Relazione Finale Programma di Lavoro 2013

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1 Relazione Finale Programma di Lavoro 2013 Firenze,

2 PREMESSA Il presente documento intende illustrare lo stato di avanzamento del Programma di Lavoro E stato elaborato attraverso i contributi dei Dirigenti, dei Coordinatori ed ha l intento di far emergere punti di attenzione, così da individuare possibili azioni correttive, oltre che rappresentare elementi di informazione e di valutazione agli Organi di indirizzo. L anno 2013 è stato caratterizzato dall attuazione del Regolamento Organizzativo e dal conseguente esercizio di un coordinamento trasversale sui servizi rivolti agli studenti, che rispondono a logiche organizzative dirette a garantire livelli di servizio uniformi. Gli obiettivi assegnati all Area Residenze puntavano principalmente ad agevolare un processo di sviluppo del patrimonio immobiliare dell Azienda, attraverso un potenziamento delle attività di analisi e programmazione di medio e lungo periodo e puntando a una gestione regolare e attenta delle attività dirette a consentire l apertura delle nuove Residenze. A questo proposito, si rilevano alcune questioni hanno condotto a posticipare le date di apertura inizialmente previste per alcuni immobili e che sono riconducibili, da un lato, alla gestione dei rapporti con le diverse istituzioni coinvolte nelle attività propedeutiche alle aperture e nella gestione diretta di alcuni adempimenti e, dall altro, dalla tempistica connessa alla fornitura degli arredi. L Area Ristorazione è stata impegnata su obiettivi che interessavano il processo di analisi e miglioramento del gradimento del servizio, con conseguente messa in campo di azioni ed iniziative che pongono al centro dell attenzione la composizione dell offerta alimentare, gli spazi dedicati al consumo dei pasti, i tempi di attesa, perseguendo al contempo il contenimento del costo dei pasti. L Area Benefici agli Studenti è stata interessata da obiettivi che puntavano, da un lato, ad approfondire le attività di analisi dirette a comprendere ed interpretare le dinamiche che interessano le carriere universitarie dei borsisti, sia per meglio programmare e calibrare gli interventi a sostegno degli studenti universitari sia per consolidare ed ampliare i rapporti con gli Atenei con una diversificazione delle modalità di intervento. Il Progetto Sportello Unico Studenti è stato impegnato su obiettivi che intendevano realizzare una profonda riorganizzazione delle attività e delle responsabilità connesse al processo di informazione agli studenti. I punti di attenzione rilevabili sono pertanto riconducibili alla complessità del processo di revisione organizzativa e gestionale, derivante anche alla necessità di impostare il nuovo modello organizzativo in raccordo con altri servizi che fino ad oggi hanno principalmente visto la gestione del contatto diretto con gli studenti, lavorando al contempo alla definizione di possibili nuove azioni di supporto ed accompagnamento (progetti di tutoraggio e coabitazione). La Relazione tiene conto del confronto con l Organismo Indipendente di Valutazione avvenuto in data 18 febbraio Rev Pagina 2 di 36

