. 3). Tali fasi possono essere affidate a livelli diversi (NE, facilitatori o segnalatori) in base ai criteri di gestione dipendenti dalla struttura specifica. Viene presentata una serie di possibili fattori causali alla base della segnalazione come traccia per l approfondimento svolto dal professionista. L IPR, definito automaticamente al momento della segnalazione, può essere modificato, variando di conseguenza la classe di urgenza della segnalazione. Gestione delle azioni correttive: qualora necessario, viene creata una azione correttiva associata ad una o più segnalazioni, suddivisa per sotto-task, ognuno con relativa scadenza, referente, esecutore e verificatore. Il referente di una determinata azione correttiva può accedere al sistema per aggiornare in tempo reale lo stato di avanzamento delle attività, segnalare difficoltà riscontrate, proporre integrazioni e/o modifiche alla pianificazione effettuata. Lo stato di avanzamento dell azione correttiva può essere pertanto visualizzato in tempo reale da tutti i professionisti coinvolti (fig. 4). Monitoraggio e controllo del sistema: IRDMS permette di monitorare lo stato di tutte le segnalazioni ricevute, le azioni correttive piae-healthcare - n. 22 gennaio/febbraio 2013

4 Figura 4 - Pianificazione azione correttiva nificate, gli eventi di analisi approfondita (M&M review, audit clinici, etc). Tale funzionalità rappresenta un valore aggiunto di fondamentale importanza nell ottica del controllo dei processi di gestione del rischio clinico aziendale: Figura 5- report riepilogativo facilitatore - per il segnalatore, che può visualizzare in tempo reale le attività correlate alla sua segnalazione; tale potenzialità è essenziale per tenere alta la fiducia e consapevolezza degli operatori nel sistema. - Per il facilitatore, che può tenere costantemente sotto controllo lo stato di avanzamento delle azioni correlate alle proprie segnalazioni (fig. 5). - Per il Clinical Risk Manager e la Direzione Ospedaliera, che possono mantenere una visione d insieme dello stato di efficienza ed efficacia del sistema di gestione del rischio clinico. L insieme delle azioni correttive implementate per le differenti segnalazioni viene riepilogato in un calendario riportante la data di termine pianificata per le differenti attività, con relativa responsabilità. Ove richiesto, il sistema invia un segnale di alert al raggiungimento delle scadenze per le specifiche attività. Il software inoltre gestisce un database che comprende tutti i dati inseriti in fase di segnalazione, analisi, valutazione e specifica delle azioni correttive. Tali dati possono essere estratti secondo le esigenze della struttura e sintetizzati in indicatori, con l obiettivo di tenere costantemente sotto controllo le principali variabili di stato del sistema di incident reporting (fig. 6, 7). Tra i principali indicatori identificati in IRDMS è possibile menzionare: - Stratificazione delle segnalazioni per stato segnalazione (aperta, chiusa, analisi/valutazione, azione in corso, etc), tipologia (elementi di rischio, near miss, eventi senza danno, eventi con danno), per reparto, per segnalatore, per oggetto (apparecchiature, farmaci, procedure, etc). - Tempi di analisi, valutazione e gestione delle segnalazioni, in funzione della priorità e rispetto della programmazione. - Efficacia degli interventi formativi in ambito di rischio clinico. - Evoluzione nel tempo di tutti gli indicatori. e-healthcare - n. 22 gennaio/febbraio

5 Il monitoraggio di tali indicatori assume un importanza fondamentale per il controllo dell efficacia del sistema nei vari sottoprocessi, nell ambito dei sistemi di qualità UNI EN ISO 9001:2008, per esplicitare il soddisfacimento dei numerosi requisiti cogenti applicabili (D. Lgs. 81/08, DPR 14/01/97, etc), nonché nell ambito dei rapporti con le eventuali compagnie assicurative. L accesso alle differenti fasi del processo viene consentito in funzione delle autorizzazioni dell utente, definite dalla struttura sanitaria. Il CRM, ad esempio avrà accesso i dati relativi a tutte le segnalazioni ed azioni correttive ed indicatori; un facilitatore, invece, potrà avere accesso e modificare esclusivamente segnalazioni ed azioni correttive relative alla sua area di afferenza. Il sistema, infine, prevede strumenti di supporto alle comunicazioni (automatizzate e non), notificando le avvenute segnalazioni, il completamento delle attività o l approssimarsi della relativa scadenza pianificata. Vengono inoltre predisposte automaticamente ed inviate le convocazioni dei facilitatori per le riunioni, presentando in automatico l ordine del giorno con le segnalazioni da analizzare e valutare, in ordine di priorità. Tutte le funzionalità del software sono customizzabili, in funzione delle peculiari caratteristiche del personale e della dirigenza della struttura sanitaria. CONCLUSIONE L attuazione efficace e pervasiva di un sistema di incident reporting in ambito sanitario è un processo lungo e oneroso, sotto svariati punti di vista. Tra le varie difficoltà che possono essere riscontrate, una delle più significative è quella connessa alla gestione dei flussi di dati ed informazioni, verso tutti gli operatori coinvolti nella struttura piramidale del sistema di incident reporting. Il software IRDMS può contribuire in maniera significativa a ridurre quest ultima difficoltà, semplificando la gestione dei Figura 6 - report indicatori-a Figura 7 - report indicatori-b dati e i flussi informativi all interno del sistema di incident reporting ospedaliero o a livello di ASL. BIBLIOGRAFIA R. Tartaglia, S. Albolino, T. Bellandi, Il modello toscano per la Gestione del Rischio Clinico, Centro GRC, Regione Toscana, L. Kohn, J. Corrigan, M. Donaldson, To err is human: building a safer health system, National Academy Press, Washington DC Agenzia Sanitaria Regionale Emilia Romagna, Il sistema di incident reporting nelle organizzazioni sanitarie, Dossier e-healthcare - n. 22 gennaio/febbraio 2013

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