GoToMeeting e GoToWebinar Corporate Guida per l'amministratore

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1 GoToMeeting e GoToWebinar Corporate Guida per l'amministratore Citrix Online UK Ltd., registrata in Inghilterra e Galles. Numero registrazione: Indirizzo di registrazione: Chalfont Park House, Chalfont Park, Gerrards Cross, Bucks, SL9 0DZ. Partita IVA: GB Citrix Online UK Ltd. Tutti i diritti riservati.

2 Sommario Guida introduttiva per il Centro di amministrazione Corporate... 1 Aggiungi utenti... 2 Aggiungere un utente all'account... 2 Creazione di un nuovo modello di di benvenuto... 3 Gestisci gruppi (Manage Groups)... 5 Aggiungi gruppo (Add a Group)... 5 Elimina gruppo... 6 Gestisci utenti (Manage Users)... 7 Gestisci postazioni (Manage seats)... 7 Raggruppa utenti (Group users)... 8 Elimina utenti (Delete users)... 9 Dettagli utente (User details)... 9 Riassegna riunioni (Reassign Meetings) Crea relazioni (Create Reports) Crea relazione Relazioni Account (Account Reports) Relazioni di GoToMeeting (GoToMeeting Reports) Gestisci impostazioni (Manage Settings) Come applicare le impostazioni personalizzate per utenti e gruppi Gestione delle impostazioni predefinite per nuovi utenti Citrix Online UK Ltd. Tutti i diritti riservati. i

3 Guida introduttiva per il Centro di amministrazione Corporate Il Centro di amministrazione consente agli amministratori degli account Corporate di aggiungere e gestire utenti, creare relazioni e tenere sotto controllo le impostazioni predefinite e personalizzate in modo efficiente. L'amministratore di un account GoToMeeting o GoToWebinar può effettuare l'accesso per invitare e gestire organizzatori e amministratori Citrix Online UK Ltd. Tutti i diritti riservati. 1

4 Aggiungi utenti È possibile aggiungere utenti individuali all'account e assegnare loro i ruoli di organizzatore e/o di amministratore dell'account. Il nome e il cognome dell'utente non possono superare 32 caratteri. Un indirizzo non può superare 128 caratteri. Aggiungere un utente all'account 2. Selezionare Aggiungi utenti (Add Users) nella barra di navigazione sulla sinistra. 3. Nella pagina Aggiungi utenti, immettere il nome, il cognome e l'indirizzo dell'utente. Gli utenti accedono a GoToMeeting con l'indirizzo fornito. Fare clic su Aggiungi un altro utente (Add Another User) per effettuare tale operazione allo stesso tempo. 4. Selezionare un ruolo per l'utente. Bisogna selezionarne almeno uno prima dell'aggiunta (a meno che tutte le postazioni disponibili non siano già state utilizzate). Gli si può assegnare quello di organizzatore, di amministratore o entrambi. Organizzatore di GoToMeeting Organizzatore di GoToWebinar con GoToMeeting Amministratore dell'account 2012 Citrix Online UK Ltd. Tutti i diritti riservati. 2

5 5. Mediante il menu a discesa Gruppo (Group), se ne può selezionare uno per l'utente (facoltativo). Per aggiungere un gruppo, selezionare il menu a discesa Gruppo e poi Aggiungi gruppo (Add a Group) per immettere il nome del gruppo e salvarlo. Se non se ne seleziona uno, per impostazione predefinita l'utente non apparterrà a nessuno. Vedere Gestisci gruppi (Manage Groups) per ulteriori informazioni. 6. In base alle impostazioni predefinite, i nuovi utenti ricevono l' di benvenuto predisposta, ma è anche possibile creare nuovi modelli e salvarli per utilizzarli in seguito. 7. Al termine, fare clic su Salva (Save). I nuovi utenti ricevono un' di benvenuto con un collegamento che consente loro di impostare la password dell'account. Devono effettuare l'operazione richiesta prima di poter utilizzare GoToMeeting. Creazione di un nuovo modello di di benvenuto In base alle impostazioni predefinite, gli utenti appena aggiunti ricevono l' di benvenuto predisposta, ma è anche possibile creare modelli di di benvenuto personalizzate e salvarli per utilizzarli in seguito. 2. Selezionare Aggiungi utenti (Add Users) nella barra di navigazione sulla sinistra. 3. Nella pagina Aggiungi utenti, selezionare Crea nuovo modello (Create New Template) dal menu a discesa Invia questa (Send this ). 4. Nella finestra di dialogo Crea nuovo modello (Create New Template), immettere il titolo e l'oggetto del nuovo modello di di benvenuto, poi aggiungere testo personalizzato Citrix Online UK Ltd. Tutti i diritti riservati. 3

