Comune di Terni IMMAGINE COORDINATA

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4 Comune di Terni MANUALE di IMMAGINE COORDINATA

5 INDICE PRESENTAZIONE INTRODUZIONE 1. IL LOGO...p leggenda della città e storia dell'emblema...p re-design... p caratteristiche...p. 8 riduzione...p. 8 sfocatura...p. 9 varianti su sfondi...p I COLORI ISTITUZIONALI...p I FONT ISTITUZIONALI...p REGOLE DI APPLICAZIONE...p IL CORREDO ISTITUZIONALE...p intestati e modulistica...p. 14 carta intestata...p. 15 foglio fax...p. 24 biglietti da visita...p. 27 biglietto di cortesia...p. 28 buste da lettera...p Segnaletica e comunicazione esterna...p. 31 targhe esterne...p. 32 targhe interne...p. 33 pannelli modulari...p. 34 striscioni...p. 35 manifesti...p. 36 copertine pubblicazioni...p. 39 inviti...p varie...p. 47 cartelline...p. 47 block notes e blocchetto appunti...p. 49 marcature...p. 50 badge e cartoncini identificativi dipendenti...p. 51 layout sito web...p. 52 layout intranet...p. 53 firma posta elettronica...p. 54 merchandising (borse di stoffa, shopper, penne e matite)...p. 55 autoveicoli...p. 58 COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA

6 Immagine coordinata, una questione di sostanza Perché in un periodo di crisi economica, di oggettivo stato di difficoltà degli enti locali, di ripensamento del welfare, di riorientamento delle produzioni e dei consumi ci occupiamo del manuale dell immagine coordinata? Perché il manuale dell immagine coordinata è innanzitutto una questione di sostanza. Il Comune di Terni è impegnato in una profonda riorganizzazione della sua struttura. Siamo convinti che in un periodo di ristrutturazione del tessuto produttivo, di ridefinizione delle vocazioni della nostra città, di difficoltà occupazionali, di implementazione e sviluppo di nuovi filoni di innovazione e di ricerca, di dubbi e riflessioni, in una stagione, insomma, di grandi cambiamenti, una delle prime cose che deve cambiare è l amministrazione pubblica. Quale elemento strategico dello sviluppo, quale supporto essenziale al tessuto produttivo, economico e sociale delle comunità. Un principio ancora più vero in una realtà come Terni dove due sono a tutt oggi i fulcri della città: la produzione industriale con in testa la Tk-Ast e il Comune, con le sue capacità consolidate, con la sua centralità in tante dinamiche cittadine, con le aspettative che i cittadini ripongono nell Ente comunale, magari anche quando l interlocutore non è quest ultimo e le competenze dipendono da altri. Rispetto ad altre realtà più articolate, che vedono una molteplicità di punti di riferimento e propulsione, Terni ha la caratteristica dei due pilastri. L Amministrazione Comunale avverte queste responsabilità, quella della centralità e anche quella della costruzione di un futuro con più punti di riferimento. Il primo contributo è quello di migliorare la propria efficienza, la propria capacità di dare risposte ai cittadini e alle imprese. Il primo passo è farsi riconoscere. L immagine del Comune è il suo biglietto da visita, il suo elemento di identificazione, l anticamera della sua credibilità. Per questo, utilizzando risorse interne all ente e attivando una collaborazione con un istituto di formazione come l Isia di Urbino, con costi contenutissimi, abbiamo voluto ammodernare e migliorare gli elementi identificativi dell immagine del nostro comune. Partendo da lontano, dall identità simbolica del drago. Simbolo di forza, anche di malvagità piegata dal coraggio e dalle capacità umane. In un percorso simbolico di straordinaria attualità. Nei secoli scorsi il drago rappresentazione delle carestie, della malaria, della contrapposizione tra natura e cultura. Oggi della disoccupazione, delle nuove povertà, della precarietà, della difficoltà dei giovani a costruirsi un futuro. Anche oggi come allora una città unita, propositiva, coraggiosa, determinata a rinnovarsi sia nella sostanza che nella forma, sarà sicuramente capace di sconfiggere le avversità del presente. Il Sindaco Leopoldo Di Girolamo Terni, marzo 2011 COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA PRESENTAZIONE

7 1 - INTRODUZIONE In linea con l obiettivo dell Amministrazione Comunale, individuato dal Piano di Comunicazione Istituzionale, di affermare un immagine unitaria e coordinata del Comune, il presente Manuale intende definire un sistema di interventi grafici finalizzato a costruire un identità visiva unica e uno stile di comunicazione personale, valorizzando l attività comunale e accrescendone la visibilità. Il Manuale rappresenta quindi lo strumento operativo attraverso il quale lavorare sull immagine Comunale ridefinendola e proponendola affinché risulti univoca, ricorsiva, immediatamente e inequivocabilmente riconoscibile. La nuova immagine sarà funzionale tanto alla comunicazione esterna (aumentando la visibilità dell Ente e veicolandone in modo coerente identità e valori) quanto a quella interna (rafforzando il senso di appartenenza dei dipendenti). Ne consegue che l'immagine Coordinata si applicherà a tutti gli strumenti, sia esterni che interni quali ad esempio sito internet, manifesti, mezzi mobili, lettere, fax, ecc. Sulla base dello studio condotto da ISIA (Istituto Superiore per le Industrie Artistiche di Urbino), il Team Comunicazione è quindi intervenuto, in quanto materia di diretta competenza, previa azione di ricognizione dei molteplici strumenti e dei differenti format di comunicazione attualmente in uso nell Ente, effettuando un restyling sull intera gamma degli strumenti comunicativi, interni ed esterni, uniformando, semplificando e aggiornando lo stile comunicativo. Il Manuale elaborato definisce quindi gli elementi del nuovo stile e la veste grafica del Comune, ponendosi come riferimento al quale attenersi per il loro corretto utilizzo, funzionale a codificare e applicare costantemente e coerentemente, nel tempo, tutti gli elementi della propria rinnovata identità visiva. Nel documento troveranno quindi esplicitazione puntuale gli strumenti impiegati o impiegabili sia per la comunicazione interna che per quella esterna, declinandone formati e tipologie. Ciò non mira a ridurre l autonomia espressiva dei soggetti/uffici comunali quanto viceversa ad amplificarne l efficacia attraverso una cornice di senso chiara, unitaria e condivisa. COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA INTRODUZIONE

8 1 - IL LOGO Leggenda della città e storia dell emblema L Angeloni, nella Storia di Terni, scrivendo dei suggelli della città, dice che in uno di essi è scolpito il Tiro, animale simile al drago, con due piedi, senz ale e con lunga coda e ritorta, portandolo eziandio nella insegna arme di colore verde in campo rosso, né se ne sa la ragione. Luigi Lanzi sostiene invece che la storia dello stemma si ricolleghi al bonificamento di un terreno paludoso, onde si elevano esalazioni miasmatiche che, infestando l aria, uccidevano i cittadini. Infatti, secondo una leggenda popolare, una vasta palude si estendeva nei terreni suburbani dando dimora ad un orribile rettile che spandeva per l aria il suo alito ferale, avvelenava gli incauti che si avvicinavano al luogo. Un giorno, un generoso garzone dei Cittadini volle liberare il paese da tale flagello: ricoprì la sua armatura di lucentissime piastre di acciaio e scese ad affrontarlo. Mentre il mostro guardava quasi accecato, il metallo scintillante, fu ucciso. La città volle immortalare il ricordo di questo evento che ridonava salute ai suoi figli, raffigurando la creatura mostruosa e vinta sullo stemma. Al guerriero generoso e coraggioso venne invece donato il terreno dove prima dimorava il mostro. Il fatto storico sotteso alla leggenda - secondo Luigi Lanzi ( Araldica di Terni) - sembrerebbe questo: le acque scorrenti da Nord ad Ovest di Terni, impaludando sotto le mura urbane prima di scaricarsi nel Nera, cagionavano la malaria. Un Cittadini bonificò la zona onde emanavano i letali miasmi e così ridonò alla sua patria, coll aere sano, la vita vigorosa e forte. Il Tiro verde in campo rosso fu, ab antiquo, l arme del Popolo e restò per questo il vero stemma della città. Esso però, a seconda dei tempi, pur conservando inalterati i suoi colori, fu variamente effigiato, ed ora si trova ritto sui piedi, ora accosciato, ora natante nell acqua, ora lato e rampante. Riprendendo questo atteggiamento rampante del drago, il Tiro Interamnate assunse connotazioni più artistiche grazie anche all interpretazione dell architetto Benedetto Faustini che ne ridefinì le forme poiché prima soltanto raramente veniva rappresentato munito di piccole ali membranacee somiglianti a quelle del pipistrello. COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA LEGGENDA DELLA CITTà E STORIA DELL EMBLEMA PAGINA 5

