KeyRent FlottaFacile. la suite applicativa per i FLEET MANAGER

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1 KeyRent FlottaFacile la suite applicativa per i FLEET MANAGER Via Olona 5f Canegrate (MI) Telefono Fax

2 Variazioni, Revisioni e Distribuzione Variazioni Data Autore Versione Variazione 08/06/2006 Longo Massimiliano Bozza Nessun documento precedente 10/01/2007 Longo Massimiliano Revisione Aggiornamento caratteristiche 10/05/2008 Longo Massimiliano 2,5 Aggiornamento caratteristiche Revisioni Nome Longo Massimiliano Posizione/Ruolo Direzione Commerciale Distribuzione Numero Copia Nome Locazione/Ruolo 1 Library Master Archivio FuturWare Riservatezza Il materiale contenuto in questa White Paper costituisce informazione di carattere confidenziale pertinente a prodotti di proprietà o distribuiti da FuturWare e metodologie FuturWare. Il destinatario s impegna a non divulgare quanto sopra al di fuori del proprio ambito ed a non duplicare od usare, per qualsiasi ragione, quanto descritto nella presente. Tuttavia, in presenza di un contratto stipulato tra le parti che lo preveda, il cliente avrà il diritto di duplicare, usare o divulgare il materiale contenuto nella presente proposta. KeyRent FF Suite applicativa per il Fleet Manager Pagina 2 di 27

3 KeyRent, KeyFin, Krio, Egodom sono marchi registrati di proprietà di FuturWare. KeyRent FF Suite applicativa per il Fleet Manager Pagina 3 di 27

4 Sommario Variazioni, Revisioni e Distribuzione 2 Variazioni 2 Revisioni 2 Distribuzione 2 Riservatezza 2 Sommario 4 Gruppo FuturWare 5 Alcune referenze 6 Di seguito vi indichiamo alcune referenze di FuturWare: 6 Formula pay4use 6 Vantaggi della formula pay4use 6 Servizi inclusi nel canone annuo 7 La suite KeyRent in breve 8 Architettura Applicativa Software (Funzionale e Tecnica) 8 KeyRent FF FLOTTAFACILE 11 Gestione anagrafica parco automezzi 11 Gestione anagrafica utilizzatori 12 Gestione tecnica del parco 13 Gestione amministrativa 13 Gestione sinistri 14 Gestione cicli d assegnazione e prenotazione 15 Funzioni di Reporting 16 Gestione Tempi d utilizzo e percorrenze automatizzati 17 FlottaFacile Moduli Aggiuntivi 18 Gestione contravvenzioni 18 Gestione Fornitori 19 Modulo TRUCK - Dotazioni speciali 19 Gerarchia sede o struttura 20 Moduli aggiuntivi generici 20 Protezione informazioni 21 Integrazione con banche dati Quattroruote 21 Servizi accessori 22 Screen Shot 23 Piattaforma Hardware e Software Client e Server 26 PC Client/Stazione di lavoro 26 PC Server 26 Contatti 27 Dimostrazione della soluzione KeyRent 27 Richiesta offerte commerciali 27 KeyRent FF Suite applicativa per il Fleet Manager Pagina 4 di 27

