TORINO SMART CITY. INNOVARE IL PROPRIO LAVORO A FAVORE DELLA COMUNITA CITTADINA. 71 PROGETTI ESPRESSI DAI DIPENDENTI DEL COMUNE PER FARE MEGLIO

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1 TORINO SMART CITY. INNOVARE IL PROPRIO LAVORO A FAVORE DELLA COMUNITA CITTADINA. 71 PROGETTI ESPRESSI DAI DIPENDENTI DEL COMUNE PER FARE MEGLIO Suggerimenti per evitare consumi e risparmiare energia, soluzioni dematerializzazione degli archivi cartacei e lo snellimento delle procedure burocratiche, proposte e stimoli per incoraggiare il sostegno dei cittadini alla realizzazione di iniziative utili alla collettività. Ecco alcuni dei diversi progetti raccolti dalla piattaforma Innova.TO nell ambito del progetto Torino Smart City e presentati oggi. Attraverso una competizione virtuosa interna dell organizzazione comunale, ideata e proposta da due dipendenti della Città di Torino, Michele Fatibene e Fabrizio Barbiero, Innova.TO ha inteso valorizzare processi e idee innovative trasformandole in nuovi servizi, prodotti, soluzioni in grado di creare al contempo vantaggi economici e sociali. Ed è quanto ha fatto il Comune di Torino recependo la proposta e promuovendone il bando, volto a sviluppare progetti in grado di contribuire a migliorare le performance dell Amministrazione Comunale attraverso la riduzione degli sprechi e la valorizzazione delle risorse. Alla data del 29 maggio scorso, termine entro il quale era possibile presentare le proposte progettuali, sono pervenuti ben 71 progetti: otto sono i progetti presentati da gruppi di dipendenti, con un coinvolgimento diretto e attivo di 111 persone che lavorano Città, suscitando l interesse di imprenditori che guardano alla Pubblica Amministrazione torinese come a un luogo di politiche del lavoro attive e virtuose. Oltre 4000 sono stati invece gli accessi alla piattaforma predisposta sulla rete comunale per accedere al progetto Innova.TO. Le idee migliori sono state premiate questa mattina, nel corso di una cerimonia che si è svolta presso la Sala Agorà messa a disposizione da Unicredit, nella sede di via XX Settembre 29, a Torino. I vincitori hanno ricevuto, oltre alla menzione speciale a firma del Sindaco, 2 biciclette elettriche da Enel, 8 smartphones forniti da Huawei, 10 accessi al quotidiano on line dall Editrice La Stampa, 20 abbonamenti al servizio di carsharing (Car City Club Carsharing Torino) e 20 di bikesharing ([TO]Bike Gruppo Comunicare), tutte realtà imprenditoriali partner dell iniziativa. A titolo individuale o in gruppo, sia con contratto a tempo indeterminato sia determinato, indipendentemente dal livello, esclusi direttori e dirigenti di area, i lavoratori hanno potuto così presentare le loro proposte progettuali. "Innova.TO è una felice intuizione di dipendenti dell Amministrazione comunale. Essere una città smart vuol anche dire riformare i processi decisionali e gestionali della stessa Amministrazione comunale - ha affermato l'assessore all'innovazione Enzo Lavolta - raccogliendo gli stimoli e sviluppando quei progetti dei

2 dipendenti che possono migliorare le funzionalità e rendere più efficienti i servizi della Città di Torino, liberando idee che provengono da tutti i livelli dell organizzazione. Come avviene con le start up che nascono attorno a idee per diventare prodotto, così il Comune accoglie idee nuove per dare ai suoi servizi una maggiore efficacia o per creare nuove opportunità per i cittadini. "Tutti i dipendenti comunali rappresentano una risorsa molto preziosa. Questo hanno sottolineato l'assessore al Personale, Gianguido Passoni, e il Direttore Generale, Gianmarco Montanari - non solo per il semplice fatto che, senza il loro lavoro, i cittadini non potrebbero fruire di tantissimi servizi, ma anche e soprattutto perché con il loro bagaglio di conoscenze, l esperienza maturata e le capacità acquisite nel tempo, essi possono contribuire in maniera importante a rendere più efficienti ed efficaci i servizi dove quotidianamente sono impegnati. Non importa quali siano il livello, la qualifica e gli incarichi ricoperti. Tutti hanno evidenziato Passoni e Montanari - possono dare qualcosa per rendere migliore il proprio posto di lavoro e accrescere la qualità della prestazione fornita, con maggiore soddisfazione per i cittadini e, magari, anche con un impiego più razionale delle risorse finanziarie. Dato quest ultimo tutt altro che irrilevante in un contesto dove è accolta con grande favore ogni azione che porti con sé un contenimento della spesa. Naturalmente, chi ha un idea ha anche bisogno di avere un occasione per trasformarla in progetto e per poterla presentare. Ecco perché abbiamo sostenuto Innova.TO. Per dare a tutti i nostri dipendenti l opportunità di estrarre dal cassetto e tradurre in proposta quella giusta intuizione, capace di cambiare, migliorandolo, il modo di lavorare. In oltre cento hanno risposto all invito e tra i progetti presentati già una decina sono immediatamente attuabili. Segno questo che hanno concluso il responsabile delle politiche per le risorse umane e il city manager della Città di Torino -, puntando sulle idee dei nostri dipendenti, la scommessa lanciata con Innova.TO è stata vinta. Il risultato di questa competizione è la valorizzazione all interno dell organizzazione comunale di processi ed innovazioni che potranno essere tenute in buona considerazione trasformandole in nuovi servizi e soluzioni in grado di creare al contempo vantaggi economici e sociali ha sottolineato il Sindaco Piero Fassino-. L iniziativa ha evidenziato una visione integrata della macchina pubblica promuovendo indubbiamente la partecipazione e la condivisione di conoscenza secondo un buon modello di organizzazione collaborativa. Torino, 15 ottobre 2014

