Istruzioni per l uso. Materiali di comunicazione essenziali realizzati dal personale dei diversi uffici dell Amministrazione Comunale

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1 Istruzioni per l uso Materiali di comunicazione essenziali realizzati dal personale dei diversi uffici dell Amministrazione Comunale Poche regole per indicare il corretto approccio alla composizione di materiali semplici come volantini, pieghevoli, opuscoli, cartoline, locandine. 1

2 Nel preparare la composizione grafica dei materiali a stampa (cartoline, pieghevoli, opuscoli, locandine, ecc.) è necessario tenere presente alcune regole fondamentali, utili ad una comunicazione ordinata e corretta e a non infrangere i vincoli tipografici rendendo irrisolta la produzione dell elaborato previsto. Ovviamente a monte del lavoro di impaginazione ci deve essere un progetto. Senz altro un intento preciso di comunicazione, ma anche (ed è quello di cui ci occupiamo in questo compendio) un progetto di utilizzo degli elementi disponibili: loghi, fotografie, testi, disegni, elementi grafici. I sistemi di produzione grafica dei suddetti materiali a stampa sono oggi estremamente evoluti e si trovano, sulle diverse piattaforme di personal computer, software dedicati a impaginazione, fotoritocco, grafica vettoriale e via discorrendo, perfettamente allineati alle esigenze dei più evoluti sistemi di stampa. Ma in queste pagine ci occuperemo di trovare la strada per ottenere il risultato migliore dai sistemi a disposizione degli uffici, sistemi base o di videoscrittura presenti su tutti i PC dell amministrazione. Come iniziare? Il formato La gabbia Caratteri e composizione Prendiamo come primo esempio il caso più semplice, quello in cui il nostro elaborato preveda soltanto il logo del Comune di Firenze e un testo contenente un informativa pubblica rivolta ai cittadini; potrà essere un cartoncino, un piccolo pieghevole o un opuscolo di più pagine a seconda della lunghezza dei contenuti da inserire. I formati più comuni e semplici da utilizzare - nel nostro caso addirittura consigliati, trattandosi di una pubblica amministrazione che necessariamente fa un grande uso di fotocopie, fax, archiviazione in classificatori, ecc. - sono i formati UNI (codificati dall Ente Italiano di Unificazione) della serie A. I più comuni sono l A4 (cm 21 x 29,7), l A3 (cm 29,7 x 42), l A5 (cm 14,8 x 21). L A4 è il formato della carta da lettera, l A3 può essere utilizzato per una locandina o un avviso, l A5 per un volantino o un opuscolo, ecc. Ognuno di questi può essere frazionato (dall A4 con due pieghe parallele al lato corto si ottiene il classico pieghevole a tre ante, sei facciate, dal formato chiuso cm 10 x 21) o moltiplicato (nel formato A5 possiamo realizzare un opuscolo di quattro pagine - sarà un A4 piegato al centro -, otto, sedici o successivi multipli, da confezionare ad esempio con uno o due punti metallici sulla piega). Come già evidenziato nella presentazione della modulistica istituzionale (carte da lettere, biglietti da visita, biglietti di cortesia, ecc.) i margini del formato su cui lavoriamo hanno una notevole importanza per conferire eleganza e respiro a tutta la composizione e leggibilità e chiarezza ai contenuti presentati. Sarà necessario nella maggior parte dei casi indicare un margine superiore più ampio rispetto a quello inferiore, in modo che in testa alla pagina, dove inizia la lettura, il campo visivo sia meno sacrificato; andranno scelti i margini destro e sinistro in funzione della quantità di testo da inserire. Se il testo è molto lungo andranno privilegiati margini un po più ampi (e comunue mai inferiorri al centimetro) per evitare di affaticare la lettura con pagine troppo fitte. Anche la scelta dei caratteri tipografici ha la massima importanza ai fini della riuscita della composizzione dell elaborato. Sempre per agevolare la lettura sarà preferibile, nel caso di testi lunghi, utilizzare un font graziato (i più comuni sono Times e Georgia) e una composizione giustificata (con allineamento a destra e a sinistra e divisione in sillabe). Il corpo da scegliere varia in funzione del font utilizzato: nel caso di quelli citati si suggerisce di non scendere sotto il corpo 10 pt. Per le titolature nel corpo testo si potranno viceversa utilizzare i caratteri a bastoni (Helvetica, Arial, ecc.), per i quali noteremo una maggiore 2