5 Gruppo FuturWare FuturWare è un azienda con oltre 10 anni di esperienza nel settore automotive, specializzata nella progettazione e sviluppo di soluzioni informatiche. FuturWare produce e distribuisce le seguenti soluzioni: KeyRent NLT, gestione attività di Noleggio di Lungo Termine KeyRent NBT, gestione attività di Noleggio di Breve Termine KeyRent FF FlottaFacile, per la gestione delle Flotte Aziendali Per maggiori informazioni visitare il sito web KeyFin, è l applicativo di contabilità finanziaria integrato con KeyRent. Comprende la gestione di tutte le attività: prima nota, mastrini, partitari, scadenziari attivi e passivi, fatturazione, effetti, bilancio, adempimenti periodici fiscali, riclassificazione bilanci ecc. Krio, dispositivo veicolare di facile installazione e rimozione (si installa nell abitacolo dell autovettura lato conducente) che permette di rilevare i dati relativi al conducente, inizio e fine utilizzo/viaggio (data, ora, minuti, secondi), chilometri percorsi, velocità media ed eventualmente posizionamento satellitare GPS. KeyDeal, Dealer Management System DMS - per la gestione completa della concessionaria. Creato specificamente per il marchio Citroën - Peugeot, fra le funzionalità più importanti possiamo elencare: Vendite nuovo (partendo dall ordine verso casa madre fino alla vendita al cliente) compreso KM0 e aziendali (V.N., V.O.). Vendite usato (ritiro, stato d uso e vendita), Analisi redditività, Gestione completa rapporti casa madre (contributi, franchigie, fatturazione, alta rotazione, ), Officina, Magazzino, Creazione guidata Report (Report Designer), integrazione con Infocar/Krio/KeyRent. (in fase di allestimento) Egodom 3, tecnologia per impianti elettrici e d allarme avanzati, per building automation e domotica (hardware e software). Automazione completa per edifici residenziali e commerciali, alberghi, negozi, terziario, ambienti pubblici. Gestione di illuminazione, climatizzazione, antifurto, video sorveglianza, filodiffusione, controllo accessi,. Per maggiori informazioni visitare il sito web, KeyRent FF Suite applicativa per il Fleet Manager Pagina 5 di 27

6 Alcune referenze Di seguito vi indichiamo alcune referenze di FuturWare: Regione Autonoma Valle d Aosta CAR WORLD ITALIA SPA Colacem SpA LOCAUTO SPA Comifin SpA Ceriani Group FIAT SPA Figestim SpA Terreni Elsauto Spa - Citroën Heineken SpA My Car Spa Nestlè Italia SpA Car Solution Srl Figestim Car SpA Tarducci Spa Renault CaBaRa srl CBR Service M.Car Spa Bmw - MINI Euro Rent srl Fiat Alfa Romeo Autolux Spa Bmw MINI Easy Rent Srl Honda Leader srl Mercedes veicoli commerciali Gruppo Molinaro Spa Fiat Lancia Alfa Romeo Kome Spa Formula pay4use La formula pay4use adottata da FuturWare prevede il pagamento di un canone d uso mensile sulla base dei veicoli gestiti dall applicativo (KeyRent, KeyDeal). Il cliente può decidere se installare l applicativo sui server aziendali o utilizzare i server FuturWare (in server farm protetta). Il contratto prevede un numero minimo di veicoli, integrabile successivamente con pacchetti di 5 veicoli. Il software prevede una franchigia pari a 3 veicoli (se ho una licenza da 15 veicoli posso gestirne fino a 17, dopodiché è necessario integrare l acquisto di un pacchetto di 5 veicoli). Per parchi di grandi dimensioni è possibile studiare condizioni ad hoc. Vantaggi della formula pay4use I principali vantaggi della formula pay4use sono: Manutenzione evolutiva compresa nel costo d utilizzo, Nessun limite sul numero di licenze, sedi e utenti utilizzatori del software, Nessuna installazione dell applicativo richiesta, KeyRent FF Suite applicativa per il Fleet Manager Pagina 6 di 27

7 Nessun ammortamento cespite software: imputazione diretta del costo del software, Costo servizio in funzione dell uso (numero veicoli effettivi), Costo certo per budget e business plan. Servizi inclusi nel canone annuo L Assistenza annua evolutiva è compresa nel costo del servizio. Il canone annuo comprende: tutti gli aggiornamenti previsti dalla legge strettamente correlate al software, l'assistenza telefonica e/o tramite sistemi telematici (modem o posta elettronica), nell orario di lavoro di FuturWare (Help Desk di 1 Livello) gli aggiornamenti e le migliorie fornite periodicamente da FuturWare, la correzione di errori e malfunzionamenti. KeyRent FF Suite applicativa per il Fleet Manager Pagina 7 di 27