3 INDICE Prospettiva Studenti Obiettivo strategico S1: 100% idonei =100% borsisti e incremento posti alloggio disponibili pag. 6 Obiettivo s1.1: Sviluppo del Patrimonio immobiliare pag. 6 Linee di attività collegate pag. 6 S.1.1.A ANALISI E PROGETTI DI RAZIONALIZZAZIONE RESIDENZE pag. 6 S.1.1.B PIANO DI GESTIONE E SVILUPPO DEL PATRIMONIO IMMOBILIARE pag. 6 S.1.1.C - IMPIANTI SALUTE E SICUREZZA RESIDENZE pag. 7 S.1.1.D GESTIONE APERTURE/DISMISSIONE STRUTTURE pag. 7 S.1.1.E AFFIDAMENTO PROGETTAZIONE ESECUTIVA DEI LAVORI R.U SAN CATALDO pag. 8 S.1.1.F MODELLO DI GESTIONE AREE VERDI pag. 8 Obiettivo s1.2: Potenziamento informazione e comunicazione all'utenza pag. 9 Linee di attività collegate pag. 9 S.1.2.A ANALISI MODALITA INFORMAZIONE E COMUNICAZIONE AGLI STUDENTI pag. 9 S.1.2.B DEFINIZIONE DI UN MODELLO DI GESTIONE DI UNA RETE DI SPORTELLI UNICI pag. 9 S.1.2.C COORDINAMENTO E MIGLIORAMENTO IMMAGINE SPORTELLI pag. 10 Obiettivo s1.3: Miglioramento attrattività servizio ristorazione pag. 10 Linee di attività collegate pag. 10 S.1.3. A DEFINIZIONE NUOVA OFFERTA ALIMENTARE pag. 10 S.1.3. B DEFINIZIONE MODALITA DI RILEVAZIONE TEMPI DI ATTESA MENSE pag. 11 S.1.3.C INDAGINE GRADIMENTO SERVIZIO RISTORAZIONE pag. 11 S.1.3.D STUDIO FATTIBILITA E STESURA CAPITOLATO PER APPALTO MENSA AREZZO pag. 11 S.1.3.E RIMODULAZIONE PROGETTO RISTRUTTURAZIONE MENSA MARTIRI pag. 12 S.1.3.F AFFIDAMENTO LAVORI RISTRUTTURAZIONE MENSA MARTIRI pag. 12 S.1.3.G AFFIDAMENTO ALLESTIMENTO SPAZI ESTERNI MENSE CALAMANDREI/CAPONNETTO pag. 12 S.1.3:H SPERIMENTAZIONE APERTURA NUOVO PUNTO DI DISTRIBUZIONE ROSELLINI pag. 13 Obiettivo s1.4 Consolidamento sistema di sicurezza studenti alloggiati pag. 13 Linee di attività collegate pag. 13 S.1.4.A INFORMAZIONE E FORMAZIONE IN TEMA DI SICUREZZA DEGLI ALLOGGIATI pag. 13 S.1.4.B GESTIONE DELLE EMERGENZE pag. 13 S.1.4.C INDAGINE SU GESTIONE EMERGENZE pag. 14 obiettivo strategico s2 Elevato standard di integrazione sociale percepito dagli studenti beneficiari dei servizi aziendali pag. 14 S.2.1.A - ANALISI CARRIERE UNIVERSITARI BORSISTI pag. 14 S.2.1.B ANALISI PER AMPLIAMENTO TUTORAGGIO NELLE RESIDENZE pag. 15 S.2.1C NUOVI INTERVENTI MONETARI pag. 15 S.2.1.D - PROGETTI DI COABITAZIONE pag. 15 S.2.1.E PROGETTO TUO pag. 16 Prospettiva Università Comunità locale Obiettivo strategico u1: Elevato standard di riconoscimento del ruolo attrattivo dell'azienda percepito dagli istituti universitari pag.16 Obiettivo u1: Programmazione e gestione attività con modalità comuni agli Istituti Universitari pag.16 Linee di attività collegate pag.16 U.1.1.A SISTEMA DI COORDINAMENTO PER RIDURRE LA DISPERSIONE DEI BORSISTI pag.16 U.1.1.B TASSA REGIONALE DSU pag.17 U.1.1.C TASSA REGIONALE DSU pag.17 Prospettiva Processi Interni Obiettivo pi1.1: Definizione struttura organizzativa all'interno delle aree funzionali pag. 18 Linee di attività collegate pag. 18 Pi.1.1.A ANALISI DELLE ATTIVITA E PROCESSI INTERNI ALLE AREE pag. 18 Pi.1.1.B DEFINIZIONE FABBISOGNI E DEFINIZIONE STRUTTURA ORGANIZZATIVA pag. 19 Rev Pagina 3 di 36

