BACK OFFICE - INFORMAZIONI PER LA GESTIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI

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1 BACK OFFICE - INFORMAZIONI PER LA GESTIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI FOCUS L evoluzione del quadro normativo: rilievi e proposte APPROFONDIMENTI Fatturazione Elettronica: superare gli ostacoli che ne frenano l adozione APPROFONDIMENTI La conservazione delle EVENTI OMAT Milano 2009 Anno XVIII Secondo trimestre 2009

2 Entrate pure. Di sicuro è un affare. Registrati entro il 30 giugno, avrai 15 euro di interrogazioni gratuite.

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4 BACK OFFICE - INFORMAZIONI PER LA GESTIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI FOCUS APPROFONDIMENTI APPROFONDIMENTI EVENTI L evoluzione del Fatturazione Elettronica: La conservazione OMAT Milano 2009 quadro normativo: superare gli ostacoli che delle rilievi e proposte ne frenano l adozione Editore ITER srl Direttore Responsabile Domenico Piazza Direttore Contenuti Vincenzo Gambetta Anno XVIII Secondo trimestre 2009 A questo numero hanno collaborato: Paolo Catti Federica Conde Roberto De Prà Elisa Galbiati Marco Massimo Kessler Walter Lanzani Andrea Neri Alessandro Perego Paolo Ponte Gianfranco Pontevolpe Francesco Pucino Sergio Resch Gaetano Silipigni Pasquale Sorgentone Allegra Stracuzzi Vincenzo Tedesco Giuseppe Verrini Segretaria di Redazione Petra Invernizzi Redazione iged.it Via Rovetta, Milano TEL: FAX: Stampa Ingraph Srl Cabiate (CO) Autorizzazione del Tribunale di Milano n. 157 del 7 marzo La tiratura di questo numero è di N copie. Pubblicità inferiore al 45%. Non si restituiscono testi e materiali illustrativi non espressamente richiesti. Riproduzione, anche parziale, vietata senza autorizzazione scritta dell Editore. L elaborazione dei testi, anche se curata con scrupolosa attenzione, non può comportare involontari errori o inesattezze. Ogni articolo responsabilità personale. Le opinioni e più in genere quanto espresso dai singoli autori non comporta alcuna responsabilità per l Editore. 04 iged.it EDITORIALE La valanga digitale prende forma? L ultimo anno e gli ultimi mesi in particolare hanno mostrato un attività normativa che, sia pur con qualche comprensibile incidente, evidenzia una marcata accelerazione del processo normativo per la modernizzazione del Paese attraverso le tecnologie dell informazione e della comunicazione che, peraltro, vede il coinvolgimento di molti più attori di quanti ci si sarebbe potuto aspettare. Da un lato vi è, sì, il rischio di perdere di vista il necessario coordinamento che garantisca la dovuta omogeneità ed integrità di un quadro normativo, dall altro, però, se si accetta come normale qualche disfunzione dovuta alla crescita, comincia non solo a diventare tangibile la volontà di proseguire con decisione sulla via della digitalizzazione, ma prendono anche cor- za ed innovazione. Di seguito una breve sintesi delle principali norme che sono state approvate nell ultimo anno. Decreto Legge 25 giugno 2008, n. 112 che istituisce il Libro Unico del Lavoro, seguito dal Decreto ministeriale del 9 luglio 2008 con le sue modalità di tenuta e conservazione, comprese quelle informatiche. Decreto Legge 29 novembre 2008, n. 185 che, tra l altro, ma non solo, prevede: l obbligo di dotarsi di PEC per Aziende, Professionisti e PPAA con l attribuzione del valo- la possibilità di portare in Conservazione Sostitutiva i documenti analogici Originali Unici - l introduzione nel Codice Civile dell articolo 2215-bis che prevede la formazione e la tenuta con strumenti informatici di libri, repertori, scritture e documentazione obbligatori. - tiene un certo numero di importanti disposizioni, tra le quali: - obbligo di pubblicità legale dei provvedimenti amministrativi assolti con la pubblicazione servizi informatici per le relazioni tra pubbliche amministrazioni e utenti (pubblicazione indirizzi PEC ed elenco processi automatizzati, ). DPCM 30 Marzo 2009 con le Regole Tecniche di cui al DPCM 30 marzo 2009 (reale possibili- - DPCM 28 aprile Il Dipartimento per l innovazione e le tecnologie diventa Dipartimento per la Digitalizzazione nella PA e l innovazione Tecnologica, garantendo maggior coordina- strazione digitale sulla conservazione digitale ed il tanto atteso Decreto, di cui al comma 213 dell articolo 1 della legge 244/2007, che stabilirà le regole per rendere effettiva la Fatturazione Elettronica nei confronti della PA ed.. altro ancora! Beh, se non è una valanga, poco ci manca! L editore e la redazione

