1. Gestione delle risorse

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1 pag Gestione delle risorse La Direzione individua i mezzi e le risorse necessarie per attuare e tenere aggiornato il Sistema di gestione per la qualità, per migliorare in modo continuo la sua efficacia e accrescere nel tempo la soddisfazione dei propri clienti (Risorse umane, ambienti di lavoro, attrezzature, ) Risorse umane Secondo le norme attuali, il personale docente e non docente con contratto a tempo indeterminato o a tempo determinato è assegnato all Istituto con procedure mese in atto dall Ufficio Scolastico Regionale (USR) e, per sua emanazione, dall Ufficio Scolastico Provinciale (USP). La gestione dei progetti finanziati dalla Regione Lombardia è affidata a personale specificatamente individuato dal Dirigente, tenuto conto delle norme di bando Personale docente L Istituto ha competenza di assunzione del personale supplente solo per gli spezzoni di cattedra inferiori alle 6 ore settimanali o per cattedre il cui titolare sia temporaneamente assente. La segreteria amministrativa ricerca il personale docente sulla base delle graduatorie concorsuali, secondo la normativa vigente; chiama il personale supplente secondo le graduatorie del personale, riceve il personale di nuova nomina e lo introduce dal DS. Per ciascun nuovo docente viene compilata al momento dell arrivo una Scheda Personale (MOD. Stato personale e di servizio) su cui vengono riportati i dati anagrafici e tutte le informazioni riguardanti l iter lavorativo (titoli e servizio). La segreteria amministrativa ha anche il compito di istruire le pratiche per il pagamento dello stipendio del personale supplente ed infine cura tutte le pratiche d ufficio relative al personale come da disposizioni del Ministero. All inizio dell anno scolastico il Responsabile del Sistema Qualità informa i nuovi docenti sul Sistema Qualità. Per quanto riguarda il docente appena nominato a tempo indeterminato (in anno di formazione) o entrato per passaggio di ruolo, il tutor che lo affiancherà durante il primo anno è un docente scelto dal Dirigente. Il Comitato di valutazione opererà secondo la norma e il giudizio verrà espresso dal dirigente secondo le norme in vigore. L iter di inserimento del docente appena nominato a tempo indeterminato, viene registrato nel suo fascicolo personale. Secondo le norme definite dal Contratto interno d Istituto, su indicazione del Dirigente scolastico, il Direttore dei servizi generali e amministrativi in collaborazione con la segreteria amministrativa predispone e cura tutte le pratiche amministrative e organizzative relative al personale. MOD. Stato personale e di servizio Personale non docente La segreteria amministrativa ricerca anche il personale non docente supplente sulla base delle graduatorie, secondo la normativa vigente. L inserimento del nuovo assunto avviene in seguito ad un colloquio individuale con il DSGA, ed eventualmente con il DS, durante il quale vengono