8 La suite KeyRent in breve Di seguito una breve panoramica delle funzionalità della versione KeyRent FlottaFacile, la soluzione che prevede la gestione con un'unica interfaccia, semplice ed efficace, le attività del Fleet Manager e degli utilizzatori dei veicoli stessi. Architettura Applicativa Software (Funzionale e Tecnica) Il sistema KeyRent FlottaFacile è una WEB APPLICATION, prevede una base dati centralizzata, su Server SQL, con accesso riservato ai soli utenti autorizzati. L accesso è garantito attraverso Microsoft Internet Explorer, dalla versione 6.0, che consigliamo di dotare di SP2 e livello di codifica 128bit. Non vi sono controindicazioni per l utilizzo di server proxy. KeyRent FlottaFacile è una WEB APPLICATION, in pratica un file eseguibile che può essere lanciato durante lo start-up server oppure configurato come servizio di sistema sul server stesso; KeyRent non fa uso di nessuna tecnologia o oggetti client side da installare. A differenza di applicativi sviluppati con tecnologia scripting, ad esempio ASP, proprietaria Microsoft, KeyRent presenta i seguenti vantaggi: - Non è scritto con un linguaggio di scripting interpretato a run-time, ma è una vera applicazione eseguibile a 32 bit, a netto beneficio delle overall performance, - Pagine generate server-side contenenti solo HTML e JavaScript, inviate poi al browser client, estremamente più efficienti di altre tecnologie, - Non richiede l installazione di Microsoft IIS (Internet Information Service), richiesta invece da ASP, - Non necessità l installazione di Microsoft.net FrameWork, richiesta da ASP.net, - Solidità generale del sistema più elevata, soprattutto per utilizzo esteso a molti utenti, - Richiesta risorse hardware decisamente inferiori rispetto p.e. ad ASP, I vantaggi garantiti dal connubio Applicativo Web, Database SQL Server e Krio, sono pressoché immediati, ad esempio: Uffici ed amministrazioni remote, distaccate, periferiche o distribuite: grazie all utilizzo delle più recenti tecnologie di gestione degli applicativi su Web browser (ad KeyRent FF Suite applicativa per il Fleet Manager Pagina 8 di 27

9 esempio Microsoft Internet Explorer), ogni struttura può essere collegata immediatamente, senza necessità d installazione alcuna, fornendo semplicemente l accesso al sistema con apposito Nome Utente e Password. Ufficio Virtuale: grazie alla tecnologia web, non è più necessario essere in ufficio per ottenere le informazioni cruciali; è sufficiente un PC o un notebook, una connessione ad internet, ed accedere al sistema tramite un indirizzo web riservato, avendo a disposizione l apposito Nome Utente e Password. Sicurezza e solidità dati: l adozione di SQL Server garantisce solidità dei dati, sicurezza degli stessi, manutenzione remota, e maintenance policy personalizzate. Maggiore produttività grazie al miglior sfruttamento delle tecnologie disponibili. I software sono progettati per sfruttare al meglio il server, potente per definizione, al fine di evitare l intasamento della rete, con processi a gestione interna, lato server. La selezione in un parco di 1000 veicoli, dei soli DISPONIBILI, ad esempio, può richiedere un massimo di 2/3 secondi. Ottimizzazione tempi: grazie alla tecnologia web pages stack, l utente non è costretto a chiudere un attività in corso per gestirne un altra; potrà invece parcheggiarla, ed avviarne una nuova. Sarà lo stack che recupererà lo stato precedente automaticamente, gestendo ogni utente in maniera esclusiva rispetto agli altri (tecnologia multi-threaded) Interfaccia integrata con l AMBIENTE MICROSOFT OFFICE; si ha la possibilità di esportare tutti i report nei formati Excel, HTML, Word, PDF e tutti quelli più comuni, oltre a quella di salvarli e richiamarli successivamente, Migliore comprensione dei dati a video; la possibilità di usare colori, grafica, finestre, menù e bottoni, nel classico stile Windows, pur essendo in ambiente WEB, permette di razionalizzare il lavoro quotidiano. Non ci sarà la necessità, ad esempio, di imparare i codici di una tabella, potendo invece scegliere da un elenco alfabetico descrittivo; non ci sarà la necessità di dover ricordare che per salvare un dato è necessario schiacciare F10. cliccheremo invece il pulsante salva. KeyRent FF Suite applicativa per il Fleet Manager Pagina 9 di 27