5 ALLEGRA STRACUZZI Articolo a pagina 6 GIANFRANCO PONTEVOLPE Dematerializzazione Centro Nazionale per Amministrazione Articolo a pagina 27 ALESSANDRO PEREGO management presso il dell Osservatorio Dematerializzaizone della Articolo a pagina 22 GIOVANNI SENO Amministratore Delegato di SIAV Spa Articolo a pagina 17 FOCUS 06 L evoluzione del quadro normativo: rilievi e proposte Sintesi dell intervento alla tavola 10 Una valutazione di alcuni dei risparmi indotti dal Decreto-legge 185/ I registri contabili alla luce delle nuove regole INTERVISTA 17 Un azienda alla ribalta 19 Integra Document Management si rafforza sul mercato della gestione documentale APPROFONDIMENTI 22 Fatturazione Elettronica: superare gli ostacoli che ne frenano l adozione 27 La conservazione delle 34 Conservazione Sostitutiva: realizzare l innovazione Come realizzare l innovazione e le 38 La virtualizzazione storage di memorizzazione dei dati dalle 40 Tecnologie di Image Processing 44 Veicolazione elettronica dei dati, fatturazione elettronica e outsourcing 48 La dematerializzazione in azienda MERCATO 50 Nuove tecnologie e soluzioni storage per i Data Center ad elevata dinamicità 53 Oltre la BI con gli Analytics, per aumentare la competitività sempre più globalizzato ESPERIENZE 56 Dussmann Service 60 Il progetto DIGIT 2.0 EVENTI 62 OMAT Milano 2009 riferimento per gli operatori della FLASH 66 Fatturazione elettronica, piccola rivoluzione mancata iged.it

6 FOCUS L evoluzione del quadro normativo: rilievi e proposte Sintesi dell intervento alla tavola rotonda di Omat Milano 2009 Le Norme relative ai Contenuti Digitali ALLEGRA STRACUZZI È doveroso, innanzitutto, cominciare con l osservazione di un dato di fatto: dopo quasi due decenni di lentissima evoluzione, costellata di aspettative, esitazioni, incertezze, errori, fughe in avanti, retromarce e aggiustamenti, negli ultimi mesi abbiamo assistito ad una sorta di improvviso tsunami normativo. È indubbio che, con il Decreto Legge N.185/2008 e con la relativa Legge di conversione N. 2/2009, siano state in- normativo inerente la gestione informatica dei documenti, con l intento di dare una spinta propulsiva al processo di dematerializzazione, non solo della realtà imprenditoriale e produttiva, ma della società intera. Prima di addentrarci nei distinguo giuridici e nelle critiche alle novità introdotte, sembra quindi opportuno quanto sta avvenendo. Questa accelerazione, che va ad aggiungersi alle recenti norme in materia di Libro Unico del Lavoro ed a quelle sui Registri Assicurativi, sembra rappresentare il segnale che i tempi sono fatto in questi anni di sensibilizzazione sia arrivato a compimento. Se ciò è vero, ne consegue che si sta aprendo la fase più importante e delicata, quella in cui tutti, e soprattutto gli operatori, si aspettano un ulteriore salto qualitativo, che dia certezza di continuità agli investimenti fatti o 06 iged.it Inutile dire che sarebbe disastroso se quest aspettativa dovesse venire frustrata. Che fare quindi? A mio parere c è molto da fare per migliorare il quadro normativo e colmare le lacune, ma è necessario che i diversi soggetti deputati a normare in materia, realizzino una effettiva collaborazione sui singoli contenuti, valutando preventivamente le conseguenze di ogni nuova disposizione. In altri termini, è indispensabile che essi politico/strategico (per la valutazione delle scelte sul sistema paese di mediolungo periodo) sotto quello giuridico/ generale dell ordinamento) e sotto quello tecnico (per la scelta delle soluzioni tecnologiche ed il loro impatto sulle prassi nei sistemi informativi esistenti). In particolare e scendendo nel concreto, sarebbe auspicabile: innanzitutto fermare lo tsunami che, se non coordinato, rischia di fatica in questi anni, scardinando su più fronti l impianto normativo sin qui costruito; me di rinvio del Codice, colmando le lacune dei provvedimenti attualmente vigenti; fare alcuni interventi di manutenzione al Codice, anche correttivi, alla luce dell esperienza maturata; risolvere una volta per tutte un peccato originale, che ci portiamo dietro da sempre e che oggi, alla luce degli ultimi interventi normativi, mostra tutta la sua pericolosa inadeguatezza. La premessa necessaria per procedere, deve essere quella di impostare un lavoro di coordinamento rigoroso, abilitati a normare in materia, nella consapevolezza che questa normativa non può essere considerata di settore, ma deve essere pienamente interfacciata con le norme civilistiche e processualistiche in materia di documento e di prova, dai cui principi non può in ogni caso prescindere. Prendiamo ad esempio il decreto anticrisi (D.L. 185/2008) che, oltre ad intervenire in materia di posta elettronica ecc., sotto il titolo riduzione dei costi amministrativi a carico to i commi 4 e 5 dell art. 23 Codice dell amministrazione digitale. I commi 4 e 5 dell art. 23, consentono oggi, a chiunque detenga un qualsiasi documento analogico originale (a prescindere dal titolo del possesso) di farne copia informatica, apponendo valore sostitutivo a tutti gli effetti di legge. Poiché l art. 5 ipotizza un eventuale decreto che possa, in futuro, individuare alcune tipologie di documenti unici di cui, per ragioni pubblicistiche, non sia opportuna la distruzione o sia

