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1 Direzione Generale per la comunicazione Strumenti per la Community Vademecum del portale dei comunicatori del Ministero della Pubblica Istruzione Outlook: guida all uso Forum: interagire on line Fuoricentro: scrivere per la Rete

2 II Incontro nazionale dei comunicatori Bologna, 7-9 Novembre 2006 Strumenti per la Community applicazioni per una efficace comunicazione in rete a cura di Fabrizio Emer 2

3 Nel novembre 2005, in occasione del COM-PA, con i comunicatori dell amministrazione centrale e periferica ci siamo incontrati per la prima volta. Si era da poco concluso il percorso formativo FORMIUR rivolto a comunicatori, uffici stampa e URP articolato in incontri a livello locale e in rete. L idea, sicuramente ambiziosa, di creare una Community che coinvolgesse circa quattrocento persone è diventata una realtà: ci siamo conosciuti, abbiamo discusso, ci siamo confrontati. Il passaggio dal virtuale al reale ha consentito di abbattere le barriere di comunicazione generate dalla appartenenza a dimensioni lavorative distanti ed eterogenee. Il secondo incontro nazionale dei comunicatori del Ministero della Pubblica Istruzione guarda lontano: al COM-PA 2006 la comunicazione diventa interattiva. Oggi disponiamo di nuovi strumenti di condivisione della conoscenza che sostengono il lavoro dei comunicatori. Il nuovo assetto delle infrastrutture informatiche del Ministero ci consente di disporre di sistemi in grado di supportare le complesse attività di comunicazione. L innovazione tecnologica può rappresentare l opportunità per un nuovo modo di abitare la Rete. Questa guida nasce dalla consapevolezza che un adeguato livello di informazione sull uso ottimale delle tecnologie, permette di migliorare la comunicazione, nell ottica della cultura del servizio al cittadino. Buon lavoro a tutti. 3

4 PASSAGGIO AL FUTURO:... 7 SGUARDO D INSIEME SU OUTLOOK USARE OUTLOOK LA CASELLA POSTALE Gestire la casella postale Gestire messaggi in base alla dimensione Formato del messaggio Archiviare la posta Svuotare la cartella posta eliminata Salvare gli allegati SCEGLIERE E CONTROLLARE I FORMATI DI MESSAGGIO Prestare attenzione ai formati Ricezione dei messaggi Firma dei messaggi LA RUBRICA Completamento automatico Assumere il controllo della rubrica Organizzare i contatti Organizzare i contatti con le cartelle IL CALENDARIO DI OUTLOOK Visualizzare il calendario Creare un appuntamento Riunione Promemoria Condividere il calendario LA POSTA FUORI SEDE Alcune questioni di principio Accedere alla propria casella postale Le cartelle di Exchange Utilizzo delle cartelle di Exchange

5 5.5. Cartelle di posta elettronica predefinite Cartelle personali Creare ed eliminare le cartelle Spostare e copiare le cartelle Messaggi IL FORUM: INTERAGIRE IN RETE Sistemi asincroni di discussione Perché un forum? Accedere al forum Usare il forum FUORICENTRO: SCRIVERE PER LA RETE L applicazione Web nel portale della Comunicazione Scrivere per il Web: lingua scritta o parlata? Scrivere per il Web: contenuti e stile

6 Per migliaia di anni, fin da quando il faraone rimproverò Toth per aver inventato la scrittura, perché, sosteneva, minacciava di distruggere la memoria, ogni nuova tecnologia basata sul linguaggio ha sempre suscitato ingiustificate reazioni ostili. Qualunque spostamento della sede della memoria sembra turbare profondamente l'uomo e ovviamente ogni tecnologia comporta una dislocazione di questo tipo: l'invenzione della scrittura ha trasferito la memoria dal corpo al testo, la televisione ne ha sancito il passaggio dalla mente allo schermo, e oggi Internet va trasformando la memoria in un ambiente virtuale al di fuori del corpo e degli schermi, negli inferi del non-spazio digitale. Non sorprende dunque che questi sviluppi creino un certo sconcerto. Tuttavia, quando la memoria e l'elaborazione dell'informazione (ossia il pensiero) mutano sede, di solito è per fare qualcosa di nuovo, qualcosa che non era mai stato fatto prima nelle società umane: così l'invenzione dell'alfabeto ha reso possibile il pensiero individuale; la televisione ha creato una mente collettiva, e ora Internet offre la possibilità di connettere le menti dei singoli individui. I contenuti della memoria universale vengono riversati in Internet, così come molte facoltà mentali vengono delegate ai computer. Pensare e ricordare diventano processi collettivi che possono essere condivisi in tempo reale. Che c'è di male? Derrick De Kerckhove 6