10 Ulteriore punto di forza di FuturWare è la disponibilità e la rapidità di risposta, a fronte di una richiesta del cliente. In prima analisi, cerchiamo di raggiungere questo scopo fornendo al cliente i seguenti servizi: Assistenza Remota; tramite connessione dedicata o via internet, possiamo gestire le necessità del cliente ed accedere ai Web Server, operando sui sistemi direttamente dai nostri uffici, essendo così in grado di risolvere tempestivamente i problemi più urgenti ed importanti, senza gravare il cliente dei costi di trasferta, Aggiornamenti Mensili; con questa cadenza sono resi disponibili gli aggiornamenti dei prodotti, compresi nel canone di assistenza, scaricabili direttamente dall area riservata dei nostri siti web o caricati sul web server direttamente. Lo scopo che ci prefiggiamo è quello di un continuo miglioramento delle procedure esistenti, della creazione di nuovi processi, frutto dell esperienza e del lavoro che i nostri molti e variegati clienti ci trasmettono MODULO OPTIONAL: Tabelle veicoli. Aggiornata mensilmente in collaborazione con Editoriale Domus QuattroRuote INFOCAR DATA, contiene tutti i veicoli in commercio, anche commerciali leggeri, suddivisi in classi, completi di caratteristiche tecniche e prestazionali, prezzo di listino chiavi in mano, foto, accessori di serie e a richiesta normalizzati, specifico codice accessorio del costruttore (ove possibile), pacchetti optional, esclusione optional su incroci di scelte, codice INFOCAR e quotazione usato (auto degli ultimi 10 anni), KeyRent FF Suite applicativa per il Fleet Manager Pagina 10 di 27

11 KeyRent FF FLOTTAFACILE KeyRent FlottaFacile è una soluzione modulare, i cui singoli componenti vengono attivati sulla base delle esigenze dei singoli clienti. In questo modo ogni azienda ha la possibilità di avere un applicazione su misura ritagliata sulla base delle proprie esigenze. Di seguito vengono presentati i principali moduli di cui l applicativo si compone. Gestione anagrafica parco automezzi Schede per la completa gestione del veicolo, sia esso automobile, veicolo commerciale leggero, commerciale pesante o di servizio. Dati trattati - Caratteristiche tecniche e prestazioni - Consumo medio, cavalli e KW - Targa e Telaio - Date significative: immatricolazione, scadenza garanzia casa, ecc. - Dettaglio Bollo, scadenza e importo - Dettaglio polizza assicurativa: data sottoscrizione, prossima scadenza, durata, premio e franchigie (6 tipi). Assicurazioni divise per ARD ed RC, - Dettagli contratto d acquisto: tipo contratto, numero, data inizio e fine, fornitore, importo canone, numero canoni, dettaglio rata per NLT, tassi, riscatto, costo veicolo - Scadenzario interventi periodici: scadenze periodiche temporali o per chilometraggio, importo presunto e ricorsività evento, stato della scadenza - Dotazioni speciali ed attrezzature (* modulo truck) Ed inoltre - Segni carrozzeria - Codice riferimento interno - Stato attuale del mezzo (disponibile, assegnato, in manutenzione ecc.) - Richiamo elenco e dettaglio EVENTI da scheda diretta - Richiamo elenco e dettaglio ASSEGNAZIONI da scheda diretta, con filtro per fase assegnazione (prenotata, attiva ecc.) KeyRent FF Suite applicativa per il Fleet Manager Pagina 11 di 27

12 - Richiamo elenco e dettaglio PERCORRENZE da scheda diretta - Destinazione d uso - Tipo Omologazione - Numero telefono del veicolo (apparato veicolare o altro) - Categoria veicolo (automobile, motrice, rimorchio ecc.) - Sede o struttura d appartenenza, con gerarchie di appartenenza, - Archivio Ottico: è possibile associare n files al veicolo con relativa descrizione libera, siano essi foto dello stesso, documenti scannerizzati, oppure qualsiasi tipo di file. Per aprirlo è sufficiente che il client abbia il software di lettura installato (p.e. Word per *.doc, Excel per *.xls ecc.) Gestione anagrafica utilizzatori Elenco di tutti gli utenti/driver autorizzati alla guida dei veicoli. Dati trattati: - Dati anagrafici completi - Dati di residenza - Dati di nascita - Recapiti: 2 telefoni fissi, 2 cellulari e 2 fax, - Dati completi per patente e documento d identità, e relative scadenze, verificate all atto della prenotazione/assegnazione veicoli. - Struttura di appartenenza Ed inoltre: - Archivio Ottico: è possibile associare n files ad ogni persona con relativa descrizione libera, siano esse foto, documenti scannerizzati, oppure qualsiasi tipo di file. Per aprirlo è sufficiente che il client abbia il software di lettura installato (p.e. Word per *.doc, Excel per *.xls ecc.) - Gestione consegne indumenti e materiali/attrezzature di lavoro, con anagrafica taglie, e numeri scarpe. Gestione automatica quatitativi annui e consegne periodiche (* modulo truck) KeyRent FF Suite applicativa per il Fleet Manager Pagina 12 di 27

