Manuale Ordine Diretto e RDO M.E.C. Mercato Elettronico CEV Stazione Appaltante

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1 Manuale Ordine Diretto e RDO M.E.C. Mercato Elettronico CEV Stazione Appaltante

2 È possibile che le maschere inserite nel presente manuale siano differenti da quelle effettivamente utilizzate dall applicativo. Questo è dovuto alla continua attività finalizzata ad apportare miglioramenti nella consultazione delle pagine web di sistema. INDICE 1. EMISSIONE DI UN ORDINE DIRETTO CREAZIONE E PUBBLICAZIONE RDO Per supporto operativo contattare il numero oppure scrivere all indirizzo mail MEC - Mercato elettronico CEV - Manuale Stazione Appaltante Ordine Diretto e RDO Vers Pagina 2

3 1. EMISSIONE DI UN ORDINE DIRETTO Il presente documento ha lo scopo di definire, nell ambito del sistema di e-procurement di riferimento, un Manuale delle operazioni disponibili per gli utenti che intendono utilizzare le funzionalità di Ordine Diretto e RDO dei moduli Mercato Elettronico e Catalogo. Per accedere ai moduli indicati, bisogna effettuare il login dalla Homepage del Portale inserendo username e password. Occorre, pertanto, essere in possesso delle utenze di accesso. Per emettere un Ordine Diretto è necessario accedere al modulo Catalogo. E possibile ricercare un prodotto tramite la funzione di ricerca libera oppure navigando tra le categorie merceologiche. N.B. La funzionalità Cerca lavora solo per parola intera, così come inserita nel listino, non effettua il completamento automatico (es. digitare armadio, non arm). Per esplodere l albero delle categorie è necessario cliccare sull icona posta a sinistra del nome della categoria principale. Il numero presente accanto alla categoria indica il numero di Categorie di prodotto presenti all interno della singola macro categoria. MEC - Mercato elettronico CEV - Manuale Stazione Appaltante Ordine Diretto e RDO Vers Pagina 3

4 All interno di una categoria merceologica è possibile poi utilizzare i filtri di ricerca nella sezione sinistra della pagina e quindi filtrare per: Fornitore, Produttore e Prezzo. Una volta identificati i prodotti di interesse è possibile aggiungerli al carrello attraverso l apposita icona oppure confrontare due o più articoli, fino ad un massimo di 4, cliccando sull icona a forma di grafico. In questo caso comparirà una schermata che riepiloga i prodotti da confrontare; in alto a destra, alla voce Numero di prodotti da confrontare, il sistema riepiloga il numero di articoli che si possono eventualmente aggiungere per il confronto. Cliccando sul pulsante Confronta i prodotti Il sistema presenterà una tabella con la descrizione inserita dall Operatore Economico. Per eliminare i prodotti chiudere la tabella, cliccare sul cestino e confermarne la cancellazione. MEC - Mercato elettronico CEV - Manuale Stazione Appaltante Ordine Diretto e RDO Vers Pagina 4

5 Le tre icone poste a fianco della sezione per la ricerca libera consentono invece all utente di accedere, in qualsiasi momento, all albero delle categorie, al carrello in composizione e all archivio degli ordini. MEC - Mercato elettronico CEV - Manuale Stazione Appaltante Ordine Diretto e RDO Vers Pagina 5

6 All interno del carrello è possibile modificare direttamente il quantitativo del prodotto, se necessario ordinare più del minimo richiesto dall Operatore Economico, e procedere con l emissione dell Ordine cliccando sul pulsante Crea ordine (cliccando su Richiesta di offerta si verrà rimandati invece alla composizione di una nuova RDO vedi Paragrafo 2- Creazione e pubblicazione RDO). Confermare per procedere con la creazione dell Ordine. Nella pagina successiva si presentano tre passaggi da svolgere per poter procedere con l Ordine: CREA ORDINE (Passo 1) SCARICA PDF (Passo 2) INVIA L ORDINE (Passo 3) Al Passo 1 vengono richiesti i dati dell ordine: - Cig - Note per il fornitore - Indirizzo di fatturazione - Indirizzo di spedizione MEC - Mercato elettronico CEV - Manuale Stazione Appaltante Ordine Diretto e RDO Vers Pagina 6

7 Una volta compilati i dati dell Ordine è possibile: - Modificare il quantitativo o cancellare il singolo articolo cliccando l icona del cestino, in presenza di più articoli. - Salvare l Ordine in stato Bozza - Salvare l Ordine e richiedere documentazione aggiuntiva all operatore economico (in questo caso l ordine assumerà lo stato di Richiesta di documentazione ) - Procedere con l invio dell Ordine e scaricare quindi il file.pdf Se si decide di richiedere documentazione aggiuntiva all operatore economico sarà necessario compilare una maschera aggiuntiva e quindi cliccare su Notifica fornitore. MEC - Mercato elettronico CEV - Manuale Stazione Appaltante Ordine Diretto e RDO Vers Pagina 7

