02/12/2012 LABORATORIO DI INFORMATICA. Formule e Funzioni. Utilizzare una funzione

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1 LABORATORIO DI INFORMATICA APPLICAZIONE PRATICA: Uso di formule e funzioni in MS EXCEL; Principali funzioni utili 1 Formule e Funzioni Le formule permettono di eseguire operazioni sui dati contenuti in determinate celle per ottenere dei risultati; In Excel esistono formule predefinite per eseguire determinate tipologie di calcolo; Esistono molte categorie di funzioni: Statistiche Finanziarie Matematiche Logiche Etc. 2 Utilizzare una funzione In MS Excel 2010 è particolarmente facile. Basta scegliere dalla LIBRERIA DI FUNZIONI della scheda FORMULE; In generale basta fare click sinistro sul pulsante della barra delle funzioni e scegliere la funzione appropriata dalla finestra INSERISCI FUNZIONE; Se siamo bravi possiamo digitare la sintassi della funzione direttamente nella cella del risultato o nella barra della funzione; 3 1

2 Struttura di una funzione =<nome funzione>(<argomenti>) Gli elementi che formano la struttura di una funzione sono: Il simbolo di uguale [=] Il nome della funzione (parola chiave) Uno o più argomenti racchiusi tra parentesi tonde. ESEMPIO: =SOMMA (E2:E8); 4 Gli argomenti di una funzione Gli argomenti sono necessari ad Excel per calcolare la funzione; essi possono essere numeri, stringhe, celle, aree, altre formule, etc; La indicazione degli argomenti è soggetta a regole sintattiche; se la funzione richiede più argomenti, questi devono essere separati dal punto e virgola [;] Se l argomento è una area del foglio (insieme di celle), questa è indicata con la sintassi <prima cella>:<ultima cella>; Se l argomento è una stringa di testo, questa deve essere racchiusa tra apici o virgolette; Nella indicazione degli argomenti non bisogna utilizzare spazi; 5 FUNZIONE SOMMA Utilizziamo la cartella MS Excel «BILANCIO FAMIGLIARE.xslx» 6 2

3 FUNZIONE SOMMA SOMMA(num1;[num2];...]) La funzione SOMMA esegue l'addizione di tutti i numeri specificati come argomenti. L'argomento può essere un intervallo, un riferimento di cella, una matrice, una costante, una formula o il risultato di un'altra funzione. =SOMMA(A1:A5) esegue l'addizione di tutti i numeri contenuti nelle celle da A1 a A5; =SOMMA(A1; A3; A5) esegue l'addizione dei numeri contenuti nelle celle A1, A3 e A5. 7 Calcolare la funzione SOMMA Scriviamo direttamente la sintassi della funzione SOMMA nella cella in cui vogliamo il risultato; Per calcolare le spese sostenute per l AFFITTO nel semestre: Ci posizioniamo nella cella H6; Digitiamo la sintassi della formula: =SOMMA(B6:G6) e premiamo invio o facciamo click con il mouse; Nella cella H6 avremo il risultato: 4410,00. 8 Calcolare la funzione SOMMA 9 3

4 Calcolare la funzione SOMMA MS Excel offre all utente una quantità di scorciatoie «intelligenti»; Cancelliamo il contenuto della cella H6; Posizioniamoci nuovamente nella cella H6; Nella scheda HOME, gruppo MODIFICA, clicchiamo su SOMMA AUTOMATICA; In H6 verrà inserita automaticamente la sintassi della funzione: 10 Calcolare i totali Utilizzando la funzionalità di riempimento automatico calcoliamo i totali del semestre per ciascuna voce; N.B. sfruttiamo la maniglia di trascinamento piuttosto che rieseguire tutte le volte il calcolo; 11 Calcolare i totali Sin qui abbiamo calcolato le spese totali sostenute nel semestre per ogni singola voce (affitto, alimentari, etc.); Ora vogliamo calcolare le spese totali mensili, ossia quanto si è speso complessivamente ogni mese per tutte le voci; Posizioniamoci nella cella B14; Utilizziamo ancora il pulsante SOMMA AUTOMATICA; Sfruttiamo il riempimento automatico da B14 a H14; Lavoriamo un po sulla formattazione delle celle 12 4

5 Calcolare i totali 13 Entrate e saldo Aggiungiamo in riga 15 le entrate percepite mensilmente: In H15 calcoliamo la somma semestrale delle entrate: =somma(b15:g15); In riga 16 andiamo a calcolare i saldi come differenza tra Entrate e Totale spese; 14 Saldo In B16 inseriamo la formula: =B15-B14; Per le celle da C16 a H16 utilizziamo il riempimento automatico. 15 5