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4 leggibilità a parità di corpo rispetto ai caratteri graziati. Va bene che il titolo di un capitolo o una sezione si evidenzi come punto di attenzione nella pagina: e di conseguenza si può valutare di volta in volta se comporlo in maiuscolo e/o assegnargli un neretto. Senz altro da evitare sono le composizioni di titolature e testi in carattere graziato maiuscolo o, peggio, maiuscolo corsivo. N.B. I manuali di stile dell immagine istituzionale prevedono il Garamnd come font graziato e l Avenir come carattere a bastoni: sono caratteri da stampa e dunque difficilmente reperibili sui sistemi da ufficio, ma è senz altro auspicabile utilizzare questi là dove fossero disponibili. Composizione da evitare assolutamente La composizione La copertina Le successive pagine Gli elementi grafici Un esempio di come porre la prima pietra della composizione della pagina lo possiamo ricavare dagli elaborati presentati nei manuali di immagine istituzionale realizzati. La composizione del logo del Comune di Firenze (nelle due versioni previste) ci può aiutare a tagliare la pagina quando non abbiamo altra iconografia per introdurre i contenuti da esporre. Ogni elaborato (sia esso un opuscolo o un pieghevole, ma anche il cartoncino singolo) ha una prima pagina che verosimilmente conterrà titoli, date, luoghi dell iniziativa. In mancanza di immagini specifiche possiamo utilizzare il logo, ad esempio nella composizione a bandiera, per costruire una gabbia addosso a questo elemento che diventa fulcro della pagina. Diversamente l utilizzo del logo nella composizione a epigrafe ci suggerisce un impaginazione sviluppata a partire dall asse centrale del giglio. N.B. In questa versione, il giglio è allineato alla parola FIRENZE e non alla composizione dell intera denominazione: si dovrà tenerne conto nell inserire questo logo al centro della pagina e nell avvicinare gli altri elementi. Siamo nel caso più semplice di elaborati contenenti solo testo: sarà dunque opportuno limitarsi a ripercorrere nelle pagine interne quei criteri utilizzati per la copertina (senza riprodurre il logo in riduzione sulle diverse pagine) ritrovando nei margini della gabbia un riferimento con la prima pagina. Una gabbia con margini laterali asimmetrici sarà più facilmente consequenziale ad una copertina in cui è stato inserito il logo a bandiera; in una composizione siffatta si può provare per esempio a rubricare i titoli in una colonna esterna più piccola. Una gabbia perfettamente centrata nella pagina sarà più logica per una pubblicazione la cui copertina prevede il logo a epigrafe. In questo caso le titolature, ad esempio, possono continuare ad essere composte a bandiera sinistra. Bisogna evitare per quanto possibile l uso di clip art, di riquadri, fondini, ombreggiature, colorazioni violente, scritte storte o con caratteri fantasia: non è certo attraverso questi espedienti che si può ottenere un oggetto più prezioso o utile. Filetti, segni leggeri, elementi tipografici semplici, possono invece essere utilizzati, senza abusarne, al fine di evidenziare certe parti o per accompagnare la lettura. Chi parla, a vario titolo e con differenti intenti, nelle pubblicazioni che prendiamo in esame è sempre l Amministrazione pubblica del Comune di Firenze: il tono deve dunque essere chiaro, efficace, senza essere sguaiato o ammiccante. L utilizzo delle famigerate clip art, sembra risolvere in certi casi la mancanza di un immagine appropriata al tema, ma abbassa il tono della comunicazione. Il destinatario è oggi in grado di distinguere tra un informazione di contenuto ed una chiassosa, non riusciremo a coinvolgerlo (anzi, al contrario...) con l inserimento di qualche figurina scaricata da internet. 4