8 Se si decide invece di inoltrare direttamente l Ordine all operatore economico si dovrà invece cliccare su Procedi e scarica, accedendo al Passo 2. Una volta creato l Ordine è necessario scaricare il file.pdf, cliccando sul tasto Scarica e firmarlo digitalmente per poi ricaricarlo a sistema. Dopo aver scaricato il file, cliccare quindi su Procedere per inviare l ordine. Al Passo 3 allegare il file firmato digitalmente e cliccare su Invia l ordine al fornitore. Il sistema fa una verifica sul file visulizzando le informazioni del soggetto firmatario. Confermare l Ordine in maniera che venga inviato al fornitore. MEC - Mercato elettronico CEV - Manuale Stazione Appaltante Ordine Diretto e RDO Vers Pagina 8

9 L Ordine risulterà quindi nello stato confermato e il fornitore potrà accettare o rifiutare l Ordine ed inserire delle note. L Ordine inviato potrà quindi risultare nello stato Accettato o Respinto. Cliccando sul tasto Scarica la lista degli ordini è possibile scaricare un file.xls con la lista degli ordini. N.B. Si consiglia di cliccare sul titolo Data ultimo aggiornamento per visualizzare gli ordini cronologicamente. MEC - Mercato elettronico CEV - Manuale Stazione Appaltante Ordine Diretto e RDO Vers Pagina 9

10 Per visualizzare le note inserite dall operatore economico è necessario cliccare sul Numero di Procedura e spostarsi nella sezione NOTE DEL FORNITORE. La Stazione Appaltante può verificare se l ordine è stato spedito e confermare l avvenuta ricezione, cliccando sul tasto Notifica la ricezione. Questa azione modifica lo stato dell Ordine da Spedito a Ricevuto. MEC - Mercato elettronico CEV - Manuale Stazione Appaltante Ordine Diretto e RDO Vers Pagina 10

11 2. CREAZIONE E PUBBLICAZIONE RDO Per iniziare il processo di creazione di una RDO è necessario accedere al modulo Mercato Elettronico. Nel menù a sinistra selezionare la voce Nuova richiesta d offerta. Completare i campi previsti e quindi cliccare su Salva e procedi. N.B. I campi contrassegnati da asterisco sono obbligatori MEC - Mercato elettronico CEV - Manuale Stazione Appaltante Ordine Diretto e RDO Vers Pagina 11

12 Dopo aver salvato è possibile recuperare anche in un secondo momento il processo di creazione della RDO attraverso la funzione Richieste in composizione disponibile nel menù a sinistra nella sezione relativa al Mercato Elettronico. Procedere quindi con la scelta della categoria merceologica di riferimento, cliccare Aggiungi e selezionare la categoria di interesse. Cliccare sul tasto Salva e Procedi. Per tornare alla composizione della RDO cliccare sulla voce Torna al dettaglio della gara MEC - Mercato elettronico CEV - Manuale Stazione Appaltante Ordine Diretto e RDO Vers Pagina 12

13 E possibile modificare la categoria merceologica attraverso il tasto Modifica. Procedere quindi con l inserimento dei Criteri di partecipazione ed economici Completare la maschera successiva e cliccare Salva e procedi. E possibile avere una spiegazione dettagliata di tutte le formule presenti a sistema per il calcolo del punteggio cliccando Funzione di calcolo del punteggio. Procedere quindi con l inserimento di almeno un lotto. MEC - Mercato elettronico CEV - Manuale Stazione Appaltante Ordine Diretto e RDO Vers Pagina 13

14 Per ciascun lotto è necessario completare la maschera di dettaglio. Se il campo Importo a base di gara non viene specificato il lotto è a base libera. Questo valore deve però necessariamente essere compilato, esclusi gli Oneri di sicurezza soggetti a ribasso (da inserire nel campo successivo), nel caso si richiedano offerte espresse in ribasso percentuale. Nel caso in cui questo valore non venga specificato è, in ogni caso, necessario compilare almeno il campo Importo stimato. Nel caso in cui la RDO sia impostata come Offerta economicamente più vantaggiosa è necessario compilare anche la maschera per la definizione del punteggio tecnico. In particolare nel campo Autorità di gara va inserito il punteggio qualitativo, nel campo Scheda di valutazione è possibile richiamare una scheda di valutazione tecnica mentre nel campo Totale va specificato il punteggio tecnico totale (valore massimo). Per la creazione di Schede tecniche di valutazione vedere il manuale Gara telematica Procedura aperta, presente nella sezione Stazioni Appaltanti Manuali e istruzioni Manuali MEC - Mercato elettronico CEV - Manuale Stazione Appaltante Ordine Diretto e RDO Vers Pagina 14

