Manuale ibank. Indice: ibank

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1 Manuale ibank Indice: Per creare un nuovo documento ibank Conti Smart Gruppi di conti Conti Contanti Modificare le Informazioni del Conto Valute Movimenti Transazioni ripartite Trasferimenti Transazioni programmate Categorie Importare transazioni Regole di importazione Smart Investimenti Portfolio Gestione del budget Grafici e report Riconciliare gli estratti conti bancari 1

2 Manuale ibank Per cominciare: Per creare un nuovo documento ibank: dal menù file, scegliete Nuovo documento ibank (new ibank document) Un documento ibank contiene tutte le informazioni che userete per lavorare con ibank: conti e il loro movimenti, categorie, transazioni memorizzate e programmate, funzioni importate, grafici e budget. E possibile tenere più di un documento ibank per volta ma non é possibile trasferire informazioni da un documento all altro. Per la maggior parte degli usi domestici, un documento é più che sufficiente. Creare le Impostazioni (settings) per i conti (accounts): la prima cosa da fare é creare le impostazioni dei conti. Create un Conto per ogni conto che avete (per esempio: assegni, risparmi, Carta di credito, investimenti) Create un conto cliccando sul pulsante + in basso a sinistra o scegliendo Make a new account dalla lista di azioni adiacente. Nel foglio che appare, scegliete il tipo di conto; inserite il nome del conto, il saldo iniziale e la valuta Altre informazioni possono essere compilate nel pannello info (View>show account info) E possibile trascinare e spostare i conti e altre cose nella lista di fonti a sinistra per riorganizzarle a proprio piacimento. Conti Smart Create un Conto Smart per monitorare le transazioni di una determinata categoria, importo e/o data. Per creare un Conto Smart, cliccare sul bottone nell angolo in basso a sinistra e selezionare new smart account Nel foglio che appare rinominare il conto Smart e impostate delle regole nella tabella a destra. Il nuovo conto Smart si aggiornerà automaticamente in base alle regole che avete impostato. Gruppi di conti Create dei gruppi di conti per organizzare i vostri conti. Per creare un nuovo gruppo, cliccare sul bottone nell angolo in basso a sinistra e selezionare new group account. Per inserire altri conti nel gruppo trascinateli dalla lista dei conti a sinistra. Conti Contanti (cash accounts) Usate un conto contanti per monitorare il denaro che prelevate in banca. Create un conto cliccando il bottone + in basso a sinistra o scegliendo Make a new account dalla lista di azioni adiacente. 2

3 Nel foglio che appare scegliete cash dalla lista di conti che appare pop up Ogni volta che prelevate trasferite (transfer) i soldi al vostro conto contanti Ogni volta che spendete, create una transazione (transaction) nel conto contanti. Modificare le Informazioni del Conto I conti hanno diverse impostazioni che possono essere facilmente modificate dal pannello sotto la lista di conti, sulla sinistra della finestra principale. Per modificare le informazioni/caratteristiche del conto: Selezionate un conto Scegliete View>Show Account Info, nella finestra che appare potete compilare debitamente i campi delle informazioni del vostro conto. Assicuratevi di aver inserito un saldo minimo (minimum balance), altrimenti il conto apparirà nella lista con un etichetta di allarme. Per il conto delle carte di credito, il saldo minimo (minimum balance), dovrebbe essere in negativo, dato che questo tipo di conto non ha mai un saldo positivo. Se riempite il campo URL con l indirizzo della vs banca, ibank aprirà automaticamente il suo sito nel vostro browser preferito. Usate la casella includi nel totale (include in total) per decidere se il saldo di un conto debba apparire o no nel vostro totale. Se la casella non è barrata, il saldo del conto apparirà in grigio e l importo non sarà incluso nel totale. Il saldo riconciliato (Reconciled balance) è il totale di tutte le operazioni approvate. Usate la finestra pop up di Valuta (currency) se avete bisogno di cambiare la valuta del conto (per es. avete inserito la valuta sbagliata al momento dell apertura del conto ) Valute (Currencies) ogni conto può essere espresso in una sola valuta Potete inserire una valuta differente per ogni conto al momento dell apertura di un nuovo conto oppure modificarla cambiando le caratteristiche del conto (editing account s attributes) Ogni transazione viene associata ad un tasso di cambio quando vengono effettuate transazioni tra conti con valute differenti. Il tasso di cambio può essere variato tramite il pulsante triangolare Exchange Rate Info presente nel transaction editor (view>toggle transaction editor). Potete scaricare i cambi aggiornati scegliendo Account>download currency exchange rate. Se i tassi di cambio sono stati aggiornati, ibank imposterà automaticamente il tasso di cambio in una nuova transazione. Le valute che non sono più associate ad un conto possono essere rimosse aprendo la lista delle valute (Account>currencies ) Potete creare nuove valute scegliendo Account>currencies 3