3 I PROGETTI PREMIATI 1. 5 x mille:partecipazione = informazione:trasparenza (proponente: Gianfranco PADOVANO) Promuovere la scelta destinazione del 5xmille sulle dichiarazioni dei redditi dei cittadini torinesi, tramite l'impegno a destinare tali importi a progetti specifici scelti e individuati dai cittadini con il coinvolgimento delle diverse Direzioni e/o Circoscrizioni, da sostenere con gli importi devoluti al Comune di Torino. I cittadini possono in questo modo verificare in cosa siano state investite le somme devolute, realizzando un processo virtuoso di trasparenza pubblica che favorisce una maggior adesione dei contribuenti. 2. Smart solutions for smart procurement (proponente: Elena DEAMBROGIO) Attivare all'interno dell'organizzazione un team responsabile di promuovere contenuti innovativi negli acquisti di beni e servizi, che operi in modo integrato con l'attuale organizzazione. Definizione di un modello organizzativo e di strumenti a supporto della sistematizzazione delle pratiche di appalto di innovazione Città di Torino, a supporto delle politiche smart city. 3. Web meeting: più efficienti, più eco (proponente: Laura RIBOTTA) Piattaforma gratuita di "web meeting", che senza oneri per l'amministrazione consenta a direttori e dirigenti di svolgere le riunioni senza che sia necessario il loro spostamento fisico, con conseguente risparmio sia in termini economici che ecologici. 4. Sostituzione modello cartaceo "c-rds 2-12" per segnalazione degradoinconvenienti - danneggiamenti - guasti, con modello telematico (proponente: Agostino STICOZZI) Applicativo informatico gestione delle segnalazioni di degrado, inconvenienti, danneggiamenti, guasti. L opportunità che si vuole cogliere attraverso la trasmissione telematica delle segnalazioni è quella di assicurare, da un lato, la tempestiva gestione degli interventi di ripristino da porre in essere; dall altro di offrire all amministrazione uno strumento informatico in grado di quantificare la frequenza e l incidenza dei costi di ciascuna tipologia di situazione riscontrata nel territorio cittadino. 5. ToLight (proponente: Roberta GIARETTO) Risparmio di energia elettrica in alcuni edifici pubblici con l utilizzo di sensori di passaggio che attivano l'illuminazione, individuandone la necessità, attraverso il movimento delle persone.

4 6. Dematerializzazione dei flussi documentali provenienti dal Fax Server attraverso l'integrazione con il Sistema di Gestione Documentale (proponente: Nicola PREZIOSI) Dematerializzazione dei flussi documentali provenienti dal fax server favorendo l'integrazione con il sistema di gestione documentale DOQUI ACTA, evitando così la e favorendo la trasmissione elettronica dei fax e azzerando i tempi di consegna. 7. (proponente: Roberta OSTOVICH) Dematerializzazione dei flussi documentali server attraverso la sostituzione dei fax con l utilizzo del fax server, per ridurre costi quali carta, drum, fax, e ottenere documenti perfettamente leggibili. 8. Creazione automatizzata con Word di elenchi trasmissione verbali di accertamento Vigili (proponente: Roberto MARTINO) Migliorare e rendere più efficiente una delle procedure anagrafiche attraverso la realizzazione di una macro di Word. La proposta permette di semplificare/ottimizzare la gestione delle pratiche di immigrazione o irreperibilità automatizzando la creazione degli elenchi dei verbali di accertamento da trasmettere ai Comandi circoscrizionali della Polizia Municipale. 9. Prenotazione ed inoltro dei documenti via web per il ritiro della tessera elettorale in caso di smarrimento, furto, deterioramento o esaurimento degli spazi certificazione del voto (proponente: Guido VERNERO) Il progetto prevede sistemi di dematerializzazione e snellimento dei processi per il ritiro della tessera elettorale, tra cui la gestione online degli appuntamenti per gestione pratica e di conseguenza l eliminazione di code per ottenere la tessera. 10. A qualcuno piace caldo (proponente: Cristiana GALOTTO) Utilizzo di distributori di sole bevande, con il bicchiere/la tazza che sono di proprietà del dipendente. Tra le migliorie attese, una maggiore attenzione alla gestione della produzione di rifiuti ed al loro attuale conferimento in modo conforme ai criteri previsti dalle vigenti normative in materia di raccolta differenziata.