4 Pi.1.1.C CONTRATTAZIONE DECENTRATA pag. 19 pi.1.1.d DOTAZIONE ORGANICA, AGGIORNAMENTO PIANO TRIENNALE DEI FABBISOGNI pag. 19 pi.1.1.e ASSEGNAZIONE INCARICHI DI P.O. E P.P.R. pag. 20 Obiettivo pi1.2: Miglioramento gestione informatizzata dei servizi pag. 20 Linee di attività collegate pag. 20 pi1.2.a DEFINIZIONE CARATTERISTICHE SOFTWARE INTEGRATO INTERVENTI MONETARI pag. 21 pi1.2.b DEFINIZIONE CARATTERISTICHE SOFTWARE INTEGRATO RESIDENZE pi1.2.c - DEFINIZIONE CARATTERISTICHE SOFTWARE INTEGRATO ACCESSO MENSE pag. 21 pag. 21 pi1.2.d STESURA CAPITOLATO TECNICO SOFTWARE INTEGRATO ACCESSO MENSE pag. 21 pi1.2.e AFFIDAMENTO SISTEMA INFORMATIVO ACCESSO MENSE pag. 22 pi1.2.f ADESIONE CONTRATTO APERTO REGIONE TOSCANA PER CNS pag. 22 pi1.2.g STESURA CAPITOLATO TECNICO SOFTWARE INTEGRATO RESIDENZE E INTERVENTI MONETARI pag. 22 pi1.2.h AFFIDAMENTO SOFTWARE INTEGRATO RESIDENZE ED INTERVENTI MONETARI pag. 23 pi1.2.i ORGANIZZAZIONE PRIMA FASE ACCESSI MENSA pag. 23 Obiettivo pi1.3:mantenimento e sviluppo sistemi di certificazione pag. 24 pi1.3.a CERTIFICAZIONE SISTEMA QUALITA INTEGRATO CON LE PROCEDURE PER LA SICUREZZA pag. 24 Obiettivo pi1.4: Aggiornamento sistemi informativi interni pag. 25 Linee di attività collegate pag. 25 pi1.4.a PROGRAMMAZIONE E COORDINAMENTO DELLE ATTIVITA DI INSTALLAZIONE NUOVE RELAESE pag. 25 pi1.4.b FORMAZIONE DEL PERSONALE PER LE NUOVE RELEASE pag. 25 pi1.4.c ESECUZIONE DEI TEST E VALIDAZIONE NUOVA RELEASE pag. 26 Obiettivo pi1.5: Definizione sistema di valutazione delle prestazioni pag. 26 pi1.5 DEFINIZIONE SISTEMA DI VALUTAZIONE PRESTAZIONI pag. 26 Obiettivo pi1.6: Sviluppo ristorazione diretta pag. 27 Linee di attività collegate pag. 27 pi1.6.a ANALISI LOGISTICA ED ECONOMICA STRUTTURE E SISTEMI PRODUTTIVI pag. 27 pi.1.6.b RICERCA E VALUTAZIONE NUOVE STRUTTURE PER CENTRALIZZAZIONE PRODUZIONE pag. 27 pi1.6.c RICERCA E VALUTAZIONE NUOVE STRUTTURE PER INCREMENTARE PUNTI DI DISTRIBUZIONE pag. 28 Obiettivo pi1.7: Dematerializzazione dei documenti pag. 28 Linee di attività collegate pag. 28 pi1.7.a DIGITALIZZAZIONE E DEMATERIALIZZAZIONE DOCUEMENTI AMM.NE E CONTABILITA pag. 28 pi1.7.b DIGITALIZZAZIONE E DEMATERIALIZZAZIONE DOCUMENTI GESTIONE PERSONALE pag. 29 pi1.7.c DIGITALIZZAZIONE E DEMATERIALIZZAZIONE DOCUMENTI GESTIONE ATTI E PROTOCOLLO pag.29 pi1.7.d DIGITALIZZAZIONE E DEMATERIALIZZAZIONE DELLE PROCEDURE DI ACQUISIZIONE DI LAVORI, BENI E SERVIZI E DEI CONTRATTI DI APPALTO pag.29 Prospettiva Apprendimento e Crescita Obiettivo strategico ap1: Definizione promozione e consolidamento dei valori aziendali e positiva percezione da parte del personale aziendale pag.30 Obiettivo ap1: Formazione del Personale pag.30 ap.1.1 PROGRAMMARE ED AVVAIRE LE ATTIVITA DI FORMAZIONE pag.30 Obiettivo strategico ap2: Tirocini di studio e lavoro pag.31 Linee di attività collegate pag.31 ap.1.2 A DEFINIZIONE PROGETTI FORMATIVI pag.31 ap.1.2. B AVVISO E VALUTAZIONE CANDIDATURE pag.31 Obiettivo strategico ap3: Formazione continua pag.32 ap.1.3. A DEFINIZIONE OFFERTA ALIMENTARE E ASPETTI ORGANIZZATIVI FACULTY pag.32 Rev Pagina 4 di 36

5 Prospettiva Economico finanziaria Obiettivo strategico ecf1: Equilibrio economico Obiettivo ecf1.1: Incremento attività di accertamento requisiti di reddito Ecf.1.1 INCREMENTO ACCERTAMENTI Obiettivo ecf1.2: Gestione del Campus I Praticelli Linee di attività collegate ecf PIANO DI GESTIONE DEL CAMPUS I PRATICELLI ecf ATTIVAZIONE SPORTELLO UNICO NEL CAMPUS I PRATICELLI ecf RIDEFINIZIONE SERVIZIO MENSA CAMPUS I PARTICELLI ecf AVVIO PROCEDURE DI GARA SERVIZI DI GESTIONE CAMPUS I PARTICELLI Obiettivo ecf1.3: Incremento rendita patrimonio immobiliare ecf SVILUPPO ATTIVITA DI FORESTERIA pag.33 pag.33 pag.33 pag.33 pag.34 pag.34 pag.34 pag.34 pag.34 pag.34 pag.35 pag.35 Rev Pagina 5 di 36

