Conservazione Sostitutiva a norma CNIPA dei Bollettini Postali

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1 Conservazione Sostitutiva a norma CNIPA dei Bollettini Postali Cliente: BancoPosta Roma, Riccardo.Fasoli@postecom.it 1

2 Agenda Ambito di applicazione del processo di Conservazione Sostitutiva Ciclo di vita del documento "bollettino" - Situazione fino al Situazione dal 2006 Analisi della normativa CNIPA finalizzata alla conservazione dei bollettini Il comma 51 della Finanziaria 2006 Macro-processi Architettura del sistema Vantaggi per il Sistema Paese Conclusioni 2

3 Ambito di applicazione Postecom da Agosto 2001 eroga per BancoPosta il servizio Bollettino Report. Questo servizio, pensato per la clientela Business, permette di visualizzare da Web le immagini dei Bollettini di Versamento Postale accreditati su proprio conto corrente postale. In ottica evolutiva di gestione del prodotto, dal Dicembre 2005 il servizio è stato implementato rilasciando anche la funzione di Conservazione Sostitutiva di tutte le immagini dei Bollettini. Ogni anno, presso i Uffici Postali d Italia, vengono incassati più di 600 milioni di Bollettini. La carta gestita annualmente ha: -un peso di circa 720 tonnellate (circa automobili) -un volume di circa m 3 (uno stabile di 3 piani) 3

4 Ciclo di vita del Bollettino Pagamento del Bollettino presso un Ufficio Postale Spedizione dei bollettini al CUAS di riferimento Situazione fino al 2005 Bollettino Bollettini CUAS Scansione e microfilmatura dei Bollettini Invio al fatturatore Bollettini Immagini Pubblicazione sul Web delle immagini dei Bollettini Microfilm Bollettino Report 4

5 Ciclo di vita del Bollettino Situazione fino al 2005 Le ricevute dei Bollettini venivano inviate dagli uffici postali ai centri di elaborazione (CUAS BancoPosta), dove per esigenze di archiviazione venivano sottoposte alle fasi di digitalizzazione, microfilmatura e indicizzazione. Al termine di tutte le elaborazioni e di tutte le fasi di lavorazione, le ricevute cartacee venivano spedite ai titolari dei conti correnti destinatari dei pagamenti. Per i conti correnti di BancoPostaImpresa è attivo il servizio Web di ricerca, visualizzazione e download delle immagini digitali dei bollettini pagati negli ultimi 3 mesi (Bollettino Report). Le ricerche dei pagamenti archiviati venivano svolte utilizzando i relativi microfilm. 5

6 Ciclo di vita del Bollettino Situazione dal 2006 A seguito della avvenuta regolamentazione normativa, da Gennaio 2006 è attivata la nuova modalità di archiviazione dei Bollettini Postali mediante l utilizzo delle funzioni messe a disposizione dalla piattaforma di Conservazione Sostitutiva. Ad oggi circa 250 milioni di Bollettini Postali (per un totale di 500 milioni di immagini fronte e retro) sono stati archiviati sui sistemi di Postecom. BancoPosta in un ottica di continua evoluzione del prodotto sta sostituendo gli attuali processi di comunicazione degli esiti dei pagamenti (rendicontazione) con dei nuovi processi che prevedono una costante e progressiva smaterializzazione delle ricevute di accredito. Oggi sia le ricerche dei pagamenti archiviati, sia la rendicontazione verso il cliente, vengono effettuate utilizzando le immagini conservate in modalità sostitutiva. 6

7 Ciclo di vita del Bollettino Situazione dal

8 Analisi della normativa CNIPA - dalla Deliberazione CNIPA Punti consolidati Art. 1.c: documento analogico originale: documento analogico che può essere unico oppure non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi. I bollettini postali possono considerarsi documenti non unici. Art. 4.1 applicato ai bollettini postali: il processo di conservazione sostitutiva dei bollettini avviene mediante memorizzazione della relativa immagine direttamente su supporti ottici e termina con l'apposizione, su un evidenza informatica contenente l impronta di un insieme di bollettini, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta così il corretto svolgimento del processo. 8