7 Passaggio al futuro: nuove soluzioni al servizio della scuola che cambia Il Ministero dell Istruzione, dell Università e della Ricerca (MIUR) nel 2002 volta pagina e rivede l architettura informatica della propria organizzazione, ristrutturando completamente i sistemi informativi. Per abilitare nuovi servizi, più interoperabilità e decentramento e un adeguato livello di sicurezza e tutela dei dati riservati, il MIUR bandisce una gara europea del valore di 339 milioni di euro la gara più grande nella P.A. italiana negli ultimi 5 anni a seguito della quale, dopo alcune difficoltà procedurali, nel 2005, il Ministero ha scelto di affidarsi a un raggruppamento di imprese composto da EDS, Accenture, Auselda ed Enel.it, per realizzare e gestire, nei successivi 5 anni, la nuova infrastruttura tecnologica. La tecnologia Microsoft è stata identificata da EDS come la più rispondente alle esigenze del MIUR, con un infrastruttura composta in particolare da Microsoft Windows Server 2003, Active Directory, Microsoft SQL Server, Windows SharePoint Services, Microsoft Systems Management Server e Microsoft Exchange Server Tutto questo a trent anni di distanza dalla posa della prima pietra del sistema informativo, nato nell ormai lontano 1976, quando fu installato il primo mainframe del Ministero. una svolta sulla strada dell innovazione Il progetto, partito nel 2005, si concluderà nel Nello specifico, la realizzazione prevede la revisione e il rifacimento di tutte le postazioni di lavoro a livello locale, sia nella amministrazione centrale che nelle scuole. La nuova infrastruttura permette di assicurare l interoperabilità tra i sistemi e di incrementarne la sicurezza interna, avvalendosi di strumenti di collaboration di ultima generazione e di una piattaforma server che utilizza standard aperti. Un sistema dove la posta elettronica la fa da padrona, dove la gestione documentale in forma elettronica diventa fondamentale, e dove si lavora in tempo reale. La scelta della tecnologia Windows Server System si è rivelata anche la soluzione migliore per abilitare lo sviluppo di nuovi servizi di collaborazione e comunicazione. 7

8 Sguardo d insieme su Outlook 2003 La posta elettronica è diventato ormai uno strumento di vitale importanza per il successo della attività lavorativa. Sono evidenti i vantaggi che l utilizzo di questo strumento comporta: riduzione dei costi di comunicazione, velocità, facilità nella circolazione delle informazioni all interno e all esterno della amministrazione. L applicazione rappresenta una soluzione integrata per la gestione e l'organizzazione di messaggi di posta elettronica, pianificazioni, attività, note, contatti e altre informazioni e include innovazioni utilizzabili per gestire la comunicazione, organizzare il lavoro e migliorare la collaborazione. Il continuo aumento dell utilizzo della posta elettronica comporta anche la necessità di avere uno strumento che minimizzi gli effetti negativi associati alla posta elettronica, ad esempio virus e spamming, e che permetta di migliorare le funzioni di ricerca e di visualizzazione dei messaggi di posta elettronica. Per quanto attiene alla sicurezza, i perfezionamenti apportati alle funzionalità del client di posta per la protezione come il blocco dei messaggi in arrivo che possono contenere virus, il blocco delle immagini HTML per impedire la conferma degli indirizzi e il miglioramento delle regole per la gestione della posta indesiderata permettono di incrementare la sicurezza riducendo la posta indesiderata e aumentando la protezione e la privacy. Per evitare che allegati indesiderati e file ingombranti occupino troppo spazio di archiviazione, l applicazione consente di bloccare i messaggi di posta elettronica e i file provenienti da persone non presenti nell'elenco dei mittenti attendibili. Dopo aver esaminato e approvato il messaggio, sarà possibile scaricarlo. È semplificata e agevolata la lettura di messaggi in linea, inclusi quelli di grandi dimensioni. Il Riquadro di lettura è stato spostato sul lato destro dello schermo, per poter visualizzare il doppio del contenuto e ridurre la necessità di scorrere la pagina per leggere i messaggi. Il risparmio di tempo e individuazione rapida dei messaggi è reso possibile dal raggruppamento dei messaggi per data, dimensione, conversazione, oggetto, importanza e altri criteri, per consentire una più semplice individuazione. Outlook 2003 consente di organizzare al meglio le informazioni per 8