13 Gestione tecnica del parco Completa gestione interventi di manutenzione ordinari, straordinari e periodici, per veicoli o dotazioni speciali, ed approvazione preventivi fornitore. Dati trattati: - Data e tipo evento (da tabella), - Km veicolo rilevati per l evento - Ricerca assegnazione attiva durante l evento, se presente, automatica - Costi sostenuti o preventivati, e fornitore assegnato - Codice autorizzazione preventivo, per costo e fornitore - Gestione scadenzario periodico, anche direttamente in Parco veicoli e con funzione diretta di gestione e reporting, con riporto automatico evento in gestione tecnica Ed inoltre: - Veicolo sostitutivo assegnato (p.e. per periodi di sosta prolungata o imprevista) - Dettaglio singole spese sostenute per un intervento (p.e. interventi di carrozzeria o manutenzioni straordinarie) - Eventuali costi da addebitare all utilizzatore - Visualizzazione dati anche direttamente da gestione parco veicoli - Archiviazione Ottica documenti, foto per singolo evento - Note libere Gestione amministrativa Completa gestione amministrativa dei veicoli in parco Dati trattati - Brogliaccio scadenza bollo - Brogliaccio scadenza assicurazione - Report per gestione pagamenti - Rinnovo bollo automatico contemporaneo per n veicoli - Rinnovo assicurazione automatico contemporaneo per n veicoli KeyRent FF Suite applicativa per il Fleet Manager Pagina 13 di 27

14 - Completa gestione scadenze periodiche: - Filtri ricerca per data o chilometraggio - Rinnovo automatico - Riporto automatico evento in gestione tecnica - Elaborazione globale veicoli estratti o con gestione esclusione/inclusione singole Gestione sinistri Completa gestione sinistri, attivi o passivi, per tutto il ciclo di controllo, fino alla chiusura della pratica e relativi rimborsi o riaddebiti. Dati trattati: - Data e tipo evento (da tabella), - Km veicolo rilevati per l evento - Ricerca assegnazione attiva durante l evento, se presente, automatica - Costi sostenuti o preventivati, e fornitore assegnato - Codice autorizzazione preventivo, per costo e fornitore - Dati sinistro: - Stato (aperto o chiuso) - Riferimenti pratica al legale, data affidamento, codice sinistro/pratica, rimborso ottenuto - Archiviazione Ottica documenti, foto per singolo evento Ed inoltre - Veicolo sostitutivo assegnato (p.e. per periodi di sosta prolungata) - Dettaglio singole spese sostenute per un intervento (p.e. interventi di carrozzeria o manutenzioni straordinarie) - Eventuali costi da addebitare all utilizzatore - Situazione della pratica legale, con archivio storico eventi, con data e descrizione (p.e.: storico delle udienze, delle perizie, degli accertamenti nel tempo) - Note libere - Completa gestione dei dati della controparte, ovvero tutti i dati rilevati dal CID: KeyRent FF Suite applicativa per il Fleet Manager Pagina 14 di 27