9 1 - IL LOGO Fino ad oggi lo stemma di Terni è stato costituito da uno scudo sannitico contente un drago coronato, rivolto verso sinistra, su sfondo rosso. Lo scudo era sormontato da una corona con cinque torri, abbracciato a sinistra e a destra rispettivamente da un ramo di ulivo e da uno di quercia; sotto lo scudo compare il cartiglio con il motto Tirus et Amnis dederunt signa Teramnis. Il punto di attrazione dello stemma è sicuramente il drago posto all interno dello scudo. Questo animale fantastico viene solitamente rappresentato con sembianze di rettile o coccodrillo alato. Tradizionalmente i draghi sono per lo più rappresentati come esseri primitivi giganteschi e brutali che devono essere sconfitti dagli dei. In seguito, ad assumere il ruolo di uccisori di draghi furono gli eroi e i progenitori delle stirpi nobili. Da un analisi dei materiali di comunicazione prodotti dall Ente, è emersa l esistenza di una pluralità di versioni differenti dell emblema, nel cui utilizzo non c era omogeneità. Inoltre si è osservato che i diversi emblemi utilizzati, di derivazione tardo-ottocentesca, tendevano a confondersi con i simboli di alcune città vicine, come Narni e Perugia. Si è perciò optato per un vero e proprio re-design dell emblema, non solo al fine di aumentarne la leggibilità e la semplicità di riproduzione (l'emblema di una città deve poter essere utilizzato e trasferito su qualsiasi tipo di supporto) ma anche, e soprattutto, con la volontà di dare alla comunicazione una veste grafica innovativa e accattivante, perché basata su tratti più moderni ed essenziali. Acquarello secentesco raffigurante lo stemma di Terni Stemmi ottocenteschi e rielaborazioni grafiche su supporti diversi. Solo in epoca tarda il drago perde le caratteristiche di basilisco assumendo quelle di drago rampante. COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA LEGGENDA DELLA CITTà E STORIA DELL EMBLEMA PAGINA 6

10 1 - IL LOGO Re-design Per decreto della Presidenza della Repubblica Italiana, gli emblemi delle città non possono essere modificati nella loro iconografia, ma possono essere reinterpretati, utilizzando le icone tradizionali e seguendo le regole dell'araldica e della blasonatura. Si è quindi deciso di fare una scelta forte, eliminando la maggior parte degli elementi tradizionali, come lo scudo sannitico, la corona di alloro e quercia e la corona turrita, che rischiavano di appesantire l emblema cittadino, riducendone la capacità segnaletica e identificativa. Il drago stesso è stato ridisegnato acquisendo, grazie alla sua semplificazione e stilizzazione, maggiore forza e incisività. La nuova versione del logo mantiene l utilizzo del solo drago (posizionato a sinistra o in basso a sinistra) accompagnato dal logotipo Comune di Terni e dai colori della città. Il colore della linea di contorno del drago può essere in nero o in grigio medio (vedi sezione i colori istituzionali). m = modulo Il logotipo sarà sempre in nero e utilizzerà alternativamente uno dei due font ufficiali dell Ente: il Gill Sans MT o il Garamond. Per i colori della città, sono stati realizzati un rettangolo rosso e uno verde affiancati, che verranno posizionati sempre in alto a destra (quando possibile a smarginare). COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA RE-DESIGN PAGINA 7

11 1 - IL LOGO caratterstiche Riduzione Per garantire la leggibilità del logo, viene definito a 1 cm. di altezza il suo limite minimo di riduzione. Lo spessore del contorno dovrà di volta in volta adattarsi alle dimensioni, diminuendo nella riduzione e rafforzandosi nelle gigantografie, per una migliore visibilità anche da lontano. COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA CARATTERISTICHE RIDUZIONE PAGINA 8

12 1 - IL LOGO Sfocatura Questa prova consiste nella sfocatura e nella lettura dinamica del logo. Se ne vuole dimostrare la sufficiente leggibilità anche in condizioni non ottimali. Sfocature lievi possono essere dovute a imprecisioni dei retini da stampa o dall impastamento dei colori all interno o attorno allo stemma. COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA CARATTERISTICHE SFOCATURA PAGINA 9

13 1 - IL LOGO Varianti su sfondi Il logo sarà generalmente di colore nero o grigio medio su fondo bianco o su tutti gli sfondi che ne garantiscono comunque una buona leggibilità. In caso di sfondi colorati, sfumati o che rendono poco leggibile il logo nero, si può utilizzare la versione in bianco. COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA CARATTERISTICHE VARIANTI SU SFONDI PAGINA 10

14 2 - I COLORI ISTITUZIONALI Nella scelta dei colori si è cercato di rispettare il più possibile la tradizione araldica. Per una migliore unitarietà della gamma cromatica negli stampati sono stati scelti i seguenti colori: Rosso Pantone 180 C; quadricromia: C: 3 - M: 92 - Y: 84 - K: 12 Utilizzato per le bandelle con i colori della città e come sfondo nelle copertine delle pubblicazioni, nei manifesti e negli altri strumenti e prodotti di comunicazione. Nero quadricromia: C: 0 - M: 0 - Y: 0 - K: 100 Utilizzato per la riproduzione dell emblema in monocromia o su sfondi particolari (es. sfondi fotografici). Verde Pantone 349 C; quadricromia: C: 94 - M: 11 - Y: 84 - K: 43 Utilizzato per le bandelle con i colori della città e in alcuni strumenti/prodotti di comunicazione (es. layout sito internet e intranet). Bianco quadricromia: C: 0 - M: 0 - Y: 0 - K: 0 Utilizzato per la riproduzione dell emblema in negativo e su sfondi che rendono poco leggibile l emblema in nero o in grigio. Grigio chiaro quadricromia: C: 13 - M: 9 - Y: 8 - K: 0 Utilizzato per le bandelle nelle riproduzioni in monocromia (è sconsigliata la semplice trasformazione del rosso e del verde in scale di grigio, poiché risulterebbero troppo scure, creando un contrasto molto limitato). Grigio medio quadricromia: C: 36 - M: 28 - Y: 24 - K: 0 Utilizzato per le bandelle nelle riproduzioni in monocromia (è sconsigliata la semplice trasformazione del rosso e del verde in scale di grigio, poiché risulterebbero troppo scure, creando un contrasto molto limitato) e per la riproduzione dell emblema. Grigio scuro quadricromia: C: 36 - M: 28 - Y: 24 - K: 80 Utilizzato come sfondo nelle copertine delle pubblicazioni, nei manifesti e negli altri strumenti e prodotti di comunicazione. COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA I COLORI ISTITUZIONALI PAGINA 11

