CASO DI SUCCESSO AFFLUENZA DA RECORD PER L ASSEMBLEA SOCI DI VENETO BANCA: X DATANET È AL SUO FIANCO PER GESTIRE INGRESSI E VOTAZIONI

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1 CASO DI SUCCESSO AFFLUENZA DA RECORD PER L ASSEMBLEA SOCI DI VENETO BANCA: X DATANET È AL SUO FIANCO PER GESTIRE INGRESSI E VOTAZIONI I numeri spiegano meglio di tante parole l assemblea dei soci 2014 di Veneto Banca: persone intervenute fisicamente e che hanno delegato, per un totale di soci. Le presenze sono più che raddoppiate per la banca popolare con sede a Montebelluna rispetto al 2013, un affluenza che ha indotto la banca a progettare un evento completamente diverso rispetto al passato. In più, è stato un bel banco di prova per il software Assemblea di X DataNet, non solo per la gestione degli ingressi (50 postazioni in tre diverse aree) ma anche delle votazioni per alzata di mano (gestite con smartphone in grado di leggere i codici socio e inviare i dati al sistema). Esame superato a pieni voti. Veneto Banca è una banca popolare con oltre 135 anni di storia, 587 filiali e oltre soci, a capo di uno dei 14 gruppi bancari italiani di interesse sistemico a livello europeo. Opera sul territorio nazionale sia con la propria rete di filiali sia con altre banche e società controllate. Il Gruppo è attivo nell Est Europa con la rete di sportelli Veneto Banca in Romania e con 3 istituti di credito in Croazia, Albania e Moldova. Le esigenze della banca L assemblea dei soci del 2014 doveva essere un importante momento di confronto tra la banca e i soci in una fase particolare della storia dell istituto. Così è stato: i quasi 12mila soci presenti di persona o per delega hanno confermato il loro attaccamento a Veneto Banca. L organizzazione dell evento ha dovuto tenere conto di numeri davvero importanti: un enorme tendone da posti a sedere è stato realizzato a fianco della Villa Spineda Gasparini-Loredan di Volpago del Montello (Treviso), storica sede delle assemblee soci della banca. Vantaggi garantiti dal software Assemblea a Veneto Banca: Versatitilità di X DataNet nell adeguare la propria soluzione a un evento con più del doppio dei soci dell anno precedente. Supporto di personale specializzato dal punto di vista tecnico e anche da quello della gestione di assemblee soci di banche. Semplicità di utilizzo e velocità per non creare code all ingresso. Sicurezza nella gestione dei dati grazie al sistema di mirroring dei server. Innovazione nelle opzioni legate al voto, come l applicazione su smartphone per identificare astenuti e contrari in tempo reale. X DataNet S.r.l. - Software Engineering Via Punta15, Mirandola (MO) - C.f e P.i Tel Fax

2 Veneto Banca, che aveva utilizzato il software Assemblea anche nel corso dell evento dell anno precedente, aveva la necessità di predisporre cinquanta postazioni d ingresso suddivise in tre aree, una nel tendone e due all interno della villa. I dati dovevano essere sempre disponibili in tempo reale sui monitor degli amministratori sul palco. In più, il sistema doveva garantire un costante afflusso di soci per ridurre al minimo le code, prevedendo anche la stampa di un biglietto d ingresso personalizzato (con un QR Code legato al codice socio). La banca aveva segnalato anche una particolare esigenza legata alla dislocazione dei soci nelle due location distinte, il tendone e la villa Gasparini- Loredan. X DataNet ha risposto a questa necessità presentando un sistema innovativo: l applicazione Assemblea su smartphone era in grado di trasmettere, in tempo reale, i dati di astenuti e contrari al sistema, dopo aver letto i codici socio presenti sui singoli biglietti d ingresso (attraverso l utilizzo della fotocamera presente sul telefono). In questo modo, si potevano avere i dati velocemente, utilizzando una rete Wi-Fi dedicata.