9 risparmiare tempo e incrementare la produttività. Riduzione della necessità di stampa a vantaggio della lettura. Risparmio di tempo e individuazione rapida dei messaggi. Organizzazione della Posta in arrivo: non è più necessario conservare tutti i messaggi di posta elettronica nella Posta in arrivo per ricordarsi di operazioni da eseguire. È possibile, invece, utilizzare Contrassegni rapidi per contrassegnare i messaggi in base alla priorità o alle scadenze e poterli facilmente individuare in qualsiasi cartella essi risiedano. Organizzazione dei messaggi e ricezione di promemoria in modo automatico: la Creazione guidata Regole consente di organizzare i messaggi di posta elettronica in base alle proprie preferenze e di attivare automaticamente avvisi, per ricordare all'utente, ad esempio, che devono essere eseguite determinate attività o che sta per iniziare una riunione. Accesso rapido a contatti, calendari e attività. Blocco della posta indesiderata. Blocco degli allegati indesiderati. Possibilità di leggere i messaggi di posta elettronica indipendentemente dalla connessione: la nuova modalità cache consente di scaricare messaggi e altri dati di Outlook nel computer, in modo da poter essere produttivi anche durante i tempi di inattività della rete. La modalità cache richiede una connessione a Microsoft Exchange Server. Individuazione rapida di informazioni. Comunicazione immediata con altri utenti. Collaborazione più efficace: è possibile salvare gli allegati ai messaggi di posta elettronica in aree di lavoro condivise, in cui gli altri membri del team potranno trovare le versioni più aggiornate dei dati, archiviare o estrarre file o anche salvare elenchi di attività, file correlati, collegamenti ed elenchi di membri. Sarà inoltre possibile indicare se altri membri del team sono in linea e utilizzare Messaggistica immediata per inviare loro un messaggio. Riduzione del tempo dedicato al coordinamento delle pianificazioni: è possibile accedere a calendari condivisi direttamente da Outlook e visualizzare più calendari affiancati, per rendere la pianificazione di riunioni 9

10 più rapida ed efficace. È possibile visualizzare calendari personalizzati, ad esempio professionali e personali, calendari di Windows SharePoint Services o calendari di altri utenti che hanno concesso l'autorizzazione a visualizzare i propri calendari. Usare Outlook LA CASELLA POSTALE 1.1. Gestire la casella postale Può accadere settimanalmente o addirittura quotidianamente di ricevere messaggi dall'amministratore di sistema in cui viene chiesto di ridurre la dimensione della propria cassetta postale. Poiché lo spazio è limitato, potrebbe essere necessario intervenire. Quando una cassetta postale è troppo piena, alcuni provider di servizi di posta elettronica non recapitano i messaggi. Oppure, peggio ancora, si occupano direttamente di eliminare i messaggi vecchi in essa contenuti. In molte organizzazioni in cui la posta elettronica viene conservata su un server, come nel nostro caso, l'amministratore di sistema imposta un limite massimo per la dimensione della cassetta postale. Il problema della dimensione della cassetta postale si pone anche quando la posta elettronica non viene conservata su un server. Può essere difficile individuare un messaggio tra i numerosissimi messaggi conservati. Come illustrato nell'immagine, una cassetta postale è composta da una serie di sottocartelle, per cui la dimensione della cassetta postale 10

