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1 PASSAGGIO ALLA CARTA REGIONALE DEI SERVIZI: ISCRIVERE GLI UTENTI CON LA CRS Manuale per il bibliotecario rev aprile 2010

2 PASSAGGIO ALLA CRS COME TESSERA DI ISCRIZIONE ALLA BIBLIOTECA La sostituzione della tessera di iscrizione con la CRS sarà avviata da APRILE Il cambiamento sarà accompagnato da una campagna informativa concordata con la Regione Lombardia, che prevede: l affissione di tre manifesti in biblioteca e nei luoghi maggiormente frequentati dei vostri comuni, per richiamare l attenzione sul cambiamento la distribuzione agli utenti di un pieghevole che illustra le principali novità la pubblicazione delle informazioni sul sito web della fondazione I materiali saranno consegnati alle biblioteche a partire dal 15 MARZO. CHI PUO USARE LA CRS? La CRS può essere usata da tutti i cittadini che la possiedono. CHI PUO CONTINUARE AD UTILIZZARE LA VECCHIA TESSERA? Solo le persone che non hanno titolo per ottenere la CRS, ovvero: 2 i non residenti in Lombardia i cittadini stranieri che ancora non hanno titolo per richiedere la CRS chi attesterà di non poter ottenere la CRS per ragioni diverse dalle precedenti Inoltre, bambini e i ragazzi, se lo desiderano, potranno continuare ad utilizzare la vecchia tessera fino al compimento dei 15 anni d età. Anche gli utenti ente di Q-Series possono continuare ad usare la vecchia tessera

3 QUANDO AVVERRA IL PASSAGGIO ALLA CRS? In due fasi: 1 - da aprile, tutti i nuovi iscritti dovranno registrarsi con la CRS, con l'eccezione delle categorie esentate (vedi sopra). I vecchi utenti potranno continuare a utilizzare la vecchia tessera, ma se vorranno iscriversi alla navigazione internet saranno caldamente invitati a passare alla CRS. 2 - da settembre, anche i vecchi iscritti dovranno passare alla CRS. ATTENZIONE: da aprile la Fondazione non emetterà più tessere personalizzate ai nuovi iscritti e non farà più duplicati ai vecchi iscritti. Se un vecchio iscritto dovesse perdere la tessera, sarà invitato a passare subito alla CRS, a meno che non appartenga alle categorie esentate. IN CHE COSA CONSISTE IL PASSAGGIO ALLA CRS COME TESSERA DI ISCRIZIONE? Nella sostituzione dell attuale barcode utente con il codice fiscale. ATTENZIONE: dal momento della sostituzione, il barcode utente corrisponde al codice fiscale, che dovrà essere digitato per accedere ai servizi on-line sull OPAC. La password resta invariata. COSA CAMBIA NELLA PROCEDURA DI ISCRIZIONE? L'iscrizione di nuovi utenti e l abilitazione della CRS per i vecchi utenti sarà effettuata in maniera veloce ed automatica, attraverso un nuovo software che consentirà di memorizzare i dati contenuti nella CRS in Q-Series. Per i nuovi utenti che non hanno titolo per ottenere la CRS e per bambini e ragazzi fino a 15 anni non cambia nulla: continueranno a compilare il vecchio modulo di iscrizione e riceveranno successivamente la tessera rossa di iscrizione. 3

4 A tutti i nuovi iscritti con o senza CRS - dovrà essere consegnato il nuovo pieghevole di benvenuto. CHI SI ISCRIVE CON LA CRS COME FA A SFRUTTARE LE CONVENZIONI? Da marzo 2010 le convenzioni sono aperte a tutti gli iscritti. Vi ricordiamo che questa possibilità deve essere illustrata a tutti. Per ottenere gli sconti previsti basterà mostrare la tessera rossa della fondazione, in possesso di tutti i vecchi utenti e dei nuovi iscritti senza CRS. I nuovi utenti con CRS riceveranno comunque, oltre al nuovo pieghevole di benvenuto, una tessera rossa da utilizzare come identificativo per accedere agli sconti. ATTENZIONE: la Fondazione vi fornirà, insieme con i nuovi pieghevoli di benvenuto, un quantitativo di tessere rosse riportanti sul retro il nome della biblioteca, su cui dovrete scrivere in maniera indelebile NOME, COGNOME e DATA DI NASCITA dell utente prima di consegnargliela. Abbiategrasso tel Mario Rossi BIBLIOTECA PIU Leggere conviene vai su 4

5 SOFTWARE PER L ISCRIZIONE AUTOMATICA DEGLI UTENTI CON CRS Il software patron è stato realizzato per velocizzare le operazioni di iscrizione dei nuovi utenti e per abilitare i vecchi utenti all uso della CRS. Esso consente: di effettuare nuove iscrizioni a partire dalla CRS, sia alla biblioteca che a internet di effettuare l abilitazione veloce di un vecchio utente all uso della CRS o a internet di modificare tutti i dati presenti nella scheda utente e abilitare l uso della CRS di stampare al termine di ciascuna delle procedure il modulo di iscrizione alla biblioteca o a internet, che deve essere firmato dall utente e inviato in Fondazione per l archiviazione. INSTALLAZIONE 1 - Collegare il lettore di smart card a una porta USB libera sul PC dell operatore e attendere che venga installato il dispositivo. I driver da installare sono quelli standard di windows per i lettori di smart card. 2 Copiare sul disco fisso la cartella MGPatron contenente il programma e copiare sul desktop del PC il collegamento CRS Iscrizione in essa contenuto. ACCESSO AL PROGRAMMA Lanciare il programma cliccando sul collegamento presente sul desktop. Inserire le credenziali utilizzate per accedere a Q-Series ed effettuare la Login 5

