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1 Capitolato d appalto per noleggio onnicomprensivo di macchine fotocopiatrici digitali multifunzioni, stampanti di rete e dei servizi correlati Ataf spa Pag. 1

2 INDICE 1. INDICAZIONI GENERALI SULL APPALTO Definizioni Oggetto dell appalto Caratteristiche generali del servizio Durata dell appalto Importo presunto dell appalto Aumento e diminuzione del servizio appaltato Sedi di svolgimento del servizio CARATTERISTICHE SPECIFICHE DEI SERVIZI Oggetto del servizio Modalità di esecuzione del servizio Requisiti minimi delle apparecchiature Configurazione e quantitativi delle apparecchiature Caratteristiche badge Mifare Informazioni essenziali sulla struttura IT di ATAF SpA Specifiche del software di gestione e di accounting Assistenza tecnica Tempo di intervento Formazione OBBLIGHI NELL ESECUZIONE DEL SERVIZIO Obblighi a carico del Fornitore NORME SULLA PRIVACY Privacy sui dati e sulle informazioni INADEMPIENZE E PENALITA...10 Ataf spa Pag. 2

3 5.1. Inadempienze e penalità Smaltimento materiali esausti NORME DI PREVENZIONE E SICUREZZA SUI LUOGHI DI LAVORO Disposizioni in materia di sicurezza...11 Ataf spa Pag. 3

4 1. INDICAZIONI GENERALI SULL APPALTO 1.1.Definizioni Nel presente capitolato l ente appaltante, ATAF S.p.A., sarà di seguito denominata ATAF e l operatore economico a cui verranno affidati i servizi sarà di seguito denominata Fornitore. 1.2.Oggetto dell appalto Con l intento di ridurre i costi totali di gestione, ATAF ha deciso di riunire sotto la stessa gestione la produzione di stampe e copie effettuata da multifunzioni e stampanti di rete. Con tale operazione ATAF si propone di ridurre dove possibile le quantità delle stampanti presenti in Azienda e di sostituire con pochi modelli le differenti tipologie in uso. Oggetto dell appalto è pertanto l affidamento del servizio di noleggio onnicomprensivo di macchine fotocopiatrici digitali multifunzioni, stampanti di rete e dei servizi correlati. ATAF si riserva,nel corso del contratto, di richiedere la variazione dell ubicazione e/o del numero delle macchine noleggiate e dei volumi di copiatura. 1.3.Caratteristiche generali del servizio Il servizio richiesto consiste nel : noleggio delle macchine in numero e caratteristiche minime riportate nell Allegato 1 e nella fornitura, predisposizione e mantenimento della infrastruttura software necessaria a supportare il servizio; ritiro delle stampanti ATAF nelle ubicazioni indicate indicato nell Allegato 3; nella fornitura, predisposizione e manutenzione di un software di gestione di accounting integrabile in ambiente di rete Windows 2008 AD che permetta : o di definire da parte dell Amministratore delle politiche di utilizzo delle stampe e degli utenti per ridurre i costi di stampa; o la funzione di routing intelligente delle stampe, che permette all Amministratore di indirizzare le stampe secondo varie discriminanti come numero di pagine, tipo documento (b/n o colore). Il routing dovrà prevedere inoltre l indicazione all utente di stampa, di quale periferica verrà utilizzata; o la gestione sicura delle stampe, ovvero la periferica rilascerà il lavoro inviato solo al momento che l utente effettuerà il login salvo eccezioni definite; o il follow-me print l utente potrà stampare il proprio lavoro semplicemente autenticandosi su ogni apparecchiatura di rete; o consentire il monitoraggio in remoto delle apparecchiature, per controllarne lo status e condizioni di alert, notificando via le condizioni di errore. la fornitura di tutti i consumabili necessari al funzionamento ad esclusione della carta; il supporto e formazione per il corretto uso del suddetto applicativo; l assistenza tecnica e manutenzione secondo quanto definito nei punti 2.7 e 2.8. Si precisa che le stampanti di cui all Allegato 3 si intendono cedute al Fornitore al valore residuo del libro cespiti se presente o al valore nominale se completamente ammortizzate e comunque al valore indicato nel predetto allegato. 1.4.Durata dell appalto La durata del contratto di appalto viene stabilita in anni 5 (cinque), corrispondenti a 60 (sessanta) mesi, consecutivi decorrenti dalla sottoscrizione del predetto atto. Qualora allo scadere naturale previsto dal contratto, ATAF non avesse provveduto ad aggiudicare il servizio per il periodo successivo, il Fornitore sarà obbligato ad una sua continuazione per un periodo non superiore ai 6 (sei) mesi, alle stesse condizioni contrattuali vigenti alla data di scadenza. Ataf spa Pag. 4