15 - Anagrafica contraente: Cognome, Nome, Cod.Fisc., Indirizzo, CAP, Città, Prov., Stato, Telefono, - Dati veicolo a motore o rimorchio: Marca, Tipo, Targa/Telaio, Stato - Anagrafica compagnia di assicurazione: Denominazione, Polizza, Carta Verde, Validità da a del Certificato di Assicurazione o Carta Verde, Tel., , Agenzia, Indirizzo, CAP, Città, Prov., Stato, Danni Materiali. - Dettaglio conducente: Cognome, Nome, Cod.Fisc., Indirizzo, CAP, Città, Prov., Stato, Tel., , Data nasc., Patente n., Categ., Validità. - Visualizzazione dati anche direttamente da gestione parco veicoli Gestione cicli d assegnazione e prenotazione L utilizzo dei veicoli è regolato da apposite funzioni, volte al completo controllo dello stato dei veicoli, per disponibilità ed impegni presenti e futuri. Ovviamente il gestore delle prenotazioni, o il diretto interessato, trovano una procedura di facile utilizzo ed immediata verifica stato veicoli, soprattutto per esigenze future. E opportuno sottolineare come sia assolutamente possibile, nonché per noi la normalità di questa fase di attivazione, realizzare una nuova maschera con layout rispondente alle specifiche del manuale di stile regionale, direttamente richiamabile da area riservata del sito istituzionale. Dati trattati: - Stato dell assegnazione, da tabella (p.e. prenotata, attiva, chiusa) - Stato del veicolo, automatico da stato assegnazione - Inizio assegnazione, data, ora, minuti e secondi - Verifica validità documenti utilizzatore - Procedura di rientro: - Fine assegnazione, data, ora, minuti e secondi, - Sede di riconsegna - Chilometraggio finale Ed inoltre - Gestione logistica per sede di partenza e riconsegna o arrivo, KeyRent FF Suite applicativa per il Fleet Manager Pagina 15 di 27

16 - Prenotazione autisti, ed associazione autista-veicolo. - Planner grafico dello stato di disponibilità dei veicoli, con dettaglio per mese, settimana o giorno e filtri per veicolo, utilizzatore, sede e periodo. Funzioni di Reporting Il sistema prevede un completo sistema di reportistica, che copre tutti gli aspetti gestionali, amministrativi e statistici. Per ogni report è prevista la possibilità di filtrare i dati estratti, per gli elementi più significativi; il formato di default è Acrobat Reader (pdf). E inoltre possibile esportare gli stessi nei seguenti formati: Excel, Html, Xml via Excel. E anche possibile, su richiesta, aggiungere e gestire documenti Word, in logica stampa unione, con modelli preimpostati. I documenti master saranno quindi ampiamente modificabili e gestibili dall amministratore, in totale autonomia. Ovviamente, qualora un particolare report non sia presente potrà essere realizzato su specifica richiesta in tempi estremamente rapidi. Più genericamente possiamo pensare che ogni dato inserito nel sistema è possibile razionalizzarlo in un report, appartenente ad uno degli aspetti sopra citati. Le categorie previste si possono riassumere nei seguenti macro settori: - Anagrafiche, ad esempio: utilizzatori, tabelle di gestione, fornitori ecc. - Assegnazioni, ad esempio: per veicoli, utilizzatori, fase assegnazione - Parco Veicoli, ad esempio: o Anagrafica o Gestione tecnica o Sinistri o Eventi tecnici o Dotazioni Speciali o Scadenziari, ad esempio: o Bollo, Assicurazione, o Scadenzario periodico, Scadenzario chilometrico - Statistiche, ad esempio: o Percorrenze KeyRent FF Suite applicativa per il Fleet Manager Pagina 16 di 27

17 o Utilizzo veicoli o Confronto tra periodi o Consumi o Rilievo statistico velocità d utilizzo dei veicoli o Andamento prenotazioni Gestione Tempi d utilizzo e percorrenze automatizzati Il sistema Krio prevede anche una serie di maschere e funzioni, già integrate con KeyRent FlottaFacile, ognuna con opportuni filtri per i dati significativi: - Inquiry percorrenze globale - Inquiry percorrenze utilizzatore - Inquiry percorrenze veicolo - Statiche e confronto percorrenze per periodi, utilizzatori e veicoli - Statiche e confronto velocità sostenute per periodi, utilizzatori e veicoli - Collegamento diretto con gestione contravvenzioni KeyRent FF Suite applicativa per il Fleet Manager Pagina 17 di 27

