Nuova Piattaforma Intercent-ER: manuali per gli Operatori Economici

Transcript

1 TMintercent-TMintercent-TMintercent-TMintercent Nuova Piattaforma Intercent-ER: manuali per gli Operatori Economici Gestione Ordini e DDT Intercent-ER GESTIONE ORDINI E DDT 1

2 Sommario 1. GESTIONE ORDINI E DDT Lista Documenti Ricevuti Documenti di Trasporto... 5 Creazione di un Documento di Trasporto... 6 Associazione dell Ordine al Documento di Trasporto... 8 Compilazione del DDT Conclusioni INDICE DELLE FIGURE Intercent-ER GESTIONE ORDINI E DDT 2

3 1. GESTIONE ORDINI E DDT Il presente documento illustra le funzioni disponibili sulla piattaforma per la gestione degli Ordini e DDT in modalità telematica. Tale funzione è a disposizione degli Operatori Economici di piccole e medie imprese che non si avvalgono di un intermediario per la suddetta gestione ed hanno già effettuato l accreditamento alla rete Peppol attraverso la Piattaforma (Manuale Registrazione_Peppol_V1.docx). La Funzione consente la consultazione dell elenco ordini/documenti di trasporto ricevuti dagli Enti del Servizio Sanitario Regionale e l'inserimento dei corrispondenti documenti di trasporto da inviare alle Pubbliche Amministrazioni. Per utilizzare tale funzionalità, è necessario innanzitutto accedere alla schermata di login della piattaforma di e-procurement di Intercent-ER, che può essere raggiunta dalla homepage del sito web dell Agenzia ( cliccando sul link Piattaforma Acquisti presente nel box grigio Accesso Area riservata in alto a destra, o direttamente dall indirizzo Lista Documenti Ricevuti La funzione Lista Documenti Ricevuti permette la consultazione di tutti gli Ordini e DDT ricevuti dagli Enti del Servizio Sanitario Regionale. Per accedere alla funzione, cliccare sul gruppo funzionale Gestione Ordini e DDT e selezionare Lista Documenti Ricevuti come mostrato di seguito: Intercent-ER GESTIONE ORDINI E DDT 3

4 Figura 1: Gestione Ordini e DDT Lista Documenti Ricevuti In alto è presente un area di filtro per ricercare i documenti in base ad uno o più criteri di filtro. In basso l elenco completo di tutti i documenti ricevuti (Ordini e DDT inviati dagli Enti del Servizio Sanitario Regionale) con la visualizzazione di alcune informazioni di sintesi quali: Numero Documento: numero identificativo del documento ricevuto; Tipo Documento: se si tratta di Ordine, DDT o Notifica MDN; Data Ricezione: Data di ricezione del relativo documento; Stato Giacenza: lo stato del relativo documento è Da Recapitare o Recapitato. Anno: corrisponde all anno di ricezione del documento; Codice Fiscale Ente; Ente: denominazione dell Ente; Per visualizzare il contenuto di ciascuna riga è possibile scaricare il documento in formato pdf e/o xml cliccando sulle relative icone:. I documenti scaricati sono di sola consultazione. Intercent-ER GESTIONE ORDINI E DDT 4

5 1.2 Documenti di Trasporto La funzione Documenti di Trasporto permette la creazione di DDT a fronte di ordini ricevuti relativamente a: Contratti in corso, derivanti da procedure di gara pubblicate dal 31 gennaio 2016; Acquisti in economia. Per accedere alla funzione, cliccare su Gestione Ordini e DDT e selezionare Documenti di Trasporto come mostrato di seguito: Figura 2: Gestione Ordini e DDT Documenti di Trasporto In alto è predisposta un area per filtrare il contenuto della griglia in base ad uno o più criteri. In basso vi è l elenco di tutti i DDT predisposti sulla piattaforma con una serie di informazioni quali: Stato: In lavorazione (salvati) o Inviati (già predisposti ed inoltrati all Ente); Titolo Documento: è il nome indicativo assegnato al documento in fase di creazione; Registro di sistema: è il codice che il sistema genera automaticamente all atto dell invio di un DDT; Data Invio: data d invio del DDT. La data non viene visualizzata se il documento è ancora in lavorazione; Intercent-ER GESTIONE ORDINI E DDT 5