15 3 - I FONT ISTITUZIONALI Sono stati scelti due caratteri, rispettivamente con e senza grazie: l Adobe Garamond e il Gill Sans MT. Gill Sans Disegnato intorno al 1926 da Eric Gill ( ), è un carattere senza grazie, singolare e raffinato. La sua particolarità consiste nell avere il portamento di un carattere graziato, pur non essendolo. Per certe analogie strutturali richiama il Perpetua (la bellissima zampa della R, le lettere, a, b, e, r, t); la g ha il doppio occhio classico, inusuale nei senza grazie; la p del corsivo ha un insolita continuazione del tratto curvo.dopo un iniziale rifiuto della comunità degli specialisti è diventato popolarissimo. Adobe Garamond È, tra i caratteri in uso, e pur nelle diverse varianti oggi compresenti, quello che si rifà al modello più antico, l archetipo sviluppato da Claude Garamond ( ) nel grande laboratorio della stampa tra la fine del quattrocento e la prima metà del cinquecento. Straordinaria è la sua persistenza e favolosa la sua fortuna. Sue caratteristiche fondamentali sono la lunghezza delle ascendenti, il tratto alto orizzontale della lettera e una certa spigolosità del raccordo della g, l assimetria delle grazie superiori della T, l occhio aperto della P, l assenza di grazie nelle lettere C ed S. Inoltre nel corsivo le maiuscole sono meno inclinate delle minuscole. Gill Sans MT normale abcdefghijklmnopqrstuvwxyz ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ $%&(.,;:!?) Gill Sans MT corsivo abcdefghijklmnopqrstuvwxyz ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ $%&(.,;:!?) Gill Sans MT grassetto abcdefghijklmnopqrstuvwxyz ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ $%&(.,;:!?) Gill Sans MT grassetto corsivo abcdefghijklmnopqrstuvwxyz ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ $%&(.,;:!?) Garamond normale abcdefghijklmnopqrstuvwxyz ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ $%&(.,;:!?) Garamond corsivo abcdefghijklmnopqrstuvwxyz ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ $%&(.,;:!?) Garamond grassetto abcdefghijklmnopqrstuvwxyz ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ $%&(.,;:!?) Garamond grassetto corsivo abcdefghijklmnopqrstuvwxyz ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ $%&(.,;:!?) COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA I FONT ISTITUZIONALI PAGINA 12

16 4 - REGOLE di APPLICAZIONE Prima di procedere con la descrizione dei vari strumenti di comunicazione e delle loro caratteristiche grafiche, verranno brevemente indicate le regole di applicazione dell immagine coordinata, che hanno carattere generale e indicano i vincoli da rispettare nella produzione dei vari materiali di comunicazione. Il logo può essere utilizzato eclusivamente nelle versioni ammesse; la posizione di rigore del logotipo e dei colori della città è sempre in alto a destra, se possibile a smarginare; i colori della città, quando si trovano su fondo colorato, possono essere bordati di bianco ai fini di una loro maggiore visibilità; i font istituzionali sono esclusivamente il Gill Sans MT e il Garamond; colori sono esclusivamente quelli indicati nell apposita sezione: rosso, nero, bianco e le tre gradazioni di grigio chiaro, medio e scuro; il logo va inteso come elemento univoco e non modificabile: la versione standard è riportata nell'apposita sezione del manuale. Le dimensioni possono variare in relazione ai supporti e a criteri creativi e artistici. Le proporzioni sono fisse: per il drago altezza 18 moduli, larghezza 12 moduli (rapporto 1:1,5) e per i colori della città altezza 9,5 moduli, larghezza 2. Le dimensioni del logotipo variano proporzionalmente al variare dei colori della città; non possono essere utilizzate dimensioni, proporzioni e una veste grafica diverse da quelle indicate nel presente manuale; l utilizzo del logo in ambito istituzionale è sistematico e generale e deve avvenire per tutti i progetti e le iniziative direttamente ideate, progettate e realizzate dal comune, secondo le indicazioni del manuale; modalità d uso e di applicazione del logo diverse sono da concordare con il team Comunicazione e la direzione generale; una particolare versione del logo, caratterizzata dalla presenza del logotipo e dei colori della città in dimensioni ridotte affianco al drago, è stata elaborata per essere utilizzata solo ed esclusivamente in casi eccezionali che non permettono il rispetto delle indicazioni grafiche standard: - condivisione delle iniziative alla pari con altri Enti o soggetti diversi; - concessione di contributi o patrocini a Enti e soggetti diversi; - limiti imposti dall impiego di format standard e non modificabili tali da rendere impossibile il rispetto delle regole generali (es. inserimento del logo in modelli con una veste grafica propria e non modificabile, mutuati da Enti o soggetti esterni o dalla partecipazione a eventi di comunicazione specifici). COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA REGOLE DI APPLICAZIONE PAGINA 13

17 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE Questa parte del manuale contiene le norme e le indicazioni necessarie per la corretta applicazione degli elementi base dell immagine coordinata. La coerenza di immagine, indispensabile per una buona comunicazione, è affidata all applicazione puntuale e rigorosa delle norme indicate. Nelle pagine seguenti verranno presentati e descritti gli elementi che costituiscono il corredo istituzionale; ovviamente, per motivi di opportunità, non è possibile conteplare tutti i singoli materiali prodotti dall ente nello svolgimento delle sua attività: quelli non rappresentati sono da considerarsi simili o comunque da declinare sulla base degli esempi riportati. Gli elementi verranno suddivisi in tre grandi sezioni: - intestati e modulistica; - segnaletica e comunicazione esterna; - altro. Intestati e modulistica Questa sezione contiene le indicazioni relative alla carta intestata, al foglio fax (che fanno da modello anche per tutti gli altri moduli che ogni Direzione utilizza per le proprie attività), ai biglietti da visita e alle buste. Segnaletica e comunicazione esterna Riguarda tutta la segnaletica interna ed esterna (targhe esterne, targhe e pannelli modulari interni, striscioni, ecc.), nonché tutti gli strumenti di comunicazione esterna (manifesti, affissioni, copertine per pubblicazioni, ecc.). Varie Questa sezione raccoglie una serie di strumenti diversificati e non riconducibili a un unica sezione specifica (personalizzazione autovetture, badge dipendenti, marcature per cd-rom, cancelleria, prodotti promozionali, layout del sito web e della intranet comunale, ecc) Intestati e modulistica La carta intestata prevede tre modelli diversificati in base ai mittenti della comunicazione. Il primo modello è stato pensato per tutte quelle comunicazioni che possiedono caratteri di ufficialità, e riporta solo i dati relativi all Ente. I colori della città sono posti in alto a destra a smarginare e sono affiancati dalla dicitura Comune di Terni o Città di Terni. In questo caso la stampa sarà a colori su carta vergata. Il secondo e il terzo modello sono invece pensati per tutte le comunicazioni ordinarie e verranno stampati su normale carta per fotocopie. Nel primo caso sono inseriti i dati dell Ente, mentre nel secondo vengono declinati sia i dati dell Ente (in calce) sia quelli della Direzione e dell Ufficio mittente (in primo piano). Entrambi, presentano una diversa collocazione dei colori della città (non a smarginare, per rispettare l area di stampa ed evitare tagli dell immagine). Inoltre è prevista, oltre alla versione a colori, anche una versione in scala di grigi per evitare problemi di leggibilità causati dalla stampa in bianco e nero delle parti colorate. Il biglietto da visita costituisce un elemento importante all interno dell immagine coordinata, poiché è l espressione dell Ente nei confronti di altri interlocutori. Ha un formato di 8,5x5,5 cm ed è eguale per tutti i dipendenti; per sindaco ed assessori sarà stampato su carta vergata da 250 gr/mq. Appendice del biglietto da visita è il biglietto di cortesia, destinato al Sindaco, agli Assessori e ai dirigenti; è generalmente utilizzato per un ringraziamento particolare o una ricorrenza. In quanto oggetto di particolare pregio sarà stampato su carta vergata da 250 gr/mq. Per le buste da lettera sono stati indicati i quattro formati più comunemente utilizzati: - cm. 12x18 - cm. 17.5x24 - americano (cm.11x23) - a sacco (cm. 25x35). Il foglio fax prevede due varianti: una con l intestazione generica dell Ente e una con l intestazione specifica di ogni Direzione e Ufficio. COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA IL CORREDO ISTITUZIONALE PAGINA 14