7 I DOCUMENTI CARTACEI SONO UN PROBLEMA. CHIEDICI LA SOLUZIONE Gestione elettronica documenti Archiviazione sostitutiva legale Fatturazione elettronica Gestione ciclo passivo Rassegna stampa digitale Protocollo informatico norme CNIPA WorkFlow Lettura Ottica Servizi in outsourcing Riordino archivi cartacei SISTEMI EURO SOFTWARE, SERVIZI E SOLUZIONI DAL 1990 CERTIFICAZIONI ISO 9001:2000 e 14001:2004 Presenti sul territorio con 20 aziende affiliate Pegasus G.E.D. Service Franchising Network Archiviazione ottica documenti Lettura automatica modulistica - - Tel

8 necessario l intervento del notaio per la conservazione, si deve dedurre che oggi: si può fare copia informatica di documenti analogici unici e non unici con la sola Firma digitale del detentore; si possono conservare documenti unici e non unici senza l intervento del notaio e, al termine del processo, distruggere l originale. È indubbiamente una situazione un po forte, se si tiene conto che, comma 4 consentiva di fare una copia informatica di documenti originali non unici solo con Firma digitale del Responsabile della Conservazione e la copia, anche di un documento non processo re e nelle relative garanzie di integrità della riproduzione (anche se per un singolo documento), impostato ed eseguito da un soggetto regolarmente del livello di garanzia (non parliamo vale oggi la stessa disciplina) che va confuso, dovuto ad errori precedenti. La precedente versione dei commi 4 e 5 era stata così formulata per sopperire alla nota dimenticanza, nel decreto 08 iged.it del , della distinzione tra unici e non unici, in merito alla disciplina del processo di conservazione dei fatto di aver inserito tale distinzione nei commi 4 e 5 dell art. 23, che è dedicato alla disciplina della copia, ha creato una apparente mescolanza tra la disciplina della copia di atti e documenti e la disciplina del processo di conservazione. per non sbagliare, hanno interpretato il processo di conservazione come l insieme della disciplina della copia (comma 4) e della procedura vera e (n. 11/2004) ed al decreto del Mi- documento scansionato, prima di apporre la Firma digitale sull insieme da parte del Responsabile della Conservazione. riferimento al Responsabile della - gura dell unico riferimento che aveva in una norma di rango primario. Oggi il Responsabile della Conservazione - centrale nel futuro della società digitale, dovrebbe viceversa essere oggetto enfatizzi il ruolo e magari ne indichi con un vero e proprio emendamento a gamba tesa, ha introdotto il nuovo art bis, dal titolo documenta- plinare civilisticamente la tenuta dei documenti e scritture con strumenti informatici. digitale e marca temporale), detta una disciplina rigida che, se può risultare confacente alle tempistiche dei registri assicurativi e risultare adattabile al Libro Unico del Lavoro, non si concilia con le tempistiche previgenti, stabilite per la tenuta delle scritture contabili 357), andando a incidere su prassi faticosamente consolidate negli anni. zione di recepire nella disciplina codicistica, con tutte le relative conseguenze civilistiche e probatorie, la tenuta informatica di documenti e scritture, è tuttavia auspicabile una revisione della formulazione di tale articolo che, tenendo conto della vastissima gamma di documenti a cui si riferisce, ne differenzi le tempistiche in funzione tipologia. Si potrebbe proseguire con molti altri esempi, ma appare preferibile tornare normativo nel suo complesso e pren- peccato originale. Ovvero il fatto che l intero sistema sia fondato su una normativa a parte, - applicabile ai privati (oggi il Codice dell amministrazione digitale), fondata sull assunto che bastasse assimilare il documento informatico al cartaceo (artt e 2712 c.c.), perché tutti gli aspetti civilistici e probatori, connessi al concetto di documento, trovassero la loro soluzione anche nella forma informatica. Così non è, e lo sviluppo della società dematerializzata fa emergere con sempre maggior forza la necessità di un integrazione della normativa, ai

9 formazione e conservazione - - duplicati - copia su supporto informatico di documento analogico originale - conservazione ed esibizione - ormazione e conservazione riproduzione e conservazione ALLEGRA STRACUZZI iged.it