3 La capacità del software di gestire una mole imponente di informazioni era una condizione fondamentale ma non l unica. Un altro importante fattore era il supporto diretto da dare alla banca in termini di personale dedicato in grado di supervisionare le varie operazioni. Tre team dovevano essere in grado di garantire assistenza costante e puntuale agli addetti alle postazioni d ingresso nelle tre aree. Un altro gruppo doveva supportare i responsabili della banca nella gestione dei dati in tempo reale e delle votazioni palesi per alzata di mano, con una postazione ad hoc dislocata vicino al palco. Insomma, c era bisogno di un sistema efficiente che mettesse insieme software, hardware e persone per garantire la precisione, la velocità e l affidabilità indispensabili per un evento di queste proporzioni.

4 La soluzione: il software Assemblea e un gruppo di professionisti all altezza del compito X DataNet ha soddisfatto in pieno le necessità della banca. Cinquanta postazioni contemporaneamente al lavoro con PC e stampanti, dodici persone di supporto dislocate nei vari punti chiave e trenta smartphone pronti a trasmettere i dati degli astenuti e contrari: tutto ha funzionato alla perfezione. Ascoltare davvero le esigenze dei clienti è sempre stato uno dei marchi di fabbrica di X DataNet e aver passato questo durissimo banco di prova conferma che è la strada giusta per migliorare ancora. Il personale di X DataNet si è occupato di configurare e installare il software sui PC e sui server di Veneto Banca dedicati per l evento. Per garantire gli elevati livelli di sicurezza necessari per un assemblea come questa è stato previsto un sistema di mirroring tra i due server: i dati venivano copiati dall uno all altro in tempo reale, per rendere sempre disponibili le informazioni anche in caso di problemi. In più, nelle settimane precedenti all evento sono stati fatti test massivi per simulare l ingresso di oltre 15mila soci fisicamente presenti (il doppio di quelli previsti) e valutare così il corretto comportamento del sistema. Il software Assemblea ha gestito in modo efficace gli ingressi degli soci totali, deleganti compresi, mentre i responsabili della banca monitoravano la situazione aggiornata in tempo reale attraverso schermi personalizzati presenti sul palco e connessi al sistema. Dato il consistente afflusso di persone, i team di X DataNet hanno supportato gli addetti ai desk d ingresso sia dando loro assistenza tecnica relativa al software sia collaborando nella gestione dei casi più complessi

5 L interfaccia intuitiva del software Assemblea ha facilitato l ingresso veloce e controllato dei soci, dopo la verifica dell identità, della presenza di eventuali deleghe e/o rappresentanze legali e delle certificazioni di possesso azionario. La stampa dei biglietti d ingresso ha permesso ai soci di farsi identificare al momento del voto, sia per la consegna delle schede cartacee (scrutinio poi gestito in autonomia dagli scrutatori della banca) che delle votazioni per alzata di mano. Nonostante l afflusso costante di centinaia di soci per tutta la mattina del 26 aprile, non si sono mai create code. Una novità assoluta per l assemblea di Veneto Banca è stata l utilizzo degli smartphone in supporto alle votazioni palesi per alzata di mano. L applicazione Assemblea installata su cellulari messi a disposizione da X DataNet ha permesso di raggiungere i soci astenuti e contrari, scansionare il QR Code stampato sul biglietto d ingresso (creato da Assemblea), identificare il socio e le sue deleghe e trasmettere in tempo reale i dati al sistema. In questo modo, gli amministratori hanno potuto avere una fotografia precisa dell andamento di ogni votazione, nonostante la distanza fisica tra il tendone e la villa. Questa soluzione è solo una delle opzioni previste da X DataNet per supportare le votazioni con Assemblea. Il software ha permesso infine di creare report completi e dettagliati destinati ai responsabili della banca. Non solo. Queste informazioni sono state molto utili anche per gli uffici dedicati alla qualità e alla Customer Satisfaction di Veneto Banca, che hanno potuto fare analisi statistiche sui soci intervenuti in assemblea incrociandole con quelle messe a disposizione delle varie filiali. La scelta di Assemblea nel 2013 si è dimostrata vincente anche nel 2014: ci sono conferme in questo senso. Per avere maggiori informazioni: Riccardo Polesel Responsabile Marketing e Comunicazione - X DataNet S.r.l Via Punta, Mirandola (MO) - Tel.: +39 (0535) Fax: +39 (0535)

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