18 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE carta intestata Gabbia carta intestata ufficiale Ente (primo modello) COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA CARTA INTESTATA PAGINA 15

19 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE Primo modello - dicitura Comune di Terni COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA CARTA INTESTATA PAGINA 16

20 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE Primo modello - dicitura Città di Terni * * Terni è uno dei Comuni italiani che possono fregiarsi del titolo di città, titolo che viene conferito con specifico decreto del Presidente della Repubblica, in considerazione dell importanza storica, artistica, civica o demografica. COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA CARTA INTESTATA PAGINA 17

21 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE Gabbia carta intestata ordinaria (secondo modello) COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA CARTA INTESTATA PAGINA 18

22 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE secondo modello - versione a colori COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA CARTA INTESTATA PAGINA 19

23 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE secondo modello - versione in bianco e nero COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA CARTA INTESTATA PAGINA 20

24 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE terzo modello - versione a colori COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA CARTA INTESTATA PAGINA 21

25 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE terzo modello - versione in bianco e nero COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA CARTA INTESTATA PAGINA 22

26 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE In ogni modello, sia nel caso della carta intestata ufficiale, sia in quello della carta ordinaria, il secondo foglio riporterà solo i dati dell Ente a fondo pagina. COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA CARTA INTESTATA PAGINA 23

27 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE foglio fax gabbia COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA FOGLIO FAX PAGINA 24

28 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE foglio fax - intestazione generica Ente COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA FOGLIO FAX PAGINA 25

29 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE foglio fax - intestazione specifica per Direzione e Ufficio COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA FOGLIO FAX PAGINA 26

30 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE biglietti da visita Biglietto generico Biglietto generico con nominativo personale Biglietto personalizzato COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA BIGLIETTI DA VISITA PAGINA 27

31 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE biglietto di cortesia formato A7 (cm. 74x105) COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA BIGLIETTO DI CORTESIA PAGINA 28

32 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE buste da lettera Formato cm.12 x 18 (riduzione), valido anche per il formato 17.5x24 Formato americano cm. 11x23 (riduzione) COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA BUSTE DA LETTERA PAGINA 29

33 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE Formato a sacco cm. 25x35 (riduzione) COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA BUSTE DA LETTERA PAGINA 30

34 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE Segnaletica e comunicazione esterna La segnaletica di un Ente è composta da una molteplicità di strumenti, dei quali non è possibile in questo manuale dare un esaustiva e completa descrizione. Ci si limiterà pertanto a dare le indicazioni grafiche di base degli elementi principali, come le targhe interne ed esterne degli uffici, che andranno poi considerate come linee guida per lo sviluppo di ogni altro strumento (es. cartellonistica stradale, dei cantieri, ecc.). Le targhe prevedono sempre l inserimento, su fondo bianco, dei colori della città (in altro a destra, a smarginare) e l utilizzo del logo nel solo caso delle targhe esterne. Per gli striscioni sono stati progettati due diversi modelli, tra i quali è possibile scegliere di volta in volta in base al contenuto e a esigenze di carattere puramente estetico. Anche per quanto riguarda i manifesti istituzionali sono state previste due diverse varianti. La prima presenta un area superiore dedicata all inserimento dell immagine e un area inferiore a sfondo colorato (rosso o grigio scuro) nella quale inserire il logo e le scritte (sempre in bianco). Le due aree avranno dimensioni variabili, per lasciare maggiore libertà e flessibilità alle scelte grafiche. Ovviamente il limite di riduzione dell area inferiore sarà condizionato dalla possibilità di contenere comunque emblema e scritte. Al fine di ottenere una libertà espressiva ancora maggiore è stata pensata una seconda variante, che prevede un fondo bianco e come unico vincolo il posizionamento del logo e dei colori della città. Le copertine delle pubblicazioni seguono la stessa ratio dei manifesti, presentando anch esse due modelli: il primo rispecchia perfettamente la prima variante, con l unica differenza che in questo caso le due aree (quella destinata all inserimento dell immagine e quella con lo sfondo colorato) dovranno rispettare delle proporzioni ben precise: 60% per l immagine e 40% per l area destinata all inserimento di scritte ed emblema. Il secondo modello prevede invece scritte ed emblema in nero su fondo bianco e l inserimento dell immagine in basso a destra. COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA SEGNALETICA E COMUNICAZIONE ESTERNA PAGINA 31

35 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE targhe esterne cm. 75x45 COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA TARGHE ESTERNE PAGINA 32

36 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE targhe interne COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA TARGHE INTERNE PAGINA 33

37 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE pannelli modulari COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA PANNELLI MODULARI PAGINA 34

38 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE striscioni COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA STRISCIONII PAGINA 35

39 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE manifesti manifesti - prima variante ( fondo rosso) COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA MANIFESTI PAGINA 36

40 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE manifesti - prima variante (fondo grigio scuro) COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA MANIFESTI PAGINA 37

41 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE manifesto - seconda variante COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA MANIFESTI PAGINA 38

42 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE copertine pubblicazioni gabbia copertina - primo modello COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA COPERTINE PUBBLICAZIONI PAGINA 39

43 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE copertina - primo modello (fondo rosso) COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA COPERTINE PUBBLICAZIONI PAGINA 40

44 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE copertina - primo modello (fondo grigio scuro) COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA COPERTINE PUBBLICAZIONI PAGINA 41

45 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE gabbia copertina - secondo modello COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA COPERTINE PUBBLICAZIONI PAGINA 42

46 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE copertina - secondo modello COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA COPERTINE PUBBLICAZIONI PAGINA 43

47 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE inviti COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA INVITI PAGINA 44

48 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE invito americano - 2 ante COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA INVITI PAGINA 45

49 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE invito americano - 3 ante COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA INVITI PAGINA 46

50 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE 5.3 Varie - cartelline Cartellina con bandelle COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA CARTELLINE PAGINA 47

51 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE Cartellina senza bandelle COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA CARTELLINE PAGINA 48

52 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE block-notes (riduzione) e blocchetto appunti Anche in questo caso sono stati previsti due modelli: uno generico con i dati relativi all Ente e uno da personalizzare con i dati della singola direzione e del singolo ufficio. COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA BLOCK-NOTES E BLOCCHETTO APPUNTI PAGINA 49

53 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE marcature cover cd rigida fronte retro Cover cartacea COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA MARCATURE PAGINA 50

54 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE badge e cartoncino identificativo dipendenti COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA BADGE E CARTELLINO DIPENDENTI PAGINA 51

55 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE layout sito web Per il sito istituzionale è prevista una completa riprogettazione, in attesa della quale si è comunque proceduto, nel corso del 2010, alla razionalizzazione e all aggiornamento dei contenuti e alla sistematizzazione della homepage. Alla luce delle indicazioni del presente manuale, l aspetto del sito verrà, per quanto possibile, allineato alla veste grafica indicata, soprattutto con l inserimento del nuovo emblema, dei colori della città e la sostituzione dei precedenti colori con quelli istituzionali. COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA LAYOUT SITO WEB PAGINA 52

56 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE layout intranet Anche per la intranet comunale, strumento cardine della comunicazione interna, sono previsti profondi cambiamenti: nel corso del 2011 ne verrà implementata una nuova versione, più versatile e flessibile, in grado di supportare tutta una serie di nuove funzionalità e servizi. La migrazione della vecchia intranet su un nuovo CMS (Content Management System) rappresenterà anche l occasione per riprogettarne l aspetto grafico, in linea con le indicazioni dell immagine coordinata. COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA LAYOUT INTRANET COMUNALE PAGINA 53