10 FOCUS Una valutazione di alcuni dei risparmi indotti dal Decreto-legge 185/2008 La sola abolizione del Libro Soci si stima porti 200 milioni di Euro di risparmio, la stima si amplia fino a raggiungere gli 11,2 miliardi di Euro se si considerano altre componenti di semplificazione digitale previste nel Decreto LA REDAZIONE In occasione della conversione in legge del Decreto-legge 185/2009, Unioncamere ha commissionato a NetConsulting un analisi per valutare l impatto economico di alcune delle disposizioni in materia di digitalizzazione contenute nel Decreto, in particolare delle novità in materia di gestione e trasmissione dei documenti introdotte dall Articolo 16: l analisi si è concentrata su quattro aree da cui derivano risparmi reali e/o potenziali per il sistema Paese (imprese, intermediari - commercialisti, centri servizi, associazioni di categoria,... - e Pubblica Amministrazione). ELIMINAZIONE DELLA TENUTA DEL LIBRO SOCI DA PARTE DELLE SOCIETÀ A RESPONSABILITÀ LIMITATA I risparmi derivanti al sistema Paese dall eliminazione della tenuta del Libro Soci sono stati valutati in circa 120 milioni di Euro (quasi totalmente a favore delle imprese). Il risparmio annuale per le Camere di Commercio è, infatti, solo dell ordine di 100 mila Euro. I minori costi annui derivanti invece dal mancato invio dell Elenco Soci risultano equamente suddivisi 10 iged.it tra Società a Responsabilità Limitata e Camere di Commercio: 42,6 milioni di Euro per le prime, 43,6 per le altre; per un totale di 86,2 milioni di Euro. Dall eliminazione del Libro Soci e relative procedure si liberano, a livello di sistema Paese, circa 200 milioni di Euro/anno. La valutazione dei risparmi ottenibili dalle Imprese (Società a Responsabilità Limitata), a seguito dell eliminazione dell obbligo di tenuta del Libro Soci, tiene conto dell eliminazione de: il costo di acquisto e di gestione del i costi di presentazione del Libro alla Camera di Commercio per bollatura (costo dell incaricato, più altri costi quali carburante o mezzi pubblici); i diritti di segreteria dovuti alla Camera di Commercio, l imposta di bollo e la tassa di concessione governativa; il costo di conservazione (spazi e relativa gestione, faldoni, personale addetto, ecc.); in alternativa ai costi sostenuti presso la Camera di Commercio, l eventuale costo del notaio. L eliminazione dell obbligo di tenuta del Libro Soci genera, a sua volta, una riduzione delle attività delle Camere di Commercio e conseguenti risparmi. sparmio delle Camere di Commercio, sono stati considerati: i costi del personale addetto alla pratiche relative al Libro Soci; rali/informatici, ecc.) della Camera di Commercio imputabili alla gestione del Libro Soci. Sono stati, correttamente, detratti i diritti di segreteria. Conseguenza dell eliminazione del Libro Soci è anche l eliminazione della presentazione al Registro delle Imprese dell Elenco Soci; la valutazione dei risparmi connessi (sia per le imprese sia per le Camere di Commercio) è stata fatta differenziando tra invio/ consegna contestuale al Bilancio (e all interno di questa tipologia, tra riconferme e nuovi elenchi) ed Elenco Soci con invio/consegna separata dal Bilancio. Questa distinzione discende dai maggiori costi per diritti di segreteria della Camera di Commercio e imposta di bollo che l impresa è tenuta a soste-

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12 ANDREA MONDELLO L abolizione del Libro Soci è stata introdotta dal Decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185 Misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzio- - del 28 gennaio Serie generale; i commi coinvolti sono quelli dell articolo 16 che vanno dal Registro delle Imprese che deve ricevere tali informazioni per le società a responsabilità limitata conversione. sulla compagine societaria delle imprese interessate dal provvedimento sono disponibili direttamente consultando il Registro costo per le imprese - hanno recepito in poco meno di un mese oltre 800 mila dichiarazioni inoltrate dalle stesse imprese o dai professionisti a ciò delegati. Imprese con il contenuto del Libro Soci. È comprendibile la soddisfazione del Presidente di Unioncamere, Andrea Mondello che così si è espresso al termine di questo sforzo:. 12 iged.it