5 1.5.Importo presunto dell appalto Il valore complessivo presunto dell appalto (oltre oneri della sicurezza) è stimato in ,00 IVA esclusa ed include: i canoni di noleggio mensili dovuti per i 60 mesi di durata del contratto la somma dei compensi annuali, relativi ai cinque anni di durata del contratto, per copie/stampe non eccedenti, ipotizzando un volume annuale di copie/stampe pari al volume annuale totale. 1.6.Aumento e diminuzione del servizio appaltato In virtù della novità del servizio, ATAF si riserva la facoltà di ridiscutere - nel periodo di validità dell appalto ed in accordo con il Fornitore - alcune condizioni contrattuali. In particolare potranno essere oggetto di revisione il numero e/o le caratteristiche delle apparecchiature installate ed i volumi legate ad esse. Resta inteso che il primo anno servirà per monitorare ed analizzare meglio l effettivo utilizzo delle varie periferiche presenti all interno di ATAF in maniera da razionalizzare al meglio l intero processo. Per effetto delle sopra citate variazioni, il corrispettivo contrattuale potrà essere modificato, previa apposita istruttoria, in funzione dei canoni e dei costi copia offerti in sede di gara ed i cui valori rimarranno pertanto invariati. Resta inteso che le estensioni e/o riduzioni e/o modifiche di cui sopra sono ammesse, cumulativamente e complessivamente, entro i limiti del 20% in più o in meno del corrispettivo complessivo di contratto e senza che ciò costituisca titolo per richieste di indennizzo o risarcimento da parte del Fornitore. 1.7.Sedi di svolgimento del servizio Il servizio di noleggio sarà rivolto a tutte le attuali sedi ATAF sotto elencate nonché alle future eventuali sedi che nel corso di validità dell appalto potranno essere istituite : Viale dei Mille, 155 Via Pratese, Firenze Firenze Via L. il Magnifico, Firenze Piazza Stazione, Via Alamanni, Firenze Firenze 2. CARATTERISTICHE SPECIFICHE DEI SERVIZI 2.1.Oggetto del servizio Il servizio prevede la fornitura di stampanti di rete e macchine fotocopiatrici digitali multifunzioni necessaria alla produzione dei flussi documentali aziendali e nonché la fornitura, predisposizione e mantenimento dell infrastruttura informatica software necessaria. Ai fini della formulazione dell offerta viene indicato come volume annuale totale le copie totali formate da (duemilionitrecentomila) copie e/o stampe annue A4 in b/n e da (ottantamila) copie e/o stampe annue A4 a colori. Nel conteggio complessivo sono considerate anche le copie in formato A3 in ragione di 2 copie A4 per ogni copia A3. Nel canone di noleggio si intendono comprese : Il ritiro delle stampanti indicate nell Allegato 3 direttamente nelle sedi indicate ; L installazione (consegna al piano) e trasporto ad inizio appalto delle attrezzature fornite dal Fornitore; La disinstallazione e trasporto a fine appalto delle attrezzature fornite dal Fornitore; Il diritto di chiamata, manodopera, pezzi di ricambio e d uso con la sola esclusione della carta; L asporto dei materiali di risulta (toner, developer, cartucce, imballaggi ecc ). Ataf spa Pag. 5