57 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE firma posta elettronica generica Ente personale COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA FIRMA POSTA ELETTRONICA PAGINA 54

58 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE merchandising borse di stoffa COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA BORSE DI STOFFA PAGINA 55

59 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE shoppers COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA SHOPPERS PAGINA 56

60 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE penne e matite COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA PENNE E MATITE PAGINA 57

61 5 - IL CORREDO ISTITUZIONALE autoveicoli COMUNE DI TERNI - MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA AUTOVEICOLI PAGINA 58

62 A cura di Team comunicazione Direzione Generale Contenuti e studio grafico Team comunicazione in collaborazione con ISIA di Urbino Sandro Giuli Andrea De Angelis Progetto grafico e impaginazione Serena Ponteggia in copertina Spazio di Andrea De Angelis marzo 2011

63 COMUNE DI TERNI PIIANO DII COMUNIICAZIIONE IISTIITUZIIONALE 2011 A CURA DEL TEAM COMUNICAZIONE COORDINAMENTO: Sebastiano Pasero GRUPPO DI LAVORO: Giorgio Armillei Elena Bussetti Roberta Chiari Gian Luca Diamanti Maria Teresa Di Iorio Massimo Lesina Patrizia Mancinelli Sara Nobili Sebastiano Pasero Serena Ponteggia

64 INDICE Premessa... p La comunicazione e il nuovo modello organizzativo... p Dallo scenario 2009, al percorso 2010, verso un nuovo modo di fare comunicazione... p Le strutture deputate all attività di comunicazione... p Ufficio stampa - Ufficio Relazioni con il Pubblico - Team di comunicazione... p La rete dei referenti della comunicazione... p Il team di comunicazione nel nuovo assetto organizzativo dell Ente... p Gli obiettivi della comunicazione istituzionale per il p La definizione del target... p La strategia di comunicazione e le linee di azione... p L attività di comunicazione interna ed esterna a carattere ordinario... p L attività di comunicazione organizzativa ad ampia ricaduta all interno dell Ente... p L attività di comunicazione esterna di impatto cittadino... p Focus strumenti e attività di competenza del Team Comunicazione 8.1 Il sistema di immagine coordinata... p La intranet comunale... p Comunicazione e trasparenza... p Il sito web comunale... p Il web 2.0 e i servizi al cittadino... p Il processo di valutazione dei risultati... p La pianificazione temporale degli interventi... p Budget... p. 31 APPENDICE... p.32 Team Comunicazione Comune di Terni

65 PREMESSA L organizzazione è sistema complesso sostenuto da, e governato attraverso, le diverse forme di comunicazione (E. Invernizzi) Il Piano di Comunicazione Istituzionale è lo strumento di pianificazione che definisce, all interno di un disegno organico, il coordinamento comunicativo. Possiede una dimensione strategica e una dimensione progettuale in quanto, allo stesso tempo, sia definisce le politiche di comunicazione in linea con le politiche dell organizzazione, la strategia, gli obiettivi e gli strumenti della comunicazione, individuando anche le risorse umane, strumentali, economiche, sia rappresenta un attività a termine, che impatta l intera organizzazione comunale, indicando ruoli e responsabilità e, in questo senso, ponendosi come strumento che attua le politiche organizzative. Inoltre, dal punto di vista organizzativo, costituisce un fattore critico per l innovazione del Comune per quanto attiene alla sua capacità di valorizzare le relazioni all interno e all esterno dell Ente. Team Comunicazione Comune di Terni 3

66 1. LA COMUNICAZIONE E IL NUOVO MODELLO ORGANIZZATIVO Il presente piano di comunicazione istituzionale del Comune di Terni definisce i principi, gli obiettivi, la strategia, gli strumenti, le azioni prioritarie di comunicazione che l Ente intende attuare nell anno 2011 in riferimento agli obiettivi programmatici dell Amministrazione. L elaborazione di questo primo piano è l esito di un processo articolato di riorganizzazione dell attività di comunicazione, iniziato circa un anno fa, e inserito nel più ampio percorso di rinnovamento del modello organizzativo comunale, sempre più attento al cittadino e orientato alla qualità del proprio agire. Il documento avvia l attività di pianificazione annuale della comunicazione istituzionale, finalizzata a sviluppare un architettura più efficace, efficiente, sensibile alla complessità e all eterogeneità dei bisogni informativo/comunicativi interni ed esterni all Ente. Il piano punta a coordinare e qualificare tutte le attività di comunicazione, interne ed esterne con l obiettivo di costruire un modello di comunicazione dinamico, in grado di amplificare i risultati delle singole azioni prodotte, alimentando un circuito virtuoso di comunicazione istituzionale intesa come leva strategica dell agire comunale e come strumento di supporto all implementazione di un nuovo modello organizzativo, comunale più flessibile e dialogico a partire dalla dimensione interna. In continuità con le Linee Guida per lo sviluppo del sistema di comunicazione integrata e l elaborazione del Piano di Comunicazione Istituzionale 2011 approvate con Deliberazione della Giunta n. 442 del 20/10/2010, il piano rende pienamente operativo il nuovo sistema di comunicazione adottato, che mantiene in capo a Direzioni e Circoscrizioni l autonomia in merito alla programmazione e alla gestione delle attività comunicative, pur riconducendole all interno di una cornice unitaria e condivisa di principi, strumenti e metodologie operative per garantire una migliore e più forte integrazione della comunicazione nella duplice declinazione della dimensione interna ed esterna, imprescindibilmente correlate. Il processo di programmazione delle attività di comunicazione per l anno 2011 si propone quindi di sperimentare, per la prima volta, un efficace confronto tra tutte le articolazioni dell Ente che producono comunicazione nell ambito delle rispettive funzioni e materie, costituendo un importante momento di raccordo in fase di progettazione delle singole iniziative attivabili e apportando, allo stesso tempo, un positivo contributo in termini di accrescimento della qualità nei processi organizzativi interni all ente e nei servizi erogati al cittadino. Team Comunicazione Comune di Terni 4