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6 Le pagine più complesse La locandina Le pagine interne Quando è disponibile un apparato iconografico (fotografie, illustrazioni, ecc.) la composizione della pagina è più complessa, ma naturalmente può risultare anche più gradevole e compiuta. Certamente si moltiplicano gli elementi da prendere in esame: il formato dell immagine (orizzontale o verticale) rispetto alla sua collocazione nel formato su cui stiamo lavorando, definizione dei margini (l immagine sarà al vivo del formato o in gabbia?), l inserimento di testi e loghi (sfondati sulla foto o impaginati a parte?). Più facilmente (ma tutto sommato non cambia la riflessione per una copertina di un opuscolo o la prima pagina di un pieghevole) sarà dotata di un immagine legata all iniziativa da comunicare. Sempre con tutta probabilità, questa immagine sarà impaginata al vivo del formato, cioè senza margini bianchi, ma fino al limite della carta su cui lavoriamo: non è un obbligo, ma è consuetudine non riquadrare l immagine di un manifesto o di una locandina all interno di una cornice. È necessario tenere presente tuttavia che non per forza la nostra immagine deve essere inserita al vivo su tutti e quattro i lati della pagina. Si vedono spesso pubblicazioni in cui un immagine orizzontale è inserita con un taglio brutale (se non addirittura con distorsione delle proporzioni) su un formato verticale: perchè non ipotizzare una composizione in cui il taglio della foto rispetta le proporzioni dell immagine (inserendola ad esempio al vivo su tre lati), utilizzando il resto del formato come campitura (da riempire o meno con un colore) per accogliere le titolature, le date, ecc, così come il logo del Comune che torna ad essere firma, editore della pubblicazione e dell iniziativa. Parte dei testi si potranno inserire anche dentro l immagine sfondati in bianco o con un colore, a seconda dei toni incontrati sull immagine. N.B. Quando un immagine viene inserita al vivo del formato, è indispensabile impaginarla con una maggiorazione (di 3 millimetri circa) che la porti al di fuori del bordo pagina: questo serve per evitare di vedere un filo bianco sul lavoro finito, dovuto a un taglio tipografico imperfetto. Anche le pagine interne della pubblicazione possono ovviamente contenere foto e illustrazioni da inserire secondo i parametri individuati precedentemente. È sempre importante cecare di mantenere un equilibrio tra testo e immagine: calibrare cioè le misure e la quantità delle foto a seconda della lunghezza dei testi in modo da dare respiro alla pagina. La prima attenzione da dedicare agli elaborati di cui abbiamo parlato sta, prima ancora che negli aspetti tecnici, nelle scelte da operare. Se ho a disposizione una sola foto per una pubblicazione di otto pagine, non la posso inserire in mezzo a una colonna di testo, senz altro dovrò trovargli una collocazione privilegiata (una pagina intera, una doppia pagina, la prima o la quarta di copertina) tale da valorizzare il senso dell inserimento di quell immagine; ma prima ancora sarà giusto chiedersi se non la stiamo inserendo tanto per metterci qualcosa, evidenziando in tal modo non quello che c è nella pubblicazione ma quello che manca. Viceversa se per le quattro pagine di un pieghevole abbiamo a disposizione una rassegna di venti foto, è preferibile evitare di comporre quei patchwork di figurire che spesso si vedono e che hanno il risultato di rendere illeggibili anche le due o tre immagini significative che avrebbe valso la pena valorizzare. 6

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8 Comune di Firenze Immagine istituzionale Istruzioni per l uso Materiali di comunicazione essenziali realizzati dal personale dei diversi uffici dell Amministrazione Comunale Poche regole per indicare il corretto approccio alla composizione di materiali semplici come volantini, pieghevoli, opuscoli, cartoline, locandine. Progetto di immagine istituzionale a cura di SocialDesign srl, Firenze Il logo del Comune di Firenze è un marchio registrato. Pertanto è vietata ogni utilizzazione, anche parziale, se non preventivamente autorizzata dall avente diritto. Ogni violazione sarà sanzionata a norma di legge.

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