6 Prospettiva Studenti Obiettivo strategico S1 100% idonei =100% borsisti e incremento posti alloggio disponibili Obiettivo operativo s1.1 Declinazione Obiettivo Sviluppo del Patrimonio immobiliare Analisi del fabbisogno, definizione target da raggiungere, apertura nuove strutture, interventi di razionalizzazione Risultato atteso posti letto al 31/12/2013 rispetto al 01/04/2013 Priorità obiettivo 1 Assegnatario/i: Area Residenze / Servizio Approvvigionamenti Lavori e Patrimonio Linee di attività collegate S.1.1.A ANALISI E PROGETTI DI RAZIONALIZZAZIONE RESIDENZE I documenti sono stati realizzati per tutte e tre le sedi, per Pisa e Siena sono stati presentati e discussi in Commissione consiliare e in CTS nonché rappresentati in Consiglio di Amministrazione; per Firenze quest'ultima fase di confronto si è svolta in ritardo rispetto alla tempistica programmata. I progetti hanno visto una prima attuazione per le sedi di Pisa e di Siena, prefigurando una sostenibilità organizzativa ed economica degli interventi di ampliamento della capacità di accoglienza degli studenti. Tra le misure attuative, a Siena è stata anche dismessa una residenza nel mese di novembre 2013, di proprietà di un soggetto terzo, che richiedeva significativi interventi di ristrutturazione. Rev Pagina 6 di 36

7 S.1.1.B PIANO DI GESTIONE E SVILUPPO DEL PATRIMONIO IMMOBILIARE Si è dato avvio al Piano di razionalizzazione sulle sedi di Pisa e Siena; la parte relativa agli interventi sulla sede di Firenze non è stata completata in considerazione dei diversi indirizzi emersi in sede di Commissione consiliare Residenze e della necessità di verificare la disponibilità di utilizzo, da parte di enti pubblici, di altri immobili per le funzioni istituzionali dell Azienda. S.1.1.C - IMPIANTI SALUTE E SICUREZZA RESIDENZE Sono state fornite al settore ICT tutte le informazioni concernenti gli impianti esistenti e quanto necessario per l'organizzazione del servizio di remotizzazione in relazione allo sviluppo del modello stellare. Il documento coniuga la tutela della salute, della sicurezza e dell integrità fisica degli studenti con l estensione di un differente modello di presidio delle strutture. Tale percorso è stato anche oggetto di confronto, come buona pratica, con altri organismi del Diritto allo studio. Rev Pagina 7 di 36

8 S.1.1.D GESTIONE APERTURE/DISMISSIONE STRUTTURE Per le Residenze di Via del Mezzetta, Calenzano e Padiglione 38 (San Salvi) sono state acquisite le certificazioni urbanistiche e impiantistiche e ottenute le autorizzazioni igienico sanitarie. E stata inoltre eseguita la fase di messa in esercizio degli impianti, sono stati effettuati i necessari interventi di manutenzione straordinaria ed è stata completata la fase di sistemazione degli spazi esterni. Per la R.U. Val di Rose, l Università degli Studi di Firenze (Ente proprietario) sta completando il collaudo delle opere e deve ancora acquisire la certificazione di agibilità con conseguente indisponibilità dell'immobile da parte dell'azienda. La consegna della Residenza di Via da Buti da parte del Comune è intervenuta nei primi mesi del A Carrara è stata aperta la nuova struttura, che ha accolto gli studenti a partire dal mese di Settembre E in atto la dismissione della vecchia residenza per la quale, a fronte delle lesioni intervenute durante l ultimo evento sismico del 2013, si era già provveduto alla chiusura, con temporanea riallocazione degli studenti presso la Residenza I Praticelli. Per quanto riguarda gli arredi, è stata svolta la gara di affidamento della fornitura, è stata verificata l'offerta anomala ed è in corso la fase di espletamento del ricorso in via di urgenza contro il provvedimento di aggiudicazione. Tale impugnativa ha comportato un differimento dei tempi di consegna degli arredi e conseguentemente delle aperture previste. Rev Pagina 8 di 36