67 2. DALLO SCENARIO 2009 AL PERCORSO 2010, VERSO UN NUOVO MODO DI FARE COMUNICAZIONE. Il presente piano è il risultato di un percorso di riflessione, discussione e partecipazione con le Circoscrizioni e le Direzioni, avviato nel 2010 dal Gruppo interdirezionale per la Comunicazione Istituzionale costituito con Deliberazione della Giunta n. 195 del 22/12/2009. Tale percorso, a seguito di una preliminare analisi dello scenario comunicativo comunale (riportata dettagliatamente nelle Linee Guida), intende operare a un duplice livello: interno ed esterno all Ente. All interno s intende agire sul piano culturale - comportamentale, nell ottica di una sensibilizzazione e diffusione di consapevolezza che la comunicazione rappresenta una componente imprescindibile dell attività professionale personale, e sul piano operativo, sperimentando modalità innovative di gestione professionale della comunicazione in risposta al limitato livello di strutturazione e coordinamento della stessa. All esterno, invece, l obiettivo è promuovere la conoscenza e garantire la trasparenza delle attività comunali, qualificando così la relazione con i cittadini e la loro partecipazione. La riorganizzazione strutturale e processuale della comunicazione istituzionale si colloca, come già accennato, all interno di un più generale processo di rinnovamento dell Ente, teso a incidere in profondità anche sulla capacità relazionale del Comune a relazionarsi non solo con i pubblici esterni, ma anche, e soprattutto, con quelli interni. Tale approccio nasce dalla consapevolezza che la costruzione di un sistema di comunicazione stabile nel tempo e flessibile, in grado cioè di rispondere a diverse e molteplici sollecitazioni informativo-comunicative, permetta di perseguire una duplice finalità. All interno dell Ente di favorire lo scambio di conoscenze e informazioni utili al lavoro nel suo complesso incidendo positivamente anche sul benessere organizzativo, all esterno di alimentare relazioni più efficaci con i cittadini accrescendo il livello complessivo di soddisfazione dei servizi verso un organizzazione realmente dialogica. A tal fine il lavoro, partecipato e condiviso in più momenti all interno dell Ente, che il Team Comunicazione ha condotto nel corso del 2010, esitato nell approvazione all interno delle Linee Guida per lo sviluppo del sistema di comunicazione integrata e l elaborazione del piano di comunicazione istituzionale 2011 di una nuova architettura comunicativa più funzionale e longitudinale all amministrazione, quale, contemporaneamente, fase conclusiva di analisi delle risorse umane - strumentali in possesso del Comune e fase iniziale del percorso di implementazione del nuovo modello, si è sviluppato lungo più direttrici che hanno permesso di raggiungere obiettivi intermedi di fondamentale rilevanza, propedeutici a quelli previsti nel documento, il primo dei quali è rintracciabile nell ampliamento all interno del Comune del riconoscimento della rilevanza strategica della comunicazione. Più precisamente, le principali tappe del percorso operativo effettuato nel 2010 hanno riguardato: la costituzione formale della rete dei referenti per la comunicazione e l avvio di un percorso formativo ; la predisposizione e sperimentazione di un flusso informatizzato ad hoc per l invio, da parte dei referenti per la comunicazione di informazioni relative alle Direzioni/Circoscrizioni di appartenenza al Team Comunicazione; la realizzazione di incontri plenari a con le direzioni e le circoscrizioni per condividere e definire il nuovo sistema comunale per la comunicazione istituzionale; la realizzazione di incontri plenari b con i referenti per la comunicazione per condividere e confrontarsi sulla nuova architettura per la comunicazione istituzionale; la realizzazione di incontri per singole direzioni per approfondire le esigenze specifiche nell ambito della comunicazione con particolare attenzione a: sito web, intranet, attività di comunicazione direzionali previste per il 2011 (nei primi mesi del 2011 si prevede di terminare il ciclo di incontri); a è stato organizzato un incontro con i dirigenti e uno con i Presidenti di Circoscrizioni in data 29/06/2010; b sono stati organizzati due incontri plenari in data 8/07/2010 e 3/12/2010. Team Comunicazione Comune di Terni 5

68 l avvio dell elaborazione del manuale operativo per l immagine coordinata dell Ente, funzionale alla definizione di un sistema d immagine organico e coordinato da sviluppare sia nell attività rivolta all interno del Comune sia all esterno; la collaborazione su specifici progetti comunicativi per i quali si prevede il proseguimento anche nel corso del 2011 (collaborazione con la Protezione Civile per la predisposizione di un Piano di comunicazione ad hoc in casi di emergenza, collaborazione per il progetto europeo Daphne, progetto Informagiovani, progetto E-Coop). Accanto a queste attività trasversali, indispensabili per sviluppare efficacemente il nuovo sistema comunicativo nei suoi elementi strutturali, il Team ha focalizzato l attenzione su due strumenti fondamentali della comunicazione nella sua dimensione interna - organizzativa ed esterna, sito web comunale e intranet, attraverso i seguenti specifici interventi. Per quanto attiene all attività condotta sul SITO: Analisi dello scenario al 2009 con particolare attenzione ai punti di debolezza dello strumento sia dal punto di vista grafico che contenutistico; Composizione e avvio dell attività di una redazione permanente dedicata al sito che operi in collaborazione con la rete dei referenti direzionali - circoscrizionali per la comunicazione; Adattamento complessivo della grafica del sito alle rinnovate esigenze di chiarezza e in risposta alla recente normativa in materia; Razionalizzazione e aggiornamento dei contenuti in collaborazione con la rete dei referenti direzionali - circoscrizionali per la comunicazione in merito a: singole aree tematiche, sezione istituzionale e servizi; Realizzazione di una nuova home-page più funzionale alle esigenze del cittadino nella ricerca della informazioni e nell ottica della trasparenza secondo una suddivisione delle informazioni che valorizzi la sezione dei focus e l agenda della città Accade in città. I focus infatti hanno la funzione di valorizzare le notizie e i servizi del Comune accentuandone la visibilità all esterno. Accade in città segnala invece gli appuntamenti cittadini più rilevanti consentendo a ogni navigatore di avere un agenda on-line aggiornata quotidianamente. Assume nuova centralità anche la parte dei servizi al cittadino attraverso lo sportello a cura dell Ufficio Relazioni con il Pubblico (Urp), permettendo di reperire le informazioni attraverso la semplice ricerca per categorie o per parola chiave. Alle Circoscrizioni viene dedicato uno spazio ad hoc, molto visibile in home page, prevedendo una gestione indipendente per ciò che concerne l aggiornamento dei singoli contenuti nelle pagine di competenza. Predisposizione di campagne stampa specifiche da implementare anche attraverso l uso del sito web con l inserimento di link ad hoc come il caso del Numero verde Migliora la tua città o di Bicincittà. Per quanto attiene all attività condotta sulla INTRANET: Analisi dello scenario esistente al 2009 e delle diverse criticità riscontrate: o assenza di legittimazione istituzionale; o assenza di coordinamento e di un impianto sistematico di progettazione e gestione; o utilizzo e aggiornamento esclusivo da parte del CED. Per rendere la intranet uno spazio di condivisione maggiormente fruibile ed effettivamente utile a tutti, la scelta del Team Comunicazione è stata quella di intraprendere un percorso condiviso e partecipato di riprogettazione coinvolgendo tutti i dipendenti del Comune di Terni. Team Comunicazione Comune di Terni 6

69 La prima iniziativa è stata dunque quella di fotografare lo stato dell arte, descrivendo sinteticamente le funzionalità e i servizi presenti all interno della intranet e parallelamente conducendo un indagine ad hoc rivolta a tutti i dipendenti, tesa a raccogliere, attraverso un apposito modulo di feedback, informazioni in merito alle modalità di utilizzo della intranet, ai punti di debolezza riscontrati, a proposte e suggerimenti sui potenziali sviluppi. Sono stati compilati 127 moduli di feedback mentre 318 sono stati gli accessi al report sui risultati dell indagine inserito nella stessa intranet. L analisi dei moduli di feedback ha permesso di pianificare le attività del Team per il secondo semestre del 2010: predisposizione di un calendario di incontri con le Direzioni e i referenti interessati nei potenziali sviluppi futuri per definire fattibilità e tempi, tenendo conto delle indicazioni e delle priorità emerse; analisi tecnica e funzionale dei nuovi sviluppi ipotizzati ad opera della Direzione Innovazione P.A. Servizi Informativi (ICT). Dall analisi tecnica è emerso che tutti i nuovi sviluppi possono trovare spazio solo all interno di una nuova soluzione di CMS (Content Management System) più versatile e flessibile rispetto alla versione attuale della intranet. Per questo sono state analizzate e testate diverse soluzioni per individuare quella più adatta alle esigenze di comunicazione interna dell Ente, è stato quindi previsto l acquisto di un nuovo server e pianificata la migrazione dell attuale versione della intranet all interno del nuovo CMS. In merito agli sviluppi ipotizzati, è stata avviata una fase di sperimentazione di una nuova soluzione per la gestione e la visualizzazione di permessi, giustificativi e timbrature che ha interessato tre direzioni. Il Team Comunicazione, inoltre, ha testato una nuova soluzione per la gestione dei gruppi di lavoro, intervento particolarmente utile in vista dei gruppi di lavoro interdirezionali previsti dal nuovo modello organizzativo del Comune. Il software consente di condividere documentazione, attivare discussioni su argomenti specifici, pianificare attività, verificare lo stato di avanzamento dei lavori. Per dare maggiore visibilità alle attività di comunicazione delle direzioni è stato inoltre integrato un box destinato alle notizie in evidenza che va ad affiancare quello già esistente. In continuità con il lavoro svolto nel 2010, armonizzare l attività di comunicazione nel suo complesso e costruire modalità condivise di gestione dell attività, il Piano di comunicazione si pone quindi come guida per il coordinamento della comunicazione istituzionale definendo i principi, le modalità, gli strumenti, le principali attività comunicative da realizzare nel corso del È però fondamentale riconoscere che il piano di comunicazione, oltre a porsi come prodotto della riflessione corale e come strumento di coordinamento delle attività di comunicazione, rappresenta un vero e proprio processo organizzativo, che impatta trasversalmente l amministrazione nel suo complesso, la coinvolge e la trasforma migliorandone le modalità organizzative. Pertanto, in linea con tale consapevolezza, si è adottato, fin dalle prime fasi di costruzione del documento, un approccio fortemente partecipativo effettuando, a fine 2010, una ricognizione delle principali attività interne ed esterne di comunicazione delle direzioni e delle circoscrizioni, previste per l anno 2011, effettuata attraverso la somministrazione di una scheda di rilevazione appositamente predisposta (allegato 1) e un successivo incontro plenario con i referenti per la comunicazione. Tale azione, preliminare alla stesura del piano, ha permesso di perseguire la duplice finalità di censire e fotografare, per la prima volta, la produzione comunicativa del Comune. Sono state così rilevate le caratteristiche principali, come la tipologia dei mezzi e degli strumenti comunicativi in uso o attivabili, gli obiettivi, la frequenza dell attività e i destinatari, e si è favorito l avvio di un percorso di concertazione delle singole azioni comunicative, in capo alle molteplici fonti comunicative comunali, con l obiettivo ultimo di accrescere la qualità delle relazioni all interno dell Ente e di valorizzare quindi all esterno l attività comunale nel suo complesso. Team Comunicazione Comune di Terni 7