18 FlottaFacile Moduli Aggiuntivi Oltre a quanto specificamente richiesto, il sistema prevede anche moduli aggiuntivi specifici, dei quali riportiamo di seguito i dettagli. Gestione contravvenzioni KeyRent FlottaFacile prevede il modulo di rilevazione automatica dati per i rifornimenti, oggi operativo per le carte ExxonMobil e MonteShell (tramite importazione di file elettronico strutturato). I dati saranno pertanto inclusi nella tabella rifornimenti, direttamente collegabile sia alle tabelle delle percorrenze, siano esse rilevate a manualmente o tramite il dispositivo Futurware Krio (www.krio.it), sia delle assegnazioni veicolodriver. Grazie a queste rilevazioni è possibile monitorare il consumo medio di carburante di un veicolo, rapportandolo direttamente al consumo medio dichiarato dalla casa madre e presente nell anagrafica del veicolo (vedi parco veicoli). Eventuali differenze maggiori ad un delta impostabile dall utente, saranno evidenziate in apposito report. Gestione contravvenzioni Il sistema di gestione contravvenzioni è assolutamente automatizzato e direttamente collegato alle percorrenze rilevate e/o alle assegnazioni presenti. E possibile risalire immediatamente ed automaticamente al driver, se presente, o rilevare se il veicolo in realtà era fermo in parcheggio. E previsto anche un puntuale controllo dello stato della pratica, per quanto riguarda la scadenza, i punti patente per lo specifico articolo del codice della strada contestato, eventuali ricorsi e data di scadenza presentazione patente. Non mancano i necessari report di verifica e controllo dei vari stati e scadenze dell evento. Dati trattati: - Data ed ora rilevazione, - Data inserimento, - Importo, - Testo e Note libere, KeyRent FF Suite applicativa per il Fleet Manager Pagina 18 di 27

19 - Tipo contravvenzione (da tabella) e punti patente da sottrarre al conducente, - Luogo e comando di Polizia, - Assegnazione del periodo (con ricerca automatica), - Situazione ricorso (presentato sì/no e data), - Data di scadenza presentazione patente, - Stampa diretta eventuale Lettera di contestazione. Gestione Fornitori E previsto anche un puntuale censimento anagrafico di tutti i fornitori accreditati per le attività di manutenzione dei veicoli. Associato ad ogni fornitore è presente un archivio delle prestazioni offerte con dettaglio costi specifici, sconti concordati, marchi trattati e servizi forniti (meccanica, carrozzeria, gommista). Il sistema è quindi rivolto all ottimizzazione delle forniture di prestazioni, richiamabili direttamente da gestione tecnica e sinistri. Non ultimo sono previsti precisi report di confronto dei servizi offerti dagli stessi, supportando quindi la scelta del più conveniente. Dati trattati: - Anagrafica completa, Classificazione, - Dati fiscali e di contribuzione (per soggetti iscritti all INPS o a Ritenuta d acconto) - Dati bancari, - Prestazioni offerte con dettaglio costi specifici, sconti concordati, - Marchi trattati e servizi forniti (meccanica, carrozzeria, gommista). Modulo TRUCK - Dotazioni speciali KeyRent prevede anche la gestione completa di Mezzi Pesanti, Rimorchi e dotazioni Speciali, con una precisa organizzazione degli spostamenti delle attrezzature, e degli agganci dei rimorchi su motrici diverse. Le attrezzature ed i rimorchi, per quanto avranno una destinazione d uso (motrice o veicolo) preferenziale, possono essere spostati/agganciati temporaneamente ad un veicolo diverso. Operando in questa logica, è possibile avere report statistici e funzionali dei tempi di utilizzo di un rimorchio o attrezzature, sia in termini di KeyRent FF Suite applicativa per il Fleet Manager Pagina 19 di 27