6 5. Al termine, fare clic su Salva (Save). 6. Quando si torna alla pagina Aggiungi utenti, si può selezionare il modello salvato dal menu a discesa Invia questa (Send this ). Si può fare clic su Anteprima (Preview), Modifica (Edit) o Elimina (Delete) accanto al modello Citrix Online UK Ltd. Tutti i diritti riservati. 4

7 Gestisci gruppi (Manage Groups) Aggiungi gruppo (Add a Group) Si possono aggiungere gruppi all'account per aggregare i membri e gestirli meglio. La creazione di gruppi consente di applicare facilmente le stesse impostazioni e personalizzazioni a tutti gli utenti che vi appartengono. Si possono anche creare relazioni per gruppi di utenti. 2. Selezionare Gestisci gruppi (Manage Groups) nella barra di navigazione sulla sinistra. 3. Nella pagina Gestisci gruppi, selezionare Aggiungi gruppo (Add a Group). 4. Nella casella Aggiungi gruppo, immettere un nome. Quindi fare clic su Salva (Save) 5. Quando si torna alla pagina Gestisci gruppi, vi sono visualizzati il Gruppo appena aggiunto e il numero di Membri gruppo (Group Members). Per modificare il Nome gruppo, fare clic su di esso nella pagina Gestisci gruppi. Per gestire le Impostazioni del Gruppo, fare clic sull'apposita icona accanto al suo nome. Per eliminare il Gruppo, fare clic sull'apposita icona accanto al suo nome Citrix Online UK Ltd. Tutti i diritti riservati. 5

8 Elimina gruppo Si possono eliminare i gruppi e fare in modo che gli utenti non siano più aggregati. Dopo che si è eliminato un gruppo, per impostazione predefinita, nessuno dei membri appartiene più ad alcun gruppo. 2. Selezionare Gestisci gruppi (Manage Groups) nella barra di navigazione sulla sinistra. 3. Nella pagina Gestisci gruppi, selezionare l'apposita icona accanto al nome di quello da eliminare. Se si elimina il gruppo, i membri non saranno più aggregati fra loro Citrix Online UK Ltd. Tutti i diritti riservati. 6

9 Gestisci utenti (Manage Users) Nella pagina Gestisci utenti, si possono cercare gli utenti immettendo parte del loro nome o dell'indirizzo o si può utilizzare un filtro, selezionando il menu a discesa Filtra per (Filter by), per ordinare e visualizzare i nomi di tutti gli utenti, gli amministratori, gli utenti che non appartengono a nessun gruppo e i gruppi dell'account. È anche possibile gestire le postazioni, raggruppare gli utenti, eliminarli ed esportarne i dettagli in Excel. Gestisci postazioni (Manage seats) Nella colonna Prodotto (Product) è indicato se un utente è nello stato attivo o sospeso per GoToMeeting o GoToWebinar. Gli organizzatori attivi possono organizzare sessioni di GoToMeeting, al contrario di quelli sospesi. 2. Selezionare Gestisci utenti (Manage Users) nella barra di navigazione sulla sinistra. 3. Nella pagina Gestisci utenti, selezionare la casella di controllo accanto al nome dell'utente. 4. Selezionare il menu a discesa Gestisci postazioni (Manage Seats). Si può selezionare una della opzioni Cambia postazione in (Change Seat to). 5. Dopo aver effettuato la selezione, fare clic su Applica modifiche (Apply Changes). Se si sono selezionati GoToMeeting o GoToWebinar, si può fare clic su Invita di nuovo (Reinvite) accanto al nome degli utenti per inviare loro nuovamente un' di benvenuto dopo aver selezionato quella predefinita o il modello personalizzato. Se seleziona Rimuovi tutte le postazioni (Remove All Seats) e poi si fa clic su Applica modifiche (Apply Changes), lo stato dell'utente passerà a sospeso. Se l'utente ha sessioni pianificate, si può fare clic su Riassegna le sessioni (reassign their sessions) per dare l'incarico a un altro organizzatore (facoltativo). Se non si riassegnano le sessioni pianificate dell'utente e si rimuove la sua postazione, la cronologia relativa all'organizzatore è memorizzata per un anno, quindi se in seguito si decide di riattivare l'utente il cui stato è sospeso, la cronologia è conservata Citrix Online UK Ltd. Tutti i diritti riservati. 7