70 3. LE STRUTTURE DEPUTATE ALL ATTIVITÀ DI COMUNICAZIONE 3.1 UFFICIO STAMPA - UFFICIO RELAZIONI CON IL PUBBLICO - TEAM DI COMUNICAZIONE Il Comune di Terni parte da un quadro che vede la presenza di strutture consolidate dedicate alla comunicazione anche se, finora, debolmente coordinate tra di loro. L ufficio stampa cura i rapporti di informazione con i mezzi di comunicazione in un articolazione tra ufficio stampa della Giunta e ufficio stampa del Consiglio comunale. L attività di comunicazione è quotidiana e dà ampio risalto alle attività dell Amministrazione Comunale in una logica di valorizzazione dell utilità per il cittadino. L ufficio stampa rappresenta il punto di riferimento per il Sindaco, gli Assessori, il Consiglieri comunali, le Circoscrizioni e, più in generale, la macchina amministrativa comunale. Utilizza come strumenti comunicati stampa diffusi tramite il sito istituzionale ed ing. L ufficio stampa, costituito da professionalità specifiche, è stato fulcro, in stretta collaborazione con gli altri professionisti della comunicazione presenti all interno dell ente, dei processi di comunicazione innovativi avviati dalla direzione generale di cui, peraltro, il medesimo fa parte. L'Ufficio Relazioni con il Pubblico viene individuato dalla legge 150 del 2000 uno degli strumenti organizzativi attraverso cui le amministrazioni pubbliche possono assolvere ai loro compiti di comunicazione e relazione con il pubblico. Secondo quanto espresso dalla normativa, i soggetti che si occupano di relazioni con il pubblico hanno il compito in primo luogo di dare piena visibilità all'attività dell amministrazione, garantendo al cittadino la possibilità di partecipare ed accedere all'attività della stessa, attraverso il coinvolgimento e l'aggiornamento costante rispetto agli iter dei procedimenti amministrativi. Questa attività è strettamente collegata all'ascolto dei cittadini, alla gestione dei suggerimenti e dei reclami provenienti da essi e alla gestione del disservizio. Particolari funzioni dell Urp, in collaborazione con gli altri soggetti individuati dall amministrazione per la gestione della comunicazione, riguardano i temi della trasparenza, della customer satisfaction e della corretta applicazione del Codice dell Amministrazione Digitale. L attività di comunicazione del Comune ha avuto nuovo sviluppo con l attivazione del Team comunicazione, operativo dal 2010, gruppo di lavoro interdirezionale con funzioni di coordinamento e di supporto tecnico ai molteplici produttori di comunicazione interni all ente. E utile sottolineare come l attività del Team, la prima struttura del genere ad essere operativa nel nuovo modello organizzativo dell Ente, ha già raggiunto diversi risultati concreti: nell ammodernamento del sito istituzionale (strumento di comunicazione a disposizione dei cittadini e degli operatori dell informazione), obiettivo, peraltro raggiunto, con investimenti economici di pochissimo rilievo e con un impegno massiccio di risorse umane presenti all interno del comune di Terni; nell immagine coordinata del comune; nel rilancio della intranet quale strumento di comunicazione, semplificazione, innovazione all interno dell Ente; nella messa in rete di tutti gli organismi e le strutture comunali per un azione di comunicazione maggiormente coordinata e quindi più efficace. A fronte di un iniziale quadro complesso e disarticolato, con difficoltà evidenziate nella stesse Linee programmatiche del Sindaco per la consiliatura , sul versante della comunicazione, a due anni di distanza, ci troviamo di fronte a un Comune che si è posto il problema di dar luogo a una comunicazione propria, coordinata, capace di riportare in un contesto unico, quello dell immagine del comune di Terni, gli attori e i soggetti della comunicazione, recuperando e valorizzando rapporti e strategie con tutti gli assessorati, le direzioni, le circoscrizioni. Team Comunicazione Comune di Terni 8

71 3.2 LA RETE DEI REFERENTI DELLA COMUNICAZIONE L istituzione della rete dei referenti della comunicazione rappresenta una delle principali novità del nuovo impianto comunale per la comunicazione istituzionale nonché l elemento di base per il miglioramento della qualità dei processi comunicativi interni all Ente e quindi esterni, contribuendo a costruire, corresponsabilmente, un sistema di comunicazione integrato, capace di coinvolgere operativamente l intera struttura organizzativa. Non quindi un unico ufficio, centrale, a occuparsi di comunicazione ma un architettura multilivello e capillare che operi sinergicamente. La composizione della rete dei referenti, individuati dai rispettivi Dirigenti Presidenti di Circoscrizione, risulta essere organizzata come di seguito riportato: DIREZIONE- CIRCOSCRIZIONE REFERENTE DIRIGENTE - PRESIDENTE AFFARI GENERALI Maurizio Moriconi Luciano Sdogati AMBIENTE MOBILITÀ E TRASPORTI Raffaele Ansuini Antonio Muffari Maurizio Galli ATTIVITÀ FINANZIARIE Nadia Navarra Elena Contessa AVVOCATURA Serenella Fabi Alessandro Alessandro DECENTRAMENTO - SPORT Alfredo Natili Adriano Marrocco DIREZIONE GENERALE Paola Amato Aldo Tarquini EDILIZIA PRIVATA Castrica Maria Laura Marco Fattore GESTIONE PATRIMONIO Sabrina Belli Francesco Saverio Vista INNOVAZIONE P.A. SERVIZI INFORMATIVI (ICT) LAVORI PUBBLICI Massimo Lesina Monica Finotto Marina Bruschini Luciano De Marinis Federico Nannurelli Andrea Zaccone Massimo Romani MANUTENZIONI Letizia Micheli Clavier Renato Pierdonati POLIZIA MUNICIPALE Rossano Filippucci Federico Boccolini RISORSE UMANE -ORGANIZZAZIONE Vincenza Farinelli Vincenza Farinelli SERVIZI A GESTIONE DIRETTA Burgo Pasqualino Patrizia Pallotto SERVIZI CULTURALI Loredana Riceputi Danila Virili SERVIZI DI COMPETENZA STATALE SPORTELLI INTEGRATI SERVIZI EDUCATIVI E SCOLASTICI Violetta Zenoni Corrado Mazzoli Michele Tattoli Massimo Cavadenti Maria Rosaria Moscatelli SERVIZI SOCIALI Daniela Cecchetti Massimo Riccetti SVILUPPO ECONOMICO Massimo Laureti Omero Mariani Maurizio Pertichetti U. O. GABINETTO DEL SINDACO Lorenzo Pazzaglia Aldo Tarquini URBANISTICA Emanuela Marucci Carla Comello I CIRCOSCRIZIONE EST Sonia Buono Stefano Bolletta II CIRCOSCRIZIONE NORD Paola Giuliani Francesca Malafoglia III CIRCOSCRIZIONE SUD Elisabetta Pevarello Moreno Rosati Team Comunicazione Comune di Terni 9