2 pag. 2 raccolti tutti gli elementi necessari per definire le competenze (precedenti esperienze di lavoro, mansioni svolte ecc ) Il DSGA, in ottemperanza alle disposizione generali del Dirigente per il funzionamento della scuola e per l assistenza agli alunni, definisce l assegnazione ai reparti e le mansioni. Per quanto riguarda il Sistema Qualità l aggiornamento viene effettuato dal personale amministrativo. Il nuovo arrivato viene affiancato per un certo periodo da un collega esperto assegnato dal DSGA ove possibile Collaboratori esterni L Istituto può anche avvalersi di collaboratori esterni, nel caso non ne disponga di interni, per incarichi di docenza su attività integrative e/o aggiuntive, alle condizioni definite dal Decreto Interministeriale 1 febbraio 2001 n. 44 Istruzioni generali sulla gestione amministrativocontabile delle istituzioni scolastiche e dalle norme successive. Può anche avvalersi di personale esterno appositamente selezionato per servizi utili al funzionamento dell Istituto quali la gestione delle reti telematiche interne, la piccola manutenzione, ed ogni altro servizio ritenuto utile dal Dirigente scolastico. Tali collaboratori sono considerati fornitori qualificati e in tal senso vengono individuati dopo opportuna scelta effettuata sulla base del curriculum vitae e della comprovata competenza, nonché valutati a posteriori Formazione del personale L Istituto svolge una serie di attività mirate ad assicurare, per quanto in suo potere, al personale impiegato le condizioni migliori per svolgere il proprio lavoro. L attenzione particolare dedicata alle risorse umane avviene fin dal momento dell inserimento di nuovo personale. Esso si attua mediante un colloquio individuale con il Dirigente, per il personale docente, e con il DSGA per il personale ATA durante il quale vengono raccolti tutti gli elementi necessari per assicurare che il personale assegnato alla scuola conosca gli obiettivi dell intero istituto e le sue regole di funzionamento. Per promuovere il miglioramento continuo della qualità del servizio offerto, la direzione invita inoltre i docenti ed il personale ATA ad una formazione continua. La scuola promuove ogni anno scolastico azioni d'aggiornamento dei docenti e del personale ATA o progettando specifici interventi o promuovendo la partecipazione del personale ad azioni formative attraverso progetti di reti, cui la scuola aderisce. La programmazione delle attività di aggiornamento può avvenire nei Dipartimenti di materia o nell ambito delle reti cui la scuola aderisce; è in ogni caso deliberata dal Collegio dei docenti. Oltre alle azioni formative interne o di rete, i docenti ed il personale ATA possono partecipare ad altre iniziative d'aggiornamento, scegliendo a propria discrezione. La partecipazione a corsi di interesse individuale è normata dal Contratto Nazionale di lavoro della scuola ed è subordinata al permesso del Dirigente scolastico che lo concede, tenendo conto delle esigenze di servizio. Al di fuori degli orari di servizio, il personale docente ed ATA non necessita di alcuna autorizzazione. La partecipazione ad azioni formative interne, di rete o individuali è documentata da un attestato di partecipazione. Le attività formative effettuate e i corsi sostenuti da ogni dipendente vengono registrati dalla segreteria amministrativa su apposite schede (MOD. Stato personale e di servizio). La formazione può riguardare: aspetti di carattere tecnico specifico, quali ad esempio la didattica; aspetti riguardanti la sicurezza;

3 pag. 3 aspetti riguardanti il Sistema Qualità dell'istituto; aspetti di gestione del sistema informatico. Infine, nella fase di pianificazione della formazione, viene indicato quando sia necessario verificarne l efficacia. In questo caso vengono definite nel piano le responsabilità ed i criteri di verifica. MOD. Stato personale e di servizio 4.2. Ambiente di lavoro, attrezzature, infrastrutture L ambiente di lavoro dell Istituto risponde alle caratteristiche di sicurezza e di igiene fondamentali per gli studenti e per la corretta esecuzione dell'attività scolastica. Gli edifici, i locali, gli impianti, le macchine, le attrezzature in generale e la loro manutenzione, sono gestite dal Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi in relazione alle responsabilità attribuite all Istituto. In particolare sono di pertinenza dei Comuni e/o della Provincia: gli edifici scolastici e la loro manutenzione; gli impianti di riscaldamento; gli arredamenti. La scuola ha invece competenza diretta su: strumentazione da laboratorio, pulizia dei locali scolastici, gestione dei sistema informatico. Per gli interventi di manutenzione di cui l Istituto non ha competenza o autonomia diretta, il DSGA provvede a segnalare al fornitore esterno qualificato o all Amministrazione Provinciale l anomalia, il malfunzionamento o il guasto. Qualora dovessero essere rilevate non conformità queste vengono segnalate per iscritto all autorità competente con l obiettivo di intervenire sul fornitore. Per gli interventi di manutenzione di cui l Istituto ha competenza, il DSGA provvede ad emettere gli ordini di manutenzione ai fornitori in collaborazione con il personale coinvolto. I.O. 001 Pulizia e manutenzione I.O. 002 Gestione della sicurezza I.O. 010 Gestione dei laboratori PSQ 005 Gestione delle Non Conformità Impianti, rete telematica, arredi e pulizia L impianto di riscaldamento, l impianto elettrico, l'impianto di rilevazione del fumo sono regolarmente controllati dalle ditte che ne hanno l'appalto dall'ente Provincia. Per la manutenzione dell infrastruttura telematica la scuola si affida alla ditta specializzata cui ha affidato la progettazione della rete. Alla manutenzione ordinaria delle apparecchiature didattiche provvede l assistente tecnico. Ogni anno la segreteria compila un modulo di richiesta degli arredi all'ente Provincia che istituzionalmente ha l'incarico di provvedere alle necessità della scuola. Ogni anno la segreteria amministrativa compila una lista degli arredi da sostituire, su indicazione dei collaboratori scolatici, su modulo fornito dall Ente Provincia. La pulizia è svolta dal personale interno che assicura la propria presenza su due turni in modo da coprire le ore pomeridiane necessarie alla pulizia. Ogni collaboratore scolastico è responsabile di un reparto della scuola e risponde della sua pulizia. Lo stato della pulizia è