9 Analisi della normativa CNIPA Punti consolidati Art. 8: è data facoltà [ ] di utilizzare, nei processi di conservazione sostitutiva [ ], un qualsiasi supporto di memorizzazione, anche non ottico, comunque idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali. I dati sono memorizzati su un sistema storage con dischi ad alta affidabilità e alta permanenza del dato. 9

10 Il comma 51 della Finanziaria Al fine di semplificare le procedure amministrative delle PP.AA., le stesse possono, nell ambito delle risorse disponibili e senza nuovi o maggiori oneri a carico del bilancio dello Stato, stipulare convenzioni con soggetti pubblici e privati per il trasferimento su supporto informatico degli invii di corrispondenza da e per le pubbliche amministrazioni. A tale fine le PP.AA. si avvalgono di beni e servizi informatici e telematici che assicurino l integrità del messaggio nella fase di trasmissione informatica attraverso la certificazione tramite firma digitale o altri strumenti tecnologici che garantiscano l integrità legale del contenuto, la marca temporale e l identità dell ente certificatore che presidia il processo. Il concessionario del servizio postale universale ha facoltà di dematerializzare, nel rispetto delle vigenti regole tecniche, i documenti cartacei attestanti i pagamenti in conto corrente; a tale fine individua i dirigenti preposti alla certificazione di conformità del documento informatico riproduttivo del documento originale cartaceo. Le copie su supporto cartaceo, generate mediante l impiego di mezzi informatici, sostituiscono ad ogni effetto di legge l originale da cui sono tratte se la conformità all originale è assicurata da pubblico ufficiale o incaricato di pubblico servizio. 10

11 Macro-processi Digitalizzazione e indicizzazione delle immagini Preparazione flussi verso il sistema centrale Archiviazione delle immagini Conservazione Sostitutiva delle immagini Generazione delle Liste di Rendicontazione Pubblicazione via Web Richiesta di una copia di un bollettino 11

12 Macro-processi 1. Digitalizzazione e indicizzazione delle immagini Presso i Centri CUAS(BancoPosta), le ricevute di accredito dei Bollettini Postali vengono digitalizzate e memorizzate in formato standard TIFF, e viene eseguito un riconoscimento OCR per ricavare gli attributi del singolo Bollettino (conto corrente, importo, data operazione, codice BancoPosta, ufficio postale, ) 2. Preparazione flussi verso il sistema centrale Tutte le immagini, con i relativi attributi, vengono memorizzate in archivi firmati e non modificabili, e inviate in modalità telematica al sistema centrale per sottoporle al processo di conservazione sostitutiva 3. Archiviazione delle immagini Le immagini ricevute dal sistema centrale vengono archiviate in un repository di Gestione Documentale, indicizzandole in base a tutti gli attributi definiti e memorizzandole in Lotti di Documenti. 12

13 Macro-processi Archivio DAF (Lotto di Documenti) 1 2 ImageList (File di Indice) 4. Conservazione Sostitutiva delle immagini I Lotti di Documenti e i relativi File di Indice vengono salvati su dispositivo storage compliant con le direttive CNIPA e ne viene generata l impronta hash. Le impronte hash vengono memorizzate su un file denominato File di Chiusura. A quest ultimo viene applicata la Marca Temporale e la Firma Digitale del Responsabile della Conservazione, e viene anch esso memorizzato sul dispositivo storage. FingerPrint 3 FingerPrint write API FingerPrint 4 write API File di Chiusura 6 Marca Temporale Firma Digitale 5 FingerPrint 3 13

14 Macro-processi 5. Generazione delle Liste di Rendicontazione Viene generato, per ogni Conto Corrente Postale, un flusso dati utilizzato per produrre o una stampa cartacea di rendicontazione oppure un CD da inviare al titolare del conto. 6. Pubblicazione via Web (Bollettino Report) Le immagini sono rese disponibili su Internet con accesso controllato per ogni titolare di Conto Corrente Postale, il quale può eseguire ricerche, visualizzare le immagini ed eseguirne il download. 7. Richiesta di una copia di un bollettino (Conservazione Sostitutiva) Ciascun titolare di Conto Corrente Postale può richiedere, di ogni Bollettino, la copia cartacea estratta dall archivio di Conservazione Sostitutiva. 14

