Al Capo di Gabinetto. Ai Dirigenti di Servizio

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1 DIPARTIMENTO I Risorse Umane e Qualità dei Servizi Rif. int. n. 441/U Roma 25/11/2010 Al Capo di Gabinetto Al Segretario Generale Al Direttore Generale Ai Direttori di Dipartimento, degli Uffici Centrali e degli Uffici Extradipartimentali Ai Dirigenti di Servizio e, p. c. All Assessore alle Politiche del Personale alla Tutela dei consumatori e lotta all'usura LORO SEDI OGGETTO: Informatizzazione delle procedure per la gestione delle certificazioni mensili dei buoni pasto, per la comunicazione dei tassi di assenza e di maggiore presenza del personale dipendente nonché delle prese di servizio relative al personale interessato da processi di mobilità interna. Si informano le SS.LL. che il Servizio 2 del Dipartimento I, nell ambito del processo di semplificazione delle procedure e dei procedimenti amministrativi, ha realizzato un sistema informatizzato per la gestione delle certificazioni mensili dei buoni pasto, per la comunicazione dei tassi di assenza e di maggiore presenza del personale dipendente nonché delle prese di servizio relative al personale interessato da processi di mobilità interna. Questo nuovo sistema, collegato con il software Time&Work relativo alla gestione automatica delle presenze, calcolerà in maniera automatica il numero di buoni pasto da attribuire a ciascun dipendente sulla base delle timbrature effettuate, i tassi di assenza e di maggiore presenza dei dipendenti di ogni Servizio in base ai codici di assenza inseriti dagli operatori nel citato software, sostituendo l attuale procedura di invio dei file excel, ed introdurrà un nuovo sistema per la comunicazione

2 delle prese di servizio dei dipendenti interessati dai processi di mobilità interna. Per poter utilizzare il software in argomento i Dirigenti abilitati dovranno accedere dall Area di lavoro cliccando su Gestione buoni pasto, tassi di assenza e di maggiore presenza, prese di servizio e permessi studio ed autenticarsi inserendo lo stesso nome utente e la stessa password che si utilizza per l accesso al Time&Web. Immagine 1 Si fa presente che, qualora si volesse abilitare all utilizzo del predetto software anche il proprio personale, le SS.LL. dovranno richiedere al Servizio 2 del Dipartimento I la relativa abilitazione comunicando formalmente il nominativo del dipendente competente alla gestione dei predetti procedimenti (gestione buoni pasto, gestione tassi di assenza e gestione delle prese di servizio). Si rammenta, al riguardo, che le credenziali fornite per garantire l accesso al software da parte del personale individuato sono strettamente personali e del loro corretto utilizzo risponde direttamente il titolare. Una volta effettuato l accesso al software, si potranno gestire i vari servizi offerti attraverso il menù che si trova nella parte in alto a sinistra della pagina che nella figura sotto riportata sono cerchiati in rosso. Si fa presente che ogni utente avrà accesso solo ai menù relativi alle procedure alle quali è abilitato, mentre l accesso ai menù relativi alle attività per le quali non è abilitato sarà bloccato.

3 Immagine 2 Per eventuali chiarimenti in merito al corretto utilizzo del software ovvero al suo regolare funzionamento è possibile contattare i seguenti recapiti telefonici: GESTIONE BUONI PASTO Per accedere al sistema di gestione delle certificazioni mensili dei buoni pasto l utente dovrà cliccare sul menù Buoni pasto e poi su Inserimento e Modifica. Dopo aver selezionato il periodo di riferimento nel relativo menù a tendina, nella tabella sottostante verranno visualizzati tutti i dipendenti del Servizio ed il numero di buoni pasto che, sulla base delle timbrature effettuate, dovranno essere attribuiti a ciascun dipendente, come evidenziato nell immagine 3 sotto riportata. Si fa presente che per un corretto funzionamento del sistema è necessario che siano state elaborate le voci generiche sul Time&Work. Immagine 3

4 L operatore, nel caso siano state riscontrate delle anomalie, avrà la possibilità di modificare manualmente il numero di buoni pasto calcolati in automatico dal programma cliccando sul tasto Modifica posto accanto al nome del dipendente e cliccando successivamente sul tasto Aggiorna dopo aver inserito il numero di buoni pasto da attribuire. Immagine 4 Dopo aver effettuato le eventuali variazioni e controllato la correttezza dei dati modificati, il Dirigente o l operatore abilitato alla gestione di questa procedura, dovrà concludere il procedimento cliccando su Consolida periodo e, successivamente, confermando l invio. Si comunica che questa procedura informatizzata va a sostituire l invio cartaceo della certificazione mensile dei buoni pasto e che, pertanto, il Dirigente rimane responsabile del dato consolidato nel periodo di riferimento considerato. Cliccando sull icona della stampante, evidenziata nell immagine 5 con la freccia rossa, è inoltre possibile effettuare la stampa della tabella dopo averla esportata nel formato che si preferisce. Immagine 5