72 Le funzioni L attività dei referenti, principali interlocutori direzionali e circoscrizionali per l attività di comunicazione, secondo quanto previsto dalle Linee Guida e esplicitata operativamente dal Piano, viene svolta, in accordo con il dirigente e i componenti del settore di appartenenza, con il supporto del team comunicazione, secondo le modalità successivamente descritte (vd. linea azione n 1), e concerne: facilitare la comunicazione, la circolazione e l aggiornamento delle informazioni all interno della direzione/circoscrizione di appartenenza contribuendo in tal modo al miglioramento organizzativo interno alle singole direzioni e circoscrizioni; svolgere azioni di raccordo delle informazioni riguardanti l attività della direzione/circoscrizione e di trasmissione delle stesse al team comunicazione secondo un apposito format e un iter previsto al punto (vd. linea azione n 1); collaborare con il team comunicazione nella pubblicizzazione delle attività della direzione/circoscrizione, nell elaborazione e implementazione del piano annuale di comunicazione, in linea con gli obiettivi comunicativi direzionali- circoscrizionali; inviare la documentazione aggiornata e la descrizione delle procedure relative alle diverse attività-servizi direzionali o circoscrizionali. La frequenza dell attività dei referenti potrà quindi essere sia a carattere continuativo che episodico. Grafico 1 Le funzioni dei referenti per la comunicazione Facilitare la comunicazione, la circolazione e l aggiornamento delle informazioni Inviare la documentazione aggiornata e la descrizione delle procedure relative alle diverse attività-servizi direzionali o circoscrizionali L attività dei referenti Svolgere azioni di raccordo delle informazioni riguardanti l attività della direzione/circoscrizione e di trasmissione delle stesse al team comunicazione Collaborare con il team comunicazione nella pubblicizzazione delle attività della direzione/circoscrizione Team Comunicazione Comune di Terni 10

73 4. IL TEAM DI COMUNICAZIONE NEL NUOVO ASSETTO ORGANIZZATIVO DELL ENTE La nuova organizzazione degli uffici e dei servizi del Comune assegna un ruolo fondamentale al Team comunicazione e ne colloca il presidio strategico presso la Direzione generale del Comune, sottolineandone così la funzione di integrazione e coordinamento. Questo ruolo emerge con particolare riferimento a due aspetti. Il primo è legato al processo di attuazione della nuova organizzazione. Il cambiamento organizzativo che è stato avviato non si limita infatti a una ridefinizione di funzioni e competenze dei diversi settori ma intende introdurre un modo di lavorare legato a specifici progetti e a obiettivi che interessano uffici collocati in ambiti diversi dell amministrazione comunale. Si tratta di un modello che richiede un azione costante di integrazione e di coordinamento per superare un organizzazione del lavoro troppo parcellizzata nella quale i diversi uffici dialogano tra loro con molta difficoltà. L azione del Team comunicazione è dunque di diretto supporto alla fase di implementazione del modello e contribuisce alla definizione di una nuova rappresentazione dell organizzazione del lavoro, una nuova idea che diventa poi sostanza nel lavoro quotidiano e nella relazione tra gli uffici e i cittadini. É un azione orientata al cambiamento organizzativo e funzionale al riconoscimento da parte di tutti i soggetti coinvolti delle caratteristiche essenziali del nuovo modello. Dal punto di vista operativo il Team comunicazione sarà quindi impegnato in azioni di comunicazione che hanno lo scopo di accompagnare le diverse tappe del processo di attuazione del nuovo modello organizzativo, a cominciare da quelle iniziali che riguardano la sperimentazione di forme integrate di organizzazione. Il secondo aspetto riguarda la relazione con le strutture organizzative impegnate in processi di innovazione che utilizzano in modo particolare le risorse della comunicazione e hanno a che fare con questioni relative all identità, ai valori di fondo, agli obiettivi strategici, alla missione fondamentale. Può trattarsi dell identità di un gruppo di lavoro all interno dell amministrazione comunale; dell identità della stessa amministrazione comunale; oppure dell identità della città nel suo insieme. Questioni che richiedono la messa a punto di una specifica strategia di comunicazione diretta a rafforzare i meccanismi di formazione dell identità collettiva nei processi di innovazione. L avvio del processo di pianificazione strategica della città è uno di questi processi di innovazione. La pianificazione strategica della città cioè l attività con la quale la città si riconosce in un comune disegno di sviluppo per il suo futuro - è innanzi tutto una modalità di analisi e riformulazione dell identità della città, quindi della sua rappresentazione. L azione di comunicazione è uno degli strumenti fondamentali per mettere in moto questo percorso di ridefinizione. Dal punto di vista operativo il Team comunicazione svilupperà azioni di comunicazione sul significato generale del processo di pianificazione strategica, sull idea centrale del processo che riguarda il nuovo ruolo territoriale di Terni, sulle opportunità di partecipazione di tutti i cittadini e sulla governance del processo di pianificazione. Egualmente rilevante è l azione di comunicazione all interno dei progetti di lavoro che si inseriscono nei programmi comunitari dell Unione europea per i quali la messa a punto di piani e di azioni di comunicazione costituisce, sin dall inizio dell attività di progettazione, un requisito sostanziale e irrinunciabile di ogni singolo progetto. Dal punto di vista operativo il Team comunicazione sarà coinvolto nella costituzione dei gruppi di progettazione. L attività del Team si integrerà infine con gli altri processi di innovazione previsti dal nuovo modello organizzativo: lo sviluppo dei piani di digitalizzazione dei servizi comunali, lo sviluppo urbano del quartiere di città giardino, il piano dei grandi eventi culturali, turistici e sportivi. Una particolare sinergia è prevista con l unità di progetto Innovazione la cui attività prevede anche l ampliamento dell erogazione dei servizi comunali ai cittadini e alle imprese in modalità digitale, impiegando per la realizzazione degli stessi la tecnologia del WEB 2.0 che abilita, di conseguenza e nei fatti, la partecipazione degli utenti cittadini ai processi innovativi. Team Comunicazione Comune di Terni 11

74 Tra le altre tematiche di interesse comune ai due gruppi di lavoro, particolarmente importanti i temi legati all identità digitale dei cittadini, alle tecniche a supporto dell inclusione digitale e, più in generale, alla diminuzione del digital divide, nonché a tutte le necessarie infrastrutture tecnologiche di base, veicolanti e al servizio dell attività di comunicazione. Grafico 2 - I rapporti tra team comunicazione e altri gruppi di lavoro interdirezionali previsti dal nuovo modello organizzativo MATRICE PIANIFICAZIONE STRATEGICA UNITÀ DI PROGETTO QUALITÀ IL TEAM COMUNICAZIONE NEL NUOVO ASSETTO ORGANIZZATIVO COMUNALE SINGOLI PROGETTI COMUNITARI UNITÀ DI PROGETTO INNOVAZIONE PROGETTO GRANDI EVENTI CULTURALI TURISTICI- SPORTIVI Team Comunicazione Comune di Terni 12

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