Immagine coordinata - alcune regole di comportamento comunicativo uniforme

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1 PROVINCIA DI VERONA Immagine coordinata - alcune regole di comportamento comunicativo uniforme Immagine coordinata L espressione si riferisce all identità riconoscibile e all immagine trasmessa dall Ente sia all esterno sia al proprio interno. Non riguarda solo i loghi, gli stemmi, i marchi, ma anche gli spazi comuni dentro l organizzazione, gli arredamenti degli uffici, le targhe esterne ed interne, i cartelli, i biglietti di uso istituzionale e personale - per esempio i biglietti da visita utilizzati dal personale dell Ente, ed altro ancora. Implica precise scelte di carattere estetico, che richiedono una visione unitaria e coordinata da parte degli organi di governo dell Ente, e del vertice in generale. È dunque di un progetto importante, il cui obiettivo finale può essere l adozione di una linea unitaria che riguarda il modo di presentarsi dell Ente, attraverso il comportamento formale di tutti coloro che vi operano. La fase progettuale dovrà implicare il coinvolgimento di più soggetti interni all Ente, con la costituzione di un gruppo di lavoro, e una costante, tempestiva informazione circa le scelte estetiche, e grafico-formali, adottate. In questa prima fase di avvio del progetto intendiamo con l espressione Immagine coordinata - alcune regole di comportamento comunicativo uniforme un documento che contiene alcune regole semplici per: 1. corretto utilizzo dei loghi, 2. utilizzo del modello per le presentazioni in power point, 3. rispetto del cerimoniale, 4. rispetto di standard per la redazione della modulistica, 5. linguaggio scritto e burocratico, 6. corretta comunicazione via web, 7. corretto utilizzo delle fotografie e del materiale video. 1. Corretto utilizzo dei loghi L esigenza di fornire regole e modelli rispetto ai loghi in uso nella Provincia di Verona, a referenti esterni ed interni, si presenta quotidianamente. Le occasioni sono le più varie, e fra gli oggetti che con maggiore frequenza riproducono i loghi provinciali ricordiamo i seguenti: - cartellonistica; - pieghevoli, poster e brochure; - volumi, strenne, manuali; - filmati; - eventi, convegni; - spot e campagne audio/video.

2 1.1 Logo istituzionale Corrispondenza, atti ufficiali e provvedimenti amministrativi: nell intestazione va inserito il logo qui a fianco riprodotto, sempre accompagnato dalla scritta sottostante (disclaimer o payoff): Provincia di Verona, che utilizza il font Times New Roman, con le lettere iniziali P e V più grandi di ½ o 1 corpo. Il logo ufficiale fa riferimento allo stemma dell Ente, conferito alla Provincia di Verona il 16 aprile 1871 da Vittorio Emanuele II Re d Italia. PROVINCIA DI VERONA Riferimenti allo stemma si trovano nello statuto dell ente, art. 14. pag. 10 e 11. Lo stemma è altresì riprodotto nel gonfalone e nella bandiera. Dettagli circa il corretto codice dei pantoni utilizzati per i colori dello stemma, e la risoluzione dei loghi nei vari gradi di definizione per la riproduzione a mezzo stampa anche in grandi dimensioni - formato vettoriale - saranno disponibili sul portale provinciale entro il 31 gennaio Logo pubblicitario Materiale pubblicitario, pubblicazioni, strenne, cartellonistica e poster relativi a manifestazioni e convegni: il logo da utilizzarsi è riprodotto qui a fianco. In questo caso, lo stemma è circondato sulla destra dalla scritta 2