4 Movimenti (transactions) Le transazioni rappresentano ogni tipo di movimento che potrebbe apparire normalmente su un estratto conto, dal prelievo bancomat all acquisto al supermercato con carta di credito. Come aggiungere una transazione Scegliere un conto dalla lista sulla sinistra. Cliccare sul pulsante add trasaction in basso a sinistra. Una nuova transazione dovrebbe comparire nella tavola a destra. Elementi dei movimenti: Tipo (Type): Tipo di transazione, per esempio prelievo bancomat (ATM), Prelievo in banca (Withdrawal), Versamento (deposit), pagamento con carta di credito o bancomat (pos) addebito (charge), Bonifico (transfer) Data (Date): data del movimento #: numero di controllo (check number) della transazione Categoria (Category) Categoria associata alla transazione, viene usata per creare il budget e per i grafici (Charts) Destinatario (Payee) a chi, o dove è avvenuta la transazione. Memo appunti riguardo alla transazione Importo (Amount) Importo della transazione, va indicato in negativo se è un debito, in positivo se è un versamento Immagine (Image) potete associare un immagine alla transazione, per esempio un file.pdf con la ricevuta di pagamento o la foto del vostro nuovo acquisto. Per associare un immagine alla transazione. Selezionate il movimento a cui volete allegare un immagine Aprite l editor di transazioni (View>Toggle transaction editor) Trascinate un immagine dal finder nella casella immagine Transazioni ripartite (split transaction). E possibile ripartire una transazione quando volete tenere traccia dei dettagli di una transazione, per esempio fate un assegno da 100,00 ma 60,00 vanno alla voce "spesa alimentari" e 40,00 come "elettrodomestici", potete dividere la transazione indicando i dettagli per le due categorie. Per ripartire una transazione Selezionate un movimento Ciccate sul pulsate dividi ( split ) Ciccate sul triangolino di apertura per vedere i dettagli della ripartizione Modificate le voci destinatario/informazioni sulla ripartizione (Payee/split info) ibank creerà/eliminerà altre voci in modo che la somma delle voci divise concordi con la transazione principale. Trasferimenti (transfers) usate i trasferimenti quando volete spostare soldi da un conto all altro. Per fare un trasferimento 4

5 Selezionare una transazione Nel campo Categoria inserite il nome del conto dove volete trasferire dei soldi, il nome della categoria/conto avrà davanti il simbolo per segnalare che si tratta di un trasferimento. Nel conto su cui avete trasferito I soldi apparirà automaticamente una nuova transazione la prossima volta che lo aprite. Le due transazioni ora sono collegate, se variate l importo su un conto l altro si aggiornerà automaticamente, se cancellate la transazione su un conto, anche l altra verrà cancellata. Transazioni programmate (scheduled transactions) Create delle transazioni programmate per tutte le operazioni periodiche (per esempio l affitto mensile o la rata del mutuo) Per creare una Transazione programmata: Selezionate programmata (scheduled) dalla lista di fonti (source) a sinistra Cliccate sul pulsante aggiungi (ADD) nell angolo in basso a sinistra della finestra per aggiungere una nuova transazione programmata Riempite i campi con i dovuti parametri della transazione programmata. Se la transazione vi addebita dei costi, controllate che l importo abbia il segno - Cancellate una transazione programmata selezionandola nella finestra delle transazioni programmate e cliccate sul pulsante Categorie create delle categorie da assegnare alle transazioni per creare il budget e dei grafici. Per creare e modificare delle categorie Selezionate categories dalla lista dei campi a sinistra Fate doppio click sul campo del nome per cambiarlo Usate il pulsante + e - per aggiungere o cancellare delle categorie o creare delle sottocategorie. Potete anche spostare le categorie trascinandole al posto giusto nell elenco. Cliccate sul rettangolo colorato per associare un colore alla categoria. Questo colore verrà usato nei grafici e nelle transazioni. Cambiando il nome di una categoria verranno aggiornate anche le transazioni associate a quella categoria. Importare transazioni ibank può importare dati in formato QIF,OFX (QFX) E CSV. Per importare dei file Selezionate il conto nel quale volete importare il file Scegliete File>import o trascinate il file sull'icona ibank aperta nel dock. Se state importando in un conto per la prima volta, scegliete il formato della data se vi viene richiesto di farlo. La finestra delle importazioni La finestra delle importazioni é divisa in due sezioni. La parte superiore mostra le transazioni che ibank può importare, la parte inferiore mostra le transazioni presenti nel conto scelto. Usate la colonnina dei check nella lista superiore per vistare quali transazioni devono essere importate. 5