6 FUNZIONI Per accedere, selezionare una delle funzioni nella finestra sottostante 1 NUOVA ISCRIZIONE NOTA: nell area evidenziata la scritta ISTOADD vi avverte che state effettuando un nuovo inserimento A - Inserire la CRS dell utente nel lettore di smart card 6

7 B - Cliccare sul bottone Leggi CRS : nella finestra compaiono i dati dell utente contenuti nella CRS: C A questo punto potete: completare la scheda con i dati mancanti oppure procedere al salvataggio del nuovo utente e completare successivamente la scheda. D Cliccando su Salva il software effettua una verifica: se non ci sono altri utenti con lo stesso nome, cognome e data di nascita, il salvataggio viene effettuato e compare un messaggio di conferma se esiste un omonimia, viene visualizzata la seguente maschera: 7

8 a) se vi accorgete che l utente che state iscrivendo è già presente nel database, fate doppio clic sul suo cognome: il software caricherà i dati già presenti in Q- Series e vi consentirà di modificarli: NOTA: nell area evidenziata la scritta ISTOUPD vi avverte che state effettuando l aggiornamento di una scheda esistente Cliccando nuovamente su Salva memorizzerete le modifiche. A conferma del salvataggio comparirà il seguente messaggio: ATTENZIONE: potrebbe verificarsi un caso (residuale) di un utente che vi dice che non è iscritto ma invece lo è, e all atto dell iscrizione vi ha fornito uno solo dei nomi registrati nella CRS: in questo caso c è il rischio concreto di duplicare il record in Q-Series. Se avete il sospetto che si tratti di un caso simile, non utilizzate questo programma ma andate direttamente in Q-Series! 8

9 b) se l utente che state iscrivendo non risulta già presente nel database, cliccate su Nuovo per tornare alla maschera precedente: NOTA: nell area evidenziata a sinistra, compare la biblioteca di iscrizione dell utente, che viene caricata in automatico in base all operatore che effettua l iscrizione nell area evidenziata a destra, la scritta ISNEWADD vi avverte che la procedura di salvataggio creerà un nuovo utente in Q-Series Cliccando nuovamente su Salva memorizzerete le modifiche. ATTENZIONE: anche in fase di salvataggio il software effettua dei controlli: se il barcode dell utente che state iscrivendo è già presente in Q, la procedura di salvataggio sarà interrotta e sarete avvertiti dal seguente messaggio: 9

10 E Il menù di stampa viene attivato solo dopo aver concluso la procedura di immissione dati e di salvataggio. Nel menù stampa potete scegliere di stampare: il modulo di iscrizione alla biblioteca il modulo di iscrizione a internet. Se non siete riusciti a completare l inserimento di tutti i dati, stampate il modulo e consegnatelo all utente che dovrà completarlo e rendervelo firmato. ATTENZIONE: quando effettuate una nuova iscrizione alla biblioteca con la CRS, dovete inserire nella stampante un modulo di iscrizione privo dell etichetta con il barcode: il software provvederà a stamparlo direttamente. ATTENZIONE: il programma è in grado di discriminare se state stampando il modulo di iscrizione a internet di un minorenne o di un maggiorenne, caricando il layout appropriato: ricordatevi di inserire nella stampante il modulo corretto! 10

11 2 ABILITA PRESTITO CON CRS Questa funzione serve per abilitare in maniera veloce i vecchi utenti al prestito con la CRS. Si tratta quindi di una procedura di modifica dei dati esistenti. NOTA: prestate molta attenzione, perchè una volta sovrascritti i vecchi dati non sono ricuperabili A - Inserire la CRS dell utente nel lettore di smart card e cliccare su abilita prestito con CRS. Il software cerca la scheda dell utente e visualizza la seguente maschera: se l utente viene trovato nel database, fate doppio clic sul suo cognome: il software visualizzerà una maschera con i dati letti nella CRS e quelli presenti in Q-Series. Cliccando su Salva sostituirete i dati letti dalla CRS nella scheda utente di Q-Series. se l utente non viene trovato nel database significa che non è iscritto o che i suoi dati sono stati inseriti in maniera diversa da quelli riportati sulla CRS (ad esempio con il cognome del marito o solo con il primo nome proprio, oppure con errori di digitazione): in questo caso la procedura si interrompe e, per individuare in maniera univoca il record dell utente, dovete utilizzare la funzione Cerca utente inserendo il vecchio barcode (vedi oltre). ATTENZIONE: se vi limitate a sovrascrivere il vecchio barcode con il codice fiscale, non dovete far compilare il modulo di modifica dati personali. 11

12 3 CERCA UTENTE Questa funzione serve per abilitare i vecchi utenti al prestito con la CRS e nel contempo iscriverli alla navigazione internet. Anche in questo caso, quindi, la procedura modifica i dati esistenti. A Cliccando su cerca utente il software visualizza la seguente maschera: Potete digitare Nome e Cognome dell utente che avete davanti oppure leggere il barcode della sua vecchia tessera. Cliccando su cerca il software visualizza i risultati della ricerca: Facendo doppio clic sull utente desiderato visualizzerete i suoi dati. Inserite la CRS e cliccate su Leggi CRS. Potete modificare tutti i dati inseriti, abilitare l iscrizione a internet e poi salvare e stampare i moduli di iscrizione. ATTENZIONE: se modificate i dati personali dell utente, ricordatevi di far compilare il modulo di modifica dati personali. 12

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