10 Raggruppa utenti (Group users) Si possono aggregare più utenti in gruppi per gestire meglio un sottoinsieme dell'account. Si possono anche creare relazioni per gruppi di utenti per individuare informazioni più significative su un sottoinsieme di utenti dell'account. 2. Selezionare Gestisci utenti (Manage Users) nella barra di navigazione sulla sinistra. 3. Nella pagina Gestisci utenti, selezionare la casella di controllo accanto al nome dell'utente. 4. Selezionare il menu a discesa Raggruppa utenti (Group Users) per spostare i loro nomi in un altro gruppo, rimuoverli dal gruppo o per aggiungere un nuovo gruppo Citrix Online UK Ltd. Tutti i diritti riservati. 8

11 Elimina utenti (Delete users) Si possono eliminare i nomi degli utenti dall'account per rimuoverne la postazione GoToMeeting. Se si effettua tale operazione, bisognerà inviare loro un altro invito a GoToMeeting se si desidera che possano organizzare nuovamente riunioni. Se un utente ha riunioni predisposte, si possono assegnare le sessioni a un altro organizzatore. Se si elimina il nome di un utente, la cronologia delle sessioni non è conservata; se si desidera mantenerla, è possibile rimuovere la postazione e far passare l'utente allo stato sospeso, in modo che i dati siano memorizzati ancora per un anno, nel caso che in seguito si decida di far passare l'utente allo stato attivo. 2. Selezionare Gestisci utenti (Manage Users) nella barra di navigazione sulla sinistra. 3. Nella pagina Gestisci utenti, selezionare la casella di controllo accanto al nome dell'utente. 4. Poi selezionare Elimina utenti (Delete Users). Se un utente ha sessioni predisposte, si può fare clic su Riassegna le sessioni (reassign their sessions) per dare l'incarico a un altro organizzatore. 5. Nella pagina Riassegna riunioni (Reassign Meetings), selezionare il menu a discesa Riassegna a (Reassign to) per scegliere un altro organizzatore. Sono disponibili ulteriori informazioni sul modo di riassegnare riunioni. 6. Al termine, fare clic su Salva (Save). Per aggiungere nuovamente un utente all'account, bisogna effettuare l'aggiunta di un nuovo utente. Dettagli utente (User details) È possibile visualizzare informazioni relative all'utente, selezionare un gruppo e assegnare i ruoli di organizzatore e/o di amministratore dell'account per tutti gli utenti dell'account. Si possono anche aggiungere altri amministratori dell'account che potranno utilizzare il Centro di amministrazione. Al pari dell'amministratore che li ha aggiunti, questi potranno gestire gli utenti dell'account e aggiungerne altri. Si può assegnare a un utente il ruolo di organizzatore e/o amministratore dell'account dalla pagina Dettagli utente. Un utente può essere un amministratore dell'account pur non essendo un organizzatore attivo. Lo stato degli utenti può essere uno dei seguenti: Attivo, (Enabled) gli utenti hanno attivato l'account creando una password; Sospeso, (Suspended) gli utenti avevano precedentemente una postazione, ma essa è stata rimossa; Invitato, (Invited) il nome degli utenti è stato aggiunto all'account, ma non hanno ancora creato una password. 2. Selezionare Gestisci utenti (Manage Users) dalla barra di navigazione sulla sinistra e fare clic sul nome di un utente Citrix Online UK Ltd. Tutti i diritti riservati. 9

12 3. Nella pagina Dettagli utente, si può modificare il suo nome e si possono visualizzare il suo indirizzo e le informazioni sull'utilizzo (l'ultima riunione, la prossima riunione predisposta e le riunioni ricorrenti predisposte). Da tale pagina si possono anche modificare il suo gruppo e il ruolo. 4. Fare clic su Salva (Save), se sono stare introdotte modifiche Citrix Online UK Ltd. Tutti i diritti riservati. 10

13 Riassegna riunioni (Reassign Meetings) Si possono assegnare in qualunque momento a un altro organizzatore attivo dell'account le riunioni di un utente, soprattutto se quest'ultimo è stato eliminato, sospeso o non è più attivo. Sebbene le sessioni di webinar non possano essere riassegnate, esse possono essere avviate da un coorganizzatore. 2. Selezionare Gestisci utenti (Manage Users) dalla barra di navigazione sulla sinistra e fare clic sul nome di un utente. 3. Nella pagina Dettagli utente (User Details), fare clic su Riassegna riunioni (Reassign Meetings). 4. Nella pagina Riassegna riunioni (Reassign Meetings), selezionare il menu a discesa Riassegna a (Reassign to) per scegliere un altro organizzatore. Ripetere l'operazione per tutte le riunioni da riassegnare a un altro organizzatore. 5. Al termine, fare clic su Salva (Save) Citrix Online UK Ltd. Tutti i diritti riservati. 11