6 Preferenze di importazione (import settings) Le preferenze di importazione vi permettono di personalizzare come importare file QIF e CSV in conti diversi, prima di importarli. Per modificare le preferenze di importazione: selezionare il conto e scegliere Account>Edit import settings (conto>editare le preferenze di importazione) Per i file QIF e CSV impostate lo stesso formato di data che compare nei vostri file. (Potete leggere i vostri file con il programma "textedit") Personalizzare il formato della data. Usate il campo di formattazione della data per impostare un formato di data che non corrisponde a quelli presenti nella finestra pop- up. Per esempio, per associare un formato mm/gg/aaaa (mm/dd/yyyy) dovrete digitare %m/% d/%y oppure, per g.m.aa dovrete digitare %e.%m.%y o %d Giorno del mese, decimale ( es 01-31) o %e Giorno del mese senza lo "0" per i n da 1 a 9. o %m Mese, decimale (01-12) o %y Anno, senza il secolo (00-99) o %Y Anno, con il secolo (1990) Specifiche per CSV Molti file CSV sono formattati diversamente a seconda dall'istituzione finanziaria che li ha generati. Potete usare i tasti +/- per aggiungere o eliminare colonne che contengono informazioni non necessarie presenti nel file CSV. Potete anche trascinare e spostare le intestazioni delle colonne per cambiarne l'ordine a seconda dell'ordine del file che volete importare. L'impostazione "riempi con le informazioni memorizzate ("fill with memorized info") determina se usare o no il riempimento automatico delle categorie delle transazioni importate, basandosi sulle transazioni memorizzate. Importare da Quicken Il modo più semplice di importare da Quicken é aprire il file dati con Quicken e poi scegliere File>esporta e scegliere esportazione completa. Dopo di che create un nuovo documento ibank e scegliete file>import, nella finestra di dialogo che appare selezionate il file QIF che avete appena esportato da Quicken e vistate la casella "Crea un conto per questo file" ("Create accounts for this file") Pigiate il pulsante Import. Se il file contiene molti dati, abbiate pazienza, potrebbe metterci un po'. Un altro modo di importare dati da Quicken é esportare ogni conto ibank in Quicken, poi ricreate conti in ibank per ogni conto che avevate in Quicken e importate ogni Qif file. Regole di importazione Smart Usate le regole di importazione smart per importare più efficacemente le transazioni. I file importati dalle Banche contengono spesso delle informazioni estranee o non sono nominati come vorreste. Le regole di importazione smart vi danno la possibilità di importare dati con il nome che preferite. Per esempio, se fate spesso la spesa nel negozietto sottocasa, potreste avere un creditore denominato "123 st. market id:992311" nel file scaricato dalla banca, ma se usate le regole di importazione smart potrete fare in modo che ogni transazione che contiene "123 st. market" venga automaticamente rinominata "Minimarket" e associata alla categoria "spese di casa". Creare le regole di importazione smart o Selezionate le regole di importazione smart (smart import rules) nella lista di risorse a sinistra 6