13 nere nel secondo caso e che, invece, nel primo caso ricadono sulla pratica di presentazione del Bilancio. all abrogazione dell invio Elenco Soci sono i seguenti: un risparmio unitario per impresa per singolo Elenco Soci di 53 Euro; un risparmio per le Camere di Commercio per singolo Elenco Soci gestito di 54 Euro. I RISPARMI DERIVANTI DALL ADOZIONE DELLA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA (PEC) La totale sostituzione della raccomandata A/R con la PEC nelle di documentazione, genera risparmi potenziali annui molto importanti, sia per il sistema imprenditoriale sia per la Pubblica Amministrazione; ossia un risparmio complessivo per il sistema Paese stimato in 908 milioni di Euro, così suddivisi: 521,2 milioni di Euro per le imprese; 386,8 milioni di Euro per la Pubblica Amministrazione, incluse le Camere di Commercio. La stima dei risparmi potenziali, per imprese, intermediari e Pubblica Amministrazione, derivanti dalla sostituzione della raccomandata A/R con la PEC è stata ottenuta valutando sia il processo di invio delle raccomandate sia la gestione delle raccomandate ricevute. Le voci di costo che sono state prese in considerazione sono: per la raccomandata A/R: i costi di formazione della raccomandata (carta, stampa, busta, costo del servizio) ed i tempi per rag- ecc; i costi di conservazione della documentazione cartacea inviata o ricevuta; per la PEC: i tempi e i costi di invio; i tempi e i costi di conservazione della documentazione in formato digitale inviata o ricevuta; il costo del servizio di PEC. complessivi si è anche tenuto conto: di possibili economie di scala originate dalla tendenza a concentrare la produzione e l invio delle raccomandate; di una percentuale di organizzazio- causa di una scarsa propensione all adozione di nuove tecnologie) per una sostituzione della raccomandata con la PEC. I risparmi unitari derivanti dall adozione della PEC sono risultati di circa 11 Euro rispetto alle raccomandate A/R inviate (risparmio del 78% con l adozione della PEC in sostituzione della raccomandata A/R) e di 0,9 Euro per quelle ricevute. Per quanto riguarda il numero annuo di raccomandate è stato utilizzato il dato fornito da Poste Italiane. SEMPLIFICAZIONE DELLE PROCEDURE PER LA CONSERVAZIONE A NORMA DEI DOCUMENTI L analisi realizzata su tutti i Libri/Registri tenuti e conservati dalle imprese ha dimostrato come la conservazione in modalità digitale generi, rispetto alla gestione tradizionale, un risparmio (derivante da minori costi di acquisto e gestione del cartaceo) che va dagli 8 ai 17 Euro per singolo Libro/Registro (dal 18% al 42% rispetto alla gestione cartacea), per un totale di 397 milioni di Euro annui per il Sistema imprese e gli intermediari. La conservazione a norma in formato digitale dei documenti cartacei è resa ancora più favorevole dal Decreto Legislativo 185/08 e rappresenta una del ciclo di vita di un documento. La valutazione dei risparmi ottenibili della conservazione digitale dei Libri e Registri 1 di cui è obbligatoria la tenuta è, dunque, molto importante. Nella valutazione dei risparmi non è stata considerata la digitalizzazione e successiva conservazione di documentazione pregressa. la valutazione dei risparmi potenziali derivanti dalla conservazione digitale a norma sono stati: relativamente alla conservazione cartacea/tradizionale: il costo di acquisto di Libri e Registri; i costi relativi alla conservazione cartacea (costo ambienti e relativa gestione spazi, faldoni, scaffali, ecc.); il costo del personale addetto alla conservazione; relativamente alla conservazione a norma: il costo del servizio di conservazione sostitutiva (costi di start-up, canone annuale); i costi annui relativi a marche temporali; i costi informatici; il costo relativo al tempo impiegato nella conservazione in formato digitale. I risparmi stimati, rispetto alla gestione cartacea, sono relativi al primo anno di conservazione digitale dei documenti (rappresentano quindi un risparmio minimo poiché sul primo anno incidono i costi di start-up). Essi sono rappresentati da un risparmio per singolo libro/registro che va dagli 8 ai 17 euro (dal 18% al 42% rispetto alla gestione cartacea). SEMPLIFICAZIONE DELLA TENUTA DEI LIBRI SOCIALI, DEI REGISTRI, DELLE SCRITTURE CONTABILI E DELLA DOCUMENTAZIONE D IMPRESA Seppur considerevoli i risparmi quan- ziali, si ottengono informatizzando tutte le fasi di gestione di Libri e Registri, inclusa la loro conservazione. La stima dei risparmi in questo caso vale ben 10,5 miliardi di Euro annui a vantaggio del sistema imprese nel suo complesso. In questa stima sono inglobati i risparmi di cui al punto precedente. iged.it