6 2.2.Modalità di esecuzione del servizio Il Fornitore per garantire un corretto avvio del servizio, dovrà, entro 30 giorni dalla sottoscrizione del contratto di appalto, provvedere all installazione delle multifunzione e delle stampanti, offerte in sede di gara nel numero e nelle caratteristiche minime richieste, e alla implementazione della relativa infrastruttura informatica software in base ad un programma concordato con i Sistemi Informativi di ATAF. Qualora le attrezzature installate non corrispondessero a quanto presentato nell offerta, le stesse dovranno essere obbligatoriamente ritirate e sostituite entro 15 giorni con i modelli presentati in sede di offerta. Nel caso di non rispondenza, saranno applicate le penali previste al successivo punto Requisiti minimi delle apparecchiature Le multifunzione e le stampanti di rete devono essere digitali, di elevata affidabilità e nuove di fabbrica in ogni loro componente e quindi non rigenerate e la loro produzione non dovrà essere antecedente all anno Tutte le macchine devono essere corredate da manuale d uso e documentazione tecnica e soddisfare i requisiti tecnici minimi descritti nel punto 2.4 oltre a quelli previsti al presente punto ed inoltre devono funzionare normalmente con carta riciclata anche in caso di uso intenso di stampa fronte/retro. Tutte le apparecchiature devono essere alimentate direttamente con la tensione erogata in Italia, essere provviste di regolare marcatura CE, essere conformi alla direttiva CE 95/2002 come recipita in Italia con il D.Lgs. 15/1/2005 ed alle norme relative alla compatibilità elettromagnetica. Il Fornitore deve garantire la conformità delle apparecchiature alle vigenti norme legislative, regolamentari e tecniche disciplinanti i componenti alle disposizioni del D.P.R. 547/55, dal D.Lgs. 277/91 e dal D.Lgs. 626/94 e s.m.i. Ogni sistema dovrà essere accompagnato da una scheda tecnica di sicurezza relativa: Emissione ozono; Emissione polveri; Emissione cadmio, cromo esavalente, mercurio e piombo; Emissione di calore; Livello rumorosità. Le multifunzione e le stampanti dovranno essere connettibili alla rete e indirizzabili in protocollo IP e comprendere le funzioni nei modelli e nelle configurazione richieste di : Copia; Stampa su rete locale; Alimentatore degli originali fronte/retro; Scanner a colori; Fax; Possibilità di scegliere il formato della carta (se previsto) in fase di copia o stampa; Scansione ed archiviazione documenti mediante salvataggio su file od invio via ; Accesso via rete per gestione e manutenzione; Eventuali mobiletti per portarle ad altezza utente; Accounting ovvero allineamento del proprio sistema di autenticazione con il sistema utilizzato in ATAF (Active Directory); essere munite di idoneo meccanismo per l inserimento di codici alfanumerici di autenticazione dell utente tramite display touch screen o pannello numerico per avviare le funzioni; Lettore badge mifare (nelle multifunzioni) secondo specifiche definite al punto su cui verificare il proprio codice identificativo per avviare le operazioni richieste; Essere raggiunte via browser con user e password, con privilegi di operatore o di amministratore da parte dei Sistemi Informativi ATAF; Di essere dotati di driver di funzionamento nei sistemi Microsoft XP/Seven/2000/2003/2008 o superiori e Apple; Ataf spa Pag. 6

7 Un software di gestione per le stampe e di controllo dei costi di stampa e copiatura. Le specifiche di dettaglio del software di gestione e del sistema di accounting sono indicate al punto successivo 2.6. Un contatore dove si possa desumere il numero delle copie e delle stampe a colori e in bianco e nero prodotte. La lettura deve essere facilmente consultabile anche dall utenza; Linguaggi di stampa nativi quali PCL5, PCL6, PostScript 3 (ove richiesto) e loro evoluzioni; Accessori di finitura come fascicolazione e pinzatura per le multifunzioni; Un sistema di rilevamento automatico di guasti, anomalie e avviso prossima fine consumabili capace di inviare notifiche tramite od alerting system al sistema di monitoraggio. 2.4.Configurazione e quantitativi delle apparecchiature Le attrezzature previste nell appalto sono 31 suddivise per le seguenti configurazioni: Tipo Configurazione Quantità S1 Stampante di rete Laser B/N velocità >= 25 p/m 14 S2 Stampante di rete Laser B/N velocità >= 35 p/m 3 S3 Stampante di rete Laser B/N velocità >= 40 p/m 1 S4 Stampante di rete Laser Colore velocità >= 35 p/m 1 M1 M1F M2 Multifunzione B/N Fotocopiatrice Stampante di rete Scanner e lettore badge Multifunzione B/N Fotocopiatrice Stampante di rete Scanner Fax e lettore badge Multifunzione Colori - Fotocopiatrice Stampante di rete Scanner e lettore badge stazione finitura M2F Multifunzione Colori - Fotocopiatrice Stampante di rete Scanner Fax e lettore badge stazione finitura M3F Multifunzione Colori - Fotocopiatrice Stampante di rete Scanner Fax e lettore badge stazione finitura M3 Multifunzione Colori - Fotocopiatrice Stampante di rete Scanner Fax e lettore badge stazione finitura Le schede tecniche con le caratteristiche minime sono riportate nell Allegato 1 e le ubicazioni per modello sono riportate nell Allegato Caratteristiche badge Mifare I badge in dotazione al personale dipendente ATAF sono badge mifare a 1K e a banda magnetica. Il tracciato relativo al badge mifare è registrato in ASCII ed è il seguente : Ataf spa Pag. 7

