La Gestione dei Documenti con Verifiche Multiple. Caso di Studio Q048

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1 La Gestione dei Documenti con Verifiche Multiple Caso di Studio Q048 Giugno 2015

2 Sommario Azienda Esigenze della Direzione Configurazione Opzioni Documenti Assegnazione Ruoli sulle Cartelle Esempio Flusso di Verifica, Approvazione e Distribuzione Benefici percepiti (e riflessi positivi sugli altri processi)

3 AZIENDA

4 Azienda La Casa di Cura Salus (Policlinico Triestino S.p.A.) è una struttura privata, accreditata con il Servizio Sanitario Regionale dal 1976, aderente all AIOP (Associazione Italiana Ospedalità Privata) che fornisce prestazioni sanitarie sia ambulatoriali che in regime di ricovero per patologie di natura medicointernistica, chirurgica e specialistica. In base alla legge che tutela la libera scelta del cittadino, la Salus si pone come valida alternativa agli erogatori pubblici in una vasta gamma di prestazioni.

5 Azienda Recentemente ampliata con l'acquisizione di nuove sedi destinate ad attività ambulatoriali, sia in centro città che a Ronchi dei Legionari, Monfalcone e Gorizia, la Casa di Cura Salus comprende due edifici attigui nel cuore del quartiere di San Vito a Trieste. La struttura dispone di 74 posti letto destinati ai ricoveri in diverse discipline (Medicina interna, Chirurgia generale, Chirurgia estetica, Ginecologia, Oculistica, Ortopedia, Otorinolaringoiatria, Urologia), tre sale operatorie, un laboratorio interno e un servizio di radiologia, oltre ad ambulatori recentemente rinnovati in diverse specialità.

6 Azienda Tutta la dotazione tecnologica e strumentale è all avanguardia e costantemente rinnovata. L edificio dedicato ai ricoveri si sviluppa su sette piani e le camere di degenza, tutte climatizzate e dotate del proprio bagno, di telefono e televisione, possono essere a uno o due letti. La struttura dispone inoltre di un bar interno, terrazza adibita anche a spazio per fumatori e servizio Wi-Fi.

7 Azienda Ogni anno si contano in media 400 ricoveri medici e oltre interventi chirurgici nelle diverse specialità. Il laboratorio fornisce oltre esami ematochimici all anno, mentre vengono eseguite circa prestazioni radiologiche (delle quali Risonanze Magnetiche e Tac) e visite e prestazioni specialistiche ambulatoriali.

8 ESIGENZE DELLA DIREZIONE

9 Esigenze della Direzione Permettere che, per alcuni tipi di documento, il numero di verifiche da effettuare ed i verificatori siano determinati in funzione dei ruoli assegnati nella cartella che contiene i documenti garantire il controllo di tutte le registrazioni relative ad inserimento, verifiche, approvazione, distribuzione e lettura

10 Esigenze della Direzione A titolo di esempio, per le procedure, sono previste le verifiche a cura delle seguenti funzioni prima dell approvazione: Responsabile del Sistema Rappresentante della Direzione Responsabile del Reparto L approvazione è effettuata dal Direttore Sanitario per le procedure in ambito sanitario oppure a cura del Direttore Operativo per ambiti diversi

11 Esigenze della Direzione Permettere una revisione veloce dei documenti di prescrizione sostituendo automaticamente alcuni campi come ad esempio: codice, n di revisione, verificatori e date di verifica, utente che ha approvato il documento e data approvazione, note di revisione, ecc. Pubblicare in pdf il documento approvato in modo automatico

12 OPZIONI DOCUMENTI

13 Opzioni Documenti Il Responsabile del sistema provvede a definire le opzioni necessarie per i tipi di documento interessati (ad esempio le Procedure) In particolare attiva i checkbox relativi a: Utilizza ruoli cartelle per verifiche multiple Messaggio automatico ai verificatori Creazione automatica pdf in approvazione Sostituzione campi automatici

14 ASSEGNAZIONE RUOLI SULLE CARTELLE

15 Struttura cartelle Documenti

16 Assegnazione Ruoli Un utente con privilegio Pers1 in documenti assegna i Ruoli sulla cartella

17 Assegnazione Ruoli Nella cartella «(Procedure) Sanitarie» è assegnato il Ruolo di Lettura a tutti gli utenti interessati Agli utenti indicati di seguito anche Redazione, Verifica e Distribuzione A tutti i suddetti utenti sono propagati i ruoli nelle subdirectory

18 Assegnazione Ruoli Per ogni reparto (Cardiologia, Laboratorio, Medicina, ecc.) sono identificati ulteriori utenti in grado di redigere e/o verificare. Di seguito l esempio della radiologia dove Michela è la responsabile del reparto che rappresenta la 3^ persona che deve verificare la procedura.