14 Valori in Euro Eliminazione Libro Soci Mancato invio Elenco Soci PEC Conservazione Digitale a Norma zione tenuta Libri Totale Imprese / intermediari Tra 87,3 e 119,4 Milioni 42,6 Milioni 521,2 Milioni Almeno 397 Milioni 10,5 Miliardi Circa 11,2 Miliardi Camere di Commercio Pubblica Amministrazione Circa 103 mila 43,6 Milioni 386,8 Milioni Circa 430,5 Milioni Totale Tra 87,4 e 119,5 Milioni 86,2 Milioni 908 Milioni Almeno 397 Milioni 10,5 Milioni 11,6 Miliardi * Sintesi dei risparmi derivanti da alcune delle prescrizioni in materia di digitalizzazione di cui all articolo 16 del D.L. 185/2008 I risparmi realizzabili dalle imprese gestendo in digitale la documentazione considerata sono generati da minori costi di conservazione, minori costi relativi ad adempimenti burocratici (ad esempio diritti di segreteria corrisposti alla Camera di Commercio), ma soprattutto da minori costi di gestione della documentazione. In particolare, si dimezzano, rispetto alla gestione cartacea, i tempi di aggiornamento di Libri/Registri e i tempi di recupero di dati e informazioni in essi contenuti. Informatizzando la gestione di Libri e Registri si è valutato che si può ottenere un risparmio medio annuo di Euro per impresa, derivante dalla gestione elettronica di tutti i Libri/registri tenuti, ovvero il 46% di costi in meno rispetto ad una gestione cartacea. La gestione elettronica della documentazione analizzata genera a sua volta una riduzione delle attività a cura delle Camere di Commercio, tuttavia essa non genera alcun risparmio per le Camere di Commercio in quanto l onere relativo ai diritti di segreteria, corrisposto attualmente dalle imprese alle Camere di Commercio, copre interamente i costi sostenuti dalle stesse 14 iged.it Camere di Commercio. cazione della tenuta di Libri e Registri avvantaggia esclusivamente il sistema imprese/intermediari; per il sistema Camerale i minori costi sono totalmente compensati da mancate entrate da diritti di segreteria. CONCLUSIONI In conclusione, l impatto annuo dei processi di digitalizzazione sopra esa- Paese in un risparmio reale di circa 200 milioni di Euro (da eliminazione della tenuta e conservazione Libro Soci e relativo invio dell Elenco Soci alle Camere di Commercio) e un risparmio potenziale di 11,4 miliardi cazione della tenuta di Libri/Registri), per un valore complessivo di circa 11,6 miliardi di Euro come riassunto nella tabella. NOTE 1 Essi sono: Libro Giornale, Libro degli Inventari, Libri IVA (acquisti e vendita), Libro Magazzino, Libro Adunanze CDA, Libro Adunanze Comitato Esecutivo, Libro Adunanze Collegio sindacale, Libro Adunanze Azionisti, Libro Adunanze Obbligazionisti, Libro delle Obbligazioni, Registro dei Cespiti Ammortizzabili, Registro Carico e Scarico, Registro dei Corrispettivi, Verbali di Assemblee, Verbali di Amministratore Unico.

15 FOCUS I registri contabili alla luce delle nuove regole Il nuovo articolo 2215-bis del codice civile introdotto dal decreto anticrisi è stato percepito dagli operatori del settore come un fulmine a ciel sereno. Ma siamo veramente sicuri che la norma complichi il quadro normativo anziché semplificarlo? GAETANO SILIPIGNI Introdotto nel codice civile, dal comma 12-bis dell articolo 16 del D.L. 185/2008, il nuovo articolo 2215-bis rubricato Documentazione informatica dispone che: I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici. Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge. Gli obblighi di numerazione progressiva, vidimazione e gli altri obblighi previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture, ivi compreso quello di regolare tenuta dei medesimi, sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, ogni tre mesi a far data dalla messa in opera, della dell imprenditore, o di altro soggetto dal medesimo delegato, inerenti al documento contenente le registrazioni relative ai tre mesi precedenti. Qualora per tre mesi non siano state eseguite temporale devono essere apposte all atto di una nuova registrazione, e da tale apposizione decorre il periodo trimestrale di cui al terzo comma. I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto pre- probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile. IL QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO possibilità di conservare in via sostitutiva le scritture contabili in alternativa A tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile golare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all esercizio per il quale non siano scaduti i termini per la presentazione delle relative dichiarazioni annuali, allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza. Viene anche aggiunto all articolo 2220 del codice civile il nuovo com- Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere resi leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti. Ricordiamo che tali norme fanno riferimento alle scritture ed ai documenti - libri sociali, fatture, registri Iva e le altre scritture contabili richieste dalla natura e dimensioni dell impresa. viene precisato che i registri contabili possono essere tenuti con sistemi mecca- che posticipa i termini di tenuta dei registri contabili con sistemi mec- tà a tutti gli effetti di legge dovranno essere stampati o in alternativa portati genti. INTERPRETAZIONE EVOLUTIVA DEL 2215-BIS ci, che l intervento normativo operato con l articolo 2215-bis riguarda la tenuta dei documenti informatici e non ad essere effettuata nel rispetto delle - iged.it

16 marcatura temporale iged.it ( ) sono altresì prove scritte idonee gli estratti autentici delle scritture contabili di cui agli articoli 2214 e seguenti del codice civile, purché bollate e vidimate nelle forme di legge e regolarmente tenute, nonché gli estratti autentici delle scritture contabili prescritte dalle leggi tributarie GAETANO SILIPIGNI