6 Data creazione: è la data di creazione del DDT sulla piattaforma. Per accedere al dettaglio di un DDT, cliccare sull icona della lente. I documenti In lavorazione verranno presentati in modalità editabile e potranno essere ultimati, mentre quelli inviati saranno disponibili per la sola consultazione. Nella parte centrale è disponibile una toolbar per la gestione dei documenti, ovvero: Nuovo per creare un nuovo DDT; Elimina per eliminare uno o più DDT In lavorazione ; Stampa Lista per stampare l elenco completo dei DDT elencati; Esporta in xls per esportare l elenco dei DDT in formato xls. Creazione di un Documento di Trasporto Per creare un nuovo Documento di trasporto, cliccare sul comando Nuovo come mostrato di seguito: Figura 3: Gestione Ordini e DDT Nuovo DDT Verrà visualizzata la seguente schermata: Intercent-ER GESTIONE ORDINI E DDT 6

7 Figura 4: Gestione Ordini e DDT Nuovo DDT Intercent-ER GESTIONE ORDINI E DDT 7

8 In alto è predisposta una toolbar per la gestione delle funzioni: Figura 5: Toolbar Salva: per salvare in bozza il DDT e renderlo disponibile per la lavorazione in un secondo momento. Il documento salvato verrà archiviato nell elenco dei documenti di trasporto con lo stato In lavorazione e potrà essere completato in un secondo momento cliccando sull icona della lente come mostrato di seguito: Figura 6: DDT in lavorazione Invia: per inviare il DDT una volta terminata la compilazione del documento; Seleziona Ordine: per collegare un Ordine al DDT in lavorazione; Sgancia Ordine: per sganciare l ordine precedentemente collegato al DDT in lavorazione; Prendi in carico: per prendere in carico il DDT in lavorazione nel caso sia stato rilasciato da uno degli utenti abilitati alla funzione. Rilascia: per rilasciare il DDT in lavorazione e renderlo disponibile ad altri utenti abilitati alla funzione; Assegna a: per trasferire il DDT in lavorazione ad un altro utente abilitato dello stesso Operatore Economico; Chiudi: per tornare alla pagina precedente. Associazione dell Ordine al Documento di Trasporto Per associare un ordine al DDT in lavorazione, cliccare sul comando Seleziona Ordine come mostrato di seguito: Intercent-ER GESTIONE ORDINI E DDT 8

9 Figura 7: Seleziona Ordine Verrà visualizzata la seguente schermata: Figura 8: Lista Ordini In alto è predisposta un area di filtro per ricercare un ordine in base ad uno o più criteri. Per selezionare un Ordine è sufficiente cliccare sull icona del carrello sulla riga dell ordine desiderato. N.B. Per consultare il contenuto dell ordine bisogna selezionare la funzione Lista Documenti Ricevuti, ricercarlo applicando un criterio tra i filtri disponibili e cliccare e scaricare il documento in pdf o xls come descritto al capitolo precedente. Intercent-ER GESTIONE ORDINI E DDT 9

10 Compilazione del DDT Compilare tutti i campi richiesti prestando particolare attenzione a quelli obbligatori evidenziati da label in grassetto. Nella sezione Mittente/Speditore, verranno automaticamente compilati alcuni dati relativi all Operato Economico (Ragione Sociale, Tipo Identificativo, Identificativo (CF/PIVA/IPA)), gli altri dati, facoltativi, dovranno essere compilati manualmente. Il campo Tipo Identificativo mostra tre possibili valori: Codice Fiscale, IPA (Indice Pubbliche Amministrazioni) e Partita Iva. Figura 9: DDT Sezione Mittente/Speditore Nella sezione Riferimenti DDT verranno riportatati automaticamente i dati relativi all ordine precedentemente selezionato: Figura 10: DDT Sezione Riferimenti DDT Nella sezione Destinatario / Consegnatario verranno riportatati automaticamente i dati disponibili nell ordine precedentemente selezionato: Intercent-ER GESTIONE ORDINI E DDT 10

11 Figura 11: DDT Sezione Destinatario/Consegnatario Analogamente nelle sezioni Fornitore / Venditore e Cliente / Intestatario Fattura verranno riportatati automaticamente i dati disponibili nell ordine precedentemente selezionato: Figura 12: DDT Sezioni Fornitore/Venditore Cliente/Intestatario Fattura Una volta inseriti i dettagli relative alle altre sezioni: Figura 13: DDT Sezioni Committente Dettaglio Spedizione Intercent-ER GESTIONE ORDINI E DDT 11

12 Figura 14: DDT Sezioni Dettaglio Consegna Trasportatore / Vettore l ultima fase per ultimare correttamente il DDT in lavorazione è la selezione delle righe dell ordine al quale fa riferimento il documento. Figura 15: Selezione Righe da Ordine Verrà visualizzata la seguente schermata: Intercent-ER GESTIONE ORDINI E DDT 12