7 o cliccate sul pulsante "add" per creare una nuova regola. o Editate le informazioni appropriate nell'area destra. Investimenti (investment accounts) ibank può essere usato per seguire i vostri investimenti tipo IRA, SEP, etc. Per creare un conto per gli investimenti, procedete come per ogni conto ma assicuratevi di scegliere l'opzione "investimento" (investment) nella finestra Pop-up che si apre nella maschera di creazione di un nuovo conto. Transazioni Aggiungete una transazione nel conto degli investimenti come fate in qualsiasi altro conto. Scegliete il tipo di transazione che rappresenta l'attività. Usate compra ("buy") se state acquistando delle quote (shares of a stock). Associare un 'identità (security) Per associare un n /simbolo di identità inserite il n /simbolo nella colonna "security" del foglio delle transazioni. Se non esiste un'identità con quel n /simbolo, scenderà una finestra che richiede delle informazioni su quell' identità. Portfolio Ogni identità (security) creata o associata ad una transazione apparirà finestra del portfolio. Per vedere il vostro portfolio, selezionate Portfolio dalla lista di fonti a sinistra. La lista di controllo (watchlist) e l elenco delle identità (index securities) (per esempio, Nasdaq o DJI) possono essere aggiunte al vostro portfolio cliccando sul pulsante + in fondo alla tabella. La colonna del costo di base (cost basis) del portfolio viene calcolata usando o il metodo FIFO (first in, first out) o la media, questo settaggio può essere stabilito nelle preferenze. Le colonne possono essere mostrate o nascoste cliccando sull icona a forma di matita nell angolo in alto a sinistra del tabulato del portfolio. Le quote vengono scaricate dal servizio quote di Yahoo! e hanno un ritardo massimo di 20 minuti. Gestione del budget (budgeting) ibank vi permette di creare diversi budget, così da poterne avere, ad esempio, uno personale e uno per le spese di casa. La gestione del budget si basa sulle categorie, quindi la chiave per un buon funzionamento del budget é una corretta assegnazione delle categorie alle vostre transazioni. Creare un budget Cliccate sul pulsante aggiungi un budget ( add budget ) Inserite il nome del budget Assegnare categorie alle entrate e alle uscite (Voci del Budget - Budget items) o o o Selezionando il nuovo budget appena aggiunto, il pannello di set up dovrebbe apparire nella finestra a destra della lista di fonti. Usate uno dei due piccoli pulsanti +/- nell angolo in basso a sinistra delle due tavole per aggiungere o rimuovere categorie di entrate e di uscite per il budget. Per ogni voce del budget che aggiungete, inserite l importo che intendete spendere o guadagnare per il periodo scelto nella colonna frequenza. Esempio: Se il vostro stipendio mensile é di 4.000,00, aggiungete una voce di entrata (la tavola in alto a destra) nel budget, scegliete la categoria salary (stipendio), la frequenza mensile ( monthly ) e inserite 7