4 pag. 4 monitorato dal Direttore dei servizi generali e amministrativi valutato ogni due anni dagli utenti nel questionario di soddisfazione Gestione dei laboratori scientifici e informatici Il laboratorio scientifico e i laboratori informatici sono gestiti dai docenti responsabili con l aiuto dell assistente tecnico. I Dipartimenti di materia di Scienze determinano il fabbisogno del laboratorio scientifico, l assistente tecnico determina il fabbisogno dei laboratori informatici. L assistente tecnico è incaricato del collaudo dei materiali e redige un verbale di collaudo, che consegna al Direttore dei servizi generali e amministrativi. L uso dei laboratori è regolato da uno specifico regolamento, redatto dal Docente responsabile e pubblicato all albo di ciascun laboratorio. La prenotazione dei laboratori si effettua su apposito registro Gestione delle palestre Le palestre sono gestite dagli insegnanti di Educazione fisica, che ne determinano il fabbisogno. Il collaudo degli attrezzi fissi è effettuato annualmente dalla Provincia di Monza e Brianza, quale gestore dell immobile. La provincia incarica la ditta specializzata del controllo, quest ultima formula un verbale di collaudo degli attrezzi fissi, che rimane presso la Provincia quale ente appaltatore. Il controllo dell efficienza dei rimanenti attrezzi di palestra è attuato dai docenti di educazione fisica. L uso delle palestre è regolato da uno specifico regolamento, redatto dai docenti di Educazione fisica e pubblicato all albo di palestra. Per ogni attività sportiva vige poi il regolamento di sicurezza elaborato dalla federazione propria di ogni sport, al quale la scuola fa riferimento. La prenotazione della palestra per le attività del gruppo sportivo è curata dagli insegnanti, che redigono una statistica di frequenza delle attività sportive Acquisto e gestione di materiali e gestione dei collaboratori Il fabbisogno del materiale necessario al funzionamento è valutato dal Direttore dei servizi generali e amministrativi, che si avvale della collaborazione di personale individuato di concerto col Dirigente scolastico Scelta dei fornitori/collaboratori e loro valutazione; ordini I prodotti e servizi approvvigionati dall'istituto, che hanno influenza sulla qualità dei servizi offerti, sono: le attrezzature didattiche e non, le consulenze, il materiale di consumo (cancelleria e materiale di pulizia). Il Liceo Carlo Porta assicura la conformità dei prodotti e servizi acquistati attraverso la scelta, la valutazione e la qualifica dei propri fornitori, in accordo a regole scritte (PSQ 008 Gestione degli acquisti, dei fornitori e dei prestatori d opera). I fornitori gestiti a livello provinciale vengono invece semplicemente monitorati al fine di segnalare all Ente di competenza eventuali non conformità. Gli ordini di acquisto vengono emessi a fornitori qualificati e devono contenere i dati necessari a descrivere completamente i prodotti o i servizi ordinati.