3 provincia di verona con la di rossa e in posizione orizzontale. Scompare la scritta ufficiale immediatamente sotto lo stemma, che costituisce una ripetizione ed è difficilmente visualizzabile. 1.3 Posizione rispetto ad altri loghi 2. Utilizzo del modello per le presentazioni in power point A fianco viene illustrata la posizione rispetto ad altri loghi di enti o soggetti istituzionali: i.e. Regione del Veneto, altri comuni. La regola prevede in genere sulla sinistra in alto l ente più importante da un punto di vista istituzionale. Per ciò che riguarda la posizione delle firme, la regola è simile, ma la posizione è spesso a discrezione della singola persona. Di lato è riprodotto il modello di slide suggerito. 3. Rispetto del cerimoniale Per l organizzazione dell accoglienza in occasione di eventi, partecipazioni a ricorrenze o cerimonie istituzionali ci si deve rivolgere con congruo anticipo alla segreteria di presidenza e all ufficio comunicazione e stampa. Verranno codificate e pubblicate sul portale le principali prassi per l Ente. 4. Rispetto di standard per la redazione della modulistica Anche la modulistica deve rispettare i medesimi criteri di uniformità d immagine: identifica la Provincia di Verona e nello stesso tempo fornisce tutte le informazioni utili agli utenti esterni ed interni. Si ricordano alcuni principi base presenti nella redazione di modelli, già esaminati dal comitato interno di riscrittura atti : - logo delle comunicazioni ufficiali in alto a sinistra; - eventuale codice del modello sotto il logo ufficiale; - in basso alla pagina la data dell ultima revisione; - chiara indicazione sull ufficio che seguirà il procedimento (settore, servizio, indirizzo); - il campo data, non aggiornabile in automatico nei documenti informatici; - note con le istruzioni per la compilazione; 3

4 - note con i nominativi del responsabile del procedimento e di eventuale altro referente per richiedere chiarimenti, con indirizzo, orario recapiti telefonici ed e.mail; - elenco allegati da presentare. 5. Semplificazione del inguaggio scritto e burocratico È soprattutto negli anni '90 in realtà già a partire dagli anni 60 - che in Italia il legislatore affronta il tema complesso del rapporto fra pubblica amministrazione e cittadino. La semplificazione dei procedimenti e del linguaggio, l'apertura degli Urp (gli uffici per le relazioni con il pubblico), la pubblicazione delle carte dei servizi, il potenziamento delle tecnologie informatiche e telematiche, il riconoscimento di nuove figure professionali con competenze comunicative, sono gli aspetti affrontati, ripresi, perfezionati, a partire dalle leggi 142/90 e 241/90 fino alle cosiddette Bassanini Dal 2000 la Provincia di Verona ha iniziato una complessa attività di uniformazione della tecnica di scrittura dei documenti, degli atti e dei provvedimenti amministrativi, per migliorarne la leggibilità e la comprensibilità. Ricordiamo che nel 2003 la Provincia di Verona ha vinto il premio Chiaro conferito dal Ministero della Funzione Pubblica, con un ordinanza, un modello di atto ancora in uso nell Ente, che inverte l ordine logico espositivo rispetto alla normale tecnica burocratica, così da consentire all utente di individuare immediatamente cosa fare e la decisione presa dalla pubblica amministrazione. Circa le regole formali per una puntuale redazione delle proposte di deliberazione di Giunta e Consiglio, si rinvia al seguente documento: Più in generale, è importante ricordare alcune semplici regole: - per le parole burocratiche, sostituire con parole del linguaggio comune; - per le parole tecniche, fornire una spiegazione contestuale, preceduta da cioè, vale a dire, ecc. oppure messa tra parentesi; - sciogliere ogni tipo di sigle ed acronimi (di enti, progetti, piani), la prima volta che appaiono nel testo, ad esclusione della sigle di dominio veramente comune, come USL, INPS, altro; - non usare le abbreviazioni al plurale (come artt., pagg., nn.); - non usare le maiuscole ad esclusione dei nomi propri; - destrutturare i periodi troppo complessi, spezzandoli in frasi brevi; - i periodi non dovrebbero contenere più di 25/30 parole: è la misura che consente a chi scrive di dominare meglio i concetti, e a chi legge di non perdere la concentrazione o il fiato; - preferire la costruzione attiva a quella passiva, perché rende la frase più concreta e snella; - preferire la costruzione personale a quella impersonale; - preferire le costruzioni con frasi coordinate (legate fra loro da congiunzioni come e, cioè, ma) rispetto a quelle con frasi subordinate (legate da proposizioni come qualora, considerato che, al fine di), che introducono di fatto degli incisi. 4