8 4.000,00 nella colonna importo (amount). Se spendete circa 200,00 ogni 2 settimane per la spesa di alimentari (groceries) aggiungete una voce di uscita nel budget di 200,00, scegliete la categoria alimentari ( groceries ) e impostate la frequenza a due settimane. Usate il pulsante pop-up nella parte bassa della finestra del budget per scegliere una frequenza globale con cui mostrare le medie e I totali dei vostri budget. Monitoraggio del budget (Budget monitor): Dopo aver impostato uno o più budget, usate la finestra budget monitor per controllare se vi state attenendo al vostro budget prefissato. Per aprire una finestra di monitoraggio del budget, cliccate sul pulsante budget monitor della barra degli strumenti oppure scegliete dal menu Manage> Show budget monitor (gestisci> mostra budget monitor). Una volta aperta la finestra di monitoraggio del budget, potete selezionare quale budget visualizzare dalla pulsante pop-up nell angolo in alto a sinistra. Sceglilete il periodo da monitorare nell altro pop-up. Il budget monitor visualizza gli importi che avete speso per le categorie inserite nel budget basandosi sul mese in corso. Grafici e report (charts and reports) Creare un grafico vi permette di analizzare le vostre spese per categoria, per conto e in un dato periodo. Creare un grafico: Aggiungete un nuovo grafico cliccando sul pulsante aggiungi un grafico (add chart) sulla barra degli strumenti. Attribuite un nome al grafico. Una nuova finestra apparirà sul lato destro della finestra principale Usate I pulsanti + / - per aggiungere/ eliminare conti e categorie per cui volete creare un report. Se non vengono aggiunti conti, il grafico presenterà dei risultati basati su tutti i conti. Usate I controlli nella zona in basso a sinistra per sistemare I dati che volete aggiungere al grafico. Cliccate sul pulsante esporta ( Export ) per esportare I dati in un file in formato CSV, per poterli utilizzare con un altro programma, come, ad esempio, excel. Previsione di bilancio (Balance Forecasting) Usate la funzione di ibank per stimare futuri bilanci basandovi sui precedenti bilanci e/o transazioni programmate future. Creare una previsione. Le previsioni in ibank possono essere create per uno o più conti. Cliccate sul pulsante aggiungi previsione ( add forecast ) sulla barra degli strumenti o scegliete Manage> Add new forecast (gestisci> Aggiungi nuova previsione) La voce nuova previsione (new forecast) dovrebbe apparire nella lista di fonti a sinistra e dovreste riuscire a rinominare la previsione. Una nuova finestra apparirà sul lato destro della finestra principale Usate I pulsanti + / - per aggiungere/ eliminare conti per cui volete creare una previsione di bilancio. Usate il pulsante pop-up sotto la lista di conti per scegliere come preferite calcolare la previsione di bilancio per quel conto. Potete scegliere tra il calcolo basato sul campione dei bilanci precedenti, sulle future transazioni programmate o su entrambi. Se il metodo di calcolo che avete scelto é quello basato sui bilanci precedenti, inserite il numero di intervalli che volete che ibank usi (????) Compilate il campo prevedi fino a (forecast to..) con la data finale delle previsioni di bilancio. 8

9 Riconciliare gli estratti conti bancari (reconcile bank statements) Come riconciliare Per riconciliare un conto con un estratto conto bancario, selezionate il conto e poi scegliete Conto>riconcilia con l estratto conto (account> reconcile with statement) Una nuova voce estratto conto ( statements ) apparirà sotto il conto per il quale l estratto conto é stato creato e la finestra a destra cambierà. Nel foglio che appare, inserite le informazioni appropriate dall estratto conto che avete ricevuto dalla banca per mail e cliccate sul pulsante chiudi ( close ) Con la voce estratto conto (statement) selezionata, il pannello nella parte destra della finestra principale di ibank dovrebbe cambiare e mostrare una lista di operazioni per il periodo compreso nell estratto conto. Vistate le operazioni che combaciano con quelle del vostro estratto conto e aggiungetene di nuove fino a che il campo differenza ( difference ) nell angolo in basso a destra é uguale a zero. Potete inoltre usare I pulsanti nella parte bassa della finestra per creare e eliminare estratti conti. Vedere estratticonti riconciliati in precedenza. Per rivedere degli estratticonti che avete già riconciliato, selezionate la voce (item) estratticonti (statements) sotto il conto a cui si riferisce l estratto conto in questione, tutti gli estratticonti dovrebbero apparire nella finestra sulla destra. Potreste dover aprire il triangolo di apertura/divulgazione del conto. Back up e recupero dati da.mac Tenete I vostri dati al sicuro facendo back up frequenti sul vostro spazio.mac. Se non avete un account.mac vi raccomandiamo di crearvene uno. Back up su.mac Se non é già aperto, aprite il documento di cui desiderate fare il back up Scegliete File> back up to.mac Una barra di progressione nell angolo in basso a sinistra della finestra vi mostrerà il progresso del back up. Quando il il processo di back up sarà completato una copia del vostro documento di ibank apparirà nel vostro idisk su /documenti/ibank Backup con una data inclusa nel nome del file. Recuperare dati da.mac Per recuperare un documento ibank da.mac andate nel finder e connettetevi al vostro idisk Scegliendo Go>iDisk> My idisk Nel finder andate ad idisk>document/ibank Backups Scegliete il file che volete recuperare e spostatelo sul desktop (o dovunque vogliate) Fate doppio click sul file per aprirlo con ibank. 9