8 Posizione Lunghezza Descrizione Valore Codice Impianto Sesso 1(maschio) 5(femmina) Matricola nnnnn Edizione nn 15 1 Tipo * 2.5.Informazioni essenziali sulla struttura IT di ATAF SpA L architettura dei sistemi di rete aziendale è basata interamente su piattaforma Microsoft Windows I software proposti dovranno, quindi, integrarsi nativamente con i seguenti sistemi: MS Windows Active Directory 2008 per la gestione dell autenticazione MS Exchange 2003 o superiore per la posta elettronica ed utilizzare preferibilmente: MS Windows 2003 o superiore come Sistema Operativo MS SQL 2005 o superiore come DBMS MS IIS 6.0 o superiore come Web Server Sarà titolo preferenziale la proposta di sistemi certificati per operare in ambiente virtualizzato VMware vsphere 4. Il protocollo di rete utilizzato è il TCP/IP. Il software deve essere installato su più print server (non compresi nella fornitura) dotati di sistema operativo Microsoft, dislocati nelle sedi ATAF di Firenze. Il sistema deve gestire stampe prodotte da applicativi eseguiti su clients dotati di sistema operativo Microsoft (Windows 2000, Windows XP, Windows Vista, Windows 7 o superiore) e su Apple. L installazione e l avviamento del software deve avvenire negli stessi limiti temporali prescritti per l installazione delle stampanti. 2.6.Specifiche del software di gestione e di accounting Il sistema di accounting e di gestione richiesti devono essere utilizzabili con sistemi server Windows nelle versioni 2000/2003/2008 o superiori e con i sistemi clients nelle versione Windows 2000/XP/Vista/7 o superiore e Apple. Il fornitore si impegnerà a fornire un adeguato numero di licenze necessarie per la copertura di tutte le installazioni server del sistema accounting e di gestione ed a garantire al costo di gara offerto in sede di gara, ulteriori licenze qualora nel corso di validità dell appalto siano necessarie ulteriori installazioni dei sistemi server; ad aggiornare detto software alle nuove versioni rilasciate; a distribuire, previo accordo con i Sistemi Informativi ATAF, nuovi driver o software che nel corso di validità dell appalto dovessero rilevarsi necessari. Le caratteristiche funzionali minime per il software di gestione e di accounting sono : Integrazione con gli account di AD Windows 2008; Consentire ai Sistemi Informativi ATAF di definire delle politiche di utilizzo delle stampe degli utenti; Possibilità di inibire la stampa a colori a fasce di utenti; Possibilità di definire centri di costo; Possibilità di definire quote d uso per utente, reparto o centro di costo; gestione sicura delle stampe : o o ogni stampa sarà assegnata automaticamente dal software all utente che l ha prodotta, senza che al momento della generazione venga richiesta la digitazione di alcun codice identificativo (l autenticazione sarà richiesta solo per il rilascio delle stampe) la stampa non sarà emessa su carta senza l intervento dell utente descritto al punto seguente salvo specifiche eccezioni; Ataf spa Pag. 8