9 S.1.1.E AFFIDAMENTO PROGETTAZIONE ESECUTIVA DEI LAVORI R.U SAN CATALDO La gara è stata indetta con provvedimento n. 322 del 9 agosto S.1.1.F MODELLO DI GESTIONE AREE VERDI E' stata avviata la ricognizione conoscitiva sullo stato delle aree verdi aziendali e sono stati effettuati alcuni interventi migliorativi ritenuti prioritari. Il Piano complessivo è ancora in fase di elaborazione. Rev Pagina 9 di 36

10 Obiettivo operativo s1.2 Potenziamento informazione e comunicazione all'utenza Declinazione Obiettivo Ridefinizione e potenziamento attività e comunicazione all'utenza Risultato atteso Analisi per attivazione rete di sportelli unici Priorità obiettivo 2 Assegnatario/i: Progetto Sportello Unico Studenti/ Servizio Comunicazione e Liberalità Linee di attività collegate S.1.2.A ANALISI MODALITA INFORMAZIONE E COMUNICAZIONE AGLI STUDENTI E' stato predisposto un documento contenente l'analisi delle attività degli Uffici SIOC e delle modalità di informazione e comunicazione verso gli studenti. Tale relazione è stata trasmessa al Direttore e presentata alle OO.SS. nel mese di luglio L analisi delle modalità di informazione e comunicazione agli studenti è stata inoltre condotta dall Area Benefici nell ambito della Proposta presentata alla Direzione sulla riorganizzazione dell Area stessa. La proposta contenuta nel documento di riorganizzazione delle Aree è stata recepita con Provvedimento n. 443/13 del 13 novembre S.1.2.B DEFINIZIONE DI UN MODELLO DI GESTIONE DI UNA RETE DI SPORTELLI UNICI Sono stati attivati alcuni punti informativi ritenuti prioritari. Di fatto, il protrarsi delle attività connesse alla riorganizzazione non ha permesso l'effettuazione dell'analisi e progettazione complessiva prevista. Rev Pagina 10 di 36

11 S.1.2.C COORDINAMENTO E MIGLIORAMENTO IMMAGINE SPORTELLI E' stata realizzata una proposta di un logo e sono state definite alcune indicazioni per realizzare un'immagine coordinata; il materiale è stato presentato alla Direzione entro il ed è attualmente in fase di valutazione. Obiettivo operativo s1.3 Miglioramento attrattività servizio ristorazione Declinazione Obiettivo Definire nuove offerte alimentari e nuove forme di distribuzione al fine di incrementare l'attrattività dei ristoranti universitari a gestione diretta, con particolare attenzione alla sostenibilità economica. Risultato atteso pasti 2013 ristoranti gestione diretta = rispetto al 2012 Priorità obiettivo 1 Assegnatario/i: Area Ristorazione/ Qualità e Sicurezza/ Servizio Approvvigionamenti Lavori e Patrimonio Linee di attività collegate S.1.3. A DEFINIZIONE NUOVA OFFERTA ALIMENTARE Sono stati elaborati i nuovi menù con la collaborazione del Personale e degli Studenti. Sono stati effettuati gli adeguamenti dei processi produttivi e degli impianti funzionali all'introduzione della nuova offerta alimentare presso la Mensa Martiri (Pisa) e la Mensa Bandini (Siena). Rev Pagina 11 di 36

12 S.1.3. B DEFINIZIONE MODALITA DI RILEVAZIONE TEMPI DI ATTESA MENSE E'stata elaborata e consegnata un'ipotesi di massima sulle possibili modalità di rilevazione dei tempi di attesa sulle tre sedi che richiede ulteriori approfondimenti e verifiche di fattibilità. La valutazione del livello di raggiungimento tiene conto della metodologia e delle soluzioni prefigurate. S.1.3.C INDAGINE GRADIMENTO SERVIZIO RISTORAZIONE L indagine è stata effettuata nel corso del mese di giugno Il relativo report è stato condiviso con i Servizi coinvolti nel mese di Agosto 2013 e successivamente pubblicato sul sito aziendale. S.1.3.D STUDIO FATTIBILITA E STESURA CAPITOLATO PER APPALTO MENSA AREZZO Il capitolato è stato predisposto e sono stati avviati i confronti con l'università di Siena. L obiettivo non è valutabile in quanto le attività si sono interrotte a seguito del parere non favorevole delle Commissioni consiliari Benefici agli Studenti e Ristorazione in merito all attivazione di un punto ristorazione integrato con i servizi informativi e con aule studio all interno del Campus di Arezzo. Rev Pagina 12 di 36