11 sarà determinata dalla somma delle singole sottocartelle che la compongono. Ogni volta che si inviano e si ricevono messaggi, si fissano appuntamenti, si creano attività o note e si registrano voci di diario, nuovi file vengono inseriti in queste cartelle e la cassetta postale inizia a riempirsi. Chi stabilisce i limiti? Se la posta elettronica viene ospitata su un server, i limiti alla dimensione della cassetta postale vengono solitamente impostati da un amministratore di sistema. Tali limiti nel nostro server sono fissati a 10 Mb. Se periodicamente si ricevono messaggi dall'amministratore di sistema, è molto probabile che la posta sia archiviata sul server. Cosa accade quando si raggiunge il limite? Quando si raggiunge il limite fissato per la propria cassetta postale, è possibile che l'amministratore inizi a limitare gradualmente le funzionalità di posta elettronica. Una cassetta postale è composta da più cartelle. Nella figura sono riportate solo le cartelle di posta elettronica, visualizzate scegliendo Posta elettronica dal menu Vai. Per visualizzare tutte le cartelle che compongono la cassetta postale, scegliere Elenco cartelle dal menu Vai. 11

12 Posta in arrivo. Altre cartelle di posta elettronica. La dimensione della cassetta postale è determinata dal suo contenuto. La cartella principale di posta elettronica è la cartella Posta in arrivo, alla quale vengono recapitati tutti i messaggi di posta. La cartella Posta in arrivo si trova all'interno della cassetta postale, insieme ad altre cartelle create da Outlook per archiviare le informazioni. Posta eliminata, Bozze, Posta in uscita e Posta inviata sono alcuni esempi di cartelle. Spesso non si pensa a questi elementi in termini di cartelle, eppure sapere quanto spazio occupano è sicuramente il primo passo per contenere la dimensione della propria cassetta postale Gestire messaggi in base alla dimensione La conoscenza delle dimensioni dei singoli messaggi aiuta a mantenere il controllo sulla dimensione complessiva della propria cassetta postale. È inoltre utile conoscere la dimensione del messaggio nel momento in cui lo si invia. In questo modo si eviterà di congestionare inavvertitamente la casetta postale del destinatario o di inviare messaggi in realtà non inviabili, nel caso in cui l'amministratore di sistema abbia impostato un limite sulla dimensione massima dei messaggi. Come abbiamo visto in precedenza, la dimensione della cassetta postale è determinata dalla dimensione delle relative cartelle. Allo stesso modo, anche la dimensione di ciascuna cartella è determinata dalla dimensione dei messaggi (o degli appuntamenti di calendario, delle informazioni di contatto, 12

13 delle note e così via) che contiene. Se il proprio obiettivo è quello di ridurre la dimensione totale della cassetta postale o di una specifica cartella di posta elettronica, una strategia può essere quella di leggere, rispondere, archiviare o eliminare i messaggi in base alle rispettive dimensioni. Per fare ciò, è possibile utilizzare appositi strumenti di Outlook che consentono di monitorare la dimensione dei singoli messaggi. Tenere sotto controllo la dimensione dei messaggi, conoscendo i limiti di dimensione previsti dalla propria organizzazione, contribuisce altresì a un corretto recapito e una corretta ricezione della posta elettronica. Nella cartella Posta in arrivo, così come in qualsiasi altra cartella contenente messaggi di posta elettronica, è possibile raggruppare i messaggi in base alla dimensione. Scegliendo Disponi per dal menu Visualizza, quindi Dimensione, i messaggi vengono ordinati in gruppi del tipo Minuscolo (inferiore a 10 KB), Piccolo (da 10 a 25 KB) e così via. Verificare che nel sottomenu Disponi per sia selezionata anche l'opzione Mostra in gruppi. Riquadro di spostamento. Riquadro di lettura. Con i riquadri di spostamento e di lettura chiusi è possibile visualizzare singoli campi come il campo Dimensione. Se si è maggiormente interessati alla dimensione dei singoli messaggi, piuttosto che ai raggruppamenti "Minuscolo", "Piccolo" e così via, è possibile impostare la finestra di Outlook in modo che venga visualizzata la dimensione esatta di ogni messaggio recapitato nella Posta in arrivo. 13