17 Un azienda alla ribalta Siav è un azienda nazionale che sviluppa e installa applicazioni per la gestione elettronica di documenti e processi aziendali. Recentemente, per meglio gestire il suo sviluppo, ha acquisito un amministratore delegato 1. Abbiamo voluto porgli 10 domande per meglio conoscere lui e l azienda che amministra LA REDAZIONE 1. Dopo 20 anni il sogno del - - In Italia ci sono moltissime aziende piccole e medie che, non appartenendo ad alcun gruppo multinazionale, rappresentano veri punti di eccellenza ed innovazione tecnologica. Sono le aziende che costituiscono la vera ricchezza di questo nostro Paese, che rappresentano la spina dorsale dell economia italiana e che, troppo spesso, in una nazione un po estero- poco conoscere. SIAV SpA è sicuramente una di queste. Azienda leader per numero di clienti ed crescita continua di volumi e dipendenti. Oggi si propone di esportare anche all estero questo patrimonio tecnologico e di competenze tutto Made in Italy. sioni è fondamentale non solo indivi- per meglio supportare i propri piani aggredire i mercati esteri. - tascabile sulle ali della passione imprendi- competenza ed entusiasmo delle persone che sin qui ne hanno costruito il successo. - - dell economia generale, Siav SpA opera in un mercato, quello della dematerializzazione, gestione documentale e conservazione sostitutiva, che ha ottime prospettive. nali in genere, necessità di perseguire obiettivi di economicità e produttività sono concetti che accompagneranno la PA e il Privato ancora per molti anni e noi siamo qui per accompagnare, a nostra volta, i nostri clienti lungo questo cammino. Anche il primo trimestre del 2009 per noi 4. Gartner Group nelle sue analisi - - Personalmente credo che mantenere il posizionamento oggi acquisito richieda, né più né meno, di continuare ad operare come iged.it

18 18 GIOVANNI SENO siamo stati sin qui capaci di fare. Corrette intuizioni, lavoro di squadra e passione sono guire sul cammino intrapreso. I nostri laboratori continueranno a far evolvere una piattaforma software integrata unica nel suo genere, aggiungendo nuove funzionalità e nuovi prodotti (come per esempio VIR- GILIO che e l ultimo nato in casa SIAV e che risolve in modo completo ed integrato con la piattaforma ECM la problematica della Conservazione Sostitutiva). In questo percorso le risorse che avremo a disposizione con l internazionalizzazione saranno un patrimonio che aggiungerà valore alla nostra compagine: diversità come ricchezza e non come impedimento. 5. Contrariamente al tradizionale Made in Italy è stato sempre ritenuto prodotto in Italia? Qualità sicuramente. Resta vero che il Made in Italy in ambito tecnologico e software so- molto di più che in altri settori. Noi abbiamo già referenze molto importanti all estero e credo che in quei casi la chiave del successo sia stata la capacità di saper ascoltare e capire le esigenze dei clienti facendo leva su una anche più... simpatici di altri. iged.it internazionale. professionale? Se professionalmente non si mantengono vivi stimoli e motivazioni si rischia la noia. Sin qui ho sempre vissuto e gestito realtà scere e strutturare una realtà di dimensioni contenute imparando da un imprenditore quell arte che un manager di solito non è abituato a coltivare. Credo che il mix tra un imprenditore di successo e un manager esperto possa essere vincente. Mi lasci anche dire che personalmente ho fatto una scelta basata esclusivamente su ciò che ritenevo più appassionante per me e, al giorno d oggi, mantenere la libertà di poter scegliere, mi creda, è il vero lusso: un lusso che mi sono concesso L offerta di Outsourcing è e resterà uno dei pilastri della nostra crescita. Stiamo proprio in questi mesi mettendo a per poterle aiutare, a costi certi, nel percorso di dematerializzazione e conservazione a norma dei loro documenti. In quest offerta verranno anche incluse delle componenti di consulenza normativa per aiutare le aziende a districarsi nel complesso mondo legislativo a riguardo. Tali consulenze verranno espletate qualunque azienda voglia recitare un ruolo di riferimento sul mercato non può sottrarsi all essere anche riferimento in campo sociale e culturale. Credo ciò sia una di quelle cose che rende SIAV un azienda affascinante. 9. Dal punto di vista più prettamente - In questi anni abbiamo fatto esperienza in quasi tutti i segmenti d industria e continueremo su questa strada grazie alle ampie competenze che i nostri consulenti hanno. - suo sviluppo? L ultima realizzazione e sempre quella passo avanti sulla strada del nostro sviluppo Dovendo scegliere due grandi progetti ancora in corso sui quali ci stiamo con passione misurando citerei Guardia di Finanza e Banca d Italia. NOTE 1