13 S.1.3.E RIMODULAZIONE PROGETTO RISTRUTTURAZIONE MENSA MARTIRI Il progetto esecutivo è stato rielaborato a seguito delle direttive impartite dal C.d.A. con Delibera n. 37 del 19 giugno. Il progetto è stato completato il 30 settembre 2013 e successivamente validato; tale tempistica non ha però consentito di avviare la gara entro l anno 2013, come programmato. La revisione delle scelte progettuali è stata preceduta ed accompagnata da analisi sull attrattività dei corsi di studio universitari, sulle affluenze degli studenti, sull organizzazione dei processi produttivi a fronte della ridefinizione di una nuova offerta alimentare. S.1.3.F AFFIDAMENTO LAVORI RISTRUTTURAZIONE MENSA MARTIRI La tempistica necessaria alla validazione del nuovo progetto esecutivo non ha consentito il raggiungimento dell'obiettivo, che non si ritiene pertanto valutabile con riferimento all anno S.1.3.G AFFIDAMENTO ALLESTIMENTO SPAZI ESTERNI MENSE CALAMANDREI/CAPONNETTO La gara di appalto è stata indetta con provvedimento n. 353 del 18 settembre Rev Pagina 13 di 36

14 S.1.3.H SPERIMENTAZIONE APERTURA NUOVO PUNTO DI DISTRIBUZIONE ROSELLINI E stato raggiunto l obiettivo prefissato con l erogazione nel periodo di riferimento di un numero complessivo pari a pasti. Nel corso dell ultimo bimestre il banco di distribuzione per pietanze fredde è stato affiancato da un altro banco caldo. Obiettivo operativo s1.4 Consolidamento sistema di sicurezza studenti alloggiati Declinazione Obiettivo Promuovere la cultura della sicurezza presso gli studenti alloggiati Risultato atteso Analisi del livello di conoscenza sulla gestione emergenze da parte degli alloggiati. Priorità obiettivo 2 Assegnatario/i: Servizio Qualità e Sicurezza Linee di attività collegate S.1.4.A INFORMAZIONE E FORMAZIONE IN TEMA DI SICUREZZA DEGLI ALLOGGIATI Sono stati svolti i sei incontri informativi programmati sulle tre sedi. S.1.4.B GESTIONE DELLE EMERGENZE Rev Pagina 14 di 36

15 Sono state eseguite le tre prove di evacuazione programmate presso le tre sedi dell Azienda. S.1.4.C INDAGINE SU GESTIONE EMERGENZE L indagine è stata svolta con modalità on line, ma il target prefissato, pari al 20% degli intervistati sul totale alloggiati presso le Residenze, non è stato raggiunto. Prospettiva Studenti obiettivo strategico s2 Elevato standard di integrazione sociale percepito dagli studenti beneficiari dei servizi aziendali Obiettivo operativo s2 Misure di accompagnamento alla carriera universitaria Declinazione Obiettivo Analisi carriere universitarie borsisti, borsisti alloggiati, e messa in atto di misure per migliorare i percorsi di carriera universitaria. Risultato atteso programmazione servizi di tutoraggio e attivazione nuovi interventi monetari Priorità obiettivo 1 Assegnatario/i: Area benefici agli studenti/ progetto Sportello Unico / Sviluppo Organizzativo Linee di attività collegate S.2.1.A - ANALISI CARRIERE UNIVERSITARI BORSISTI E stata predisposta un analisi di massima delle carriere universitarie dei borsisti raffrontate con quelle della generalità degli studenti per le tre sedi di Ateneo; l analisi è stata oggetto di confronto con le Università e con la Commissione consultiva consiliare Benefici agli Studenti, che ha espresso parere non favorevole all'avvio delle iniziative. Rev Pagina 15 di 36

16 S.2.1.B ANALISI PER AMPLIAMENTO TUTORAGGIO NELLE RESIDENZE Sono stati attivati contatti con i Delegati e i Servizi all Orientamento delle Istituzioni Universitarie, ma non sono stati formalizzati accordi o convenzioni dirette alla rilevazione dei fabbisogni entro la tempistica prevista. Con l Università di Siena è stata definita una convenzione a carattere operativo per promuovere assegni di tutorato all interno delle residenze universitarie, nell intento di mettere a punto un modello di intervento che potrà essere attuato anche con la collaborazione di altre realtà accademiche. S.2.1C NUOVI INTERVENTI MONETARI Sono state definite le diverse tipologie d intervento a sostegno delle carriere universitarie, consistenti in incentivi al conseguimento del titolo. La proposta è stata illustrata agli studenti e in Commissione consiliare Benefici agli Studenti il 9 ottobre L obiettivo non si ritiene valutabile in quanto la Commissione ha espresso parere non favorevole all'avvio delle iniziative. S.2.1.D - PROGETTI DI COABITAZIONE La proposta è stata illustrata ai rappresentanti degli Studenti e alla Commissione consiliare Benefici agli Studenti il 9 ottobre 2013, quest ultima ha espresso parere non favorevole all'avvio delle iniziative. Per questo motivo l obiettivo non si ritiene valutabile. Rev Pagina 16 di 36