14 Il campo Dimensione è compreso per impostazione predefinita nella maggior parte delle visualizzazioni incorporate, per cui per visualizzarlo basterà fare spazio nell'elenco dei messaggi. Se ad esempio si nasconde il riquadro di spostamento e si ridimensiona o si chiude temporaneamente il riquadro di lettura, sarà possibile visualizzare ulteriori informazioni relative ai messaggi dell'elenco, tra cui la dimensione di ciascun messaggio. Dimensione del messaggio salvato. È possibile visualizzare la dimensione di un messaggio salvandone una bozza. Cartella Bozze. Messaggio salvato nella cartella Bozze. Sebbene non sia possibile modificare i limiti alla dimensione dei messaggi (definiti dall'amministratore di sistema del server di posta elettronica), è comunque utile conoscerli in modo da non superarli. Tenere sotto controllo la dimensione dei messaggi, che in media si aggira intorno ai 30 KB, contribuirà infatti a un recapito e una ricezione corretti della posta elettronica. Talvolta i limiti alla dimensione dei messaggi di posta elettronica non sono teorici, quanto piuttosto dettati da situazioni contingenti. Se ad esempio un amico utilizza un modem particolarmente lento per scaricare la posta elettronica, sarà un gesto di cortesia inviargli messaggi di dimensione contenuta, il che significa che sarà necessario verificare la dimensione del messaggio in uscita prima di inviarlo. A tale proposito, è possibile salvare una copia del messaggio nella cartella Bozze, nella quale viene visualizzata la dimensione del messaggio. La cartella Bozze è contenuta nell'elenco cartelle nel riquadro di spostamento. 14

15 1.3. Formato del messaggio In Outlook sono disponibili tre diversi formati per i messaggi di posta elettronica: il formato HTML, il formato RTF e il formato testo normale, che consente di ottenere messaggi di dimensione più ridotta. Ogni volta che si aggiungono degli attributi a un messaggio, ad esempio formattazioni speciali o immagini, la dimensione del messaggio aumenta di conseguenza. Allo stesso modo, allegando un file di dimensioni elevate, aumenta la dimensione del messaggio. Suggerimento Microsoft Word è impostato come editor di posta elettronica predefinito di Outlook. Word può essere configurato in modo da rimuovere qualsiasi formattazione HTML estranea dai messaggi di posta elettronica prima di inviarli, al fine di ridurne la dimensione Archiviare la posta Affinché la dimensione della cassetta postale sul server rimanga contenuta, sarà necessario eseguire la pulitura della cassetta postale, in modo da consentire ad Outlook di creare particolari cartelle per la memorizzazione dei messaggi di posta elettronica sul computer. È possibile memorizzare automaticamente i messaggi di posta elettronica e altri dati di Outlook, in un file di archivio, oppure manualmente in un file delle cartelle personali. Il messaggio illustrato è relativo all'archiviazione automatica. Quando questo messaggio viene visualizzato, può capitare di scegliere No 15

16 semplicemente perché non si conosce esattamente a cosa serva l'archiviazione automatica. È quindi giunto il momento di conoscere più da vicino questa funzione e imparare ad apprezzarla. Qualora questa funzione non risultasse particolarmente utile, sarà possibile rifiutare e archiviare i file manualmente. L'archiviazione consente di rimuovere elementi, quali messaggi di posta elettronica, dalla propria cassetta postale salvandoli automaticamente in cartelle identificate dagli stessi nomi e dalla stessa gerarchia delle cartelle che compongono la cassetta postale. L'archiviazione della posta elettronica presenta tre importanti vantaggi: consente di tenere una registrazione cronologica della posta, di risparmiare spazio su disco e di mantenere in ordine la propria cassetta postale. Registrazione cronologica efficiente Archiviando la posta elettronica anziché eliminarla, è possibile disporre in qualsiasi momento di una registrazione cronologica del proprio lavoro, grazie alla quale risulta più agevole accedere a dettagli relativi a eventi, processi e progetti. L'archiviazione è la soluzione ideale per chi preferisce non eliminare nulla. Risparmio di spazio su disco L'archiviazione si avvale della compressione, per cui gli elementi archiviati occupano meno spazio su disco. Maggiore ordine nella cassetta postale L'archiviazione consente di rimuovere gli elementi dalla propria cassetta postale per inserirli nel file archivio. In questo modo la cassetta postale risulta meno affollata ed è più facile trovare i messaggi di cui si ha bisogno, in modo da lavorare in maniera più efficiente. Esistono due metodi per archiviare la posta elettronica. Si può impostare Outlook affinché archivi automaticamente i messaggi a intervalli regolari oppure si può scegliere di eseguire l'archiviazione a intervalli specificati. L'archiviazione automatica consente di impostare una pianificazione e di archiviare più cartelle simultaneamente, in corrispondenza di intervalli specificati. Se periodicamente viene visualizzata una finestra di dialogo analoga a quella illustrata nella figura 1 significa che questa funzione è attivata. L'archiviazione automatica è attivata in Outlook per impostazione predefinita. 16