14 Crea relazioni (Create Reports) Si possono creare relazioni per visualizzare i dati relativi agli organizzatori e alle riunioni passate (i dati sono memorizzati per un anno dall'inizio della riunione). Se un organizzatore ha appena terminato una riunione, ci possono volere fino a 15 minuti perché essa appaia nelle relazioni Citrix Online UK Ltd. Tutti i diritti riservati. 12

15 Crea relazione 2. Selezionare Crea relazioni (Create Reports) dalla barra di navigazione sulla sinistra. 3. Nella pagina Crea relazioni, selezionare uno dei seguenti tipi di relazione: Relazioni Account (Account Reports) Relazione Attività (Activity Report), che mostra un riepilogo dell'utilizzo del prodotto da parte di ciascun organizzatore. Relazione Stato utente (User Status Report), che mostra il ruolo o i ruoli correnti di ciascun utente dell'account Citrix Online UK Ltd. Tutti i diritti riservati. 13

16 Relazioni di GoToMeeting (GoToMeeting Reports) Relazione Cronologia riunioni (Meeting History Report), che mostra i dettagli relativi alle riunioni e i partecipanti per ciascun organizzatore. Relazione Riunioni pianificate (Scheduled Meeting Report), che mostra le riunioni pianificate per gli organizzatori dell'account Citrix Online UK Ltd. Tutti i diritti riservati. 14

17 Relazione Partecipanti (Attendee Report), che mostra i dettagli relativi ai partecipanti alle riunioni degli organizzatori. 4. Selezionare un intervallo incluso nell'ultimo anno o compreso fra date Da e A specifiche. Poi fare clic su Esporta in Excel (Export to Excel). 5. Selezionare utenti o gruppi. Si può utilizzare un filtro per selezionare quanto segue: tutti gli utenti, utenti individuali o più utenti; 2012 Citrix Online UK Ltd. Tutti i diritti riservati. 15

18 tutti gli amministratori, amministratori individuali o più amministratori; utenti non in un gruppo; gruppi. 6. Aprire la relazione in Excel per visualizzare le informazioni relative all'account e gli utenti Citrix Online UK Ltd. Tutti i diritti riservati. 16

19 Gestisci impostazioni (Manage Settings) Gli amministratori dell'account possono creare impostazioni personalizzate che sostituiscono quelle predefinite per i nuovi utenti. Si possono modificare le impostazioni di GoToMeeting per tutti gli utenti, gli amministratori, i gruppi e gli utenti che non appartengono a nessun gruppo dell'account. È possibile personalizzare le numerose impostazioni per gli utenti e i gruppi e anche gestire quelle predefinite per i nuovi utenti dell'account. Come applicare le impostazioni personalizzate per utenti e gruppi 2. Selezionare Gestisci impostazioni (Manage Settings) dalla barra di navigazione sulla sinistra. 3. Nella pagina Gestisci impostazioni, selezionarne una dal menu a discesa. 4. Utilizzare il menu a discesa "Filtra per" (Filter by) per selezionare tutti gli utenti, un gruppo di essi o un utente individuale di cui gestire le impostazioni. Oppure, immettere una parte del nome dell'utente o del suo indirizzo nel campo di ricerca. 5. Le impostazioni esistenti per gli utenti sono visualizzate nei risultati ottenuti con il filtro (Passaggio 2). Mediante la selezione di un'opzione, modificare l'impostazione per gli utenti o i gruppi selezionati: consentire agli organizzatori selezionati di fornire o utilizzare l'impostazione; non consentire agli organizzatori selezionati di fornire o utilizzare l'impostazione; non modificare l'impostazione. 6. Al termine, fare clic su Salva (Save). Le impostazioni personalizzate hanno la priorità su quelle predefinite Citrix Online UK Ltd. Tutti i diritti riservati. 17

20 2012 Citrix Online UK Ltd. Tutti i diritti riservati. 18

21 Gestione delle impostazioni predefinite per nuovi utenti 2. Selezionare Gestisci impostazioni (Manage Settings) dalla barra di navigazione sulla sinistra. 3. Nella pagina Gestisci impostazioni, selezionare Gestisci impostazioni nuovi utenti (Manage New User Settings). 4. Si possono modificare le impostazioni predefinite per i nuovi utenti selezionando o deselezionando la casella di controllo accanto ad esse. Tutte le impostazioni sono attivate per impostazione predefinita. 5. Al termine, fare clic su Salva (Save) Citrix Online UK Ltd. Tutti i diritti riservati. 19