15 Nella sezione Richieste d invio documentazione l utente dovrà indicare gli elementi di valutazione (documenti, campioni fisici, eventi) che formano il contenuto della busta Amministrativa. Per inserire una nuova richiesta è necessario cliccare sul tasto Aggiungi e compilare i dati richiesti: specificare una descrizione (si consiglia di inserire l azione che l Operatore deve compiere, per esempio Allegare documento di identità ), se necessario allegare un modello tramite il tasto Scegli file sul proprio pc, scegliere le opzioni presenti nel menù a tendina per l obbligatorietà o meno del documento, il metodo di invio (per esempio invio telematico) e definire se, in caso di Operatori riuniti, è previsto l invio congiunto o disgiunto. La stessa sezione è disponibile anche a livello di lotto. In questo caso le richieste possono essere di tipo amministrativo, tecnico o economico. E possibile allegare dei file alla RDO, per farlo è necessario accedere alla sezione Documentazione allegata. Quest ultima riguarda documentazione in sola visualizzazione all operatore economico. Per inserire un nuovo documento è necessario specificare una descrizione (per esempio Disciplinare di Gara) e selezionare quindi il file da allegare cercandolo, tramite il tasto Scegli file, sul proprio pc. La dimensione massima per ciascun file è di 12 MB. L operatore economico potrà accedere alla documentazione dalla pagina di dettaglio della RDO e potrà scaricarla sul proprio pc. MEC - Mercato elettronico CEV - Manuale Stazione Appaltante Ordine Diretto e RDO Vers Pagina 15

16 La stessa sezione è disponibile anche a livello di lotto. Nella sezione Date l utente deve inserire l intervallo temporale entro il quale gli operatori economici possono presentare offerta. N.B. Inserire un orario successivo all inizio dell inserimento della procedura, considerando il tempo necessario per la compilazione dei vari campi. In ogni procedura fa fede l ora indicata dalla piattaforma in alto a destra nelle varie schermate del sistema. Nella sezione Invitati l utente deve selezionare gli operatori economici da invitare alla RDO. E possibile ricercare gli operatori economici utilizzando i seguenti filtri di ricerca: - Categoria di prodotto (autocompletamento) - Bando di abilitazione (selezionabile da un menù a tendina) - Ragione Sociale/Codice Fiscale/P- IVA - Stato indirizzario (selezionabile da un menù a tendina scegliendo tra le opzioni Sospeso, Operativo e Cancellato) MEC - Mercato elettronico CEV - Manuale Stazione Appaltante Ordine Diretto e RDO Vers Pagina 16

17 Una volta identificati gli operatori economici di interesse è possibile selezionarli singolarmente tramite il pulsante Seleziona oppure in maniera massiva tramite il pulsante Invita tutti. Tornare quindi al dettaglio cliccando Torna al dettaglio gara. L operatore economico selezionato può essere rimosso tramite il pulsante Rimuovi e si può quindi procedere con una nuova selezione. Infine nella sezione Lettera d invito è possibile verificare ed eventualmente modificare il testo della mail di invito. A questa mail è possibile anche aggiungere un file allegato tramite il tasto Scegli file, cliccando sul tasto Allega e successivamente su Salva e Procedi MEC - Mercato elettronico CEV - Manuale Stazione Appaltante Ordine Diretto e RDO Vers Pagina 17

18 Completato il processo di creazione della RDO (tutti i dati obbligatori devono essere inseriti) è possibile procedere con la pubblicazione della stessa mediante il pulsante Pubblica. Dopo aver cliccato il tasto Pubblica, il sistema chiede più volte la conferma consentendo ulteriori verifiche sulla composizione della procedura. Proseguire cliccando il tasto Procedi e confermare la pubblicazione a portale cliccando su OK. Il sistema avverte che la gara è stata pubblicata correttamente, visualizzando il nome del fornitore al quale è stata spedita una mail di cortesia che lo invita a partecipare alla Richiesta di Offerta. E possibile inoltre creare una RDO partendo direttamente dal Carrello, nella sezione Catalogo, cliccando su Richiesta Di Offerta. In questo caso risulterà precompilato il campo che riguarda i Lotti. MEC - Mercato elettronico CEV - Manuale Stazione Appaltante Ordine Diretto e RDO Vers Pagina 18

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