6 Funzione MEDIA MEDIA(num1; [num2];...) Restituisce la media aritmetica degli argomenti. Se ad esempio nell'intervallo A1:A20 sono contenuti valori numerici, la formula =MEDIA(A1:A20) restituirà la media di tali valori. 16 Calcolo della MEDIA Nell esempio precedente possiamo calcolare la spesa media mensile per ciascuna categoria di beni; Posizioniamoci in I7 (secondo voi perché saltiamo I6???); Qui possiamo inserire manualmente la funzione =MEDIA(B7:G7) oppure ricorre ancora al pulsante SOMMA AUTOMATICA scegliendo, però, questa volta, MEDIA: 17 Calcolo della MEDIA Per estendere il calcolo della MEDIA alle altre voci possiamo ricorrere al riempimento automatico. 18 6

7 La funzione SE E una utile funzione logica che permette di eseguire una azione o l altra a seconda che una data condizione sia vera o falsa; Ad esempio si può utilizzare per verificare se gli importi spesi rientrano nel budget oppure no: il risultato per Vero potrebbe essere "Nel budget" e il risultato per Falso potrebbe essere "Fuori budget. Richiede tre argomenti: 1. Test: condizione da valutare (verifica di uguaglianza, maggiore o minore, ); 2. Azione per test vero (formula da calcolare, testo da visualizzare); 3. Azione per test falso (formula da calcolare, testo da visualizzare) 19 FUNZIONE SE() - ESEMPIO Aggiungiamo al nostro bilancio famigliare la riga Budget (ad esempio in riga 18); Vogliamo che nelle celle di riga 17 appaia il testo «nel budget» o «fuori budget» a seconda che sia vera oppure no la condizione Totale spese<=budget 20 Funzione SE() - ESEMPIO In B17 scriviamo: =SE(B14<=B18;"nel budget";"fuori budget") Per le altre celle utilizziamo il riempimento automatico: 21 7

8 Formattazione condizionale Per rendere meglio leggibile il foglio Excel consente di stabilire regole di formattazione per le singole celle o gli intervalli di celle; A seconda che i contenuti abbiano determinate caratteristiche (verifichino date condizioni) o meno, si applica automaticamente una formattazione od un altra; Nell esempio potremmo volere evidenziate in rosso le celle della riga 17 in cui si riporta lo sforamento del budget. 22 Formattazione condizionale Selezioniamo le celle da B17 ad H17; Espandiamo il pulsante FORMATTAZIONE CONDIZIONALE nel gruppo STILI della scheda HOME; Selezioniamo NUOVA REGOLA 23 Formattazione condizionale Scegliamo il tipo di regola: Formatta solo le celle che contengono; Impostiamo la regola con la condizione: Valore="fuori budget"; Impostiamo il formato che la cella deve assumere quando la condizione è verificata: sfondo rosso; 24 8

9 Formattazione condizionale Se modifichiamo l importo del budget portandolo ad esempio a 3200, formule, funzioni e formattazione condizionale si adeguano automaticamente 25 ESEMPIO: FATTURE INSOLUTE Stiamo facendo ordine nella nostra contabilità verificando le fatture attive insolute; Intendiamo adire le vie legali per quelle scadute da oltre 90gg (soglia); Per le altre ci limitiamo a sollecitare; Utilizziamo una cartella di lavoro MS EXCEL per automatizzare questa attività; Facciamo riferimento al file «FATTURE INSOLUTE.XSLX» 26 ESEMPIO: FATTURE INSOLUTE Partiamo dall elenco delle fatture con le relative scadenze; Nella colonna D calcoliamo i giorni trascorsi dalla data di scadenza a quella di riferimento; N.B. dobbiamo utilizzare la data di riferimento come riferimento di cella ASSOLUTO: $I$2; In D3 poniamo =$I$2-C3 e poi utilizziamo il completamento automatico. 27 9

10 ESEMPIO: FATTURE INSOLUTE Per stabilire automaticamente l azione da intraprendere verso ciascun cliente, ricorriamo alla funzione SE(); SE [RITARDO > SOGLIA] scrivi «azione legale» altrimenti scrivi «sollecitare» Allora in E3 scriveremo: SE(D3>$I$3;"azione legale"; "sollecitare ") N.B. anche il valore della soglia deve essere referenziato in modo assoluto; Utilizziamo il riempimento automatico. 28 ESEMPIO: FATTURE INSOLUTE Nulla vieta di ricorre alla formattazione condizionale per evidenziare in giallo i fornitori verso i quali adire le vie legali. 29 Esempio di Formattazione condizionale: BMI BMI = Body Mass Index; BMI = (peso in kg)/(altezza in m)^2; Se BMI < 25 il peso è «normale» Se 25<=BMI<30 si è sovrappeso ESERCIZIO: predisporre un foglio di lavoro per il calcolo del BMI utilizzando la formattazione per visualizzare la condizione di sovrappeso o meno

11 Esempio di Formattazione condizionale: BMI 31 FINE 32 11

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