5 6. Corretta comunicazione via web Attraverso internet l amministrazione avvicina il cittadino e l informazione diventa più chiara e più flessibile. La tipica struttura delle pagine web permette infatti di navigare liberamente dentro un documento, consentendo all utente una lettura attiva e interattiva, per: - scegliere gli aspetti più interessanti; - vedere nello stesso tempo più parti; - porre in rapporto diversi punti di vista; - incrociare informazioni; - scaricare direttamente il testo o parte di esso (moduli, allegati ecc.); - chiedere chiarimenti e integrazioni per posta elettronica. La redazione delle pagine web ha quindi un importanza particolare. I testi devono rispondere alla specifica struttura di queste pagine. Non bisogna cioè riproporre in modo identico testi destinati ad altre vie comunicative. Restano ancor di più valide le indicazioni formulate nel paragrafo sul linguaggio scritto e burocratico. Ma occorre anche servirsi di tutte le opportunità della grafica e dell ipertesto che consentono una lettura attiva del messaggio, poiché nel web testo e grafica vanno sempre concepiti insieme. Il carattere di stampa (font) suggerito per i testi web è il verdana: i caratteri restano distanziati e non si toccano mai, le i non si confondono con gli 1, il neretto rimane leggibile anche a dimensioni minime. 6.1 Corretta redazione delle Il modello di suggerito - al pari delle altre comunicazioni interne od esterneidentifica chiaramente sia la persona che comunica e come reperirla, sia l ente Provincia di Verona, al cui interno il mittente opera. Essendo una comunicazione di tipo telematico, occorrono alcuni accorgimenti che permettano agli utenti la lettura in maniera chiara con qualsiasi tipo di casella di posta o di browser. Il modello di messaggio comporta: - carattere di stampa o font arial, dimensione 12, colore nero. - la firma, dimensione 10, costituita dai seguenti elementi in successione: - nome e cognome in grassetto; - eventuale mansione (es. responsabile U.O. Informatica); - la dicitura Provincia di Verona ; - l'eventuale settore (se la mansione non è di responsabile del settore); - l'eventuale servizio (se la mansione non è di responsabile del servizio); - l'eventuale U.O. (se la mansione non è di responsabile dell'u.o.); - l'indirizzo con l'indicazione del piano; - il numero di telefono (completo e non limitato all identificativo dell interno); - eventualmente, il numero di cellulare di servizio; - il numero di fax; - il testo di confidenzialità del messaggio, in carattere arial, dimensione 8. Di seguito un esempio: Simone Pozzani Responsabile U.O. Informatica Settore Direzione Generale 5

6 Provincia di Verona Via delle Franceschine, 10 3 piano Verona Tel Fax Modello messaggio confidenziale: Se questo messaggio vi è pervenuto per errore, siete pregati di avvisare subito il mittente e di eliminare quanto ricevuto. La Provincia di Verona non assume alcuna responsabilità riguardo al contenuto ed alle opinioni espresse nel messaggio, che deve essere ricondotto esclusivamente al suo autore. Sono vietati l uso, la diffusione, la distribuzione o la riproduzione da parte di ogni altra persona che non siano i destinatari del presente messaggio. L eventuale risposta a questo messaggio, in particolari circostanze e nel rispetto di quanto previsto dal disciplinare della Provincia di Verona, potrà essere conosciuta all interno dell organizzazione della Provincia di Verona. Suggeriamo di non utilizzare con lo sfondo, in quanto andrebbero ad appesantire il server. Circa la firma può essere introdotto sopra la firma del mittente il logo pubblicitario della Provincia. 7. Corretto utilizzo delle fotografie e del materiale video Per la realizzazione, l utilizzo e il reperimento di materiale fotografico o audiovideo ci si deve rivolgere all ufficio comunicazione e stampa. Esiste attualmente già disponibile un archivio di immagini riguardanti: - presidente e assessori giunta provinciale - presidente e consiglieri provinciali - direttore segretario generale - patrimonio edilizio e scolastico - uffici agricoltura San Floriano - uffici iat (informazione e accoglienza turistica) - centri per l impiego, e personale dedicato - centri di formazione professionale - territorio provinciale diviso nelle sei aree turistiche: Verona capoluogo, Lago di Garda-Monte Baldo, Lessinia, pianura, est veronese, Valpolicella. - monumenti, luoghi d arte e di interesse storico. - flora e fauna della provincia veronese. Per la pubblicazione delle foto verranno fornite di volta in volta precise indicazioni, incluse le corrette citazioni degli autori o dei proprietari delle immagini utilizzate. 6

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