5 11. Informatizzazione dell'intero iter di elaborazione, approvazione, archiviazione e pubblicazione degli atti amministrativi e dematerializzazione degli stessi (proponente: Marco BARERA) Il progetto si sofferma sulla criticità degli atti a firma congiunta e propone la loro totale redazione telematica e firma digitale, modificando l attuale sistema software di gestione atti amministrativi. Ciò potrebbe consentire anche di mettere fin da subito a disposizione di tutti gli Assessori e dei Consiglieri (in occasione dei lavori del Consiglio Comunale) gli atti su supporto informatico direttamente nel corso della seduta, così da evitare la distribuzione di fotocopie e materiale cartaceo. 12. Programma di gestione della piccola cassa (proponente: Maria GARRIPOLI) Utilizzare un database Access per automatizzare la gestione della piccola cassa nei vari servizi per gestire le movimentazioni tramite l uso del pc: sapere in qualsiasi momento a quanto ammonta il saldo della cassa, risparmiare l utilizzo di un libro e del tempo tra le registrazioni delle spese e la creazione dell allegato alla determinazione di liquidazione. 13. Smart BiblioTO- Le biblioteche civiche sempre con te! (proponente: Elga GIAI) Applicazione per dispositivi mobili (smartphone/tablet) per accedere ai servizi delle biblioteche civiche: visualizzare gli orari di apertura e la disponibilità dei volumi, scaricare e-book, prenotare il prestito libri e la relativa cancellazione. 14. Iscrizione smart ai soggiorni estivi per i figli dei dipendenti (proponente: Alberta BELLIA) Migliorare la gestione del Circolo Ricreativo Dipendenti Comunali CRDC, relativamente alla iscrizione dei figli dei dipendenti ai soggiorni estivi: fornire on line la modulistica (ed in futuro trasferire on line tutto l iter di iscrizione), ampliare gli orari di apertura nel periodo di picco delle iscrizioni, adottare preiscrizioni, sondaggi di preferenza e valutazione dei soggiorni. 15. Database convocazione degli iscritti alle commissioni permanenti circoscrizionali di lavoro (proponente: Renato PROTTI) Utilizzo di un applicativo (già realizzato su Access ed operante presso una Circoscrizione) per gestire le convocazioni delle commissioni, sottocommissioni e commissioni congiunte consiliari a livello circoscrizionale.

6 16. Sport sharing (proponente: Marco SCOLLO) Applicazione smartphone e web, semplice ed intuitiva, per incentivare l uso del patrimonio degli impianti sportivi di proprietà della Città, attraverso la quale ricercare, prenotare e pagare l accesso agli impianti. 17. NewLife (proponente: Alessandro VITALE) Impiegare le competenze professionali acquisite dal dipendente prossimo alla quiescenza in un nuovo ambito di servizio, che possa accompagnarlo fino al momento del distacco dall'azienda, con l'auspicio che diventi il contesto della sua nuova vita anche dopo la fine della sua attività lavorativa. 18. Progetto Mamma (proponente: Simona ARMANO) Attivazione di un servizio di babysitter certificato e di un ufficio "sostituzione maternità" per le dipendenti comunali per sostenere la maternità ed il lavoro femminile. 19. Il giro lo faccio io (proponenti: Cristina GUAGLIARDO e Maddalena CAVAGLIA ) Dematerializzazione e riorganizzazione della trasmissione della posta cartacea tra Circoscrizioni, uffici interni e principali enti esterni. Obiettivo principale è diminuire la posta cartacea ed organizzare un giro posta, per le Circoscrizioni e i servizi sociali, suddiviso in due grandi comparti nord-sud, in modo tale da ottimizzare sia le risorse che il tempo lavoro.

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