17 S.2.1.E PROGETTO TUO L iniziativa è stata realizzata nei giorni 29 luglio 2 agosto secondo il programma concordato con la Regione Toscana e gli Atenei Toscani. Rispetto all anno precedente, l iniziativa ha visto un incremento delle capacità di accoglienza da 100 a 120 per ogni sede universitaria. Prospettiva Università Comunità locale obiettivo strategico u1 Elevato standard di riconoscimento del ruolo attrattivo dell'azienda percepito dagli istituti universitari Obiettivo operativo u1 Declinazione Obiettivo Risultato atteso Programmazione e gestione attività con modalità comuni agli Istituti Universitari Individuare modalità di partecipazione ad incontri tra i responsabile Ardsu e i colleghi degli Atenei Formulazione di un programma comune 2013/2014, con particolare riferimento all'attivazione dei tirocini, tutoraggio ed alle modalità di incasso della tassa regionale Priorità obiettivo 2 Assegnatario/i: Tutte le Aree funzionali ed il Progetto sportello Unico Linee di attività collegate U.1.1.A SISTEMA DI COORDINAMENTO PER RIDURRE LA DISPERSIONE DEI BORSISTI Sono stati svolti incontri su tematiche specifiche con i referenti dell'orientamento dei singoli Atenei senza arrivare a definire una pianificazione che consentisse di concordare una strategia comune d intervento. Rev Pagina 17 di 36

18 U.1.1.B TUTORAGGIO ALLOGGIATI E stato definito e stipulato un accordo con l'università di Siena, unico Ateneo che ha offerto concreta disponibilità a collaborare sul tema proposto, per l avvio delle attività di tutoraggio. U.1.1.C TASSA REGIONALE DSU Sono state attivate tre nuove convenzioni con l'accademia italiana di arte, moda e design, l'opificio delle Pietre dure di Firenze e la Scuola Musicale di Fiesole. Sono in corso le attività dirette al rinnovo delle convenzioni esistenti e sono stati avviati i confronti con gli Atenei aventi il maggior numero di iscritti per la revisione degli accordi. Rev Pagina 18 di 36

19 Prospettiva Processi Interni obiettivo strategico pi1 Implementazione nuovo assetto organizzativo Obiettivo operativo pi1.1 Declinazione Obiettivo Risultato atteso Definizione struttura organizzativa all'interno delle aree funzionali Analisi delle attività e dei fabbisogni e definizione articolazioni organizzative all'interno delle aree funzionali Nuova struttura organizzativa delle aree funzionali a regime secondo semestre Priorità obiettivo 2 Assegnatario/i: Tutte le Aree funzionali /Servizio gestione del personale Linee di attività collegate Pi.1.1.A ANALISI DELLE ATTIVITA E PROCESSI INTERNI ALLE AREE Ciascun dirigente ha elaborato un documento di analisi riferito alla propria area di competenza definendo l analisi delle rispettive attività nel mese di luglio 2013; le analisi sintetiche sono state trasmesse ai Coordinatori e ai Rappresentanti Sindacali nel mese di settembre e quindi approvate con provvedimento n. 443 del 13 novembre Ogni documento ha visto confronti interni ed esterni alle singole Aree funzionali. Rev Pagina 19 di 36