5 pag. 5 I riferimenti legislativi per la gestione degli acquisti sono contenuti nel D.I. 44/2001 (e successive modifiche) che definisce le responsabilità ed i margini di discrezionalità delle scuole nella gestione degli acquisti. Valutazione e qualifica dei fornitori/collaboratori. La valutazione dei fornitori/collaboratori viene effettuata dal DS tenendo conto anche delle valutazioni espresse e documentate dal Responsabile dei Servizi Generali di Segreteria. Emissione degli ordini d acquisto. In relazione alle modalità concordate con il fornitore, il Responsabile Segreteria provvede ad emettere gli ordini per il materiale/servizio necessario specificando nell ordine tutte le caratteristiche necessarie all Istituto. Per l emissione degli ordini è stata predisposta la procedura PSQ 008 Gestione degli acquisti e dei fornitori. Verifica dei prodotti e servizi acquistati. I prodotti e i servizi acquistati vengono controllati al momento della consegna o dell erogazione. In ogni caso, all arrivo dei prodotti, chi li riceve esegue i seguenti controlli e attività: verifica la congruenza tra quanto riportato sulla bolla con la copia dell ordine; verifica che gli imballi e il numero di colli corrisponda a quanto indicato sulla bolla; verifica l integrità dei prodotti e degli imballi e, in caso di danneggiamento informa il Responsabile Segreteria. Nel caso non ci siano problemi, firma per ricevuta il documento che accompagna la merce. PSQ 008 Gestione degli acquisti, dei fornitori e dei prestatori d opera 4.4. Segreteria La segreteria usa per le sue attività gestionali un apposito software, che risponde agli standard di registrazione e modulistica fissati dal MIUR. La posta in arrivo e in partenza è trattata dalla segreteria didattica. La corrispondenza dell'istituto usa quattro mezzi: la posta, la posta elettronica, il fax, la consegna a mano. Un impiegato appositamente incaricato smista la posta in arrivo e la protocolla, con l'eccezione della pubblicità, attraverso il software in dotazione; la posta in uscita è protocollata da chi scrive. Dopo il protocollo la posta è archiviata, secondo l ordinamento del titolario in uso. La segreteria didattica gestisce inoltre la comunicazione interna attraverso gli albi di istituto e le circolari Contabilità Il Dirigente scolastico predispone il Programma annuale (bilancio) sulla base della documentazione contabile curata dal Direttore dei servizi generali e amministrativi, che predispone anche il conto consuntivo. Il DSGA controlla ogni evento relativo alla gestione contabile dell istituto con responsabilità diretta. Il Dirigente scolastico è responsabile della gestione finanziaria e della rendicontazione dei progetti e delle attività finanziati a bando. Si avvale per la gestione amministrativa e contabile del DSGA con funzioni di coordinamento amministrativo e di supervisione, mentre questi assegna a specifico personale di segreteria la gestione amministrativa contabile del singolo progetto. Per i tempi e i modi di rendicontazione, si fa riferimento al bando.

6 pag. 6 La segreteria amministrativa raccoglie le comunicazioni in arrivo relative a finanziamenti, rendicontazione, statistiche, etc. e le passa al DSGA. Il fondo liquido per tali spese è direttamente amministrato dal DSGA Patrimonio Per gli acquisti di beni di investimento e per i libri di pregio si procede al loro inventario. Dopo il collaudo effettuato da apposita commissione tecnica (per i libri, dopo la consegna), l'impiegato incaricato dell'inventario registra il bene in ingresso attraverso il software in dotazione e gli attribuisce un'etichetta numerata. Relativamente al materiale didattico inventariato, una volta l'anno gli assistenti tecnici e i docenti incaricati della gestione dei laboratori, della biblioteca e delle palestre procedono alla verifica dei beni loro affidati, producendo una proposta di quelli da eliminare. Relativamente agli altri beni il controllo sull inventario e la proposta di eventuale cancellazione è gestita dal Direttore dei servizi generali e amministrativi. Le proposte così formulate sono consegnate al Dirigente scolastico che le valuta e incarica il DSGA dello scarico Gestione studenti Le pratiche amministrative relative agli alunni sono codificate dalle disposizioni MIUR. La segreteria didattica raccoglie le iscrizioni degli alunni, inserisce i loro dati personali nel software in dotazione, controlla i versamenti effettuati al momento dell'iscrizione e ne comunica il totale all'impiegato, che gestisce il registro del conto corrente postale. La segreteria didattica inserisce i dati di valutazione quadrimestrale nel software in dotazione per la gestione degli scrutini e degli Esami di stato. La segreteria didattica compila le richieste di statistica che vengono dagli uffici dell amministrazione scolastica o di altri enti. La segreteria didattica rilascia a richiesta i certificati previsti ed espleta le pratiche relative agli infortuni. La segreteria didattica compila la lista dei libri di testo adottati, usando l apposito software. La segreteria didattica, in collaborazione con la commissione elettorale, cura la redazione delle liste elettorali per l'esercizio del diritto di voto attivo e passivo Sicurezza dei dati I.O. 005 Scrutini I.O. 006 Iscrizioni/trasferimenti/passaggi I.O. 007 Adozione libri di testo La sicurezza dei dati è garantita da opportune tecnologie di firewalling. Grazie ad esse è possibile suddividere la rete locale in più zone, ciascuna affacciata su una specifica sottorete locale, garantendo allo stesso tempo il controllo delle attività di interscambio informativo tra i comparti. Questa soluzione offre il vantaggio di un isolamento controllato tra i vari mondi, pur rendendo disponibili a tutti le risorse comuni (web, mail, proxy, ecc.) ed Internet (via router). I dati della rete amministrativa sono salvati in un apposito server attraverso una procedura di backup in ottemperanza al Documento Programmatico sulla Sicurezza dei Dati (DPSS) dell Istituto in relazione al D. Lgs 196 del 30/05/03

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