19 Assegnazione Ruoli Nelle cartelle «Sanitarie» e «Trasversali» è assegnato il ruolo di «Approvazione» propagato in sub-dir al Direttore Sanitario.

20 Assegnazione Ruoli Nella cartella «Amministrative» è assegnato il ruolo di «Approvazione» propagato in sub-dir al Direttore Operativo.

21 ESEMPIO FLUSSO DI VERIFICA, APPROVAZIONE E DISTRIBUZIONE

22 Verifiche Multiple L utente interessato, tramite la Ricerca documenti, identifica quelli da verificare e con un doppio clic giunge direttamente nella sezione «Revisioni»

23 Verifiche Multiple Se necessario lo apre in lettura o lo estrae in modifica prima di provvede alla 1^ Verifica

24 Verifiche Multiple Qui vediamo l esempio di un documento di prescrizione della Radiologia con la prima verifica già effettuata

25 Qualibus, a seguito della prima verifica, manda un messaggio automatico con link al documento ai soggetti che devono effettuare le altre verifiche (ad esempio il Responsabile del Sistema ed il Rappresentante della Direzione) Verifiche Multiple

26 Verifiche Multiple Gli altri Verificatori, direttamente dal messaggio di Qualibus ad esempio, possono accedere con un link alla Revisione ed effettuare la 2^ e 3^ Verifica.

27 Verifiche Multiple Di seguito vediamo tutte le verifiche effettuate NOTA: Chi ha il privilegio Pers1 o il ruolo Admin sulla cartella potrà effettuare verifiche in nome di altri utenti e verrà tenuto traccia nell'apposita Tab Verifiche

28 Approvazione All'utente che ha effettuato l ultima verifica comparirà il seguente PopUp finale Attivando il menu interattivo, potrà inviare un messaggio con link automatico all utente (Direttore Sanitario o Direttore Operativo) che deve approvare il documento

29 Approvazione In alternativa l utente interessato trova i documenti da approvare tramite la Ricerca "Documenti verificati da approvare".

30 Approvazione Attivando il menu contestuale approva il documento.

31 Approvazione Se necessario modifica la data di entrata in vigore ed attiva l apposito campo potrà anche visualizzare immediatamente il file pubblico in pdf.

32 Nuova Revisione Approvata Ora il documento, con i dati automatici sostituiti e pubblicato in formato pdf, è disponibile per tutti gli utenti in revisione N.

33 Distribuzione Per garantire la distribuzione controllata agli utenti interessati, il responsabile del sistema (che ha il ruolo specifico) provvede alla distribuzione tramite messaggio. Gli utenti che ricevono il messaggio possono aprire direttamente il file cliccando sul link automatico ed il sistema mantiene la registrazione della data e ora del primo e dell ultimo accesso al documento stesso.

34 BENEFICI PERCEPITI

35 Benefici Aumento della sicurezza di dati e informazioni Risparmio di tempo nella gestione della documentazione con una drastica riduzione del consumo di carta Miglioramento della comunicazioni interna Controllo completo dei ruoli ed accessi a tutta la documentazione Tracciabilità di tutte le operazioni effettuate sui documenti Compatibilità totale con gli applicativi Microsoft Office, Open Office e Libre Office Configurazione a costo zero alle esigenze organizzative Riduzione dei costi di gestione della documentazione

36 Riflessi positivi sugli altri processi Ad esempio: Gestione del rischio clinico e dell Incident Reporting Gestione delle risorse umane (Formazione e Addestramenti, consegne DPI, Comportamenti pericolosi, Incidenti, Infortuni, Segnalazioni, Sorveglianza Sanitaria, ecc.) Manutenzione Infrastrutture e taratura strumenti Gestione di tutte le scadenze e degli impegni Progettazione e Sviluppo Non Conformità e Reclami Azioni di Miglioramento (Correttive e Preventive) Relazioni con il Personale, con Clienti e Fornitori Audit interni, di Certificazione, a Fornitori, ecc. Valutazione accettabilità Fornitori e soddisfazione Clienti Riunioni e Riesami di Direzione

37 Grazie per l attenzione! Nord Est Systems è pronta a offrirvi la soluzione che cercate! Trasmettete le vostre esigenze a: soluzioni@nordestsystems.com

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