13 Figura 16: Selezione Righe da Ordine In alto è predisposta un area di filtro per ricercare un prodotto in base ad uno o più criteri. Per selezionare un prodotto è sufficiente spuntare il check sulla riga di interesse e poi selezionare il comando Aggiungi. Per ritornare alla compilazione del documento DDT occorre selezionare il comando Chiudi. I comandi Nascondi e Visualizza permettono di nascondere/visualizzare determinate colonne per semplificare la lettura della griglia. Ad esempio, cliccando su Visualizza Tutto, verranno visualizzate tutte le colonne come mostrato di seguito: Figura 17: Comando Visualizza Tutto Intercent-ER GESTIONE ORDINI E DDT 13

14 Figura 18: Colonne Visualizzate Per visualizzare soltanto alcune colonne, cliccare sul comando Visualizza e selezionare la voce desiderata, ad esempio Merce Inevasa. Figura 19: Visualizzazione delle colonne relative a Merce Inevasa Come si può notare dall immagine precedente, le informazioni relative a Merce Inevasa vengono rese visibile sulla griglia degli attributi. Con la stessa logica cliccando su Nascondi Merce Inevasa verranno mascherate le relative informazioni. Per inserire informazioni come ad esempio l Unità di Misura Quantità Inevasa, fare clic sul comando, che consentirà di accedere all area di ricerca e selezione. Intercent-ER GESTIONE ORDINI E DDT 14

15 Figura 20: DDT Selezione elemento dall elenco disponibile delle Unità di Misura Quantità Inevasa Selezionata la voce di interesse fare clic sul comando Conferma. Elimina Prodotto Sulla prima colonna è presente l icona del cestino per eliminare eventuale riga di ordine. Aggiungi Nuovo Prodotto Per inserire delle righe di iniziativa e cioè non collegate ad un ordine, cliccare sul comando Aggiungi Nuovo Prodotto tante volte quanti sono i prodotti/servizi da caricare. In tal caso l informazione ID Riga Ordine indica NA (Non Applicabile) in quanto non esiste l aggancio con la riga dell ordine. Figura 21: DDT Aggiungi Nuovo Prodotto Intercent-ER GESTIONE ORDINI E DDT 15

16 Conclusioni Si specifica che la compilazione del documento non richiede necessariamente una sequenzialità nella compilazione delle sezioni. In qualsiasi momento è possibile uscire dalla fase di inserimento mediante il link Chiudi, in alto a destra, dopo aver salvato il documento. Compilate tutte le informazioni richieste si può procedere con la trasmissione del DDT attraverso il comando Invia. All atto dell invio, il Sistema valorizza in automatico i campi Registro di sistema e Data invio ed aggiorna lo stato del documento in Inviato. 2. INDICE DELLE FIGURE Le immagini sono puramente indicative e possono subire variazioni Figura 1: Gestione Ordini e DDT Lista Documenti Ricevuti... 4 Figura 2: Gestione Ordini e DDT Documenti di Trasporto... 5 Figura 3: Gestione Ordini e DDT Nuovo DDT... 6 Figura 4: Gestione Ordini e DDT Nuovo DDT... 7 Figura 5: Toolbar... 8 Figura 6: DDT in lavorazione... 8 Figura 7: Seleziona Ordine... 9 Figura 8: Lista Ordini... 9 Figura 9: DDT Sezione Mittente/Speditore Figura 10: DDT Sezione Riferimenti DDT Figura 11: DDT Sezione Destinatario/Consegnatario Figura 12: DDT Sezioni Fornitore/Venditore Cliente/Intestatario Fattura Figura 13: DDT Sezioni Committente Dettaglio Spedizione Figura 14: DDT Sezioni Dettaglio Consegna Trasportatore / Vettore Figura 15: Selezione Righe da Ordine Figura 16: Selezione Righe da Ordine Figura 17: Comando Visualizza Tutto Figura 18: Colonne Visualizzate Figura 19: Visualizzazione delle colonne relative a Merce Inevasa Figura 20: DDT Selezione elemento dall elenco disponibile delle Unità di Misura Quantità Inevasa Figura 21: DDT Aggiungi Nuovo Prodotto Intercent-ER INDICE DELLE FIGURE 16

17 Intercent-ER Agenzia per lo sviluppo Via dei Mille, Bologna Tel.: / Fax: intercenter@regione.emilia-romagna.it Call Center: numero verde info.intercenter@regione.emilia-romagna.it Intercent-ER INDICE DELLE FIGURE 17