5 Si fa presente che eventuali modifiche che si rendessero necessarie dopo l avvenuto consolidamento della certificazione dei buoni pasto dovranno essere formalmente richieste, con nota firmata digitalmente dal Dirigente, da inviare all amministratore del sistema all indirizzo di posta elettronica Si informano le SS.LL. che la procedura informatizzata relativa alla certificazione dei buoni pasto verrà utilizzata in via sperimentale a partire dalle certificazioni del mese di novembre 2010 fino alle certificazioni del mese di gennaio In tale fase sperimentale le SS.LL. dovranno continuare a trasmettere la certificazione mensile dei buoni pasto anche in formato cartaceo, stampando il relativo report e trasmettendolo al Servizio 2 Dipartimento I, debitamente firmato. A partire dalle certificazioni del mese di febbraio 2011 le stesse dovranno essere trasmesse esclusivamente utilizzando il nuovo software. Per eventuali chiarimenti in merito alla procedura è possibile contattare il seguente recapito telefonico: GESTIONE TASSI DI ASSENZA E DI MAGGIORE PRESENZA Per accedere al sistema della gestione dei tassi di assenza e maggiore presenza si dovrà cliccare sul menù Prospetto presenze e poi su Consultazione Nominativa, come nell esempio visualizzato nell immagine 6. Immagine 6 Selezionare dall apposito menù a tendina il mese da elaborare (immagine 7) e attendere il caricamento dei dati. Qualora non venisse visualizzato alcun dato cliccare su Elabora il periodo selezionato per aggiornare la pagina.

6 Immagine 7 Verrà visualizzato un tabulato contenente i codici giustificativi dei dipendenti del Servizio, come inseriti dall'operatore nel programma Time&Work (immagine 8). Immagine 8 L operatore dovrà soltanto verificare l esattezza dei codici riportati e, qualora riscontrasse errori, dovrà procedere alla modifica del codice errato operando unicamente sul software Time&Work. Si ricorda che, come comunicato con nota prot. 74/DG-0 del 19/01/2009, a firma del Direttore Generale, non è possibile effettuare modifiche dei codici Time&Work oltre il giorno 5 di ogni mese; per eventuali modifiche, successive a tale data, dovrà essere formulata dal Direttore del Dipartimento interessato specifica richiesta, debitamente motivata, indirizzata al Direttore del Dipartimento I.

7 Dopo aver riscontrato la correttezza dei codici, l operatore dovrà cliccare sul tasto Visto/Approvato. Si sottolinea che tale operazione equivale a tutti gli effetti all apposizione della propria firma da parte del Dirigente. Verrà inoltre inviata automaticamente dal sistema una mail di conferma all indirizzo Per stampare una copia cartacea del tabulato, si dovrà cliccare sull icona della stampante, procedere ad esportare il tabulato nel formato che si preferisce e, quindi, alla stampa. Si fa presente che questa procedura informatizzata va a sostituire l attuale procedura di invio dei tassi di assenza e di maggiore presenza tramite il tabulato excel. Per eventuali chiarimenti in merito alla procedura è possibile contattare i seguenti recapiti telefonici: e GESTIONE PRESE DI SERVIZIO Il nuovo sistema informatizzato relativo alle comunicazioni delle prese di servizio del personale interessato da processi di mobilità interna sostituisce l'attuale sistema di comunicazione in formato cartaceo. Per accedere a tale procedura informatizzata è necessario cliccare sull apposito menù Prese di servizio. Immagine 9 Apparirà la schermata visualizzata nell immagine 10. Per procedere alla comunicazione della presa di servizio di un dipendente trasferito l operatore dovrà selezionare il nominativo del dipendente dal menù a tendina e successivamente cliccare sul tasto Conferma e Notifica. L'operatore dovrà scegliere anche il Servizio di assegnazione qualora il Dirigente abbia la direzione di più di un Servizio. La

8 comunicazione della presa di servizio del dipendente verrà automaticamente inoltrata agli Uffici competenti. Immagine 10 Per eventuali chiarimenti in merito alla procedura è possibile contattare i seguenti recapiti telefonici: REFERENTI DEL PERSONALE Si informa, infine, che è in fase di attivazione la pagina Web del Servizio 2 del Dipartimento I dedicata ai referenti del personale, all'interno della quale sarà realizzato un sistema FAQ attraverso il quale i referenti del personale potranno porre al citato Servizio 2, utilizzando le relative password d accesso, tutti i quesiti che riterranno opportuni in materia di gestione del personale. Le risposte, che verranno fornite dai funzionari competenti, saranno accessibili a tutto il personale dipendente. Al fine di consentire l attivazione della pagina Web in argomento e l'assegnazione ai referenti del personale delle credenziali di accesso, le SS.LL. sono invitate a comunicare, entro e non oltre il , i nominativi dei referenti del personale al seguente indirizzo di posta elettronica: Cordiali saluti. Il Dirigente del Servizio 2 Dott.ssa Paola ACIDI Il Direttore Dott. Antonio CALICCHIA

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