19 INTERVISTA Integra Document Management si rafforza sul mercato della gestione documentale Il Direttore Generale della Società commenta i retroscena di un importante acquisizione grazie alla quale l azienda si posiziona oggi tra le prime tra realtà italiane attive nel mercato della gestione globale dei processi documentali in outsourcing FEDERICA CONDÈ Il mercato italiano della gestione documentale viene spesso assimilato al mercato dell ICT. Questa però è un errata generalizzazione considerando che, per il mercato del documentale, la componente tecnologica sebbene importante pesa solo in parte sul valore complessivo generato dal servizio offerto. La tendenza evolutiva che si delinea in questo momento nel mercato del documentale è ben rappresentata dal concetto del SaaS: Solutions as a Service. Questo modello consente di integrare e utilizzare le componenti tecnologiche e applicative in modalità strettamente funzionale al servizio e agli Sla (Service level agreement) attesi dall end user. Si arriva così a parlare di servizi di Business Process Outsourcing (BPO), attività che supportano le aziende con l esigenza di ridisegnare i processi sul- di ridurre le attività a medio/basso valore aggiunto per concentrarsi sul core business; aumentare il livello di cumentali; ridurre i costi di gestione degli archivi e dei processi cartacei e, variabili. I servizi di BPO includono: una componente logistica (conservazione documenti); una componente di natura archivi- (archiviazione e servizi di estrazione on-demand); una componente relativa al servizio a valore aggiunto di validazione del documento; una componente di natura infrastrutturale e applicativa - ovvero la tecnologia abilitante (motore di una componente applicativa intelligente, che altro non è che una combinazione di questi fattori verticalizzata sulle esigenze del cliente. A tutto ciò si aggiunge anche una componente consulenziale, collante fondamentale per queste attività. In questo contesto sono poche le aziende in grado di offrire copertura globale dell intero ciclo documentale. Il mercato è rappresentato da un numero elevato e frammentato di player con modelli di business profondamente diversi tra loro: grandi multinazionali che distribuiscono tecnologia abilitante o piattaforme documentali con un modello di vendita a licenza; system integrator che al giorno d oggi non possono esimersi dall avere all interno della propria offerta una componente di natura documentale; altre aziende - i così detti service - che offrono unicamente servizi di scansione e indicizzazione dei documenti; ci sono addirittura i proprietari di semplici magazzini che offrono solo una parte di tutti questi servizi. Esistono però anche aziende solide e strutturate come IDM Group, con un modello di business che copre a livello globale tutte le componenti necessarie MARIO CALCAGNINI iged.it

20 ad erogare vere e proprie soluzioni integrate per la gestione dei processi documentali cartacei e digitali. Aziende come la nostra si propongono di sollevare i clienti dalla gestione dei documenti in generale e di rendere fruibile unicamente i contenuti, le immagini e l originale su richiesta. Siamo convinti che questo settore sia destinato a rafforzarsi fondamentalmente per due motivi: il cliente vuole un unica interfaccia in grado di gestire qualsiasi problema si presenti così come vuole garanzia di continuità aziendale, ha commentato Mario Calcagnini, Direttore Generale di IDM Group. In questo contesto, IDM Group si posiziona come la terza realtà italiana attiva nel mercato della gestione globale dei processi documentali in outsourcing. L acquisizione di Anacomp Italia è la conferma della determinazione di IDM ad investire e a posizionarsi come leader nel mercato documentale, ha continuato Calcagnini. Questo cammino è iniziato con l ingresso di Alto Partners SGR nell assetto societario, si è sviluppato con l affermazione dell azienda come riferimento primario per l archiviazione documentale nel mercato assicurativo e parabancario; è proseguito poi con l attuazione di una strategia di crescita e consolidamento nel proprio mercato, andando in controtendenza rispetto all attuale scenario socio-economico. La nostra mission ci porta a fornire alle aziende un approccio oggettivo verso la gestione delle informazioni: laddove esiste una gestione documentale complessa e/o mista (archivi cartacei e documenti elettronici), IDM Group è in grado di valutare e poi suggerire la migliore soluzione da adottare in termini di risparmi economici, di tempo e di risorse. Con un fatturato consolidato 2008 pari a circa 24 milioni di Euro, IDM Group si rivolge al mercato delle imprese medio-grandi, con oltre 250 clienti attivi appartenenti ai maggiori gruppi industriali italiani. IDM Group ha una presenza ormai consolidata nel mercato assicurativo e parabancario e, tramite l acquisizione, va a posizionarsi anche sul mercato bancario tradizionale e delle società industriali. Il Gruppo è in grado di garantire al cliente una continuità di rapporto certa, un delivery rapido, elevati livelli di servizio e prezzi competitivi, facendo leva su una notevole crescita dimensionale e una vasta gamma di competenze. ha aggiunto Calcagnini. IDM Group è organizzata in due divisioni, IDM Services e IDM Solutions. L offerta di IDM Services si concretizza in servizi avanzati per la gestione integrata degli Archivi Documentali, Posta e delle attività di Stampa e Postalizzazione. Tutta la parte dei servizi strutture proprietarie altamente qua- così come la parte dei servizi relativi alle attività di lavorazione e trasformazione dei documenti si appoggia L offerta di IDM Solutions include invece servizi e soluzioni che vanno dalla cattura delle informazioni, alla gement, al monitoraggio delle attività di Business Process Outsourcing, sino alla Conservazione Sostitutiva, e si basano su un infrastruttura tecnologica scalabile e creata con la logica SaaS in modo da ridurre i tempi di avviamento, monitorando costantemente gli investimenti e ottimizzando tutti i 20 iged.it I Data Center, tecnologicamente avanzati, consentono ad IDM Solutions di gestire, rendere disponibili online e conservare miliardi di documenti e, nel contempo, di soddisfare tutti i cri-

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