20 pi.1.1.b DEFINIZIONE FABBISOGNI E DEFINIZIONE STRUTTURA ORGANIZZATIVA Le proposte di ridefinizione dei fabbisogni, predisposte a seguito delle riorganizzazione per aree funzionali, sono state trasmesse alla Direzione nei termini stabiliti e successivamente discusse ed approvate con provvedimento n. 443 del 13 novembre pi.1.1.c CONTRATTAZIONE DECENTRATA La piattaforma di CCDI è stata illustrata nel corso della delegazione trattante del 15 luglio 2013; la proposta è stata elaborata attraverso la costituzione di uno specifico gruppo di progetto, con il contributo del Professor Simone Lazzini dell Università di Pisa e della dottoressa Valentina Gemignani di Laziodisu. A seguito dell'espletamento della fase di negoziazione sindacale, l'ipotesti di CCDI è stata sottoscritta in data 5 novembre 2013 e quindi recepita con provvedimento n. 444 del 14 novembre pi.1.1.d DOTAZIONE ORGANICA, AGGIORNAMENTO PIANO TRIENNALE DEI FABBISOGNI La richiesta di presa d atto della Dotazione Organica effettiva, comprensiva anche delle posizioni dirigenziali, è stata approvata con Delibera C.d.A. n. 40 del 17 luglio 2013 e in seguito recepita con Delibera della Giunta Regionale n. 664 del 5 agosto Il Piano dei fabbisogni è stato aggiornato nel mese di luglio 2013 e autorizzato con Delibera di Giunta n. 629 del 29 luglio Rev Pagina 20 di 36

21 pi.1.1.e ASSEGNAZIONE INCARICHI DI P.O. E P.P.R. Si è concluso il percorso di revisione dell'assetto delle Posizioni Organizzative a seguito della riorganizzazione delle aree e del conseguente processo di graduazione delle aree di Posizione Organizzativa. I tempi di ridefinizione dei criteri relativi all assegnazione delle indennità per particolari responsabilità (P.P.R.) hanno risentito dei tempi della contrattazione integrativa e della fase di negoziazione dei criteri di assegnazione, con conseguente slittamento del rinnovo degli incarichi. Obiettivo operativo pi1.2 Declinazione Obiettivo Miglioramento gestione informatizzata dei servizi Analisi delle attività e dei fabbisogni,e definizione articolazioni organizzative all'interno delle aree funzionali. Disponibilità di un software per gli accessi mensa attraverso la carta nazionale dei servizi e modalità di pagamento elettronica. Disponibilità di un nuovo applicativo unico ed integrato per la gestione interventi monetari e la gestione servizio residenze Risultato atteso Prima fase applicativa Accessi mensa 1 SEMESTRE 2014 Priorità obiettivo 1 Assegnatario/i: Tutte le Aree funzionali / Vari Servizi in staff Linee di attività collegate pi1.2.a DEFINIZIONE CARATTERISTICHE SOFTWARE INTEGRATO INTERVENTI MONETARI E stata completata dal Gruppo di progetto l analisi delle caratteristiche informative e gestionali del software integrato entro la tempistica stabilita. Rev Pagina 21 di 36

22 pi1.2.b DEFINIZIONE CARATTERISTICHE SOFTWARE INTEGRATO RESIDENZE E stata completata dal Gruppo di progetto l analisi delle caratteristiche informative e gestionali del software integrato entro la tempistica stabilita. pi1.2.c - DEFINIZIONE CARATTERISTICHE SOFTWARE INTEGRATO ACCESSO MENSE E stata completata l analisi delle caratteristiche informative e gestionali del software integrato per la gestione degli accessi alle mense e dei pagamenti elettronici. La relativa gara è stata indetta entro il 30 settembre pi1.2.d STESURA CAPITOLATO TECNICO SOFTWARE INTEGRATO ACCESSO MENSE E stato predisposto il Capitolato tecnico per l acquisizione del software nei tempi programmati. La gara è stata indetta con Provvedimento n. 358/13 del 20 settembre Rev Pagina 22 di 36

23 pi1.2.e AFFIDAMENTO SISTEMA INFORMATIVO ACCESSO MENSE La gara è stata indetta con Provvedimento n. 358/13 del 20 settembre pi1.2.f ADESIONE CONTRATTO APERTO REGIONE TOSCANA PER CNS La Delibera del C.d.A. n. 36/13 del 19 giugno 2013, nell intento di limitare l impatto economico della fornitura di Carte Nazionali di Servizio con tecnologia RFID, ha previsto la lettura anche delle Carte Nazionali di Servizio a banda magnetica, già in circolazione in molte regioni, per l accredito ed il pagamento del servizio ristorazione. Di conseguenza, in questa fase del progetto, non è essenziale procedere all adesione al contratto aperto per il rilascio delle Carte Nazionali di Servizio con tecnologia RFID, con conseguente non valutazione dell obiettivo. pi1.2.g STESURA CAPITOLATO TECNICO SOFTWARE INTEGRATO RESIDENZE E INTERVENTI MONETARI Si prevede il completamento della stesura del capitolato entro il 15 febbraio Rev Pagina 23 di 36

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