9 o l utente potrà recarsi su una qualunque delle stampanti gestite, autenticarsi mediante digitazione del proprio codice o utilizzo del badge (dove previsto), consultare l elenco delle stampe da lui prodotte e richiederne l emissione su carta. Le funzioni di routing intelligente delle stampe che permetta di indirizzare le stampe secondo varie discriminanti come numero di pagine, tipo dei documenti, bianco e nero o colore. Il routing dovrà inoltre prevedere l indicazione all utente di stampa, di quale periferica verrà utilizzata; utilizzo di un unico driver di stampa per tutte le multifunzioni e le stampanti; monitoraggio dei sistemi di stampa con invio automatico al fornitore dei servizi di segnalazioni di guasto, riordino automatico dei toner con gestione delle scorte; conteggio di stampe, copie e scansioni e relativa reportistica con aggregazioni per utente,reparto, centro di costo, periferica, ecc. funzionamento in modalità server. 2.7.Assistenza tecnica Il servizio di assistenza tecnica dovrà necessariamente comprendere : La fornitura di tutti i materiali consumabili; Il Fornitore deve mettere a disposizione di ATAF un indirizzo di posta elettronica ed un numero di fax per l inoltro delle richieste di intervento di assistenza; La manutenzione preventiva, comprensiva delle periodiche operazioni di pulizia, lubrificazione e sostituzione di materiali logori nel numero e con la frequenza necessari ad assicurare il corretto funzionamento delle apparecchiature installate; Le attività di riparazione e di sostituzione delle parti guaste, compresi gli elementi in vetro o in plastica; In caso di chiamata, il Fornitore è tenuto ad eliminare il malfunzionamento ed a ripristinare l operatività dell apparecchiatura entro il termine previsto al successivo punto 2.8; Per ogni intervento dovrà essere redatto a cura del Fornitore e consegnato ad ATAF un rapporto dettagliato in formato elettronico, contenente in particolare data ed ora dell eventuale richiesta di intervento e di risoluzione del problema. 2.8.Tempo di intervento Il Fornitore dovrà provvedere a fornire i materiali di consumo nei tempi e nei modi opportuni a non creare disservizi ad ATAF. In caso di chiamata, il Fornitore è tenuto ad eliminare il malfunzionamento ed a ripristinare l operatività dell apparecchiatura entro il termine perentorio di un giorno lavorativo dalla richiesta. Nel caso che l entità dei lavori da eseguire non consenta di ripristinare l operatività dell apparecchiatura entro il termine suddetto, il Fornitore deve provvedere alla sostituzione dell apparecchiatura, entro 2 (due) giorni lavorativi dalla chiamata, con un altra avente caratteristiche identiche o superiori a quella in stato di fermo, senza che questo comporti alcuna maggiore spesa per ATAF, fermo restando l applicazione di quanto previsto nei punti Formazione Nei limiti temporali previsti per la consegna ed installazione delle apparecchiature, il Fornitore deve provvedere, a proprie spese, alla formazione del personale ATAF; si prevedono diverse tipologie di formazione per gli utilizzatori normali e per i referenti informatici. I corsi di formazione si terranno in ATAF, secondo modalità concordate tra le parti. 3. OBBLIGHI NELL ESECUZIONE DEL SERVIZIO 3.1.Obblighi a carico del Fornitore Il Fornitore si assume in proprio ogni responsabilità in caso di infortunio o danni a persone e cose che dovessero verificarsi in dipendenza dell appalto, qualunque sia la natura o la causa. Il Fornitore deve uniformarsi rigorosamente alla normativa vigente in materia di lavoro, d infortuni sul lavoro, d igiene e previdenza sociale, ed è tenuta all osservanza di tutti gli obblighi previsti dai contratti collettivi di categoria, nazionali e regionali. Ataf spa Pag. 9