15 Architettura del sistema Architettura di rete 15

16 Architettura del sistema Architettura hardware I dispositivi server ( L architettura dell intero sistema è basata su server Sun, per assicurare alta affidabilità e continuità di servizio. I server utilizzati sono: - 4 server di classe midrange dedicati al sottosistema di Gestione Documentale e Conservazione Sostitutiva - 2 server di classe enterprise dedicati al sottosistema DBMS - 4 server entry-level dedicati al sottosistema di front-end 16

17 Architettura del sistema Architettura hardware Il dispositivo di storage ( Il sistema EMC 2 Centera è un sistema CAS (Content Addressed Storage) in grado di memorizzare quantità di dati fixed-content nell ordine del Petabyte, assicurando un accesso online rapido e garantendo l autenticità e l integrità degli oggetti. La soluzione EMC 2 Centera Compliance Edition Plus è espressamente progettata per garantire la conformità alle direttive aziendali e il rispetto dei requisiti normativi più severi in termini di conservazione dei documenti. 16

18 Architettura del sistema Architettura software Il sistema di Document Management ( La tecnologia View Direct di Mobius rappresenta una soluzione di classe enterprise per l Electronic Document Warehouse (EDW), permette di gestire grandi volumi di documenti di qualsiasi formato e si integra con un ampia varietà di piattaforme di elaborazione e di sistemi di storage. Una volta archiviati, i documenti vengono resi disponibili per l acceso da parte degli utenti su rete Internet o su reti private. Si riporta un estratto del parere della società di analisi Yankee Group sull integrazione dei due sistemi EMC e Mobius: The EMC-Mobius combined platform can ensure that core business documents are preserved for compliance reasons 17

19 Architettura del sistema Sistema di Firma digitale e Marcatura temporale Per l esecuzione del processo di chiusura dei Lotti di Documenti vengono utilizzati i sistemi di Firma Digitale e Marcatura Temporale forniti da Postecom CA1, ente certificatore accreditato presso il CNIPA. In particolare, è stato generato un certificato qualificato per il Responsabile della Conservazione e vengono richieste, di volta in volta, le marche temporali da apporre ai Lotti di Documenti, che sono conservate nel bunker della Certification Authority per un periodo di 10 anni. 18

20 Vantaggi del sistema e proposte La gestione tradizionale del processo di lavorazione dei Bollettini Postali e la conseguente gestione degli archivi cartacei rappresenta un costo per tutti i titolari di Conto Corrente Postale, ed in particolare per i cosiddetti Grandi Fatturatori che ricevono decine di milioni di pagamenti l anno. Recenti studi hanno calcolato che il costo medio di gestione di un documento cartaceo, per il suo intero ciclo di vita, può raggiungere i 20 Euro. Anche valutando il Bollettino Postale come documento semplice, e attribuendo un costo medio di 3 Euro, il risparmio derivante dalla Conservazione Sostitutiva dei Bollettini può raggiungere complessivamente, per l intero Sistema Paese, 2 Miliardi di Euro. Tra le possibili evoluzioni future: - Realizzazione di un servizio di conservazione sostitutiva da proporre ai titolari di conto BancoPostaImpresa OnLine - Dematerializzazione di nuove tipologie di documenti (contratti, distinte di operazioni, ecc.) 19

21 Conclusioni Il progetto di Conservazione Sostitutiva dei Bollettini Postali produce numerosi vantaggi, tra cui i più importanti sono: Eliminazione di una considerevole quantità di documenti cartacei Il contenimento dei costi relativi alla gestione delle lavorazioni dei Bollettini Postali attualmente dipendente dalla quantità di documenti trattati (backoffice e rendicontazioni) Snellimento nella gestione degli archivi e conseguente semplicità delle fasi di consultazione e recupero delle informazioni Garanzia dell inalterabilità delle informazioni storicizzate per il periodo previsto dalla normativa vigente, 10 anni (vedi deperimento originali e supporti microfilm, stoccaggio ) 20