17 L'archiviazione automatica non si limita tuttavia ad archiviare i messaggi di posta elettronica, bensì può anche comportare l'eliminazione dei messaggi. Se si desidera conservare tutto, sarà pertanto necessario regolare le impostazioni di questa funzione come illustrato nella figura 2. Per modificare le impostazioni dell'archiviazione automatica, scegliere Opzioni dal menu Strumenti, selezionare la scheda Altro e fare clic su Archiviazione automatica. Nella finestra di dialogo Archiviazione automatica è possibile modificare le impostazioni dell'archiviazione automatica e addirittura disattivarla, qualora si preferisca procedere all'archiviazione manuale. È possibile archiviare manualmente la posta elettronica scegliendo Archivio dal menu File e specificando le impostazioni nella finestra di dialogo Archivio. L'archiviazione manuale consente un maggiore controllo sugli elementi e sui tempi dell'archiviazione. È infatti possibile eseguire manualmente l'archiviazione automatica ogni volta che lo si desidera, facendo clic su Archiviazione automatica nella finestra di dialogo Riordino cassetta postale. In alternativa, per archiviare solo determinati elementi, visualizzare la finestra di dialogo Archivio, illustrata nella figura, scegliendo Archivio dal menu File. 17

18 Nota Le informazioni archiviate in un file archivio nel computer in uso possono essere lette solo da tale computer. È possibile archiviare localmente i dati in un file delle cartelle personali, che una volta creato, verrà visualizzato nell'elenco cartelle. Scegliere Nuovo menu File. dal Selezionare File di dati di Outlook. Se si desidera ridurre la dimensione della cassetta postale archiviando sul computer locale specifici messaggi, ad esempio tutti i messaggi che riguardano un determinato cliente o progetto, sarà possibile creare un apposito file delle cartelle personali (pst). I messaggi che vengono spostati in un file pst possono essere organizzati come meglio si ritiene, questo perché un file pst consente di creare delle cartelle locali univoche e di inserire gli elementi ovunque si desideri. Al contrario invece, i messaggi archiviati riflettono sempre la struttura delle cartelle della cassetta postale Svuotare la cartella posta eliminata Ogni volta che si elimina un messaggio di posta elettronica, questo viene inserito nella cartella Posta eliminata. Per evitare che la dimensione di questa cartella aumenti eccessivamente, è buona norma svuotarla periodicamente. Considerato che gli elementi vengono spostati nella cartella Posta eliminata per essere eliminati, svuotare questa cartella costituisce il metodo più veloce per rimuoverli definitivamente e ridurre la dimensione della propria cassetta postale. È possibile specificare quando e come svuotare la cartella Posta eliminata, ad esempio automaticamente ogni volta che si chiude Outlook oppure manualmente ogni volta che lo si desidera. 18