10 Anche a tal fine, il Fornitore dovrà produrre una adeguata copertura assicurativa a garanzia della responsabilità civile per danni a terzi (tra questi compresi ATAF S.p.A. e suoi dipendenti o collaboratori) nell esecuzione delle prestazioni contrattuali. Tale polizza dovrà avere durata fino al completo adempimento di tutte le obbligazioni nascenti dall appalto, con massimale non inferiore ad Euro ,00. Resta ferma l intera responsabilità del Fornitore anche per danni eventualmente non coperti dalla predetta polizza ovvero per danni eccedenti i massimali assicurati. Il Fornitore dovrà presentare inoltre una polizza di responsabilità civile verso i prestatori di lavoro (anche non dipendenti, non iscritti all Inail, che prestano la attività in ogni forma consentita dalla Legge), per tutta la durata dell appalto, con massimale non inferiore ad Euro ,00 con sottolimite per singolo prestatore non inferiore ad Euro ,00, restando inteso che eventuali risarcimenti di danni che, per qualsiasi motivo, non fossero coperti da detta polizza assicurativa resteranno comunque ad esclusivo carico del Fornitore. Il Fornitore è tenuto a trasmettere entro 20 giorni a mezzo lettera raccomandata ad ATAF ogni modificazione intervenuta nei propri assetti proprietari fornendo la documentazione necessaria. Il Fornitore provvederà il ritiro dei materiali esauriti (es. cartucce toner, ecc..) derivanti dall utilizzazione delle apparecchiature e sarà sua cura provvedere all eventuale ricarica o smaltimento qualora non ne sia possibile il recupero. Essendo rifiuti provenienti dall attività del noleggiatore (sostituzione cartucce toner) starà a quest ultimo attivare tutte le procedure previste dal D.Lgs. 152/06 e s. m. ed i. 4. NORME SULLA PRIVACY 4.1.Privacy sui dati e sulle informazioni Il Fornitore si impegna ad osservare ed a far osservare ai propri dipendenti, incaricati o collaboratori, la normativa di ATAF in materia di privacy che gli sarà fornita e a sottoscrivere gli incarichi che gli saranno conferiti. 5. INADEMPIENZE E PENALITA 5.1.Inadempienze e penalità Salve diverse sanzioni previste da disposizioni normative,il Fornitore, a tutela delle norme contenute nel presente Capitolato, si riserva di applicare, oltre alle spese straordinarie che abbia dovuto sostenere per assicurare la regolarità e la funzionalità della propria attività, le penali previste dal presente punto. L applicazione della sanzione sarà preceduta da regolare contestazione dell inadempienza alla quale il Fornitore avrà facoltà di presentare le proprie giustificazioni entro 5 (cinque) giorni solari dalla ricevuta notifica di contestazione. Trascorsi i 5 (cinque) giorni o qualora le giustificazioni non risultino soddisfacenti, ATAF provvederà a detrarre l importo delle penali mediante ritenuta diretta sulla fattura mensile. in caso di ritardo o irregolare avvio del servizio rispetto ai tempi di installazione e collaudo dell hardware e del software, il Fornitore sarà assoggettato al pagamento di una penale pari a Euro 300,00 per ogni giorno di ritardo; in caso di fermo macchina compreso tra le 2 e le 8 ore lavorative verrà applicata la penale pari a Euro 100,00; se il fermo è dovuto al mancato rifornimento dei materiali di consumo la penale sarà maggiorata del 50%; in caso di fermo macchina superiore compresa tra le 8 e le 16 ore lavorative verrà applicata la penale pari a Euro 300,00; se il fermo è dovuto al mancato rifornimento dei materiali di consumo la penale sarà maggiorata del 50%; Ataf spa Pag. 10

11 in caso di fermo macchina superiore a 2 (due) giorni lavorativi dovrà essere sostituita l apparecchiatura; per ogni giorno di ritardo di consegna della nuova macchina verrà applicata una penale pari a Euro 500,00; qualora nel corso di un mese saranno appurati su ogni apparecchiatura una quantità di malfunzionamenti superiori a 4 dovuti alla non corretta manutenzione o al mancato rifornimento dei materiali di consumo ( ad esclusione della carta) verrà applicata una penale pari a Euro 300, Smaltimento materiali esausti Il Fornitore dovrà provvedere a propria cure, spese e responsabilità, al completo ritiro e relativo smaltimento di tutto il materiale di consumo esausto (ad esclusione della carta) nel rispetto delle leggi in vigore. Qualsiasi multa o sanzione elevata nei confronti di ATAF da parte di enti terzi predisposti ad eseguire i controlli e le ispezioni in materia sarà pertanto contestata ed addebitata al Fornitore. 6. NORME DI PREVENZIONE E SICUREZZA SUI LUOGHI DI LAVORO 6.1.Disposizioni in materia di sicurezza Si rinvia al documento denominato DISCIPLINARE SICUREZZA STAMPANTI allegato n 4 al presente documento. Ataf spa Pag. 11

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