20 tempo che di chilometri percorsi; il dato quindi non si disperde, ma si consolida, se per esempio, un rimorchio viene agganciato a differenti motrici nel tempo. L anagrafica Rimorchi/dotazioni prevede: - Dati identificativi: Codice, Tipo, Sottotipo, Marca, Modello, Matricola, Data di Acq., Data Sostitu., Anni Garanz., Giri Presa F., Num. Fabbr., Capacità m 3. - Cisterna: Num. Coni, Pressione, Data Costruz., Data Ultima Revisione - Compressore: Potenza Kw, Motore Ausiliario, Lungh. Trasmiss. - Assale: Portata, Posiz. Assale, Mod. Assale (Fisso/Sterzante) Assale sollevabile (sì/no) - Cassone: Materiale Telaio, Copertura, Sponda, Alt. Vasca 1, Lung. Vasca 1, Larg. Vasca 1, Volume Vasca 1, Alt. Vasca 2, Lung. Vasca 2, Larg. Vasca 2, Volume Vasca 2 Gerarchia sede o struttura Tabella con struttura ad albero con gerarchie ad n livelli, che rappresenta l organizzazione aziendale, espressa in sede, filiali, depositi ecc. Ad ogni livello è possibile assegnare utenti, veicoli, rimorchi ed attrezzature. L utente che accede a KeyRent, avrà quindi l autorizzazione ad operare nella struttura d appartenenza ed a quelle sottostanti, ma non a quelle di livello superiore. Moduli aggiuntivi generici - Referente di sede: Uno o più utilizzatori possono essere definiti come referenti di sede; per ogni evento dei veicoli, censito nella relativa tabella (p.e. tagliando, cambio gomme, sinistro, ecc.) è possibile decidere se inviare un formattata al referente al verificarsi dello stesso. Se quindi occorre l evento, il sistema, in automatico, invierà l direttamente al referente di sede di appartenenza del veicolo. - Listino veicoli: Aggiornata settimanalmente in collaborazione con Editoriale Domus Quattroruote, contiene tutti i veicoli in commercio, anche commerciali leggeri, completi di caratteristiche tecniche e prestazionali, prezzo di listino chiavi in mano, foto, accessori di serie e a richiesta normalizzati, codice optional della casa (ove possibile), pacchetti optional, esclusione ed inclusione optional obbligatori (per indicazione della casa madre) su incroci di scelte, codice INFOCAR e quotazione usato (auto degli ultimi 10 anni). - Costo esercizio al KM e Valori residui futuri: in collaborazione con Editoriale Domus Quattroruote INFOCAR KeyRent FF Suite applicativa per il Fleet Manager Pagina 20 di 27

21 Protezione informazioni L accesso è differenziato per gli utenti, in base a gruppi di privilegi ed appartenenza ad un livello della struttura amministrativa; ogni utente riceverà un account univoco formato dalla coppia codice utente e password. La gestione dei profili è regolata da software separato, in ambiente Windows, al fine di garantire il massimo della sicurezza di gestione, regolata da uno o più amministratori ed accesso protetto. Tutti i dati gestiti, sono memorizzati su database crittografati, al fine di garantire le misure minime di sicurezza previste dal D.L. 196/2003 del Garante per la Privacy. Integrazione con banche dati Quattroruote Quattroruote Infocar Data e Infocar Preview banche dati per gli operatori del settore - sono prodotti di proprietà della Editoriale Domus che FuturWare integra nell applicativo KeyRent. Infocar Data fornisce a KeyRent tutti dettagli dei veicoli in commercio, anche commerciali leggeri, completi di caratteristiche tecniche e prestazionali, prezzo di listino chiavi in mano, foto, accessori di serie e a richiesta, codifiche normalizzate, codice accessori del costruttore (ove possibile), pacchetti optional, esclusione optional su incroci di scelte, codice Infocar e quotazione usato (auto degli ultimi 10 anni). Si può quindi stampare la scheda veicolo completa di foto dati e accessori direttamente in KeyRent, oltre all ordine al fornitore, completo di tutti i codici della casa costruttrice, sia per il veicolo che per gli accessori. Il modulo accessorio Infocar Data Usato, riporta anche tutti i valori dei veicoli usati degli ultimi 10 anni. I molteplici utilizzi fruibile con queste informazioni vedono il loro culmine nel Report Valorizzazione Parco dove è possibile totalizzare il valore di mercato attuale del parco veicoli circolante. Le tabelle Infocar sono integrate in KeyRent e sono realizzate e aggiornate in collaborazione con Editoriale Domus. KeyRent FF Suite applicativa per il Fleet Manager Pagina 21 di 27

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