19 Svuotamento automatico Selezionare la casella di controllo, come illustrato nella figura 1. La cassetta postale verrà svuotata automaticamente. Svuotamento manuale Se si preferisce controllare di persona la rimozione definitiva degli elementi dalla cartella Posta eliminata, sarà possibile svuotarla manualmente facendo clic sull'icona con il pulsante destro del mouse, come illustrato nella figura 2, oppure utilizzando la finestra di dialogo Riordino cassetta postale, un'ottima risorsa per tenere in ordine la propria cassetta postale. quindi selezionare la scheda Altro. Utilizzare l'impostazione Svuota la cartella Posta eliminata all'uscita per rimuovere automaticamente i messaggi eliminati. Per accedere a questa casella di controllo, scegliere Opzioni dal menu Strumenti, Fare clic con il pulsante destro del mouse su Posta eliminata e scegliere Svuota cartella Posta eliminata dal menu di scelta rapida Salvare gli allegati Gli allegati possono occupare molto spazio. Se non esiste una ragione specifica per archiviarli nella cassetta postale, è pertanto buona norma salvarli in una posizione diversa. Per farlo, utilizzare il comando Salva allegati del menu File e salvarli nel percorso che più si preferisce sul disco rigido. Una volta salvato l'allegato, sarà possibile eliminare il messaggio, se non è più necessario, oppure fare clic con il pulsante destro del mouse sull'icona dell'allegato e scegliere Rimuovi per archiviare il messaggio dopo avere rimosso l'allegato. 19

20 Salvare gli allegati sul disco rigido in un percorso facilmente identificabile anche in futuro. Se ad esempio l'allegato da salvare è una fotografia, sarà consigliabile salvarla nella sottocartella Immagini della cartella Documenti. Inoltre, quando si salva l'allegato, assegnargli un nome descrittivo che consenta di identificarne il contenuto e il contesto. È possibile salvare gli allegati ai messaggi di posta elettronica in una posizione diversa rispetto alla cassetta postale, scegliendo Salva allegati dal menu File. Questo comando è disponibile solo quando è aperto un messaggio di posta elettronica. non si desideri archiviarli. Conservare i messaggi inviati è utile per tenere traccia del lavoro svolto. Non è tuttavia necessario conservarli nella cassetta postale e, nello specifico, nella cartella Posta inviata (dove viene salvata una copia di ciascun messaggio inviato) a meno che Per specificare le impostazioni di archiviazione automatica, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella Posta inviata, scegliere Proprietà, quindi selezionare la scheda Archiviazione automatica. Se si preferisce l'archiviazione manuale, scegliere Archivio dal menu File e scorrere l'elenco fino a selezionare la cartella Posta inviata. Conservare i messaggi inviati è utile per tenere traccia del lavoro svolto. Non è tuttavia necessario conservarli nella cassetta postale e, nello specifico, nella cartella Posta inviata (dove viene salvata una copia di ciascun messaggio inviato) a meno che non si desideri archiviarli. È buona norma non rispondere ai messaggi di posta elettronica indesiderati, alle catene oppure fare 20

21 clic su collegamenti del tipo "Fare clic qui per rimuovere il proprio indirizzo da questa lista di distribuzione". Infatti rispondendo o scegliendo questi collegamenti, si informa il mittente che il proprio indirizzo di posta elettronica corrisponde effettivamente a un utente, incoraggiando in tal modo l'invio di posta indesiderata. Poiché la posta elettronica indesiderata e gli altri tipi di messaggi non richiesti (anche noti come "spamming") si stanno trasformando in un vero problema per gli utenti di posta elettronica e per le aziende, in Outlook sono state aggiunte varie caratteristiche pensate appositamente per evitare che simili situazioni si verifichino. 2. SCEGLIERE E CONTROLLARE I FORMATI DI MESSAGGIO 2.1. Prestare attenzione ai formati Ci sono diverse buone ragioni per prestare attenzione alla formattazione dei propri messaggi di posta elettronica: Il formato del messaggio determina il modo in cui il testo e le immagini vengono visualizzate. Se la persona che riceve il messaggio utilizza un sistema di posta elettronica che non è in grado di decodificare la formattazione del messaggio, le informazioni di formattazione non avranno alcun significato per il destinatario. La formattazione influisce inoltre sulle dimensioni dei messaggi. Se il destinatario del messaggio utilizza una connessione lenta, le elaborazioni del testo potrebbero non essere gradite. Le immagini e le informazioni di formattazione aggiuntive possono determinare l'aumento delle dimensioni del messaggio incrementando in tal modo i tempi richiesti per il download. Infine, i messaggi che si ricevono possono risultare più o meno efficaci a seconda del modo in cui si visualizzano. Un messaggio di posta elettronica, formattato con cura e impegno, è stato finalmente inviato al destinatario. Quando si riceve la risposta, si nota che il testo ha perso la sua formattazione originale e viene visualizzato come testo normale 21

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